- Trang Chủ
- Cơ sở dữ liệu
- Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Những vấn đề trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Anh hào
Xem mẫu
- 1
PHÁT TRIỄN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Những vấn đề trong việc phát triễn HTTTQL
- 1.Khảo sát hiện trạng 2
Là 1 quá trình khám phá cách mà hệ thống đã được thiết
kế và vận hành trong tổ chức (làm bộc lộ các quan hệ nội
tại giữa các thành phần trong hệ thống) để từ đó hiểu được
hệ thống đang hoạt động như thế nào, đang giải quyết
những công việc gì, với mục đích gì.
Khảo sát hiện trạng còn là để nhận thức được yêu cầu
(mong đợi) đối với hệ thống.
Nội dung khảo sát:
• Tìm hiểu tổ chức từ quan điểm hệ thống
• Vai trò của hệ thống đang khảo sát trong tổ chức
• Tìm hiểu các quy trình làm việc trong hệ thống
• Tìm hiểu thông tin – dữ liệu của quy trình
• Hệ thống thông tin quản lý trên máy tính (nếu có)
- Các phương pháp khảo sát 3
Các phương pháp Truyền thống
1. Phỏng vấn cá nhân
2. Phỏng vấn nhóm
3. Phiếu thăm dò (questionaires)
4. Quan sát người sử dụng / tham quan thực tế
5. Phân tích tài liệu
Các pp khảo sát truyền thống không tạo cơ hội tốt để tận
dụng các loại nguồn lực có sẵn (vd: người sử dụng hoặc
giải pháp mới của thế giới) cho việc phát triễn hệ thống.
Các phương pháp hiện đại
1. Làm mẫu thử (Prototyping)
2. Join Application Design (JAD)
3. Business Process Reengineering (BPR)
- Đánh giá sơ lược sau khảo sát 4
Với mục đích nhận ra được những vấn đề chính của hệ thống
và khả năng giải quyết chúng.
1. Nhận xét và kết luận sơ lược sau khi khảo sát
• Workload: Tần suất, khối lượng công việc
• Efficiency: hiệu quả của hệ thống
• Effectiveness: hiệu lực của thông tin
2. Nhận định sơ lược về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách
thức (SWOT) của hệ thống củ để định hướng cho việc
phân tích, thiết kế hệ thống mới (khắc phục, cải tiến hoặc
cải cách)
- Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng 5
Ng.quản lý, Yêu cầu cho
hệ thống … Ng.thiết kế
vận hành
Nêu yêu cầu dựa trên Hiểu yêu cầu theo
chức năng quản lý q.điểm công nghệ
Ng.sử dụng Ng.lập trình
Nêu yêu cầu dựa trên Hướng đến tối ưu
tiện ích cá nhân về kỹ thuật xử lý
- Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng 6
1. Xác định chính xác các yêu cầu đối với hệ thống:
• Yêu cầu phải chính đáng (có ích cho tổ chức) và có sức
thuyết phục mọi người
• Yêu cầu phải khả thi (cụ thể, rõ ràng, giải quyết được)
• Các yêu cầu cho hệ thống phải nhất quán, không chứa
mâu thuẫn nội tại
• Yêu cầu là kết quả nhận thức từ thông tin (từ nhiều
nguồn tin, nhiều người) → không chủ quan hoặc tối ưu
cục bộ dẫn đến không tối ưu toàn cục
• Không hiểu sai yêu cầu từ người sử dụng (= người
chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn)
- Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng 7
2. Các thay đổi trên yêu cầu cần phải được kiểm soát chặt chẽ
theo thời gian để bảo đảm cho hệ thống được tạo ra đúng
như dự kiến.
• Sự thay đổi trên yêu cầu phải được bảo đảm là nó sẽ
đưa đến cải tiến – có lợi hơn cho tổ chức, xét trên vai
trò của hệ thống đối với tổ chức
• Thay đổi càng nhiều thì càng làm tăng xác suất lỗi do
hiểu sai hoặc làm sai yêu cầu
- 2. Phân tích thiết kế hệ thống 8
Là chuổi công đoạn định nghĩa chính xác yêu cầu đối với
hệ thống (phân tích) và thiết lập giải pháp để giải quyết
các yêu cầu này (thiết kế). Tất cả các hoạt động trên đều
nằm trong ý niệm của nhóm phát triễn hệ thống.
Để cũng cố ý niệm, các hoạt động phân tích và thiết kế cần
phải:
• Dựa trên tài liệu (mô hình, lược đồ hệ thống) để chia
sẽ quan điểm và để kiễm chứng lại
• Có cách tiếp cận nhất quán cho toàn bộ hoạt động phân
tích và thiết kế (vd: SADT hay OOAD)
• Có các tiêu chí đánh giá (khen, chê) nhất quán.
- Các vấn đề chung 9
Thiếu sự tiếp cận có hệ thống khi thực hiện phân tích, thiết
kế, dẫn đến nhiều sai sót như:
• Dư thừa dữ liệu hoặc xử lý (gây lãng phí tài nguyên)
• Nội dung dữ liệu hoặc xử lý không nhất quán (gây mâu
thuẩn trong việc sử dụng hệ thống)
Thiếu sự hợp tác giữa nhóm phát triễn hệ thống với người
sử dụng (NSD)
• Áp đặt cách làm lên phần mềm, không quan tâm đến
cách làm của NSD → phần mềm bị từ chối sử dụng
• Không có “ngôn ngữ chung” để hiểu nhau → hệ thống sẽ
kém hiệu quả.
Thiếu một chuẩn thống nhất cho việc hợp tác thực hiện
- Vấn đề phân tích hệ thống 10
1. Nhận định chính xác vai trò của hệ thống thông tin quản lý
đối với tổ chức
MIS được thiết kế bởi chuyên viên CNTT, và khai thác bởi nhà
quản lý. Hai đối tượng này có kiến thức chuyên môn và vai trò
khác nhau đối với tổ chức → khó thống nhất quan điểm → cần
giảm khoảng cách kiến thức giữa hai đối tượng để định nghĩa
được các mục tiêu thiết thực (quản lý) và khả thi (cntt) cho hệ
thống.
2. Hệ thống thông tin quản lý chỉ thực sự có hiệu quả khi nó
trợ giúp thực hiện tốt các mục tiêu của tổ chức (thể hiện
trên kế hoạch ngắn và dài hạn của tổ chức).
3. Hệ thống thông tin tốt không phải là hệ thống đa năng với
chi phí lớn; mà là hệ thống có hiệu quả (kinh tế) cao; ie: chi
phí đầu tư thấp nhưng tạo ra giá trị sử dụng cao.
- Vấn đề thiết kế hệ thống 11
1. Chất lượng của hệ thống không chỉ phụ thuộc vào năng lực
xử lý dữ liệu, nó còn phụ thuộc vào chất lượng của dữ
liệu được chọn đưa vào hệ thống (lấy ở đâu, khi nào, độ tin
cậy là bao nhiêu)
2. Hệ thống sẽ hoạt động tốt khi tất cả mọi loại nguồn lực cần
thiết cho nó (phần mềm, phần cứng, mạng máy tính, người
sử dụng, thủ tục vận hành, tài liệu và các chuẩn/quy tắc)
được hoạch định và sử dụng đúng.
3. Hệ thống thông tin không phải là công cụ có thể thay thế dể
dàng; nó cần phải được phát triễn/thay đổi cho phù hợp
với quá trình phát triễn của tổ chức
• Thiết kế hợp chuẩn và áp dụng công nghệ phù hợp để hệ thống
dể phát triển và giảm rủi ro.
• Tài liệu mô tả hệ thống cần phải được duy trì cùng với hệ thống
để làm cơ sở cho các cải tiến & nâng cấp
- 4. Hiện thực hóa hệ thống 12
Hiện thực tất cả những ý tưởng thiết kế của hệ thống
thành mã lệnh điều khiển CPU & cấu trúc lưu trữ vật lý
trên một hệ quản trị CSDL; thiết lập môi trường vận
hành hệ thống có các quy tắc, quy trình và con
người tham gia xử lý.
Không phải chỉ có xây dựng ra sản phẩm phần mềm
(chương trình, CSDL, đặc tả hệ thống), hệ thống
thông tin còn cần thêm nhiều công việc khác: kiễm
tra, cài đặt, lập tài liệu, chuyển đổi, huấn luyện, hổ
trợ sử dụng và bảo trì
- Kiễm tra (Quality Control) 13
Khảo sát, phân tích Thiết kế Thiết kế Phần Hệ
luận lý vật lý Mềm thống
Phát sinh & định nghĩa yêu cầu Thiết lập và thực hiện giải pháp để
cho hệ thống. thỏa mãn các yêu cầu
(1) Các thay đổi phải tương (1) Tất cả các tiến trình phải được
thích hoàn toàn với những gì kiểm soát để ngăn ngừa hoặc
được giữ lại (không thay đổi) điều chỉnh các hành động và
nhận thức không đúng về giải
(2) Các bài toán của tổ chức
pháp
đã được giải quyết (có giải
pháp) (2) Hiện thực của hệ thống phải
thỏa mãn toàn bộ yêu cầu nêu
(3) Các yêu cầu của tổ chức
trong các mức thiết kế
được thể hiện đầy đủ, liên kết
và kiểm chứng được.
- Kiễm tra 14
Đối tượng kiễm tra gồm
1. Phần mềm (chương trình,CSDL, tài liệu đặc tả)
2. Phần cứng, thiết bị
3. Quy trình thủ tục xử lý công việc, quy tắc, chuẩn
4. Người tham gia xử lý trên hệ thống
5. Dữ liệu cho phần mềm
- Cài đặt (installation) 15
Thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống để người sử dụng
khai thác được các chức năng của hệ thống
1. Cài đặt phần mềm ứng dụng
• Giải quyết xung khắc giữa các phần mềm
• Giải quyết sự không tương thích giữa phần mềm và lớp nền
2. Thiết lập thông số của hệ thống, trong
• Các phần mềm,
• Cơ sở dữ liệu,
• Hệ điều hành và drivers,
• Máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.
3. Thiết lập quyền sử dụng cho users
4. Quản lý cấu hình hệ thống
• Vị trí cài đặt, settings, versions và người sử dụng
- Chuyển đổi hệ thống 16
Chuyển các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện
trên hệ thống củ sang khai thác trên hệ thống mới, có xác định
nội dung cần chuyển đổi và phương pháp chuyển đổi.
Nội dung chuyển đổi
1. Quy trình nghiệp vụ: thay quy trình củ bằng q.trình mới
• Có quy định lại vai trò, trách nhiệm của từng user
• Có phân biệt sự khác nhau giữa công việc củ và mới
2. Biểu mẫu : ban hành biểu mẫu mới thay thế biểu củ
3. Chuyển đổi dữ liệu từ CSDL củ sang CSDL mới
4. Thay đổi phần mềm và hệ điều hành
5. Thay thế hoặc bổ sung thiết bị
- Chuyển đổi hệ thống 17
Cách chuyễn đổi
• Direct conversion: Nhanh, ít tốn kém nhưng có nhiều rủi ro
nếu hệ thống mới hư hỏng
• Parallel conversion: An toàn khi chuyển đổi, nhưng tốn nhiều
chi phí để vận hành song song 2 hệ thống (khối lượng công
việc của người nhân viên tăng 2 lần)
• Phased conversion: An toàn khi chuyển đổi và ít tốn kém hơn
parallel conversion, nhưng nếu giữa hệ thống củ và hệ thống
mới có dùng chung dữ liệu thì độ phức tạp của việc chuyển
đổi sẽ tăng cao do phải đồng bộ dữ liệu trên cả 2 hệ thống.
• Pilot conversion: Các sự cố của hệ thống mới chỉ tập trung vào
một nơi được chọn làm thí điểm; khi đó công việc tại nơi này
được chuyển sang các nơi khác thực hiện.
- Lập tài liệu 18
1. Tài liệu hệ thống: Là chương trình nguồn, cấu trúc dữ
liệu và hồ sơ đặc tả hệ thống (URD, DFD, ERD,..).
2. Hướng dẫn sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai thác, vận
hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng.
Role 1 Role 2
Quy trình nghiệp vụ 1 Quy trình nghiệp vụ 2
Function 1 Function 2 Function 3 Function 4
Hệ thống phần mềm, mạng, thiết bị
- Huấn luyện 19
Bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành, khai thác
và quản lý hệ thống cho người sử dụng.
** Nội dung và khối lượng huấn luyện phải được thiết kế phù
hợp với người được huấn luyện.
Phương pháp
1. Hướng dẫn sử dụng tại chổ
2. Tổ chức lớp huấn luyện
3. Sử dụng phần mềm huấn luyện
4. Sử dụng User Guide / Help
- Hổ trợ sử dụng 20
Trợ giúp người sử dụng giải quyết những tình huống khó khăn
trong khi đang sử dụng hệ thống.
Phương pháp
1. Hổ trợ vận hành, khai thác
• Bằng phần mềm, vd: “Office Assistant”
• Bằng Website (Online helps, forum, chat)
• Bằng điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp
2. Khắc phục sự cố
• Bằng phần mềm cài đặt sẵn (error-recovery)
• Điều khiển từ xa qua mạng
• Thực hiện nhân công
nguon tai.lieu . vn
