Xem mẫu
- 12/30/2017
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NỘI DUNG
KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG
Chương 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP
Tổng quan
Các thành viên trong cuộc họp
Các kỹ thuật hỗ trợ
GV: Ths. LÊ THỊ NGỌC TIỀN
Bộ môn: Quản trị kinh doanh – Marketing
Email: ltntien@agu.edu.vn KỸ NĂNG HỘI HỌP 2
KỸ NĂNG HỘI HỌP
TỔNG QUAN TỔNG QUAN
Thú vị
><
Phiền Thích
Lý do toái? ><
Ghét?
phải họp Lý do Họp để trao đổi
phải họp
thông tin
Phân
loại cuộc • Cung cấp
họp Phân loại
cuộc họp • Thu thập
Họp hàng tháng • Trao đổi
Nguyên
nhân họp Họp hàng tuần Nguyên Họp để kiểm soát
không nhân họp
hiệu quả Họp công đoàn công việc
không
Họp về an toàn lao động 3
hiệu quả • Xây dựng kế hoạch
Họp báo cáo tình hình bán hàng
• Kiểm soát
KỸ NĂNG HỘI HỌP 4
KỸ NĂNG HỘI HỌP hàng tháng; ….
1
- 12/30/2017
Xây dựng kế hoạch Kiểm soát
Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được
mục tiêu
Giám sát và đo
Đối chiếu tiến Điều chỉnh các
lường kết quả
Xác định nguồn lực cần thiết thực hiện các độ công việc so hoạt động,
công việc và
hoạt động với kế hoạch,
hiệu quả sử nếu cần
chỉ tiêu
dụng nguồn lực
Đặt chỉ tiêu cho công việc liên quan
KỸ NĂNG HỘI HỌP 5 KỸ NĂNG HỘI HỌP 6
Kiểm soát TỔNG QUAN
• Họp chính thức
Căn cứ
tính chất • Họp phi chính
SƠ ĐỒ thức
Lý do
QUY phải họp
TRÌNH Phân
HỘI loại cuộc Căn cứ • Họp định kỳ
HỌP họp tần suất • Họp đột xuất
Nguyên
nhân họp
không • Họp theo chủ đề
hiệu quả Căn cứ • Ví dụ: họp bàn
về kế hoạch tài
nội dung chính, kế hoạch
KỸ NĂNG HỘI HỌP 7 KỸ NĂNG HỘI HỌP
marketing… 8
2
- 12/30/2017
TỔNG QUAN
HỌP ĐỊNH KỲ
Không
thông báo
trước Không
Không ý chuẩn bị
kiến đóng chương
Lý do góp giá trị trình làm
phải họp việc cụ thể
Họp hằng Họp hàng Họp báo Nguyên
Họp xét thi Phân nhân
tháng của tuần của cáo tổng
đua, khen loại cuộc Không
BGĐ và các các phòng kết tình họp Áp lực
thưởng đúng
phòng ban ban hình ngầm về
người,
quan hệ
Nguyên đúng việc
nhân họp Không ai
không điều khiển
hiệu quả
KỸ NĂNG HỘI HỌP 9 KỸ NĂNG HỘI HỌP 10
KHÔNG NÊN TRIỆU TẬP CUỘC HỌP NẾU Những điều cần tránh khi tổ chức họp
Không có Không cần Có thể làm Chỉ vì đến
mục đích ý kiến tập cách khác định kỳ
rõ ràng thể tốt hơn phải họp
KỸ NĂNG HỘI HỌP 11 KỸ NĂNG HỘI HỌP 12
3
- 12/30/2017
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
NỘI DUNG
Người
Chủ tọa
Tổng quan tham dự
Các thành viên trong cuộc họp
Người
Các kỹ thuật hỗ trợ Thư ký
tổ chức
Vai trò của từng thành viên?
KỸ NĂNG HỘI HỌP 13
Buổi họp phải có mặt đầy đủ các thành viên kể trên? Tại sao? 14
CÁC THÀNHVIÊN TRONG CUỘC HỌP
NHẬN XÉT
KỸ NĂNG HỘI HỌP 15 KỸ NĂNG HỘI HỌP 16
4
- 12/30/2017
VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA
TRONG
Điều khiển Kiểm soát •Mục đích và
•Mở cuộc họp
mục tiêu họp?
•Thúc đẩy mọi •Theo dõi
•Quyết định
người tham gia kiểm tra thực
thành phần
vào cuộc họp hiện các thỏa
tham dự
•Giải quyết thuận trong
•Xây dựng cuộc họp
chương trình mâu thuẫn
họp •Đưa ra kết luận
TRƯỚC SAU
KỸ NĂNG HỘI HỌP 17
TRONG CUỘC HỌP XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP
Nội dung Tiên đoán
trước câu
hỏi hoặc
Mở đầu Kết thúc tranh cãi
• Đảm bảo đủ nội
Lắng nghe
dung trong thời Kiểm soát cẩn thận
• Nêu mục đích gian đã hoạch • Thống nhất ý
cuộc họp định kiến (biểu Xử lý
• Hỏi tài liệu • Hướng ý kiến quyết) tình
thảo luận theo • Tóm lại các ý huống
• Cho thời gian
trọng tâm trong Lưu ý người
đọc sơ tài liệu kiến Thông báo cuộc
• Cung cấp thêm tin xấu tham dự về
• Xin phép bắt • Thông báo họp thời gian
đầu cuộc họp thông tin cần thiết cuộc họp tiếp
• Mời các thành • Dự kiến và xử lý theo (nếu có)
viên phát các tình huống • Lời cảm ơn Ứng phó với
biểu xảy ra trong cuộc Xử lý tin đồn quan điểm
họp cá nhân
19 KỸ NĂNG HỘI HỌP 20
5
- 12/30/2017
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Trước khi họp Trong khi họp Sau khi họp
Thời gian & địa điểm Lắng nghe Nghe lại biên bản Mục đích cuộc họp
Thu xếp để họp Ghi chép Thực hiện công Ai tham dự
đúng giờ việc được giao
Phát biểu ý kiến
Đọc tài liệu Ghi nhớ thông Địa điểm, thời gian
Thảo luận báo cuộc họp
Chuẩn bị những tiếp theo Thông báo mời họp ra sao
ý kiến/ câu hỏi
Chương trình cuộc họp
Bố trí phòng họp
KỸ NĂNG HỘI HỌP 21 KỸ NĂNG HỘI HỌP 22
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP
Chương trình họp hàng tháng
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 2/2014
Chủ đề chính:…………………………………. Mục đích cuộc họp
Thời gian:…………………………………. Ai tham dự
Địa đểm:………………………………….
Địa điểm, thời gian
Chủ tọa:………………………………….
Thư ký:…………………………………. Thông báo mời họp ra sao
Thành phần tham dự:…………………………………. Chương trình cuộc họp
Mục Nội dung Thời gian Người trình bày Bố trí phòng họp 3 cách
1
………………………….. ………………………. ……………………….
2
…………………………. ………………………. ……………………….
KỸ NĂNG HỘI HỌP 23 KỸ NĂNG HỘI HỌP 24
6
- 12/30/2017
Bố trí phòng họp Bố trí phòng họp
Cách 1 Cách 1
Người quan trọng tiếp theo
1 2 3
4
7 6 5 Chủ
tọa
Người quan trọng tiếp theo
KỸ NĂNG HỘI HỌP 25 KỸ NĂNG HỘI HỌP 26
Bố trí phòng họp Bố trí phòng họp
Cách 2 Cách 2
KỸ NĂNG HỘI HỌP 27 KỸ NĂNG HỘI HỌP 28
7
- 12/30/2017
Bố trí phòng họp Bố trí phòng họp
Cách 3 Cách 3
KỸ NĂNG HỘI HỌP 29 KỸ NĂNG HỘI HỌP 30
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Tham khảo chương trình hay nội dung
chính cuộc họp trước;
Ghi nội dung chính xác, khách quan;
Không chen vào biên bản các chính kiến,
quan điểm của mình khi chưa được thông
qua trong cuộc họp;
KỸ NĂNG HỘI HỌP 31 KỸ NĂNG HỘI HỌP 32
8
- 12/30/2017
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
BIÊN BẢN HỌP
Cần đầy đủ những nội dung cơ bản
Cuối buổi họp: Đọc lại biên bản họp
cho mọi người cùng nghe (nếu có Tiêu đề
yêu cầu)
Chủ đề cuộc họp
Gửi bản sao biên bản họp cho các
thành viên Thời gian, địa điểm
Tên Chủ tọa, Thư ký
KỸ NĂNG HỘI HỌP 33 KỸ NĂNG HỘI HỌP 34
Biên bản họp hàng tháng
BIÊN BẢN HỌP
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 2/2014
Chủ đề chính:………………………………………………………..
Thời gian:………………………………………………………..
Địa điểm:………………………………………………………..
Cần đầy đủ những nội dung cơ bản Chủ tọa:………………………………………………………..
Thư ký:………………………………………………………..
Thành phần:………………………………………………………..
Người tham dự Vắng mặt:………………………………………………………..
Nội dung họp Thời gian Người Ghi chú/
Mục
Mục đích cuộc họp Các quyết định và hành động thực hiện trình bày tiến độ
1 ………………………………… ……………… ……………… ………………
Những nội dung chính thảo luận trong cuộc họp, ý kiến 2 ………………………………… ……………… ……………… ………………
3 ………………………………… ……………… ……………… ………………
Cuộc họp kết thúc lúc…Chữ kí của chủ tọa và thư kí
Cuộc họp kết thúc lúc: ………………
Chữ ký chủ tọa và thư ký
KỸ NĂNG HỘI HỌP 35 KỸ NĂNG HỘI HỌP 36
9
- 12/30/2017
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
NỘI DUNG
Tổng Bảng so sánh
Tổng quan
quan (Force fields
Các thành viên trong analysis)
cuộc họp Phát ý tưởng
(Brain
Các kỹ thuật Storming)
hỗ trợ
KỸ NĂNG HỘI HỌP 37 KỸ NĂNG HỘI HỌP 38
Bảng so sánh - Force fields analysis
PHÁT Ý TƯỞNG - BRAIN STORMING
• Mọi thành viên tham gia tích cực Bảng Thuận lợi Khó khăn
• Không chỉ trích phản bác Điểm ĐINH GHIM
===
===
===
===
Điểm yếu
• Khuyến khích mọi ý tưởng không bình thường mạnh
… …
… …
• Quan tâm nhiều đến số lượng ý tưởng
• Liên kết và phát triển tiếp các ý tưởng…. GIẤY LẬT
…
… …
Nguyên tắc áp dụng …
40
KỸ NĂNG HỘI HỌP 39 KỸ NĂNG HỘI HỌP
10
- 12/30/2017
CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
Tập thể danh nghĩa
• Nhóm 7-10 người trong bàn họp
MỘT (không nói chuyện với nhau) MỘT Liệt kê thuộc tính
SỐ KỸ • Mỗi người tự viết ý tưởng của mình, SỐ KỸ • Chia vấn đề thành những phần nhỏ
THUẬT sau đó chia sẽ với nhau THUẬ để xem xét
KHÁC • Mỗi người trình bày 1 ý tưởng T • Phát triển danh sách các ý tưởng cải
• Thư ký ghi chép tất cả ý tưởng KHÁC thiện từng chi tiết nhỏ
KỸ NĂNG HỘI HỌP 41 KỸ NĂNG HỘI HỌP 42
KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG CUỘC HỌP
Khi bạn chưa rõ vấn đề Đừng đợi người khác
trong cuộc họp đặt câu hỏi cho bạn Tránh ngắt lời
Cách phê bình Nói quá nhiều
người khác
Đặt câu hỏi mang tính Chú ý lúc nào bạn nên
đóng góp đặt câu hỏi Thái độ mình
luôn đúng, cái Điện thoại
tôi quá lớn
Mang tính khách quan,
không ủng hộ hay phản đối
KỸ NĂNG HỘI HỌP 43 KỸ NĂNG HỘI HỌP 44
11
nguon tai.lieu . vn
