Xem mẫu
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thời gian (giờ)
MÃ MÔN HỌC CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG
LT TH BT KT TS
MH 05 BẢNG TÍNH CƠ BẢN
4 25 0 0 29
Mục tiêu:
Sau khi học xong chương này, học sinh sinh viên có khả năng:
- Trình bảy được một số kiến thức cơ bản về bảng tính, trang tính; sử dụng phần
mềm Microsoft Excel
- Sử dụng được phần mềm xử lý bảng tính Microsoft Excel để tạo bảng tính, trang
tính; nhập và định dạng dữ liệu; sử dụng các biểu thức toán học, các hàm cơ bản để
tính toán các bài toán thực tế.
Các vấn đề chính sẽ được đề cập
- Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook)
- Sử dụng Microsoft Excel
- Thao tác với ô
- Làm việc với trang tính(Worksheet)
- Định dạng ô, dãy ô
- Biểu thức và hàm
- Biểu đồ
- Kết xuất và phân phối trang tính, bảng tính
A. NỘI DUNG:
1. Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook)
1.1. Khái niệm bảng tính
Bảng tính (Workbook) trong Excel là một tập hợp của những loại trang tính
(Worksheet) khác nhau như: dữ liệu, đồ thị, Macro, ... và thường có liên quan với nhau.
Một bảng tính có thể chứa từ 1 đến 255 trang tính.
Tên trang tính được biểu thị trên những Tab ở cạnh dưới, bên trái cửa sổ Excel.
Khi cần làm việc đến trang tính nào, ta chỉ cần di chuyển vào Click vào Tab chứa tên
bảng tính đó (Tab chứa tên bảng tính hiện hành sẽ được làm đậm màu để phân biệt).
Để di chuyển đến những trang tính khác trong Workbook, bạn chọn các nút: (bảng
tính đầu), (bảng tính cuối), (bảng tính kế cận).
Trong tập tin bảng tính (Workbook), ta có thể:
- Chèn thêm hoặc xoá bớt những trang tính.
- Đổi tên trang tính (chiều dài tối đa là 31 ký tự).
Giáo trình Tin Học Trang 83
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
- Sao chép hoặc di chuyển những trang tính trong phạm vi Workbook hoặc đến
những tập tin Workbook khác
- Che giấu những trang tính.
1.2. Các bước xây dựng bảng tính thông thường
Nhằm tạo ra một bảng tính để nhập dữ liệu, tính toán dữ liệu, xuất dữ liệu. Ta cần
thực hiện các bước cơ bản sau:
- Khởi động phần mềm Microsoft Excel để tạo ra bảng tính mới.
- Nhập dữ liệu, định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu, thực hiện các phép tính toán, ...
- Lưu bảng tính đã thực hiện trước khi thoát khỏi phần mềm.
2. Sử dụng Microsoft Excel
2.1. Làm việc với phần mềm Microsoft Excel
Microsoft Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của
Microsoft. Excel giúp người dùng dễ dàng:
- Tính toán, phân tích số liệu
- Lập thống kê, báo cáo
- Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác
- Lập đồ thị thống kê và sơ đồ
- Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật
- Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau…
2.1.1. Mở, đóng phần mềm
a. Khởi động Microsoft Excel (từ Windows) :
Bước 1: Nhấn vào nút Start.
Bước 2: Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấn vào nó.
Bước 3: Tìm kiếm Microsoft Excel 2016 và nhấn chuột vào đó.
Ứng dụng Microsoft Excel 2016 khởi động và cửa sổ Window hiện ra như hình
dưới. Chúng ta có thể lựa chọn tạo ra 1
workbook (Blank workbook) trống hay
workbook dựa trên một workbook đã có.
b. Thoát khỏi Excel :
Cách 1 : Mở menu FILE, chọn lệnh Hình 4.1. – Cửa sổ khởi động Excel 2016
EXIT.
Cách 2 : Click chuột vào biểu tượng đóng cửa sổ EXCEL
Cách 3 : Bấm Alt - F4
Giáo trình Tin Học Trang 84
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
2.1.2. Giao diện Microsoft Excel
Khi khởi động Microsoft Excel, ta sẽ có một trang tính mới được hiển thị như sau:
Thanh Quick Access Toolbar Thanh tiêu đề Thanh Robbon
Địa chỉ ô Thanh công thức Tên cột
Thanh cuộn dọc
Tên dòng
Thanh cuộn ngang
Tên trang tính Thanh trạng thái Chế độ xem Phóng to/thu nhỏ
Hình 4.2 - Giao diện Excel 2016
a. Thanh tiêu đề (Title Bar) :
+ Thanh Customize Quick Access Toolbar: chứa các lệnh thường xuyên sử dụng.
+ Tên bảng tính đang được mở.
+ Cuối cùng bên góc phải thanh tiêu đề lần lượt là trợ giúp Excel, Thu nhỏ, Phóng
to cửa sổ và nút đóng cửa sổ làm việc Excel.
b. Thanh Robbon (Robbon Commands): Chứa các nhóm thẻ lệnh, có giao diện trực qian
giúp bạn dễ dàng thao tác với bảng tính.
+ Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm
việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng
hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
+ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,
ký hiệu, …
+ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
+ Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công
thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
+ Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân
tích dữ liệu,…
+ Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các
ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
Giáo trình Tin Học Trang 85
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
+ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia
màn hình, …
Để biết chi tiết về các nhóm lệnh kích chọn vào biểu tượng mũi tên các lệnh
trong nhóm được hiển thị.
c. Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name
Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của
ô.
d. Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu):
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng
(ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính,
bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một
thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có
thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
Hình 4.3- Thanh thực đơn
2.2. Thao tác trên tập tin bảng tính
2.2.1. Mở tập tin bảng tính
Để mở một bảng tính có sẵn, ta thực hiện các thao tác như sau:
Bước 1: Nhấn chọn File Chọn Open. Khi chọn tùy chọn Recent, ta sẽ thấy hai
tab con xuất hiện là Workbooks và Folders hiển thị các bảng tính và các thư mục được
mở gần đây.
Bước 2: Chọn tùy chọn Browse sẽ xuất hiện một hộp thoại như hình dưới. Điều
chỉnh đường dẫn đến vị trí chứa trang tính mà bạn muốn mở.
Bước 3: Chọn trang tính muốn mở, nhấn nút lệnh Open.
Hình 4.4 - Hộp thoại mở file Excel
Giáo trình Tin Học Trang 86
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
2.2.2. Lưu bảng tính
Để lưu một bảng tính đã được chỉnh
sửa, ta thực hiện các thao tác như sau:
Bước 1: Nhấn tab File, chọn Save As.
Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu bảng
tính, nhập tên cho bảng tính và chọn Save,
mặc định bảng tính được lưu với định dạng
có đuôi mở rộng là .xlsx.
Bước 3: Cuối cùng, nhấn nút Save và Hình 4.5 - Hộp thoại lưu file Excel
trang tính được lưu giữ với tên đã đặt.
2.2.3. Đóng bảng tính
Bước 1: Nhấn nút Close ở góc trên bên trái màn hình. Một thông báo sẽ xuất hiện
để xác nhận bạn muốn thực hiện lưu trang tính (Save), không lưu trang tính (Don’t Save)
hoặc hủy lệnh đóng bảng tính (Cancel).
Bước 2: Lựa chọn hành động mà bạn muốn thực hiện.
Hình 4.6 - Đóng bảng tính
3. Thao tác với ô
3.1. Các kiểu dữ liệu
Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu
ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái,
kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải.
Giáo trình Tin Học Trang 87
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
-
Kiểu số Kiểu ký tự Kiểu ngày
c
3.2. Cách nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key
down đến ô cần nhập nhập dữ liệu từ bàn phím nhấn Enter.
Nếu muốn hủy bỏ thao tác nhập dữ liệu cho 1 ô, ta nhấn phím ESC.
Muốn xóa dữ liệu khi đang nhập, nhấn phím Back Space sẽ xóa 1 ký tự ngay bên
trái con trỏ chèn và nhấn phím Delete sẽ xóa 1 ký tự bên phải con trỏ chèn.
Nhấn Ctrl-Z: hủy dữ liệu vừa nhập
Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy
Nhập các ký tự đặc biệt: Insert Symbol chọn bảng mã chọn ký
hiệuInsert
Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô dữ
liệu cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau).
Các lưu ý khi nhập dữ liệu:
- Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập:
vào Home Number Text OK.
- Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel Regional
and Language Options trước khi nhập.
- Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào
sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM.
3.3. Chỉnh sửa dữ liệu
Chọn ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa. Dữ liệu của ô sẽ xuất hiện trên thanh công
thức.
- Nhập lại dữ liệu mới rồi nhấn Enter hoặc nhấn phím mũi tên. Dữ liệu mới sẽ
ghi đè và xóa dữ liệu cũ.
- Nhấn phím F2 để vào chế độ sửa chữa, hoặc click chuột tại vị trí dữ liệu sai trên
thanh công thức. Di chuyển con trỏ chèn đến vị trí dữ liệu sai bằng các phím mũi tên.
Điều chỉnh lại dữ liệu rồi nhấn Enter.
3.3.1. Xóa dữ liệu
Giáo trình Tin Học Trang 88
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
Chọn các ô cần xóa nội dung nhấn Delete. Cách này chỉ xóa dữ liệu, định dạng
của ô vẫn còn. Để xóa định dạng: chọn các ô cần xóa nội dung Home Clear chọn
tùy chọn:
- Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng
- Clear Formats: chỉ xóa định dạng
- Clear Contents: chỉ xóa nội dung
- Clear Comments: xóa chú thích của ô
- Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu
Hình 4.7 - Hộp thoại xóa dữ liệu và định dạng
3.3.2. Khôi phục dữ liệu
Trong trường hợp xóa nhầm dữ liệu, ta có thể lấy lại dữ liệu vừa xóa bằng lệnh
Undo nằm trên thanh Customize Quick Access Toolbar hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt
Ctrl-Z để hủy đi lệnh xóa dữ liệu vừa thực hiện.
4. Làm việc với trang tính(Worksheet)
4.1. Dòng và cột
4.1.1. Thêm dòng và cột
Để thêm dòng hay cột vào trang tính, ta có thể thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1: Chọn vị trí dòng/cột cần thêm, click chuột phải để mở thực đơn ngữ cảnh.
Nhấn chọn lệnh Insert để thêm dòng /cột.
Cách 2: Chọn vị trí dòng/cột cần thêm. Chọn thẻ Home, nhóm Cells. Chọn lệnh
Insert. Chọn Insert Sheet Rows để thêm dòng hoặc Insert Sheet Columns để thêm cột.
Lưu ý:
- Dòng mới thêm sẽ nằm bên trên dòng được chọn, cột mới thêm sẽ nằm bên trái
cột được chọn.
- Số lượng dòng/cột được chọn sẽ bằng số lượng dòng hoặc cột được thêm mới.
Giáo trình Tin Học Trang 89
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
Hình 4.8 - Cách thêm dòng/cột
4.1.2.Xóa dòng và cột
Để xóa bỏ dòng hay cột của trang tính, ta có thể thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1: Chọn các dòng/cột cần xóa. Click chuột phải để mở thực đơn ngữ cảnh.
Nhấn chọn lệnh Delete để xóa dòng/cột đã chọn.
Cách 2: Chọn các dòng/cột cần xóa. Chọn thẻ Home, nhóm Cells. Chọn lệnh
Delete. Chọn Delete Sheet Rows để xóa các dòng được chọn hoặc Delete Sheet Columns
để xóa các cột được chọn.
4.1.3. Hiệu chỉnh kích thước ô, dòng, cột
Để hiệu chỉnh kích thước ô/ dòng/ cột, ta thực hiện theo các thao tác sau:
- Chọn ô/ dòng/ cột cần hiệu chỉnh kích thước
- Chọn thẻ Home, nhóm Cells, lệnh Format, lựa chọn lệnh hiệu chỉnh kích thước
phù hợp
+ Row Hieght: Căn chỉnh chiều cao dòng.
+ AutoFit Column Height: lệnh tự căn chỉnh
chiều cao phù hợp với nội dung.
+ Column Width: Lệnh căn chỉnh độ rộng.
+ AutoFit Column Width: lệnh tự động căn
chỉnh độ rộng phù hợp với nội dung.
+ Default Width: sử dụng lệnh này khi muốn
Hình 4.9 - Hiệu chỉnh kích thước
căn chỉnh độ rộng mặc định cho worksheet hay cả
workbook.
4.1.4. Ẩn/hiện, cố định (freeze)/ thôi cố định (unfreeze) tiêu đề dòng, cột
Để ẩn/ hiện tiêu đề dòng/ cột trong trang tính đang hoạt động, ta có thể thực hiện
các thao tác sau:
Giáo trình Tin Học Trang 90
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
- Chọn thẻ View, nhóm Show, chọn mục Headings để hiển thị tiêu đề dòng cột/
hoặc bỏ chọn để ẩn tiêu để dòng/cột.
Hình 4.10 – HIển thị tiêu đề đầu cột
Khi bảng tính có số cột/dòng hiển thị vượt quá màn hình xem/nhập dữ liệu, chúng
ta có thể dùng chức năng FreePane để giữ cố định một số cột/dòng nào đó để xem/nhập
dữ liệu các cột/dòng còn lại. Để sử dụng chức năng FreePane, ta thực hiện theo các thao
tác sau:
Bước 1: Chọn vị trí cột/dòng cần cố định.
Bước 2: Chọn thẻ View, nhóm Window, chọn lệnh Freeze Panes. Ta có các tùy
chọn như sau:
+ Freeze Panes: cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện tại.
+ Freeze Top Row: cố định dòng đầu tiên
+ Freeze First Column: cố định cột đầu tiên
Giáo trình Tin Học Trang 91
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
Để bỏ chức năng này, ta chọn lệnh UnFreePanes.
Hình 4.11 - Freeze và Unfreeze tiều đề dòng cột
4.2. Trang tính
4.2.1. Tạo, xóa, di chuyển, sao chép các trang tính
a. Tạo mới trang tính
- Click chuột lên nút lệnh New sheet ở bên phải
của worksheet hiện hành.
- Hoặc click chuột phải trên tên trang tính hiện
hành, chọn Insert xuất hiện hộp thoại Insert
chọn Worksheet nhấn OK để hoàn thành việc thêm
mới một trang tính. Hình 4.12 - Tạo trang tính mới
b. Xóa trang tính
- Chọn trang tính cần xóa, click chuột phải,
chọn lênh Delete để xóa trang tính.
c. Di chuyển, sao chép trang tính
- Chọn trang tính cần di chuyển, sao chép
- Click chuột phải lên trang tính cần thao tác
chọn Move or Copy, màn hình xuất hiện cửa số mới.
+ Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 3 như
hình và nhấn OK nếu muốn sao chép trang tính.
+ Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 2 như
hình và nhấn OK nếu muốn di chuyển trang tính. Hình 4.13 -Xóa, sao chép, di chuyển trang tính
4.2.2. Thay đổi tên trang tính
Để thay đổi tên trang tính, ta chọn trang tính cần đổi tên. Click chuột phải lên
trnag tính cần đổi tên chọn lệnh Rename Nhập vào tên mới cho trang tính nhấn
Enter
Giáo trình Tin Học Trang 92
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
Hoặc ta có thể double_click trên trang tính cần đổi tên nhập tên mới cho trang
tính nhấn Enter.
4.2.3. Mở nhiều trang tính
Để mở nhiều trang tính (worksheet) của cùng một bảng tính (Workbook), ta có
thể thực hiện thao tác sau:
- Chọn nhãn View, trong nhóm lệnh Window
- Chọn lệnh New Window. Một bảng tính giống với bảng tính đang được mở sẽ
được hiện thị trong 1 cửa sổ mới.
- Chọn lệnh Arange All. Hộp thoại Arrange Windows sẽ xuất hiện để bạn lựa
chọn cách hiển thị trang tính mà bạn mong muốn.
Hình 15.4 - Kết quả mở nhiều trang tính
Hình 4.14 - Mở nhiều trang tính
Trong trường hợp muốn mở nhiều bảng tính (Work book) cùng một lúc, ta thực
hiện các thao tác sau:
- Chọn nhãn File lệnh Open để mở bảng tính thứ hai.
- Chọn nhãn View nhóm lệnh Window lệnh Arrange All. Trong hộp thoại
Arrange Windows, bỏ chọn ở mục “Windows of Active Workbook”, và lựa chọn kiểu
hiện thị của hai bảng tính mà bạn mong muốn.
Giáo trình Tin Học Trang 93
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
4.2.4. Tính toán trên nhiều trang tính
Khi tính toán với tranh tính, có những lúc ta cần thực hiện các phép tính toán mà
nội dung nằm ở các trang tính khác nhau. Để thực hiện thao tác này, ta cần thêm khi
thiết lập công thức tính toán ở trang tính hiện hành.
Để hiểu rõ cách thức thực hiện việc tính toán trên nhiều trang tính, ta quan sát vì
dụ dưới đây. Trong Sheet1, ta có tỷ số thắng thua trong những năm 2008-2013. Trong
sheet 2, ta có tỷ số thắng thua trong những năm 2002-2007. Bây giờ ta muốn tính tổng
số trận thắng thua ở Sheet2, trong khi dữ liệu lại phân tán ở 2 trang khác nhau.
Chọn ô muốn thiết lập công thức trong trang tính hiện hành, gõ nội dung công
Hình 4.16 - Ví dụ về tính toán trên nhiều sheet
thức cần tính toán. Để thêm các ô nội dung ở trang tính hiện hành bạn chỉ cần rê chuột
để chọn các ô này. Đối với các ô nội dung nằm ở trang tính khác, bạn cần thêm bằng cách click chuột vào trang tính tham chiếu, sau đó rê chuột
để chọn các ô nội dung cần thiết. rong ví dụ này, công thức được thiết lập ở trang tính.
Sheet2. Các địa chỉ C3:C8 đầu tiên là thuộc Sheet2, còn các địa chỉ Sheet1!C3:C8
là thuộc Sheet 1.
Hình 4.17 - Ví dụ tính toán trên nhiều Sheet
Giáo trình Tin Học Trang 94
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
5. Định dạng ô, dãy ô
5.1. Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ
Để định dạng phức tạp hơn với các kiểu dữ liệu tương ứng của bảng tính, ta có
thể thực hiện bằng cách:
- Chọn ô/vùng dữ liệu/trang tính cần định
dạng
- Mở hộp thoại Format Cells bằng các cách
khác nhau:
+ Chọn thẻ Home nhóm Number
+ Chọn thẻ Home nhóm Cells
Format Format Cells Hình 4.188- Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ
+ Click chuột phải, chọn Format Cells.
Hộp thoại Format Cells được mở ra như sau:
- Chọn tab Number, mục Category:
+ General: hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo định dạng chúng
ta đang chọn
+ Number: định dạng kiểu số
+ Currency: định dạng tiền tệ
+ Accounting: định dạng ký hiệu tiền tệ
+ Date: định dạng kiểu ngày tháng
+ Time: định dạng kiểu giờ
+ Percentage: định dạng tỉ lệ
phần trăm (%)
+ Fraction: hiển thị số dưới
dạng phân số
+ Scientific: hiển thị số dạng
E+n. Ví dụ con số 10987654321 được
định dạng hiển thị là 1.10E+10
+ Text: định dạng dữ liệu dạng
văn bản
+ Special: định dạng số theo
Hình 4.19 - Hộp thoại định dạng kiểu dữ liệu
một số trường hợp đặc biệt như: mã
bưu điện, số điện thoại, số bảo
hiểm…
Giáo trình Tin Học Trang 95
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
+ Custom: tùy chỉnh các định dạng do người dùng thiết lập
5.2. Định dạng văn bản
Ta có thể định dạng văn bản nhanh chóng bằng nhóm Font trên nhãn Home.
Hình 4.20 - Nhãn Home định dạng văn bản
Ngoài ra, ta cũng có thể định dạng văn bản bằng cách chọn nhãn Font trong hộp
thoại Format Cells
+ Font: chọn kiểu Font cho các ô
+ Font style: chọn kiểu thường, in
nghiêng, in đậm…của Font chữ.
+ Size: kích thước font chữ
+ Underline: chọn dạng gạch chân văn
bản
+ Color: chọn màu cho văn bản
+ Normal font: nếu được chọn Excel sẽ Hình 4.21 - Định dạng văn bản bằng hộp thoại
loại bỏ font đang chọn và trở về bình thường
+ Effects Strikethrough: gạch ngang văn bản
+ Superscript: tạo văn bản chỉ số trên
+ Subscript: tạo văn bản chỉ số dưới
+ Preview: xem trước định dạng
5.3. Căn chỉnh, hiệu ứng viền
a. Căn chỉnh
Ta có thể căn chỉnh văn bản nhanh chóng bằng nhóm lệnh Alignment trên nhãn
Home.
Giáo trình Tin Học Trang 96
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
Hình 4.22 - Căn chỉnh băn bản bằng nhãn Home
Ngoài ra, ta cũng có thể định dạng văn bản bằng cách chọn nhãn Alignment trong
hộp thoại Format Cells
+ Text alignment:
- Horizontal: chọn vị trí chữ theo chiều
ngang (left, center, right, justify…)
- Vertical: chọn vị trí chữ theo chiều dọc
(top, bottom, center, …)
+ Text control:
- Wrap text: nội dung được xuống hàng
trong cùng 1 cell tùy thuộc vào độ rộng ô và độ
dài nội dung. Hình 23.4-Căn chỉnh văn bản bằng hộp thoại
- Shrink to fit: giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột
- Merge cells: nối các ô chọn thành một ô
+ Right-to-left Text: lựa chọn trình tự đọc và canh lề
+ Orientation: nhập giá trị góc quay tại Degrees để xoay chữ.
b. Hiệu ứng viền
Để hiệu ứng đường viền cho trang tính, ta có thể thao tác bằng nút lệnh Bottom
Border trong nhóm lệnh Font thuộc nhãn Home, hoặc chọn nhãn Border trong hộp thoại
Format Cells
Hình 4.24 - Đóng khung, tô nền cho bảng tính
Giáo trình Tin Học Trang 97
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
+ Line: chọn kiểu và kích cỡ đường kẻ, sau đó chọn các biểu tượng ở mục Border
để kẻ.
+ Presets: chọn không kẻ đường bao (None)/kẻ đường bao ngoài(Outline)/đường
bao trong(inside)
+ Color: Chọn màu cho đường kẻ
+ Border: chọn biểu tượng tương ứng để kẻ/không kẻ đường bao cho các ô
6. Biểu thức và hàm
6.1. Biểu thức số học
6.1.1. Khái niệm biểu thức số học
Biểu thức số học là một dãy các phép toán: +, -, *, /, div, mod từ các hằng, biến
kiểu số và hàm.
Dùng cặp dấu () để quy định trình tự tính toán với thứ tự quy định như sau:
- Trong ngoặc trước, ngoài ngoặc sau.
- Nhân chia trước, cộng trừ sau.
- Giá trị của biểu thức có kiểu là kiểu của biến hoặc hằng có miền giá trị lớn nhất
trong biểu thức.
6.1.2. Tạo biểu thức số học đơn giản
Một biểu thức trong excel luôn được bắt đầu bằng dấu bằng (=) theo cấu trúc:
= , trong đó được thực hiện dưới dạng phép toán 2 ngôi theo
cấu trúc:
=
Trong đó: có thể là một số hay một hàm hoặc địa chỉ của ô chứa giá
trị cần tính toán.
Vi dụ:
= 1+ 2*3; = A1 + 10/A2; = A1+B1
6.1.3. Các loại địa chỉ và thông báo lỗi thường gặp
a. Các loại địa chỉ
Địa chỉ là vị trí chứa dữ liệu trên bảng tính mà ta cần
tham chiếu để tính toán, xử lý. Địa chỉ của ô (cell) được
hình thành bởi dòng và cột. Ví dụ, chúng ta có thể dễ nhận
thấy địa chỉ của ô dữ liệu đang chọn hình bên là B2. Hình 4.25 - Địa chỉ ô
Giáo trình Tin Học Trang 98
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
- Địa chỉ tương đối: các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép
hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta
di dời. Ví dụ B2, A1, B3,….
- Địa chỉ tuyệt đối: các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay
sao chép công thức. Ví dụ: $B$2, $A$1, $B$3…
- Địa chỉ hỗn hợp: kết hợp giữa địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ:
+ $B2: cố định cột B, nghĩa là khi sao chép công thức sang dòng/cột khác thì công
thức ở vị trí mới vẫn sử dụng cột B
+ B$2: cố định dòng 2, nghĩa là khi sao chép công thức sang dòng/cột khác thì
công thức ở vị trí mới vẫn sử dụng dòng 2.
- Địa chỉ khối dữ liệu: nếu khối dữ liệu được sử dụng để thao tác nhiều lần trên
workbook, chúng ta có thể quét khối dữ liệu, đặt tên tương ứng và dùng tên này để tính
toán trong công thức. Ví dụ ở bảng tính dưới, vùng dữ liệu của bảng điểm chuẩn được
sử dụng thường xuyên trong việc dò tìm, nên ta quét khối vùng này và đặt tên là
BANGDIEM
Hình 4.26 - Ví dụ về đặt tên vùng trong bảng tính
b. Các thông báo lỗi thường gặp
Lỗi Lý do
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia
cho ô rỗng(không có dữ liệu)
#NAME? Gõ sai tên hàm hay tham chiếu sai
#N/A Lỗi do công thức có tham chiếu đến NA để kiểm tra tồn tại
dữ liệu thường xảy ra với hàm dò tìm
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau giữa 2 vùng nhưng giữa 2
vùng giao nhau bằng rỗng
#NUM! Sử dụng giá trị số sai (số dươngsố âm)
#REF! Vùng tham chiếu sai
#VALUE! Kiểu dữ liệu tính toán không đúng
Giáo trình Tin Học Trang 99
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
6.2. Hàm
6.2.1. Khái niệm hàm, cú pháp hàm, cách nhập hàm
Microsoft Excel đã tạo sẵn những hàm để thực hiện các tác vụ phức tạp đối với dữ
kiện trong bảng tính. Các hàm của Excel thi hành nhanh và được sử dụng một cách đơn
giản.
Cú pháp chung của hàm:
TÊN_HÀM(đối số,[đối số],...)
Để tạo công thức toán, ta phải nhập công thức vào trong thanh công thức Formula
Bar. Công thức bắt đầu với ký hiệu "=". Khi xây dựng công thức, hoặc phải nhập địa chỉ
của của ô hoặc đưa con trỏ chuột vào ô đó trong sheet. Sử dụng Pointing Method để
cung cấp các địa chỉ ô cho công thức thường dễ hơn và hiệu quả hơn trong xây dựng
công thức.
Ngay sau khi hoàn thành một công thức, Excel tính toán kết quả và hiển thị trong
ô (nội dung của công thức, tuy nhiên, tiếp tục được nhìn thấy trong thanh công thức bất
cứ khi nào ô hoạt động). Nếu xảy ra lỗi trong công thức và Excel không thể tính toán
được, nó sẽ hiển thị một hộp thoại Alert gợi ý làm thế nào để sửa lỗi này.
Một công thức có thể gồm bất kỳ nhân tố nào sau đây:
Các toán tử như +, -, *, /
Ví dụ: =A1+A2 Nghĩa là tổng giá trị của 2 ô A1 và A2.
Giá trị hoặc văn bản
Ví dụ: =200*0.5 Phép nhân, công thức này chỉ sử dụng giá trị, trả về kết quả là
100.
Truy vấn ô (bao gồm các tên ô và các dãy)
Ví dụ: =A1=C12 So sánh ô A1 với C12. Nếu hai ô là đồng nhất, công thức trả về
giá trị là TRUE; ngược lại, nó trả về giá trị FALSE.
Các hàm Worksheet (như SUM hoặc AVERAGE)
Ví dụ: =SUM(A1:A12) nghĩa là tổng giá trị các ô từ A1:A12.
6.2.2. Toán tử
Toán tử số: Gồm các toán tử + (cộng), - (trừ), * (nhân), /(chia).
Toán tử chuỗi: & nối chuỗi. Dùng để nối các chuỗi hoặc các hàm với nhau. Phải
thêm khoảng trắng vào trước và sau dấu nối chuỗi.
Ví dụ : = “DA” & “NANG” “DANANG”
Toán tử so sánh : > (lớn hơn), < (nhỏ hơn), = (bằng nhau), (khác nhau), >=
(lớn hơn hoặc bằng),
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
6.2.3. Các hàm cơ bản
(SUM,AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, COUNTAM ROUND,INT, MOD,
RANK)
INT(Number)
Công dụng: trả về phần nguyên của (Number).
Ví dụ : INT(5.9) 5.
MOD(Number,divisor)
Công dụng: trả về giá trị phần dư của phép chia Number cho Divíor.
Ví dụ: MOD(10;3) 1
ROUND(Number,Num_digits)
Công dụng: dùng để làm tròn số theo nguyên tắc: lớn hơn hoặc bằng 5 thì được
nâng lên và ngược lại. Kết quả của hàm phụ thuộc vào Num_digits là số nguyên dương
hay nguyên âm.
Nếu Num_digits là số nguyên dương : trả về giá trị đã được làm tròn của số Number
và lấy Num_digits số lẻ thập phân.
Ví dụ: ROUND(3.725;1) 3.7.
ROUND(3.266;2) 3.27
Nếu Num_digits là số nguyên âm : làm tròn phần nguyên của số Number tại vị trí
thứ Num_digits (kể từ dấu thập phân sanh trái).
Ví dụ: ROUND(12345.6;-3) 12.000
SQRT(Number) : trả về căn bậc 2 của Number.
Ví dụ: SQRT(9) 3
MAX(x1,x2,...) hoặc MAX(vùng)
Công dụng: trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ: MAX(5;2;10;9) 10
MIN(x1,x2,...) hoặc MIN(vùng)
Công dụng: trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ: MIN(5;2;10;9) 2
AVERAGE(x1,x2,...) hoặc AVERAGE(vùng)
Công dụng: trả về trung bình cộng của danh sách các đối số hoặc của vùng.
Ví dụ: AVERAGE(1;2;3;6) 3
SUM(x1,x2,...) hoặc SUM(vùng)
Giáo trình Tin Học Trang 101
- Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin
Công dụng: trả về tổng của danh sách các đối số hoặc của vùng.
Ví dụ: Số liệu trong các ô : B1 = 4; B2 = 8; B3 = 3 thì: SUM(B1:B3) 15
COUNT(vùng)
Công dụng: Đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số trong vùng (không đếm ô
chuỗi và ô rỗng). Đối số có thể là dữ liệu chuỗi, số, địa chỉ ô, địa chỉ vùng ...
Ví dụ: COUNT(B2:B4)
COUNT(2,”ab”;5;4) 3
COUNTA(vùng)
Công dụng: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu trong vùng (không đếm ô rỗng). Ô
rỗng là ô không chứa dữ liệu
Ví dụ: COUNTA(B2:D4).
COUNT(2,”ab”;5;6) 4
RANK(Num;Table;Order)
Công dụng: để xếp vị thứ cho 1 trị trong danh sách.
Num : Trị số được đem ra so sánh với các trị số khác.
Table : Vùng chứa các trị được so sánh.
Order : Trật tự sắp xếp vị thứ. Mặc định, được xếp theo Descending.
Xếp giảm dần : Ascending (trị số lớn nhất được xếp vị thứ 1)
Xếp tăng dần : Descending (trị số nhỏ nhất được xếp đứng nhất)
Nếu xếp vị thứ theo kiểu Descending thì không cần chỉ định thành phần Order.
Nếu xếp vị thứ theo kiểu Ascending thì Order phải là một trị số bất kỳ khác Zero.
6.2.4. Các hàm logic (AND, OR)
Hàm logic được xây dựng dựa trên các biểu thức logic. Biểu thức logic là những
biểu thức chỉ trả về một trong hai giá trị : đúng (True) hay sai (False), nam hoặc nữ, đậu
hoặc rớt, ...
AND(logical1;Logical2...)
Công dụng: Dùng để liên kết điều kiện kiểm tra đồng bộ
Trong đó: Logical1, Logical2, ... : là các biểu thức logic.
Kết quả của hàm là True nếu tất cả các đối số là True (tất cả các biểu thức logic
đều thỏa mãn), các trường hợp còn lại cho trị False.
Ví dụ: =AND(3>2;5>8) True.
OR(Logical1;Logical2...)
Giáo trình Tin Học Trang 102
nguon tai.lieu . vn
