- Trang Chủ
- Tự động hoá
- Những lưu ý khi lập các chứng từ trong quá trình giao nhận hàng hóa tại cảng biển
Xem mẫu
- CHÀO MỪNG KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP TRƯỜNG 01/04/1956 - 01/04/2014
NHỮNG LƯU Ý KHI LẬP CÁC CHỨNG TỪ TRONG
QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA TẠI CẢNG BIỂN
NOTES SETTING THE TALLYING DOCUMENTS AT THE SEAPORTS
TS. ĐẶNG CÔNG XƯỞNG
Phòng KH-CN, Trường ĐHHH Việt Nam
Tóm tắt
Trong quá trình xếp dỡ hàng tại cảng, người giao nhận thường phải lập các loại chứng từ
liên quan đến làm hàng như: phơi giao nhận, các báo cáo, biên bản khi xảy ra sự cố….
Tuy nhiên, một số nội dung thể hiện của các chứng từ này thường gây hiểu lầm dẫn đến
tranh chấp. Vì vậy, cần phải lưu ý về cách thức lập các chứng từ giao nhận để hiểu đúng
bản chất của vụ việc.
Bài báo phân tích những nội dung chính của một số chứng từ quan trọng trong giao
nhận hàng hóa ở cảng để lưu ý người giao nhận khi lập các loại chứng từ này.
Abstract
In the handling, tallyer often have to make the documents: tally sheet, daily report, COR,
ROROC…. However, some contents of this documents often misunderstood and
disputes. So, it is very necessary to make right them.
This paper analyzes the main contents of some important documents in the seaport to
note to the tallyer.
1. Nội dung chủ yếu của những chứng từ cần lập trong quá trình giao nhận hàng tại cảng
Chứng từ là những văn bản chính thức hoặc được coi là chính thức chứa đựng các thông
tin cần thiết cho việc chứng minh, thông báo các sự kiện hoặc làm cơ sở cho việc lập các giấy tờ
văn bản khác.
Chứng từ vận tải là các chứng từ do các bên liên quan trong quá trình vận tải hàng hóa cấp
để thông qua đó quá trình vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận được tiến hành, đồng thời xác định
trách nhiệm của các bên và làm cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Trong thực tế, khi giao nhận hàng hóa tại cảng, người kiểm đếm phải lập các chứng từ cần
thiết phục vụ công tác giao nhận hàng. Nội dung chủ yếu của một số chứng từ chính bao gồm:
a/ Lệnh giao hàng (Delivery Oder – D/O)
Là chứng từ Đại lý ký phát cho người nhận hàng hoặc đại diện của người nhận hàng. Đây là
chứng từ làm căn cứ để các bên giao nhận hàng hoá trong các khâu: giao nhận tại tàu; tại kho bãi;
giao nhận lên các phương tiện vận tải khác....hoặc giao nhận tại cảng giữa các bên: tàu – cảng –
giao nhận – người nhận hàng. Người giao nhận cần biết là số liệu trên D/O phải khớp với số liệu
trên B/L gốc.
b/ Phiếu kiểm đếm (Dock Sheet and Tally Sheet)
Dock Sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi rõ số lượng hàng hóa đã được
giao nhận tại cầu.
Tally Sheet là phiếu kiểm đếm hàng hóa đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách
nhiệm ghi chép. Chứng từ này thường gọi là Phơi kiểm đếm và ghi rõ số lượng, khối lượng từng mã
hàng. Cuối mỗi ngày, trên cơ sở số liệu các Phơi này, lập nên Daily Report.
c/ Bản liệt kê thời gian làm hàng (Statement of fact - SOF)
Là bản liệt kê thời gian của tàu hoạt động tại cảng từ khi tàu đến địa điểm đón hoa tiêu, vào
cảng làm hàng đến khi tàu ra khỏi cảng. SOF thường được lập theo bảng với các cột thể hiện rõ
thời gian của tàu tại cảng cùng các ca xếp/dỡ và thời iết của từng ca, ngày ở cảng liên quan đến
có hay không làm hàng. Đây là chứng từ để làm căn cứ lập Time sheet nhằm tính thưởng phạt
thời gian giải phóng tàu.
Ví dụ lập bản SOF như sau:
Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải Số 38 – 04/2014 91
- CHÀO MỪNG KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP TRƯỜNG 01/04/1956 - 01/04/2014
STATEMENT OF FACTS ON Discharging
M/v: Port
Cargo discharged: Commenced Discharging:
Arrived pilot station: N.O.R tendered:
Free pratique received: Completed Discharging:
Cargo stowaged in :
WEEK’
DATE HOURS WORKED RECORDS.
S DAY
FRO TO
M
1 2 3 4 5
14- FRI …… 2225 Arrival Haiphong Pilot station.
Apr
2225 1330 Waiting high tide
1330 1800 P.O.B & proceed to Dinhvu port
15- SAT 1800 1830 Waiting inward clearance – free pratique received
Apr
1830 2400 Commence dis & Dis 02 gangs by ships Gears
0000 0030 No work-changing gangs
16- SUN 0030 0300 Resume Dis & Dis 02 gangs by ship’s Gear
Apr
0300 0400 Dis 02 gangs to work by Shore Cranes
0400 0630 No work – No Barges
0630 1130 Resume Dis &Dis 02 gangs by 02ship’s Gear &
01ShoreCrane
1130 1230 No work
1230 1730 Resume Dis &Dis 02 gangs by ship’s Gear & 01 Shore
Crane
1730 1830 No work
1830 2330 Resume Dis &Dis 01 gangs by ship’s Gear & 01 Shore
Crane
17- MON 2330 0030 No work
Apr
0030 0600 Resume Dis & Dis 01 gangs by ship’s Gear & 01 Shore
Crane
0600 1200 Dis 02 gangs to work by Shore Cranes.
1200 1400 Dis 01 gang to work by Shore Crane & Complete Disch
1400 1430 Sign docs
1430 P.O.B and Sailing.
RECEIVER AGENT THE MASTER
Người giao nhận thay mặt người nhận hàng phải kiểm tra thực tế thời gian làm hàng thông
qua các Tally sheet, số máng mở, số giờ hoặc ngày tàu ngừng làm hàng và lý do (thời tiết hay hỏng
máy...). Đây là căn cứ để tính thưởng phạt ngày tàu làm hàng và do số tiền phạt ngày tàu khá lớn,
nên nếu không chi tiết sẽ dễ gây tranh cãi.
d/ Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo - ROROC)
Sau khi hoàn thành việc dỡ hàng, nhân viên giao nhận cùng với đại diện của tàu ký một biên
bản xác nhận hàng đã được giao nhận gọi là biên bản kết toán nhận hàng với tàu. ROROC được
lập trên cơ sở của các tờ phơi giao nhận hàng (tally sheet). Nó được dùng làm cơ sở để lập biên lai
thuyền phó khi tàu nhận hàng; Chứng minh sự thừa thiếu hàng so với vận đơn khi tàu giao hàng...
Trên cơ sở đó, nó có thể làm căn cứ khiếu nại hãng tàu hay người bán hàng.
e/ Phiếu thiếu hàng (Certificate of shorlanded cargo- CSC)
Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải Số 38 – 04/2014 92
- CHÀO MỪNG KỶ NIỆM NGÀY THÀNH LẬP TRƯỜNG 01/04/1956 - 01/04/2014
Khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu, nếu số lượng hàng hóa trên ROROC chênh lệch so
với bản lược khai hàng hóa thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu. Như
vậy CSC là một biên bản được lập ra trên cơ sở của bản ROROC và bản lược khai hàng hóa. Nó
có nội dung: tên tàu, số hiệu chuyến đi, số vận đơn, số lượng kiện hàng ghi trên vận đơn, ký mã
hiệu hàng hóa, số lượng kiện thực nhận, số lượng hàng thừa, thiếu...
Ví dụ về lập ROROC: Cảng nhận hàng từ tàu lô sắt theo 03 vận đơn như sau:
- Vận đơn 01: 213 bó sắt lòng máng (channer steel) + Trọng lượng: 959.00 MT
- Vận đơn 02: 1130 bó sắt tròn (round steel bar) + Trọng lượng: 5500 MT
- Vận đơn 03: 100 kiện sắt lá (steel sheets) + Trọng lượng: 500.00 MT
Hàng hóa Cảng thực nhận:
- Vận đơn 01 = 213 bó sắt lòng máng với đường kính khác nhau
- Vận đơn 02 = 1126 bó sắt tròn
- Vận đơn 03 = 100 kiện sắt lá với kích cỡ: (3mm x 1250mm x 6000mm)
Người giao nhận phải ghi đầy đủ theo cột thực nhận, bất luận là số liệu về trọng lượng, số
kiện hay kích thước hàng có trùng khớp với thực khai hay không.
As the Manifest Actually received
Port of From To Qualyty Weight Qualyty Remarks
Loading B/L B/L
HAIPHONG 01 213 959.000 213 bdls, channer steel, with size
deamater differrent
02 1130 5.500 1126 bdls of round steel bar
pkgs of steel sheet with size
03 100 500.000 100 (3mm x 1250mm x 6000mm)
f/ Biên bản xác nhận hàng xếp không đúng vận đơn và sơ đồ xếp hàng:
Khi mở hầm hàng và trong quá trình dỡ hàng, người nhận hàng hoặc nhân viên ty kho hàng
của cảng theo dõi phát hiện những kiện hàng xếp không theo đúng vận đơn, không đúng sơ đồ xếp
hàng, sẽ cùng đại diện của tàu lập biên bản xác nhận giữa hai bên về tình trạng đó của hàng hóa
gọi là biên bản hàng xếp không theo đúng vận đơn, không đúng với sơ đồ xếp hàng. Biên bản này
là chứng từ trong bộ chứng từ khiếu nại tàu do xếp hàng không đúng với sơ đồ quy định.
g/ Giấy chứng nhận hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outturn report- COR).
Trong quá trình xếp dỡ hàng hóa, nếu thấy hàng bị hư hỏng đổ vỡ thì các bên liên quan
gồm (cảng, tàu, công ty giao nhận, kho hàng) phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng hư
hỏng đó của hàng hóa gọi là COR. Nó là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ khiếu nại hãng
tàu hoặc cảng.
Ví dụ lập COR: Giao nhận xe ôtô bị va đập, bẹp mép, tróc sơn
- Vận đơn: KHP_01 - Chủ hàng: Viettrancimex Hanoi
- Loại hàng: ô tô tải (truck car) - Số lượng: 01 chiếc
- Hiện trạng hàng hóa: ô tô zin 130 vỡ cabin, bẹp và thủng dài 5 cm bị tróc sơn.
HĐVT Ký mã hiệu, số liệu Loại hàng Số lượng Tình trạng hàng hóa
B/L No Marks and number Description Quantity Aspect of cargo
KHP_01 Viettrancime Hanoi Truck car 01 pcs On inspecting the cargo on
deck we have found.
The cabin broken, dented and
hold length 5cm only,
scratches pamt
h/ Biên bản hàng bị đổ vỡ mất mát ở kho cảng
Khi nhận hàng ở kho cảng, nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ ... thì đại diện của chủ
hàng yêu cầu lập biên bản về tình trạng đó của hàng hóa. Biên bản này được lập với sự có mặt
của các bên như: hải quan, bảo hiểm, cảng, đại diện của chủ hàng. Nó được dùng để khiếu nại
cảng, công ty bảo hiểm.
Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải Số 38 – 04/2014 93
nguon tai.lieu . vn
