Xem mẫu

  1. QUY TRÌNH QUAN HỆ GIAO TIẾP VỚI KHÁCH HÀNG sử DỤNG ĐIỆN Chương I QUY ĐỊNH CHƯNG Điểu 1. Trong Quy trình này, khách hàng sử dụng điện (gọi tắt là khách hàng) bao gồm: Các tổ chức, cá nhân ký HĐMBĐ trực tiếp vói các đơn vị trong TCT, hoặc tuy không trực tiếp ký HĐMBĐ nhưng có những vấn đề phải giải quyết liên quan đến việc sử dụng điện từ hệ thông điện quốc gia. Diều 2. Các CTĐL có trách nhiệm quy định chi tiêt việc giải quyết các yêu cầu cùa khách hàng theo chê độ một cua trong tất cả các đơn vị trực thuộc. Diều 3. Những CBNV có nhiệm vụ giao tiếp vói khách hàng bao gồm CBNV được giao thực hiện các nhiệm vụ sau: a) Tiếp nhận và trả lòi các yêu cầu của khách hàng liên quan đến việc mua, bán điện, thương thảo và ký hợp đồng; b) Khảo sát, lắp đặt, treo tháo và quản lý công tơ; 204
  2. c) Quản lý công tơ, ghi chỉ sô và phúc tra chỉ số công tơ; d) Thu tiến điện và xử lý nợ tiến điện; e) Kiếm tra sử dụng điện và xử lý vi phạm HĐMBĐ; f) Sửa chữa, thao tác đóng cắt điện; g) Khảo sát, lắp đặt và nghiệm thu công trình đường dây và trạm biến áp; h) Thanh tra, bảo vệ đơn vị. Tất cả các CBNV có nhiệm vụ giao tiếp vối khách hàng đều phải thực hiện đúng Quy trình quan hệ giao tiếp với khách hàng sử dụng điện. Diều 4. Việc giao tiếp vối khách hàng được coi là có giá trị pháp lý khi CBCNV của đơn vị được giao nhiệm vụ nêu ở Điều 3 của Quy trình này, thực hiện đúng quy định vê nơi giao tiếp, trang phục, thẻ công vụ, giấy công tác... và làm đúng nội dung nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Điều 5. Các CTĐL cần xây dựng trung tâm giao dịch khách hàng tại các Điện lực, Chi nhánh điện để tập trung một đầu môi giải quyết tất cả nhu cầu của khách hàng về KDĐN và kinh doanh đa ngành nghề. 205
  3. Chương II YÊU CẦU CỦA NHIỆM vụ GIAO TIEP VỚI KHÁCH HÀNG Điểu 6. Tiêu chuẩn CBNV làm nhiệm vụ giao tiếp vối khách hàng 6.1. Có phẩm chất đạo đức tốt, có ý thức trách nhiệm, hòa nhã, chu đáo vối khách hàng. 6.2. Có trình độ văn hoá tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên, đúng ngành nghề được đào tạo, hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và của cá nhân được giao, nắm vững các quy trình, quy định về cung ứng và sử dụng điện, quy trình an toàn điện trong phạm vi công việc mình làm. 6.3. Có đủ sức khoẻ theo yêu cầu của nhiệm vụ được giao. Điểu 7. Đào tạo chuyên môn Hàng năm các CTĐL phải tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kiểm tra đế nâng cao trình độ nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm cho đội ngũ CBNV làm nhiệm vụ giao tiếp vối khách hàng. Điểu 8. Sử dụng trang phục công tác và thẻ công vụ CBNV khi làm nhiệm vụ giao tiếp vói khách hàng phải sử dụng trang phục công tác và đeo thẻ 206
  4. công vụ theo quy định. Riêng CBNV làm nhiệm vụ thu tiền điện ngoài cơ quan không phải đeo thẻ công vụ, nhưng nhất thiết phải mang theo thẻ công vụ để xuất trình khi khách hàng yêu cầu. Ngoài các quy định của TCT, căn cứ vào đặc điểm tình hình từng vùng, các CTĐL quy định cụ thể việc mặc trang phục công tác và đeo thẻ công vụ. Điểu 9. Nguyên tắc trong giao tiếp vối khách hàng 9.1. Phải luôn thế hiện sự tôn trọng, lịch sự, bình đẳng trong giao tiếp vối khách hàng. 9.2. Khi thực hiện nhiệm vụ: a) Cấm mọi cử chỉ, lời nói thiếu văn minh, đe dọa, cửa quyền; b) Cấm uống rượu, bia trưốc và trong khi làm nhiệm vụ; c) Phải giải quyết đúng hẹn, đúng nội dung, đầy đủ, rõ ràng những vấn để mà khách hàng yêu cầu trên cơ sở các quy định của Nhà nưỏc, của TCT và các CTĐL. Cấm tự đặt ra những điều kiện không có trong quy định của đơn vị; d) Cấm lợi dụng cương vị công tác, nhiệm vụ được giao để vòi vĩnh, sách nhiễu, gây phiền hà cho khách hàng, đặc biệt khi đến khách hàng đòi nợ, sửa chữa, nghiệm thu.... Trường hợp yêu cầu của khách hàng 207
  5. không thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị mình phải giải thích để khách hàng rõ và hướng dẫn khách hàng đến cơ quan có trách nhiệm đế giải quyết. e) Chỉ được vào nhà, trụ sở, địa điểm,.... phạm vi thuộc quyến quản lý tài sản của khách hàng khi đã xuất trình đầy đủ các giấy tò cần thiết và được sự đồng ý của khách hàng, trường hợp đặc biệt phải mòi đại diện chính quyền, công an sở tại làm chứng. Điểu 10. Sửa chữa, giải quyết sự cố đảm bảo cấp điện an toàn, ổn định 10.1. Các Điện lực, Chi nhánh điện phải bô trí lực lượng thường trực sửa chữa sự cố điện 24/24 giờ trong ngày. Mọi yêu cầu sửa chữa, khắc phục sự cố của khách hàng phải được tiến hành xử lý ngay và cập nhật vào sổ theo mẫu quy định tại phụ lục của Quy trình này. Trường hợp chưa khắc phục được sau 2 giờ kể từ khi nhận được thông báo sự cố, phải thông báo đến khách hàng lý do và dự kiến thời gian khắc phục xong. 10.2. Các đơn vị phải phân cấp rõ ràng ranh giới, trách nhiệm quản lý và sửa chữa đến từng cá nhân và tố sản xuất. Có quy định cụ thể thời gian sửa chữa theo từng loại và từng khu vực xảy ra sự cố. Phải có sổ nhật ký ghi được các nội dung cơ bản hàng ngày về: Tình hình vận hành của hệ thông điện 208
  6. thuộc phạm vi quản iý của đơn vị; thời gian và nguyên nhân gây gián đoạn việc cấp điện đến khách hàng; thông tin trao đổi vối các đơn vị và khách hàng có liên quan đến việc khắc phục sự cô gây gián đoạn việc cấp điện... 10.3. Không thu tiền sửa chữa lưới điện hạ thế phía trước công tơ bán điện cho khách hàng trong phạm vi quản lý của đơn vị. Trường hợp hư hỏng do khách hàng vi phạm sử dụng điện, vi phạm hành lang lưới điện, công trình điện, hoặc tự ý di dời công tơ, đường dây... thì mọi chi phí thí nghiệm, sửa chữa, thay thế... khách hàng thanh toán theo quy định của pháp luật và theo hợp đồng ký vối đơn vị. Việc ký kết hợp đồng phải theo đúng phân cấp của TCT, CTĐL và quy định của pháp luật. Điều 11. Giao tiếp với khách hàng tại cơ quan 11.1. Tất cả các đơn vị phải: a ) Định kỳ công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng và niêm yết tại cơ quan, nơi tiếp khách hàng: - Công khai các quy định liên quan đến việc giải quyết yêu cầu của khách hàng: Nghị định của Chính phủ về hoạt động điện lực và sử dụng điện và các văn bản, Thông tư hưởng dẫn thi hành, Thông tư hưởng dẫn thực hiện giá bán điện. 14-QTKDĐN 209
  7. - Niêm yết các quy định: Thủ tục, thời gian cấp điện; quy định vê thủ tục ký HĐMBĐ; biếu giá bán điện.... - Địa chỉ, số điện thoại trong, ngoài giò làm việc để tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng. b) Bô' trí cán bộ chuyên trách có đủ nàng lực làm nhiệm vụ giao tiếp với khách hàng và thu nhận thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình...) có liên quan đến trách nhiệm giải quyết của đơn vị. c) Lập sổ tiếp nhận giải quyết yêu cầu của khách hàng theo mẫu quy định tại phụ lục của Quy trình này. Hàng ngày, lãnh đạo đơn vị phải trực tiếp kiểm tra sổ và có ý kiến chỉ đạo giải quyết. Hàng tháng, đơn vị phải tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả giải quyết các yêu cầu của khách hàng trong tháng: Tổng sô' yêu cầu của khách hàng; sô' yêu cầu và thời gian đã giải quyết; sô' yêu cầu còn tồn đọng nguyên nhân chưa giải quyết và kê' hoạch giải quyết trong tháng sau. 11.2. Nơi tiếp khách hàng, nơi thu tiền điện tại cơ quan phải thuận tiện, thoáng mát, đủ chỗ ngồi, có nưốc uống, báo đọc, có sơ đồ hưống dẫn, niêm yết đầy đủ các quy định, huống dẫn thủ tục, biểu mẫu... dễ đọc và để nơi dễ thấy. Có sổ và hộp thư góp ý. Tại bàn làm việc của CBNV tiếp khách hàng phải có biển 210
  8. ghi rõ: Họ và tên, chức danh, số điện thoại của CBNV có trách nhiệm tiếp nhận và trả lòi những yêu cầu của khách hàng. Khóng thu tiền trông giữ xe của khách hàng đến cơ quan. 11.3. Việc tiếp khách hàng phải chu đáo, đúng nơi quy định. Trưòng hợp chưa giải quyết được ngay phải nêu rõ lý do và có phiếu hẹn vối khách hàng. Không đê khách hàng đến cơ quan quá hai lần vì lý do chủ quan của đơn vị. Điều 12. Giao tiếp vói khách hàng bên ngoài cơ quan - CBNV thực hiện các công việc bên ngoài cơ quan như: Khảo sát, lắp đặt, treo tháo và quản lý công tơ, ghi chỉ số, thu tiền điện và xử lý nợ tiền điện, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị điện, thao tác đóng cắt điện... nhất thiết phải có phiếu công tác hoặc phiếu thao tác của cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Thực hiện đầy đủ những quy định của Quy trình kỹ thuật an toàn điện; - Thực hiện đúng quy định giao tiêp khách hàng của Quy trình này và quy định của đơn vị. Điểu 13. Giao tiếp với khách hàng qua thư tín, điện thoại 211
  9. 13.1. Các CTĐL phải có quy định cụ thể về trách nhiệm và nguyên tắc làm việc vối khách hàng qua thư tín, điện thoại và thực hiện: a) Quy định thông nhất mẫu văn bản và trách nhiệm ban hành, sử dụng ở tất cả các đơn vị trực thuộc được phép sử dụng. b) Khi giao tiếp qua điện thoại phải lịch sự, ghi chép đầy đủ nội dung yêu cầu của khách hàng và trả lời theo phạm vi trách nhiệm được giao. c) Trong đôì thoại cũng như văn bản giao tiếp với khách hàng tránh dùng các từ ngữ có tính chất mệnh lệnh, thiếu bình đẳng, cửa quyền vói khách hàng. 13.2. Khi các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo, đài, truyền hình... Trung ương, địa phương nêu những vấn đế phải giải quyết thuộc phạm vi quản lý của Điện lực nào thì chậm nhất sau 07 ngày Điện lực (tỉnh, thành phô', quận, huyện) đó phải có trách nhiệm trả lòi bằng văn bản, đồng thòi gửi báo cáo vê' CTĐL phụ trách và TCT (nếu có yêu cầu). a) Trường hợp TCT có văn bản yêu cầu cụ thể thì chậm nhất sau 07 ngày CTĐL phải gửi báo cáo về TCT. b) Thời gian trả lời những trường hợp khiếu nại tô cáo thực hiện theo quy định của pháp luật vê' giải quyết khiếu nại, tố cáo. 212
  10. 13.3. Tất cả đơn thư của khách hàng gửi đến phải được vào sổ cập nhật hàng ngày. Việc trả lời đơn thư phải được nghiên cứu kỹ nội dung, phân loại và tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Chậm nhất sau 03 ngày, lãnh đạo đơn vị phải có ý kiến chỉ đạo giải quyết. 13.4. Văn bản trả lòi khách hàng phải ngắn gọn, nội dung rõ ràng, đúng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo tính pháp lý và hành chính theo quy định của Nhà nưóc và của TCT. 13.5. Các CTĐL quy định cụ thể thòi gian trả lòi từng loại yêu cầu của khách hàng để các đơn vị trực thuộc thực hiện, nhưng chậm nhất sau 07 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu của khách hàng phải báo kết quả giải quyết, hoặc thông báo đang nghiên cứu giải quyết (những vấn đề chưa giải quyết được ngay) đến khách hàng. Mọi đơn thư gửi đến đều được trả lời đầy đủ. Trương hợp có nhiều câu hỏi cùng một vấn đề thuộc phạm vi quản lý của đơn vị ngoài việc trả lời trực tiếp đến khách hàng có đơn thư, đồng thòi trả lòi chung trên các phương tiện thông tin đại chúng. Điểu 14. Phân cấp giải quyết môì quan hệ vối khách hàng 14.1. Nguyên tắc phân cấp và trình tự giải quyêt quan hệ vối khách hàng như sau: 213
  11. a) Khách hàng trong phạm vi quản lý trực tiếp của cấp nào thì cấp đó chịu trách nhiệm tiếp và giải quyết những vấn đề mà khách hàng yêu cầu. Những vấn để không thuộc phạm vi, trách nhiệm thì đơn vị phải ghi, nhận đầy đủ và chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết đồng thời thông báo cho khách hàng biết. Không hướng dẫn cho khách hàng gửi kiến nghị vượt cấp vê những vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị. b) Khi khách hàng có ý kiến và cấp trên trực tiếp đã có ý kiến bằng văn bản thì đơn vị phải chấp hành, nhưng được quyến bảo lưu và báo cáo lên cấp chủ quản.của cấp trên trực tiếp. 14.2. Hàng năm, các đơn vị phải tổ chức lấy ý kiên đóng góp về lề lốì làm việc và thái độ phục vụ của CBNV trong đơn vị thông qua Hội nghị khách hàng, gửi thư lây ý kiến góp ý của khách hàng... 14.3. Hàng năm, lãnh đạo CTĐL, Điện lực tỉnh thường xuyên có các cuộc tiếp xúc, làm việc và báo cáo với Đoàn Đại biểu Quốc hội và ƯBND các tỉnh, thành phô' trực thuộc Trung ương, đặc biệt trước các kỳ họp Quốc hội. Lãnh đạo các CTĐL, Điện lực phải thường xuyên tiếp xúc và báo cáo Hội đồng nhân dân địa phương thuộc địa bàn cung ứng điện, đặc biệt trưốc các kỳ họp của HĐND. CTĐL là đơn vị chủ trì, 214
  12. các đơn vị trong TCT: Công ty Truyền tải điện, Trung tâm Điều độ Hệ thông điện Quốc gia, Trung tâm Điêu độ Hệ thông điện miên, các Ban quản lý dự án.... có trách nhiệm phôi hợp vói CTĐL trong việc chuẩn bị nội dung và tham gia báo cáo vối Đoàn Đại biểu Quổc hội. Nội dung các báo cáo gồm: a) Trả lời những ý kiến kiến nghị của cử tri, thắc mắc của tố’ chức cá nhân sử dụng điện về các vấn dế liên quan đến hoạt động điện lực của TCT và sử dụng điện trên địa bàn của đơn vị quản lý. b) Giới thiệu và giải thích các chủ trương, chính sách của Nhà nưóc vể lĩnh vực hoạt động điện lực và sử dụng điện, các chính sách của TCT, CTĐL đôi vối khách hàng. c) Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng của TCT, CTĐL phục vụ địa phương trong năm và thời gian giữa các kỳ họp, tình hình phát triển quản lý điện nông thôn... d) Thông báo kết quả và tồn tại cần xử lý về những trường hợp vi phạm hành lang an toàn lưối điện cao áp, những trường hợp chậm giải phóng mặt bằng các công trình điện để tranh thủ sự hỗ trợ giải quyết của chính quyền địa phương các cấp. 215
  13. 14.4. Các dịp lễ, tết, phục vụ các hoạt động chính trị xã hội (họp Quốc hội, bầu cử, kỳ thi các cấp...) các CTĐL phải lập phương án đảm bảo cấp điện an toàn và báo cáo TCT. 14.5. Các đơn vị phải có trách nhiệm giải thích và hướng dẫn cụ thê những nguyên tắc phân cấp nói trên đối vối mọi đơn thư, yêu cầu của khách hàng. 14.6. Việc giấi quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo phải giải quyết theo đúng Quy chế phân cấp của TCT. Những ý kiến, đơn thư của khách hàng thuộc phạm vi khiếu nại tô' cáo thì thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tô' cáo. 216
  14. sổ T IẾ P N H Ậ N GIẢI Q U Y ẾT Y Ê U CÀU C Ủ A K H Á C H H À N G T h á n g ............ n ấ m .............. Ngày Hình thửc Nội Chuyển giải quyết Ngày tiếp nhận Ngày Lý do Họ tèn, địa chì, tiếp dung Kết quà trả lời hẹn còn điện thoại khách hàng nhận yêu Đơn vị giải quyết khách Trực Ván trả lời Ngày tồn tại Y/C cầu hàng c c i JE tiếp bàn chuyên nhận T— T— V— CD CO OI r- o T— CO T— co 04 IO Tổng cộng th án g : - Tổng sô' yêu cầu: - Sô' yêu cầu đã giải quyết: - Sô' yêu cầu còn tồn đọng: - 217
  15. SÒ BÁO SỬ A CHỮA Đ IỆ N 218 T h á n g .......... n ă m ..........
  16. ĐIỂU KHOẢN THI HÀNH Điểu 1. Quy trình này được áp dụng thông nhất trong toàn Tổng công ty Điện lực Việt Nam và thay thế cho Quy trình kinh doanh điện năng ban hành kèm theo Quyết định số 1354 EVN/KD ngày 02 tháng 8 năm 2000. Điều 2. Quy trình này có hiệu lực thi hành sau 30 ngày kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện nếu có điều nào chưa phù hợp hoặc các vấn đê' mối phát sinh, các Ban chức nằng và các đơn vị phản ánh bằng văn bản để Tổng công ty xem xét, bổ sung, sửa đổi cho phù hợp. TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN Lực VIỆT NAM Đào Văn Hưng đã ký 219
  17. QUYET ĐỊNH Số335/ EVN ỉ HĐQT / KD&ĐNT ngày 10/1012003 của Hội đồng Quần trị Tong công ty Điện lực Việt Nani VẼ VIỆC BAN HÀNH QUY CHÉ VẼ Tổ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG DỊCH vụ BÁN LỀ DIỆN NÚNG THÔN HỘI ĐÓNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY ĐIỆN Lực VIỆT NAM - Căn cứ Nghị định 14/CP ngày 27 tháng 01 năm 1995 của Thủ tưóng Chính phủ về việc thành lập và ban hành Điều lệ của Tổng công ty Điện lực Việt Nam. - Theo đê' nghị của Tống Giám đốc Tổng công ty Điện lực Việt Nam. QUYẾT ĐỊNH Điểu 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế vể Tô chức và hoạt động dịch vụ bán lẻ điện nông thôn". Điểu 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quy chế tạm thời 220
  18. về đại lý dịch vụ bán lẻ điện nông thôn được ban hành kèm theo Quyết định sô 271 EVN/ HĐQT/KD&ĐNT ngày 05 tháng 9 năm 2001 của Hội đồng Quản trị Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Điều 3. Tổng Giám đốc Tổng công ty Điện lực Việt Nam có trách nhiệm hưống dẫn và chỉ đạo các Ban chức năng của Tống công ty và các đơn vị liên quan thi hành Quyết định này. TM. HỘI ĐỒNG QUẨN TRỊ TỔNG CÔNG TY ĐIỆN Lực VIỆT NAM CHỨ TỊCH Đặng Hùng đã ký 221
  19. QUY CHẾ VÊ TÔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG DỊCH vụ BÁN LẺ ĐIỆN NÔNG THÔN (Ban hành kèm theo Quyết định số335 /EVN/ HĐQT/KD&ĐNT ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Hội đồng Quản trị Tông công ty Điện lực Việt Nam) Chương I NHŨNG QUY ĐỊNH CHƯNG Điểu 1. Quy chế về tổ chức và hoạt động dịch vụ bán lẻ điện nông thôn được xây dựng theo quy định tại Mục 7 - Chương II - Phần thứ ba Bộ luật Dân sự do Quốc hội nưốc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 28 tháng 10 năm 1995. Quy chế này được áp dụng tại các địa phương, nơi Tổng công ty Điện lực Việt Nam quản lý trực tiếp và bán lẻ điện năng dến các hộ sử dụng điện ở nông thôn và tại các khu vực khác có đủ các điểu kiện phù hợp đê thực hiện "dịch vụ bán lẻ điện nông thôn". Điểu 2. Tổ chức và hoạt dộng dịch vụ bán lẻ điện nông thôn được thực hiện dưối hình thức hợp đồng dịch vụ, theo đó Công ty Điện lực, Công ty TNHH một 222
  20. thành viên Điện lực, Công ty cổ phần Điện lực, Điện lực tỉnh, thành phô, Điện lực quận, huyện giao cho bên nhận làm dịch vụ thực hiện một số công việc thuộc nội dung của hoạt động quản lý kinh doanh điện năng và vận hành lưói điện hạ áp trên địa bàn 01 xã hoặc theo cụm 02 - 03 xã. Khi thực hiện công việc dịch vụ, bên nhận làm dịch vụ hoạt động theo danh nghĩa của Điện lực vối chức năng đã được quy định trong Giấy phép hoạt động điện lực của Điện lực, nhằm phục vụ cho việc thực hiện hợp đồng mua bán điện đã ký kết giữa Điện lực vối các hộ sử dụng điện ở nông thôn. Bên nhận làm dịch vụ được trả tiền công dịch vụ theo kêt quả công việc đã hoàn thành, phù hợp với quyền và nghĩa vụ của các bên đã thoả thuận trong hợp dồng dịch vụ. Điểu 3. Trong quy chế này, các từ ngữ dưói đáy được hiểu như sau: 1. Bên thuê dịch vụ là Công ty Điện lực, Công ty TNHH một thành viên, Công ty cổ phần Điện lực, Điện lực cấp tỉnh, thành phô", Điện lực cấp quận, huyện, Chi nhánh điện lực được Công ty Điện lực uỷ quyền ký hợp đồng dịch vụ (sau đây viết tắt là Điện lực). 2. Bên nhận làm dịch vụ là pháp nhân hoặc cá nhân được Điện lực thuê thực hiện một số công việc được quy định tại Điều 7 Quy chế này. 223
nguon tai.lieu . vn