Xem mẫu
- CHƯƠNG 2
XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU
HỆ THỐNG
Xác định yêu cầu hệ thống là bước đầu tiên
của quá trình phát triển một HTTT. Do đó, kết
quả và chất lượng của nó có ý nghĩa quyết định
đến chất lượng của HTTT được xây dựng sau
này.
1
- 1 . CÁC BƯỚC KHẢO SÁT VÀ CÁC THÔNG TIN
CẦN THU THẬP
• 1.1 Các bước khảo sát:
- Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp
khác nhau
- Cũng cố, bổ sung kết quả khảo sát
- Tổng hợp kết quả
- Hợp thức hóa kết quả
2
- 1.2 Các thông tin cần thu thập
- Các lọai dữ liệu, tài liệu và đặc trưng của nó
- Các công việc và trình tự thực hiện của nó
- Các qui tắc chi phốI họat động quản lý, xử lý, thu th ập
thông tin
- Các chính sách, các hướng dẫn mô tả bản chất của kinh
doanh, thị trường và mà nó họat động trong đó
- Các Nguồn lực (Cán bộ, trang thiết bị, các ph ần mềm
nếu có)
3
- 2 CÁC PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
• Cách tốt nhất để thu thập thông tin của hệ th ống hi ện
tạI là giao tiếp vớI những ngườI trong tổ chức mà chính
họ góp phần trực tiếp hay gián tiếp dẫn đến sự h ọat
động và thay đổI hệ thống
• Một số phương pháp thường được sử dụng để thu thập
thông tin là:
- Phỏng vấn
- Điều tra bằng bảng trả lời
- Quan sát (tạI chổ hoặc bằng trang thiết bị)
- Nghiên cứu các tài liệu, thủ tục
4
- 2.1 Phỏng vấn
• Là hỏI trực tiếp ngườI có liên quan cũng là cách đơn
giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin.
Kết quả của việc phỏng vấn thường phụ thuộc vào các
yếu tố sau:
- Sự chuẩn bị
- Chất lượng câu hỏI – pp ghi chép
- Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của ngườI phỏng vấn
a. Chuẩn bị phỏng vấn
Làm quen lần đầu rồI hẹn phỏng vấn. Nôi dung cuộc hẹn
bao gồm:
ThờI gian, địa điểm
NộI dung phỏng vấn
5
ThờI gian dự kiến thực hiện
- b. Lựa chọn câu hỏI
- Câu hỏI cần tập trung vào lãnh vực nghiên cứu
- Câu hỏI mở: có nhiều khả năng trả lờI, câu trả lờI tùy
thuộc vào điều kiện và sự hiểu biết của ngườI cụ thể
được hỏi
- Câu hỏI đóng: cung cấp về phạm vi trả lờI như câu hỏI
đúng / sai, có thể/không thể, tốt/vừa/xấu,….
c. Tiến hành phỏng vấn:
Việc phỏng vấn nên tiến hành theo nhóm, mỗi nhóm 2,3
người. Một ngườI hỏI, một ngườI phụ trách ghi chép
Ưu khuyến điểm của phương pháp thu thập thông tin
bằng phỏng vấn ?
6
- 2.2 Điều tra bằng bảng câu hỏi
- PP này dùng để bổ sung cho phỏng vấn. Mục tiêu nhằm
thăm dò dư luận, thu thập ý kiến các quan điểm hay đặc
trưng có tính đạI chúng rộng rãi.
- NộI dung điều tra thường hạn chế trong m ột số v ấn đế
nhất định
- Câu hỏi phải thât cụ thể,có mục đích, có hướng dẫn
cách trả lời, có thời hạn gởi trả về
7
- - NộI dung thăm dò có thể là các vấn đề sau:
• Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phảI
• Các nguyên nhân có thể có của các khó khăn đó
• Những yếu tố có tính quyết định đến sự họat
động thành công
• GiảI pháp xây dựng HTTT có phảI là giảI pháp
tốt nhất?
• Khó khăn tài chính khi triển khai một HTTT
• Sự hiểu biết và quan niệm của ngườI dùng về
HTTT
8
- a. Thiết lập bảng câu hỏI:
• các câu hỏI thường ở dạng in sẳn, ngườI trả lờI chỉ cần
đánh dấu hoặc viết ngắn gọn
• Câu hỏI gồm 3 phần:
• Phần Tiêu đề: mục đích của câu hỏI và các thông tin
chung về đốI tượng được hỏI
• Phần câu hỏI: Bố trí theo một trình tự nhất định theo
yêu cầu và mục tiêu dự kiến
• Phần giảI thích: giảI thích một số vấn đề cần làm rõ
trong câu hỏI
9
- b. Tiến hành điều tra:
• Phân phát bảng câu hỏI cho các đốI tượng định h ỏI để
họ điền vào bảng
• Khi có dữ liệu cần tổng hợp, thống kê
• Ưu, Khuyết điểm của phương pháp điều tra bằng bảng
câu hỏi ?
10
- 2.3 Quan sát
- Con người không phải lúc nào cũng nhớ hết và kể đủ
những điều họ biết nhất là những sự kiện ít xãy ra ho ặc
xãy ra đã lâu.
- Hơn nữa, luôn có sự khác biệt giữa nhận th ức và th ực t ế.
Do đó, có thể bỏ qua nhiều chi tiết. Vậy, quan sát đ ể
bổ sung và chính xác hóa thông tin.
Có thể quan sát bằng 2 cách:
- Quan sát trực tiếp: có thể làm ảnh hưởng đến họat
động bình thường của người được quan sát
- Quan sát bằng phương tiện: sẽ chủ động hơn có thể
xem đi, xem lại nhiều lần
• Ưu, Khuyết điểm của phương pháp quan sát?
11
- 2.4 Nghiên cứu và phân tích các thủ tục và tài liệu
• Đây là việc không thể thiếu khi khảo sát yêu cầu h ệ
thống. Nó giúp phát hiện những chi tiết về biểu đồ ch ức
năng, tổ chức, chính sách kinh doanh, các báo cáo,
nghiên cứu của hệ thống.
• Việc nghiên cứu tài liệu bao gồm các công việc chính:
- Xác định các tài liệu chính, các báo cáo chính cần thu
thập như các qui định nội bộ, các chủ trương
- Sao chép tài liệu, báo cáo rồi tổng hợp lại
- Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo
12
- 3. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
• Sau khi thu thập thông tin, cần hệ th ống hóa thông tin
mà trước hết cần phải lập sơ đồ tổ chức.
Trong sơ đồ tổ chức, cần thiết phải xác định được:
- Ranh giới của hệ thống thông tin
- Qui trình luân chuyển thông tin trong t ổ ch ức
- Dựa trên sơ đổ tổ chức, vẽ nên qui trình luân
chuyển thông tin
- Lập cây quyết định (trường hợp có nhiều tình
huống và không muốn thiếu sót tình hu ống)
- Lập bảng quyết định (tr hợp không có nhiều tình
huống và cần xem rõ từng tình huống)
- Mô tả tình huống ở dạng mã giả (tr hợp đơn giản)
13
- Kết quả: Có hồ sơ phân tích mà trong đó phải có:
- Mục tiêu của HTTT
- Liệt kê danh sách các vấn đề đã nhận diện được
- Trình bày các yêu cầu của người sử dụng
- Mô tả các quá trình nghiệp vụ liên quan đến HTTT
- Đánh giá
Ngoài ra, cần thiết phải có một buổi trình bày miệng với sự
tham dự của lãnh đạo và một vài người khai thác HTTT
14
- 4. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT
• 4.1 Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát
- Sắp xếp, phân loại, rút trích, tổng hợp dữ liệu với
mục đích làm chúng đầy đủ, chính xác, rõ ràng, gọn
gàng, dễ theo dõi, kiểm tra
- Phát hiện những chổ thiếu để bổ sung, những chổ
sai hay không logic để sửa chữa
- Hoàn chỉnh biểu đồ chức năng phân cấp.
Quá trình này có thể tiến hành song song với hoạt
động xác định yêu cầu
15
- 4.2 Tổng hợp kết quả khảo sát
4.2.1 Tổng hợp theo các xử lý
Mục đích: để thấy được một cách tổng thể các xử lý diễn
ra trong tổ chức, làm rõ các thiếu sót, rời rạc.
Mô tả công ciệc Vị trí làm việc Tần suất
Stt HS vào HS rs
Lập đơn hàng
T1 Kho hàng 4 HS1 HS3
(nhập, xuất kho) (quản lý kho đơn/ng HS2 HS4
hàng) ày
T2
4.2.2 Tổng hợp theo dữ liệu
Liệt kê tất cả các dữ liệu có liên quan rồi sàn lọc, gán
cho các tên gọi thích hợp
16
- 4.3 Hợp thức hóa kết quả khảo sát
• Hợp thức hóa kết quả khảo sát là việc hiểu và thể hiện
các thông tin khảo sát ở các dạng khác nhau được
người sử dụng và đại diện tổ chức chấp nhận là đúng
đắn và đầy đủ.
• Hợp thức hóa bao gồm các công việc:
Hoàn chỉnh và trình diễn nội dung phỏng vấn
1.
để người được phỏng vấn xem xét và cho ý
kiến
Các bản tổng hợp tài liệu cần đệ trình để nhà
2.
quản lý và lãnh đạo xem xét, đánh giá và đề
xuất bổ xung
Cuối cùng tài liệu được hoàn chỉnh và trình bày
3.
lại để bộ phận phát triển hệ thống1xem xét,
7
- XIN CHÂN THÀNH CÁM ƠN QUÝ VỊ VÀ
CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE
18
nguon tai.lieu . vn
