- Trang Chủ
- Cơ sở dữ liệu
- Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ
Xem mẫu
- BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ
------- -------
BÀI GIẢNG
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Mã số: MĐ 39
NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX. Dĩ An, Tỉnh Bình Dương
Email: cn.cnnlnb@gmail.com.
[Lưu hành nội bộ]
-2018-
- GIỚI THIỆU.
Hệ thống thông tin (HTTT) là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ
thông tin (CNTT) đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các
doanh nghiệp. Mặc dù hiện nay có khá nhiều ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở
dữ liệu cũng như các phần mềm chuyên dụng cho quản lý song đối với một hệ thống
quản lý lớn việc vận dụng ngay các phần mềm đó là một vấn đề gặp không ít khó
khăn.
Các hệ thống thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý có nhiều
nguyên nhân song nguyên nhân quan trọng đó là các nhà xây dựng hệ thống thông tin
không được trang bị kiến thức cơ bản về phân tích và thiết kế, thiếu kinh nghiệm tham
gia vào quá trình phân tích thiết kế dẫn đến giai đoạn cài đặt phải thay đổi nhiều, gây ra
sự lãng phí trong việc xây dựng khai thác, bảo trì và phát triển hệ thống.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng và phát triển
hệ thống thông tin bao gồm các lý thuyết, mô hình, phương pháp và các công cụ sử dụng
trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống.
Tài liệu này đề cập tới việc phân tích và thiết kế một HTTT, nhấn mạnh đến
HTTT quản lý. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng
và phát triển hệ thống thông tin bao gồm các lý thuyết, mô hình, phương pháp và các
công cụ sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Tài liệu được giảng dạy
ở năm cuối của các bậc đào tạo. Nội dung chính được sắp xếp theo thứ tự các giai đoạn
phát triển hệ thống:
- Giai đoạn khảo sát, tìm hiểu nhu cầu hệ thống nhằm xác định hệ thống được
lập ra đáp ứng nhu cầu gì của người dùng.
- Giai đoạn phân tích nhằm đi sâu chi tiết vào các chức năng và dữ liệu của hệ
thống, cho biết hệ thống phải làm gì.
- Giai đoạn thiết kế nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để hệ thống
thỏa mãn các các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra đồng thời chú trọng đến các
ràng buộc trong thực tế, mang tính khả thi dù phải thoả hiệp một số các tiêu chuẩn nhất
định.
- Giai đoạn cài đặt bao gồm công việc chính là lập trình và kiểm sửa. Đây là giai
đoạn chuyển các kết quả phân tích thiết kế thành các sản phẩm ứng dụng.
- - Giai đoạn khai thác, bảo trì và triển khai hệ thống vào sử dụng đồng thời hiệu
chỉnh các sai lỗi và thay đổi khi phát hiện những chỗ chưa thích hợp.
Tài liệu được biên soạn có tham khảo từ các tài liệu, bài giảng và kinh nghiệm
giảng dạy của tập thể giáo viên Khoa, nên không thể tránh khỏi các thiếu soát rất mong
nhận được ý kiến góp ý để tài liệu hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Khoa
Công nghệ thông tin, Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Nam Bộ.
Điện thoại: 0274 3772 899; Email: cn.cnnlnb@gmail.com.
Chân thành cảm ơn !
Bình Dương, ngày 01 tháng 8 năm 2018
Nhóm biên soạn
2
- MỤC LỤC
GIỚI THIỆU. .............................................................................................................................. 1
MỤC LỤC ................................................................................................................................... i
Chương 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ..................................... 2
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ. .......................................................................... 2
1.1.1. Khái niệm về thông tin, hệ thống thông tin. ......................................................... 2
1.1.2. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin. ........................................................ 5
1.1.3. Thành phần của Hệ thống thông tin: .................................................................... 6
1.1.4. Các đặc trưng của Hệ thống thông tin: ................................................................ 8
1 2. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN THÔNG DỤNG. ........................................................ 9
1.2.1. Hệ xử lý tác nghiệp (TPS: Transaction Processing Systems). ............................ 9
1.2.2. Hệ thống thông tin quản lý (MIS:Management Information Systems). ............ 9
1.2.3. Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS: Decision Support Systems). ............................ 10
1.2.4. Hệ thống thông tin tổng thể trong tổ chức hoạt động. ..................................... 10
1.2.5. Qúa trình phát triển hệ thống thông tin:............................................................ 12
1.3. CÁC THÀNH PHẦN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN. ............................................. 15
1.3.1. Hệ thống trang thiết bị. ........................................................................................ 15
1.3.2. Hệ thống phần mềm máy tính. ............................................................................ 16
1.3.3. Hệ thống dữ liệu.................................................................................................... 17
1.3.4. Sự quản lý vận hành hệ thống. ............................................................................ 17
1.4. XÂY DỰNG THÀNH CÔNG MỘT DỰ ÁN CNTT. .................................................. 18
1.4.1. Bước 1: Phát triển kế hoạch sơ khởi, giải thích với những người liên quan về
tầm quan trọng và thảo luận các thành phần trọng điểm của dự án. ....................... 18
1.4.2. Bước 2: Xác định vai trò và nhiệm vụ ................................................................ 19
1.4.3. Bước 3: Xác định phát triển phạm vi của dự án................................................ 20
1.4.4. Bước 4: Phát triển chi tiết của phạm vi dự án. .................................................. 21
1.4.5. Bước 5: Bắt đầu dự án. ........................................................................................ 21
1.4.6. Bước 6: Phát triển lịch trình dự án. .................................................................... 22
1.4.7. Bước 7: Phát triển kế hoạch sử dụng nhân sự. .................................................. 22
1.4.8. Bước 8: Phân tích chất lượng và rủi ro cho dự án. ........................................... 22
1.4.9. Bước 9: Phát triển kế hoạch truyền thông. ........................................................ 23
1.4.10. Bước 10: Tạo ra bản baseline cho kế hoạch dự án và truyền thông. ............. 23
1.5. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ. ................................................. 24
1.5.1. Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ........................ 24
1.5.2. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc. ................................... 25
1.5.3. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc. ..................................... 25
- 1.6.1. Chiến lược và khảo sát......................................................................................... 27
1.6.2. Phân tích hệ thống................................................................................................ 27
1.6.3. Thiết kế hệ thống. ................................................................................................. 28
1.6.4. Xây dựng. .............................................................................................................. 28
1.6.5. Kiểm thử và tích hợp hệ thống. .......................................................................... 28
1.6.6. Cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống. ............................................................... 29
Chương 2. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG ............................................................ 30
2.1. PHƯƠNG PHÁP MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG. ........................................................ 30
2.1.1. Các phương pháp mô hình hóa. .......................................................................... 30
2.1.2. Ba thành phần cơ bản của một phương pháp. .................................................. 30
2.1.3. Các phương pháp mô hình hóa. .......................................................................... 31
2.2. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG. ................................... 32
2.2.1. Mục đích................................................................................................................ 32
2.2.2. Nội dung nghiên cứu và đánh giá hiện trạng..................................................... 32
2.3. CÁC NGUỒN ĐIỀU TRA VÀ MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT THƯỜNG
DÙNG. ................................................................................................................................. 33
2.3.1. Các nguồn điều tra. .............................................................................................. 33
2.3.2. Một số phương pháp khảo sát thường dùng...................................................... 34
2.4. XÂY DỰNG DỰ ÁN. .................................................................................................. 37
2.4.1. Lập hồ sơ về điều tra và xác lập giải pháp......................................................... 37
2.4.2. Dự trù về thiết bị. ................................................................................................. 38
2.4.3. Kế hoạch triển khai dự án. .................................................................................. 38
2.5. GIỚI THIỆU NGHIÊN CỨU HIỆN TRANG MỘT SỐ HỆ THỐNG THÔNG TIN
PHỔ BIẾN. .......................................................................................................................... 39
2.5.1. Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng"............................................................ 39
2.5.2. Hệ thống thông tin " Quản lý công chức" ......................................................... 43
2.5.3. Hệ thống thông tin "Quản lý đào tạo" ............................................................... 44
Chương 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG ...................................................... 46
3.1. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ. .......................................................................... 46
3.1.1. Định nghĩa mô hình phân rã chức năng. ........................................................... 46
3.1.2. Các thành phần của mô hình phân rã chức năng. ............................................ 47
3.2. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU. ............................................................................................ 52
3.2.1. Mục đích................................................................................................................ 52
3.2.2. Định nghĩa............................................................................................................. 52
3.2.3. Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu ....................................................... 53
3.2.4. Một số quy tắc ...................................................................................................... 55
ii
- 3.2.5. Trình tự xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu ................................................................ 56
3.2.6. Chuyển từ mô hình luồng dữ liệu vật lý sang mô hình luồng dữ liệu logic ....... 59
3.2.7. Chuyển từ mô hình luồng dữ liệu của hệ thống cũ sang mô hình luồng dữ liệu
của hệ thống mới ............................................................................................................. 61
3.2.8. Hoàn chỉnh mô hình luồng dữ liệu ...................................................................... 62
3.3. ĐẶC TẢ TIẾN TRÌNH. ................................................................................................ 63
3.3.1. Mục đích và yêu cầu đặc tả chức năng ............................................................... 63
3.3.2. Các phương tiện đặc tả chức năng ...................................................................... 63
Chương 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU .............................................................. 68
4.1. PHƯƠNG TIỆN MÔ TẢ DỮ LIỆU. ............................................................................ 68
4.1.1. Mã hóa dữ liệu ...................................................................................................... 68
4.1.2. Từ điển dữ liệu ...................................................................................................... 71
4.2. XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT........................................................ 72
4.2.1. Các khái niệm ....................................................................................................... 72
4.2.2. Đặc tả mối quan hệ giữa hai kiểu thực thể ......................................................... 74
4.2.3. Mô hình thực thể liên kết mở rộng và hạn chế .................................................. 77
4.2.4. Các phương pháp xây dựng mô hình.................................................................. 80
4.3. CHUYỂN ĐỔI SANG MÔ HÌNH QUAN HỆ DỮ LIỆU. ........................................... 86
4.3.1. Một số khái niệm .................................................................................................. 86
4.3.2. Chuẩn hóa quan hệ ............................................................................................... 87
4.3.3. Phương pháp lập lược đồ dữ liệu theo mô hình ................................................. 92
Chương 5. THIẾT KẾ HỆ THỐNG ....................................................................................... 103
5.1. THIẾT KẾ TỔNG THỂ. ............................................................................................. 103
5.1.1. Phân định hệ thống máy tính và hệ thống thủ công ........................................ 103
5.1.2. Xác định các hệ thống con máy tính. ................................................................ 105
5.1.3. Sơ đồ dòng dữ liệu hệ thống .............................................................................. 106
5.2. THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY. ................................................................. 112
5.2.1. Thiết kế giao diện hướng đối thoại.................................................................... 112
5.2.2. Thiết kế màn hình ............................................................................................... 114
5.2.3. Thiết kế báo cáo .................................................................................................. 114
5.3. THIẾT KẾ KIỂM SOÁT ............................................................................................. 114
5.3.1. Kiểm soát dữ liệu vào/ra .................................................................................... 114
5.3.2. Kiểm soát các sự cố làm gián đoạn chương trình ............................................ 115
5.3.3. Kiểm soát xâm phạm từ con người ................................................................... 115
5.4. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH .................................................................................... 117
5.4.1. Thiết kế cấu trúc chương trình ......................................................................... 117
iii
- 5.4.2. Đặc tả modul ....................................................................................................... 121
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................... 128
THUẬT NGỮ SỬ DỤNG ..................................................................................................... 130
A ......................................................................................................................................... 130
B ......................................................................................................................................... 131
C ......................................................................................................................................... 131
D ......................................................................................................................................... 133
E ......................................................................................................................................... 135
F ......................................................................................................................................... 136
G ......................................................................................................................................... 137
H ......................................................................................................................................... 137
I .......................................................................................................................................... 137
K ......................................................................................................................................... 138
L ......................................................................................................................................... 139
M ........................................................................................................................................ 139
N ......................................................................................................................................... 140
O ......................................................................................................................................... 140
P ......................................................................................................................................... 141
R ......................................................................................................................................... 143
S ......................................................................................................................................... 143
T ......................................................................................................................................... 146
U ......................................................................................................................................... 147
V ......................................................................................................................................... 147
W ........................................................................................................................................ 147
iv
- NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN
Thời gian
Tên chương, mục
S TT Thực
Tổng Lý Kiểm tra*
hành,
số thuyết (LT hoặc TH)
Bài tập
Đại cương về hệ thống thông tin
1 6 3 3
quản lý.
2 Khảo sát hiện trạng hệ thống 6 2 4
3 Phân tích hệ thống về chức năng 22 5 15 2
4 Phân tích hệ thống về dữ liệu 12 4 8
5 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý 14 4 8 2
Tổng cộng 60 18 38 4
DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.
TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ THÔNG SỐ
TT ĐƠN VỊ GHI CHÚ
- VẬT LIỆU SỐ KT LƯỢNG
I THIẾT BỊ- MÁY MÓC
1 Máy chiếu. Cái 1
2 Máy tính Cái 1
II DỤNG CỤ
1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01
III VẬT LIỆU
1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2
2 Giấy A1 làm bài tập nhóm A1 Tờ 8
3 Giấy cắt làm thẻ màu A4 Pgrand Tờ 8
Viết lông viết làm bài tập Thiên long -
4 Cây 8
nhóm WB03
5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1
1
- Chương 1.
ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Thời gian: 6 g (LT: 3g; TH:3g ; KT:0g)
Mục tiêu:
Sau khi học xong phần này người học có khả năng:
- Trình bày được các khái niệm, thành phần, vai trò của các hệ thống thông tin, qui
trình để xây dựng một hệ thống thông tin, đặc điểm, tính năng của một số loại hệ thống
thông tin thông dụng;
- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin;
- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.
Nội dung:
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.
Các hệ thống thông tin được tin học hoá là một chủ đề rất rộng và có nhiều
khía cạnh khác nhau. Hệ thống thông tin được tin học hoá là phương pháp sử dụng
một hệ thống máy tính để giải quyết các vấn đề quản lý đã được xác định của người
sử dụng. Vì thế, máy tính cung cấp những giải pháp thông qua việc cung cấp các
thông tin hữu ích tới người sử dụng bằng cách xử lý thông tin được nhập vào. Toàn bộ
quá trình này được gọi là một hệ thống thông tin (HTTT). Để thuận tiện, trong tài liệu
này chúng ta sẽ sử dụng từ “hệ thống” hoặc “dự án” thay cho cụm từ “Hệ thống
thông tin”.
Nội dung chính của chương này bao gồm:
- Các khái niệm về thông tin, HTTT.
- Nhiệm vụ, vai trò và các thành phần của HTTT.
- Quy trình phát triển HTTT.
- Các kỹ thuật khảo sát thu thập thông tin.
- Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi của hệ thống sẽ xây
dựng.
1.1.1. Khái niệm về thông tin, hệ thống thông tin.
1.1.1.1. Thông tin:
Mục tiêu:
- Hiểu được ý nghĩa, vai trò của thông tin trong thực tiễn;
- Phân biệt được giữa dữ kiện và thông tin;
2
- - Trình bày được các đặc điểm của thông tin.
a) Ý nghĩa - vai trò của thông tin:
- Thông tin là một trong sáu loại tài nguyên trong tổ chức hoạt động: Trong bất kỳ
tổ chức hoạt động ngày nay đều có 6 loại tài nguyên cơ bản:
+ Tài chính;
+ Nguồn nhân lực;
+ Thiết bị;
+ Máy móc;
+ Nguyên nhiên vật iệu;
+ Sự quản lý điều hành và thông tin.
- Thông tin là một trong ba thành phần cấu thành nên thế giới khách quan:
+ Vật chất;
+ Năng lượng;
+ Thông tin.
Thông tin ngày nay chiếm tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu giá thành của mọi hàng
hóa sản phẩm và dịch vụ; đặc biệt đối với xã hội càng phát triển thì tỷ trọng của thông tin
chiếm trong cơ cấu giá thành càng lớn;
- Thông tin là một trong bốn vấn đề quan trọng của thế kỷ 21:
+ Công nghệ sinh học;
+ Công nghệ vật liệu mới;
+ Năng lượng mới và thông tin.
b) Các đặc điểm của thông tin:
Thông tin với tư cách là hàng hoá ( có hai thuộc tính giá trị và giá trị sử dụng) thì
nó là hàng hoá dạng đặc biệt bởi vì việc bán thông tin thực chất là việc nhân bản;
Thông tin có tính tích hợp, nếu tiếp tục chế biến sẽ cho ra thông tin mới có giá trị
và giá trị sử dụng cao hơn;
Ví dụ: Hệ điều hành Windows XP Windows 7
Thông tin khác với dữ kiện, một dữ kiện có phải là thông tin hay không nó hoàn
toàn phụ thuộc vào ngữ cảnh và con người cụ thể tiếp nhận nó. Thông tin phải là những
gì khi con người tiếp nhận nó thì mở rộng thêm được nhận thức và tư duy; còn không thì
nó chỉ là dữ kiện;
3
- Việc chuyển giao thông tin ngày nay không phụ thuộc vào không gian và thời gian
nhờ vào môi trường Internet.
1.1.1.2. Hệ thống thông tin:
Mục tiêu:
- Làm cho sinh viên nhận biết được các yếu tố của một hệ thống: phần tử, mục đích,
môi trường;
- Nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin, nhằm định hướng cho quá trình phân tích
và thiết kế hệ thống thông tin;
- Trình bày được các đặc trưng của HTTT;
- Hiểu và trình bày được các HTTT được phân loại theo chức năng. Nêu ra được các
giai đoạn phát triển hệ thống.
a) Khái niệm về Hệ thống thông tin (HTTT):
Ngày nay hệ thống thông tin được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống vì có
sự hỗ trợ của máy tính và chúng ta gọi là HTTT tự động hoá. Để hiểu rõ thuật
ngữ này chúng ta xuất phát từ khái niệm hệ thống chung nhất, hệ thống nghiệp
vụ (Business) rồi đến hệ thống thông tin.
Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với
nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục
đích nào đó. Môi trường là phần nằm ngoài hệ thống đang xét và thực chất nó là một hệ
thống nào đó có giao tiếp với hệ thống đang xét. Giữa hệ thống và môi trường là đường
giới hạn xác định phạm vi của hệ thống.
Hình 1.1: Mô hình tổng quát của một hệ thống.
4
- b) Mục đích của Hệ thống thông tin:
Bất kỳ hệ thống nào cũng phải có mục đích, bởi lẽ mục đích của hệ thống chính là
lý do để hệ thống tồn tại. HTTT có mục đích thu nhận, xử lý, truyền dẫn, cung cấp thông
tin đáp ứng nhu cầu dùng tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân.
- Đối với doanh nghiệp: HTTT có mục đích là nâng cao năng lực cạnh tranh của
doanh nghiệp.
- Đối với cơ quan hành chính nhà nước: HTTT có mục đích nâng cao hiệu lực điều
hành và quản lý nhà nước.
- Đối với tầm Quốc gia: Về cơ bản HTTT có mục đích nâng cao năng lực cạnh tranh
của Quốc gia đối với Quốc tế và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.
Mọi hệ thống đều có sự tương tác với môi trường bên ngoài. Qua quá trình hoạt
động có thể kết quả mang lại của hệ thống không như mong đợi, vì vậy mọi hệ thống đều
có mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được; nếu sự hoạt động của hệ thống mà kết
quả đạt được không nằm trong giới hạn của mức độ này thì hệ thống bị phá huỷ.
Ví dụ: Hệ thống điều hoà nhiệt độ cơ thể con người: Mục đích duy trì nhiệt độ là
37.5oC, mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được là từ 36.50C đến dưới 420C.
1.1.2. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin.
Chức năng chính của HTTT là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ. Quá
trình xử lý thông tin như một mô hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông tin đầu vào,
thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ xử lý biến đổi dữ liệu
đầu vào và cho ra thông tin đầu ra. Hình 1.2 chỉ ra mô hình xử lý thông tin đơn giản.
Hình 1.2: Mô hình xử lý thông tin đơn giản của hệ thống.
- Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính:
+ Thông tin tự nhiên là loại thông tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh như tiếng
nói, công văn, hình ảnh v.v. Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với
các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.
5
- + Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất
định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy định và nó dễ dàng
được tin học hoá.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ HTTT có các hoạt động đối nội và đối ngoại:
+ Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài
và đưa thông tin ra môi trường bên ngoài. Thí dụ như thông tin về giá cả, thị trường,
sức lao động, nhu cầu hàng hoá v.v.
+Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ
nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tự
nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp
vụ của hệ thống.
- Vai trò của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và môi
trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Hình 1.3 dưới đây
cho ta cách nhìn nhận vai trò của hệ thống thông tin trong hệ thống nghiệp vụ. Mỗi hệ
thống con đều có đầu vào đầu ra. Ngoài ra, HTTT cung cấp các thông tin cho các hệ
quyết định và tác nghiệp. Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định sẽ
được HTTT chế biến, tổng hợp trước khi đưa ra môi trường bên ngoài.
1.1.3. Thành phần của Hệ thống thông tin:
1.1.3.1. Đặc điểm của HTTT.
HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng
tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết
định hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các nghiệp vụ được phân thành nhiều
cấp do vậy các thông tin được xử lý và luân chuyển từ mức trên xuống dưới và
chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần mức trên.
1.1.3.2. Các thành phần cơ bản của HTTT.
Hệ thống thông tin gồm có các thành phần cơ bản sau:
a) Hệ thống trang thiết bị:
6
- Có khả năng thu nhận, xử lý và truyền dẫn thông tin bao gồm tất cả các thiết bị vật
lý sử dụng trong HTTT. Thiết bị này bao gồm phần cứng như máy tính, các thiết bị đầu
cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ,
máy kiểm tra chữ ký v.v...
b) Hệ thống phần mềm máy tính.
Bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là
các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm. Các chương trình này
gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương
trình tiện ích. Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống
trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu.
c) Hệ thống dữ liệu.
Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được lưu giữ vì lý do pháp lý hoặc vì
sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu này được lưu trong các file và cơ
sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng.
d) Sự quản lý vận hành hệ thống.
- Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người quản lý và
người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp với hệ thống và
cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin từ nó
- Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả
mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ tục xác định các quy
trình, thao tác và các công thức tính toán.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính
là dữ liệu và xử lý:
- Các dữ liệu: CSDL là các thông tin được cấu trúc hoá. Với mỗi cấp quản lý lượng
thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý.
Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
+ Luồng thông tin vào:
Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc
doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Chúng được phân
thành ba loại sau:
7
- * Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi,
các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu khi xử lý thông
tin sau này.
* Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị,
khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.
* Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của
các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ theo lô.
- Luồng thông tin ra:
* Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu
cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là kết quả của
việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác
và kịp thời.
* Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các
báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ
thể trực tiếp, sát với từng đơn vị.
* Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông
tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở, và khả
năng giao tiếp của hệ thống với môi trường bên ngoài. Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ
thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thông
tin thừa trong quá trình xử lý.
1.1.4. Các đặc trưng của Hệ thống thông tin:
- HTTT có thể gồm nhiều hệ thống con có phân cấp. Khi các hệ thống con cùng hoạt
động chúng sẽ tương tác lẫn nhau và mang lại hiệu quả cao hơn cho toàn hệ thống.
Ví dụ: HTTT tài chính, tiền lương, nguyên vật liệu,…tạo nên HTTT của một công
ty.
- HTTT phải được tổ chức xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện
đại. Trong thời đại ngày nay cùng với sự phát triển năng động của xã hội đòi hỏi con
người phải xử lý khối lượng thông tin rất lớn và nhanh chóng, vì vậy để đáp ứng yêu cầu
này thì HTTT phải được xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện đại – đó
là hệ thống máy tính điện tử.
8
- - HTTT phải hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định. Trong thực tế mọi tổ chức hoặc
cá nhân luôn có nhu cầu ra quyết định nhằm điều chỉnh hoặc định hướng cho mọi hoạt
đông của tổ chức hoặc cá nhân phù hợp với yêu cầu phát triển của xã hội. Muốn ra được
những quyết định đúng đắn thì cần phải có thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Để hệ
thống thông tin có hiệu quả thì HTTT phải có định hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định.
- HTTT là hệ thống có kết cấu mềm dẻo và có khả năng tiến hoá : HTTT có mục
đích xử lý và cung cấp thông tin thoả mãn nhu cầu dùng tin của mọi tổ chức và cá nhân.
Xã hội luôn vận động và phát triển vì vậy nhu cầu dùng tin của mọi tổ chức hoặc cá nhân
cũng luôn biến đổi cùng với sự phát triển của xã hội ; do đó HTTT phải có khả năng đáp
ứng các nhu cầu thông tin mới sẽ phát sinh trong tương lai. Để đảm bảo điều này HTTT
phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng tiến hoá; yêu cầu này nhằm đảm bảo tuổi thọ
của HTTT trong một khoảng thời gian nhất định.
1 2. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN THÔNG DỤNG.
1.2.1. Hệ xử lý tác nghiệp (TPS: Transaction Processing Systems).
Một hoạt động tác nghiệp là một hoạt động cơ bản, thường xuyên diễn ra trong tổ
chức hoạt động có tính chu kỳ và có quy trình giao tác rõ ràng. Hệ xử lý tác nghiệp là hệ
thống tự động hoá một số công việc tác nghiệp bằng thủ công trên hệ thống máy tính và
thường phục vụ cho nhân viên giao tác thừa hành.
Hệ thống có thể xử lý các giao tác: thu nhận, cập nhật, tính toán, sắp xếp, phân loại,
thống kê, lưu trữ, tìm kiếm và hiển thị thông tin…
Thu thập thông tin dữ liệu từ thực tiễn và đưa vào cơ sở dữ liệu của HTTT..
Ví dụ: Các hệ thống xử lý bán hàng, bán vé máy bay, tàu hoả , ATM…
1.2.2. Hệ thống thông tin quản lý (MIS:Management Information Systems).
- Hệ thống thông tin quản lý là hệ phục vụ cho công tác quản lý, những chức năng
chủ yếu của nó là xử lý thông tin và đưa ra các báo cáo có tính chất trình bày theo cấu
trúc có sẵn.
- Hệ thống này cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra các quyết định có cấu trúc,
thông thường cung cấp thông tin phục vụ cho người quản lý cấp trung bình trong tổ chức
hoạt động.
- Quyết định có cấu trúc là loại quyết định cần phải có:
+ Quy trình ra quyết định rõ ràng.
9
- + Yêu cầu thông tin cần để ra quyết định được xác lập tường minh.
Ví dụ: Duyệt cho thanh toán tiền đi công tác.
- Quyết định nửa cấu trúc và không có cấu trúc là loại quyết định không đảm bảo
một hoặc cả hai điều kiện của quyết định có cấu trúc.
1.2.3. Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS: Decision Support Systems).
Hệ hỗ trợ ra quyết định cung cấp các thông tin nhằm hỗ trợ việc ra các quyết định
nửa cấu trúc hoặc không có cấu trúc.
Các đặc điểm của hệ hỗ trợ ra quyết định:
- Thông tin có thể được kết xuất bằng hình ảnh nhiều hơn là văn bản.
- Hệ thống phải có khả năng trả lời các câu hỏi tình huống Nếu – Như (WHAT – IF)
- Hệ thống phải có giao diện thật tiện lợi để người sử dụng tương tác hỏi đáp tình
huống.
- Hệ thống có thể sử dụng mô hình khoa học: Tối ưu, Quy hoạch, Dự báo v.v…
Ví dụ: Quyết định bổ nhiệm 1 cán bộ, quyết định mở một chi nhánh ở địa điểm nào,
quy mô vốn đầu tư bao nhiêu v.v…là loại quyết định nửa cấu trúc hoặc không có cấu trúc.
1.2.4. Hệ thống thông tin tổng thể trong tổ chức hoạt động.
Có nhiều cách phân loại các HTTT dùng trong doanh nghiệp. Dưới đây là cách phân
loại dựa trên loại hỗ trợ mà HTTT cung cấp.
- Các hệ thống hỗ trợ hoạt động
+ Hệ thống xử lý giao dịch (xử lý giao dịch kinh doanh)
+ Hệ thống điều khiển tiến trình (điều khiển các quá trình công nghiệp)
+ Hệ thống cộng tác xí nghiệp (hỗ trợ giao tiếp, cộng tác trong doanh nghiệp)
- Các hệ thống hỗ trợ quản lý
+ Hệ thống thông tin quản lý (các báo cáo theo mẫu định trước)
+ Hệ hỗ trợ quyết định (hỗ trợ quyết định tương tác, không theo mẫu)
+ Hệ thống thông tin điều hành (các thông tin cho lãnh đạo cấp cao nhất)
Các hệ thống hỗ trợ hoạt động, hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng
cho các hoạt động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh
ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chúng thường
đảm nhận các vai trò sau đây:
- Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh,
10
- - Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm),
- Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp,
- Cập nhật các CSDL cấp Công ty.
Tuy nhiên các hệ thống này không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin
mang đặc thù quản lý. Muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các
HTTT hỗ trợ quản lý.
Các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định.
Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ
phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện. Về mặt ý
niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách ra quyết
định khác nhau:
- Các HTTT quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn,
và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp,
- Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho
các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo
kiểu tương tác, không phải theo định kỳ),
- Các HTTT điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác
nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các
cấp quản lý và điều hành.
Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp các loại HTTT sau
đây:
Các hệ chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và
hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng,
giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì.
Các hệ quản trị tri thức: Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ
chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong
toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh
doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề
của khách hàng.
11
- Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều
ứng dụng sản xuất và quản ly trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty. Thí dụ:
các HTTT hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực.
Các HTTT chiến lược: HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động hoặc
hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được các sản phẩm,
dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu
trực tuyến, các hệ thống web phục vụ thương mại điện tử (TMĐT), hoặc theo dõi việc
chuyển hàng (đối với các hãng vận chuyển).
Các HTTT tích hợp, liên chức năng: Đây là các HTTT tích hợp trong chúng nhiều
nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho
tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống "xí nghiệp" trợ giúp việc xử lý
thông tin cấp toàn doanh nghiệp. Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí
nghiệp (viết tắt trong tiếng Anh là ERP), quản trị quản hệ với khách hàng (CRM), quản
lý chuối cung ứng (SCM), và một số hệ khác.
1.2.5. Qúa trình phát triển hệ thống thông tin:
- Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần hoàn thành
theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau:
+ Xác định vấn đề, các yêu cầu quản lý hệ thống.
+ Xác định mục tiêu, ưu tiên, giải pháp sơ bộ và chứng minh tính khả thi.
+ Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống.
+ Thiết kế logic: Trả lời câu hỏi làm gì ? hoặc là gì ?. Phân tích sâu hơn các
chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới.
+ Thiết kế vật lý: đưa ra những biện pháp, phương tiện thực hiện, nhằm trả lời
câu hỏi : Làm như thế nào ?.
+ Cài đặt hệ thống: Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và lập trình.
+ Khai thác và bảo trì.
- Trình tự phát triển của hệ thống tuân theo một số chu trình :
+ Chu trình thác nước: Phát triển vào những năm 1970, mô tả sự phát triển của hệ
thống theo 5 giai đoạn: Phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm sửa và bảo trì.
Các giai đoạn này kế tiếp nhau và mỗi giai đoạn chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đó
kết thúc.
12
nguon tai.lieu . vn
