Xem mẫu
- ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Thành phố Hồ C Mn T n 9 năm 2020
- ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI
Họ tên: Hoàng Thiên Phong
Học vị: Thạc sĩ
Đơn vị: Phòng Nghiên cứu Khoa học
Email: hoangthienphong@hotec.edu.vn
TRƢỞNG KHOA TỔ TRƢỞNG CHỦ NHIỆM
BỘ MÔN ĐỀ TÀI
HIỆU TRƢỞNG
DUYỆT
Thành phố Hồ C Mn T n năm 2020
- TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1
- LỜI GIỚI THIỆU
Nghiệp vụ hành chính văn phòng là hoạt động có tính tất yếu và quan trọng
trong mọi cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh thế giới đang diễn ra cuộc cách mạng
thông tin hết sức mạnh mẽ và đất nƣớc ta đang tiến lên theo con đƣờng công nghiệp
hóa, hiện đại hóa và đổi mới hiện nay, văn phòng với tầm quan trọng đặc biệt ngày
càng đƣợc nhìn nhận đầy đủ hơn và cũng giành đƣợc sự quan tâm nhiều hơn, từ ngƣời
lãnh đạo, công chức, viên chức trong các cơ quan, doanh nghiệp cho đến những ngƣời
làm công việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập về công tác hành chính văn phòng.
Ý thức đƣợc tầm quan trọng của văn phòng và quản trị văn phòng nên Trƣờng
Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM đã mạnh dạn đƣa môn nghiệp vụ hành chính văn
phòng vào chƣơng trình đào tạo nhằm bồi dƣỡng những kiến thức về quản trị văn phòng
cho học sinh sinh viên ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng. Từ đó, đã góp phần
đào tạo nên một đội ngũ những ngƣời làm công tác văn phòng đông đảo cho đất nƣớc.
Do tầm quan trọng của quản trị văn phòng nên từ trƣớc tới nay đã có nhiều sách
chuyên khảo hoặc giáo trình do các tác giả nƣớc ngoài và trong nƣớc biên soạn. Có thể
kể đến một số công trình chính nhƣ Quản trị hành chính văn phòng của học giả ngƣời
Anh Mike Harvey (1996); Giáo trình hành chính văn phòng (dùng cho đào tạo cử nhân
hành chính) của Học viện Hành chính Quốc gia (2004); Giáo trình Quản trị hành chính
văn phòng (dùng cho đào tạo cử nhân kinh tế) của Trƣờng Đại học Kinh tế quốc dân
Hà Nội (2005); Giáo trình Quản trị văn phòng của Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP.HCM (2015), v.v …
Tuy vậy, do hiện nay đã có nhiều văn bản mới đƣợc ban hành, đặc biệt là Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thƣ đã cập
nhật bổ sựng nhiều quy định mới; Bên cạnh đó, nhằm đáp ứng mục tiêu đào tạo cho
học sinh sinh viên ngành Công nghệ thống tin của trƣờng, cần thiết phải có một giáo
trình cho môn học Nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Do yêu cầu cấp thiết đó, Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM, mà trực
tiếp là Khoa Công nghệ thông tin, tổ chức biên soạn cuốn Giáo trình Nghiệp vụ hành
chính văn p òn nhằm đáp ừng yêu cầu nghiên cứu, giảng dạy của giảng viên và nhu
cầu học tập của đông đảo học sinh sinh viên.
Giáo trình đƣợc biên soạn gồm 4 chƣơng:
- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng;
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp;
- Chƣơng 3: Quản lý văn bản, hồ sơ hiệu quả trong công việc;
- Chƣơng 4: Kỹ năng giao tiếp trong công tác hành chính.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2
- Những nội dung đƣợc đề cập đến trong giáo trình này giúp trang bị cho học sinh
sinh viên những kiến thức cơ bản và hệ thống về quản trị văn phòng. Những kiến thức đó
vừa mang tính đại cƣơng, vừa mang tính chuyên sâu để sử dụng cho giảng dạy, học tập.
Ngoài ra, giáo trình còn có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập
về quản trị văn phòng đối với các chuyên ngành khác tại Trƣờng và trong công việc
chuyên môn của công chức, viên chức đang làm công tác văn phòng.
Với lần biên soạn đầu tiên, giáo trình này chắc chắn vẫn còn những thiếu sót
nhất định. Tác giả rất mong nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp của học sinh sinh viên,
đồng nghiệp và bạn đọc để giáo trình đƣợc hoàn thiện hơn.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng 9 năm 2020
Chủ biên
Hoàng Thiên Phong
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 3
- MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................................ 2
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.............. 8
1.1. Các khái niệm cơ bản ........................................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm văn phòng..................................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm hành chính văn phòng .................................................................. 8
1.1.3. Khái niệm quản trị hành chính văn phòng .................................................... 9
1.1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phòng ................................................................ 10
1.2. Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................................... 10
1.2.1. Chức năng của Văn phòng .......................................................................... 10
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng ............................................................................ 11
1.3. Mục tiêu .............................................................................................................. 11
1.4. Vai trò ................................................................................................................. 12
1.5. Câu hỏi củng cố chƣơng ..................................................................................... 12
CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CHUYÊN
NGHIỆP......................................................................................................................... 13
2.1. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính. ............................................ 13
2.1.1. Những yêu cầu chung .................................................................................. 13
2.1.2. Những yêu cầu cụ thể .................................................................................. 14
2.2. Đặc điểm văn bản hành chính. ........................................................................... 15
2.3. Sự khác biệt của văn bản hành chính và văn bản pháp luật ............................... 16
2.4. Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính ............. 18
2.4.1. Yêu cầu về nội dung .................................................................................... 18
2.4.2. Yêu cầu về văn phong ngôn ngữ. ................................................................ 20
2.4.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức trong soạn thảo văn bản hành chính. ......... 24
2.5. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính. ................................................. 30
2.5.1. Công văn ...................................................................................................... 30
2.5.2. Quyết định (cá biệt) ..................................................................................... 43
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4
- 2.5.3. Nghị quyết ................................................................................................... 46
2.5.4. Thông báo .................................................................................................... 50
2.5.5. Báo cáo. ....................................................................................................... 52
2.5.6. Tờ trình. ....................................................................................................... 57
2.5.7. Biên bản ....................................................................................................... 59
2.6. Câu hỏi củng cố chƣơng ..................................................................................... 65
CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC .... 67
3.1. Khái quát công tác quản lý hồ sơ, văn bản ......................................................... 67
3.1.1. Khái niệm .................................................................................................... 67
3.1.2. Yêu cầu của công tác quản lý hồ sơ, văn bản .............................................. 67
3.1.3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác quản lý hồ sơ,
văn bản ........................................................................................................................... 68
3.2. Tổ chức lập và lƣu trữ hồ sơ ............................................................................... 69
3.2.1. Khái niệm .................................................................................................... 69
3.2.2. Vị trí, tác dụng và yêu cầu của công tác lập hồ sơ ...................................... 69
3.2.3. Nội dung và phƣơng pháp lập hồ sơ............................................................ 71
3.2.4. Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan ............................................... 75
3.2.5. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan....... 75
3.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. ....................................................... 76
3.3.1. Tổng quát về văn bản đến ............................................................................ 76
3.3.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến hiệu quả ....................... 76
3.3.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến. ................................................. 77
3.4. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. .......................................................... 82
3.4.1. Tổng quát về văn bản đi .............................................................................. 82
3.4.2. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đi hiệu quả ......................... 82
3.4.3. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đi. .................................................... 82
3.5. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản nội bộ trong doanh nghiệp. ...................... 86
3.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật .......................... 86
3.6.1. Quản lý con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật ................................................... 86
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 5
- 3.6.2. Sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật................................................... 87
3.7. Câu hỏi củng cố chƣơng ..................................................................................... 87
CHƢƠNG 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH ........... 88
4.1. Đặc thù giao tiếp trong quản lý hành chính........................................................ 88
4.1.1. Tính mục đích .............................................................................................. 88
4.1.2. Tính hiệu quả ............................................................................................... 88
4.1.3. Tính tổ chức ................................................................................................. 88
4.2. Một số nguyên tắc giao tiếp................................................................................ 89
4.2.1. Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp ........... 89
4.2.2. Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp ........................................... 89
4.2.3. Nguyên tắc hƣớng tới giải pháp tối ƣu ........................................................ 90
4.2.4. Tôn trọng các giá trị văn hóa ....................................................................... 91
4.3. Kỹ năng giao tiếp hành chính ............................................................................. 91
4.3.1. Khả năng nắm bắt tâm lý ............................................................................. 91
4.3.2. Phong cách giao tiếp hành chính ................................................................. 92
4.3.3. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hành chính. .................................................... 93
4.3.4. Kỹ năng nói, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng trả lời. ...... 96
4.4. Câu hỏi củng cố chƣơng ................................................................................... 102
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 103
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... 104
PHỤ LỤC .................................................................................................................... 105
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 6
- GIÁO TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học: NGHIỆP VỤ VĂN PHÕNG
Mã môn học: MH2101096
Ví trí, tính chất của môn học:
- Vị trí: học sau môn Tin học văn phòng, học kỳ 4
- Tính chất: Môn học lý thuyết, môn bắt buộc
Mục tiêu của môn học:
- Về kiến thức:
+ Trình bày đƣợc danh sách các công việc trong văn phòng
+ Trình bày đƣợc qui trình xử lý văn bản hành chính chính xác và chuẩn mực
+ Biết cách điều phối công việc
- Về kỹ năng:
+ Thành thạo kỹ năng quản lý hồ sơ nhanh và tối ƣu hiệu quả
+ Xây dựng đƣợc qui trình làm việc chuyên nghiệp
+ Linh hoạt trong giao tiếp
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Ý thức đƣợc ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ nhnh và hiệu quả.
+ Tự tin đảm nhận tất cả các vị trí công việc hành chính, văn phòng.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 7
- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG
Giới thiệu
Nghiệp vụ hành chính văn phòng là các biện pháp cần thiết để tổ chức và điều
hành các tổ chức, các bộ phận thực hiện các công việc văn phòng. Chƣơng này sẽ trình
các khái niệm cơ bản về công tác hành chính, văn phòng và văn thƣ; Trình bày kiến
thức chung về chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, vai trò của công tác hành chính, văn
phòng và văn thƣ.
Mục tiêu
- Trình bày đƣợc các công việc trong nghiệp vụ hành chính văn phòng
- Phân loại đƣợc các loại nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Nội dung
1.1. Các khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ phận Phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan, tổ chức (gọi chung là cơ quan).
- Theo nghĩa rộng, Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng
giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức và điều hành các họat động chung, là trung tâm xử lý
thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của lãnh đạo cơ quan. Với
cách hiểu này, Văn phòng có ba cách tiếp cận:
+ Về phƣơng diện tổ chức, Văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của
cơ quan.
+ Về chức năng, Văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mƣu,
tổng hợp.
+ Về tính chất, Văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho hoạt
động điều hành của nhà quản lý.
- Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là trụ sở làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối
ngoại của một cơ quan, một nhà chức trách.
- Theo cách hiểu chung nhất: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, đơn vị; Là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo,
quản lý; Là nơi bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động chung của cơ quan.
1.1.2. Khái niệm hành chính văn phòng
1.1.2.1. Hành chính là gì?
Theo nghĩa rộng, hành chính là thuật ngữ chỉ một hoạt động hoặc tiến trình có
liên quan tới những biện pháp để thực thi những mục tiêu, nhiệm vụ đã đƣợc vạch sẵn.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 8
- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
- Khi có hai ngƣời trở lên cùng hợp tác để thực hiện một mục tiêu chung mà
một cá nhân không thể thực hiện đƣợc thì ở đó xuất hiện hình thức của quản lý và
hành chính. Nhƣ vậy, với nghĩa rộng, hành chính là biện pháp để tổ chức và điều hành
của các tổ chức, các nhóm, các đoàn thể hợp tác trong hoạt động của mình để đạt đƣợc
mục tiêu chung. Vì quản lý liên quan tới nhiều thể thức hoạt động hợp tác nên những
ai tham gia vào hoạt động hợp tác đều có nghĩa là tham gia vào một dạng hoạt động
của quản lý - đó là công việc hành chính (các câu lạc bộ, nhà thờ, trƣờng học, gia
đình... đều cần đến hành chính để đạt đƣợc mục tiêu chung).
- Theo định nghĩa của Tự điển hành chính công: "Hành chính là tiến trình mà
theo đó các quyết định và chính sách của tổ chức đƣợc thực hiện"
- Theo nghĩa hẹp, hành chính đƣợc xem là quản lý công việc của nhà nƣớc, xuất
hiện cùng nhà nƣớc; Chỉ có những cơ quan nhà nƣớc mới tiến hành các hoạt động
hành chính
- Đứng về mối quan hệ giữa hành chính - chính trị, cho rằng: chính trị là biểu
hiện ý chí của nhà nƣớc, còn hành chính chỉ là sự chấp hành của ý chí nhà nƣớc. Theo
cách hiểu này, bất kỳ bộ phận quản lý nào, bất kỳ hoạt động quản lý chấp hành ý chí
nhà nƣớc đều đƣợc gọi là hành chính.
- Đứng về góc độ khoa học quản lý, hành chính là mọi hoạt động có liên quan
đến quản lý, bất kỳ tổ chức nào (công hoặc tƣ, có lợi nhuận hay không lợi nhuận), đều
thực hiện hành chính trên cơ sở phân tích công việc một cách khoa học, có căn cứ lý
luận, nguyên tắc, phƣơng pháp có ý nghĩa phổ biến.
1.1.2.2. Phân biệt hành chính và quản lý
Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức quản lý và điều hành; đƣợc tiến
hành trên cơ sở những quy tắc nhất định do nhà nƣớc hoặc các tổ chức chủ thể ra lệnh
hoặc bắt buộc nhằm đạt tới mục đích phục vụ cho lợi nhuận chung đƣợc xác định.
Quản lý trƣớc hết đƣợc hiểu nhƣ một chức năng hoạt động của một tổ chức hay
một cá nhân nhất định khi tham gia vào một công việc cần có sự kiểm soát một sự vật
hay một quá trình nào đó. Đồng thời, để giúp cho hoạt động hành chính đạt hiệu quả,
chủ thể quản lý cần phải sử dụng đến các công cụ, phƣơng tiện quản lý.
1.1.2.3. Hành chính văn phòng
Là các biện pháp tổ chức và điều hành các tổ chức, các bộ phận thực hiện các
công việc văn phòng; chủ yếu là các công việc về soạn thảo, quản lý hồ sơ, giấy tờ để
đảm bảo các yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo.
1.1.3. Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
1.1.3.l. Quản trị là gì?
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 9
- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Quản trị là sự phối hợp tất cả các nguồn lực thông qua tiến trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Quản trị là quá trình
làm việc với nhau và thông qua những ngƣời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ
chức trong một môi trƣờng luôn biến động.
Có nhiều quan niệm khác nhau về quản trị. Mỗi tác giả ở góc độ khác nhau có
thể đƣa ra những quan niệm riêng. Có tác giả cho rằng "quản trị" là những hoạt động
phát sinh từ sự tập hợp nhiều ngƣời một cách có ý thức nhằm hoàn thành những mục
tiêu chung. Những tập thể đó gọi là các tổ chức mà các tổ chức là môi trƣờng của quản
trị, hay quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con ngƣời kết hợp với nhau
trong các tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu chung.
Từ cách hiểu trên, có thể nói khó có thể phân biệt "quản trị" với "quản lý". Tuy
nhiên, có thể phân biệt một cách tƣơng đối: Quản lý thƣờng dùng trong những trƣờng
hợp chung, thuộc phạm vi, lĩnh vực bao quát (quản lý nhà nƣớc, quản lý kinh tế); còn
quản trị thƣờng dùng trong những trƣờng hợp cụ thể hơn (quản trị doanh nghiệp, quản
trị tài chính, quản trị nhân sự,...). Qua đó, có thể hiểu, "quản trị" có phạm vi hẹp hơn
"quản lý".
1.1.3.2. Quản trị hành chính văn phòng
Là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử
lý thông tin để đạt đƣợc những mục tiêu đã định trƣớc.
1.1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phòng
Nghiệp vụ hành chính văn phòng là kỹ năng thực hiện các công việc hành chính
đơn thuần nhƣ xử lý văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản, giao tiếp qua đện thoại… do
các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện. Họ làm việc với giấy tờ, máy móc,
trang thiết bị văn phòng.
Mặc dù nghiệp vụ hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên hành chính văn
phòng thực hiện, nhƣng công việc hành chính văn phòng có mặt ở mọi phòng, ban
trong từng cơ quan, tổ chức, mọi thành viên từ cấp nhân viên đến cấp lãnh đạo đều
thực hiện công việc hành chính dù ở các mức độ khác nhau.
1.2. Chức năn n ệm vụ
1.2.1. Chức năng của Văn phòng
1.2.1.1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp
Hoạt động của Văn phòng ảnh hƣởng đến hiệu quả, chất lƣợng quyết định của
lãnh đạo và hoạt động của cơ quan.
+ Nội dung của công tác tham mƣu là các hoạt động tham vấn của công tác Văn
phòng (nghiên cứu kế hoạch, đề xuất hƣớng xử lý, giải quyết vấn đề...).
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 10
- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
+ Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin, dữ
liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.
"Tham mƣu" và "tổng hợp" có quan hệ chặt chẽ nhau; khó tách rời nhau trong
hoạt động Văn phòng.
1.2.1.2. Chức năng phục vụ (hậu cần)
Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, kinh phí làm việc của cán bộ, công chức, viên
chức và của toàn cơ quan.
Phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, làm việc của lãnh đạo (bao gồm cơ sở vật
chất, các phƣơng tiện, điều kiện làm việc...).
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng
Giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan;
- Xây dựng chƣơng trình công tác và đôn đốc việc thực hiện; bố trí, sắp xếp
chƣơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm;
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin;
- Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản do tổ chức ban hành;
- Thực hiện công tác Văn thƣ - lƣu trữ; giúp lãnh đạo giải quyết văn bản, giấy tờ
theo quy chế hoạt động của tổ chức; Tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản đó;
Tổ chức giao tiếp đối nội và đối ngoại, với vai trò là cầu nối vời các bộ phận,
đơn vị trong, ngoài cơ quan và với ngƣời dân;
- Theo dõi, điều hòa hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong cơ quan để đảm
bảo cho việc quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo đƣợc diễn ra một cách trình tự,
thông suốt và hiệu quả; không bị chồng chéo hoặc bỏ sót công việc;
Bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết để đáp ứng tốt yêu cầu hoạt động của cơ quan;
Tổ chức, quản lý nhân sự của Văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và
tổ chức bộ máy của cơ quan.
1.3. Mục tiêu
Hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều hƣớng tới những mục tiêu nhất định.
Muốn đạt đƣợc mục tiêu đề ra, nhà quản lý phải thực hiện việc điều hành hoạt động
của cơ quan, tổ chức một cách khoa học và hợp lý.
Trong hoạt động quản lý, các nhà quản lý cần có thông tin liên quan đến sự tồn
tại và phát triển của cơ quan, đến quá trình thực hiện những mục tiêu đã đƣợc đề ra;
Phải xử lý thông tin, tổng hợp những thông tin thu thập đƣợc nhằm tạo ra những thông
tin hữu ích, để từ đó có thể đƣa ra những quyết định quản lý kịp thời, phù hợp, chính
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 11
- Chƣơng 1: Giới thiệu về nghiệp vụ hành chính văn phòng
xác; Phải tổ chức, điều hành, phối hợp các hoạt động của cơ quan một cách liên tục ,
chặt chẽ, thống nhất và đạt hiệu quả. Những thông tin đó cần đƣợc chuyển tải đến các
đối tƣợng quản lý và các đối tƣợng khác có liên quan. Phải tổ chức lƣu trữ thông tin
theo yêu cầu của hoạt động quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức.
Nhà quản lý còn phải tổ chức công việc cung ứng các dịch vụ cần thiết phục vụ
cho hoạt động của bản thân và cho toàn cơ quan. Đó là việc đảm bảo những điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Những công việc nhƣ thu thập, xử lý thông tin, tham mƣu chung cho nhà quản
trị tổ chức, điều hành cơ quan vận hành trôi chảy, cung cấp các dịch vụ và phục vụ hậu
cần cho việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức nhƣ đã nêu trên trở
thành một hoạt động thiết yếu, có mặt ở tất cả các loại hình cơ quan, tổ chức khác
nhau trong xã hội. Từ đó, mọi cơ quan, tổ chức dù là công hay tƣ, lớn hay nhỏ thì
trong cơ cấu tổ chức cũng đều phải lập ra một bộ phận để đảm trách những công việc
nêu trên. Vì vậy sự hiện hữu của văn phòng và nghiệp vụ hành chính văn phòng là một
tất yếu khách quan trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
1.4. Vai trò
Văn phòng là "bộ nhớ" của lãnh đạo, của ngƣời quản lý; là tai mắt của cơ quan.
Nếu Văn phòng làm việc một cách khoa học nề nếp thì công việc của cơ quan sẽ suôn
sẻ, thông suốt, có năng suất, chất lƣợng và hiệu quả.
Văn phòng là "bộ lọc" của cơ quan. Văn phòng thu thập và xử lý thông tin trƣớc
khi báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo; nội dung báo cáo, đề xuất đã đƣợc xử lý, chọn lọc.
Văn phòng là "bộ mặt" của cơ quan. Văn phòng là nơi giao tiếp công việc với
các cơ quan khác, gắn liền với uy tín của cơ quan và của chính ngƣời lãnh đạo.
1.5. Câu hỏi củng cố c ƣơn
Câu 1. Nêu các khái niệm: văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị hành
chính văn phòng và nghiệp vụ hành chính văn phòng?
Câu 2: Phân tích chức năng cơ bản của văn phòng?
Câu 3: Trình bày các nhóm nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng?
Câu 4: Phân tích vai trò của văn phòng để làm rõ tầm quan trọng của nó?
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 12
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
CHUYÊN NGHIỆP
Giới thiệu
Chƣơng 2 Trình bày các đặc điểm, cách nhận biết văn bản hành chính so với
các loại văn bản khác; Trình bày các yêu cầu khi soạn thảo văn bản hành chính; Giới
thiệu các hình thức, thể thức văn bản hành chính; Giới thiệu về văn phong của văn bản
hành chính; Trình bày kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản hành chính thông dụng.
Mục tiêu
- Trình bày đƣợc những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính
- Trình bày đƣợc đặc điểm văn bản hành chính
- So sánh đƣợc văn bản hành chính và văn bản pháp luật
- Trình bày đƣợc những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn
- Soạn thảo đƣợc một số văn bản hành chính
Nội dung
2.1. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính.
2.1.1. Những yêu cầu chung
- Nắm vững đƣờng lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc.
- Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi hoạt động của cơ quan.
- Nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phƣơng thức giải quyết công việc
rõ ràng, phù hợp, có tính khả thi.
- Văn bản đƣợc trình bày đúng thể thức, văn phong.
Ngƣời soạn thảo văn bản phải có nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa
trên kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, và những kiến thức cơ bản khác về quản lý nhà
nƣớc, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, kiến thức pháp luật, văn hoá, tâm lý, v.v.
Khổ giấy trình bày văn bản hành chính: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trƣờng hợp nội dung văn bản có
các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc
trình bày theo chiều rộng.
Định lề trang: Cách mép trên và mép dƣới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35
mm, cách mép phải 15-20 mm.
Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 13
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
Số trang văn bản: Đƣợc đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đƣợc đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản,
không hiển thị số trang thứ nhất.
2.1.2. Những yêu cầu cụ thể
2.1.2.1. Hình thức.
Văn bản quy phạm pháp luật đƣợc thực hiện theo quy định của Luật Ban hành
Văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế,
quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án,
dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản
thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu
chuyển, phiếu báo, thƣ công.
Văn bản chuyên ngành.
Văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
2.1.2.2. Thể thức
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trƣờng hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác nhƣ:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành.
- Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn bản và số lƣợng bản phát hành.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 14
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;
số Fax.
2.1.2.3. Bố cục văn bản
a) Phần mở đầu
Bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh, ngày, tháng,
năm; tên loại, trích yếu nội dung của văn bản; căn cứ ban hành văn bản.
b) Phần nội dung
Đây là phần quan trọng của văn bản và đƣợc trình bày tùy theo kết cấu nội
dung từng loại văn bản khác nhau nhƣ công văn, báo cáo, đề án, quyết định v.v….
c) Phần cuối văn bản
Bao gồm: thẩm quyền ký, dấu, nơi nhận.
Lưu ý:
- Văn bản còn có thể thêm các yếu tố khác nhƣ: Dấu độ mật, độ khẩn, tên viết
tắt ngƣời đánh máy, số lƣợng bản đánh máy hoặc sao chụp, các phụ chú nhƣ "xem tại
chỗ, xem xong Xin trả lại" (nếu có), .v.v.
- Các văn bản phụ chỉ bao gồm các yếu tố: Quốc hiệu; tên cơ quan; tên loại văn
bản và trích yếu nội dung; căn cứ ban hành văn bản; địa danh, ngày, tháng, năm; nội
dung; thẩm quyền ký; con dấu hợp pháp.
2.2. Đặc đ ểm văn bản hành chính.
Ngắn gọn: Để văn bản có tính hiệu lực, không khoa trƣơng hình thức. Văn bản
không đƣợc viết dài dòng, ý trùng lặp, không dùng câu thừa, chữ thừa làm lu mờ ý
chính. Một số loại văn bản đƣợc viết theo một khuôn mẫu định sẵn;
Dễ hiểu: Để ngƣời đọc dễ tiếp thu, dễ nhớ. Tính dễ hiểu phải gắn với tính
chính xác.
Chính xác: Văn bản đòi hỏi chỉ có một cách hiểu duy nhất, không cho phép có
nhiều cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Văn bản không chính xác có thể gây ảnh
hƣởng tiêu cực đến đối tƣợng áp dụng, gây khó khăn trong việc tổ chức thực hiện.
Tính hiệu lực: Văn bản có tính hiệu lực cao, bắt buộc phải thực hiện. Văn bản
thƣờng quy định hiệu lực thực hiện, thời gian, đơn vị thực hiện, con dấu của cơ quan
ban hành, chữ ký của ngƣời có trách nhiệm.
Tính khuôn mẫu: Văn bản dùng để giải quyết những công việc có tính chất lặp
đi lặp lại nên phải theo khuôn mẫu thống nhất do Nhà nƣớc hoặc tổ chức đoàn thể
quy định.
Tính khách quan: Văn bản có nhiệm vụ truyền đạt các thông tin mang tính quy
phạm. Nhiệm vụ của ngƣời soạn thảo, xử lý văn bản là phải thực hiện đƣợc ý chí của
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 15
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
chủ thể ban hành ở mức tối đa, các yếu tố cá nhân, chủ quan phải đƣợc giảm xuống
mức tối thiểu. Tính khách quan trong văn bản hành chính là dấu hiệu đặc biệt, gắn với
chuẩn mực pháp luật, nhấn mạnh tính xác nhận, mệnh lệnh.
Tính lịch sự: Thể hiện trình độ văn hóa, trình độ văn minh hành chính của một
nhà nƣớc của dân, do dân, vì dân.
2.3. Sự khác biệt của văn bản àn c n và văn bản pháp luật
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành,
giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.1
“Văn bản quy phạm pháp luật” là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, đƣợc
ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.2
Hai loại văn bản này có sự khác biệt nhƣ sau:
Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính
Văn bản quy phạm pháp luật là Văn bản hành chính thông
văn bản đƣợc áp dụng lặp đi lặp lại thƣờng là những văn bản mang
nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá tính chất thông tin điều hành
nhân trong phạm vi cả nƣớc hoặc đơn nhằm thực thi các văn bản quy
Phạm vi áp
vị hành chính nhất định, do cơ quan phạm pháp luật hoặc dùng để
dụng
nhà nƣớc, ngƣời có thẩm quyền quy giải quyết các công việc cụ thể,
định trong Luật ban hành văn bản phản ánh tình hình giao dịch,
quy phạm pháp luật ban hành và trao đổi, ghi chép công việc của
đƣợc Nhà nƣớc bảo đảm thực hiện. cơ quan.
Văn bản quy phạm pháp luật có Có hiệu lực thấp hơn văn bản
Hiệu lực
hiệu lực pháp lý cao hơn văn bản quy phạm pháp luật.
pháp lý
hành chính thông thƣờng.
Chứa những quy tắc xử sự chung, Nội dung chỉ mang tính chất
có hiệu lực bắt buộc chung. thông tin để giải quyết các công
Nội dung
việc cụ thể, trao đổi, ghi chép
công việc…
1. Hiến pháp. 1. Nghị quyết (cá biệt).
Hình thức 2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung 2. Quyết định (cá biệt).
là luật), nghị quyết của Quốc hội. 3. Chỉ thị.
1
Khoản 3, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thƣ
2
Điều 2 Luật số: 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội ban hành văn bản quy phạm pháp luật
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 16
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy 4. Quy chế.
ban thƣờng vụ Quốc hội; nghị quyết 5. Quy định.
liên tịch giữa Ủy ban thƣờng vụ Quốc 6. Thông cáo.
hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung 7. Thông báo.
ƣơng Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. 8. Hƣớng dẫn.
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch 9. Chƣơng trình.
nƣớc. 10. Kế hoạch
5. Nghị định của Chính phủ; nghị 11. Phƣơng án.
quyết liên tịch giữa Chính phủ với 12. Đề án.
Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ƣơng 13. Dự án.
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. 14. Báo cáo.
6. Quyết định của Thủ tƣớng 15. Biên bản.
Chính phủ. 16. Tờ trình.
7. Nghị quyết của Hội đồng 17. Hợp đồng.
Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao. 18. Công văn.
8. Thông tƣ của Chánh án Tòa án 19. Công điện.
nhân dân tối cao; thông tƣ của Viện 20. Bản ghi nhớ.
trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối 21. Bản thỏa thuận.
cao; thông tƣ của Bộ trƣởng, Thủ 22. Giấy uỷ quyền
trƣởng cơ quan ngang bộ; thông tƣ 23. Giấy mời.
liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân 24. Giấy giới thiệu.
dân tối cao với Viện trƣởng Viện kiểm 25. Giấy nghỉ phép.
sát nhân dân tối cao; thông tƣ liên tịch 26. Phiếu gửi.
giữa Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan 27. Phiếu chuyển.
ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân 28. Phiếu báo.
dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm 29. Thƣ công.
sát nhân dân tối cao; quyết định của
Tổng Kiểm toán nhà nƣớc.
9. Nghị quyết của Hội đồng nhân
dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ƣơng (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm pháp luật
của chính quyền địa phƣơng ở đơn vị
hành chính - kinh tế đặc biệt.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 17
- Chƣơng 2: Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính chuyên nghiệp
Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính
12. Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành
phố trực thuộc trung ƣơng (sau đây
gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân xã, phƣờng, thị trấn (sau
đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết định của Ủy ban nhân
dân cấp xã.
Phải đƣợc xây dựng theo đúng Các cơ quan, đơn vị, cá
Thủ tục trình tự, thủ tục quy định tại Luật Ban nhân nào ban hành thì sẽ tự
xây dựng, hành văn bản quy phạm pháp luật. soạn thảo và phát hành mà
ban hành không cần tuân theo trình tự,
thủ tục luật định nào.
Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính thông
đƣợc trình bày theo Nghị định số thƣờng đƣợc trình bày theo Nghị
Thể thức 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của định số 30/2020/NĐ-CP ngày
trình bày Chính phủ quy định chi tiết một số 05/3/2020 của Chính phủ về
điều và biện pháp thi hành Luật ban công tác văn thƣ.
hành văn bản quy phạm pháp luật.
2.4. Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính
2.4.1. Yêu cầu về nội dung
2.4.1.1. Đảm bảo tính chính trị
Tính chính trị của Văn bản thể hiện trong việc phản ánh, truyền tải đƣờng lối,
chủ trƣơng, chính sách của Đảng; Văn bản quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp trên
cũng nhƣ nghị quyết của cấp ủy cùng cấp. Văn bản của các cơ quan nhà nƣớc không
đƣợc trái với đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng; hiến pháp, pháp luật và văn
bản quản lý của các cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trên. Tính chính trị trong văn bản
tạo nên tính thống nhất của hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc nói riêng và hệ thống
văn bản của các cơ quan nhà nƣớc nói chung với định hƣớng chính trị của Đảng và
hiến pháp, pháp luật của Nhà nƣớc. Điều này đòi hỏi ngƣời soạn thảo văn bản phải
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 18
nguon tai.lieu . vn
