Xem mẫu
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Mođun GS6: QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN ODA
Kết thúc mođun GS6 bạn có khả năng:
Nắm vững nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án ODA.
Nắm vững cách thức quản lý và chia sẻ thông tin dự án ODA
Người học đã từng tham gia vào các hoạt động quản lý dự án ODA
Đã tham gia mođun GS5 Báo cáo giám sát, đánh giá
Học viên tự nghiên cứu tài liệu
Giảng viên trình chiếu và giải thích trên lớp
Thảo luận nhóm nhỏ của học viên dưới sự hỗ trợ của giáo viên.
Thực hành về khai thác, quản lý hệ thống báo cáo của dự án.
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá sau khi kết thúc mođun.
Tài liệu Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Tài liệu tóm tắt nội dung đã trao đổi
Giới thiệu tài liệu INGO Directory như một phương tiện quản lý thông tin của
các tổ chức phi chính phủ quốc tế tại Việt nam
1. Học viên tự nghiên cứu nội dung mođun GS6.
2. Giáo viên trình bày tóm tắt trên lớp mục tiêu, nội dung và các hoạt
động học tập của mođun.
3. Thảo luận nhóm về tài liệu Kỷ yếu NGOs 2006 như một phương
tiện quản lý và chia sẻ thông tin.
4. Tự đánh giá kết quả học tập
Trang số 1 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Những nội dung cơ bản của mođun này
Các nội dung trọng tâm của mođun này sẽ là: Trang số:
1. Thông tin của dự án ODA bao gồm những thông tin gì Trang 3
2. Vì sao phải quản lý thông tin dự án ODA Trang 6
3. Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án ODA Trang 7
4. Các bước và phương pháp thực hiện quản lý thông tin dự án Trang 8
ODA
5. Sử dụng máy tính trong quản lý thông tin dự án ODA Trang 13
Trang số 2 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
1. Thông tin của dự án ODA là những thông tin gì
Thông tin của dự án ODA không chỉ bao gồm các dữ liệu được thu thập, cập
nhật trong quá trình thực hiện dự án mà thông thường nó bao gồm 5 nhóm thông tin
như sau:
Bao gồm các tài liệu bao quát thông tin về nội dung dự
án (mục đích, nội dung, phương pháp, đầu ra, hoạt
động, kinh phí, thời gian..., các điều chỉnh dự án và các
Nhóm 1: Tài liệu tài liệu khác được chính thức thông qua với các bên
dự án liên đới như các mô đun đào tào, các hướng dẫn điều
hành, các chương trình và lịch làm việc của tư vấn,
của cán bộ dự án...
Bao gồm các văn bản ký kết, các nội dung thoả thuận
Nhóm 2: Tài liệu giữa các bên liên đới, các văn bản pháp luật sử dụng,
hợp tác với các các cam kết đóng góp, tham gia và nội dung các cuộc
bên liên đới họp liên quan đến dự án (điều chỉnh dự án, can thiệp
dự án...)
Bao gồm các tài liệu bao quát thông tin về hoạt động
Nhóm 3: Tài liệu của dự án, chủ yếu là các hoạt động và đầu ra của dự
về hoạt động dự án, như kết quả mua sắm, kết quả chi-tiêu tài chính, số
án người hưởng lợi, các hoạt động đã và đang thực hiện,
kế hoạch triển khai các hoạt động, đầu ra...
Từ khi bắt đầu xây dựng dự án có rất nhiều dữ liệu do
chính dự án thu thập nhằm phục vụ xây dựng dự án,
thực hiện và đánh giá như dữ liệu về đánh giá nhu
Nhóm 4: Các dữ cầu, điều kiện kinh tế-xã hội khu vực dự án, đặc điểm
liệu thu thập người hưởng lợi, đặc điểm vấn đề mà dự án tập trung
trong quá trình ví dụ như giao thông, thuỷ lợi hay an ninh lương
triển khai thực thực...các số liệu thu thập trong quá trình giám sát,
hiện dự án đánh giá, tổng kết dự án...Các dữ liệu này, kể cả dữ
liệu thô và dữ liệu đã được xử lý đều cần phải được
quản lý tốt.
Nhóm thông tin này tương đối tổng hợp vì đã được xử
lý dưới dạng các báo cáo như báo cáo tiến độ (của dự
Nhóm 5: Hệ thống án nói chung và các các cấu phần dự án, báo cáo giám
các báo cáo sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết...
Trang số 3 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Hiện nay, khi đề cập đến thông tin về dự án ODA thường lại chỉ được hiểu là đề
cập đến thông tin Nhóm 1 và Nhóm 5. Nhiều dự án cũng chỉ chú trọng quản lý và
chia sẻ thông tin về hai nhóm này nên thông tin bị phiến diện.
Nguyên tắc chung là thông tin dự án ODA (cả 5 nhóm thông tin ở trên và của tất
cả các cấu phần dự án) được một bộ phận quản lý. Đồng thời, mỗi cấu phần dự án lại
lưu trữ thông tin về cả 5 nhóm thông tin trên. Hiện nay, mỗi cấu phần chỉ quản lý các
thông tin của cấu phần của mình, chẳng hạn tài chính-kế toán chỉ có thông tin về tài
chính-kế toán nên rất hạn chế sự liên hệ, phối hợp thông tin cũng như hoạt động dự
án.
Bảng 1: Ví dụ về quản lý thông tin dự án theo từng cấu phần
Mua sắm Môi trường-xã hội Giám sát-đánh giá
Nhóm 1 - Các mục cần mua sắm - Các yêu cầu đánh giá tác động dự - Yêu cầu giám sát, đánh giá
được xác định trong tài án, tác động môi trường, bền bù tái được xác định trong tài liệu dự
liệu dự án định cư, phát triển dân tộc thiểu án.
số...đề ra trong tài liệu dự án
- Các kế hoạch thực hiện cụ thể - Kế hoạch giám sát, đánh giá
được thông qua
Nhóm 2 - Thủ tục mua sắm của - Quy định, thủ tục về môi trường, - Các yêu cầu giám sát, đánh
Việt Nam đền bù tái định cư...trong thực hiện giá dự án của nhà tài trợ
- Quy định mua sắm dự án của Việt Nam - Quy định về giám sát, đánh
của nhà tài trợ - Các chính sách (Environment and giá dự án ODA của Việt Nam.
- Thủ tục đấu thầu... Social Safegards) của các nhà tài
- Nghị định 17 trợ..
Nhóm 3 - Kế hoạch mua sắm - Kế hoạch chuẩn bị các báo cáo tác - Nội dung và kế hoạch giám
- Các đề nghị duyệt động môi trường, đền bù tái định sát, giám sát cụ thể.
mua sắm cư... - Triển khai giám sát dự án
- Kết quả mua sắm - Kế hoạch triển khai hoạt động - Đánh giá bước đầu
môi trường, đền bù, tái định cư.. - Đánh giá giữa kỳ
- Kế hoạch giám sát việc giảm thiểu - Đánh giá kết thúc
tác động tiêu cực. - Đánh giá tác động
Nhóm 4 - Các báo giá - Dữ liệu kinh tế- xã hội về khu vực - Các dữ liệu sẵn có
- Các kết quả đấu thầu dự án. - Dữ liệu nền do dự án thu thập
- Các biên bản kiểm tra - Các số liệu đo đạc, quan trắc môi cho việc giám sát, đánh giá.
chất lượng mua sắm... trường của khu vực dự án. - Các kế hoạch, nội dung triển
... khai giám sát, đánh giá
Nhóm 5 - Báo cáo tiến độ mua - Báo cáo tiến độ thực hiện - Các báo cáo giám sát
sắm - Các báo cáo giám sát việc thực - Các báo cáo đánh giá
- Báo cáo giám sát hoạt hiện như thực hiện đền bù, tái định - Báo cáo tổng kết
động mua sắm cư, các biện pháp giảm thiểu tác
- Đánh giá dự án (có động môi trường, các báo cáo đánh
phần mua sắm) giá, báo cáo tổng kết.
Trang số 4 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Ngoài việc quản lý 5 nhóm thông tin của từng cấu phần,
các cấu phần vẫn cần phải lưu trữ 5 nhóm thông tin của cả
dự án ODA nhằm thống nhất, phối họp và chia sẻ thông tin.
GHI NHỚ
2. Vì sao phải quản lý thông tin dự án ODA
Hiện nay, khi nói về quản lý thông tin người ta thường liên hệ ngay tới các
phần mềm quản lý, đến máy tính hay rộng hơn là tới công nghệ quản lý thông
tin.
Thực ra quản lý thông tin có nội dung rộng hơn nhiều so với công nghệ quản lý
thông tin. Quản lý thông tin thực chất là quá trình hoạt động nhằm tạo ra thông
tin, sử dụng và chia sẻ thông tin. Còn các phần mềm máy tính hay công nghệ
thực chất vẫn chủ yếu phục vụ cho hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin chứ chưa
phải là quản lý thông tin theo đúng nghĩa của nó.
Vì sao phải quản lý thông tin:
• Thông tin cần phải được quản lý để các cơ quan quản lý và thực hiện dự án
có thể biết được dự án đang được triển khai như thế nào và liệu dự án có đạt
được kết quả như đã được thiết kế hay không.
• Dựa vào thông tin được quản lý, các điều chỉnh dự án và tập trung nguồn lực
có thể được tiến hành nhằm cải thiện chất lượng việc thực hiện dự án.
• Thông tin dự án là cơ sở để phục vụ cho chính các hoạt động của dự án.
Thông tin dự án được quản lý là cơ sở để lập, điểu chỉnh kế hoạch, thực hiện
kế hoạch, giám sát, đánh giá. Quan trọng nhất là thông tin dự án sẽ được sử
dụng để quản lý hiệu quả của dự án như đo đạc hiệu quả, hỗ trợ quá trình
quản lý để đảm bảo hiệu quả dự án.
• Có rất nhiều bên liên đới quan tâm đến thông tin của dự án ODA như chính
phủ, ban điều hành dự án, ban quản lý dự án, các đơn vị hợp tác, các nhà tài
trợ, các đơn vị thực hiện dự án và các bên liên đới khác. Chính vì thế, thông
tin cần phải được quản lý để có thể chia sẻ, phối hợp, trao đổi nhằm cung cấp
các thông tin chính xác, kịp thời cho các bên và cho những người quản lý,
thực hiện dự án.
Quản lý thông tin không phải là quản lý các bản ghi hay số
liệu thu thập trong quá trình thực hiện dự án. Nó là các hoạt
động nhằm tạo ra thông tin, sử dụng thông tin và chia sẻ
thông tin của dự án.
GHI NHỚ
Trang số 5 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
3. Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án ODA
Có 6 nguyên tắc được xem là quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý
thông tin dự án ODA hiệu quả, đó là:
Nguyên tắc 1: Nhân Không phải bất kỳ ai cũng quản lý thông tin dự án có hiệu quả
viên quản lý thông bởi vì quản lý thông tin khác với lưu trữ thông tin. Nhân viên
tin dự án ODA phải quản lý thông tin phải được đào tạo ít nhất về ba chủ đề: 1/-
được đào tạo Quá trình tạo ra thông tin dự án; 2/ Sử dụng thông tin dự án;
và 3/ chia sẻ, thảo luận thông tin dự án.
Nguyên tắc 2: Phải Nguyên tắc này tưởng đơn giản nhưng rất quan trọng và ảnh
có sự tham gia chủ hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý thông tin dự án, chẳng
động của nhân viên hạn, các nhân viên dự án phải nhớ các file dữ liệu hoặc bản
dự án vào quá trình ghi vào hệ thống quản lý dữ liệu, hoặc nhân viên dự án phải
quản lý thông tin cập nhật thường xuyên các hoạt động, các dữ liệu theo một
chuẩn mực nhất định để có thể quản lý...
Nguyên tắc 3: Xây Một hệ thống quản lý thông tin thống nhất cần được xây dựng
dựng hệ thống quản ngay từ đầu, tức là khi xây dựng dự án. Hệ thống này ít nhất
lý và yêu cầu quản lý cũng đề cập (i) những yêu cầu quản lý thông tin dự án; (ii) cán
thông tin ngay từ khi bộ thực hiện quản lý thông tin dự án; (iii) phạm vi thông tin cần
xây dựng dự án được quản lý; và (iv) hình thức quản lý thông tin (phần mềm,
các mẫu báo cáo...).
Nguyên tắc 4: Hỗ trợ Nhiều loại dữ liệu của dự án nếu xử lý bằng tay sẽ mất thời
công cụ quản lý để gian, chẳng hạn số liệu nền hay các kết quả đầu ra của dự án.
tăng hiệu quả của Các công cụ như máy tính, thư điện tử, dụng cụ trình
quản lý thông tin chiếu...là rất quan trọng mang lại hiệu quả trong quản lý thông
tin dự án.
Nguyên tắc 5: Có sự Thông tin cần được trao đổi giữa các bên liên đới và có sự
tham gia của các bên phối hợp trong quản lý thông tin như thống nhất về định kỳ
liên đới trong quản lý trao đổi, kiểm tra thông tin, giám sát thông tin, cập nhật thông
thông tin tin. Như vậy sẽ tạo ra sự minh bạch và tính dễ kiểm tra của
thông tin cũng như sự hợp tác giữa các bên liên đới.
Nguyên tắc 6: Thông Để tránh việc sử dụng và trao đổi những thông tin không chính
tin được quản lý là xác hoặc không chính thức, thông tin quản lý phải được xử lý
thông tin đã được xử qua nhiều bước, nhất là quá trình kiểm tra tính chính xác của
lý, chính xác, thống thông tin. Nguyên tắc có sự tham gia của các bên liên đới,
nhất và chính thức như đã trình bày ở trên, là rất quan trọng để đảm bảo được
chất lượng thông tin quản lý.
Trang số 6 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
4. Các bước và phương pháp thực hiện quản lý thông tin dự án ODA
Quản lý thông tin dự án ODA gồm có 8 buớc, trong đó, 4 bước đầu tiên chủ yếu được
thực hiện bởi các ban quản lý và thực hiện dự án, 4 bước sau chủ yếu được thực hiện
bởi cán bộ quản lý thông tin dự án.
Xác định phạm vi thông tin cần phải quản lý
Quyết định ai sẽ tham gia vào hoạt động quản lý
thông tin dự án
Quyết định chương trình quản lý thông tin dự án
Đào tạo cán bộ quản lý thông tin dự án và
chương trình quản lý thông tin dự án
Phân tích các loại dữ liệu dựa trên tương quan
giữa nhiệm vụ, mục tiêu của dự án với khung
lôgíc và các chỉ báo của dự án
Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin quản lý
Báo cáo về tình hình quản lý thông tin dự án
Chia sẻ, thảo luận thông tin
Trang số 7 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Bước 1: Xác định phạm vi thông tin cần phải quản lý: Quản lý thông tin
không có nghĩa là lưu trữ tất cả các dữ liệu (số liệu định tính và định lượng) và các
bản ghi, nó là quá trình tạo ra, sử dụng và chia sẻ, trao đổi thông tin. Vì thế phạm vi
các thông tin dự án cần phải quản lý phải được xác định rõ ràng. Xác định được phạm
vi thông tin cần phải được quản lý sẽ liên quan đến lựa chọn công cụ quản lý thông
tin (các thiết kế phần mềm phù hợp) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập
nhật, trao đổi, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ).
Năm nhóm thông tin được xác định ở phần I là phạm vi thông tin cần quản lý. Đồng
thời, mỗi cấu phần dự án cũng cần phải quản lý 5 nhóm thông tin đó nhưng trong
phạm vi cấu phần của mình.
Bước 2: Quyết định ai sẽ tham gia vào hoạt động quản lý thông tin dự án:
Ngoài một/hoặc một vài nhân viên chuyên phụ trách quản lý thông tin (các dự án
hiện nay gọi là Cán bộ truyền thông), mọi nhân viên đều phải được yêu cầu về nội
dung quản lý thông tin dự án. Tuy nhiên, các cán bộ truyền thông phải được lựa chọn
kỹ lưỡng, trong đó ba yếu tố cần thiết phải có, đó là: (i) hiểu biết về phương pháp thu
thập dữ liệu, xử lý và quản lý dữ liệu; (ii) thông thạo các kỹ năng máy tính; và (iii) có
kỹ năng truyền thông, trao đổi thông tin với các bên liên đới.
Bước 3: Quyết định chương trình quản lý thông tin dự án: Chương trình
quản lý thông tin dự án bao gồm 2 loại chương trình, đó là chương trình quản lý theo
nghĩa kế hoạch (các yêu cầu, kế hoạch cập nhật thông tin, tần suất cập nhật thông tin,
các thời điểm báo cáo, chia sẻ thông tin, các kế hoạch trao đổi thông tin với các bên
liên đới), và các chương trình phần mềm quản lý dữ liệu.
Bước 4: Đào tạo cán bộ quản lý thông tin dự án và chương trình quản lý
thông tin dự án: Cán bộ quản lý thông tin dự án cần phải được đào tạo về yêu cầu
quản lý thông tin, phương pháp thu thập, xử lý thông tin, chia sẻ thông tin. Khung
lôgic, các chỉ báo, và mục tiêu của dự án là những nội dung rất quan trọng mà cán bộ
quản lý thông tin cần phải nắm chắc vì thông tin được quản lý sẽ xoay quanh các nội
dung trên. Ngoài ra, các phần mềm quản lý thông tin cũng như nghiệp vụ trao đổi,
chia sẻ thông tin cũng cần phải được đào tạo.
Bước 5: Phân tích các loại dữ liệu dựa trên tương quan giữa nhiệm vụ, mục
tiêu của dự án với khung lôgíc và các chỉ báo của dự án. Đây là bước rất quan
trọng nhằm quản lý thông tin có hệ thống và khai thác, tổng hợp thông tin được dễ
Trang số 8 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
dàng nhất là khi trong một dự án có rất nhiều biến số (cả biến số độc lập và biến số
can thiệp). Phương pháp để thực hiện bước này là xác định 6 cột để giám sát, quản lý,
cập nhật. Cụ thể là:
Mục tiêu Chỉ báo Phương Mẫu thực Kết quả đạt Những bình luận, ghi chú
cụ thể thể hiện pháp thực hiện phương được mục tiêu
của dự mục tiêu hiện chỉ pháp
án dự án báo
Ví dụ Tỷ lệ trẻ em đến trường
Tăng số - Số trẻ - Thống kê - Bao nhiêu X% số trẻ em tăng nhưng kết quả sẽ
trẻ em em nam từng lớp, làng trong đến trường không bền vững do hiện
đến đến từng học khu vực dự tăng, trong đó, tại dự án hỗ trợ kinh phí
trường
trường kỳ, từng án được x1% là số % trẻ đến trường. Khi không
tăng. năm thống kê em nữ đến còn dự án nữa thì kết quả
- Số trẻ - Thống kê ở trường tăng sẽ thay đổi.
em nữ bao nhiêu
đến trường
trường
tăng lên
Phương pháp quản lý 6 cột sẽ hỗ trợ nhất nhiều cho hoạt động chia sẻ và thảo luận
thông tin sau này của dự án.
Bước 6: Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin quản lý
Thu thập, cập nhật và xử lý thông tin là bước quan trọng nhất của quản lý thông tin.
Đối với bước này, có 8 hoạt động mà cán bộ quản lý thông tin cần phải thực hiện, đó
là:
1) Xác định phạm vi thông tin cần quản lý
2) Tìm kiếm, thu thập, cập nhật các thông tin của các dự án tương tự
3) Thu thập số liệu nền, chẳng hạn dự án dự án xây dựng giao thông cần các
thông tin về điều kiện giao thông tại khu vực, dự án tăng cường sức khoẻ
thì cần thực trạng chăm sóc sức khoẻ và cơ cấu bệnh tật...số liệu nền rất
quan trọng nhằm làm cơ sở phân tích cho dự án và phục vụ cho giám sát,
đánh giá dự án sau này. Trường hợp đã có số liệu nền do giai đoạn tiền khả
thi (pre-feasibility) thu thập thì cần tiến hành phân trường hoặc lĩnh vực
thông tin từ số liệu nền như ở hoạt động 5 dưới đây.
4) Xây dựng, lựa chọn, hoặc vận dụng các chỉ báo đã được xây dựng trong
khung lôgíc để đo đạc các mục tiêu dự án
5) Phân trường hoặc theo lĩnh vực các thông tin: các thông tin cần đuợc phân
trường để thu thập và cập nhật có hệ thống, chẳng hạn, theo giới, dân tộc,
khu vực sinh sống, học vấn, điều kiện nhà ở...hoặc theo lĩnh vực như số
Trang số 9 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
người hưởng lợi, số đầu ra, các loại mua sắm, các hoạt động dự án tại khu
vực, chi tiêu dự án của từng hoạt động dự án...
6) Thu thập, cập nhật và xử lý các dữ liệu cần thiết: tiến hành thu thập hoặc
lấy các báo cáo của các cán bộ dự án/hoặc của cán bộ điều phối các hợp
phần/hoặc của các đối tác cùng thực hiện dự án/hoặc khảo sát trực tiếp. Nếu
cần có thể tiến hành lấy số liệu mới định kỳ, hoặc yêu cầu các cán bộ dự án
và các cán bộ điều phối của các hợp phần báo cáo định kỳ để cập nhật số
liệu.
7) Tổ chức và lưu trữ các bản ghi theo một chương trình đã được lựa chọn.
Lưu ý rằng, cách lưu trữ và khai thác các bản ghi phải được phổ biến để
mọi người thực hiện đều có thể tiếp cận được, tránh tình trạng chỉ duy nhất
một hoặc vài người tiếp cận, khai thác được thông tin.
8) Xử lý các báo cáo: Các báo cáo có thể do cán bộ dự án thực hiện cũng có
thể do tư vấn độc lập/hoặc cơ quan tư vấn độc lập tiến hành. Số liệu và các
báo cáo phải được xử lý, theo lĩnh vực nội dung hoặc theo nhóm vấn đề, và
lưu trữ trong hệ thống quản lý thông tin chung của dự án.
Bước 7: Báo cáo về tình hình quản lý thông tin dự án
Nhằm phục vụ cho việc thực hiện dự án, điều chỉnh dự án, báo cáo dự án, giám sát và
đánh giá dự án, cán bộ quản lý thông tin phải có hai báo cáo theo định kỳ- định kỳ có
thể hàng tuần, hàng tháng do chương trình quản lý thông tin quy định, đó là: Báo cáo
hoạt động quản lý thông tin dự án, và Báo cáo việc thực hiện dự án dựa trên kết
quả thông tin quản lý. Báo cáo hoạt động quản lý thông tin dự án bao gồm việc cập
nhật thông tin, thu thập thông tin mới, tình hình báo cáo thông tin của cán bộ dự án,
của cán bộ điều phối, chất lượng thông tin, mức độ bao quát của thông tin đối với
toàn bộ dự án - thiếu thông tin gì, lĩnh vực gì, kế hoạch tiếp theo. Báo cáo việc thực
hiện dự án sẽ dựa trên kết quả quản lý thông tin để thông báo về tiến độ dự án, số
lượng đầu ra so với mục tiêu, tương quan tiến độ và đầu ra giữa các câu phần dự án,
sự phù hợp của các chỉ báo, hiệu quả dự án dựa vào các số liệu...
Bước 8: Chia sẻ, thảo luận thông tin
Thông tin cần được thảo luận và chia sẻ không chỉ khi kết thúc dự án hoặc tổng kết
dự án mà cần cung cấp, thảo luận thông tin với các đối tác, nhà tài trợ và các bên liên
đới trong quá trình thực hiện dự án. Việc cung cấp, trao đổi thông tin thường xuyên
sẽ có được những phản hồi hữu ích phục vụ cho việc điều chỉnh dự án hoặc thay đổi
tiếp cận dự án. Với các thông tin được quản lý tốt, một cách định kỳ - cần phải được
Trang số 10 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
thống nhất trước với các nhà tài trợ, các đối tác và các bên liên đới, dự án cần phải
thảo luận và chia sẻ các thông tin sau đây về dự án :
1. Mục tiêu của dự án là gì
2. Dự án đang làm gì (các hoạt động cụ thể)
3. Kết quả của dự án đến thời điểm hiện tại (các loại hoạt động, số lượng đầu
ra)
4. Kế hoạch tiếp theo (hoạt động cụ thể, đầu ra cụ thể và chương trình hoạt
động)
5. Những vấn đề đặt ra: thực tế và chủ để dựa trên khái quát kết quả thông
tin quản lý.
Những nguyên nhân thất bại trong quản lý thông tin
Dưới đây là những tổng kết về các nguyên nhân thất bại trong
quản lý thông tin dự án:
1. Lựa chọn công nghệ không phù hợp, thường là công nghệ
quá cao hay các phần mềm không phù hợp, khó sử dụng
2. Nhân viên quản lý thông tin không được đào tạo
3. Hết thời gian và ngân quỹ cho hoạt động quản lý thông tin
4. Sự thay đổi trong yêu cầu của dự án
5. Không có sự tham gia của toàn thể cán bộ dự án.
6. Lưu trữ thông tin hơn là tạo ra thông tin, sử dụng và chia sẻ
thông tin
7. Thông tin do một cán bộ dự án quản lý, nếu cán bộ đó thay
đổi vị trí hay chuyển dự án khác thì không có ai tiếp cận
được thông tin hoặc việc tiếp tục cập nhật sẽ không thống
nhất.
8. Không có chương trình quản lý thông tin cụ thể.
Trang số 11 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
5. Sử dụng máy tính trong quản lý thông tin dự án ODA
• Trong quản lý thông tin dự án ODA, máy tính có vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan
trọng. Vai trò này thể hiện ở ba khía cạnh như sau:
Lưu trữ tài liệu, văn kiện dự án, và các cơ sở dữ liệu khác về dự án: Vai trò
này rất quan trọng cho hoạt động sử dụng, phân tích dự án đặc biệt là ở khía
cạnh tiết kiệm thời gian, chính xác và tiện lợi. Chẳng hạn, các số liệu nền đã có
sẵn của các dự án khác hoàn toàn có thể được phân tích lại theo tiếp cận mới
của dự án, hoặc các dữ liệu về dự án theo từng mốc thời gian có thể dễ dàng
được so sánh với nhau.
Xử lý số liệu: Các số liệu có thể được phân tích, xử lý dễ dàng, chính xác theo
các định dạng nhất định. Hiện nay có rất nhiều chương trình phần mềm tiện ích
cho việc xử lý số liệu. Vai trò này làm cho việc xử lý thông tin dự án ODA
chính xác, tiết kiệm thời gian và số liệu được xử lý có những định dạng có thể
trao đổi rộng rãi.
Chia sẻ thông tin: Máy tính giúp cho quá trình chia sẻ thông tin dự án ODA
được thuận lợi hơn và rộng rãi hơn, chẳng hạn, sự phản hồi thông tin qua
Internet hay chia sẻ dữ liệu dự án, báo cáo dự án thông qua các bản mềm sẽ
thuận lợi rất nhiều.
• Các phần mềm để phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin quản lý dự án ODA hiện đang
sử dụng tương đối phong phú, điển hình: Access, SPSS, Excell, Word, trong quá trình
thực hiện dữ án một số phần mềm như Team Up or Mind manager cũng thường được
sử dụng. Đây cũng là những phần mềm tương đối thông dụng, dễ học, dễ sử dụng, dễ
cài đặt và không chiếm quá nhiều bộ nhớ. Cán bộ dự án có thể tự sử dụng các phần
mềm này để thiết kế mẫu quản lý thông tin cụ thể cho từng dự án. Chính vì thế, các
cán bộ dự án và quản lý dự án biết sử dụng máy tính là điều kiện tiên quyết để việc
quản lý thông tin dự án có hiệu quả.
• Việc quản lý thông tin bằng máy tính giúp cho việc lưu trữ và chia xẻ thông tin trở
nên nhanh, gọn, hiệu quả và khả năng chia xẻ rộng rãi. Các thông tin dự án được chia
xẻ trên Internet là một ví dụ điển hình cho khả năng chia xẻ thông tin thông qua máy
tính. Qua mạng Internet có thể tìm thấy hầu hết các thông tin về các dự án đã và đang
được thực hiện. Chỉ một địa chỉ trang web dài vài ký tự ta có thể biết được rất nhiều
thông tin về một dự án nào đó. Để khai thác được thông tin qua Internet người sử
dụng cũng cần biết một số những kỹ năng cơ bản như việc sử dụng Từ khoá.
Trang số 12 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Thực hành
Tên: “Thực hành phân tích cách thức quản lý và chia xẻ thông tin dự án ODA ”
Mục tiêu: Giúp học viên rà soát lại các nguyên tắc quản lý thông tin, đồng thời, thực
hành cách thức quản lý thông tin dự án ODA và chia xẻ các thông tin này
cho những người quan tâm
Thời gian : 60 phút. Thực hiện sau khi kết thúc mođun GS6
Mô tả : • Chia lớp thành 4 nhóm học viên
• Giáo viên cung cấp tài liệu mẫu về quản lý thông tin dự án đã được
xuất bản – INGO Directory 2006
+ Nhóm đọc kỹ tài liệu mẫu về: cấu trúc của tài liệu, cấu trúc quản lý thông
tin về dự án.
+ Nhóm tiến hành thảo luận về cách thức quản lý thông tin trong tài liệu
trên, cách điểm mạnh, điểm yếu của cách thức quản lý, khả năng chia xẻ
thông tin, những điểm cần bổ sung,...
• Từng nhóm viết kết quả thảo luận vào giấy A0
• Trưởng nhóm trình bày kết quả
• Cả lớp thảo luận
• Giáo viên cùng cả lớp tổng kết kết quả thảo luận chung
Chuẩn bị: Cuốn INGO Directory 2006
Giấy A0, giá treo giấy A0, bút viết
Trang số 13 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tên tài liệu Nguồn Mô tả - Tóm tắt
TT
Foundation for Advanced
Monitoring and
Studies on International
evaluation based on Định nghĩa, phương pháp, lợi ích, vận
1 Development. Tokyo, Japan
the project cycle dụng giám sát và đánh giá chu kỳ dự án.
(see www.fasid.or.jp) -
management method
FASID (2000)
http://www.mpi.gov.vn/o Trang web của Bộ Kế hoạch Đầu tư, lưu
2 http://www.mpi.gov.vn/oda/Home
da giữ nhiều thông tin về dự án ODA
Trang web của Vietnam Development
3 http://www.vdf.org.vn/ http://www.vdf.org.vn/
Fund, lưu giữ các dự án cho quỹ tài trợ
VUFO-NGO Resource Centre, La
INGO Directory Tài liệu lưu trữ thông tin dự án của các tổ
4 Thanh Hotel, 218 Doi Can, Hanoi,
2006 email: info@ngocentre.org.vn chức NGO
Trang số 14 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
Sau khi kết thúc mođun GS6, mỗi thành viên sẽ được phát 01 phiếu tự đánh giá để
điền vào!
1. Anh chị hãy điền thông tin vào dòng để trống
Bao gồm các tài liệu ……………………………
Thông tin dự án
ODA Nhóm 1:
Bao gồm các văn bản ………………
Thông tin dự án
ODA Nhóm 2:
Bao gồm các tài liệu …………….
Thông tin dự án
ODA Nhóm 3:
Là các dữ liệu…….
Thông tin dự án
ODA Nhóm 4:
Thông tin dự án Báo cáo…….
ODA Nhóm 5: …
2. Có mấy nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án ODA (khoanh tròn
vào số thích hợp)
1 4
2 5
3 6
Trang số 15 / 16
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Giám sát, Đánh giá trong quản lý ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun GS6: Quản lý thông tin dự án ODA
3. Anh/ chị hãy điền nốt thông tin còn bỏ trống
Xác định ………..
………… ai sẽ tham gia vào hoạt động quản lý
thông tin dự án
………… chương trình quản lý thông tin dự án
………………. quản lý thông tin dự án và
chương trình quản lý thông tin dự án
……………… các loại dữ liệu dựa trên tương
quan giữa nhiệm vụ, mục tiêu của dự án với
khung lôgíc và các chỉ báo của dự án
…………….. thông tin quản lý
…………. về tình hình quản lý thông tin dự án
…………….. thông tin
Trang số 16 / 16
nguon tai.lieu . vn
