Xem mẫu
- Người phát ngôn của doanh
nghiệp
Trong đối thoại với công chúng, dù chủ DN là người gây được ấn tượng
nhiều nhất nhưng chưa hẳn là sự lựa chọn tốt nhất cho công tác truyền
thông. Một người am hiểu DN, có kỹ năng phát ngôn, có v ị trí đ ủ uy tín
trong DN đảm nhận vai trò phát ngôn mới là lựa chọn tối ưu
Chúng ta thường nghe người phát ngôn trong các cơ quan chính phủ, cơ quan
quản lý nhà nước, nhưng ít nghe đến người phát ngôn cho doanh nghiệp. Nhưng
thực tế kinh doanh cho thấy người phát ngôn – nhiệm vụ chính là xây dựng và
thực hiện chiến lược đối thoại với cộng đồng và khách hàng nhằm phục vụ
- mục tiêu của DN – phải được xem là điều kiện đủ trong quá trình phát triển một
thương hiệu hoàn chỉnh.
Trong chuyến xe công tác miền Tây gần đây, chúng tôi có dịp tham gia vào một
cuộc thảo luận ngắn giữa một bên là nhóm doanh nhân và một bên là nhóm anh
chị phóng viên báo chí. Hai bên tranh luận nhau về chủ đề doanh nghiệp có nên
sắm cho mình một người phát ngôn doanh nghiệp hay không ?. Các phóng viên
than phiền rằng mỗi lần cần thông tin từ phía doanh nghiệp thường gặp những
khó khăn như thông tin thiếu chính xác từ phía DN do phải lấy từ nhiều nguồn
khác nhau, hay người phụ trách xử lý thông tin DN không có kỹ năng viết thông
cáo báo chí hoặc nói trước ống kính truyền hình… Còn các doanh nhân thì cho
biết, khi có báo chí phỏng vấn, họ thường tự làm luôn, cần gì nói nấy, trả lời
trực tiếp cho nhanh, không cần giao việc này cho người khác. Họ e “sắm” riêng
một người phát ngôn sẽ thừa vì chuyện báo chí phỏng vấn hiếm khi xảy ra.
Người phát ngôn – anh là ai?
Công tác PR (bublic relations) – quan hệ công chúng - là công cụ hiệu quả cho
các DN trong quá trình phát triển thương hiệu. Khi DN muốn chọn PR là chiến
lược truyền thông nhằm giảm ngân sách quảng cáo thì việc phát hành thông cáo
báo chí, trả lời phỏng vấn báo chí, tổ chức họp báo… trở thành những công việc
hàng tháng thậm chí hàng tuần…
Thông điệp của DN có đến được với công chúng chính xác theo đúng mục tiêu
hay không phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định chiến lược đối thoại và thực
hiện công tác đối thoại. Quá trình này không thể không có sự tham gia của
người phát ngôn.
- Công việc của người phát ngôn chuyên nghiệp khá bận rộn, với việc đầu tiên
trong ngày là lướt thông tin báo chí về ngành hàng của mình, sau đó tóm lược
thông tin để báo cáo và lưu trữ. Rồi chuẩn bị bài phát biểu trong các hội nghị,
hội thảo cho sếp; chuẩn bị thông cáo báo chí, trả lời phỏng vấn của báo đài về
sản phẩm mới, về các hoạt động của DN, trả lời điện thoại một phóng viên.
Ngoài ra còn có nhiều việc đột xuất, như tiếp đoàn khách đến thăm DN, và giới
thiệu sơ lược về quá trình hình thành và phát triển công ty.
Người phát ngôn chuyên nghiệp phải là người biết nói trước đám đông, trả lời
trước ống kính truyền hình, trả lời phỏng vấn một cách tự tin và thân thiện…
Bên cạnh giám đốc hay chủ doanh nghiệp, người phát ngôn là hình ảnh thứ hai
đại diện cho thương hiệu.
Ở các công ty lớn, công việc phát ngôn thường được giao cho một người phụ
trách, nhưng ở nhiều DN nhỏ, giám đốc thường kiêm luôn nhiệm vụ này. Việc
giám đốc hay chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện công việc phát ngôn có
nhiều thuận lợi vì hơn ai hết, chủ DN hiểu rõ nhất mong muốn của mình trong
quá trình phát triển thương hiệu. Tuy nhiên việc chủ DN đảm nhận vai trò phát
ngôn cũng có một số bất lợi, đôi lúc làm mất đường lui khi phát biểu vội vàng,
thiếu cân nhắc, hoặc thiếu kỹ năng trả lời phỏng vấn.
Phát ngôn viên chưa hẳn đã là người làm PR của công ty, trừ khi các nhân viên
PR của công ty được đào tạo để có khả năng nói đủ sức gây ảnh hưởng đến
công chúng.
Phát ngôn trong khủng hoảng thương hiệu
- Khủng hoảng thương hiệu là chuyện có thể xảy ra với bất kỳ DN nào. Do vậy,
các DN nên có chiến lược phòng ngừa. Từ việc một khách hàng mua cà phê ở
cửa hàng Mc-Donald’s bị bỏng, đến chuyện hàng tấn hương liệu quá hạn sử
dụng của Tân Hiệp Phát, hay tin đồn con chuột trong cái bánh của Highlands
Coffee… đều cần đến một người phát ngôn.
Sai lầm lớn nhất của một số DN khi bị khủng hoảng là thường giữ thái độ im
lặng, né tránh báo chí hoặc chỉ cung cấp thông tin chung chung, vòng vo; hoặc tệ
hơn là không có một người phát ngôn chính thức cho những sự cố đặc biệt này.
Thương hiệu càng nổi tiếng thì càng được nhiều người quan tâm. Do đó, khi
khủng hoảng xảy ra, báo chí sẽ đặc biệt quan tâm để cung cấp thông tin cho xã
hội. Sẽ có nhiều câu hỏi, gián tiếp hoặc trực tiếp đặt ra cho giám đốc DN.
Những câu trả lời vội vàng, chứa đựng sự bất ổn trước báo chí sẽ là con đường
nhanh nhất làm mất uy tín thương hiệu. Nếu có người phụ trách phát ngôn một
cách chuyên nghiệp, mọi thông tin đối thoại với công chúng sẽ được lập trình
theo một chiến lược rõ ràng. Khi đó, người phát ngôn sẽ là người gác cổng
thông tin để quá trình đối thoại của DN đạt hiệu quả cao.
Kỹ năng phát ngôn
Người phát ngôn là người đại diện cho DN, là cầu nối giữa Dn với các cơ quan
thông tấn, báo chí. Để làm tốt vai trò này, người làm công việc phát ngôn cần
được huấn luyện thực hành những kỹ năng quan trọng sau đây:
Biết thiết lập mối quan hệ: DN hoạt động luôn luôn có mối quan hệ mật thiết
- với cộng đồng. Người phát ngôn cần có kỹ năng thiết lập mối quan hệ - từ bên
trong với các đồng nghiệp đến bên ngoài với báo chí, ngành dọc, chính quyền
địa phương…, tất cả nhằm giúp việc kinh doanh của DN đạt hiệu quả.
Biết viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt: Nhiều bản thông cáo báo chí gởi
đến phóng viên giống như một bản quảng cáo, thậm chí còn sai lỗi chính tả
tiếng Việt. Điều này rất bất lợi, vì các nhà báo cần thông tin là để có thể viết
một bài báo có nội dung, có nhiều sâu chứ không phải những dòng quảng cáo
sản phẩm, dịch vụ.
Biết quan tâm đến phong thái của mình: Nhiều người phát ngôn là đại diện cho
hình ảnh thương hiệu, từng lời nói, cử chỉ, hành động đều được khách hàng và
công chúng để ý. Vì thế, cần luôn ý thức rằng từng hành động của mình là hành
động của thương hiệu. Người phát ngôn cần đầu tư cho cả hình thức bên ngoài
lẫn tính cách của mình.
Có kỹ năng nói tiếng Việt: Biết nhiều ngoại ngữ là một lợi thế, nhưng người
phát ngôn cần chắc chắn rằng mình có khả năng diễn đạt rõ ràng bằng tiếng
Việt và có khả năng tóm tắt tất cả những điều mình muốn nói trong một thời
gian nhất định. Phải biết trả lời phỏng vấn, biết phát biển trước đám đông và
đặc biệt tự tin khi đứng trước ống kính truyền hình.
Biết nói "thật nhưng không đủ”: Người phát ngôn là người biết nói thật. Những
lời nói quá (mang tính quảng cáo) của người phát ngôn có thể làm tổn hại
thương hiệu. Tuy nhiên, không phải tất cả những chuyện có thật của DN cũng
có thể phát ngôn. Hãy nói thật nhưng đừng bao giờ nói hết mọi thứ.
- Nói chung, kỹ năng chuyên nghiệp sẽ hình thành khi thực hành. Vì thế, hãy chủ
động tập dợt từ cách đi đứng, chọn lựa trang phục đến từng câu nói của mình.
nguon tai.lieu . vn