Xem mẫu
- H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG
QU N LÝ D ÁN
(Dùng cho sinh viên h ÿào t o ÿ i h c t xa)
L u hành n i b
HÀ N I - 2007
- H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG
QU N LÝ D ÁN
Biên so n : THS. NGUY N H U QU C
- M CL C
CH NG 1: M T S KI N TH C C S ............................................................. 3
M C ÍCH .............................................................................................................................................3
GI I THI U CHUNG.............................................................................................................................3
N I DUNG..............................................................................................................................................3
1. CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN ................................3
2. CAC GIAI DO N C A M T D AN, VONG D I D AN (CAC LINH V C QU N LÝ
TRONG D AN)...........................................................................................................................................6
3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D ÁN ............................................................................9
4. NH H NG C A MÔI TR NG N CÔNG TÁC T CH C, QU N LÝ D ÁN ........11
5. CÁC KI N TH C, K N NG C N THI T TRONG QU N LÝ D ÁN...............................12
TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................13
BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................14
CH NG 2: TÍNH CH NH TH C A D ÁN....................................................... 16
M C ÍCH ...........................................................................................................................................16
GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................16
N I DUNG............................................................................................................................................18
1. TRI N KHAI K HO CH D ÁN.............................................................................................18
2. TH C THI K HO CH ..............................................................................................................28
3. KI M SOÁT CÁC THAY I T NG TH ...............................................................................32
TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................36
BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................37
CH NG 3. PH M VI HO T NG C A D ÁN .............................................. 41
M C ÍCH ...........................................................................................................................................41
GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................41
N I DUNG............................................................................................................................................41
1. KH I TH O ................................................................................................................................41
2. L P K HO CH .........................................................................................................................46
3. QUY NH VÀ KI M SOÁT PH M VI....................................................................................54
TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................57
BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................58
CH NG 4. TH I GIAN TH C HI N D ÁN ..................................................... 62
M C ÍCH ...........................................................................................................................................62
GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................62
N I DUNG............................................................................................................................................62
1. XÁC NH CÁC HÀNH NG.................................................................................................62
2. CL NG TH I GIAN CHO CÁC HÀNH NG (XÂY D NG C L NG TH I
GIAN) ..........................................................................................................................................................67
3. TRI N KHAI L CH TRÌNH ........................................................................................................73
4. KI M SOÁT L CH TRÌNH .........................................................................................................76
TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................77
BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................77
CH NG 5. CHI PHÍ C A D ÁN.......................................................................... 81
M C ÍCH ...........................................................................................................................................81
GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................81
N I DUNG............................................................................................................................................81
1. L P K HO CH V NGU N TÀI NGUYÊN ..........................................................................81
2. C TÍNH CHI PHÍ ....................................................................................................................83
3. D TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (K TOÁN D ÁN)........................................91
220
- 4. KI M SOÁT CHI PHÍ ................................................................................................................. 92
TÓM T T N I DUNG CH NG....................................................................................................... 95
BÀI T P K T THÚC CH NG......................................................................................................... 96
CH NG 6. CH T L NG D ÁN ...................................................................... 100
M C ÍCH ......................................................................................................................................... 100
GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 100
N I DUNG ......................................................................................................................................... 102
1. XÁC NH CH T L NG C A D ÁN............................................................................... 102
2. M B O CH T L NG ...................................................................................................... 104
3. KI M SOÁT CH T L NG D ÁN ...................................................................................... 110
TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 114
BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 114
CH NG 7: NGU N NHÂN L C C A D ÁN .................................................. 119
M C ÍCH ......................................................................................................................................... 119
GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 119
N I DUNG ......................................................................................................................................... 119
1. XÁC NH C C U T CH C .............................................................................................. 119
2. T CH C I D ÁN............................................................................................................. 123
3. TRI N KHAI I HÌNH .......................................................................................................... 128
TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 132
BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 133
CH NG 8. PH I H P V M T THÔNG TIN................................................... 137
M C ÍCH ......................................................................................................................................... 137
GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 137
N I DUNG ......................................................................................................................................... 137
1. XÁC NH THÔNG TIN – THI T K K HO CH TRAO I THÔNG TIN..................... 137
2. PHÂN PH I THÔNG TIN - XÁC NH CÁC KÊNH TRAO I THÔNG TIN .................. 141
3. BÁO CÁO HI U QU D ÁN................................................................................................. 145
4. T NG H P THÔNG TIN QU N LÝ....................................................................................... 145
TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 148
BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 149
CH NG 9. CÁC R I RO C A D ÁN................................................................ 152
M C ÍCH ......................................................................................................................................... 152
GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 152
N I DUNG ......................................................................................................................................... 153
1. XÁC NH R I RO .................................................................................................................. 153
2. NH L NG R I RO............................................................................................................. 158
3. GI M THI U R I RO (K HO CH I PHÓ R I RO)....................................................... 164
4. KI M SOÁT R I RO ................................................................................................................ 166
TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 166
BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 167
CH NG 10. VI C MUA S M TRONG D ÁN ................................................. 169
M C ÍCH ......................................................................................................................................... 169
GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 169
N I DUNG ......................................................................................................................................... 171
1. XÁC NH DANH M C MUA S M (L P K HO CH MUA S M) .................................. 171
2. TH T C MUA S M (L P K HO CH U TH U)......................................................... 172
3. L A CH N NHÀ CUNG C P................................................................................................. 173
4. QU N LÝ H P NG CUNG C P........................................................................................ 178
221
- TÓM T T N I DUNG CH NG.....................................................................................................180
BÀI T P K T THÚC CH NG .......................................................................................................181
BÀI T P TH C HÀNH ............................................................................................ 183
CÁCH TI N HÀNH BÀI T P NÀY..................................................................................................183
A. GI I THI U...................................................................................................................................183
B. TI N NM TH P NG XÂY D NG H TH NG............................................................184
C. T RA M C TIÊU CHO D ÁN...............................................................................................184
D. B T U TRI N KHAI D ÁN .................................................................................................185
E. CÂU H I ........................................................................................................................................185
PH L C 1. M U CÁC T KHAI VÀ TH T C H I QUAN ......................................................186
PH L C 2. C C U T CH C C A M T CÔNG TY FORWARDER ......................................205
PH L C 3: PHÂN TÍCH YÊU C U................................................................................................206
T P D LI U: PHAM VI MAU.DOC...............................................................................................212
TÀI LI U THAM KH O.......................................................................................... 219
M C L C ................................................................................................................... 220
222
- CH NG 1: M T S KI N TH C C S
M C ÍCH
- Hi u ÿ c các Khái ni m v : D án là gì, Qu n lý d án nh th nào?
- N mÿ c các n i dung trong qu n lý d án.
- Ki n th c, k n ng c n thi t cho Qu n lý d án.
GI I THI U CHUNG
Qu n lý d án là m t trong nh ng l nh v c ki n th c mang tính kinh nghi m, có ý ngh a
quan tr ng trong các nhi m v hàng ngày c a b t k m t nhà qu n lý hay m t cá nhân có tham
v ng tr thành nhà qu n lý.
hi u rõ và làm ch ÿ c nh ng ki n th c, n i dung xung quanh nhi m v , ho t ÿông
qu n lý d án, c th là các d án công ngh th ng tin - CNTT, tr c tiên, các b n c n ph i trang
b nh ng ki n th c c b n nh m khai thông khái ni m, thu t ng v qu n lý d án CNTT.
N I DUNG
1. CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN
a) D án là gì?
Theo quan ÿi m chung d án là m t l nh v c ho t ÿ ng ÿ c thù, m t nhi m v c n ph i
th c hi n theo m t ph ng pháp riêng, trong khuôn kh ngu n l c riêng, k ho ch ti n ÿ c th
nh m t o ra m t s n ph m m i. T ÿó cho th y, d án có tính c th , m c tiêu rõ ràng xác ÿ nh ÿ
t o ra m t s n ph m m i.
Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, d án là “m t n l c t m th i ÿ c cam k t ÿ t o ra
m t s n ph m ho c d ch v duy nh t”.
Theo cách ÿ nh ngh a này, ho t ÿ ng d án t p trung vào 2 ÿ c tính:
- N l c t m th i: m i d án ÿ u có ÿi m b t ÿ u và k t thúc c th . D án ch k t thúc khi
ÿã ÿ t ÿ c m c tiêu d án ho c d án th t b i.
- S n ph m và d ch v là duy nh t: ÿi u này th hi n có s khác bi t so v i nh ng s n
ph m, d ch v t ng t ÿã có ho c k t qu c a d án khác.
Tóm l i có th ÿ nh ngh a b ng m t câu: D án là m t chu i các công vi c (nhi m v ,
ho t ÿ ng), ÿ c th c hi n nh m ÿ t ÿ c m c tiêu ÿ ra trong ÿi u ki n ràng bu c v ph m vi,
th i gian và ngân sách.
b) Các thu c tính c a d án
- D án có m c ÿích, k t qu rõ ràng: T t c các d án thành công ÿ u ph i có k t qu
ÿ c xác ÿ nh rõ ràng nh m t toà nhà chung c , m t h th ng m ng c quan b n, m t h
th ng m ng cáp truy n hình, … M i d án bao g m t p h p các nhi m v c n th c hi n,
m i nhi m v c th này khi th c hi n s thu ÿ c k t qu ÿ c l p và t p h p các k t qu
ÿó t o thành k t qu chung c a d án. Các k t qu này có th theo dõi, ÿánh giá b ng h
th ng các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, d án bao g m nhi u h p ph n khác nhau ÿ c
3
- qu n lý, th c hi n trên c s ÿ m b o th ng nh t các ch tiêu v th i gian, ngu n l c (chi
phí) và ch t l ng.
- Th i gian t n t i c a d án có tính h u h n: d án là m t s sáng t o. Gi ng nh các
th c th s ng, d án c ng tr i qua các giai ÿo n: hình thành, phát tri n và k t thúc hoàn
thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi d án k t thúc hoàn thành, k t qu d án ÿ c
chuy n giao, ÿ a vào khai thác s d ng, t ch c d án gi i tán.
- S n ph m, k t qu c a d án mang tính ÿ c ÿáo, m i l : Khác v i các quá trình s n
xu t liên t c, có tính dây chuy n, l p ÿi l p l i, k t qu c a d án không ph i là s n ph m
s n xu t hàng lo t, mà có tính m i, th hi n s c sáng t o c a con ng i. Do ÿó, s n ph m
và d ch v thu ÿ c t d án là duy nh t, h u nh khác bi t so v i các s n ph m cùng
lo i. Tuy nhiên, trong nhi u d án, tính duy nh t th ng khó nh n ra. Vì v y, m i d án
c n ph i t o ra nh ng giá tr m i ch ng h n thi t k khác nhau, môi tr ng tri n khai khác
nhau, ÿ i t ng s d ng khác nhau … T ÿó cho th y n u 2 d án hoàn toàn gi ng nhau
và không t o ÿ c giá tr nào m i, nó th hi n có s ÿ u t trùng l p, gây lãng phí, ÿây là
tình tr ng ph bi n c a các d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng.
- D án liên quan ÿ n nhi u bên: D án nào c ng có s tham gia c a nhi u bên h u quan
nh nhà tài tr (ch ÿ u t ), khách hàng (ÿ n v th h ng), các nhà t v n, nhà th u (ÿ n
v thi công, xây d ng) và trong nhi u tr ng h p có c c quan qu n lý nhà n c ÿ i v i
các d án s d ng ngu n v n có ngu n g c t ngân sách nhà n c. Tu theo tính ch t c a
d án và yêu c u c a nhà tài tr mà s tham gia c a các thành ph n trên có s khác nhau.
th c hi n thành công m c tiêu c a d án, các nhà qu n lý d án c n duy trì th ng
xuyên m i quan h v i các b ph n qu n lý khác.
- D án th ng mang tính không ch c ch n: H u h t các d án ÿòi h i quy mô ti n v n,
v t li u và lao ÿ ng r t l n ÿ th c hi n trong m t kho ng th i gian gi i h n. c bi t ÿ i
v i các d án CNTT, n i mà công ngh thay ÿ i c sau 18 tháng (quy lu t Moore), th i
gian ÿ u t và v n hành kéo dài th ng xu t hi n nguy c r i ro r t cao.
- Môi tr ng t ch c, th c hi n: Quan h gi a các d án trong m t t ch c là quan h chia
s cùng m t ngu n l c khan hi m nh ÿ i ng l p yêu c u h th ng, ki n trúc s , l p
trình, ki m ÿ nh ch t l ng, ÿào t o - chuy n giao … ng th i, d án c nh tranh l n
nhau v c ti n v n, thi t b . c bi t, trong m t s tr ng h p thành viên ban qu n lý d
án có “2 th tr ng” nên không bi t ph i th c hi n m nh l nh c a c a c p trên tr c ti p
nào khi mà hai m nh l nh có tính mâu thu n. T ÿó, có th th y r ng, môi tr ng qu n lý
d án có nhi u m i quan h ph c t p nh ng h t s c n ng ÿ ng.
c) D án CNTT.
- CNTT = Ph n c ng + Ph n m m, s tích h p ph n c ng, Ph n m m và con ng i
- D án CNTT = DA liên quan ÿ n ph n c ng, ph n m m, và m ng
- Thí d DA CNTT: D án xây d ng h th ng tính c c và ch m sóc khách hàng t i các
B u ÿi n T nh/Thành, ph c v ho t ÿ ng s n xu t kinh doanh.
d) Qu n lý D án là gì?
Ph ng pháp qu n lý d án l n ÿ u ÿ c áp d ng trong l nh v c quân s c a M vào
nh ng n m 50 c a th k tr c. Các l c l ng c b n thúc ÿ y s phát tri n ph ng pháp qu n lý
d án là:
4
- - Nhu c u th c t cho th y khách hàng ngày càng “kh t khe, khó tính” v i các hàng hoá,
d ch v , d n t i s gia t ng ÿ ph c t p trong quy trình t ch c, qu n lý s n xu t và ch t
l ng s n ph m, d ch v .
- Ki n th c c a con ng i không ng ng phát tri n v t nhiên, xã h i, kinh t , k thu t …
Qu n lý d án là “ ng d ng ki n th c, k n ng, công c và k thu t vào các ho t ÿ ng d
án ÿ th a mãn các yêu c u c a d án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide), 2000, p.6).
Xét theo khía c nh khác, qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, ÿi u ph i th i gian,
ngu n l c và giám sát quá trình phát tri n c a d án nh m ÿ m b o cho d án hoàn thành ÿúng
th i h n, trong ph m vi ngân sách ÿ c duy t và ÿ t ÿ c các yêu c u ÿã ÿ nh v k thu t, ch t
l ng c a s n ph m, d ch v , b ng các ph ng pháp và ÿi u ki n t t nh t cho phép.
e) M c tiêu c a qu n lý d án
M c tiêu c b n c a qu n lý d án nói chung là hoàn thành các công vi c d án theo ÿúng
yêu c u k thu t và ch t l ng, trong ph m vi ngân sách ÿ c duy t và theo ÿúng ti n ÿ th i
gian cho phép.
Ba y u t : th i gian, ngu n l c (c th là chi phí, ngu n nhân l c …) và ch t l ng có
quan h ch t ch v i nhau. T m quan tr ng c a t ng m c tiêu có th khác nhau gi a các d án,
gi a các th i k ÿ i v i t ng d án, nh ng t u chung, ÿ t ÿ c t t ÿ i v i m c tiêu này th ng
ph i “hy sinh”, m t trong hai m c tiêu kia. C th , trong quá trình qu n lý d án th ng di n ra
các ho t ÿ ng ÿánh ÿ i m c tiêu. ánh ÿ i m c tiêu d án là vi c hy sinh m t m c tiêu nào ÿó ÿ
th c hi n t t h n các m c tiêu kia trong ràng bu c không gian và th i gian. N u công vi c d án
di n ra theo ÿúng k ho ch thì không ph i ÿánh ÿ i m c tiêu. Tuy nhiên, do nhi u nguyên nhân
khách quan, c ng nh ch quan công vi c d án th ng có nhi u thay ÿ i nên ÿánh ÿ i là m t k
n ng quan tr ng c a nhà qu n lý d án.
f) Tác d ng c a qu n lý d án
Ph ng pháp qu n lý d án là s ÿi u ph i n l c cá nhân, t p th ; ÿòi h i s h p tác ch t
ch , k t h p hài hoà gi a các ngu n l c h n h p nên b n ch t c a nó là:
- Liên k t t t c các ho t ÿ ng, các công vi c c a d án
- T o ÿi u ki n thu n l i cho vi c liên h th ng xuyên, g n bó gi a các nhóm qu n lý d
án v i khách hàng và các nhà cung c p ÿ u vào cho d án
- T ng c ng s h p tác gi a các thành viên và ch rõ trách nhi m c a các thành viên tham
gia d án
- T o ÿi u ki n s m phát hi n nh ng khó kh n, v ng m c phát sinh và ÿi u ch nh k p th i
tr c nh ng thay ÿ i ho c ÿi u ki n không d ÿoán ÿ c. T o ÿi u ki n cho vi c ÿàm
phán gi a các bên liên quan trong vi c gi i quy t b t ÿ ng c c b .
- T o ra s n ph m và d ch v có ch t l ng cao.
Tuy nhiên, ph ng pháp qu n lý d án c ng có m t h n ch c a nó. Nh ng mâu thu n do
cùng chia nhau m t ngu n l c c a ÿ n v ; quy n l c và trách nhi m c a các nhà qu n lý d án
trong m t s tr ng h p không ÿ c th c hi n ÿ y ÿ ; v n ÿ h u d án là nh ng ÿi m c n ÿ c
kh c ph c v i ph ng pháp qu n lý các d án CNTT.
5
- 2. CAC GIAI DO N C A M T D AN, VONG D I D AN (CAC LINH V C QU N
LÝ TRONG D AN)
D án là m t th c th th ng nh t, th i gian th c hi n xác ÿ nh và có ÿ b t ÿ nh nh t ÿ nh
nên các t ch c, ÿ n v th ng chia d án thành m t s giai ÿo n ÿ qu n lý th c hi n. M i gian
ÿo n ÿ c ÿánh d u b ng vi c th c hi n m t hay nhi u công vi c. T ng h p các giai ÿo n này
ÿ c g i là chu k hay vòng ÿ i c a d án. Chu k c a d án xác ÿ nh th i ÿi m b t ÿ u, th i
ÿi m k t thúc và th i gian th c hi n d án. Chu k d án xác ÿ nh nh ng công vi c nào s ÿ c
th c hi n trong t ng giai ÿo n và ai s tham gia th c hi n. Nó c ng ch ra nh ng công vi c nào
còn l i giai ÿo n cu i s thu c v ho c không thu c v ph m vi c a d án. Thông qua chu k d
án có th nh n th y m t s ÿ c ÿi m:
- M c chi phí và yêu c u nhân l c th ng là th p khi m i b t ÿ u d án, t ng cao h n vào
th i k phát tri n, nh ng gi m nhanh khi d án b c vào giai ÿo n k t thúc.
- Xác su t hoàn thành d án thành công th p nh t và do ÿó m c ÿ r i ro là cao nh t khi d
án b t ÿ u th c hi n. Xác su t thành công s t ng lên khi d án b c qua các giai ÿo n
sau.
- Kh n ng nh h ng c a nhà tài tr t i ÿ c tính cu i cùng c a s n ph m d án và do ÿó
t i chi phí là cao nh t vào th i k b t ÿ u và gi m m nh khi d án ti p t c trong các giai
ÿo n sau.
Vòng ÿ i d án xác ÿ nh các giai ÿo n mà m t d án ph i tr i qua tính t lúc b t ÿ u cho
t i khi k t thúc d án. Các giai ÿo n th ng có c ch t hoàn thi n ki m soát qu n lý thông qua
các công vi c giám sát, ÿánh giá. i n hình, s chuy n ti p gi a các giai ÿo n th ng có ÿi m
m c ÿánh d u và m t k t qu chuy n giao c th , kèm theo nh ng phê duy t, tán thành c a nhà
tài tr tr c khi b c sang giai ÿo n ti p theo.
Vòng ÿ i phát tri n d án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm vi c
dùng ÿ mô t các giai ÿo n trong quá trình phát tri n và duy trì h th ng. SDLC c b n là nhóm
các giai ÿo n c a d án. Các giai ÿo n c a d án thay ÿ i tùy theo d án, t ch c ho c lãnh v c
kinh doanh, th ng ÿ c chia thành 4 giai ÿo n nh sau:
- Giai ÿo n xây d ng ý t ng: Xây d ng ý t ng là vi c xác ÿ nh b c tranh toàn c nh v
m c tiêu, k t qu cu i cùng c a d án và ph ng pháp th c hi n d n t i k t qu ÿó. Xây
d ng ý t ng d án b t ÿ u ngay khi hình thành d án. Kh o sát-t p h p s li u, xác ÿ nh
yêu c u, ÿánh giá r i ro, d tính ngu n l c, so sánh l a ch n d án, … là nh ng công vi c
tri n khai và c n ÿ c qu n lý trong gian ÿo n này. Quy t ÿ nh l a ch n d án là nh ng
quy t ÿ nh chi n l c d a trên m c ÿích, nhu c u và các m c tiêu lâu dài c a t ch c,
doanh nghi p. Trong giai ÿo n này nh ng n i dung ÿ c xét ÿ n là m c ÿích yêu c u c a
d án, tính kh thi, l i nhu n ti m n ng, m c ÿ chi phí, m c ÿ r i ro và c l ng các
ngu n l c c n thi t. ng th i c ng c n làm rõ h n n a ý t ng d án b ng cách phác
th o nh ng k t qu và ph ng pháp th c hi n trong ÿi u ki n h n ch v ngu n l c. Phát
tri n ý t ng d án không c n thi t ph i l ng hoá h t b ng các ch tiêu nh ng nó ph i
ng n g n, ÿ c di n ÿ t trên c s th c t . i v i các d án CNTT, tính h th ng và kh
n ng t ng h p có vai trò quan tr ng, d a trên n n t ng m t ki n trúc CNTT do nhà n c
quy ÿ nh. Ki n trúc này có vai trò h ng d n vi c xây d ng các d án sao cho chúng có
th k t n i, t ng h p v i nhau, t o ra m t m ng qu c gia liên thông, th ng nh t c ch
k t n i, chia s và cung c p d ch v . K t thúc giai ÿo n này là s phê duy t v ch tr ng
th c hi n d án (ý t ng).
6
- - Giai ÿo n phát tri n: Là giai ÿo n chi ti t xem d án c n ÿ c th c hi n nh th nào, n i
dung ch y u c a giai ÿo n này t p trung vào công tác thi t k và l p k ho ch. ây là giai
ÿo n ch a ÿ ng nh ng công vi c ph c t p nh t c a d án. N i dung ch y u bao g m:
o Thành l p nhóm d án, xác ÿ nh c u trúc t ch c.
o L p k ho ch t ng th
o Phân tích, l p b ng chi ti t công vi c – WBS
o L p k ho ch ti n ÿ th i gian
o L p k ho ch ngân sách
o L p k ho ch ngu n l c c n thi t
o L p k ho ch chi phí
o Xin phê chu n th c hi n ti p
K t thúc giai ÿo n này, ti n trình d án có th b t ÿ u. Thành công c a d án ph thu c
r t l n vào ch t l ng và s chu n b k l ng c a các k ho ch trong giai ÿo n này.
- Giai ÿo n th c hi n: Là giai ÿo n qu n lý t ch c tri n khai các ngu n l c bao g m các
công vi c c n thi t nh xây d ng phòng c, h th ng, l a ch n công c , mua s m trang
thi t b , l p ÿ t … ây là giai ÿo n chi m nhi u th i gian và n l c nh t. Nh ng v n ÿ
c n xem xét trong giai ÿo n này là nh ng yêu c u k thu t c th nh m so sánh, ÿánh giá
l a ch n công c thi t b , k thu t l p ráp, mua thi t b chính, phát tri n h th ng. K t
thúc giai ÿo n này, các h th ng ÿ c xây d ng và ki m ÿ nh, h th ng có th chuy n
sang giai ÿo n v n hành, ÿ a vào khai thác th nghi m.
- Giai ÿo n k t thúc: Trong giai ÿo n k t thúc c a chu k d án, c n th c hi n nh ng công
vi c còn l i nh hoàn thành s n ph m, bàn giao h th ng, công trình và nh ng tài li u liên
quan; ÿánh giá d án, gi i phóng các ngu n l c. D i ÿây là m t s các vi c c th :
o Hoàn ch nh và l p k ho ch l u tr h s liên quan ÿ n d án
o Ki m tra l i s sách k toán, ti n hành bàn giao và báo cáo
o Thanh quy t toán
o i v i phát tri n, xây d ng h th ng c n chu n b và bàn giao s tay h ng d n
l p ÿ t, qu n tr và s d ng
o Bàn giao d án, l y ch ký c a khách hàng v vi c hoàn thành
o B trí lao ÿ ng, gi i quy t công n vi c làm cho nh ng ng i t ng tham gia d án
o Gi i phóng và b trí l i thi t b
Các d án th ng bao g m m t s quy trình liên k t v i nhau. Các quy trình này l p ÿi l p
l i và di n ra trong t ng giai ÿo n c a vòng ÿ i d án và tác ÿ ng l n nhau. Hình 1-1 mô t các
m i quan h gi a các quy trình. C 5 quy trình qu n lý d án ÿ u ho t ÿ ng t i t ng giai ÿo n
vòng ÿ i d án, nh ng m i quy trình ho t ÿ ng có m c ÿ khác nhau tu theo m i giai ÿo n.
Ch ng h n nh s l p l i c a quá trình kh i t o ti n hành ph n ÿ u c a m i gian ÿo n nh m t p
trung vào các yêu c u và m c tiêu nghi p v trong giai ÿo n ÿó. Các quy trình này là:
- Kh i t o: S c p phép cho d án hay giai ÿo n nào ÿó
- L p k ho ch: Sàng l c các m c tiêu c a d án và l a ch n ph ng án hành ÿ ng t t nh t
ÿ ÿ t ÿ c các m c tiêu ÿó
- Th c thi k ho ch: Qu n lý, phân b các ngu n l c ÿ th c hi n k ho ch
7
- - Ki m soát: Là giai ÿo n giám sát và xem xét m c ÿ ti n hành trên c s nguyên t c
nh m xác ÿ nh nh ng ÿi m khác bi t so v i k ho ch ÿã ÿ ra ÿ th c hi n các ho t ÿ ng
c n thi t nh m hi u ch nh, ÿ m b o d án ÿang ÿi ÿúng h ng, ÿáp ng các m c tiêu c a
d án ban ÿ u.
- K t thúc: t ÿ c ký k t hoàn t t t nhà tài tr và ÿ a d án ho c giai ÿo n ÿó ÿ n m t
k t thúc theo th t
L pk
Kh i t o
ho ch
Ki m soát Th c hi n
K t thúc
Hình 1-1. Các quy trình trong m i giai ÿo n phát tri n d án
M c ÿích Các ho t ÿ ng trong Ti n hành Tài li u và các m c ÿi m
t ng giai ÿo n
Tìm hi u ÿ M c ÿích, m c tiêu Qu n Lý Ý t ng v DA
XÁC
có ÿánh giá Trình bày v n ÿ . DA.
NH (NDùng Thông qua) Yêu
kh i ÿ u. áng giá r i ro. c u Ndùng.
K ho ch & c tính. B ng các R i ro.
K ho ch Kh i ÿ u. (Các
Thành viên
thông qua)
Hi n ch ng DA (NDùng
thông qua)
H th ng s Giao di n ng i dùng. Xem xét, c t Ch c n ng (Ndùng
PHÂN
làm gì thông qua)
TÍCH Các ÿi u kho n h p
ÿ ng. K ho ch cu i cùng
Thi t k ban ÿ u. xu t th c hi n(Ndùng
thông qua)
8
- Các ph n c a Quy t ÿ nh xây Báo cáo c t Thi t k (Thông qua
THI T
H th ng, H d ng/Mua. KT)
K Tình hình.
th ng s làm Thi t k Xem xét k K ho ch ki m th Ch p
l ng. nh n
vi c nh th
c tính ÿã ÿ c xem xét
nào.
l i. (Thông qua v Ch t
l ng)
L p ráp các L p trình. Thi t k các Thành ph n.
TH C
thành ph n
HI N Xây d ng/Mua. (Thông qua KT)
Khách hàng hóa. K ho ch Ki m th H
th ng.
Ki m th t ng ph n.
(Thông qua KT)
Các Thành ph n ÿã
ÿ c ki m th . (Thông qua
KT).
Tài li u s d ng
Làm vi c, H Tích h p. H th ng làm vi c
KI M
th ng hi u Ki m tra ch t l
TH ng k Ki m th H th ng.
ch nh nh ng càng.
H Báo cáo (Thông qua v
sai sót.
TH NG Ch t l ng)
S ch p nh n Qui trình Ch p nh n Ki m th Ch p nh n
KI M
ca khach (Ndùng thông
TH
hàng.
CH P qua)
NH N
Báo cáo (NDùng thông
qua)
Cài ÿ t r ng Cài ÿ t r ng rãi. H th ng m i có ÿ c
VN
rãi và hoàn Chuy n ÿ i. dùng?( Ndùng)
HÀNH
thành. Báo cáo ào t o
ào t o, H tr , Xem
xét. K ho ch H tr . (Ndùng
thông qua)
Xem xét. Báo cáo hoàn
thành DA.
B ng 1-1. Các công vi c trong t ng giai ÿo n vòng ÿ i d án
3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D ÁN
Các bên tham gia (liên quan) là t t c nh ng ai có liên quan ho c b nh h ng b i các
ho t ÿ ng c a d án, c th :
- Có l i ích nghi p v trong k t qu d án
- Liên quan tr c ti p t i d án
- óng góp các ngu n l c cho d án
9
- Các bên liên quan d án có nh ng l i ích, nhu c u và u tiên khác nhau. H có th có
nh ng quan ÿi m khác nhau v vi c d án c g ng hoàn thành nh ng gì. Do ÿó, vi c xác ÿ nh
ÿ c các bên liên quan trong d án càng s m càng t t, ÿ c bi t trong giai ÿo n xây d ng ý t ng.
Xem qua các bên liên quan còn ch a l di n s là m t r i ro r t l n ÿ n vi c t ch c th c hi n d
án. Thông th ng, trong m t d án, các bên tham gia bao g m:
- Nhà tài tr :
o Ch u trách nhi m cu i cùng ÿ i v i s thành công c a d án. Nhà tài tr có trách
nhi m ký k t hoàn t t các tài li u l p k ho ch và các yêu c u thay ÿ i.
o ng th i cho phép nhóm qu n lý d án s d ng các ngu n l c, b o v và c v n
cho nhóm qu n lý d án.
o Trong quá trình th c hi n d án, nhà tài tr có thêm các trách nhi m xem xét l i
các ti n trình và ch t l ng, c t b ng khai tr ng, khánh thành, ký và công b tôn
ch d án.
- Nhà qu n lý d án (giám ÿ c d án):
o Làm vi c v i các ÿ i t ng liên quan ÿ ÿ nh ngh a d án
o L p k ho ch, s p x p l ch trình và d th o ngân sách các ho t ÿ ng c a d án v i
ÿ i ng ban ÿ u; chi huy nhóm d án th c thi k ho ch
o Giám sát hi u qu ho t ÿ ng và th c hi n các ho t ÿ ng hi u ch nh.
o Th ng xuyên thông báo cho nhà tài tr và các ÿ i t ng liên quan d án: ÿ a ra
yêu c u và trình bày nh ng thay ÿ i v ph m vi
o óng vai trò là ng i trung gian gi a nhóm d án và các ÿ i t ng liên quan
- Nhà qu n lý ch c n ng: Các nhà qu n lý này ch u nh h ng b i các ho t ÿ ng hay k t
qu c a d án.
o Ki m soát và ÿóng góp ngu n l c cho d án (con ng i, trang thi t b …)
o Có th có nh ng yêu c u trái ng c v i k t qu d án
o Trong m t s tr ng h p là c p trên c a nhà qu n lý d án
- Khách hàng: Trong tr ng h p nhà tài tr không ph i là ÿ n v tri n khai s n ph m c a
d án thì nhà tài tr chính là khách hàng. i t ng này có nhi m v nh sau:
o Nh n ÿ u ra c a d án
o Thanh toán cho ÿ u ra d án
o Xác ÿ nh nhu c u cho ÿ u ra d án
o Có th là nhi u công ty hay cá nhân v i nh ng ÿ c ÿi m và yêu c u trái ng c
nhau
- Nhà cung c p: m t d án th ng bao g m nhi u h ng m c khác nhau, trong ÿó có nh ng
h ng m c khi xem xét yêu t kh thi, nhà tài tr quy t ÿ nh mua. Nhà cung c p có trách
nhi m cung c p các thi t b , s n ph m hay d ch v c n thi t ph c v cho ho t ÿông c a d
án thông qua hình th c h p ÿ ng, ÿ ÿ m b o d án ÿ t ÿ c m c tiêu ÿã ÿ ra.
10
- 4. NH H NG C A MÔI TR NG N CÔNG TÁC T CH C, QU N LÝ D
ÁN
a) Qu n lý v mô
Qu n lý v mô còn ÿ c g i là qu n lý nhà n c ÿ i v i các d án bao g m t ng th các
bi n pháp v mô tác ÿ ng ÿ n các y u t c a quá trình hình thành, th c hi n và k t thúc d án.
Trong quá trình tri n khai d án, nhà n c luôn theo dõi ch t ch , ÿ nh h ng và chi ph i
ho t ÿ ng c a d án nh m ÿ m b o cho d án ÿóng góp tích c c gián ti p hay tr c ti p vào phát
tri n kinh t -xã h i. Nh ng công c qu n lý v mô c a nhà n c bao g m chính sách, k ha ch,
quy ho ch nh chính sách v tài chính, ti n t , t giá, lãi su t, chính sách ÿ u t , chính sách thu ,
…
b) Qu n lý vi mô ÿ i v i các ho t ÿ ng d án
Qu n lý d án t m vi mô là qu n lý các ho t ÿ ng c th c a d án. Nó bao g m nhi u
khâu công vi c nh l p k ho ch, ÿi u ph i, ki m soát, … các ho t ÿ ng c a d án. Qu n lý d án
bao g m hàng lo t các v n ÿ nh qu n lý th i gian, chi phí, ngu n nhân l c, ch t l ng, r i ro,
qu n ly ho t ÿ ng mua bán, … Quá trình qu n lý ÿ c th c hi n trong su t các giai ÿo n t chu n
b ÿ u t ÿ n giai ÿo n v n hành các k t qu c a d án.
Theo ÿ i t ng qu n lý, qu n lý d án bao g m 9 l nh v c chính c n ÿ c xem xét,
nghiên c u là:
- L p k ho ch t ng th : l p k ho ch cho d án là quá trình t ch c d án theo m t trình t
lô gích, chi ti t hoá các m c tiêu c a d án thành nh ng công vi c c th và ho ch ÿ nh
m t ch ng trình th c hi n nh ng công vi c ÿó nh m ÿ m b o các l nh v c qu n lý khác
nhau c a d án ÿã ÿ c k t h p m t cách chính xác và ÿ y ÿ .
- Qu n lý ph m vi: Là vi c xác ÿ nh ph m vi, giám sát vi c th c hi n m c ÿích, m c tiêu
c a d án, xác ÿ nh công vi c nào thu c v d án và c n ph i th c hi n, công vi c nào
n m ngoài ph m vi c a d án.
- Qu n lý th i gian: Là vi c l p k ho ch, phân ph i và giám sát ti n ÿ th i gian nh m
ÿ m b o th i h n hoàn thành d án. Nó ch rõ m i công vi c ph i kéo dài bao lâu, khi nào
thì b t ÿ u, khi nào thì k t thúc và toàn b d án kéo dài bao lâu, ph i hoàn thành khi nào.
- Qu n lý chi phí: Là quá trình d toán kinh phí, giám sát th c hi n chi phí theo ti n ÿ cho
t ng công vi c và toàn b d án. C th là t ch c, phân tích s li u, báo cáo nh ng thông
tin v chi phí.
- Qu n lý ch t l ng: Là quá trình tri n khai giám sát nh ng tiêu chu n ch t l ng cho vi c
th c hi n d án, ÿ m b o ch t l ng k t qu c a d án ph i ÿáp ng mong mu n c a nhà
tài tr (ch ÿ u t ).
- Qu n lý nhân l c: Là quá trình h ng d n, ph i h p nh ng n l c c a m i thành viên
tham gia d án vào vi c hoàn thành m c tiêu c a d án. Nó cho th y vi c s d ng l c
l ng lao ÿ ng c a d án hi u qu ÿ n ÿâu?
- Qu n lý thông tin (truy n thông): Là quá trình b o ÿ m các dòng thông tin thông su t,
nhanh chóng và chính xác gi a các thành viên d án và v i các c p qu n lý, gi a các t
nhóm qu n lý d án. Thông qua qu n lý thông tin có th tr l i các câu h i: ai c n thông
tin v d án? m c ÿ chi ti t? các nhà qu n lý d án c n báo cáo cho h b ng cách nào?
11
- - Qu n lý r i ro: Là vi c nh n di n các nhân t r i ro trong d án, s d ng các ph ng pháp
ÿ nh tính, ÿ nh l ng ÿ xác ÿinh tính ch t, m c ÿ r i ro và có k ho ch ÿ i phó c ng
nh qu n lý t ng lo i r i ro.
- Qu n lý h p ÿ ng và các ho t ÿ ng mua s m: Là quá trình l a ch n nhà cung c p hàng
hoá và d ch v ; th ng l ng v i h , qu n lý các h p ÿ ng và ÿi u hành vi c mua bán
nguyên v t li u, trang thi t b , d ch v nh m gi i quy t cácv n ÿ : b ng cách nào cung c p
các hàng hoá, v t li u c n thi t cho d án? ti n ÿ cung c p, ch t l ng cung c p ÿ n ÿâu?
Qu n lý ph m vi: Qu n lý th i gian:
L p k ho ch t ng
- Xác ÿ nh ph m vi d án - Xác ÿ nh công vi c
th :
- L p k ho ch ph m vi - D tính th i gian
- L p k ho ch
- Q/lý ph m vi thay ÿ i - Q/lý ti n ÿ
- Th c hi n k ho ch
- Qu n lý nh ng thay ÿ i
Qu n lý chi phí: Qu n lý ch t l ng: Qu n lý nhân l c:
- L p k ho ch ngu n l c - L p k ho ch ch t l ng - L p k ho ch nhân l c,
- Tính toán chi phí, l p d - m b o ch t l ng ti n l ng
toán - Tuy n d ng, ÿào t o
- Qu n lý ch t l ng
- Qu n lý chi phí - Phát tri n nhóm
Qu n lý r i ro:
Qu n lý thông tin: Qu n lý ho t ÿ ng
- Xác ÿ nh r i ro
- L p k ho ch qu n lý cung ng, mua bán:
- ánh giá m c ÿ r i ro
thông tin - K ho ch cung ng
- Xây d ng k ho ch qu n
- Xây d ng kênh và quy - L a ch n nhà cung c p,
lý, phòng ng a
ch chia s thông tin t ch c ÿ u th u
- Qu n lý h p ÿ ng, ti n
- Báo cáo ti n ÿ
ÿ cung ng
Hình 1-2. 9 L nh v c c b n trong qu n lý d án
5. CÁC KI N TH C, K N NG C N THI T TRONG QU N LÝ D ÁN
Ph n l n ki n th c c n thi t ÿ qu n lý d án là ki n th c riêng c a ngành QLDA. Ngoài ra,
Ng i qu n tr d án còn ph i có ki n th c và kinh nghi m trong:
- Qu n lý t ng quát
- Lãnh v c ng d ng c a d án
Các k n ng c n thi t c a nhà qu n lý d án:
- K n ng lãnh ÿ o: Lãnh ÿ o là k n ng c b n ÿ nhà qu n lý d án ch ÿ o, ÿ nh h ng,
khuy n khích và ph i h p các thành viên trong nhóm cùng th c hi n d án. ây là k
n ng quan tr ng nh t. Nó ÿòi h i các nhà qu n lý d án có nh ng ph m ch t c n thi t, có
quy n l c nh t ÿ nh ÿ th c hi n thành công m c tiêu d án.
- K n ng l p k ho ch và ki m soát d án: Nhà qu n lý d án ph i là ng i ch u trách
nhi m v k ho ch t ng th tr c nhà tài tr và khách hàng. Vì v y, nhà qu n lý d án
12
- ph i có k n ng l p l ch trình d án và xác ÿ nh các tiêu chí ÿ ÿánh giá công vi c hoàn
thành. ng th i, nàh qu n lý d án ph i bi t thi t l p các quy trình h th ng ÿ ÿánh giá
và ki m soát m c ÿ thành công c a b ng k ho ch.
- K n ng giao ti p và thông tin trong qu n lý d án: Nhà qu n lý d án có trách nhi m
ph i h p, th ng nh t các ho t ÿ ng gi a các b ph n ch c n ng và nh ng c quan liên
quan ÿ th c hi n các công vi c c a d án nên b t bu c ph i thành th o k n ng giao ti p.
Nhà qu n lý d án ph i có ki n th c, hi u bi t các công vi c c a các phòng ch c n ng, có
ki n th c r ng v m t s l nh v c k thu t. Nhà qu n lý d án c ng c n gi i k n ng
thông tin, truy n thông, k n ng chia s thông tin gi a các thành viên d án và nh ng
ng i liên quan trong quá trình tri n khai d án.
- K n ng th ng l ng và gi i quy t khó kh n v ng m c: Nhà qu n lý d án trong quá
trình th c hi n tr ng trách c a mình có quan h v i r t nhi u nhóm. ng th i, cùng v i
s phát tri n t ch c c a d án, trách nhi m c a nhà qu n lý d án ngày càng t ng nh ng
quy n l c c a h ÿ c c p không t ng x ng. Do thi u quy n l c, b t bu c các nhà qu n
lý ph i có k n ng th ng l ng gi i v i các nhà qu n lý c p trên và nh ng ng i ÿ ng
ÿ u các b ph n ch c n ng chuyên môn nh m tranh th t i ÿa s quan tâm, ng h c a
c p trên, ng i ÿ ng ÿ u trong vi c giành ÿ ngu n l c c n thi t cho ho t ÿ ng c a d án.
- K n ng ti p th và quan h khách hàng: M t trong nh ng nhi m v quan tr ng nh t c a
nhà qu n lý d án là tr giúp các ÿ n v , doanh nghi p trong ho t ÿ ng Marketing. Làm
t t công tác ti p th s giúp ÿ n v gi ÿ c khách hàng hi n t i, t ng thêm khách hàng
ti n n ng.
- K n ng ra quy t ÿ nh: L a ch n ph ng án và cách th c th c hi n các công vi c d án là
nh ng quy t ÿ nh r t quan tr ng, ÿ c bi t trong nh ng ÿi u ki n thi u thông tin và có
nhi u thay ÿ i, bi n ÿ ng. ra ÿ c quy t ÿ nh ÿúng và k p th i c n nhi u k n ng t ng
h p c a nhà qu n lý nh : k n ng t ch c bao g m l p k ho ch, xác ÿ nh m c tiêu, phân
tích; k n ng xây d ng nhóm nh th u hi u, thúc ÿ y, tinh th n ÿ ng ÿ i và k n ng công
ngh liên quan ÿ n kinh nghi m, ki n th c v d án.
TÓM T T N I DUNG CH NG
Ch ng này ÿã trang b các ki n th c c b n v t ch c, qu n lý các d án nh :
1. Các khái ni m c b n: d án, d án CNTT, qu n lý d án
- D án là gì
- Các thu c tính c a d án
- Phân bi t d án CNTT
- Khái ni m qu n lý d án
- M c tiêu qu n lý d án
- Tác d ng c a qu n lý d án
2. Các giai ÿo n c a m t d án, vòng ÿ i d án
- 4 giai ÿo n c b n trong qu n lý d án
- 5 quy trình ÿ c t ch c th c hi n l p ÿi l p l i trong t ng giai ÿo n d án
3. Các bên tham gia trong m t d án
4. nh h ng c a môi tr ng ÿ n công tác t ch c, qu n lý d án
13
- 5. Các ki n th c, k n ng c n thi t trong qu n lý d án
BÀI T P K T THÚC CH NG
1. B n là giám ÿ c d án cho m t d án l n ÿã ti n hành m t vài l n. B n v a hoàn t t giai
ÿo n thi t k giao di n ng i dùng c a d án và ÿang ti n hành công vi c trong giai ÿo n tri n
khai. T i th i ÿi m này, ba thay ÿ i nào có th x y ra mà không có r i ro ti n hành l i công vi c
toàn b d án? (Ch n 3)
A. Ph m vi
B. Ngu n tài chính
C. Thi t k d li u
D. Ngày chuy n giao
2. Các nhà tài tr d án có nh h ng l n nh t ÿ n ph m vi, ch t l ng, th i ÿo n và chi
phí c a d án trong su t giai ÿo n nào?
A. Giai ÿo n l p k ho ch
B. Giai ÿo n th c thi
C. Giai ÿo n hoàn thi n
D. Giai ÿo n xây d ng
3. Các nhóm nào sau ÿây xác ÿ nh rõ nh t ai là các ÿ i t ng liên quan trong d án?
A. i ng thành viên d án, nhân viên ÿi u hành công ty b n, nhân viên ÿi u hành
c a khách hàng và các tr ng b ph n ch c n ng c a công ty b n.
B. i ng thành viên d án, các nhà tài tr , nhân viên ÿi u hành c a công ty b n và
nhân viên ÿi u hành c a khách hàng.
C. i ng thành viên d án, các nhà cung c p, ÿ i di n t công ty c a khách hàng
là ng i s s d ng ph n có th chuy n giao.
D. i ng thành viên d án, nhà tài tr , nhà cung c p, ÿ i di n t công ty c a
khách hàng là ng i s s d ng ph n có th chuy n giao và các tr ng b ph n ch c n ng
c a công ty b n.
4. M t nhi m v c a ban qu n lý d án là gì?
A. Cung c p h tr qu n lý d án
B. Cung c p s tr giúp v i vi c hoàn t t các nhi m v
C. Cung c p s giám sát và ch ÿ o
D. a ra phân tích l i nhu n chi phí cho giám ÿ c d án
5. M t giám ÿ c d án thành công v a là m t giám ÿ c v a là m t:
A. Chuyên gia v k thu t.
B. it ng liên quan d án.
C. Nhà lãnh ÿ o.
D. Nhà tài tr .
6. Nhà tài tr d án ch u trách nhi m v :
A. C ngu n tài chính và k t qu d án.
B. Không ph i ngu n tài chính c ng không ph i k t qu d án.
14
- C. Ngu n tài chính ch không ph i k t qu .
D. K t qu d án ch không ph i ngu n tài chính.
7. B n ÿ i t ng liên quan chính trong m i d án?
A. Giám ÿ c d án, ÿ i d án, các giám ÿ c cao c p và khách hàng.
B. Giám ÿ c cao c p, giám ÿ c ch c n ng, khách hàng và nhà tài tr .
C. Giám ÿ c d án, khách hàng, t ch c th c hi n và các nhà tài tr .
D. Giám ÿ c d án, giám ÿ c ch c n ng, khách hàng và giám ÿ c cao c p.
8. Qu n lý d án là ph ng pháp ti p c n qu n lý ÿ c a u tiên h n ngo i tr ÿ i v i.
A. Môi tr ng s n xu t s n ph m.
B. Các nhi m v ÿa ch c n ng.
C. Các ho t ÿ ng duy nh t.
D. Các ph n có th chuy n giao b ràng bu c th i gian.
9. B n ÿ c b nhi m là giám ÿ c d án c a m t d án hi n t i. B n ÿã t ng công ty m t
vài n m nh ng không n m trong ph m vi d án này ÿang di n ra. K ho ch qu n lý d án ÿ c
ÿ t ÿúng ch . D án không v t quá m t vài ng ng c a thay ÿ i nào ÿó. Khách hàng không vui
v i tr ng thái d án. Trong các hành ÿ ng sau ÿây thì hành ÿ ng ban ÿ u t t nh t là gì?
A. Xác nh n h th ng qu n lý thay ÿ i ÿang v n hành thích h p.
B. Ti n hành xây d ng ÿ i ng v i t t c các ÿ i t ng liên quan d án.
C. Xác nh n các nhu c u và k v ng c a khách hàng.
D. Chu n b k ho ch hành ÿ ng hi u ch nh.
10. Vai trò c a giám ÿ c d án trong d án là gì?
A. Cung c p ngu n l c cho d án.
B. Qu n lý m i quan h gi a các thành viên trong ÿ i.
C. Hoàn t t nhi m v ÿ c giao.
D. Xác ÿ nh toàn b u tiên c a d án trong t ch c.
15
- CH NG 2: TÍNH CH NH TH C A D ÁN
M C ÍCH
- Hi u ÿ c tính ch nh th c a d án thông qua công tác l p k ho ch, t ÿó th y ÿ c t m
quan tr ng c a công tác l p k ho ch toàn di n nh h ng sâu s c ÿ n tính ch nh th , h
th ng c a d án.
- Nhìn nh n toàn b d án t k ho ch t ng th ÿ n t ng k ho ch b ph n; hi u ÿ c cách
th c l p k ho ch d án.
- N mÿ c các n i dung v giám sát vi c th c hi n k ho ch
- Xác ÿ nh ÿ c v trí c a công vi c ki m soát thay ÿ i k ho ch, t ÿó áp d ng các k
thu t ÿ ki m soát thay ÿ i
GI I THI U CHUNG
Theo m t nghiên c u m i ti n hành n n 1998 thì có t i 51% s d án công ngh thông tin
(CNTT) quy mô l n ÿã v t qua ngân sách trung bình kho ng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có m t
s nhân t nh h ng ÿ n th c t này. Tr c ÿây chúng ta ÿã xác ÿ nh ÿ c m t trong s các
nhân t này liên quan tr c ti p ÿ n các yêu c u v ch c n ng, yêu c u k thu t ÿ c xây d ng
không ÿ y ÿ . N u nh quá trình l p k ho ch không ÿ c th c hi n ÿúng cách thì nh h ng c a
nó có th s là m t th m h a. Ng c l i, n u quá trình l p k ho ch d án ÿ c th c hi n t t, thì
nh ng l i trong yêu c u k thu t có th ÿ c xác ÿ nh s m và d án có th ÿ c ÿ a tr v m t
n n t ng v ng ch c. Trong bài h c này b n s h c cách ÿ t n n t ng cho m t d án.
B n ch t ÿ ng và s ph c t p c a các d án công ngh thông tin ÿòi h i m t giám ÿ c d
án xu t s c ph i thi t l p ÿ c m t n n t ng v ng ch c. Thi t l p ÿ c n n t ng nh v y ÿòi h i
ph i có s hi u bi t v ng ch c v phân tích m t c u trúc chi ti t công vi c ( Work Breakdown
Structure, vi t t t WBS ) và cách s d ng các s ÿ m ng ( Network Diagram ), ph ng pháp
ÿ ng t i h n ( Critical Path Method ), l ch trình d án ( Project Schedules) và ngân sách d án.
Không n m v ng ÿ c nh ng v n ÿ này th ng d n t i vi c d án ho t ÿ ng v i hi u qu không
n ÿ nh th m chí có th th t b i. Tuy nhiên, n u b n n m v ng nh ng công c này, b n s d n
th y mình có m t c s v ng ch c b t k b n ÿang làm cho D án CNTT nào.
1. K v ng cho quy trình l p k ho ch
t nh ng k v ng có tính th c t cho quy trình l p k ho ch và th o lu n v các ph ng
pháp truy n t i nh ng k v ng này tr c khi b t ÿ u công vi c l p k ho ch d án.
Là m t giám ÿ c d án CNTT, b n ÿ c ÿánh giá ch y u trên c s thành công hay th t
b i c a các d án mà b n ÿang tham gia, tuy nhiên b n l i có th ÿ c giao m t chút th i gian quý
giá ho c ngu n l c ÿ l p k ho ch. Do các d án CNTT r t ph c t p và luôn bi n ÿ ng nên
chúng ÿòi h i quá trình l p k ho ch t ng th ph i thành công. N u mu n d án c a mình hoàn
thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách và ÿúng yêu c u k thu t thì b n ph i ÿ m b o ban qu n lý
d án có nh ng k v ng h p lý v th i gian và tài nguyên ÿ hoàn thành công vi c.
a. L p k ho ch
Xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu.
16
- nh ngh a:
L p k ho ch là m t ph ng th c ti p c n có h th ng, cách nhìn ch nh th , toàn di n d
án nh m xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và các công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu.
M c tiêu c a các D án CNTT là hoàn thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách, cung c p hi u qu
ho t ÿ ng mong mu n v m t k thu t ÿ c ch p nh n c a nhà tài tr /khách hàng. Quá trình l p
k ho ch xác ÿ nh c n ph i làm gì? Làm nh th nào? Ai là ng i th c hi n và th c hi n khi nào?
M c ÿích chính c a quá trình l p k ho ch v ch ra ph ng h ng, quan tr ng h n ÿ tránh các
v n ÿ r c r i, r i ro. L ng th i gian và ti n b c dành cho quá trình l p k ho ch c n ph i t l
tr c ti p v i chi phí ti m n ng t các l i g p ph i do thi u quá trình l p k ho ch. M c tiêu là chi
ÿ tài nguyên trong quá trình l p k ho ch nh m thúc ÿ y th c hi n thành công d án ch không
ph i là chi phí quá nhi u tài nguyên ÿ n m c không còn ÿ cho quá trình th c hi n d án. L p k
ho ch d án là m t quá trình l p di n ra b t c khi nào có nh ng thay ÿ i quan tr ng trong d án.
Ví d : Khi các nhà tài tr giao cho th c hi n m t d án phát tri n Web, Giám ÿ c d án
Phong ÿã r t ph n kh i nh ng anh c ng bi t r ng có r t nhi u vi c ÿang phía tr c b i vì anh
v n còn ch a quen v i các ng d ng theo mô hình ch khách 3 t ng. Anh ÿã tìm th y m t tài
nguyên r t quý ÿó là m t SME v Web làm cho m t công ty t v n có m i quan h r t t t v i
công ty anh và anh ÿã dùng ng i này vào vi c xây d ng các yêu c u k thu t. Anh ÿã b ra m t
s ti n trong c tính v chi phí ÿ có ÿ c s giúp ÿ t bên ngoài. Bây gi là lúc lên l ch cho
chuyên gia t v n giúp anh tách c u trúc chi ti t ÿ anh có th ÿ nh ngh a các gói công vi c, l p h
s m ng, lên l ch trình d án và ngân sách chính xác.
b. K ho ch d án công ngh thông tin
- M c ÿích giám sát vi c th c hi n d án
- Các thành ph n c a b n k ho ch d án
- K ho ch chi ti t cho nh ng l nh v c c th
N u b n g p m t Giám ÿ c D án CNTT và h i “ Ông có k ho ch không? ” “ B n ngh
r ng câu tr l i s ra sao? ” “ T i sao ch , ÿ ng nhiên r i! ”. M i ng i ÿ u có m t k ho ch cho
dù ÿôi khi nó ch ng khác gì nh ng dòng ch vi t v i vàng trên m t chi c kh n n. Cái gì t o nên
m t b n k ho ch d án? M t b n k ho ch d án th c s bao g m nh ng gì? Hi u bi t rõ ràng
m t b n k ho ch d án ph i bao g m nh ng gì có th là vô giá trong vi c thi t l p k v ng ÿ i
v i ban qu n lý d án.
nh ngh a:
K ho ch d án CNTT ( IT Project Plan ) là m t tài li u d án chính th c do giám ÿ c d
án, nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan ÿ n d án và các thành viên ÿ i d án xây d ng v i m c
ÿích giám sát vi c th c hi n d án. Kích th c và m c ÿ chi ti t c a b n k ho ch d án ph i
t ng ng v i lo i d án. M t b n k ho ch d án t i thi u ph i có nh ng thành ph n quan tr ng
sau:
- Tôn ch d án ( Project Charter )
- Báo cáo ph m vi ( Scope Statement )
- C u trúc chi ti t công vi c (Work Breakdown Structure)
- Ma tr n trách nhi m ( Responsibility Matrix ) ÿ i v i k t qu chuy n giao chính.
17
nguon tai.lieu . vn
