Xem mẫu
- BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TỔNG CỤC DẠY NGHỀ
GIÁO
Dự án giáo dục TRÌNH
kỹ thuật và dạy nghề (VTEP)
QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT
GIÁO TRÌNH
Môn học: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM
Mã số: ITPGR09
NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH
Trình độ (lành nghề)
Hà Nội -2006
Đà Lạt- 2007
1
- Tuyên bố bản quyền :
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình
Cho nên các nguồn thông tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho
các mục đích về đào tạo và tham khảo .
Mọi mục đích khác có ý đồ lệch lạc hoặc
sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành
mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
Tổng Cục Dạy nghề sẽ làm mọi cách để bảo
vệ bản quyền của mình.
Tổng Cục Dạy Nghề cám ơn và hoan
nghênh các thông tin giúp cho việc tu sửa
và hoàn thiện tốt hơn tàI liệu này.
Địa chỉ liên hệ:
Dự án giáo dục kỹ thuật và nghề nghiệp
Tiểu Ban Phát triển Chương trình Học liệu
………………………………………………
................................................................
Mã tài liệu:……….
Mã quốc tế ISBN :……..
2
- LỜI TỰA
Đây là tài liệu được xây dựng theo chương trình của dự án giáo dục kỹ thuật và dạy
nghề, để có đươc giáo trình này dự án đã tiến hành theo hai giai đoạn.
Giai đoạn 1 : Xây dựng chương trình theo phương pháp DACUM, kết quả của gian
đoạn này là bộ khung chương trình gồm 230 trang cấp độ 2 và 170 trang cấp độ 3.
Giai đoạn 2 : 29 giáo trình và 29 tài liệu hướng dẫn giáo viên cho nghề lập trình máy
tính 2 cấp độ.
Để có được khung chương trình chúng tôi đã mời các giáo viên, các chuyên gia đang
làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin cùng xây dựng chương trình.
Trong giai đoạn viết giáo trình chúng tôi cũng đã có những sự điều chỉnh để giáo
trình có tính thiết thực và phù hợp hơn với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin.
Công nghệ phần mềm là một ngành không thể thiếu được trong lĩnh vực
Công nghệ thông tin. Ngày nay, chúng ta có thể sản xuất ra các hệ thống phần mềm lớn và
hữu ích là nhờ phần lớn vào sự phát triển của Công nghệ phần mềm.
Trong phạm vi giao trình Công nghệ phần mềm, chúng tôi giới thiệu chi tiết về vòng
đời phần mềm, các mô hình phát triển phần mềm và các pha cần thực hiện trong quá trình
xây dựng một hệ thống phần mềm, bao gồm: lập kế hoạch, khảo sát, phân tích, thiết kế, cài
đặt, kiểm thử, tích hợp, bảo trì … Để từ đó, giúp sinh viên có được những khái niệm căn bản
về Công nghệ phần mềm và có khả năng áp dụng để xây dựng một hệ thống cụ thể.
Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và giáo trình
khác nhưng tác giả không khỏi tránh được những thiếu sót và hạn chế. Tác giả chân thành
mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn.
Tài liệu này được thiết kế theo từng mô đun/ môn học thuộc hệ thống mô đun/môn
học của một chương trình, để đào tạo hoàn chỉnh nghề Lập trình máy tính ở cấp trình độ
lành nghề và được dùng làm Giáo trình cho học viên trong các khoá đào tạo, cũng có thể
được sử dụng cho đào tạo ngắn hạn hoặc cho các công nhân kỹ thuật, các nhà quản lý và
người sử dụng nhân lực tham khảo.
Đây là tài liệu thử nghiệm sẽ được hoàn chỉnh để trở thành giáo trình chính thức
trong hệ thống dạy nghề.
Đà lạt Tháng 10 năm 2007
3
- GIỚI THIỆU VỀ MÔ ĐUN/MÔN HỌC
Vị trí, ý nghĩa, vai trò mô đun/môn học :
Môn học quản lý dự án phần mềm được tổ chức giảng dạy sau khi học sinh đã có kiến thức
kỹ năng về : Lập trình căn bản, Phân tích thiết kế hệ thống, Cơ sở dữ liệu, Công nghệ phần
mềm
Kỹ năng giao tiếp
Mục tiêu của mô đun/môn học:
Sau khi học xong mô đun này học viên có khả năng:
Phân tích nội dung, lập kế hoạch triển khai, quản lý, kiểm soát, điều chỉnh việc triển khai dự
án. Biết lập được các tàI liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng.
Biết quản lý các yếu tố: rủi ro (risk), thay đổi (change).
Mục tiêu thực hiện của mô đun/môn học:
Học xong mô đun này học viên có khả năng:
- Phân tích cơ bản đúng nội dung danh mục công việc, nguồn nhân lực, chi phí và quỹ
thời gian của các dự án
- Mô tả được chi tiết các vấn đề, các công việc của dự án và kết quả đầu ra.
- Nêu được các giảI pháp khả thi cho triển khai dự án.
- Tổ chức triển dự án theo kế hoạch và giảI pháp đã chọn.
- Kiểm tra và điều chỉnh nội dung kế hoạch dự án theo thực tế tiến độ.
- Lập các tàI liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng
- Khái toán được chi phí, xác định được nguồn lực và khối lượng công việc của dự án.
Nội dung chính của mô đun/môn học :
I. ĐẶC TẢ VÀ PHÂN TÍCH NỘI DUNG DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Đọc, nhận định và tiến hành phân tích bài toán chung mà dự án giải quyết, các vấn đề có
liên quan về mục tiêu dự án, các ràng buộc về thời gian, nguồn lực, kinh phí và các yêu
cầu kỹ thuật, danh mục khối lượng các công việc phải hoàn thành.
Kỹ năng thực hành :
- Xác định và phân tích, sắp xếp mức ưu tiên, có kết hợp quản lý rủi ro cho danh mục các
công việc phải hoàn thành của một dự án.
Thái độ học viên :
- Rèn óc nhận xét, tính cẩn thận, tiên liệu và cân nhắc (trade-off) giữa ba yếu tố nguồn
nhân lực, quỹ thời gian và nguồn kinh phí khi lập kế hoạch dự án.
II. THIẾT KẾ CHI TIẾT KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Xây dựng danh mục các công việc (mức ước lượng). Các kiến thức về quản ly rủi ro
(risk management), quản lý thay đổi (change management), xây dựng tiến độ kế hoạch
4
- của dự án, lập các nhóm thành viên dự án và bộ máy tổ chức dự án, xây dựng cơ chế
trao đổi thông tin và báo cáo trong nội bộ dự án, khái toán kinh phí dự án.
Kỹ năng thực hành :
- Danh mục các công việc (mức ước lượng), điều động nguồn lực ở mức nhóm công tác,
phân bổ quỹ thời gian, khai toán việc sử dụng kinh phí tính chi phí tổng thể của dự án, và
hậu cần dự án.
Thái độ học viên :
- Tự nguyện trong làm việc nhóm, huy động sáng kiến tập thể và tăng cường tính hợp tác
trách nhiệm trong dự án.
III. QUẢN LÝ KIỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Áp dụng cơ chế báo cáo nội bộ dự án để thu thập và liên tục đánh giá hiện trạng triển
khai, so sánh với kế hoạch quản lý rủi ro và điều chỉnh độ ưu tiên thích hợp, tiến hành
điều chỉnh kế hoạch dự án so với thực hiện, kiểm soát thay đổi và lập kế hoạch lại.
Kỹ năng thực hành :
- Thu thập thông tin tiến độ dự án, phân tích các khó khăn phát sinh, nêu giải pháp khắc
phục và kiểm tra được tiến độ tại các mốc thời gian (milestone) của dự án.
Thái độ học viên :
- Biết đánh giá hiện trạng, phân tích hiện trạng , cẩn thận trong điều chỉnh dự án cho thích
hợp.
IV. KẾT THÚC DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Tổng kết thông tin dự án, đánh giá mức thành công, kinh nghiệm triển khai cụ thể về
nguồn lực : Con người, kinh phí, quỹ thời gian.
Kỹ năng thực hành :
- Đánh giá và tổng kết thông tin dự án.
Thái độ học viên :
Khách quan trong đánh giá, phân tích, và thực sự cầu thị.
Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm:
Lý thuyết: Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm :
- Dùng phần mềm thi trắc nghiệm.
- Kiểm tra trắc nghiệm có thể trên giấy hoặc trên máy tính.
- Xây dựng ngân hàng câu hỏi, học viên sẽ nhận được một bộ để phát sinh ngâu nhiên và
chất lượng các đề như nhau (trung bình, khá, giỏi, xuất sắc).
- Thời gian làm bài tuỳ theo số lượng các câu trong đề.
- Thang điểm 10 chia đều cho các câu.
- Kết quả đánh giá dựa vào bài làm theo điểm đạt được.
Thực hành: Môn học này đánh giá qua bài thực hành của học viên thể hiện thành một bộ hồ
sơ Phân tích và thiết kế.
Thang điểm: (đánh giá câu hỏi trắc nghiệm)
5
- 0-49 : Không đạt
50-69 : Đạt trung bình
70-85 : Đạt khá
86-100 : Đạt Giỏi
6
- MỤC LỤC
1.LỜI TỰA 3
2.GIỚI THIỆU VỀ MÔ ĐUN 4
3.MỤC LỤC 7
4.BÀI 1. NHẬP MÔN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM 13
5.BÀI 2. XÁC ĐỊNH DỰ ÁN 24
6.BÀI 3. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN 40
7.BÀI 4. CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN 68
8.BÀI 5. KIỂM TRA TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN 79
9.BÀI 6. TỔNG KẾT DỰ ÁN 100
10.THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH 105
11.TÀI LIỆU THAM KHẢO 107
7
- GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC
QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT
Mục tiêu của môn học:
Sau khi học xong môn học này học viên có khả năng:
Phân tích nội dung, lập kế hoạch triển khai, quản lý, kiểm soát, điều chỉnh việc triển khai dự
án. Biết lập được các tài liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng. Biết quản lý
các yếu tố: rủi ro (risk), thay đổi (change).
Mục tiêu thực hiện của môn học:
Học xong môn học này, học viên có khả năng:
- Phân tích cơ bản đúng nội dung danh mục công việc, nguồn nhân lực, chi phí và
quỹ thời gian của các dự án
- Mô tả được chi tiết các vấn đề, các công việc của dự án và kết quả đầu ra.
- Nêu được các giải pháp khả thi cho triển khai dự án.
- Tổ chức triển khai dự án theo kế hoạch và giải pháp đã chọn.
- Kiểm tra và điều chỉnh nội dung kế hoạch dự án theo thực tế tiến độ.
- Lập các tài liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng
- Khái toán được chi phí, xác định được nguồn lực và khối lượng công việc của dự
án.
Nội dung chính của môn học:
I. ĐẶC TẢ VÀ PHÂN TÍCH NỘI DUNG DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Tìm hiểu các khái niệm về quản lý, quản lý dự án, các phong cách quản lý. Đọc, nhận
định và tiến hành phân tích bài toán chung mà dự án giải quyết, các vấn đề có liên quan
về mục tiêu dự án, các ràng buộc về thời gian, nguồn lực, kinh phí và các yêu cầu kỹ
thuật, danh mục khối lượng các công việc phải hoàn thành.
Kỹ năng thực hành :
- Xác định và phân tích, sắp xếp mức ưu tiên, có kết hợp quản lý rủi ro cho danh mục các
công việc phải hoàn thành của một dự án.
Thái độ học viên :
- Rèn óc nhận xét, tính cẩn thận, tiên liệu và cân nhắc (trade-off) giữa ba yếu tố nguồn
nhân lực, quỹ thời gian và nguồn kinh phí khi lập kế hoạch dự án.
Ghi chú: phần này bao gồm nội dung của bài 1 và bài 2
II. THIẾT KẾ CHI TIẾT KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Xây dựng danh mục các công việc (mức ước lượng). Các kiến thức về quản ly rủi ro
(risk management), quản lý thay đổi (change management), xây dựng tiến độ kế hoạch
của dự án, lập các nhóm thành viên dự án và bộ máy tổ chức dự án, xây dựng cơ chế
trao đổi thông tin và báo cáo trong nội bộ dự án, khái toán kinh phí dự án.
Kỹ năng thực hành :
- Danh mục các công việc (mức ước lượng), điều động nguồn lực ở mức nhóm công tác,
phân bổ quỹ thời gian, khai toán việc sử dụng kinh phí tính chi phí tổng thể của dự án, và
hậu cần dự án.
- Kỹ năng sử dụng, ứng dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án và tính toán nguồn lực, chi
phí, lập lịch cho dự án.
8
- Thái độ học viên :
- Tự nguyện trong làm việc nhóm, huy động sáng kiến tập thể và tăng cường tính hợp tác
trách nhiệm trong dự án.
Ghi chú: phần này bao gồm nội dung của bài 3 và bài 4
III. QUẢN LÝ KIỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Áp dụng cơ chế báo cáo nội bộ dự án để thu thập và liên tục đánh giá hiện trạng triển
khai, so sánh với kế hoạch quản lý rủi ro và điều chỉnh độ ưu tiên thích hợp, tiến hành
điều chỉnh kế hoạch dự án so với thực hiện, kiểm soát thay đổi và lập lại kế hoạch.
Kỹ năng thực hành :
- Thu thập thông tin tiến độ dự án, phân tích các khó khăn phát sinh, nêu giải pháp khắc
phục và kiểm tra được tiến độ tại các mốc thời gian (milestone) của dự án.
Thái độ học viên :
- Biết đánh giá hiện trạng, phân tích hiện trạng , cẩn thận trong điều chỉnh dự án cho thích
hợp.
Ghi chú: phần này được thể hiện trong nội dung của bài 5.
IV. KẾT THÚC DỰ ÁN
Chủ đề chính :
- Tổng kết thông tin dự án, đánh giá mức thành công, kinh nghiệm triển khai cụ thể về
nguồn lực : Con người, kinh phí, quỹ thời gian.
Kỹ năng thực hành :
- Đánh giá và tổng kết thông tin dự án.
Thái độ học viên :
- Khách quan trong đánh giá, phân tích, và thực sự cầu thị.
Ghi chú: phần này được thể hiện trong nội dung của bài 6.
9
- Sơ đồ quan hệ theo trình tự học nghề
Hệ thống Giao diện Lập trình Lập trình
máy tính người máy nâng cao Web
Phân tích thiết kế
Lập trình
hệ thống
căn bản Lập trình hướng
đối tượng
Mạng căn bản Thiết kế hướng
đối tượng
Kỹ năng tin học Cấu trúc dữ liệu
và thuật giải
văn phòng
Kỹ năng Ứng dụng CNTT
trong doanh nghiệp
Giao tiếp
Cơ sở dữ liệu
Kỹ năng Công nghệ
Internet & WWW phần mềm
Cơ sở toán học Thiết kế Web
Công nghệ Đa
Quản lý dự án
phương tiện phần mềm
Lập trình
Visual Basic Hệ cơ sở dữ
Hướng dẫn đồ
liệu án tốt nghiệp
Môi trường PT
Phần mềm
Anh văn Phần cứng An toàn Thi
cho tin học máy tính lao động tốt nghiệp
10
- Các hình thức học tập chính của môn học
1 . Nghe giảng giải trên lớp về:
- Các khái niệm về dự án, các yếu tố tạo ra dự án, quản lý dự án CNTT.
- Các tiêu chuẩn lựa chọn những người quản lý dự án thích hợp
- Phương pháp xác định mục tiêu và mục đích của dự án, lập dự thảo hồ sơ dự án.
- Cách thiết lập nhóm dự án, các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự
án
- Lập danh mục các công việc,
- Các phương pháp ước lượng thời gian, nguồn lực và chi phí cho các công việc, và
cho việc thuê nhân công.
- Cách sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý rủi ro, lên lịch trình triển khai, phân bố tài
nguyên (nguồn lực, chi phí) cho dự án.
- Sử dụng tốt phần mềm MS Proejct 200x, và / hoặc một số phần mềm hỗ trợ quản lý
dự án khác.
- Nắm bắt được các qui trình cơ bản về quản lý dự án, lập hồ sơ dự án, xây dựng tài
liệu dự án, xây dựng các biểu mẫu, khai thác thông tin dự án.
- Thu thập thông tin triển khai dự án, và đánh giá hiện trạng dự án, các giải pháp quản
lý rủi ro, quản lý thay đổi.
- Tổ chức xem xét và phê duyệt dự án tại các điểm mốc (milestones) và cập nhật kế
hoạch dự án.
- Lập các báo cáo kết thúc dự án, quyết toán dự án (thanh lý hợp đồng)
- Các bài học kinh nghiệm được rút ra từ dự án.
-
2 . Thảo luận nhóm và làm các bài tập tình huống:
- Tổ chức thảo luận nhóm ở nhà và ở lớp về các bài tập tình huống (case study), thực
hiện các trò chơi áp dụng như: kỹ năng làm việc nhóm, phân công vai trò, trách
nhiệm, kỹ năng ước lượng thời gian và công sức cho các công việc, kỹ năng giao
tiếp, truyền thông của các thành viên trong dự án.
- Làm bài tập và trả lời các câu hỏi ở cuối mỗi bài làm ở nhà và được sửa bài tại lớp
-
3 . Làm bài tập lớn(thực hành):
- Chia thành từng nhóm 3-4 người để thực hiện một dự án hoàn chỉnh (Xây dựng một
bộ hồ sơ dự án hoàn chỉnh: bao gồm tài liệu lập kế hoạch, bảng công việc, nguồn lực,
chi phí, quản lý rủi ro, phân tích, thiết kế, triển khai, cài đặt...) (làm theo hồ sơ dự án
mẫu).
Yêu cầu về đánh giá hoàn thành môn học:
Về Lý thuyết: Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm :
- Dùng phần mềm thi trắc nghiệm.
- Kiểm tra trắc nghiệm có thể trên giấy hoặc trên máy tính.
- Xây dựng ngân hàng câu hỏi, học viên sẽ nhận được một bộ để phát sinh ngâu nhiên
và chất lượng các đề như nhau (trung bình, khá, giỏi, xuất sắc).
- Thời gian làm bài tuỳ theo số lượng các câu trong đề.
- Thang điểm 10 chia đều cho các câu.
- Kết quả đánh giá dựa vào bài làm theo điểm đạt được.
Về Thực hành: Môn học này đánh giá qua bài thực hành của học viên thể hiện thành một
bộ hồ sơ dự án CNTT.
- 11 -
- Thang điểm: (đánh giá câu hỏi trắc nghiệm)
0-49 : Không đạt
50-69 : Đạt trung bình
70-85 : Đạt khá
86-100 : Đạt Giỏi
- 12 -
- BÀI 1. NHẬP MÔN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM
MÃ BÀI ITPRG 11.1
Mục tiêu thực hiện:
Học xong bài này học viên sẽ có khả năng:
- Nắm được những khái niệm về dự án, các yếu tố tạo ra dự án, quản lý dự án CNTT
- Biết tiêu chuẩn lựa chọn những người quản lý dự án thích hợp.
Nội dung:
- 1.1 Khái niệm về dự án và quản lý dự án CNTT
- 1.2 Người quản lý dự án và Tiêu chuẩn chọn lựa
1.1. Khái niệm về dự án và quản lý dự án CNTT
Mục tiêu của phần này là tìm hiểu các khái niệm về dự án, quản lý và quản lý dự án
CNTT; tại sao các dự án lại thất bại và các dự án CNTT, dự án phần mềm có gì đặc biệt.
1.1.1. Dự án là gì?
- Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được
một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến;
- Phải dự kiến nguồn nhân lực;
- Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc;
- Phải có kinh phí thực hiện công việc;
- Phải mô tả được rõ ràng kết quả (output) của công việc;
- Theo từ điển, dự án (project) là các hoạt động đã được lập kế hoạch. Khái niệm này
rất rộng, có thể nói tóm gọn là chúng ta có thể xác định là làm thế nào để có thể tiến
hành công việc trước khi bắt đầu. Việc lập kế hoạch thực chất là suy nghĩ rất cẩn thận
về tất cả mọi vấn đề trước khi chúng ta thực hiện chúng.
Phân biệt giữa dự án và dây chuyền sản xuất
Hoạt động dự án Hoạt động nghiệp vụ
Tạo ra một sản phẩm xác định Cho ra cùng một sản phẩm
Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc Liên tục
Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau Các kỹ năng chuyên môn hóa
- Khó trao đổi
- Ngại chia xẻ thông tin
Đội hình tạm thời Tổ chức ổn định
- Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng - Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành
đội viên trong nhóm
- Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong
nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay
Dự án chỉ làm 1 lần Công việc lặp lại và dễ hiểu
Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng
được phê duyệt năm
Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu Phải đảm bảo làm lâu dài
Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh
kiến và phụ thuộc vào sự quản lý nghiệm trong quá khứ
Bảng 1. Phân biệt giữa hoạt động dự án và hoạt động nghiệp vụ.
Từ bảng so sánh trên ta thấy mỗi một dự án có một kết quả duy nhất (được xác định), ví
dụ tính duy nhất được so sánh trong bảng sau:
- 13 -
- Hoạt động Dự án Hoạt động sản xuất
Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan) Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch
hàng năm của thành phố
Nghiên cứu một đề tài khoa học mới Dạy học theo kế hoạch hàng năm của nhà
trường
Hướng dẫn luận án sinh viên
Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ Sản xuất vũ khí hàng loạt
Xây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt áp dụng một phần mềm trong hoạt động
hàng thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật
tư, sản xuất...)
Chế tạo một loại xe máy mới Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã
có sẵn, theo kế hoạch được giao
Thử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo
công nghệ mới
Bảng 2: Phân biệt giữa hoạt động dự án và hoạt động sản xuất.
Theo như định nghĩa ở trên, một dự án phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ngày kết
thúc của dự án được xác định khi:
- Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn;
- Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại);
- Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa);
1.1.2. Tại sao các dự án CNTT thường thất bại?
- Một dự án được gọi là thất bại khi:
- Không đáp ứng các mục tiêu ban đầu;
- Không đáp ứng được thời hạn;
- Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%).
- Vậy tại sao dự án CNTT lại thất bại:
Hình 1. Tỉ lệ % các lý do khiến dự án thất bại
- Các lý do khiến các dự án CNTT thất bại là:
- (17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc;
- (21%) Thiếu thông tin;
- (18%) Không rõ mục tiêu;
- (32%) Quản lý dự án kém;
- (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến
cho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, ....).
- 14 -
- Giải pháp nào để tránh sự thất bại của dự án
-
Hình 2. Các giải pháp tránh thất bại của dự án
-
1.1.3. Quản lý dự án là gì?
1 ) Định nghĩa:
- Quản lý dự án (QLDA ) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định
nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án.
- Môt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các
mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.
2) Sơ lược về lịch sử ra đời khái niệm quản lý dự án
- Việc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các
kỳ quan thế giới....
- Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ Gantt dùng để quản lý các công
việc của dự án và nay được phát triển và là một công cụ quản lý công việc của dự án
trong các phần mềm công cụ quản lý dự án.
- Vào cuối những năm 50' ra đời sơ đồ mạng PERT (sơ đồ mạng công việc PERT) –
một kỹ thuật xem xét và đánh giá chương trình/ dự án. ( PERT sẽ được trình bày
thêm ở các phần sau)
- Sau này, bổ sung thêm những ý tưởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên
trong quản lý dự án và dần dần khái niệm Quản lý dự án được hoàn thiện và là một
trong những lý thuyết/ nguyên lý cơ bản dành cho những người quản lý, quản trị.
3) Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án:
- Linh hoạt – linh hoạt trong quản lý và quản lý linh hoạt mọi hoạt động của dự án.
- Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn các thượng đế - khách
hàng)
- Huy động sự tham gia của mọi người trong tổ chức và phạm vi nhỏ hơn là trong dự
án (tính chất dân chủ)
- Làm rõ trách nhiệm, vai trò của những người tham gia dự án (chữ ký)
- Phân cấp có mức độ (không nên chia thành quá nhiều mức )
- Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!)
- Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kỹ thuật (mang tính thực dụng)
- 15 -
- - Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)
- Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng (tầm nhìn)
- Cải tiến liên tục (kế hoạch không xơ cứng, được cập nhật liên tục)
4) Sơ đồ dòng thông tin thể hiện việc quản lý và thực hiện dự án:
Hình 3. Sơ đồ dòng thông tin quản lý và thực hiện dự án
Các hoạt động quản lý dự án
Hình 4 Các hoạt động quản lý dự án
- 16 -
- 5) Những lợi ích của kế hoạch quản lý dự án
Rủi ro khi không lập kế hoạch quản lý Lợi ích khi lập kế hoạch quản lý
- Khởi đầu sai lệch - Đáp ứng các mục tiêu
- Dễ bị nhầm lẫn - Gây dựng lòng tin của người góp vốn
- Không đáp ứng được sự mong đợi của - Thiết lập hướng làm việc chung
nhà tài trợ và/hoặc các mục tiêu - Mở ra các kênh thông tin liên lạc
- Thông tin nghèo nàn - Bắt đầu dự án với mọi phương thức có
hệ thống.
Bảng 3. Lợi ích của việc lập kế hoạch quản lý
6) Các hoạt động lập kế hoạch dự án:
- Xác định ranh giới của dự án: đội lập kế hoạch, văn bản/thông tin của dự án/ sản
phẩm hiện có.
- Xây dựng các lựa chọn tiếp cận dự án: chiến lược thực hiện và các phương pháp
luận tổ chức dự án.
- Xây dựng các ước tính ban đầu: ước lượng thời gian, công sức, chi phí
- Xây dựng cơ sở hạ tầng nguồn: môi trường làm việc, MOC
- Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án: quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sự
thay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, và lập kế hoạch.
- Lập thành văn bản về kế hoạch quản lý.
7) Các phong cách quản lý dự án
Có 4 phong cách quản lý dự án của các nhà quản lý, lãnh đạo:
- (1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo
dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó.
- (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các
phương pháp cũ, công nghệ cũ.
- (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới
lo huy động thật đông người làm cho xong.
- (4) Quản lý chủ động, tích cực. Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh
phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tưởng).
Dưới đây là các đồ thị biểu diễn các phong cách quản lý ở trên :
- 17 -
- Hình 5. Các phong cách quản lý dự án
8) Các đặc tính của phong cách quản lý dự án thụ động:
- Quản lý dự án luôn đứng sau các mục tiêu của dự án;
- Hấp tấp, bị kích động, tương lai ngắn hạn;
- Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, không
nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bước đi đúng hay không;
- Không kiểm soát được tình thế. Nhiều khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức.
Với phong cách quản lý dự án thụ động như thế thì sẽ mang lại những hậu quả gì cho tổ
chức, cho các bên liên quan đến dự án? Câu trả lời cho vấn đề này là:
- Kết quả thu được không ổn định;
- Tinh thần làm việc không cởi mở, hợp tác;
- Năng suất thấp, công việc không chạy;
- Rối loạn trong điều hành ;
- Không sử dụng hiệu quả tài nguyên ;
- Người quản lý dự án bị dự án quản lý ;
- Hồ sơ dự án kém chất lượng ;
- Chậm tiến độ dự án, chi tiêu vượt quá kinh phí cho phép;
- Chất lượng dự án không đảm bảo.
9) Các thuộc tính của một dự án CNTT
Các dự án công nghệ thông tin nói chung có rất nhiều đặc điểm khác với các loại dự án
khác. Các dự án CNTT bao gồm các thuộc tính sau:
- Kết quả bàn giao có thể là ít hữu hình;
- Phạm vi có thể khó kiểm soát;
- Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và kỳ vọng trái ngược nhau;
- 18 -
- - Có thể bất đồng về mục tiêu kinh doanh;
- Thay đổi quan trọng về tổ chức;
- Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định;
- Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ;
10) Quản lý dự án phần mềm khác với các loại dự án khác
Có rất nhiều kỹ thuật quản lý các dự án thông thường có thể áp dụng cho quản lý
dự án phần mềm, tuy nhiên việc quản lý các dự án phần mềm có một số đặc điểm khác
với các loại quản trị dự án khác.
Một cách nhận biết sự khác nhau của quản lý dự án phần mềm là quá trình của việc tạo
ra các cái hữu hình mà bản thân nó là vô hình.
- Tính vô hình(invisibility): khi “một vật” được tạo ra như một cây cầu hay một con
đường đang được xây dựng thì tiến trình (progress) thực sự có thể nhìn thấy được.
Còn với phần mềm thì tiến trình không thể nhìn thấy ngay được.
- Sự phức tạp (complexity): trên mỗi đồng dollar, pound hay euro được chi ra, sản
phẩm phần mềm chứa đựng một sự phức tạp hơn nhiều so với các kỹ sư chế tạo
khác.
- Sự phù hợp (comformity): một kỹ sư truyền thống thường làm việc với các hệ thống
vật lý và các nguyên liệu vật lý như ximăng, sắt thép. Những hệ thống vật lý này có
thể phức tạp nhưng được kìm chế (quản lý) bởi các qui định(nguyên tắc) phù hợp.
Còn người phát triển phần mềm phải làm theo các yêu cầu của khách hàng, nó không
chỉ mang tính cá nhân mà còn không phù hợp.
- Tính linh hoạt(flexibility): do sự thoải mái (không bị ràng buộc) mà phần mềm có thể
được thay đổi thường xuyên và đây được xem như là một thế mạnh của phần mềm.
Tuy nhiên, điều này có nghĩa là phần mềm phải luôn đáp ứng được các cấp độ thay
đổi cao của người dùng, của khách hàng.
-
Một số vấn đề cần lưu ý về quản lý dự án:
o Việc Quản lý dự án có thành công hay không đó là vấn đề về con người, yếu tố
con người quyết định rất lớn sự thành bại của dự án.
o Quản lý dự án là tìm ra các nguồn hỗ trợ và những vấn đề cản trở dự án
o Nhìn vào bản chất vấn đề/dự án, không tin hiện tượng.
o Những người quản lý khác nhau có cách nhìn về dự án/về quản lý cũng khác
nhau.
o Thiết lập kế hoạch chỉnh sửa dễ dàng;
o Quản lý dự án đó là dám đối mặt với sự kiện, sự thật, nhìn thẳng vào vấn đề.
o Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho các mục đích của dự án;
o Thời gian mục tiêu đối với từng nhiệm vụ không được giống như đã nêu trong
kế hoạch;
o Đọc lại phạm vi và các mục tiêu của dự án mỗi tuần 1 lần
o Không ngạc nhiên(phong cách của người quản lý chủ động, tích cực)
- 19 -
- 1.2. Người quản lý dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa người QLDA
1.2.1. Vai trò, trách nhiệm của từng thành viên trong dự án
- Người quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự
án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế
hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả.
- Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor): Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt
dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho dừng giữa chừng.
- Đội dự án (PT - Project team): Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao
gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent) để triển khai thực hiện
dự án, như: nhóm phát triển, nhóm phân tích và thiết kế, nhóm kiểm thử...
- Khách hàng. (Client): Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án.
Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án.
- Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm PM và PT, tham gia vào việc hình
thành và xây dựng dự án.
- Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án). Ban điều hành (Steering
Committee), nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký, ...
Sơ đồ sau biểu diễn mối quan hệ giữa các người có liên quan đến dự án:
Hình 6. Mối quan hệ giữa các người có liên quan đến dự án
1.2.2. Trách nhiệm của người quản lý dự án
Trách nhiệm chính Chi tiết
Nêu ra những điểm bao quát chung Về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và
ngân sách.
Trao đổi với các tổ dự án, nhóm dự án Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội
họp, và thủ tục làm việc. ý tưởng là trao đổi cởi
mở và trung thực trên cơ sở đều đặn.
Động viên, khuấy động tinh thần làm việc Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và
uỷ quyền
Định hướng công việc Bao gồm điều phối, theo dõi, thu thập hiện
trạng và đánh giá hiện trạng
Hỗ trợ cho mọi người
Bảng 4. Trách nhiệm của người quản lý dự án
Ngoài những vai trò, trách nhiệm của người quản lý dự án đã nêu ở trên, người quản lý
dự án còn có những trở ngại nhất định trong quá trình quản lý dự án, đó là:
- 20 -
nguon tai.lieu . vn
