Xem mẫu
Giáo trình ứng dụng
CNTT – Cơ bản
MODULE 4: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN
CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH
CHƯƠNG 11: BIỂU THỨC VÀ HÀM
CHƯƠNG 12: BIỂU ĐỒ
CHƯƠNG 13: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 141
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 142
Chương 10: Kiến thức cơ bản về bảng tính
CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH
10.1 Khái niệm bảng tính
10.1.1 Khái niệm
Một bảng tính là một tờ giấy hiển thị số liệu và sự tính toán trong các hàng và cột.
- Trong kế toán: một bảng tính là một bảng giá trị được tổ chức trong hàng và cột để phân tích và trình bày
dữ liệu tài chính.
- Trong máy tính: là phần mềm cho phép nhập dữ liệu trong các ô (giao giữa hàng và cột) để tạo điều kiện
phân tích và thao tác với các công thức toán học, và trình bày như là biểu đồ và đồ thị. VisiCalc là phần mềm
bảng tính đầu tiền được công bố cuối thập niên 1970 chạy trên nền Apple II.
Trong một bảng tính, các hàng (rows) thường được gán nhãn bằng các chữ số (1, 2, 3, …), các cột được gán
nhãn bằng các kí tự (A, B, C, …), giao giữa hàng và cột được gọi là ô (cell). Các ô (cells) được gán một nhãn
địa chỉ như A5, C9, …, và có thể tham chiếu tới các ô khác.
10.1.2 Phần mềm bảng tính
Phần mềm bảng tính được sử dụng cho tính toán, phân tích, tổng hợp số liệu và tạo ra các đồ thị và biểu đồ.
Một trong đặc điểm cơ bản của phầm mềm bảng tính là khả năng tính toán lại nhanh chóng, dễ dàng mà
không cần người dùng can thiệp khi bất kỳ phần tử trong bảng tính thay đổi. Khi dữ liệu được sử dụng trong
một phép tính hoặc công thức được thay đổi, thì các kết quả phân tích trong bảng tính được cập nhật tự động
Ngày nay, có nhiều phần mềm bảng tính khác nhau. Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất
là Excel, là một phần của Microsoft Office. Một phần mềm được sử dụng rộng rãi khác là Quattro Pro của
Corel. Ấn phẩm kế tiếp là Calc, là một phần của OpenOffice của Apache và LibreOffice Writer do The
Document Foundation phát triển. Hai phần mềm đầu tiên là phần mềm thương mại, OpenOffice, LibreOffice
là mã nguồn mở và có thể được tải về và sử dụng miễn phí. Cuối cùng, phần mềm Numbers, là một phần của
iWork của Apple.
10.2 Giới thiệu Microsoft Excel
10.2.1 Giới thiệu
10.2.1.1 Các chức năng của MicroSoft Excel
Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những
công thức (Formulas), dùng để phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với
Excel gồm những việc đơn giản như việc viết một hóa đơn tới những việc phức tạp hơn như tạo biểu đồ 3D, quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp. Chương mở đầu này sẽ hướng dẫn bạn lướt nhanh qua không gian
làm việc của Excel, các kiểu dữ liệu và cách tạo một bảng tính đơn giản.
10.2.1.2 Các khái niệm cơ bản
Khởi động và thoát khỏi Excel được thực hiện giống như các chương trình khác chạy trong môi trường
Windows.
10.2.1.2.1 Khởi động Excel
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
-
Double_Click trên biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình nền
-
Double_Click trên tên tập tin văn bản do Excel tạo ra.
-
Vào màn hình Start chọn Microsoft Excel.
10.2.1.2.2 Thoát khỏi Excel
Cách 1: Click vào nút Close
ở góc trên bên phải cửa sổ
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 3: Chọn lệnh File/ Close
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 143
Chương 10: Kiến thức cơ bản về bảng tính
10.2.1.2.3 Giao diện của Microsoft Excel
Cửa sổ chương trình Excel 2013 dễ dàng điều khiển và sử dụng đơn giản (hình 10.1)
Nhóm lệnh
Fill handle
Thanh công thức
Thanh Quick Access
Vùng làm việc
Hình 10.1: Giao diện Excel 2013
Menu lệnh của Excel nằm trong các tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review và View.
Home: Tạo, định dạng, chỉnh sửa Sheet. Gồm có các nhóm Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles,
Cells và Editing
Insert: Thêm đối tượng vào Sheet (đồ họa, bảng pivot, đồ thị, liên kết, headers và footers). Gồm có các nhóm
Tables, Illustrations, Apps, Charts, Reports, Sparklines, Filter, Links, Text và Symbol
Page Layout: chuẩn bị cho giai đoạn in ấn hoặc sắp xếp lại các đối tượng đồ họa trên Sheet. Gồm có các
nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options và Arrange
Formulas: thêm hàm và công thức vào Sheet hoặc kiểm tra công thức trên Sheet. Gồm các nhóm Function
Library, Defined Names, Formula Auditing và Calculation
Data: nhập dữ liệu từ bên ngoài vào, truy vấn, tính tổng nhóm (subtotal). Gồm có Get External Data,
Connections, Sort and Filter, Data Tools và Outline
Review: bảo vệ và đánh dấu bảng tính. Gồm có Proofing, Language, Comments và Changes
View: thay đổi giao diện của workbook và dữ liệu. Gồm có các nhóm Workbook Views, Show, Zoom, Window
và Macros
Ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, Excel còn có thêm thanh công thức (Formula Bar) dùng
để nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành. Thanh công thức gồm có 3 phần (hình 10.2)
Name box: hiển thị địa chỉ của ô hiện hành, gõ vào địa chỉ ô/vùng để di chuyển đến ô/vùng
Name box
Nút thanh công thức
Nội dung
Hình 10.2: Thanh công thức
Nút thanh công thức: gồm có fx (Insert Function-thêm hàm), X (Cancel) và (Enter)
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 144
nguon tai.lieu . vn
CNTT – Cơ bản
MODULE 4: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN
CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH
CHƯƠNG 11: BIỂU THỨC VÀ HÀM
CHƯƠNG 12: BIỂU ĐỒ
CHƯƠNG 13: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 141
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 142
Chương 10: Kiến thức cơ bản về bảng tính
CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH
10.1 Khái niệm bảng tính
10.1.1 Khái niệm
Một bảng tính là một tờ giấy hiển thị số liệu và sự tính toán trong các hàng và cột.
- Trong kế toán: một bảng tính là một bảng giá trị được tổ chức trong hàng và cột để phân tích và trình bày
dữ liệu tài chính.
- Trong máy tính: là phần mềm cho phép nhập dữ liệu trong các ô (giao giữa hàng và cột) để tạo điều kiện
phân tích và thao tác với các công thức toán học, và trình bày như là biểu đồ và đồ thị. VisiCalc là phần mềm
bảng tính đầu tiền được công bố cuối thập niên 1970 chạy trên nền Apple II.
Trong một bảng tính, các hàng (rows) thường được gán nhãn bằng các chữ số (1, 2, 3, …), các cột được gán
nhãn bằng các kí tự (A, B, C, …), giao giữa hàng và cột được gọi là ô (cell). Các ô (cells) được gán một nhãn
địa chỉ như A5, C9, …, và có thể tham chiếu tới các ô khác.
10.1.2 Phần mềm bảng tính
Phần mềm bảng tính được sử dụng cho tính toán, phân tích, tổng hợp số liệu và tạo ra các đồ thị và biểu đồ.
Một trong đặc điểm cơ bản của phầm mềm bảng tính là khả năng tính toán lại nhanh chóng, dễ dàng mà
không cần người dùng can thiệp khi bất kỳ phần tử trong bảng tính thay đổi. Khi dữ liệu được sử dụng trong
một phép tính hoặc công thức được thay đổi, thì các kết quả phân tích trong bảng tính được cập nhật tự động
Ngày nay, có nhiều phần mềm bảng tính khác nhau. Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất
là Excel, là một phần của Microsoft Office. Một phần mềm được sử dụng rộng rãi khác là Quattro Pro của
Corel. Ấn phẩm kế tiếp là Calc, là một phần của OpenOffice của Apache và LibreOffice Writer do The
Document Foundation phát triển. Hai phần mềm đầu tiên là phần mềm thương mại, OpenOffice, LibreOffice
là mã nguồn mở và có thể được tải về và sử dụng miễn phí. Cuối cùng, phần mềm Numbers, là một phần của
iWork của Apple.
10.2 Giới thiệu Microsoft Excel
10.2.1 Giới thiệu
10.2.1.1 Các chức năng của MicroSoft Excel
Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những
công thức (Formulas), dùng để phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với
Excel gồm những việc đơn giản như việc viết một hóa đơn tới những việc phức tạp hơn như tạo biểu đồ 3D, quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp. Chương mở đầu này sẽ hướng dẫn bạn lướt nhanh qua không gian
làm việc của Excel, các kiểu dữ liệu và cách tạo một bảng tính đơn giản.
10.2.1.2 Các khái niệm cơ bản
Khởi động và thoát khỏi Excel được thực hiện giống như các chương trình khác chạy trong môi trường
Windows.
10.2.1.2.1 Khởi động Excel
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
-
Double_Click trên biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình nền
-
Double_Click trên tên tập tin văn bản do Excel tạo ra.
-
Vào màn hình Start chọn Microsoft Excel.
10.2.1.2.2 Thoát khỏi Excel
Cách 1: Click vào nút Close
ở góc trên bên phải cửa sổ
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 3: Chọn lệnh File/ Close
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 143
Chương 10: Kiến thức cơ bản về bảng tính
10.2.1.2.3 Giao diện của Microsoft Excel
Cửa sổ chương trình Excel 2013 dễ dàng điều khiển và sử dụng đơn giản (hình 10.1)
Nhóm lệnh
Fill handle
Thanh công thức
Thanh Quick Access
Vùng làm việc
Hình 10.1: Giao diện Excel 2013
Menu lệnh của Excel nằm trong các tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review và View.
Home: Tạo, định dạng, chỉnh sửa Sheet. Gồm có các nhóm Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles,
Cells và Editing
Insert: Thêm đối tượng vào Sheet (đồ họa, bảng pivot, đồ thị, liên kết, headers và footers). Gồm có các nhóm
Tables, Illustrations, Apps, Charts, Reports, Sparklines, Filter, Links, Text và Symbol
Page Layout: chuẩn bị cho giai đoạn in ấn hoặc sắp xếp lại các đối tượng đồ họa trên Sheet. Gồm có các
nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options và Arrange
Formulas: thêm hàm và công thức vào Sheet hoặc kiểm tra công thức trên Sheet. Gồm các nhóm Function
Library, Defined Names, Formula Auditing và Calculation
Data: nhập dữ liệu từ bên ngoài vào, truy vấn, tính tổng nhóm (subtotal). Gồm có Get External Data,
Connections, Sort and Filter, Data Tools và Outline
Review: bảo vệ và đánh dấu bảng tính. Gồm có Proofing, Language, Comments và Changes
View: thay đổi giao diện của workbook và dữ liệu. Gồm có các nhóm Workbook Views, Show, Zoom, Window
và Macros
Ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, Excel còn có thêm thanh công thức (Formula Bar) dùng
để nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành. Thanh công thức gồm có 3 phần (hình 10.2)
Name box: hiển thị địa chỉ của ô hiện hành, gõ vào địa chỉ ô/vùng để di chuyển đến ô/vùng
Name box
Nút thanh công thức
Nội dung
Hình 10.2: Thanh công thức
Nút thanh công thức: gồm có fx (Insert Function-thêm hàm), X (Cancel) và (Enter)
Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản
Trang 144