- Trang Chủ
- Quản lý Nhà nước
- Một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng xây dựng, theo dõi và quản lý chương trình công tác của các sở, ngành tại thành phố Đà Nẵng
Xem mẫu
- Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng
MỘT SỐ KINH NGHIỆM NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG, THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
? Võ Công Chánh - Nguyễn Thị Kiều Anh
* **
1. Đặt vấn đề
Sự lớn mạnh của truyền thông và mạng xã hội
hiện nay đang tạo ra một môi trường mở về thông tin
- nơi người dân có thể trực tiếp phản ánh những vấn
đề bức xúc diễn ra hàng ngày và yêu cầu các cơ quan
chức năng can thiệp hoặc xử lý kịp thời. Với bất kỳ
một sự việc phát sinh hoặc một phản ánh nào từ phía
người dân, tất yếu đặt ra yêu cầu cho các cơ quan
quản lý nhà nước phải có những phản ứng nhanh,
hiệu quả hoặc chí ít cần có phản hồi cụ thể, đúng thời
hạn, nhằm thể hiện đầy đủ tinh thần, trách nhiệm và
thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ của cơ quan công
quyền. Sự chuyển dịch từ một nền hành chính quản
lý thuần túy sang phục vụ, làm hài lòng người dân
đang đặt các cơ quan quản lý trước áp lực vừa phải
xử lý một khối lượng công việc ngày càng tăng, vừa
đảm bảo tự cân đối, sắp xếp nguồn lực để thực hiện
có hiệu quả chính sách tinh giản biên chế theo tinh
thần chỉ đạo của Bộ Chính trị và Chính phủ, phấn đấu
đến năm 2021 đạt tỷ lệ tinh giản “tối thiểu là 10% so với
biên chế công chức được giao năm 2015”.1
Đối với một đô thị luôn tìm tòi đổi mới như Đà Nẵng,
trong những năm qua, lãnh đạo thành phố đã tích cực
Ban Thường vụ Thành ủy đã ban hành Chỉ thị số 29-
mở rộng các kênh thông tin, nguồn phản biện xã hội
CT/TU ngày 06 tháng 11 năm 2013 nhằm nâng cao
để tiếp thu các góp ý của người dân, xem đây là điều
đạo đức công vụ theo tinh thần “5 xây” (trách nhiệm,
kiện tiên quyết để hoàn thiện những “lỗ hổng” trong
chuyên nghiệp, trung thực, kỷ cương, gương mẫu) và
quản lý của hệ thống chính quyền. Việc nâng cao vai
“3 chống” (quan liêu, tiêu cực, bệnh hình thức).
trò phản ánh từ phía người dân và tổ chức lại HĐND
quận, huyện, phường cần phải tăng cường công tác Nâng cao ý thức, tác phong, tinh thần làm việc của
giám sát của xã hội và đòi hỏi các cơ quan chuyên môn mỗi cán bộ, công chức, viên chức là bước khởi đầu căn
thuộc UBND các cấp, từ thành phố đến quận, huyện bản nhằm tạo dựng một hệ thống chính quyền hoạt
và bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường, xã động có hiệu quả, hiệu lực. Tuy nhiên, để hệ thống đó
phải năng động trong xử lý, phản hồi. Bên cạnh đó, được vận hành một cách thông suốt, đảm bảo công
*
NCS., Quận ủy Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng.
**
ThS., Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng.
Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi
Ñaø Naüng
13
- Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng
việc được xử lý nhanh chóng, kịp thời thì mỗi cơ quan, vụ Thành ủy; Nghị quyết tại các kỳ họp HĐND thành
đơn vị không chỉ quan tâm phát triển nguồn nhân lực phố, Chương trình công tác, Chương trình xây dựng
mà còn cần chú trọng tổ chức một hệ thống quản trị văn bản quy phạm pháp luật và việc giao 3 nhiệm vụ
công việc hiệu quả. Cụ thể hơn, hệ thống này đảm bảo trọng tâm của UBND thành phố hàng năm. Nguồn
khả năng kết nối cũng như phát huy tối đa năng lực thứ hai tổng hợp từ nội dung đăng ký của các phòng,
của tất cả các cá nhân trong một tổ chức nhằm thực đơn vị thuộc, trực thuộc về các công việc phát sinh
hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Trong đó, một hệ trong thực tiễn hoạt động của năm trước và cần được
thống quản trị công việc hiệu quả đòi hỏi phải khái thực hiện trong năm tiếp theo. Sau khi tổng hợp từ hai
quát, tổng hợp đầy đủ các nội dung nhiệm vụ mà tổ nguồn này, Văn phòng sẽ trình các Phó Giám đốc tham
chức cần thực hiện, tính hợp lý trong phân công, phân gia nội dung dự thảo, sau đó đưa ra tập thể lãnh đạo
nhiệm cho mỗi cá nhân cũng như sự thường xuyên, Sở thông qua trước khi trình Giám đốc ký. Nội dung
kịp thời của lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm tra, giám Kế hoạch công tác năm được phổ biến rộng rãi trong
sát tình hình xử lý của từng bộ phận chuyên môn. Việc toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc
vận hành hệ thống này không những giúp lãnh đạo cơ Sở tại Hội nghị tổng kết công tác năm và được đăng
quan hành chính nắm bắt, theo dõi công việc mà nhờ tải lên chuyên mục “Văn bản dùng chung” trên Hệ
thế còn kịp thời chỉ đạo tháo gỡ các khó khăn, vướng thống thông tin chính quyền điện tử để cán bộ công
mắc trong quá trình xử lý. Điều này giúp hạn chế đến chức viên chức (CBCCVC) theo dõi, nắm công việc.
mức tối đa tình trạng quên, sót việc, chậm trễ của các Từ Kế hoạch công tác năm, Văn phòng sẽ tham
phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc và là điều kiện tiên mưu lãnh đạo Sở cụ thể hóa thành Kế hoạch công
quyết để giúp mỗi cơ quan hoàn thành tốt khối lượng tác hàng tháng. Căn cứ theo tình hình hoạt động
lớn các công việc được giao thường xuyên và đột xuất. của đơn vị vào mỗi tháng, Văn phòng cũng như các
Để nâng cao hơn nữa chất lượng xây dựng, theo dõi phòng chuyên môn, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở sẽ đề
và quản lý chương trình công tác, mỗi sở, ngành tùy xuất bổ sung thêm các nhiệm vụ đột xuất được giao.
theo đặc thù lĩnh vực quản lý sẽ có những phương thức Đối với công việc cụ thể của mỗi tuần làm việc, vào
thực hiện khác nhau. Dưới đây là một số kinh nghiệm sáng thứ sáu hàng tuần, các đơn vị trực thuộc gửi báo
được đúc kết từ thực tiễn quản lý của Sở Nội vụ thành cáo cho Văn phòng về kết quả thực hiện trong tuần
phố Đà Nẵng, được nêu cụ thể thông qua 03 phần và dự kiến chương trình công tác trong tuần đến. Văn
chính, bao gồm kinh nghiệm xây dựng chương trình phòng tổng hợp, cho ý kiến trước 15h00 chiều thứ
công tác, kinh nghiệm quản lý, điều hành công việc sáu hàng tuần, gửi trước dự thảo nội dung họp cho
và kinh nghiệm trong đánh giá chất lượng công việc. lãnh đạo Sở và các thành viên dự họp.
2. Một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất Cần tạo mối quan hệ tốt đối với các cơ quan, đơn vị
lượng, xây dựng, theo dõi và quản lý chương trình liên quan
công tác của các sở, ngành tại thành phố Đà Nẵng Trong công tác tổng hợp, quản trị công việc, Văn
2.1. Kinh nghiệm xây dựng chương trình công tác phòng Sở phải luôn tạo mối quan hệ tốt đối với Phòng
Tổng hợp Văn phòng Thành ủy, Văn phòng UBND
Cần thu thập, tổng hợp chương trình công tác từ
thành phố và các cơ quan, đơn vị liên quan nhằm kịp
nhiều nguồn liên quan, đặc biệt là kết luận, chỉ đạo của Bộ
thời nắm bắt lịch công tác của lãnh đạo cũng như các
chủ quản, Thành ủy, HĐND, UBND thành phố Đà Nẵng
chương trình công tác lớn, các nội dung chỉ đạo phát
Định kỳ vào cuối tháng 11 và đầu tháng 12 hàng sinh từ thành phố, để từ đó kịp thời báo cáo lãnh đạo
năm, Văn phòng Sở Nội vụ sẽ tiến hành tổng hợp các Sở bổ sung, điều chỉnh nội dung Chương trình công
đầu mối công việc được giao để đưa vào Chương tác hàng tuần của Sở… Việc phối hợp tốt với các cơ
trình công tác của năm tiếp theo. Cơ sở để xây dựng quan, đơn vị sẽ tạo tính thống nhất trong chỉ đạo,
chương trình công tác căn cứ từ hai nguồn cơ bản. quản lý, điều hành, hạn chế tình trạng chồng chéo,
Nguồn thứ nhất là các nhiệm vụ được Bộ chủ quản thiếu thông tin trong xử lý công việc. Đối với những
giao tại Hội nghị triển khai công tác ngành hàng năm, sự kiện liên quan đến Bộ chủ quản, Sở cần chủ động
các kết luận của lãnh đạo Bộ tại các chương trình hoạt liên hệ với Văn phòng Bộ bố trí thời gian làm việc để
động lớn của ngành trong năm, các nghị quyết của kịp thời xin ý kiến lãnh đạo Bộ trong các công việc
Thành ủy, Chương trình công tác của Ban Thường chuyên môn.
14 Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi
Ñaø Naüng
- Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng
2.2. Kinh nghiệm theo dõi, quản lý chương trình có nhiều nội dung, Văn phòng cần liệt kê cụ thể tại
công tác lịch công tác và thời gian dự kiến cho mỗi nội dung
họp để các thành viên dự họp chủ động bố trí thời
Sắp xếp thời gian hội họp hợp lý để theo dõi và quản
gian làm việc phù hợp.
lý chương trình công tác
Lịch họp, thành phần họp sẽ được thông qua vào
Việc theo dõi và quản lý chương trình công tác
mỗi sáng thứ hai, trước thời gian họp giao ban. Việc
chủ yếu thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ
duyệt lịch đầu tuần giúp giảm thiểu khả năng xảy ra
hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, sáu tháng đầu năm
chồng chéo trong bố trí, sắp xếp nhân sự tham gia các
và tổng kết công tác năm. Trong đó, tần suất hội họp,
cuộc họp; đồng thời, có thể kết hợp nhiều nội dung
thành phần dự họp được thống nhất và quy định cụ
làm việc trong cùng một cuộc họp để tiện thời gian
thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị, là
làm việc cho các ngành, cũng như ưu tiên bố trí lịch
chế tài để Văn phòng cũng như các phòng chuyên
làm việc đối với những công việc gấp, đòi hỏi phải xử
môn; đơn vị thuộc, trực thuộc căn cứ thực hiện.
lý ngay. Chuyên viên theo dõi lịch của Văn phòng có
Trước mỗi cuộc họp, Văn phòng Sở có nhiệm vụ trách nhiệm phải kiểm tra lịch mỗi ngày hai lần, vào
tổng hợp nội dung họp và gửi trước cho các thành đầu giờ sáng và đầu giờ chiều, cũng như liên tục cập
viên dự họp. Tại các cuộc họp giao ban sáng thứ hai nhật các lịch phát sinh để báo cáo lại với lãnh đạo Sở.
hàng tuần, Văn phòng sẽ báo cáo tình hình xử lý
Bố trí nhân lực hợp lý để thực hiện công tác tổng
công việc trong tuần, trong tháng hoặc trong quý, 6
hợp, báo cáo và công tác chuyên môn
tháng và dự kiến các công việc sẽ triển khai thực hiện
trong thời gian đến. Nội dung bàn luận của cuộc họp Bên cạnh công chức và lãnh đạo phụ trách công
sẽ được lập biên bản và sau mỗi buổi họp, Chánh Văn tác tổng hợp tại Văn phòng Sở, mỗi phòng, đơn vị
phòng thông báo Kết luận cuộc họp cho các phòng, thuộc, trực thuộc cần bố trí chuyên viên phụ trách
đơn vị thuộc, trực thuộc để triển khai thực hiện. công tác tổng hợp, chịu trách nhiệm chính trong việc
theo dõi, rà soát, báo cáo tiến độ thực hiện công việc
Liên tục cải tiến việc lập lịch, theo dõi lịch công tác
của phòng cho Văn phòng vào thứ sáu hàng tuần.
Lịch họp được cập nhật và tổng hợp vào thứ sáu Nội dung báo cáo bao gồm tình hình thực hiện các
hàng tuần, trên cơ sở giấy mời họp từ các ngành và công việc được giao, kèm theo tiến độ xử lý văn bản
lịch đăng ký làm việc của các phòng, đơn vị thuộc, đến, danh sách văn bản đang trình UBND thành phố
trực thuộc. Nhằm nâng cao chất lượng hội họp và cũng như các kiến nghị, đề xuất cần xin ý kiến lãnh
tiết kiệm thời gian làm việc, Văn phòng Sở cần phối đạo tại cuộc họp giao ban. Báo cáo phải được lãnh
hợp tốt với các phòng liên quan để phân công phòng đạo phòng hoặc lãnh đạo đơn vị trực thuộc thông
hoặc cá nhân phụ trách chuẩn bị nội dung cũng như qua trước khi gửi về Văn phòng. Đây là kênh thông
đề xuất các điều kiện phụ trợ cho buổi họp như địa tin quan trọng để lãnh đạo các phòng cũng như các
điểm họp, việc bố trí xe cho lãnh đạo, chuẩn bị văn Phó Giám đốc phụ trách phòng có thể theo dõi số
phòng phẩm, hoa, máy chiếu... Đối với các cuộc họp lượng các công việc đang thực hiện tại phòng, đơn vị
Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi
Ñaø Naüng
15
- Kinh tế - Xã hội Đà Nẵng
cũng như tiến độ thực hiện của từng công việc. Bên phân công, bố trí lãnh đạo theo dõi, phụ trách các
cạnh các công việc được thực hiện theo cơ chế một mảng công việc một cách hài hòa, hợp lý sẽ giúp hệ
cửa với những quy định cụ thể về thời gian xử lý công thống quản trị công việc của mỗi cơ quan được vận
việc, Sở đã ban hành riêng quy định về danh mục thời hành thông suốt và thuận lợi. Mỗi lãnh đạo phụ trách
hạn xử lý đối với tất cả các công việc nội bộ. Căn cứ phòng, đơn vị ngoài nhiệm vụ giúp Giám đốc quản
từ đó, chuyên viên tổng hợp của các phòng, đơn vị sẽ lý, điều hành công việc còn đóng vai trò quan trọng
theo dõi và gắn thời hạn xử lý cho từng công việc nội trong đánh giá chất lượng hoạt động của công việc,
bộ này, giúp các phòng có kế hoạch tốt hơn để xử lý từ đó, tạo dựng được một hệ thống đánh giá sát thực,
công việc theo thời hạn đề ra. đầy đủ thông tin.
Đồng thời, việc phân công cụ thể cho các cá nhân Tổng hợp góp ý từ phía người dân
trong từng phòng chuyên môn cũng đóng vai trò
Suy cho cùng, mọi hoạt động hành chính đều
quan trọng nhằm đảm bảo tính xuyên suốt, khoa
cùng một điểm đến là nâng cao chất lượng quản
học trong xử lý công việc, tránh chồng chéo giữa
lý xã hội và mang lại sự hài lòng cho người dân. Do
các phòng, đơn vị cũng như giữa các cá nhân thuộc
vậy, ý kiến phản hồi từ phía người dân đối với bất kỳ
cùng một phòng, ban. Bố trí hài hòa nhân lực giữa
một công việc chậm trễ hay xử lý sai quy trình, chưa
các phòng và có các phương án kiêm nhiệm, trưng
đúng thẩm quyền… cũng đều cần được cẩn trọng
tập khi đơn vị có thiếu hụt về nhân sự hoặc tập trung
lắng nghe, tiếp thu và hoàn chỉnh. Có như vậy thì tất
thực hiện các nhiệm vụ đột xuất cũng là những giải
cả những nỗ lực hiện nay nhằm xây dựng một chính
pháp nhằm đảm bảo nguồn lực để thực hiện công
quyền phục vụ mới thực sự đạt đến đúng “địa chỉ”,
việc được giao.
mới thực chất.
2.3. Kinh nghiệm đánh giá chất lượng công việc
Từ những kinh nghiệm nêu trên, có thể thấy để
Xây dựng hệ thống thống kê số liệu chung của ngành xây dựng, quản trị chương trình công tác thành công
Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin cần quyết tâm cao của thủ trưởng các cơ quan hành
trong quản lý văn bản đến, theo dõi quy trình xử lý chính trong lãnh đạo, quản lý và điều hành nhằm tập
nội bộ, việc xây dựng một hệ thống thống kê số liệu trung bám sát công việc và chỉ đạo hoàn thành rốt
của ngành để phục vụ cho công tác tổng hợp, báo ráo theo tiến độ và chất lượng được giao. Tạo dựng
cáo, đánh giá chất lượng và khối lượng của các công được một hệ thống quản trị công việc hiệu quả là tiền
việc được giao là rất cần thiết. Hệ thống số liệu dùng đề để tạo nên tính thông suốt cho mọi hoạt động của
chung này được thiết kế theo từng lĩnh vực thuộc cơ quan hành chính các cấp đồng thời cũng cho thấy
ngành và các tiêu chí số liệu được đặt ra dựa trên các quyết tâm cải cách hành chính của mỗi cơ quan, đơn
mảng công việc chính đang được thực hiện tại từng vị trong việc tích cực ứng dụng công nghệ thông tin
phòng chuyên môn. Công chức phụ trách mảng lĩnh nhằm cải tiến quy trình xử lý công việc, trong cách
vực nào thì chịu trách nhiệm cập nhật số liệu đó vào thức tổ chức hội họp hợp lý, trong bố trí, sử dụng
hệ thống vào mỗi thứ sáu hàng tuần. Việc khai thác nguồn nhân lực hiệu quả và giảm thiểu các công việc
số liệu từ hệ thống số giúp lượng hóa các công việc mang tính hình thức, các thủ tục trùng thừa, không
đã thực hiện hàng tuần, hàng tháng, qua đó đánh giá cần thiết nhằm rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao
được áp lực công việc của mỗi phòng, ban trực thuộc, chất lượng phục vụ.
đánh giá tình hình xử lý công việc và từ đó có những V.C.C. - N.T.K.A.
giải pháp nhằm điều phối, bố trí nhân lực thực hiện
cho phù hợp. Bảng số liệu được thống kê đầy đủ vào
cuối mỗi năm và là cơ sở để đánh giá tình hình thực
hiện Chương trình công tác năm.
CHÚ THÍCH
Bố trí lãnh đạo phụ trách từng mảng công việc
phù hợp
1
Nghị quyết số 39-NQ/TW của Bộ Chính trị ngày 17
tháng 4 năm 2015 về việc tinh giảm biên chế và cơ cấu
Có thể nói điều kiện quan trọng nhất quyết định lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; và Nghị định số
kết quả thực hiện công việc bắt nguồn từ chính 108/2014/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20 tháng 11 năm
quyết tâm cao của tập thể lãnh đạo. Trong đó, việc 2014 về chính sách tinh giản biên chế.
16 Phaùt trieån Kinh teá - Xaõ hoäi
Ñaø Naüng
nguon tai.lieu . vn
