Một góc nhìn mới về tổ chức vận hành doanh nghiệp

Một góc nhìn mới về tổ chức-vận hành doanh nghiệp 9h30 19.11.2015 Đỗ Hải Nói về tầm quan trọng của tổ chức, trong bài “Một việc mà các cơ quan lãnh đạo cần thực hiện ngay” năm 1948, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã viết: “Chính sách đúng là nguồn gốc của thắng lợi. Song từ nguồn gốc đi đến thắng lợi thực sự còn phải tổ chức, còn phải đấu tranh. Khi đã có chính sách đúng, thì sự thành công hoặc thất bại của chính sách đó là do nơi cách tổ chức công việc, nơi lựa chọn cán bộ…”. Để có cái nhìn tổ chức ở thời đại hiện nay, như Albert Einstein đã viết: “những vấn đề quan trọng mà chúng ta đối mặt không thể được giải quyết ở cùng một cấp độ tư duy đã tạo ra chúng”. Bởi vậy, việc tư duy lại tổ chức theo những kiến thức mới hiện đại là một việc rất cần thiết. 1. Khái niệm về tổ chức 1.1.Định nghĩa Từ góc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng có ý nghĩa bao quát cả phần tự nhiên và xã hội: Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính bản thân các sự vật. Có một định nghĩa khác về tổ chức theo chức năng quản lý như sau: Tổ chức là một tập hợp xã hội được phối hợp có ý thức trong một giới hạn tương đối về chức năng cơ bản liên quan để thực hiện nhiệm vụ chung của tập hợp xã hội, nhằm đạt được mục tiêu xác định. Hay: Tổ chức là một tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định, là quá trình đảm bảo nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất định Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung 1.2.Những thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức: 1.2.1. Chuyên môn hoá. Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện cụ thể và phân công cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp để đảm nhận chúng. 1.2.2. Tiêu chuẩn hoá Là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các cá nhân có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thống nhất thích hợp. 1 1.2.3. Sự phối hợp Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhận. 1.2.4 Quyền lực Là quyền ra quyết định và điều khiển người khác, mỗi tổ chức thường có cách phân bổ quyền lực khác nhau . Tổ chức - Phân chia công việc - Sắp xếp nguồn lực - Phối hợp hoạt động Lập kế hoạch thiết lập định hướng Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Kiểm tra Đảm bảo kết quả Hình 1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản lý khác Cấu trúc Kiểm tra & Con người Quá trình Động viên Văn Hóa Hình 2: Sơ đồ kết cấu tổ chức 2 2. Kiến trúc tổ chức/Kiến trúc doanh nghiệp Ở Việt Nam, khái niệm “Kiến trúc tổ chức” (Organization Architecture), “Kiến trúc doanh nghiệp” (Enterprise Architecture) rất ít người biết đến, đó là một sự hạn chế lớn đối với các nhà lãnh đạo, quản lí, các chiến lược gia của đất nước. Để đơn giản hóa về mặt ngôn ngữ, ở đây chỉ sử dụng thuật ngữ công ty/doanh nghiệp. Tuy nhiên nội dung thể hiện vẫn phù hợp cho các loại hình tổ chức: dù quy mô lớn hay nhỏ, lợi nhuận hay phi lợi nhuận, và tổ chức chính quyền. 2.1.Định nghĩa: Kiến trúc doanh nghiệp (Enterprise Architecture) là logic tổ chức các quy trình kinh doanh và hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin (IT), để phản ánh các yêu cầu tích hợp và chuẩn hóa các mô hình hoạt động doanh nghiệp. Chìa khóa của kiến trúc doanh nghiệp hiệu quả nằm ở việc xác định các quy trình, dữ liệu, công nghệ và giao diện khách hàng để đưa mô hình hoạt động từ tầm nhìn trở thành hiện thực. Kiến trúc doanh nghiệp không phải là vấn đề của IT - mà phải hiểu đây là vấn đề thuộc về kinh doanh. 2.2.Để thực thi chiến lược, trước hết phải xây dựng nền tảng vận hành Trong môi trường cạnh tranh toàn cầu khốc liệt, một số doanh nghiệp không những vẫn tiếp tục tồn tại, mà còn lớn mạnh hơn, điển hình như: Intel, Apple, Samsung, Microsoft, GE, Del, Wal-Mart … đang lớn mạnh hơn và thu được lợi nhuận nhiều hơn. Các doanh nghiệp này có các nhân viên làm việc hiệu quả hơn, thu lợi nhuận cao hơn từ các dự án đầu tư và thành công hơn trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Vậy điều gì đã làm nên những sự khác biệt này? Đó là các doanh nghiệp này hoạt động tốt hơn vì họ có nền tảng vận hành tốt hơn. Họ đã áp dụng công nghệ vào các quy trình để có thể vận hành các hoạt động “lõi” của doanh nghiệp một cách hiệu quả và ổn định hơn. Lãnh đạo các doanh nghiệp này đã đưa ra những quyết định cứng rắn trong việc lựa chọn các hoạt động nào họ phải thực thi thật tốt, họ đã triển khai các hệ thống IT cần thiết để số hóa các hoạt động đó. Điều này đã biến IT trở thành một tài sản, chứ không phải là một đồ chơi, một món nợ, và do đó đã tạo lập nên một nền tảng vận hành giúp doanh nghiệp hoạt động trở nên linh hoạt. Tóm lại, nền tảng vận hành là cơ sở hạ tầng IT và các quy trình kinh doanh tự động hóa các khả năng “lõi” của doanh nghiệp. Một nền tảng vận hành hiệu quả phụ thuộc vào sự điều chỉnh chặt chẽ giữa các mục tiêu kinh doanh và các khả năng IT. Để xây dựng một nền tảng vận hành hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm vững 3 nguyên tắc cơ bản sau: - Mô hình hoạt động Là mức độ cần thiết của sự tích hợp và chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng. Tích hợp giúp thực hiện hoàn chỉnh các quy trình một cách chính xác và khép kín. Chuẩn hóa quy trình nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy, mô hình này đòi hỏi một sự cam kết của ban lãnh đạo về cách thức doanh nghiệp sẽ vận hành. 3 - Kiến trúc doanh nghiệp Kiến trúc doanh nghiệp cung cấp một tầm nhìn dài hạn về các quy trình, hệ thống và công nghệ vận hành doanh nghiệp. Nội dung thiết kế các quy trình kinh doanh gồm 5 giai đoạn: Silo, Chuẩn hóa công nghệ, Tối ưu hóa lõi , Đơn thể doanh nghiệp, Kinh doanh năng động. − Mô hình gắn kết IT Là hệ thống cơ cấu điều hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh và các dự án IT đạt được các mục tiêu của các bộ phận cũng như của toàn doanh nghiệp. Mô hình thiết lập các mối liên hệ giữa các quyết định IT ở cấp cao, ví dụ như xét mức độ ưu tiên trong dự án, thiết kế quy trình toàn doanh nghiệp cũng như các quyết định ở cấp triển khai dự án. Các đề xuất Chiến lược Các đề xuất chiến lược Các đề xuất Chiến lược Các đề xuất Chiến lược Xác định các giới hạn chiến lược Học hỏi Và Tìm hiểu Mô hình hoạt động Xác định yêu cầu Tích hợp và chuẩn Thiết lập các Kiến trúc Doanh nghiệp ưu tiên Xác định các khả năng lõi Cập nhật và phát triển kiến trúc Mô hình gắn kết Quy trình đầu tư IT, tuân thủ kiến trúc doanh nghiệp, chủ sở hữu quy trình lõi Nền tảng vận hành • Các quy trình kinh doanh lõi • Cơ sở hạ tầng IT Hình 3: Nền tảng vận hành của tổ chức doanh nghiệp Hình 3: Minh họa cách thức các doanh nghiệp có thể vận dụng 3 nguyên tắc trên để xây dựng và ứng dụng nền tảng vận hành. Dựa vào tầm nhìn về cách thức doanh nghiệp sẽ hoạt động, các lãnh đạo kinh doanh và IT có thể xác định các yêu cầu kiến trúc cơ bản của nền tảng vận hành (kiến trúc doanh nghiệp). Sau đó, khi các lãnh đạo kinh doanh xác định được các chương trình 4 kinh doanh, mô hình gắn kết IT sẽ chỉ ra từng dự án có thể hưởng lợi từ nền tảng vận hành hoặc đóng góp vào nền tảng đó. Hình 4: Mô tả hoạt động của nền tảng chính quyền Washington D.C., bao gồm các khái niệm về cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Mô hình hoạt động tích hợp từ A đến Z các quy trình cũng như chia sẻ các dữ liệu liên quan. Trung tâm kiến trúc của D.C. là 9 chương trình hiện đại hóa dịch vụ, đại diện cho các nhóm chức năng khác nhau của các hệ thống đa cơ quan. Mỗi hệ thống trong 370 hệ thống sẽ thuộc về một trong 9 chương trình này: hành pháp, hành chính, tài chính, khách hàng, giáo dục, nhân sự, tài sản, lái xe và giao thông. Các chương trình dịch vụ này tạo ra các quy trình chuẩn hóa cơ quan từ A đến Z cho D.C. Các ý tưởng về cách thức Sử dụng dịch vụ cơ sở hạ tầng Chương trình hiện đại hóa PSMP Dịch vụ hành chính Chương trình hiện đại hóa CSMP Dịch vụ về con người MSMP Xác định các khả năng lõi Mô hình hoạt động Chuẩn hóa quy trình giữa các chương trình; tích hợp trong từng chương trình và giữa các chương trình hiện đại hóa với nhau Xác định các khả năng lõi Ứng dụng Chính phủ điện tử PSMP TSMP Xác định các giới hạn chiến lược Xác định các giới hạn chiến lược Kiến trúc Doanh nghiệp Cập nhật và phát triển kiến trúc Dự án chú trọng xây dựng dịch vụ khách hàng ổn định hơn và tạo điều kiện để chia sẻ giữa các cơ quan Mô hình gắn kết Khái niệm về các hoạt động, tầm nhìn kiến trúc tổ chức, các thước đo chuẩn Nền tảng vận hành • Thăm dò các hoạt động tĩnh • Các hệ thống mạng có dây và không dây • Các quy trình thu mua • Các quy trình tuyển dụng nhân sự • Các chuẩn phát triển IT • Kho dữ liệu • Cổng dữ liệu Web • Hệ thống thông tin về vị trí địa lý Hình 4: Nền tảng vận hành của chính quyền DC 2.3.Hoạt động doanh nghiệp thay đổi trong 5 giai đoạn kiến trúc Khả năng IT Mục tiêu kinh doanh Silo doanh nghiệp Các ứng dụng IT cục bộ Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) của các đề xuất kinh doanh cục bộ Chuẩn hóa công nghệ Nền tảng công nghệ chung Giảm chi phí IT Tối ưu hóa lõi Qui trình hoặc dữ liệu chuẩn cho toàn doanh nghiệp Chi phí và chất lượng của hoạt động kinh doanh Đơn thể doanh nghiệp Mô-đun kinh doanh "gắn là chạy" Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường; tính linh hoạt chiến lược Kinh doanh năng động Sát nhập dễ dàng vào hệ thống đối tác ROI của các dự án kinh doanh mới 5 ... - tailieumienphi.vn