Xem mẫu
- Bài giảng Access
Chương 0: Giới thiệu
Cơ sở dữ liệu (CSDL, database) là một bộ sưu tập các dữ liệu tác nghiệp được lưu trữ lại
và được các hệ ứng dụng của một xí nghiệp cụ thể nào đó sử dụng.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL, Database Management System-DBMS) là hệ
thống phần mềm cho phép:
• Định nghĩa, tạo lập: xác định kiểu, cấu trúc, ràng buộc dữ liệu, lưu trữ dữ liệu
trên các thiết bị nhớ.
• Thao tác: truy vấn, cập nhật, kết xuất,... các CSDL cho các ứng dụng khác nhau
Ví dụ: HQTCSDL MS SQL Server, MS Access, DB2, PostGreSQL, MySQL, Oracle,
FoxPro, Foxbase,...
Hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL, Database System) là một hệ thống gồm 4 thành phần:
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
• Phần cứng
• CSDL và phần mềm ứng dụng
• Những người sử dụng
Ví dụ: hệ quản lý đào tạo, hệ quản lý nhân sự, hệ quản lý kinh doanh,...
Các tính năng của hệ quản trị CSDL:
• Quản lý dữ liệu tồn tại lâu dài.
• Truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ ít nhất một mô hình dữ liệu.
• Đảm bảo tính độc lập dữ liệu.
• Hỗ trợ các ngôn ngữ cấp cao nhất định cho phép người sử dụng định nghĩa cấu
trúc của dữ liệu, truy nhập và thao tác dữ liệu.
• Điều khiển truy nhập.
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 1
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Chương 1: Tạo bảng dữ liệu đơn giản
1.1. Khởi động Access và tạo mới một CSDL
Access nằm trong bộ MS Office của Microsoft. Ta khởi động bằng cách chọn Start /
Programs / Microsoft Office / Microsoft Access 2003. Để thuận tiện cho các lần sử dụng
sau, ta cũng có thể tạo Shortcut cho Access và để nó trên màn hình nền Windows.
Đây là màn hình Access 2003:
Thanh tiêu đề
Thanh menu
Thanh công cụ
Blank database
Thanh trạng thái
Nhấn chọn Blank database, hộp thoại sau xuất hiện:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 2
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Ta đặt tên CSDL là tck45.mdb và định vị cho nó được đặt tại thư mục mong muốn
D:\TailieuGiangday\CSDL\HeQTCSDLAccess (cái này tùy bạn!).
Các bạn lưu ý, phần mở rộng của Access là mdb (phiên bản 2007 về sau có khác đôi
chút).
Cửa sổ sau xuất hiện:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 3
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Chúng ta tạm đóng CSDL trên lại.
1.2. Mở một CSDL đã có
Bây giờ chúng ta mở Access, chọn File\Open hoặc nhấn Ctrl+O hoặc nhấn vào nút có
biểu tượng Open trên thanh công cụ. Hộp thoại Open xuất hiện. Ta chọn tập tin mdb cần
mở, sau đó nhấn nút Open.
Quan sát, chúng ta thấy CSDL Access có các thành phần như: Tables, Queries, Forms,
Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu về các thành phần này.
1.3. Tạo bảng sử dụng đồ thuật (Table Wizard)
Đồ thuật là một trình công cụ hướng dẫn bạn đi qua tất cả các bước cần thiết trong quy
trình tạo một thành phần chuẩn của Access như bảng, bộ hỏi, biểu mẫu, báo cáo, trang
truy cập dữ liệu. Nó là một cách tiếp cận hữu ích cho những người mới làm quen với
Access.
Làm theo các bước sau:
Bước 1: Trong cửa sổ tck45: Database, với tab Tables bên trái đang được kích hoạt, nhấn
vào phím New. Access sẽ mở ra hộp thoại New Table cho phép xác định cách tạo bảng.
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 4
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Có hai mục không được giới thiệu ở đây, đó là: Import Table (nhập khẩu một bảng đã
được tạo ra trong trình ứng dụng khác) và Link Table (tạo một bảng được kết nối với một
bảng khác trong tập tin khác).
Bước 2: Nhấn chọn mục Table Wizard, sau đó nhấn OK. Hộp thoại Table Wizard xuất
hiện:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 5
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Bước 3: Chọn Sample Tables là Students, sau đó lần lượt chọn các mục trong danh sách
Sample Fields và chuyển nó vào Fields in my new table:
Nếu muốn đổi tên cột, ta chọn mục tương ứng rồi nhấn vào nút Rename Field...
Bước 4: Sau đó nhấn Next. Hộp thoại sau xuất hiện:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 6
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Bước 5: Nếu muốn bạn có thể đổi tên bảng. Ở đây tôi để nguyên là Students.
Bước 6: Nhấn Next chuyển sang hộp thoại tiếp theo.
Bước 7: Nhấn Finish để hoàn tất quá trình tạo bảng sử dụng đồ thuật.
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 7
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Tới đây, chúng ta có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng nếu muốn. Tạm thời chúng ta
chưa nhập gì cả.
Chúng ta sẽ xem bảng Students trong chế độ Design:
Chọn bảng Students và nhấn nút Design, cửa sổ sau xuất hiện:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 8
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Bước 8: Nhập dữ liệu vào bảng.
1.4. Các thao tác hiệu chỉnh hàng, cột và dữ liệu trong
bảng
• Sử dụng thanh trượt để dịch chuyển:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 9
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
• Di chuyển đến các khoản tin (record, dòng)
• Thêm khoản tin mới
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 10
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Nhấn vào đây để tạo
khoản tin mới
• Sao chép dữ liệu kề bên trên: nhấn CTRL + ' hoặc sử dụng kỹ thuật Copy-Paste
• Xóa khoản tin:
Nhấn vào đây để
xóa khoản tin
Nhấn Record
Selector để chọn
toàn bộ khoản tin
Nhấn Yes để xóa thực sự
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 11
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
• Thay đổi ngoại hình của bảng: độ lớn cửa sổ, cột, hàng
• Gắn chặt một (hoặc nhiều) trường vào một vị trí nhất định: Chọn cột, kích chuột
phải, nhấn Freeze Columns hoặc chọn cột, chọn Format, Freeze Columns. Nếu
muốn bỏ tính chất này, ta chỉ việc chọn Unfreeze All Columns. Sau đó, nếu cần,
có thể dùng kỹ thuật kéo thả các cột về vị trí mong muốn.
• Che dấu và hiện lại cột: Format/Hide Columns và Format/Unhide Columns
• Sắp xếp các khoản tin: Chọn cột, nhấn Sort Ascending hoặc Sort Descending.
• Các chức năng trong Tools/ Options.
• Thay đổi skin cho bảng: Format/Datasheet
• Thay đổi font chữ: Format/Font
• In bảng: Print Preview và Print, File/Page Setup
1.5. Sử dụng trợ giúp trong Access
Nhấn F1 hoặc chọn trên menu Help
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 12
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Chương 2: Bảng và biểu mẫu
2.1. Các kiểu dữ liệu
Nhấn nút để chuyển đổi giữa chế độ thiết kế và xem bảng dữ liệu
Trong chế độ thiết kế:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 13
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Các kiểu dữ liệu:
Kiểu dữ liệu Mô tả
Text Dạng dữ liệu phổ biến nhất. Có thể chứa chữ cái, chữ số và các kí tự như
&, %, =, ?. Có thể dài tới 255 kí tự.
Memo Tương tự như Text nhưng có thể chứa tới 65535 kí tự. Thường dùng để
cung cấp các chú giải. Trường Memo không thể là một trường khóa,
không thể lập chỉ mục.
Number Giá trị số. Có thể có những kích cỡ như sau:
Byte: số nguyên từ 0 đến 255
Integer: số nguyên từ -32768 đến 32767
Long Integer: số nguyên trong khoảng -2,147,483,648 đến
+2,147,483,647
Single: số có độ chính xác đơn trong khoảng -3.40283*1038 đến
-1.401298*10-45 và 1.401298*10-45 đến 3.40283*1038
Double: số có độ chính xác kép trong khoảng -1.7976931348623*10308
đến -4.94065645841247*10-324 và 4.94065645841247*10-
324
đến 1.7976931348623*10308
Replication ID: Số nhận dạng duy nhất toàn cục
Date/Time Ngày và giờ được lưu trữ theo một dạng thức cố định đặc biệt, giá trị
trong khoảng từ ngày 1.1.100 đến 31.12.9999. Có nhiều định dạng.
Currency Một dạng số, có thể có tới 15 chữ số bên trái và 4 chữ số nằm bên phải
dấu thập phân.
AutoNumber Giá trị số mà Access tự động điền cho từng khoản tin mới bỏ sung vào
bảng. Có thể là số tuần tự hoặc ngẫu nhiên, có độ dài là Long Integer
hoặc Replication ID. Có thể sử dụng làm khóa chính. Không thể cập
nhật.
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 14
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Yes/No Đúng/sai, có/không, bật/tắt.
OLE Object Có thể chứa đối tượng đồ họa hoặc các đối tượng khác (bảng tính, tập tin
âm thanh, video) được tạo bởi trình ứng dụng windows có hỗ trợ OLE.
Đối tượng có thể được nhúng vào trường hay được kết nối (link) với
trường.
Hyperlink Có thể là đường dẫn đến một tập tin trong ổ cứng hay trên máy chủ của
mạng hay một địa chỉ URL dẫn đến một đối tượng trên mạng. Access sẽ
chuyển đến đối tượng đó khi nhấn vào link.
Lookup Không phải một dạng dữ liệu. Đồ thuật được sử dụng để tạo một trường
Wizard cho phép tra cứu các giá trị trong một bảng hay chọn giá trị từ một danh
sách.
2.2. Sử dụng các thuộc tính trường
• Độ lớn của trường (Field Size): dùng cho văn bản và số.
o Đối với kiểu văn bản: đây chính là số kí tự tối đa có thể nhập vào. Nếu
nhập quá, Access sẽ xén phần còn lại.
o Đối với kiểu số: kích thước được xác định qua định dạng Format. Nếu
nhập vào ba số 0 thì sẽ ra lệnh cho Access tự điền chữ số 0 vào bên trái
khi không đủ 3 chữ số.
• Xác định mặt nạ nhập liệu (Input Mask): Kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu. Đây
là một mẫu kí tự xác định cách thể hiện dữ liệu trên màn hình và loại dữ liệu được
nhập vào. Danh sách một số kí tự giữ chỗ thường được sử dụng trong hộp văn bản
Input Mask:
Kí tự Access sẽ thực hiện
0 chữ số từ 0 đến 9, bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và trừ -
9 chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và
trừ -
# chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, vị trí trống được chuyển thành
dấu cách, cho phép dấu cộng + và trừ -
L chữ cái từ A đến Z, bắt buộc nhập
? chữ cái từ A đến Z, không bắt buộc nhập
A chữ cái hay chữ số, bắt buộc nhập
a chữ cái hay chữ số, không bắt buộc nhập
& kí tự hoặc dấu cách, bắt buộc nhập
C kí tự hoặc dấu cách, không bắt buộc nhập
< chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ thường
> chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ hoa
\ bổ sung kí tự đứng liền sau nó vào mục dữ liệu
! căn phải cả mục dữ liệu
Chúng ta sử dụng các kí tự trên để sửa mặt nạ nhập liệu cho phù hợp với cách ghi số điện
thoại hiện thời ở Việt Nam:
Phần 3 chữ số đầu là dành cho các tổng đài di động, ví dụ (090) 1234 567 hoặc (091)
1234 567.
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 15
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Phần 7 chữ số sau của máy di động hoặc toàn bộ số của máy cố định được phân thành 2
nhóm, cách nhau bởi dấu cách, ví dụ: ( ) 821 4351 hoặc ( ) 896 6027
Ta làm như sau:
Trong chế độ thiết kế, nhấn chuột chọn dòng PhoneNumber. Tìm đến dòng Input Mask,
nhập vào như sau: !\(999")"000\ 0000
Quan sát dữ liệu trong bảng, ta thấy có thay đổi cách thể hiện:
• Bổ sung tựa đề (Caption): khi sử dụng thuộc tính Caption, bạn có thể dùng một
đoạn văn bản khác để thay thế cho tên trường khi hiển thị bảng. Ví dụ: sửa tựa đề
cho StudentsID thành "Mã sinh viên":
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 16
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Chuyển sang chế độ View để xem kết quả:
• Ấn định giá trị ngầm định: Thuộc tính Default Value cho phép bạn xác định một
giá trị trường mà Access sẽ tự động nhập vào bảng. Ví dụ, đa số sinh viên ở Hà
Nội, nên ta có thể ngầm định trường StateOrProvince là "Hà Nội"
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 17
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
• Bắt buộc nhập liệu: Thuộc tính Required chuyển thành Yes.
• Thuộc tính tạo chỉ mục Indexed: giúp tìm kiếm và sắp xếp dựa trên trường này
nhanh hơn.
• Thuộc tính Validation Rule: quy tắc hợp lệ.
• Thuộc tính Validation Text: văn bản hợp lệ (gợi nhắc)
• Thuộc tính Unicode Compression: giảm lượng bộ nhớ cần thiết để lưu trữ cơ sở
dữ liệu.
2.3. Tạo bảng không sử dụng đồ thuật
Xóa bảng Students đi, không dùng đồ thuật, tạo lại bảng với các trường sau:
• StudentID: mã sinh viên, khóa chính.
• StudentName: tên sinh viên.
• StudentBirth: ngày tháng năm sinh của sinh viên.
• StudentAddress: địa chỉ nơi ở của sinh viên.
• StudentPhone: số điện thoại liên hệ, theo quy cách !\(999")"000\ 0000
• ClassID: mã lớp, là khóa ngoài.
Hãy tạo bảng Lecturers, Class, Subjects, Learn:
Bảng Lecturers gồm các trường sau:
• LecturerID: mã giảng viên, là khóa chính.
• LecturerName: tên giảng viên.
• LecturerPhone: điện thoại theo quy cách !\(999")"000\ 0000
• Faculty: khoa, gồm có: Công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, hóa học, cơ khí,
kinh tế quản lý, ngoại ngữ, tại chức.
Bảng Class gồm có các trường sau:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 18
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
• ClassID: mã lớp, là khóa chính.
• ClassName: tên lớp.
• Monitor: trưởng lớp.
Bảng Subjects gồm có các trường sau:
• SubjectID: mã môn học, là khóa chính.
• SubjectName: tên môn học.
Bảng Learn gồm:
• LecturerID: mã giảng viên.
• ClassID: mã lớp.
• SubjectID: mã môn học.
• Time: thời gian biểu học.
Xem mối quan hệ giữa các bảng:
2.4. Sử dụng form (biểu mẫu) để nhập và xem dữ liệu
2.4.1. Tạo một form tự động
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 19
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
- Bài giảng Access
Trong tab Tables, chọn bảng cần tạo form tự động, sau đó nhấn chọn Autoform. Kết quả,
ta sẽ được một form như sau:
Nguyễn Hồng Phương – Email: phuongnh@it-hut.edu.vn 20
Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội
nguon tai.lieu . vn
