Xem mẫu
- PHẦN 2: TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S, ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ TIẾN T ỚI
THỰC HIỆN SIÊU 5S
Việc triển khai thực hiện 5S nói một cách nào đó là ti ến hành thay đ ổi hành vi và hình
thành thói quen tốt, thói quen làm việc chuyên nghiệp và hướng tới khía c ạnh năng su ất,
chất lượng của công việc. Đây thực sự là một cuộc cách m ạng và th ường đ ược xem là
"liều thuốc thử" khả năng thay đổi của doanh nghiệp. Về c ơ bản, để vi ệc áp dụng 5S
được thành công với một chi phí phù hợp, chúng ta nên đi theo những bước sau:
Bước 1: Toàn bộ công ty tìm hiểu về 5S
Việc tìm hiểu có thể bao gồm việc tổ chức các khóa huấn luyện về 5S; Tự nghiên cứu các
tài liệu tham khảo; Tham quan, trao đổi kinh nghiệm đối với các công ty đã áp d ụng thành
công; Thử đưa ra một số tình huống khó khăn hay thuận lợi khi áp d ụng đ ể tìm tr ước bi ện
pháp tháo gỡ. Việc tìm hiểu này phải được thực hiện ở cả ba cấp: Lãnh đạo c ấp cao;
Lãnh đạo cấp trung gian (Trưởng Phòng, Trưởng Bộ phận) và toàn thể nhân viên.
Bước 2: Trao đổi và tìm kiếm sự ủng hộ càng nhiều càng tốt từ tất cả mọi người
Cam kết sẽ được thể hiện thông qua các thỏa thuận song phương, đa phương và sau đó
chính thức được thông qua dưới hình thức là Kế hoạch thực hiện dự án, Quyết đ ịnh thành
lập Ban dự án kèm theo Danh sách cam kết tuân thủ c ủa từng thành viên T ổ, Đ ội, Nhóm
5S. Kết quả của bước này là một kế hoạch chi tiết để triển khai 5S cùng với nh ững m ục
tiêu cụ thể khi thực hiện 5S. Trong kế hoạch c ần nêu rõ ràng ph ần trách nhi ệm th ực hi ện,
trách nhiệm giám sát, trách nhiệm đánh giá sẽ thuộc về những ai, th ời h ạn th ực hi ện rõ
ràng cụ thể và nếu cần kèm theo các biện pháp khen thưởng kỷ luật công bằng và công
khai. Niêm yết cụ thể những nội dung này tại Bảng tin 5S.
Bước 3: Thực hiện 5S tại khu vực thí điểm
Thường là khu vực của các Lãnh đạo cấp cao và 1 khu v ực n ơi có s ự cam k ết, nhi ệt tình
thực hiện ở mức cao nhất. Việc triển khai bao gồm vi ệc làm vệ sinh k ết h ợp sàng l ọc ban
đầu (theo những tiêu chuẩn cụ thể). Sau đó là lên các sơ đồ và ti ến hành b ố trí lại m ặt
bằng sao cho khoa học và hợp lý (có thể kết hợp với yếu tố phong th ủy t ại n ơi làm vi ệc).
- Lập lịch trình vệ sinh, tiêu chuẩn và hướng dẫn phương pháp làm sạch kèm theo trách
nhiệm thời gian thực hiện của từng người, từng đơn vị.
Bước 4: Tổng kết kinh nghiệm
Sau khi thực hiện thành công ở khu vực thí điểm, việc cần làm là phải tổng k ết bài h ọc
kinh nghiệm sau đó kế thừa, phát huy và đưa vào kế hoạch thực hi ện ở phạm vi toàn nhà
máy.
Bước 5: Triển khai áp dụng ở qui mô toàn công ty
- Ở giai đoạn này chủ yếu là phải huy động được tất cả sự tham gia của mọi người và kịp
thời ứng phó với các tình huống phát sinh thậm chí là chây ì, chống đối bằng các bi ện pháp
phù hợp như trao đổi trực tiếp, xử lý kỷ luật. Đối với những n ơi làm tốt ph ải có s ự khen
thưởng và tuyên dương nhanh chóng để kích thích và khuyến khích tinh th ần c ủa m ọi
người.
Bước 6: Duy trì thành quả áp dụng 5S đã đạt được
- Để duy trì, việc quan trọng là lãnh đạo phải làm gương đồng thời có sự ph ản h ồi th ường
xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành (ít nhất trong 3 tháng). T ổ ch ức đánh
giá 5S định kỳ hàng tuần trước khi nghỉ cuối tuần 30 phút. Để đảm bảo vi ệc đánh giá
được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá đ ộc l ập và đ ồng lo ạt. Các
Bộ phận khác nhau sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng 1 thang đi ểm đánh giá chung th ống
nhất. Việc đánh giá nhằm mục đích đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S n ội b ộ c ủa
công ty cũng như đối chiếu với mục tiêu thực hiện đ ể t ừ đó đo l ường chính xác k ết qu ả
của việc thực hiện. Nghiên cứu ban hành một số qui chế về 5S như N ội qui 5S, Qui đ ịnh
về trang phục, Qui định việc chào hỏi, Qui định về báo cáo chi tiết kết quả thực hi ện
5S ...Tiến hành chụp hình thường xuyên nơi làm việc để ti ến hành phân tích c ải ti ến đ ồng
thời cho dán lên Bảng tin 5S để mọi người tham khảo, góp ý.
Bước 7: Thực hiện Siêu 5S
Khi mọi việc đi vào nề nếp, ổn định và kết quả rõ ràng được mọi người công nh ận thì đây
là thời cơ thuận lợi để Ban Giám đốc Công ty có thể nghĩ đến vi ệc thi ết lập các m ục tiêu
cao hơn đồng thời tạo được ý thức tự giác chấp hành 5S. Vi ệc thực hiện 5S đi vào khuôn
khổ kể cả đối với các nhân sự mới vào thông qua hệ thống đào tạo n ội b ộ k ết h ợp v ới s ự
đầy đủ, rõ ràng của các tài liệu, qui định liên quan tạo nên 1 môi trường siêu 5S tại n ơi làm
việc.
- Nếu việc thực hiện 5S thành công với kết quả cao thì đây sẽ là ti ền đề vô cùng thu ận l ợi
cho việc tổ chức tiến hành thực hiện các chương trình năng suất chất l ượng khác như
TPM (Quản lý bảo trì thiết bị toàn diện), Kaizen/KAIZEN (Cải ti ến liên t ục), H ệ th ống
quản lý chất lượng ISO 9000. Nhìn chung các chương trình trên đều có m ối quan hệ ch ặt
chẽ và hỗ trợ lẫn nhau rất tốt trong việc xây dựng 1 Hệ thống qu ản lý ho ạt đ ộng hi ệu
quả phục vụ cho việc cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp.
Hiện nay để góp phần xúc tiến việc áp dụng rộng rãi 5S tại các doanh nghiệp, Trung tâm
nghiên cứu phát triển và hợp tác quốc tế trực thuộc Công ty CP Quốc tế Minh Quân d ự
định thành lập Câu lạc bộ Năng suất Chất lượng với chủ đề hoạt động ban đầu là trao đổi
kinh nghiệm trong việc triển khai 5S, TPM (Quản lý bảo trì toàn di ện), Kaizen/KAIZEN
(Cải tiến liên tục), ISO 9000. Mọi chi tiết xin liên h ệ đi ện tho ại 098 312 0704 hay email
minh.nguyen@imqc.com.
Còn tiếp trong số báo sau với Ph ần 3: Tiếp t ục Ch ương trình Năng su ất sau 5S v ới
TPM, Kaizen/Kaizen và ISO 9000.
- Nguyễn Quốc Minh
Giám đốc điều hành Công ty CP Quốc Tế Minh Quân
Chuyên gia Năng suất Chất lượng
nguon tai.lieu . vn
