Xem mẫu
- CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT HÀ THANH
QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Mã số : QT- 01
Lần ban hành : 01
Ngày hiệu lực :20/02 /2013
BẢNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
Thời gian Vị trí Nội dung thay đổi Lần ban hành
Xem xét Phê duyệt
Chức vụ Cán bộ hành chính Giám đốc
Chữ ký
- QUY TRÌNH Mã số: QT - 01
Lần ban hành: 01
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang: 2/6
Họ và tên LÊ THỊ MINH HÒE PHẠM ĐỨC THỌ
1. MỤC ĐÍCH
• Quy định phương pháp kiểm soát các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất
lượng của công ty nhằm đảm bảo các tài liệu sử dụng được người có thẩm
quyền phê duyệt về sự thỏa đáng cũng như sự sẵn có của chúng tại các vị trí cần
thiết. Đồng thời, quy trình này đưa ra nguyên tắc để đảm bảo rằng, tất cả các tài
liệu nội bộ và bên ngoài luôn được cập nhật về hiệu lực của chúng mỗi khi có
dự thay đổi.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
• Các tài liệu sau đây là đối tượng của quy trình này:
- Sổ tay chất lượng
- Các quy trình chất lượng
- Các hướng dẫn công việc
- Các kế hoạch chất lượng
- Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài
- Các tài liêu có liên quan khác
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
• Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 mục 4.2.3;
• Sổ tay chất lượng, mục Kiểm soát tài liệu.
• Quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng.
4. KHÁI NIỆM VÀ CHỮ VIẾT TẮT
• Chữ viết tắt:
- QMR : Đại diện lãnh đạo về chất lượng
- ST : Sổ tay
- QT : Quy trình
- QĐ : Các Quy định
- BMT; BMĐ : Biểu mẫu quy trình, Biểu mẫu quy định
- Tài liệu được kiểm soát: tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động
tại Công ty và có đóng dấu "Tài liệu kiểm soát" màu đỏ ở trang bìa
- Tài liệu không kiểm soát: tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các
hoạt động tại Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo. Tài liệu này không
nhất thiết phải cập nhật và không có dấu "Tài liệu kiểm soát" màu
đỏ trên trang bìa (Mọi tài liệu photo có dấu màu đen là tài liệu không
kiểm soát).
• Các ký hiệu của sơ đồ dòng chảy:
2
Lưu hành nội bộ
- QUY TRÌNH Mã số: QT - 01
Lần ban hành: 01
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang: 3/6
+ Bắt đầu, kết thúc quá trình
+ Công việc, nhiệm vụ thực hiện
+ Quyết định kiểm tra
+ Hướng đi đến công việc kế tiếp
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1 Lưu đồ tiến trình
(Xem chi tiết trang sau)
3
Lưu hành nội bộ
- QUY TRÌNH Mã số: QT - 01
Lần ban hành: 01
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang: 4/6
Người chịu trách nhiệm/ Tài liệu lưu đồ
BMT-01-01
Nhu cầu tài
liệu
Trưởng bộ phận
BMT-01-01, 02
Xem xét nhu cầu
tài liệu
QMR
BMT-01-02
Phê duyệt Tài liệu bên ngoài
Cán bộ chịu trách nhiệm
Dự thảo tài liệu
(tài liệu nội bộ)
QMR, trưởng bộ phận
Xem xét sự
phù hợp của
tài liệu
Giám đốc/QMR
Bộ phận kiểm soát tài liệu Duyệt Cầ n
kiểm soát
BMT-01-03, 04
Bộ phận kiểm soát tài liệu
Kiểm soát tài
BMT-01-05 liệu
Phân phối tài liệu
4
Lưu hành nội bộ
- QUY TRÌNH Mã số: QT - 01
Lần ban hành: 01
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang: 5/6
5.2 Nội dung các bước theo lưu đồ
5.2.1. Nhu cầu tài liệu.
• Mọi cá nhân trong Công ty tuỳ theo công việc khi có nhu cầu tài liệu mới, hay nhu
cầu sửa đổi tài liệu để thực hiện công việc của mình đều có quyền đề xuất.
• Đối với các loại tài liệu do Công ty biên soạn cá nhân có nhu cầu l ập phi ếu yêu
cầu viết/ sửa đổi tài liệu BMT-01-01 chuyển cho Trưởng đơn vị/ bộ phận.
• Đối với các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài cá nhân có nhu cầu lập phi ếu yêu
cầu mua tài liệu BMT-01-02, chuyển cho Trưởng đơn vị/ bộ phận.
5.2.2. Xem xét nhu cầu tài liệu.
• Trưởng đơn vị/ bộ phận xem xét và ghi lại ý kiến của mình vào phiếu yêu cầu và
trình QMR phê duyệt.
- Đối với tài liệu biên soạn cần chỉ định người biên soạn và thời hạn hoàn
thành dự thảo.
- Đối với tài liệu bên ngoài cử người đi mua.
5.2.3. Soạn thảo tài liệu
5.2.3.1. Qui định về trình bày tài liệu
• Sổ tay chất lượng, quy trình và quy định phải có he ader. Thông tin ghi trong
phần header phải bao gồm:
- Logo công ty
- Tên tài liệu
- Mã hiệu
- Lần ban hành
- Trang/tổng số trang
• Các biểu mẫu trình bày phải phù hợp với yêu cầu công việc.
• Đối với văn bản quy định, văn bản hành chính, bản sao văn bản, hồ sơ kỹ thuật
được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tuân thủ theo
Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hồ sơ kỹ thuật.
5.2.3.2. Quy định về đánh mã hiệu tài liệu
• Sổ tay chất lượng: các chương trong sổ tay chất lượng được đánh mã hiệu từ ST-
01 đến ST- 08, từ chương 4 sẽ tương ứng với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2008.
• Các tài liệu khác được qui định đánh mã hiệu như sau:
- Quy trình: QT-XX
- Quy định: QĐ-XX
- Biểu mẫu: BMT-XX-YY (của quy trình) hoặc BMĐ-XX-YY (của quy định)
- Trong đó - XX: số thứ tự của tài liệu
5.2.3.3. Quy định về nội dung tài liệu
• Các Quy trình do Công ty biên soạn bao gồm các nội dung sau:
5
Lưu hành nội bộ
- QUY TRÌNH Mã số: QT - 01
Lần ban hành: 01
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang: 6/6
0. Trang bìa tương tự như bìa tài liệu này;
1. Mục đích: Tài liệu được xây dựng nhằm mục đích giải quyết vấn đề gì
(không áp dụng đối với các hướng dẫn công việc);
2. Phạm vi áp dụng: Nêu rõ tài liệu sẽ áp dụng tới các khu vực, hoạt động,
bộ phận, nhóm hay cá nhân nào;
3. Tài liệu liên quan: Liệt kê các tài liệu có liên quan;
4. Khái niệm và từ viết tắt: Từ, ký hiệu viết tắt hay cụm từ có thể làm
người đọc hiểu rõ phải được định nghĩa hay giải thích trong phần này;
5. Nội dung tài liệu:
Phần chủ yếu của nội dung quy trình, quy định phải mô tả rõ cách thức và
trách nhiệm thực hiện công việc.
Về hình thức mô tả tại mục này, tùy vào tính chất của quá trình thực hiện
mà có thể mô tả dạng bảng lưu đồ và diễn giải kèm theo hoặc mô tả gộp
tất cả các nội dung trong một bang mà không cần lưu đồ.
̉
6. Hồ sơ, Biểu mẫu:
- Đưa ra các yêu cầu về việc lưu trữ hồ sơ phát sinh khi thực hiện tài
liệu.
- Liệt kê mẫu ban hành kèm theo tài liệu soạn thảo (nếu có).
• Đối với các Quy định, tuỳ theo nội dung cụ thể có thể lựa chọn bố cục phù hợp,
không nhất thiết phải tuân theo đầy đủ các mục như trên.
5.2.4. Xem xét sự phù hợp của tài liệu
• Trưởng các đơn vị/ bộ phận phối hợp với QMR xem xét sự phù hợp c ủa tài li ệu
đối với hệ thống quản lý chất lượng Công ty.
• QMR ghi nhận xét của mình vào biểu mẫu BMT-01-01, ký tên, nếu phù hợp
chuyển người có thẩm quyền ký duyệt ban hành. Nếu không phù hợp thì chỉ rõ
các điểm không phù hợp chuyển lại cho Trưởng đơn vị/ bộ phận để điều chỉnh
lại.
5.2.5. Phê duyệt tài liệu
• Tất cả mọi tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Công ty phải có chữ
ký của Giám đốc hoặc Đại diện lãnh đạo về chất lượng hoặc Phó Giám đ ốc
(trường hợp được uỷ quyền) phê duyệt mới được ban hành.
5.2.6 Kiểm soát tài liệu
• Ban ISO có trách nhiệm tiến hành các công việc cần thiết để ban hành tài liệu
gồm:
- Mọi bộ phận phải đảm bảo các tài liệu áp dụng cho các hoạt đ ộng quản lý
chất lượng (bao gồm cả tài liệu nội bộ, bên ngoài, các tiêu chuẩn, catalogue
máy..v.v) tại bộ phận phải có dấu được kiểm soát và luôn có sẵn ở những vị
trí cần sử dụng
- Dấu đỏ: "Tài liệu kiểm soát" đóng trên trang bìa của tài liệu được kiểm soát.
6
Lưu hành nội bộ
- QUY TRÌNH Mã số: QT - 01
Lần ban hành: 01
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang: 7/6
- Những tài liệu không được đóng dấu đỏ : "Tài liệu kiểm soát" hoặc có dấu
"Tài liệu kiểm soát" photo là những tài liệu không được kiểm soát
Mẫu con dấu:
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT HÀ THANH
ISO 9001:2008
TÀI LIỆU KIỂM SOÁT
Bộ phận:.....................................................
- Photocopy tài liệu đủ số bản ban hành.
- Đóng dấu công ty lên trang đầu của tài liệu – phần chữ ký NGƯỜI
DUYỆT
• Cập nhật vào danh mục kiểm soát tài liệu BMT-01-03 nếu là tài liệu do Công ty
soạn thảo. Cập nhật vào danh mục kiểm soát tài liệu từ bên ngoài BMT-01-04
nếu là tài liệu từ bên ngoài.
5.2.7. Phân phối tài liệu
• Ban ISO dựa vào danh sách phân phối tài liệu theo các đối tượng đã được phê
duyệt chuyển tài liệu tới từng đơn vị/ bộ phận và yêu cầu ký nhận vào sổ phân
phối tài liệu BMT- 01- 05, đồng thời thu lại tài liệu cũ.
• Sau khi tài liệu đã được phân phối cho các bộ phận, các bộ phận có trách nhi ệm
phân công cán bộ quản lý tài liệu cập nhật vào danh mục tài liệu nội bộ theo biểu
mẫu BMT- 01- 03 và tài liệu bên ngoài thì cập nhật vào danh mục tài liệu bên
ngoài theo biểu mẫu BMT- 01- 04.
• Các đơn vị thực hiện quản lý tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài đảm bảo sẵn có
khi cần và tiện tra cứu. Trường hợp đơn vị đã có phương thức khác kiểm soát tốt
danh mục các tài liệu thì việc lập các Danh mục tài liệu nội bộ BMT- 01- 03 và
Danh mục tài liệu bên ngoài BMT- 01- 04 là không bắt buộc.
5.2.8 Tài liệu lỗi thời
• Khi phân phối tài liệu Ban ISO phải thu hồi tài liệu cũ đã hết hiệu lực để huỷ bỏ
hoặc lưu giữ. Tài liệu hết hiệu lực có ghi chữ "tài liệu hết hiệu lực" hoặc đ ược
gạch chéo (x) hoặc để riêng.
5.2.9. Cập nhật, bổ sung, sửa đổi tài liệu
• Đối với Sổ tay, quy trình, quy định hay hướng dẫn công việc, trang nào bị sửa đổi
thì in lại toàn bộ quy trình, hướng dẫn, lần ban hành được cộng thêm 1.
• Phần nội dung sửa đổi gần nhất được đánh dấu trong tài liệu ban hành mới bằng
một gạch phía lề trái để dễ dàng nhận biết (nếu cần thiết).
7
Lưu hành nội bộ
- QUY TRÌNH Mã số: QT - 01
Lần ban hành: 01
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang: 8/6
6. HỒ SƠ, BIỂU MẪU
• Hồ sơ: Các hồ sơ phát sinh khi thực hiện quy trình này được lưu tại bộ phận
kiểm soát tài liệu (Ban ISO, hoặc Thư ký Ban chỉ đạo ISO).
• Biểu mẫu
BMT-01-01: Phiếu yêu cầu viết/ sửa đổi tài liệu.
BMT-01-02: Phiếu yêu cầu mua tài liệu.
BMT-01-03: Danh mục tài liệu nội bộ
BMT-01-04: Danh mục tài liệu bên ngoài
BMT-01-05: Sổ phân phối tài liệu.
8
Lưu hành nội bộ
nguon tai.lieu . vn
