Xem mẫu
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Mođun KH4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN
ODA
Kết thúc mođun này học viên có khả năng:
Nắm vững một số công cụ lập kế hoạch dự án như: biểu đồ Gantt,
phương pháp đường tới hạn, kỹ thuật đánh giá và xem xét chương
trình.
Nắm vững phương pháp xây dựng lịch trình thực hiện dự án.
Xem xét lại khối lượng công việc, lựa chọn các công cụ để lập kế
hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA.
Xây dựng kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA cho một dự án
đơn giản (bằng tay)
Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA” và KH3
“Cấu trúc sản phẩm, quy trình và phân chia công việc dự án ODA”
Người học tự nghiên cứu tài liệu .
Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học.
Thực hành lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA
Tự kiểm tra đánh giá
Mođun KH4: “Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án”
1. Tự tìm hiểu cơ sở lập kế hoạch và xây dựng lịch
trình thực hiện dự án ODA.
2. Thực hành các kỹ năng đã học
3. Tự kiểm tra đánh giá
Trang số: 1 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
1. Một số khái niệm về lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự
án
Lập kế hoạch là việc cung cấp thông tin để trả lời các câu hỏi: Ai? Làm cái
gì? Khi nào? Trong bao nhiêu lâu? và các mối quan hệ giữa chúng ra sao?
Việc lập kế hoạch dự án có thể hình dung là việc thiết lập một trình tự
hành động xác định có thể dự đoán trước.để thực hiện dự án.
Lập kế hoạch là một công cụ quản lý cần thiết để tạo điều kiện hiểu được
các vấn đề phức tạp liên quan đến các yếu tố có ảnh hưởng qua lại lẫn
nhau.
Qua trình lập kế hoạch là quá trình ra quyết định bởi vì nó liên quan tới
việc chọn giữa các khả năng khác nhau.
Lập dự án là rất cần thiết do tính mới, duy nhất, cũng như giới hạn về
nguồn lực, kinh phí. Lập kế hoạch dự án là khâu quan trọng nhất trong quá
trình chuẩn bị thực hiện dự án nhằm quản lý dự án một cách có hiệu quả.
Đây là công cụ giao tiếp trung tâm nhằm điều phối công việc của các bên
liên quan.
Kế hoạch cung cấp cơ sở cho việc phối hợp, kiểm soát, liên lạc và cam kết
về dự án. Kế hoạch là công cụ cho việc đo tiến trình của dự án. Như vậy,
lập kế hoạch là cơ sở để theo dõi chất lượng, giá thành và thời gian thực
hiện các hạng mục công việc cần thiết cho việc hoàn thành dự án.
Lập kế hoạch là một quá trình và là bước đầu tiên khi xây dựng lịch trình
thực hiện dự án. Đây chứ không phải là một hoạt động đơn lẻ. Khi điều
kiện thực hiện dự án thay đổi, cần có những điều chỉnh kế hoạch. Việc lập
kế hoạch tốt và iên tục cập nhật sẽ giúp chỉ ra các thay đổi và điều chỉnh
lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất.
Lập kế hoạch là yếu tố thúc đẩy các thành viên dự án hoàn thành công việc
của mình đúng thời hạn bằng cách chỉ ra trách nhiệm của mỗi người một
cách rõ ràng và công khai. Qua việc lập kế hoạch, sự phối hợp, giao thoa
công việc giữa các cá nhân cũng được thiết lập. Trong kế hoạch phải tính
đến thời gian hợp lý cần cho sự trao đổi thông tin giữa các thành viên dự
án, bao gồm cả thời gian chậm trễ do xem xét lại và chuẩn y các vấn đề
quan trọng.
Khi lập kế hoạch, các hạng mục công việc cần phải được mô tả rõ ràng
trước khi chúng bắt đầu được thực hiện.
Các hệ thống kế hoạc hoá và công cụ trong việc lập kế hoạch phải linh
động. Lập kế hoạch là một quá trình cập nhật liên tục và người quản lý
luôn cần kiểm tra tiến độ, so sánh với kế hoạch.
Trang số: 2 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Kế hoạch phải bao gồm và liên kết được các thành phần sau của một dự án:
Phạm vi dự án; Ngân sách; Thời gian thực hiện; và Chất lượng. Trong quản
lý thực hiện dự án ODA, cần phải xây dựng và cập nhật một cách liên tục kế
hoạch, lịch trình thực hiện dự án làm cơ sở cho các công tác quản lý dự án
khác. Trong mỗi lĩnh vực quản lý dự án (xem Mođun KH1), cần có kế hoạch
riêng cho các hoạt động cụ thể của mình.
Lập kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án
Tổng thể Quản lý Quản lý Tổ chức
nhân sự tài chính mua sắm
Thực hiện các hoạt động liên Giám sát, đánh giá và báo
quan tới môi trường, xã hội cáo
Việc chia nhỏ công việc dự án thành các hạng mục công việc có thể xác định
một cách rõ ràng, dễ đo đếm và quản lý (Cấu trúc chia nhỏ công việc
(WBS); xem Mođun KH3) là rất quan trọng trong lập kế hoạch thực hiện dự
án. Sau đó cần xác định rõ khối lượng từng hạng mục công việc, thời gian và
chi phí cần thiết cho từng hạng mục.
Hãy xem 1 ví dụ về việc chia nhỏ hoạt động tổng thể:
Bảng 1. Ví dụ về chia nhỏ công việc tổng thể của một dự án xây nhà
Mã Mô tả Trách Tuần
hoá nhiệm
Xây nhà (Từ các hoạt 4 8 12 16 20 24
động tổng thể trong cấu
trúc phân chia công việc)
10 Kế hoạch A
20 Vị trí B
30 Làm G
móng
40 Làm D
khung
50 Đổ mái E
60 Lắp đặt hệ R
thống
70 Quản lý V
dự án
Trang số: 3 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Lịch trình thực hiện dự án chính là kế hoạch thực hiện dự án đã được lập
thành một thời gian biểu hoạt động. Lịch trình được xem như một sơ đồ chỉ
rõ khi nào một hoặc một nhóm hoạt động sẽ bắt đầu hoặc kết thúc
Lập lịch trình đối với dự án quan trọng hơn nhiều so với hoạt động
thường xuyên vì các dự án thiếu tính liên tục và thường gây ra các vấn đề
phức tạp hơn cho việc điều phối công việc.
Lịch trình cũng được dùng như cơ sở để theo dõi và kiểm soát hoạt động
của dự án. Cùng với lập kế hoạch, và sử dụng kinh phí, nó được coi như
một trong những công cụ chủ yếu cho việc quản lý dự án.
Trong môi trường dự án, vai trò của việc lập lịch trình quan trọng hơn
nhiều so với trong môi trường hoạt động thường xuyên (như trong các cơ
quan doanh nghiệp) vì các dự án không liên tục như các hoạt động
thường ngày và thường có những vấn đề nảy sinh phức tạp hơn nhiều
trong việc điều phối công việc.
Lịch trình thường dựa trên các kế hoạch hành động và/hoặc Cấu trúc chia
nhỏ công việc (WBS). Và đó là một điều tốt khi mỗi lớp công việc chính
trong WBS được lập lịch trình trong đó đề cập đến mọi gói công việc.
Lịch trình phải được điều chỉnh khi kế hoạch tương ứng có sự thay đổi.
Cách tiếp cận cơ bản của mọi kỹ thuật lập lịch trình là xây dựng một mạng
lưới nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các sự kiện. Mạng lưới này có thể minh
họa bằng sơ đồ để biểu diễn mối quan hệ tuần tự giữa các nhiệm vụ của dự
án. Các nhiệm vụ bắt buộc phải tiến hành trước hoặc sau các nhiệm vụ khác
sẽ được xác định rõ ràng cả về mặt thời gian.
Khi lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, cần xác định rõ trách nhiệm
của từng cá nhân, thời gian thực hiện, kinh phí và những vấn đề có thể nảy
sinh. Công tác lập kế hoạch, xây dựng lịch thực hiện được bắt đầu từ thời
điểm chuẩn bị triển khai dự án và kéo dài liên tục trong suốt thời gian thực
hiện dự án cho đến khi dự án kết thúc. Việc lập kế hoạch tốt sẽ phát hiện ra
các thay đổi và điều chỉnh lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất.
Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án có thể được sử dụng như một
công cụ hữu hiệu để ngăn ngừa các vấn đề không mong muốn nảy sinh.
Giúp hạn chế sự chậm trễ của từng hạng mục công việc - nguyên nhân
chính dẫn đến sự chậm trễ của toàn bộ dự án.
Giúp tránh chi vượt dự toán (là điều hay gây ra tranh cãi).
Hỗ trợ cho quản lý nhân sư, chặt chẽ trong chỉ đạo.
Trang số: 4 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Để chuẩn bị lịch trình công việc, cần tiến hành như sau:
Xem xét cấu trúc phân chia công việc, ma trận trách nhiệm, lịch trình tóm
tắt tổng thể và mức độ chi tiết
Lựa chọn công cụ lên lịch trình (sơ đồ theo thời gian, hệ thống ưu tiên)
Phân chia các hoạt động trong lịch trình tóm tắt tổng thể thành các hoạt
động nhỏ hơn và chuẩn bị (các) danh sách các hoạt động
Phân phối trách nhiệm và nguồn lực cho mỗi hoạt động
Ước lượng quãng thời gian thực hiện cho mỗi hoạt động
Thiết lập thứ tự của các hoạt động
Chuẩn bị sơ đồ ưu tiên về thời gian (hoặc dạng lịch trình khác)
Xác định đường tới hạn
Tính toán thời gian co dãn của các hoạt động
Xem xét, điều chỉnh lại kế hoạch khi thấy cần thiết
Trong dự án dài hạn, tiếp cận “cuốn chiếu” được áp dụng trong việc chi tiết
hoá lịch trình thực hiện dự án. Mỗi tháng, cần xem xét lại lịch trình để điều
chỉnh cho các tháng tiếp theo.
Hình 1. Tiếp cận cuốn chiếu
Bắt đầu Kết thúc
Lịch trình
Hôm nay
tóm tắt Mức độ chi tiết
tổng thể theo tháng hoặc
tuần
Mỗi tháng
xem xét lại 1 Mỗi tháng
lần thêm vào 1
tháng
Mức độ chi tiết
theo tuần hoặc
ngày
3 – 6 tháng
Cả nhóm dự án tiến hành việc xây dựng các hoạt động cụ thể từ hoạt động
tổng thể và chú ý đến các gợi ý sau:
Trang số: 5 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Phân chia các hoạt động tóm tắt tổng thể thành các hoạt động cụ thể (xem
mođun KH3)
Sử dụng tiếp cận “cuốn chiếu” cho các dự án dài hạn
Đơn vị thời gian của các hoạt động phải nhỏ hơn đơn vị thời gian của các
quãng kiểm soát
Các hoạt động được mô tả bằng các động từ đối với các “hành động” và
danh từ đối với “Những yếu tố bị ảnh hưởng”
Đối với mỗi hoạt động, phân phối trách nhiệm cho một tổ chức hay một cá
nhân cụ thể, riêng biệt
Phân phối một nguồn lực cho mỗi hoạt động cụ thể
Mã hoá các hoạt động một cách hệ thống, thể hiện được mối quan hệ “gia
đình, liên quan chặt chẽ” của chúng
Quản lý dự án là quá trình liên tục, không cần phân tách (Bảng 1)
Lựa chọn công cụ thích hợp để lập kế hoạch và lịch trình dự án
Hãy xem và ghi nhận một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch và lịch
trình thực hiện dự án.
1. Công tác lập kế hoạch phải được tiến hành trước khi bắt đầu
thực hiện các hạng mục công việc của dự án;
2. Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện phải có sự tham gia
của những người sẽ thực sự làm việc trong dự án;
3. Bao quát tất cả các khía cạnh của dự án: phạm vi, đối tượng;
ngân sách; thời gian và chất lượng;
4. Bảo đảm tính linh hoạt của kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế
hoạch, có tính đến thời gian xem xét và phê duyệt;
5. Làm cho kế hoạch thực sự đơn giản, loại bỏ những chi tiết rắc
rối làm cho người đọc khó hiểu;
6. Cần phải nhớ rằng lịch trình thực hiện chỉ là dự định để tiến
hành công việc và nó không bao giờ chính xác tuyệt đối;
7. Trao đổi kế hoạch với tất cả các bên liên quan. Mọi kế hoạch sẽ
vô giá trị nếu không được mọi người biết đến.
Nhà quản lý dự án cần phải thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến kế
hoạch trong quá trình thực hiện dự án như sau:
Lập biểu đồ tiến trình
Theo dõi tiến triển công việc theo kế hoạch
Cập nhật thường xuyên bản kế hoạch
Trang số: 6 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Việc lập kế hoạch và lịch trình thực
hiện dự án là rất quan trọng. Đây là
công cụ phục vụ cho công tác quản lý
GHI NHỚ thực hiện dự án một cách hiệu quả
nhất, cũng như cơ sở cho việc kiểm
soát và đánh giá tiến trình thực hiện
và chất lượng dự án.
Hãy ghi nhận mô tả sơ bộ về đặc điểm của một số phương pháp lập kế hoạch
và lịch trình thực hiện dự án
Hình 2. Một số công cụ lập kế hoạch và lịch trình thực hiện
dự án
Mô tả sơ bộ
Biểu đồ Gantt biểu thị một kế hoạch đã được lập cho
Biểu đồ thanh –
một số nhiệm vụ, được trình bầy trên trục hoành theo
Biểu đồ Gantt
thời gian.
Phương pháp CPM được thiết kế cho các dự án xây dựng và đã
đường tới hạn – được các công ty xây dựng chấp nhận rộng rãi. Bản
chất CPM là phương pháp xác định thời gian cần
CPM
thiết để hoàn thành công việc, sử dụng khi xây dựng
lịch trình thực hiện dự án.
PERT được áp dụng rộng rãi trong công nghiệp chế
Biểu đồ PERT tạo và có điểm tương đồng với phương pháp CPM.
(Kỹ thuật đánh Dù vậy, PERT chỉ tập trung vào yếu tố thời gian của
giá và xem xét dự án và sử dụng tính toán xác suất về thời gian của
chương trình) một hoạt động để trợ giúp việc xác định khả năng một
dự án có thể được hoàn thành tại một thời điểm cho
trước không.
Trang số: 7 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
2. Biểu đồ Gantt
Danh sách hoạt động chỉ ra các hoạt động cần tiến hành, cùng với cá nhân/tổ
chức chịu trách nhiệm, quãng thời gian thực hiện, thời gian khởi đầu và kết
thúc. Hãy xem ví dụ về danh sách hoạt động trong việc chuẩn bị kế hoạch
xây nhà.
Bảng 2. Danh sách công việc trong việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà
Mã Hoạt động Trách nhiệm Quãng thời gian Khởi đầu Kết thúc
100 Mua đất Chủ dự án 1 0 1
101 Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư 2 1 3
102 Xác định nhu cầu Kiến trúc sư 2 1 3
103 Kết thúc bản vẽ Kiến trúc sư 1 3 4
104 Lựa chọn nhà Chủ dự án 2 4 6
cung cấp
105 Cung cấp thiết bị Kiến trúc sư 1 4 5
106 Lập kế hoạch xây Chủ dự án 1 6 7
dựng
Biểu đồ dạng hình thanh (Gantt) là một loại biểu đồ là sơ đồ thực hiện các
hạng mục công việc theo thời gian, được sử dụng trong lập kế hoạch. Đối
với một số dự án đơn giản, biểu đồ dạng hình thanh gần giống với danh sách
công việc, nhưng được thể hiện theo kiểu đồ thị, sinh động hơn.
Biểu đồ Gantt khó cập nhật và không mô tả mối quan hệ tương hỗ giữa
các hoạt động và không liên kết được các thông tin về chi phí, nguồn lực
cần thiết với lịch thực hiện. Một sự thay đổi trong một hoạt động không
tự động làm thay đổi các hoạt động tiếp theo
Là công cụ hữu hiệu để quản lý lịch trình hoạt động chung của dự án,
nhưng ít khi được áp dụng để quản lý những công việc cụ thể, chi tiết vì
nó không thể hiện nhiều mối quan hệ tương hỗ giữa các hoạt động. Loại
sơ đồ này thường được sử dụng cho các dự án có mối quan hệ giữa các
hoạt động dễ hểu, không quá phức tạp.
Các bước cơ bản khi tiến hành xây dựng biểu đồ Gantt:
Định nghĩa các hoạt động;
Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc cho mỗi hoạt động,
tuỳ thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian
để hoàn thành dự án;
Trang số: 8 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Xác định mối liên hệ giữa một hoạt động với các hoạt động khác;
Vẽ lịch thực hiện dự án (mỗi hoạt động được biểu diễn bằng một thanh
ngang theo trục hoành thời gian);
Điều chỉnh thời gian cho tất cả các hoạt động cho đến khi hoàn thành lịch
trình (là khi các hoạt động đã được sắp xếp sao cho thời điểm hoàn thành
của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành dự án đã được định
trước)
Hãy xem ví dụ về biểu đồ dạng hình thanh (Gantt)
Bảng 3. Biểu đồ dạng hình thanh (Gantt)
Mã Hoạt động Quãng thời 1 2 3 4 5 6 7
gian (tuần)
100 Mua đất (Chủ dự 1 xxx
án)
101 Nghiên cứu vị trí 2 xxx xxx
(Kiến trúc sư)
102 Xác định nhu cầu 2 xxxx xxx
(Kiến trúc sư)
103 Kết thúc bản vẽ 1 xxx
(Kiến trúc sư)
104 Lựa chọn nhà 2 xxx xxx
cung cấp (Chủ dự
án)
105 Cung cấp thiết bị 1 xxx
106 Lập kế hoạch xây 1 xxx
dựng (Chủ dự án)
Sử dụng biểu đồ Gantt có một số ưu nhược điểm như sau:
Biểu đồ này rất dễ hiểu nhưng khó cập nhật và không mô tả mối quan hệ
tương hỗ giữa các hoạt động
Không liên kết được các thông tin về chi phí, nguồn lực cần thiết với lịch
thực hiện
Một sự thay đổi trong một hoạt động không tự động làm thay đổi các
hoạt động tiếp theo
Trang số: 9 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
3. Phương pháp đường tới hạn (CPM)
Phương pháp đường tới hạn là một trong những nhóm phương pháp thuộc sơ
đồ mạng lưới, bao gồm:
- Sơ đồ ưu tiên (PDM)
- Sơ đồ ưu tiên về quy mô thờigian
- Sơ đồ mũi tên
Sử dụng phương pháp này tốn nhiều công sức hơn biểu đồ Gantt, nhưng lại
cung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án một cách
có hiệu quả. Nó đòi hỏi chia nhỏ dự án ra thành nhiều hoạt động xác định
được và liên hệ các hoạt động này với nhau theo một trật tự logic và chi tiết
hơn nhiều so với biểu đồ Gantt:
Đây là công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực hiên chung cho toàn bộ
dự án, cũng như cho từng công việc cụ thể, chi tiết.
Cung cấp mối quan hệ tương hỗ giữa các hoạt động và lịch trình sử dụng
kinh phí và các nguồn lực khác;
Đòi hỏi có những mô tả rõ mối quan hệ giữa các hoạt động;
Một số khái niệm được sử dụng trong phương pháp đường tới hạn:
Hoạt động: việc thực hiện một nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
Mỗi hoạt động thường đòi hỏi kinh phí, hoặc thời gian, hoặc cả hai;
Mạng lưới: sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các hoạt động nhằm hoàn thành
dự án. Mạng lưới thường được vẽ dưới dạng "sơ đồ mũi tên", "sơ đồ nút";
Quãng thời gian (D): quãng thời gian được ước tính cần để thực hiện một
hoạt động. Quãng thời gian này phải tính đến tất cả các nguồn lực cần cho
hoạt động đó;
Thời điểm bắt đầu sớm (ES): thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể
bắt đầu;
Thời điểm kết thúc sớm (EF): thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể
kết thúc, bằng Thời điểm bắt đầu sớm cộng Quãng thời gian: EF = ES + D
Thời điểm kết thúc muộn (LF): thời điểm muộn nhất mà một hoạt động có
thể kết thúc;
Thời điểm bắt đầu muộn (LS): thời điểm muộn nhất mà một hoạt động có
thể bắt đầu nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: LS = LF - D
Trang số: 10 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Tổng thời gian co dãn (TF): tổng thời gian mà một hoạt động có thể chậm
nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: TF = LF - EF = LS - ES
Thời gian co dãn tự do (FF): là quãng thời gian mà một hoạt động có thể
chậm nhưng không làm chậm Thời điểm bắt đầu sớm của hoạt động kế
tiếp ngay sau đó;
Đường tới hạn: là chuỗi các hoạt động liên quan đến nhau trên sơ đồ Mạng
lưới, trong đó mỗi hoạt động đều có Tổng thời gian co dãn và Thời gian co
dãn tự do bằng 0. Đường tới hạn xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành
dự án;
3.1. Sơ đồ ưu tiên (PDM)
Phương pháp sơ đồ mạng lưới ưu tiên tạo ra lôgíc hay tập hợp các mối quan
hệ qua lại giữa các hoạt động một cách rõ ràng. Đường nối giữa các hoạt
động chỉ ra rằng các hoat động nằm bên phải thường xảy ra sau hoạt động
nằm bên trái. Đường nối này cho phép nhà quản lý dự án xác định dường tới
hạn, là chuỗi các hoạt động kết hợp với nhau và sẽ xác định độ dài của dự
án.
Ví dụ về dự án xây nhà (hình 3) cho thấy, các hoạt động tiếp theo hoạt động
(1) chỉ ra rằng các hoạt động này độc lập với nhau và có thể xảy ra đồng
thời.
Hình 3. Ví dụ về mạng lưới lưới ưu tiên trong dự án xây nhà
101 2 105 1
Nghiên cứu vị trí Đặt hàng
Kiến trúc sư Kiến trúc sư
100 1 103 1 106 1
Mua đất Hoàn thành bản Kế hoạch xây
Chủ dự án vẽ dựng
Kiến trúc sư Chủ dự án
102 2 104 2
Xác định yêu cầu Lựa chọn nhà
thầu
Kiến trúc sư Chủ dự án
Trang số: 11 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Số hiệu
Thời gian
Để xác định đường tới hạn (chuỗi các
hoạt động) cho mỗi dự án, cần thêm vào
quãng thời gian của các hoạt động phụ
Mô tả hoạt
thuộc lẫn nhau. Tổng thời gian của các động
hoạt động phụ thuộc này là thời gian cần
thiết để thực hiện dự án.
Nguồn lực
Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian kết hợp các đặc điểm của sơ đồ Gantt và
sơ đồ ưu tiên. Mối quan hệ logíc thể hiện bằng các mũi tên được thiết lập
thông qua việc sử dụng đường theo phương thẳng đứng (được gọi là hàng
rào). Hoạt động nằm bên phải hàng rào sẽ xảy ra sau hoạt độ nằm bên trái
hàng rào.
Hình 4. Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian
Hoạt động Rào
100 1 101 2 105 1 Độ linh
Mua đất Nghiên cứu vị trí Đặt hàng động
Chủ dự án Kiến trúc sư Kiến trúc sư
106 1
Kế hoạch xây
dựng
Chủ dự án
102 2 103 1 104 2
Xác định yêu Hoàn thành bản
Lựa chọn nhà thầu
cầu vẽ
Chủ dự án
Kiến trúc sư Kiến trúc sư
Thời gian (tuần)
1 2 3 4 5 6 7
Khái niệm “Bắt đầu sớm/chậm và Kết thúc sớm/chậm” được sử dụng để xác
định các hoạt động thuộc nhóm “tới hạn” hay thuộc nhóm có thời gian co
dãn.
Trang số: 12 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Bảng 4. Thời gian bắt đầu và kết thúc
Mã Hoạt động Trách nhiệm Khoảng Khởi Kết Khởi Kết Tổng
thời đầu thúc đầu thúc mức
gian sớm sớm muộn muộn độ linh
(ngày) động
100 Mua đất Chủ dự án 4 0 4 0 4 0
101 Nghiên cứu Kiến trúc sư 8 4 12 4 12 0
vị trí
102 Xác định Kiến trúc sư 8 4 12 4 12 0
nhu cầu
103 Kết thúc bản Kiến trúc sư 4 12 16 12 16 0
vẽ
104 Lựa chọn Chủ dự án 8 16 24 16 24 0
nhà cung
cấp
105 Cung cấp Kiến trúc sư 4 16 20 20 24 4
thiết bị
106 Lập kế Chủ dự án 4 24 28 24 28 0
hoạch xây
dựng
Lựa chọn công cụ thích hợp để lập kế hoạch là rất quan trọng.
Bảng 5. So sánh các công cụ
Công cụ Sử dụng khi nào Ví dụ
Biểu đồ thanh Logic đơn giản với một vài Xây dựng đường
hoạt động song song (dự án
đơn giản)
Sơ đồ mạng lưới Logic phức tạp với rất nhiều Xây dựng cầu, hệ
hoạt động song song (dự án thống cấp nước
phức tạp)
Một số khái niệm cần chú ý lập kế
hoạch dự án bằng phương pháp
đường tới hạn: Đường tới hạn, Thời
GHI NHỚ
gian thực hiện dự án, Thời gian co
dãn tự do.
Trang số: 13 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
3.2. Phương pháp xây dựng hệ thống đường tới hạn và sơ đồ mũi
tên
Quy trình xây dựng hệ thống phương pháp đường tới hạn:
Xây dựng danh sách các hoạt động cho các hoạt động tóm tắt
Phân chia các hoạt động tóm tắt và điền vào danh sách nói trên
Họp với nhà quản lý
Phát triển chuỗi logic
Thiết lập sơ đồ mạng lưới (bảng đen hoặc máy tính)
Danh sách các hoạt động tóm tắt thường bao gồm các mục sau: thứ tự, mô
tả, đơn vị tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm, số nhân lực, chi phí, thời gian,
ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
Cơ chế sử dụng trong xây dựng (vẽ) sơ đồ mạng lưới ưu tiên:
1. Sắp xếp trật tự các hoạt động từ trái qua phải với một hộp bắt đầu và một
hộp kết thúc
2. Vẽ các mũi tên theo tiến trình thực hiện
3. Vẽ các mũi tên đến và đi từ các hộp và song song với phương nằm ngang
4. Chỉ ra bất cứ các loại logíc nào
5. Tránh các mũi tên bị cắt nhau
Một số dạng quan hệ giữa các hoạt động cần lưu ý:
Cùng đồng thời bắt đầu (S-S);
Kết thúc rồi mới bắt đầu (F-S); và
Tổ hợp (bắt đầu một hoạt động khi một hoạt động khác đang diễn ra)
Bên cạnh các môpí quan hệ nêu trên, còn một số dạng quan hệ khác. Hãy
xem các ví dụ về các loại quan hệ giữa các hoạt động dưới đây (hình 5, 6, 7).
Hình 5. Hai công việc “tiền nhiệm”
16
(20)
(18)
Trang số: 14 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Hình 6. Nhiều việc bắt đầu sau một quyết định
Hình 7. Mối quan hệ chéo
Nguyên liệu thô Máy phần 1
(139) (143)
Ký thẻ công việc Máy phần 2
(141) (145)
Cần tránh các đường phụ thuộc cắt nhau nhưng trong trường hợp này (hình
7) là không thể tránh khỏi.
Hình 8. Tránh các hoạt động “treo” (như A và F)
A
Bắt đầu B D Kết thúc
C E
F
Tính toán để xác định hoạt động nào thuộc dạng tới hạn? Hoạt động nào
thuộc dạng co giãn được về thời gian?
Trang số: 15 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Hãy xem ví dụ dưới đây về việc xác định loại hoạt động tới hạn và co dãn.
Phía trên hộp là đường tiến trình tiến, được tính từ trái qua phải, bắt đầu từ
kết thúc công việc thứ nhất (A).
Đường tiến trình lùi được tính từ phải qua trái, bắt đầu từ “bắt đầu muộn”
của công việc cuối cùng (D).
ES EF ES EF ES EF
2 4 1
A B D
LS LF LS LF LS LF
ES EF
Số trong hộp là khoảng
2
thời gian cần thiết cho 1
C
hoạt động
LS LF
(Tiếp) Ví dụ, trong đó gán số cụ thể cho việc bắt đầu và kết thúc
ES EF
0 2 2 6 6 7
2 4 1
Đường tới
A B D
hạn
0 2 2 6 6 7
LS LF 2 4
2
C
4 6
Như vậy có thể thấy, công việc A, B và D là không việc thuộc loại “tới hạn”,
còn công việc C thuộc loại linh động.
Trang số: 16 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Hãy đọc và ghi nhận cơ chế tính toán thời gian co dãn của hoạt động
Từ trái sang phải Viết lên trên Tìm ra khoảng
thời gian
Khi có thể lựa chọn, chọn lấy giá trị cao nhất
0 3 3 7 7 9
3 4 2
A B C
0 3 3 7 7 9
Từ phải sang trái Viết ở dưới Tìm đến quyết định và
làm nó nổi bật
Khi có thể lựa chọn, chọn lấy giá trị thấp nhất
4. Sơ đồ PERT
PERT được xây dựng trên cơ sở sự kiện chứ không phải hoạt động như các
loại sơ đồ mạng lưới khác. Một sự kiện là sự hoàn thành một hoạt động.
Trong đó, tên các hoạt động ở phía trên và thời gian cần thực hiện ở phía
dưới mũi tên. Các nốt biểu diễn điểm bắt đầu và kết thúc.
Hình 8. Ví dụ về sơ đồ PERT
Giấy phép Khai thác
101
1 3 102 6
2 1
Mua đất
100
1 Xây dựng kế hoạch
106
Xác định
102 Kế hoạch Lựa chọn
2 4 103 5 104 7 8
2 1 2 1
Trang số: 17 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Đối với mỗi sự kiện cần phải tính toán trên cơ sở thống kê về thời gian dự
kiến.
Sự kiện ở các nốt 3 lần ước lượng
Kết thúc
3.08 kế hoạch
Ngắn nhất 1.5
Bắt
Trung bình 3.0
đầu 0 Nhanh nhất 5.0
Mua đất Thời gian dự kiến 3.08
Công thức tính
(1 x Ngắn nhất) + (4 x Trung bình) + (1 x Dài nhất) 1.5 + 12 + 5 18.5
= =
6 6 6
Có 3 loại phương pháp hệ thống:
Hoạt động ở nốt Sự kiện ở nốt
Hoạt động ở mũi tên
3 Kế hoạch
4 5 Chuẩn bị kế hoạch được chuẩn bị
3 3.08
Sơ đồ mũi tên Sơ đồ ưu tiên Sơ đồ PERT với 3
lần ước lượng
Cần thiết phải sử dụng các phần mềm máy tính để hỗ trợ quá trình lập kế
hoạch.
PERT có một số đặc điểm riêng như sau:
Tạo lập một cơ sở cho việc lập kế hoạch và dự báo
Cung cấp cho ban lãnh đạo tầm nhìn và cho phép họ kiểm soát các
chương trình hành động tương tự nhau để đối phó với các tình huống lặp
lại;
Trang số: 18 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Giúp ban lãnh đạo giải quyết những điểm không chắc chắn trong chương
trình hành động bằng cách trả lời các câu hỏi như thời gian trễ của một
hạng mục công việc nhất định ảnh hưởng thế nào đến việc hoàn thành dự
án, sự cách quãng giữa các hoạt động và những hoạt động nào có vai trò
then chốt với thời điểm hoàn thành dự án.
Cung cấp một cơ sở cho việc thu thập các thông tin cần thiết đối với việc
ra quyết định, báo cáo.
5. Xây dựng lịch trình dự án
Quá trình lên lịch trình dự án bắt đầu sau các hoạt động cho mỗi mục tiêu
của dự án được xác định và đường tới hạn được xây dựng. Lên lịch trình dự
án đòi hỏi dung hoà giữa các nguồn lực, rủi ro, và thời hạn cần hoàn thành
công việc.
Hãy theo xem ví dụ sau về lập lịch trình dự án.
A 1 B : : : 4 F : 2
C 1 - A, B, F là các hoạt động tới hạn
- C,D, E,G là các hoạt động dạng có thời
gian co dãn
D 1 - Các số ở mỗi hoạt động chỉ quãng thời
gian cần thiết để hoàn thành công việc
- Có nhiều cách để thực hiện các hoạt động
E 1 có thời gian co giãn, phụ thuộc vào nguồn
lực và chi phí
- Cần phải chú ý đến hiệu quả, tính kinh tế
G 1 và chất lượng
1 2 3 4 5 6 7
Tuần
Khi lên lịch trình đối với loại hoạt động có thời gian co dãn, cần chú ý đến
các vấn đề sau:
Phân phối nguồn lực một cách hợp lý
Chi phí cần thiết và khả năng tiền mặt
Các rủi ro có thể xảy ra
Các yếu tố ngoại lai (ví dụ thời tiết)
Trang số: 19 / 25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
án ODA
Trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý có thể phải tính đến chuyện
rút ngắn thời gian hoàn thành dự án do đòi hỏi của tình hình mới hoặc do dự
án (hoặc một pha của dự án) bị chậm chễ. Để làm được việc đó, cần chú ý
đến các vấn đề sau:
Bổ sung thêm nguồn lực, kinh phí: trong trường hợp có thể có nguồn vốn
bổ sung hay cân đối kinh phí của dự án
Thay đổi trật tự các hoạt động để có thể rút ngắn thời gian hơn: Có thể tiến
hành song song hoặc thay đổi 1 số trật tự của các hoạt động mà chúng vẫn
đảm bảo hoàn thành dự án mmặc dù có thể có những khó khăn và khả năng
gặp rủi ro nhất định. Khi sắp xếp lại trật tự các hoạt động, cần chú ý là
không nên coi trở mgại về nguồn lực là trở ngại về lô gíc sắp xếp các hoạt
động.
Giảm mục tiêu (ít tham vọng hơn):
Thay đổi phương pháp: tìm kiếm phương pháp mới hoặc phương pháp
khác
Giảm thời gian đã ước lượng đối với mỗi hoạt động
Mỗi lần ước lượng lại khoảng thời gian và kinh phí cần thiết, cần phải chú ý
đến mức độ dễ thay đổi cũng như cần thiết phải có những giả thuyết về một
số tình huống tương tai của dự án để có thể kịp thời ứng phó với những thay
đổi có thể xảy ra.
Sau khi đã chuẩn bị, lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, cần đạt được
sự phê chuẩn về công tác chuẩn bị cũng như kế hoạch/lịch trình dự án. Để
đạt được sự phê duyệt quản lý cần thực hiện các bước sau:
Xem xét kế hoạch thực hiện dự án được đề xuất
Thực hiện những cam kết với các nhà lãnh đạo của các ban ngành
Xác định người cần đưa ra những phê chuẩn chính thức và không chính
thức (làm việc với chủ đầu tư)
Đưa ra cách quản lý và đàm phán
Xét lại kế hoạch khi được yêu cầu
Xây dựng một chiến lược để duy trì sự hỗ trợ
Thực hiện chiến lược để duy trì sự hỗ trợ
Cần chuẩn bị kỹ và có chiến lược để
đạt được sự phê chuẩn kế hoạch, lịch
trình thực hiện dự án và hỗ trợ quản
GHI NHỚ lý.
Trang số: 20 / 25
nguon tai.lieu . vn