Xem mẫu
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Mođun NS5: QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG DỰ ÁN ODA
Kết thúc Mođun NS5 bạn có khả năng:
Nắm vững các hình loại hợp đồng thông dụng sử dụng trong các dự
án ODA.
Quản lý hiệu quả các hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA
Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”
Người học tự nghiên cứu tài liệu.
Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học.
Thực hành theo nhóm về phân biệt và quản lý hợp đồng sử dụng trong các
dự án ODA dưới sự hỗ trợ của giáo viên.
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá.
Tài liệu Mođun NS5: “Quản lý hợp đồng ODA”
1. Tự tìm hiểu các hình loại, mục tiêu sử dụng, đặc điểm và
các nội dung cơ bản các loại hợp đồng dự án ODA; cách
thức quản lý hiệu quả các hợp đồng.
2. Thực hành kỹ năng soạn thảo và giám sát thực hiện hợp
đồng trong khuôn khổ các dự án ODA.
3. Tự đánh giá kết quả học tập.
Trang số: 1/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
1. Khái niệm về hợp đồng và
Làm thế nào để quản lý hợp đồng
các loại hợp
đồng trong dự án Trang 3
được thực hiện
trôi chảy và có
kết quả?
2. Nhận biết và phân loại hợp
đồng sử dụng trong dự án ODA
Trang 4
3. Quản lý thông tin - xây dựng và
quản lý dữ liệu hợp đồng
Quản lý dự án
Trang 6
4. Giám sát thực hiện hợp đồng
Trang 9
5. Giám sát rủi ro hợp đồng.
Trang 16
5. Quản lý và giải quyết tranh
chấp hợp đồng.
Trang 20
Trang số: 2/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
1. Hợp đồng và quản lý hợp đồng
Đọc kỹ các diễn giải dưới đây để ghi nhận những khái niệm cơ bản về hợp
đồng và quản lý hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA:
• Hợp đồng (HĐ) là sự thoả thuận và cam kết thể hiện bằng văn bản giưã
một bên là chủ hợp đồng (giám đốc dự án hoặc người đại diện được uỷ
quyền) với môt bên được thuê (tổ chức/công ty/cá nhân) nhằm thực hiện
các nhiệm vụ của dự án.
• Quản lý hợp đồng (QLHĐ) trong các dự án ODA là tổng hợp một loạt các
hoạt động liên quan tới thể chế, kỹ thuật và thông tin do nhà quản lý dự án
tiến hành nhằm hỗ trợ việc thực thi thành công các hợp đồng đã ký.
Hình 1: Các đối tượng của quản lý HĐ
Tiến độ/
kết quả
Rủi ro
Hoạt
động hỗ
QL trợ
Tranh chấp HĐ
Xung đột
Nhân sự
Thông tin
hợp đồng
• Mục tiêu của QLHĐ là huy động tối đa các biện pháp, nguồn lực để tất cả
các hợp đồng đã ký đều được thực hiện thuận lợi với mức tối đa và kết
thúc với kết quả mong muốn và thoả thuận.
• Các nhiệm vụ chính của QLHD
Hỗ trợ thực hiện hợp đồng
Giám sát, đánh giá thực hiện hợp đồng
Phát hiện và giải quyết các xung đột, tranh chấp
Chia sẻ thông tin về HĐ và QLHĐ.
• Cơ sở pháp lý của các hoạt động QLHĐ là các văn bản liên quan tới:
Trang số: 3/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Luật pháp Việt Nam (ví dụ Luật Các hợp đồng đã ký giữa dự án và
đấu thầu, Luật Đầu tư…) bên được thuê.
Các thoả thuận của Việt Nam Các luật lệ, qui định mà các hợp
với các nhà tài trợ ODA (WB, đồng liên đới hoặc phụ thuộc (Luật
ADB, JBIC v.v.) Thương mại, luật xây dựng,
INCOTERM v.v.)
• Tranh chấp trong hợp đồng là sự không nhất trí giưã các bên về nghĩa vụ
và quyền lợi liên quan tới việc hiểu sai lệch về cùng một hoặc một số điều
khoản trong hợp đồng từ một bên hoặc cả hai bên ký hợp đồng, hoặc do
những tác động của các điều kiện thực thi hợp đồng dẫn tới những thiệt hại
(có thực hoặc tiềm ẩn) cho một hoặc cả hai bên.
• Rủi ro trong hợp đồng là những sự cố gây ra do những nguyên nhân không
lường trước. Rủi ro có thể nhỏ có thể khắc phục bằng sự nỗ lực từ hai bên
nhưng có thể là những trường hợp bất khả kháng (force majeure) như thiên
tai, chiến tranh, động đất v.v.
• Mỗi dự án ODA đều có các loại hợp đồng khác nhau: Dự án càng lớn,
càng phức tạp thì số lượng các hợp đồng càng nhiều và càng khó hỗ trợ,
kiểm soát. Nhiệm vụ của cán bộ quản lý dự án/quản lý hợp đồng là kiểm
soát được các rủi ro (trừ force majeure) và phát hiện và giải quyết ổn thảo
các tranh chấp và xung đột trong thực hiện hợp đồng.
2. Nhận biết phân loại hợp đồng
Đọc kỹ các mô tả và phân loại hợp đồng dưới đây để có thể nhận biết và
nắm vững các loạ hợp đồng trong khuôn khổ các dự án ODA. Đừng quên
liên hệ với các loạ hợp đồng bạn đang hoặc sẽ tham gia quản lý:
• Phân loại hợp đồng
Có nhiều cách phân loại hợp đồng tuỳ thuộc vào đặc tính, dấu hiệu nhận biết
hợp đồng:
Theo nhiệm vụ: có thể phân loại theo hợp đồng nghiên cứu, hợp đồng quản
lý, hợp đồng xây lắp, hợp đồng quảng cáo, hợp đồng nhân công …
Theo hình thức thanh toán: có các loại hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo
thời gian, hợp đồng theo khối lượng thực tế, hợp đồng giữ lại một phần…
Theo trách nhiệm các bên: có hợp đồng khoán gọn, hợp đồng “chìa khoá
trao tay”…
Một trong những cách thức phân loại hợp đồng phổ biến hiện nay là hợp
đồng được phân loại theo nhóm chức năng dự án. Theo đó hợp đồng trong
các dự án ODA thuộc ba nhóm:
Trang số: 4/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
o Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực quản lý dự án (gọi là
HĐNL)
o Nhóm 2: Các hợp đồng liên quan tới các hoạt động hỗ trợ quản lý
dự án (HĐHT)
o Nhóm 3: Các hợp đồng mua sắm để triển khai dự án (HĐMS)
Hình 2 kể tên một số loại hợp đồng thuốc 3 nhóm trên. “Cây hợp đồng” muốn
thể hiện một thực tế là các hợp đồng thực sự liên quan tới nhau và cùng trên
một “gốc” là “Nhiệm vụ dự án”. Việc phân chia các nhóm sẽ là cơ sở cho việc
lập cơ sở dữ liệu hợp đồng sẽ được trình bày trong phần tiếp theo.
Hình 2: “Cây hợp đồng” dự án ODA
HĐ xây lắp
(công trình,
thiết bị)
HĐ mua
hàng hoá
HĐ HĐ thuê
tư vấn văn
HĐ ngắn
phòng
hạn
Hợp đồng
HĐ dài hạn
mua sắm
HĐ ph. HĐ fax,
tiện giao điện thoại
thông
Hợp đồng
nhân sự
HĐ bảo Hợp đồng
hiểm hỗ trợ
người
NHIỆM VỤ DỰ ÁN
Trang số: 5/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
• Các "nhân vật " (người tham gia hoặc có ảnh hưởng ) đến QLHĐ là:
- Nhà quản lý dự án
- Chủ hợp đồng (xây lắp, xây dựng...)
- Nhà cung cấp (hàng hoá/dịch vụ)
- Tư vấn chuyên môn/kỹ thuật
- Công ty/ tư vấn/nhà cung cấp không được chấp nhận trong đấu thầu
3. Quản lý thông tin - xây dựng và cơ sở dữ liệu hợp đồng
(CSDL)
Hãy theo dõi các câu hỏi và trả lời liên quan tới việc xây dựng và ứng dụng
CSDL hợp đồng. Hãy liên hệ với dự án bạn đang hoặc sẽ triển khai xem
khả năng ứng dụng đến đâu:
CSDL hợp đồng là • CSDL hợp đồng là tập hợp có tổ chức các dữ
gì? liệu liên quan tới việc triển khai, hỗ trợ và giám
sát thực hiện các hợp đồng trong khuôn khổ dự
án ODA. CSDL hợp đồng lưu trữ các dữ liệu số lượng (về thời gian, giá trị
hợp đồng, số lượng nhân sự v.v.) và dữ liệu chất lượng (Địa chỉ liên lạc,
nghĩa vụ quyền lợi, điều kiện bảo hiểm v.v.) gắn liền với các hoạt động của dự
án.
• CSDL hợp đồng, đơn giản có thể chỉ là các văn bản giấy tờ liên quan tới hợp
đồng được tổ chức logic và thuận tiện dưới dạng các văn bản giấy (bảng, biểu,
thẻ ghi, mẫu báo cáo…).
• CSDL cũng có thể được máy tính hoá với sự tham gia của các phần cứng,
phần mềm tin học.
Có cần xây dựng • Cần, đặc biệt khi bạn quản lý dự án lớn hoặc
CSDL hợp đồng? phức tạp có nhiều về số lượng và hình loại hợp
đồng với các giá trị, nội dung và thời hạn thực
hiện rất khác nhau, những tranh chấp và rủi ro tiềm ẩn khác nhau. Sử dụng
CSDL, bạn sẽ luôn có những thông tin cập nhật không chỉ, ví dụ, về ngày giờ
mở thầu, giao nhận thiết bị quan trọng của dự án mà bạn còn biết được về tiến
trình và chất lượng thực hiện hợp đồng.
• CSDL cũng giúp bạn có được những quyết định cần thiết trong việc điều
chỉnh hoạt động dự án thông qua việc thực hiện các hợp đồng.
Trang số: 6/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Xây dựng CSDL Bạn có thể thuê chuyên gia hoặc có thể tự xây dựng
bằng cách nào? cơ sở dữ liệu. Hình 3 dưới đây thể hiện các bước
xây dựng một CSDL hợp đồng trong khuôn khổ
một dự án. Lưu ý rằng đối với một chương trình, hoặc một dự án rất lớn hoặc
phức tạp có thể cần nhiều sự chuẩn bị hơn và cần có sự tham gia của các nhà
chuyên nghiệp về CSDL.
Cũng trong Hình 3, bạn sẽ thấy có các bước 4a. và 4b. là những bước áp dụng
cho trường hợp khi bạn muốn sử dụng máy tính cho CSDL.
Hình 3: Các bước xây dựng CSDL HĐ
Tóm tắt nội dung các bước:
Để thực hiện bước này bạn cần trả lời
Xác định nội các câu hỏi:
dung/tiêu chí, báo Những nội dung cơ bản gì cần lưu trữ
cáo chuẩn của
CSDL
và thường được quan tâm xử lý?
(Trả lời: Tên hợp đồng, Giá trị HĐ,
thời hạn kết thúc, Sản phẩm chính,
Thống nhất hệ thống mã,
xung đột tiềm ẩn v.v.)
ký hiệu cho các nội dung, Các nội dung và hình thức báo cáo
tiêu chí, báo cáo của CSDL nào thường được sử dụng?
(Trả lời: Báo cáo định kỳ về tiến độ,
kết quả, báo cáo đột xuất v.v.)
Tập hợp các dự liệu/chi Kết quả của bước này sẽ được áp
tiết liên quan tới các hợp
đồng của dự án dụng trong việc chọn lọc nội dung từ
các hợp đồng và dùng để xây dựng
mã số ký hiệu cho các bước tiếp theo.
Chọn lọc, xắp xếp và tổ
chức các dữ liệu
Mã ký hiệu là qui ước viết tắt bằng số và
ký tự của các nội dung/tiêu chí của hợp
đồng. Mã, ký hiệu có thể cấu thành từ nhiều
4a. Xây dựng các thành phần, ví dụ: MS-XL-01 được giả mã
trường, bản ghi ***
là:
MS - hợp đồng thuộc nhóm MUA
SẮM
4b. Nhập dữ liệu
vào máy tính XL - Hợp đồng mua sắm thuộc về
XÂY LẮP
01 - Hợp đồng số 1
Lưu trữ, xử lý và báo
cáo
Trang số: 7/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Bạn cần tập hợp tất cả các hợp đồng của dự án, chọn lọc các dữ liệu tương
ứng với các nội dung đã chọn ở Bước 1 và mã/ký hiệu ở Bước 2. Kết quả của
bước này như là dữ liệu “thô” để sử dụng cho bước xắp xếp tiếp theo. Lưu ý
rằng công việc này đòi hỏi sự tỷ mỉ và chính xác. Tuy nhiên, sau lần thu thập
dữ liệu đầu tiên, những lần sau với các hợp đồng mới bạn sẽ dễ dàng xác định
dược các nội dung này.
Dựa trên các dữ liệu đã chọn lọc bạn cần xắp xếp chúng theo những cách
thức mà bạn cho là thích hợp cho việc sử dụng và cập nhật. Công việc này
thực chất là nhập dữ liệu vào các định dạng mà bạn mong muốn. Lưu ý:
o Nếu “làm tay” bạn có thể sử dụng các cách thức định dạng bảng, thẻ
ghi, cặp/ngăn tài liệu, cặp ngăn báo cáo cho các nội dung, mã số/ký
hiệu tương ứng. Công việc này cũng tương tự như việc lưu công văn
trong văn phòng (đương nhiên là có định hướng hợp đồng)
o Nếu “làm máy” tức là sử dụng tin học bạn cần phải qua các bước 4a’
và 4b, trong đó ở bước 4a, trước tiên bạn cần xây dựng Bảng cái
(Master table) với các trường (field) và các bản ghi (record). Ở đây,
các trường tương ứng với các nội dung đã đề cập (thường được thể
hiện là các cột của bảng), còn các bản ghi tương đương với một dự
án ODA (dòng của bảng). Tiếp theo tại Bước 4b. bạn cần nhập bảng
này vào một phần mềm CSDL thông dụng, ví dụ như Microsoft
Access. Bảng 3 là ví dụ mẫu về một Bảng cái (cho một dự án xây
khu công nghiệp).
Bảng 3: Bảng cái dữ liệu hợp đồng dự án Khu công nghiệp ABC
Cập nhật tiến
Ngày kết độ
Giá trị Ngày ký Nhiệm vụ
thúc Kế hoạch Xung đột, rủi
Tên Hợp đồng Mã số HĐ (ngày/thá hợp đồng Sản phẩm
(ngày/thá giám sát Vượt (V), ro tiềm ẩn
(tỷ VND) ng/năm)
ng/năm) Bìnhthường (B)
và Châm (C)
…
San ủi - hạ tầng MS-XL-01 25 1/6/05 30/12/05 1/7/05 San ủi Mặt bằng (thiết B Khả năng huy
15/11/05 Làm đường nội bộ kế) động xe máy
2500m đường Mưa, lụt
bê tong nội bộ
Xây khối hành chính 1a, 1b MS-XL-01 15 1/1/06 30/12/06 15/3/06 Xây dựng 1a. 1b hoàn C Mưa kéo dài
15/9/06 Lắp đặt thiết bị chỉnh
15/11/06
…
Hợp đồng nhân viên bảo vệ NS-NV-03 0,3 1/6/2005 30/5/07 10-15 Hàng Bảo vệ 24/24 công - - Ốm đau kéo dài
công trình tháng truờng Thương tích
Tự ý bỏ việc
…
Hợp đồng cung cấp điện HT-CS-15 1,5 1/5/05 30/6/07 25-28 Hàng Cung cấp điện xây Điện theo mức B Sự cố nguồn
tháng dựng tiêu thụ chính
Văn phòng Sự cố biến áp
…
Trang số: 8/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Bước này liên quan tới việc sử dụng CSDL.
Nếu CSDL chỉ đơn đơn giản là “giấy” theo phương án không tin học thì
bạn có thể tra cứu lấy số liệu từ Bảng cái hoặc từ các bảng/thẻ ghi khác
phục vụ cho công việc báo cáo, hoặc ra quyết định.
Trong trường hợp bản sử dụng tin học, thì cơ hội sử dụng CSDL là lớn hơn
rất nhiều vì bạn có thể “đặt hàng” các loại báo cáo bằng cách thay đổi mẫu
biểu. Bạn có thể làm được việc này nếu bạn, hoặc nhân viên của bạn có
những kiến thức cơ bản về sử dụng phần mềm CSDL.
Hình 4: Ví dụ về một báo cáo
xuất từ CSDL
Các báo cáo có thể rất đa dạng. hai
Dự án xây dựng khu Ngày thực hiện:
dạng báo cáo thường sử dụng công nghiệp ABC 7/5/2006
trong QLHĐ là báo cáo định kỳ và Báo cáo tiến độ các hợp đồng mua sắm
báo cáo đột xuất về các vấn đề
như tiến độ, kết quả/sản phẩm, TT Tên dự án Mã số Tiến độ
San ủi - hạ tầng MS-XL-01 B
1
nhân sự, sự cố hợp đồng v.v. (về …
các dạng báo cáo có thể xem thêm 5 Xây khối hành chính
1a, 1b
MS-XL-01 C
tại Mođun GS 5: “Hệ thống thông …
Hợp đồng cung cấp MS-HH-03 B
7
tin, báo cáo dự án ODA” xi măng
…
Hợp đồng cung cấp MS-HH-15 B
15 điện
Hình 4 là ví dụ về một định dạng …
báo cáo sử dụng Micrsoft Access. 18 Hợp đồng mua máy
biến âp 35 KV
MS-XL-03 V
…
Hợp đồng Tư vấn MS-TV-04 B
26 khu xử lý chất thải
…
….
4. Giám sát thực hiện hợp đồng
• Mục đích của giám sát hoạt động hợp đồng là nhằm đảm bảo rằng mọi
hoạt động trong hợp đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm thiểu tối
đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro.
• Nhiệm vụ chính của giám sát hợp đồng là kiểm tra tiến độ và kết quả thoả
thuân.
Hãy đọc kỹ sơ đồ sau đây và ghi nhận những thành phần công việc chủ yếu
của việc giám sát thực hiện hợp đồng
Trang số: 9/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Tiến độ - kết quả
Quản lý sự thay đổi Báo cáo
Kết thúc hợp đồng
Chấm dứt hợp
đồng trước thời hạn
ÔNG GIÁM SÁT THỰC
HIỆN HỢP ĐỒNG
Giám sát tiến độ - kết quả
Giám sát tiến độ - kết quả hợp đồng là hoạt động phức hợp đòi hỏi sự chuẩn bị
và phối hợp.
Các lĩnh vực cần giám sát là tiến độ, nguồn lực (phân bổ tài chính và nhân
lực), kết quả sản phẩm và chi phí tài chính. Xem GS4 và GS5 của tài liệu này
để biết về các phương pháp và kỹ thuật giám sát cụ thể đối với từng lĩnh vực.
Xem MS2, MS3, MS4 để tìm hiểu kỹ hơn về các tham chiếu quản lý cần thiết
đối với mỗi loại hợp đồng trong dự án ODA.
Phần trình bày dưới đây sẽ chỉ đề cập đến cách thức thu thập thông tin khi
thực hiện giám sát tiến độ - kết quả hợp đồng.
Có nhiều phương pháp thu thập thông tin cho quá trình giám sát hợp đồng,
hãy đọc kỹ sơ đồ sau đây và ghi nhận cách thức thu thập thông tin, chú ý
trả lời hai câu hỏi: 1/ Có thể sử dụng cách thực thu thập thông tin nào phục
vụ giám sát hợp đồng? Khi nào thì sử dụng những cách thức đó?
Trang số: 10/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Mô tả Khi nào thực hiện?
• Được thực hiện theo kế • Giám sát và đánh giá chung, tổng thể
Khảo sát hoạch định trước. các hoạt động
thực tế • Diễn ra tại nơi thực • Phân tích rủi ro khi thực hiện hợp đồng
định kỳ hiện các hoạt động theo • Đạt được sự thoả thuận và đồng ý của cả
hợp đồng hai bên
• Khảo sát được thực • Bên cung cấp dịch vụ không thực hiện
hiện theo yêu cầu đột cung cấp tài chính đúng quy định
Khảo sát xuất của một bên hoặc
• Bên cung cấp hợp đồng thực hiện đúng
thực tế đột cả hai bên
kế hoạch song bên thực hiện hợp đồng
xuất • Xem xét các vấn đề không có sản phẩm theo đúng yêu cầu
nảy sinh ngoài dự kiến
• So sánh những kết quả do bên thực hiện
đạt được với các yêu cầu đề ra trong hợp
đồng
• Chủ yếu xem xét các • So sánh chi phí thực tế với chi phí được
Xem xét
thông tin trong báo cáo phê duyệt
các dữ liệu
của bên thực hiện hợp • So sánh công việc của giai đoạn hiện tại
đã có
đồng nộp cho bên cung với giai đoạn trước đó
cấp. • So sánh các thành phần tài chính quan
trọng: chi phí cho dịch vụ hoặc tỉ lệ % các
chi phí chi trả, sự thay đổi chi phí thực tế
với các đơn vị cung cấp , tiền lương báo
cáo với bản kế hoạch nhân sự ....
• Khi cần quyết định xem tính hợp lý của
các văn bản tài chính chi tiết như: báo cáo
• Xem các dịch vụ và
Xem xét tổng hợp chi phí, các biên lai chi trả cho
mức chi có nằm trong
các chứng bên thứ ba, thông tin chi tiết về khách
quy định cho phép
từ tài hàng... Khi bên thực hiện hợp đồng có các
không thông qua xem
chính văn bản tài chính không hợp lệ hoặc
xét các hoá đơn tài
không đầy đủ , cần đề nghị sự sự có mặt
chính hoặc các yêu cầu
của khảo sát thực tế đột xuất của bên quản
chi phí
lý hợp đồng
Trang số: 11/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Nguồn thông tin sử dụng trong giám sát thực hiện hợp đồng không nên chỉ là
những thông tin từ các báo cáo chính thức mà nên khuyến khích sử dụng thông tin
thực, chưa qua xử lý. Ví dụ, với hợp đồng tư vấn, nên thu thập thông tin từ bảng
chấm công, báo cáo tiến độ của từng tư vấn (xem bảng 2 và 3)
Bảng 2: Mẫu bảng chấm công dành cho tư vấn
Dự án phát triển giáo dục THPT - Bộ Giáo dục và Đào tạo
Tháng : 10
Năm: 2006
Tên tư vấn:
1st 2nd 3rd 4th 5th 6th 7th 8th 9th 10th 11th
SU SA SU
12th 13th 14th 15th 16th 17th 18th 19th 20th 21st 22nd
SA SU SA SU
23rd 24th 25th 26th 27th 28th 29th 30th 31st
SA SU
Chú ý: Đánh dấu và ký tên vào các ngày làm việc.
PH (Ngày nghỉ theo quy định); SA (Thứ bảy); SU (Chủ nhật);
Tư vấn ký tên ……………………………………………..Ngày
Tư vấn trưởng xác nhận…………………………………..Ngày
Giám đốc dự án phê duyệt......……………………………..Ngày
Trang số: 12/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Bảng 3. Mẫu báo cáo tiến độ hoạt động của tư vấn trong nước
Dự án phát triển giáo dục THPT - Bộ Giáo dục và Đào tạo
Ngày bắt đầu: 1/10/2005
Ngày kết thúc: 31/10/2005
Tên tư vấn:
Phần 1: Đánh giá các hoạt động đã tiến hành: Tháng 10/2005
Hoạt động theo Các hoạt động đã hoàn Các hoạt Kết quả hiện có Các hoạt động ngoài
TOR thành động đang kế hoạch
thực hiện
Trợ giúp Cung cấp thông tin về Hội thảo: khung đánh Bản thảo tài liệu tập
chuyên gia thực trạng thực hiện giá mẫu kết quả học huấn giáo viên về
quốc tế xây khung đánh giá kết quả tập, thống nhất với các khung đánh giá mới
dựng khung học tập của học sinh chuyên gia môn học
đánh giá kết THPT Việt Nam hiện về khung đánh giá, kế
quả học tập của nay hoạch xây dựng các
học sinh THPT công cụ đánh giá
Phần 2: Kế hoạch hoạt động tháng tiếp theo: 11/2005
Hoạt động theo Các hoạt động đã hoàn Các hoạt động tiếp theo Từ Đến
TOR thành
Hoàn thiện Làm việc với các chuyên gia môn 1 tiếp tục
khung đánh giá học để hoàn chỉnh các đề kiểm tra /11/2005 trong
kết quả học tập cho thử nghiệm tháng
của HS THPT
và thử nghiệm ở
học sinh lớp 10
Phần III: Xác định rủi ro
Hoạt động theo Người Cơ quan Xác định Mức Ảnh hưởng Các quản lý
TOR chịu phồi hợp rủi ro độ rủi của rủi ro rủi ro
trách ro
nhiệm
Trợ giúp chuyên Tư vấn Viện Giáo Các chuyên M M Lập kế hoạch
gia quốc tế xây trong dục, các gia môn học gặp chuyên
dựng khung đánh nước chuyên không có đủ gia môn học,
giá kết quả học gia môn thời gian gửi trước 1
tập của học sinh học tháng
THPT
Trang số: 13/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Các thông tin sử dụng cho giám sát thực hiện hợp đồng nên được cung cấp
liên tục cho người quản lý hợp đồng trong suốt quá trình thực hiện.
Nên kết hợp việc giám sát hợp đồng với các công tác giám sát khác của dự
án. Ví dụ, việc giám sát hợp đồng tư vấn có thể được “lồng” vào việc giám
sát mua sắm dịch vụ tư vấn (xem Bảng 4)
Bảng 2: Kiểm tra các hoạt động
(sử dụng trong giám sát mua sắm dịch vụ tư vấn )
TT NỘI DUNG KIỂM TRA
Chuẩn bị - kế hoạch
1 Danh sách mua sắm đã được xác định?
2 Có thông tin về các nhà tư vấn tiềm năng?
3 Có kế hoạch mua sắm rõ ràng và được chấp thuận?
4 Có cán bộ phụ trách mua sắm thích hợp với nhiệm vụ?
5 Có kế hoạch huy động chuyên gia chấm thầu?
6 Các tài liệu mua sắm đã sẵn sàng?
Mời thầu - chọn thầu
7 Ban chấm thầu đã thảo luận và thống nhất về tiêu chí, cách đánh giá?
8 Các đề xuất được mở công khai trước sự chứng kiến của nhà thầu?
9 Có biên bản kết quả chấm thầu?
10 Có biên bản kết quả đàm phán?
Các kết quả chấm thầu/đàm phán đã được báo cáo cho chủ quản/Ngân
hàng/Nhà tài trợ?
11 Thủ tục Hợp đồng đầy đủ?
12 Thực hiện hợp đồng
13 Những thay đổi, điều chỉnh nội dung mua sắm, nội dung hợp đồng đã
được thảo luận (bên mua-bên cung cấp) và đã được báo cáo và chấp
thuận?
14 Danh sách tư vấn đúng như/tương đương đề xuất?
15 Tư vấn đáp ứng tiến độ?
16 Tư vấn đảm bảo số lượng và chất lượng các sản phẩm?
Nhận được đầy đủ các báo cáo (tháng, quí, giữ kỳ …) của tư vấn
17 Nhiêm vụ dự án đã hoàn thành?
18 Kết thúc hợp đồng
19 Các tài liệu/sản phẩm được bàn giao đầy đủ cùng các giấy tờ liên quan
20 Đào tạo chuyển giao đã được tiến hành?
21 Hợp đồng đã được thanh toán?
22 Hợp đồng đã được kiểm toán?
23 Hoàn thành Biên bản thanh lý hợp đồng?
24 Kết quả và sản phẩm tư vấn đã được báo cáo và đã được tham
khảo/thể hiện trong báo cáo chung của dự án?
Quản lý báo cáo
Trang số: 14/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Xem xét mối quan hệ giữ các cấp liên đới báo cáo và nhiệm vụ của các
loại báo cáo thường xuyên và đột xuất (xem 3. Quản lý thông tin – xây
dựng CSDL hợp đồng), chú ý vai trò của nguời quản lý hợp đồng.
Người thực hiện Người quản lý Cấp quản lý cao
hợp đồng hợp đồng hơn
Các báo cáo:
Mô tả tiến độ công việc mỗi khi dự án qua một mốc thời gian
Xác định các kết quả
Các vấn đề khó khăn nảy sinh chưa được giải quyết, đặc biệt khi hợp
đồng có sự chỉnh sửa hoặc thay đổi
Mô tả mỗi hoạt động diễn ra trong dự án (kể cả những hoạt động không
đánh dấu mốc thời gian)
Là công cụ quan trọng của người quản lý hợp đồng, đặc biệt trong việc
chuyển tiền hoạt động tới bên thực hiện
Quản lý thay đổi hợp đồng
Xem các diễn giải sau đây và ghi nhận các loại thay đổi khi thực hiện hợp
đồng và cách thức quản lý chúng
Những thay đổi khi thực hiện hợp đồng là bất khả kháng, gồm hai loại:
thay đổi "thuận" và thay đổi "nghịch".
Thay đổi "thuận": sản phẩm đạt yêu cầu và hợp đồng hoàn thành trước
thời hạn, chi phí thấp hơn dự kiến.
Thay đổi "nghịch": hợp đồng ở một trong (hoặc tất cả) tình trạng sau:
- Chậm hơn tiến độ yêu cầu
- Vượt quá chi phí dự kiến
- Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng.
Các phần trình bày sau đây sẽ đề cập đến những yêu cầu tác nghiệp quản
lý cần thiết nhằm giải quyết/đối phó với những thay đổi "nghịch" xảy ra
khi thực hiện hợp đồng
Trang số: 15/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
o Bổ sung nguồn lực (nhân viên, thiết bị, tài liệu...)ngay khi nhận thấy có nguy
cơ chậm tiến độ
Chậm o Điều chỉnh logic điều hành công việc (tiến hành song song nhiều hoạt động
tiến độ thay vì theo trình tự)
o Thu hẹp phạm vi dự án ngay khi bắt đầu nhận thấy mục tiêu dự án quá tham
vọng
o Xây dựng khung thời gian "chùng" ngay từ khi lập kế hoạch dự án
o Điều chỉnh yêu cầu về tiến độ thời gian (bất đắc dĩ)
o Tăng thêm kinh phí (bất đắc dĩ): chỉ có thể thực hiện được khi kinh phí dự
kiến ở dạng "chùng" (có nguồn dự phòng để co kéo khi cần thiết)
o Giảm bớt các nhu cầu sử dụng nguồn lực (ví dụ, dự án về sức khoẻ cộng đồng
Vượt
có thể giảm bớt phạm vi tuyên truyền trên các phương tiện truyền thông )
quá chi
phí dự o Thu hẹp phạm vi/điều chỉnh mục tiêu dự án, song không nên chỉ tập trung có
kiến được số lượng mà quên đi yêu cầu về chất lượng
o Điều chỉnh yêu cầu về tiến độ thời gian
o Điều chỉnh/Giảm nhẹ yêu cầu chất lượng sản phẩm
o Tìm nguyên nhân, có thể từ một (hoặc nhiều) vấn đề sau:
- Vật liệu/tài liệu
Không
- Phương pháp tiến hành
đạt yêu
cầu chất - Nhân sự: trình độ yếu, thiếu kỹ năng chuyên môn
lượng o Sửa chữa sai sót một cách tốt nhất có thể (đấu thầu nguyên vật liệu hiệu quả,
điều chỉnh cách thức quản lý, đào tạo tại chỗ cho nhân viên....)
Trang số: 16/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Hãy thực hiện văn bản hoá tất cả những thay đổi diễn ra
Phê chuẩn bằng văn bản tất cả các thay đổi trước khi chúng thực sự xảy ra
Văn bản hoá tất cả các thay đổi ngay cả khi chúng chưa được phê chuẩn
Ngay khi thay đổi được phê chuẩn, hãy đánh giá và điều chỉnh ảnh hưởng
của chúng đến mục tiêu, sản phẩm, kế hoạch, chi phí....của hợp đồng
Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn
Hãy đọc và ghi nhận các trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và
các tham chiếu tác nghiệp quản lý cần thiết :
Tham chiếu quản lý
Cung cấp cho bên thực hiện văn bản
thông báo về việc kết thúc hợp đồng
Là sự kết thúc toàn (một phần hoặc toàn bộ), trong đó xác
bộ hoặc một phần định rõ ngày kết thúc hợp đồng.
Chấm dứt hợp đồng vì lợi ích Nếu hợp đồng chỉ kết thúc một phần,
hợp đồng của bên cung cấp hãy xác định rõ phần công việc đó là gì
"thuận" hợp đồng, không Bên cung cấp có thể phải bồi thường
phải do lỗi hoặc sai một phần hoặc toàn bộ thiệt hại mà bên
phạm của bên thực thực hiện phải gánh chịu do sự chấm
hiện dứt hợp đồng
Xem xét kỹ các vấn đề sau trước khi
chấm dứt hợp đồng "nghich"
Là sự kết thúc hợp Bên cung cấp hợp đồng đã làm tất cả để
đồng khi bên cung giúp bên thực hiện khắc phục các sai sót
Chấm dứt cấp cho rằng bên chưa?
hợp đồmg thực hiện không Những sai sót cụ thể là gì và bên thực
"nghịch" thành công khi thực hiện đã giải thích như thế nào nó?
hiện hợp đồng về Dự án có đủ nguồn lực để thực hiện một
mặt sản phẩm yêu hợp đồng khác không?
cầu, tiến độ hoặc tài Chấm dứt hợp đồng nghịch chỉ là giải
chính pháp cuối cùng và nên coi đó không
phải là sự trừng phạt
Trang số: 17/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Kết thúc hợp đồng
Mục đích của kết thúc hợp đồng là xác minh rằng hai bên đã thực hiện tốt
nghĩa vụ của họ và hoàn tất mọi công việc. Kết thúc hợp đồng còn là thời điểm
đánh giá về sự thành công của hợp đồng và đúc kết các bài học kinh nghiệm. Hợp
đồng được kết thúc khi:
Tất cả sản phẩm, bao gồm các báo cáo, thủ tục đã được bên thực hiện giao
nộp và chấp nhận.
Khoản tiền cuối cùng đã được thanh toán cho bên thực hiện
Các vấn đề nảy sinh trong quá trình triển khai đã được giải quyết
Chủ dự án phê duyệt sản phẩm
Những thiếu sót trong khi thực hiện hợp đồng đã được đưa vào văn bản và
thông báo tới tất cả các bên liên quan
Giám sát thực hiện hợp đồng bao gồm giám sát
tiến độ - kết quả, quản lý báo cáo, quản lý sự thay
đổi, chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và kết
thúc hợp đồng.
GHI NHỚ
5. Quản lý rủi ro
Xem các diễn giải sau đây và ghi nhận mô tả về rủi ro và quản lý rủi ro
trong hợp đồng.
Rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong quá trình thực hiện hợp đồng
Quản lý rủi ro trong hợp đồng không chỉ là việc giải quyết các hậu quả mà
còn phải tiên liệu trước nguy cơ có thể xảy ra và ngăn chặn chúng.
Quản lý rủi ro trong hợp đồng là một quá trình diễn ra liên tục từ khi hợp
đồng được ký kết và đi vào thực hiện đến khi các khoản chi trả cuối cùng
của hợp đồng được thanh toán
Xác định các bước thực hiện quản lý rủi ro trong hợp đồng
1. Xác định rủi ro 2.Phân tích rủi ro 3. Hạn chế và
giảm thiểu rủi ro
Trang số: 18/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Xác định rủi ro
Rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong đuợc thể hiện như trong Hình 5.
Trừ những rủi ro nhân bất khả khả kháng, các rủi ro khác, ở các mức độ khác
nhau, đều có thể dự báo/nhận diện, phòng ngừa, giảm thiểu hoặc loại bỏ khi có sự
phối hợp hai bên và sự hỗ trợ bên ngoài. Đương nhiên, cơ hội nhận diện và xử lý
các rủi ro bên trong là cao hơn.
Hình 5: Nhận diện rủi ro
RỦI RO BÊN NGOÀI
Thể chế/Quy định/Xã hội Môi trường tự nhiên
Thay đổi về cơ cấu quản lý Bão, lụt, động đất
Thay đổi chính sách Chiến tranh
RỦI RO BÊN TRONG
Thay đổi nội các
chính phủ Yêu cầu về sản phẩm không rõ ràng
Những thay đôỉ Thay đổi mục tiêu dự án
từ phía nhà
tài trợ Các tiêu chí đánh giá sản phẩm không
thống nhất với mục tiêu
Cán bộ quản lý HĐ không đủ năng lực
Không có đủ thông tin, dữ liệu
Môi trường làm việc không đủ
điều kiện
Suy thoái kinh tế Sai lệch thông tin
do mạng điện tử
Biến động giá cả
Tin tặc, Virus
Trang số: 19/31
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Quản lý nhân sự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun NS5: Quản lý hợp đồng trong dự án
ODA
Xem xét và xác định Phân tích rủi ro
phạm vi hoạt động đã
được ký kết trong hợp
đồng Ở bước này bạn cần xem xét lại các hợp đồng đã
được ký kết nhằm trả lời các câu hỏi:
Phạm vi hoạt động các hoạt động/dịch vụ xác định
Phân tích xác định các
trong hợp đồng là gì?
thiệt hại hoặc thất thoát Các hoạt động đó sẽ diễn ra ở đâu?
có thể xảy ra Ai là người tham gia các hoạt động?
Ai là người được hưởng lợi?
Mức độ an toàn của môi trường và các phương tiện
Phân tích xác định khả làm việc?
năng và tần xuất có thể
xảy ra các thiệt hại hoặc
thất thoát Để thực hiện được bước này bạn cần trả lời các
câu hỏi sau:
Có thể xảy ra sai sót gì?
Đánh giá/xếp hạng Ai/tổ chức nào chịu ảnh hưởng của những sai sót
chung mức độ ảnh hưởng đó?
của rủi ro
Có thiệt hại về tài sản không?
Có bị thất thoát tài chính không?
Trách nhiệm thuộc về ai?
Công việc có quá tải không?
Sau khi có thông tin từ những câu hỏi trên, hãy đánh giá mức độ thiệt hại hoặc
thất thoát do các rủi ro gây nên, sử dụng bảng mẫu sau (Bảng 3):
Bảng 3: Xác định mức độ thất thoát do rủi ro gây nên
Thang Mức độ thiệt hại Mô tả
đánh giá
1 Không nghiêm trọng Thất thoát/thiệt hại ít
2 Ít nghiêm trọng Nếu can thiệp ngay từ đầu thì thiệt hại
rất ít
3 Tương đối nghiêm trọng Thất thoát tài chính ở mức độ vừa phải,
các thiệt hại khác ít
4 Khá nghiêm trọng Thất thoát khá lớn về tài chính, thiệt hại
tương đối lớn về các mặt khác
5 Rất nghiêm trọng Thất thoát rất lớn về tài chính, thiệt hại
lớn về các mặt khác
Để thực hiện đựơc bước này, bạn hãy xem xét tần xuất có thể xảy ra của các
rủi ro, có thể sử dụng bảng mẫu sau (Bảng 4)
Trang số: 20/31
nguon tai.lieu . vn
