Xem mẫu
- M ic r o s o ftO ffic e '
Tự học
Exce
trong
tiếng đầu tiên:
Làm quen với Excel 2003;
Làm việc với bảng định dạng dữ liệu
và cách in ấn trong Excel 2003 ...
tiếng tiếp theo (Tiổng thứ4,5.6,7):
Hướng dẫn xử lý dữ liệu và lỗi chính tả trong Excel 2003;
Soạn thảo và tính toán trong bảng tính trên Excel 2003;
Làm việc với hình ảnh và biểu đồ trong Excel 2003;
Tìm hiểu các loại hàm trong Excel 2003 ....
I tiếng cuối cùng:
Làm việc với bảng ghi trên Excel 2003:
Kết hợp Excel với các chương trình khác; Các thủ thuật và
những thắc mắc về sự cố trên Excel 2003 ...
NHÀ XUÂT BÁN
mviột VĂN HÓA - THÔNG TIN
- T ự H Ọ C E X C E L 2003
TRONG 10 TIẾNG
- TRÍ VIỆT - HÀ THÀNH
(Biên soạn)
T ự HỌC EXCEL 2003
TRONG 10 TIẾNG
NHÀ XUẤT BẢN VẢN HÓA - THÔNG TIN
- LỜI NÚI ĐẦU
Bạn đang quan tâm đến việc làm th ế nào đ ể học hỏi
nhiều hơn các kiến thức, kỹ năng sử dụng chương trình
ửng dụng xử lý dữ liệu trên bảng tính hàng đầu là Excel.
Hiện nay, trên thị trường người dùng máy tính có sử dụng
ứng dụng xử lý dữ liệu trên bảng tính thì đại đa s ố sử
dụng ứng dụng Excel của Microsoft. Điều này khắng định
trong thời gian hiện tại và trong tương lai gần thi MS
Excel vẫn chiếm thị phần áp đảo so với các ứng dụng khác
cùng chức năng.
Cuốn sách này ra đời nhằm giúp các bạn có một cái
nhìn tổng quát về Excel 2003 trong thời gian ngắn nhất
từ đó có th ể sử dụng, khai thác hiệu quả những khả
năng xử lý dữ liệu trên bảng tính.
Trong quá trinh biên soạn cuốn sách này, mặc dù đã
c ố gắng nhưng chúng tôi khó tránh được thiếu sót, rất
mong được bạn đọc đóng góp ý kiến.
Người biên soạn
- Tiếng thứ 1:
LAM qUEN vồl MICROSOn EXCEL 2003
1. KHỎI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH
Bạn khỏi động Microsoft Excel 2003 bằng cách nhấp
chuột vào nút SbạnrtXAll ProgramsX Microsoít OfficeMicrosoft Office Excel 2003 (hình 1.1).
I WcfB»of tCfffc«T«ol»
1 ^ ^ m éO tlm ầa
ự S l OuHaakUtraH
Ì 0 tMnds>«M««»Nww
1 H(V OHte bacuMTt l-ỉ r.q>
1 Ofie»0»osmMt
| ặ | M cm ^cm eaT aait. •
^ MMrỉQCD ....... »
• f õ Wg»wft>raw«
- Hình 1.2
2. GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Khi khởi động Excel màn hình giao diện của Microsoft
Office Excel 2003 sẽ xuất hiện như ở hình 1.3.
r : , an* ^
Hình 1.3
Bạn hãy tìm hiểu qua các thành phần trên màn hình
giao diện của chương trình:
+ Menu Bar: Chứa tập hỢp các lệnh.
+ Thanh công cụ: Chứa các biểu tượng công cụ.
+ Name Box: Khung này tự động hiển thị ô hiện hành
và dùng để gán tên cho ô hay khốỉ ô.
+ Insert Eunction: Khung này hiển thị và cho phép
nhập công thức hay nhập văn bản trong ô hiện hành, còn
gọi là thanh công thức.
+ ô hiện hành: Là ô có khung hình chữ nhật đậm.
8
- + Cửa sổ soạn thảo: Cho phép chúng bạn soạn thảo
văn bản vào bất cứ nơi nào có ô hiện hành xuất hiện.
+ Bảng tác vụ: Đây là chức năng mới trong Excel 2003,
bảng này cung cấp các phím tắt cho các thao tác công dụng
như bật một tài liệu đã lưu trước đó.
3. THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH
Bạn có thể sử dụng nhiều cách để thoát khỏi chương
trình. Mỗi cách có một ưu điểm riêng tùy thuộc vào trạng
thái khi bạn thực hiện việc thoát.
sử dụng lệnh trên thanh Menu bar
Từ thanh Menu Bar vào File\E xit.
^ M iu ru « ỉo ft t x u u l
Hinh 1.4
Nhấn phím tắt
Cũng giống như khi bạn thực hiện việc Shutdow máy,
bạn nhấn tổ hỢp phím Alt+F4 trên bạn phím để thực hiện
việc tắt toàn bộ chương trình.
- sử dụng hộp Control Menu
Trên thanh Bạnsk bar nhấp chuột phải vào biểu tượng
Excel và chọn lệnh Close.
-r-r
& i^astore
Hov«
'Ssữ
p Mạxktẩre
Q MfCfOscrft Excel
Hình 1.5
Một cách khác để bật hộp Control Menu này, đó là từ
biểu tưỢng Excel nằm phía trên góc trái của màn hình,
nhấp chuột trái vào biểu tượng và chọn lệnh Close.
^ Book1
Hình 1.6
Nếu trưốc khi thực hiện đóng chương trình, bạn không
thực hiện thao tác lưu file lại, chương trình cung cấp cho
bạn một hộp thoại nhắc nhở xem bạn có muốh lưu lại các
thao tác mà bạn vừa thực hiện không.
Microsoít Excel
/ |^ D o y o u w a n t to s a v e th e c h a n g e s y o u tn a d e to 'B o d u * ?
„ _______ _ -"dm.
j :ĩlJ
No C^cel J
Hình 1.7
10
- + Yes: Thực hiện việc lưu lại những thay đổi mà bạn
đã thực hiện lại.
+ No: Không lưu những thay đổi của bảng tính và
thoát khỏi Microsoft Excel.
+ Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát khỏi Excel.
Chủ ỷ: Nếu fíle của hạn là lưu lần đầu th ì khi bạn
nhấn nút Yes ở hộp thoại trên, chương trình sẽ cung cấp
cho bạn hộp thoại Save As (hình 2.5) đê lưu fỉle với việc
bạn có th ể chọn đường dẫn lưu và tên file.
Desktep
MịrĐocuments
ÌL
MyNetviork
ffcũam8í iBoola
JÈ2_
fỉa o ỉ Saw »s ty p « Mkrosott OfBce E « d VVortbook .i
Hình 1.8
4. MỘT SỐ THAO TÁC VỚI CHƯƠNG TRÌNH
Tắt bật các thanh công cụ và các biểu tượng trong
thanh công cụ
Tắt bật thanh công cụ
Sử dụng menu B ar
Từ Menu Bar vào V iew \Toolbars\ (danh sách tên các
11
- thanh công cụ hiện lên). Di chuyển chuột trong danh sách
này và nhấp vào thanh công cụ muôn tắt (phía trước
thanh côrig cụ không còn dấu kiểm nữa).
ị.. 1J
Hình 1.9
Sử dụng thưc đơn Tool
Chọn Tools\Customize.
Í5S SpolUng... F7
B,esearch... Alt+CHck
Error ChecỊ^ng...
sharesỉ Workspace...
share Work|2Qok...
Brotection
OQÍine Collaboratlon
Seek...
Pormula Aydttring
Customixe..
^ptions..
Hình 1.10
Hộp thoại Customize xuất hiện, trong hộp thoại này
bạn nhấp chọn Tab Toolbars.
12
- rusl 0ỉnize í?
ru
>mSiaettiv
^reordars
W mKl
rchart
i i rO artM enuBar
IP Orcubr ftefer«nos
CdRpore Sde by Skto
Control Tootox
UA9 «n
DraUng
r Dr«wlng Canvat
n Ext DMign Mod9
CxtcmalE>8b)i
FonM
n Pormia AudUng
Hinh 1.11
Đánh dấu kiểm vào những công cụ mà muôn hiển thị
và bỏ kiểm đối với những công cụ không muốn hiển thị.
- Nhấp Close để xác nhận và đóng hộp thoại.
Tắt bật các biểu tượng trên thanh công cụ
Tắt bật các biểu tượng trên thanh công cụ
+ Nhấp chuột trái vào mũi tên cuốỉ cùng của thanh
công cụ, một Menu xuất hiện.
+ Chọn chức năng Add or Remove Buttons trong Menu
này, khi đó một Menu con xuất hiện (hình 1.12).
T ypeõquestiontorhelp *
.................
^^
ăỳ 100% - z s
... ® $ % » lổ iS
——lí:ữoQim a a ^ ỉps ut’«*ÌỊ|
£ustoinize... MUctlyupdáteỉyMtt'
Hỉnh 1.12
13
- + Chọn chức năng Customize trong Menu con này, hộp
thoại Customize xuất hiện (hình 1.13).
Commands I Qptíons )
To odđ a w and Help
D ranlng
Ẽ
AutoShãpe* Jd
•«odiífv SéfecvSo -1 Q^earrange
Hình 1.13
Bạn hãy chú ý đến hai khung Categories và khung
Commands. Khung Categories sẽ hiển thị tên của các Menu
chính, nhấp chọn một tên. Khung Commands sẽ hiển thị các
biểu tượng và tên lệnh trong Menu chính được chọn ở khung
bên trái. Với hai khung này bạn có thể thực hiện việc đưa
thêm hay lấy các biểu tưọng ra khỏi thanh công cụ.
+ Đưa thêm các biểu tưỢng ra thanh công cụ: Nhấp
chuột trái lên biểu tượng trong khung Command và kéo
lên thanh công cụ bất kỳ, thả chuột.
+ Lấy biểu tượng ra khỏi thanh công cụ: Làm ngược lại
cách trên, nhấp chuột trái vào biểu tượng trên thanh công
cụ bất kỳ cần đưa ra rê vào khung Command thả chuột.
sử dụng bảng danh sách
- Di chuyển chuột vào mũi tên cuối cùng trong thanh
công cụ muốn thay đổi các biểu tưỢng và chọn lệnh Add or
remove, khi đó sẽ xuất hiện một Menu con, chọn lệnh
Sbạnndard trong Menu con này, danh sách các biểu tượng
trong thanh công cụ đó hiện lên (hình 1.14).
14
- ^ ................. ' ' ►I n
O e«n >. n ______ ¥
...... SlBVB
....... PartniBttan
- - Sau khi chọn lệnh New Window thì cửa sổ làm việc
mới được tạo và che đi cửa sổ trước đó.
Sắp xếp thứ tự các cửa sổ
Bạn có thể tự mình sắp xếp thứ tự của các cửa sổ làm
việc theo ý đồ của riêng mình để phù hỢp và thuận tiện
cho công việc của bạn.
- Từ thanh Menu Bar vào trình đơn Window\ Arrange.
i
.M ta d o is iiỉá k ' ■., .....
n Window
k
1 CompỗreSỉđe^y S d e v ^ . ..
4 rtde
1 Unhide...
—
1 EreeỉrePđnes
E3
Hình 1.16
Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại
Arrange Windows (hình 1.17).
A r r a n g e W iiid o w s
A rran g e
(ffri
(' H oỊiỉon tal
c i^ertical
c ỉ^ascade
r~\V n d o tw o f a c tiv e w orkbook
OK C ancd
Hình 1.17
Trong hộp thoại này có những tùy chọn sắp xếp khác
nhau, bạn tích chọn một tùy chọn rồi nhấn OK để áp dụng
và thoát khỏi hộp thoại.
16
- + Tiled: sắp xếp các cửa sổ nằm kề nhau và nằm toàn
bộ trong màn hình Excel (hình 1.18).
M ic ru su ít íx c e i
€ lB a o k 1 :3 Q (n ]@ ,, . ,
i- A 8 s -
m
2
3
.................... L . - . .
4
5 ->
6
7
8
9
J 0 ;....... i
10 m ^ *■ r
11 , . ■; 3 ..............— ị----------------ị"
12 .............. .... ...
m' ►MP^ehciV,| I » ệf .1 "> w|Vĩ»»ectl./Shgelã
Hình 1.18
+ Horizonbạnl: sắp xếp các cửa sổ theo hàng ngang và
nhiều cửa sổ có thể chồng lên nhau (hình 1.19).
D Microsoít Excel Đ®fxi
9B ữuk1:3
■ - ”A " B i c 1 0 1 E T
W it z
| m < » « K a » » M y ặ » i( í 2 Z g jl iJ _ J k ằ ỉlillỉc e O n ln e
ỉ - ' . * Conr«â.tữMocisofỉ'âffic» '
Onitv '
1 ,A,„| ,8,.:, b , , 1 . 0 . . 1 : E .... 1
1 • ^th»lateỉtnrMs^xiutttsỉniỉ
ỳ l% K s h m i í ề ẩ đ Ệ ề ề m P ... • A(itofnabc«lyupđak«ỉỉ*lst
froflitft6Mdb
D«ổt1:2 * . n o t9 ...
I 1 A 1 B 1 c 1 D ì ... SMTchígr-
• c z z z z z ];b
||* < ►>ĩKshwrtl /giÌB57sha8t37
Hình 1.19
+ Vertical: sắp xếp các cửa sổ theo hàng dọc và nhiều
cửa sổ có thể chồng lên nhau (hình 1.20).
17
- ĩ!!] A.^ĩnrosoft Pxr.Hl r- r-!irxi
rapạ tt r ẶOOte,., Cíto :Tiữ^đơ0 , tíiSỊp :^Ịí»r^typeaquéBOonfofftetp ỵ
^ ^ j£ ljiÀ S .s À á m s i^ -^
...p ie iP í i ^Soíklíí Ệ m k ía
w m m ị— A j ■A . 1
1 1
7 ĩ 2 2 'i
3 3 Ị 3 Ị
4 4 1 4 • Conne
- Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích
các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.
Nếu các kiểu dữ hệu được nhập vào không hỢp lệ thì
Excel tự động chuyển các dữ hệu này thành dữ hêu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được
rào trong cặp dấu nháy kép (" ")•
Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy
nhiên có thể định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng
các ký hiệu:
?: Canh trái dữ liệu trong ô.
Canh phải dữ liệu trong ô.
^: Canh giữa dữ liệu trong ô.
\: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu\.
Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng
cách vào trong Menu Bar vào ToolsXOptions, chọn nhãn
Transition trước khi sử dụng kiểu dữ liệu này.
O p tio n s
Càkyr : I liT É ernaaõrMỈ ; f E irq r C h ec k ln q 11 S p o lln g II S e c u iity
V ĩew f C a lc u ia tio n ^ 7 I G e n e ra l ] f Tranisìtm C u s to rn L lsts f C h a rt
Save Eìíctà asi Ir
- Kiểu ngày tháng
Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng
năm giò phút giây hay tháng ngày năm... cách thể hiện
ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn
Chọn cách thể hiện ngày tháng
Chọn ô cần thao tác.
Từ Menu Bar vào Form at\Cells... chọn Tab Number.
Pormat Cells 1^1®
ị Numibor 1] ABgnmant |Ị~ P o n t ]| BordeM^I P a tte rn s II Protectton I
C ate g o ry: ^ Sample
Nuimber
i...
Currency
Accounõng G eneraỉ form at celís h a v e no
D ate spedflc num ber form at.
Time
P e rc en tag o
Practiop
Scienuric
Text
Specúd
Custom
t OK Ì I Cancel I
Hình 1.23
Trong khung Category chọn chức năng Date.
Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh
sách và chọn Vietnamese ỏ C U Ô I danh sách hay một kiểu khác.
Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.
Chọn cách thể hiện giờ
Nhấp vào chức năng Time trong khung Category và
chọn tương tự như chọn ngày tháng.
20
- I o r m a t C e l ls
N urnber Ị A tg n m a n t 'I P o nt -1 B a i^ ị~ P m m rn i-ầ f> n ik » < )a c n lỊl ắ iệ
:a ts g a ry : 'S a rn n tt— ------ ----------------------------------- ,,
- Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi
chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả
tính toán của công thức chứ không hiển thị công thức.
Kiểu số học
Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và
các ký hiệu như + , - , * , 0, •, -J $> %•
Dữ liệu kiểu sô" mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu
độ dài của sô" lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển
sang hiển thị kiểu khoa học (sô" mũ) hoặc hiển thị trên các
ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô.
6. MẢNG TRONG EXCEL
Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array íormula)
để thiết kê" công thức vốh cho ra nhiều kết quả.
Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hỢp
giá trị khác nhau gọi là đốĩ sô" của mảng, nó sẽ cho ra một
hay nhiều kết quả khác nhau.
Nội dung của mảng có thể chứa giá trị sô", chuỗi, các
giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi.
+ Giá trị sô" trong mảng bao gồm các giá trị sô"nguyên,
sô"thập phân hay sô"kỹ thuật.
+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.
+ Giá trị luận lý là Ture hoặc Ealse.
Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %,$...
Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma
trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9).
Các đối sô" của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng
nhau.
22
nguon tai.lieu . vn
