Xem mẫu
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
CHƯƠNG 5 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN
TỔNG QUAN VỀ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
I.
1. Khái niệm
Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự án theo
một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời
gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định của dự án.
2. Vị trí
- Lập kế hoạch là bước tiếp theo sau dự án đã được xác định và là bước khởi đ ầu
cho giai đoạn thực hiện dự án.
- Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện thực.
3. Ý nghĩa của kế hoạch dự án
- Kế hoạch giúp dự án có thể hoàn thành đúng hạn.
- Các công việc không bị gián đoạn, chậm trễ.
- Giảm thiểu các công việc làm lại.
- Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của dự án.
- Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn.
- Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển.
- Kế hoạch và tiến độ điều khiển dự án.
- Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự án.
- Biết được cáh thức phân phối tài nguyên chi phí của dự án.
- Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của các bên tham gia cũng như các thành viên
dự án.
- Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu?
- Đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Cung cấp cách nhìn tổng quan về các công việc để tiến dần đến mục tiêu c ủa d ự
án.
- Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.
- Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.
-...
Đặc điểm của kế hoạch dự án
4.
Một quyết định
Một sự cam kết
Kế hoạch dự án
Một quy trình thực hiện
-1-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
5. Nguyên tắc lập kế hoạch dự án
- Kế hoạch phải bao quát được mọi khía cạnh của dự án bao gồm:
+ Phạm vi dự án
+ Chi phí
+ Chất lượng
+ Thời gian
+ Kỹ thuật
+ Hợp đồng cung ứng
+ ...
- Đơn giản, linh hoạt
- Được thực hiện từ khi bắt đầu triển khai dự án và kéo dài liên tục trong suốt vòng
đời dự án
6. Nội dung cơ bản của lập kế hoạch thực hiện dự án
- Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án
- Thu thập thông tin
- Xây dựng cấu trúc phân việc (WBS)
- Xác lập các bảng báo cáo cho các công việc
- Thiết lập sơ đồ trách nhiệm
- Ước tính thời gian, ngân sách và nguồn lực cho các công việc
- Đánh giá – sửa đổi
- Chuẩn bị kế hoạch, ngân sách, thời gian biểu
- Phê chuẩn
-2-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Nguồn lực
Mục
Tiêu Các CV cần thiết Thời gian và tiến độ
DA (phạm vi)
Sơ đổ thể hiện nội dung cơ bản của kế hoạch dự án
Ngân sách thực hiện
Lập dự án Kế hoạch thực hiện dự án
-3-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Định nghĩa dự án
Các quy tắc dự án Mục tiêu vi và kết quả
HOẠCH
ĐỊNH DỰ ÁN
TiTin hoạchch
ề ền hoạ Bước 1:1:
Bước
địđịnh qun lýlý PhPhương ứcứphát tritriển
ương th th c phát ển
nh quả ản Xác địnhnh phạm
Xác đị phạm
Cácác công ệc ququảlý lý rủi ro
C công vi việc ản n rủi ro
rủiủi ro vi vi DA (WBS)
DA (WBS)
r ro
Bước 2:2:
Bước
Xác địđịnh trình tự
Xác nh trình tự
các công ệ ệ
các công vivic c
Bước 3:3:
Bước
Dự ự đoán các gói
D đoán các gói
Dự ự đoán ờiời gian
Dđoán th th gian
công ệ ệ
công vivic c
Bước 4:4:
Bước
Xây dựng KH
Xây dựng KH
Các yêu cầcầu
Các yêu u
tiến độ ộ
tiến đ vềvTB, ước c
ề TB, ướ
lượngng kỹ
lượ kỹ
năng và và phân
năng phân
công
công
Bước 5:5: Bước 6:6:
Bước Bước
Các gigiiớiạn về ề
Các ớ h hạn v Hoạchchịnhnh chiếtếtề ề
Hoạ đ đị chi ti ti v v
Cấp phát vàvà cân Phát ể ể
Cấp phát cân Phát tritrin n
tài nguyên chi phí, thẩm mịnhnh chi phí
chi phí, thẩ đ đị chi phí
tài nguyên đốiối tài nguyên
đ tài nguyên ngân sách
ngân sách
KẾ HOẠCH DỰ Ự ÁN
KẾ HOẠCH D ÁN
(tất ấảccác CV; thời ời gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dbáo tàitài nguyên)
(t ct ả các CV; th gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dự ự báo nguyên)
Sơ đồ chi tiết hoạch định dự án
7. Tiêu chuẩn đánh giá lập kế hoạch dự án là thành công và lý do kế
hoạch bị thất bại
a. Tiêu chuẩn đánh giá lập kế hoạch dự án là thành công
+ Nội dung cụ thể (Content): Lập kế hoạch nên đầy đủ chi tiết cần thiết nhưng
không nên quá chi tiết làm nó trở nên phức tạp. Nghĩa là nội dung kế hoạch phải rõ
ràng, không mơ hồ.
+ Có thể hiểu được (Understandability): Mọi người có thể dễ dàng hiểu được
mục tiêu của mỗi công việc và thực hiện nó như thế nào.
+ Có thể thay đổi được (Changeability): Một hoạch định dự án hiệu quả là nó
dễ dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi.
+Có thể sử dụng được (Usability): Kế hoạch phải tạo điều kiện dễ dàng cho
việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin.
b. Các lý do kế hoạch dự án bị thất bại
- Mục tiêu của dự án không được nắm bắt ở các cấp
- Kế hoạch dựa trên các thông tin không đầy đủ ⇒ dự trù nguồn lực không đủ
(Nguồn lực = con người + thời gian + tiền)
-4-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
⇒Thay đổi trong tiến độ
⇒Thay đổi trong mức độ ưu tiên và trong phân bổ nguồn
lực
⇒ Công việc càng không chắc chắn thì càng xử lý nhiều
lượng thông tin để đảm bảo thực hiện một cách hiệu
quả.
- Kế hoạch được hoạch định và thực hiện bởi những nhóm khác nhau
- Kế hoạch thiếu phần giám sát, kiểm soát và hiệu chỉnh
- Kế hoạch thiếu các chỉ số đánh giá cụ thể (measurable) trong quá trình thực hiện
Nôi dung kế hoach tông hợp quan lý dự an
̣ ̣ ̉ ̉ ́
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như kế hoạch về tổng thể dự
án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực…Phần này
chỉ giới thiệu những nét cơ bản của kế hoạch tổng thể dự án. Hình 8.5 dưới đây là
những nội dung chính.
Nội dung kế hoạch tổng hợp quản lý dự án
Giới thiệu tổng quan về dự án
Giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực hiện. Phần này trình bày
những nội dung sau đây : Mục tiêu cần đạt được của dự án, (trình bày mục tiêu của
dự án trong mối quan hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp), lý do ra đời c ủa d ự
án, phạm vi, cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Mục tiêu của dự án
Lập kế hoạch dự án, trước tiên phải xác định rõ mục tiêu cần đạt. Phần này cụ thể
hóa những mục tiêu có tính chất định tính đã nêu ở trên. Một số mục tiêu cụ thể như :
Mức lợi nhuận do dự án tạo ra, thị phần dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án,
năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và các mục tiêu kinh tế xã hội khác
Thời gian và tiến độ
Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn cứ để ban quản
lý dự án quản lý điều hành, cho phép xác định dễ dàng các công việc then chốt, xác
định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác đ ịnh các
mốc thời gian quan trọng…Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, đồng thời
cũng là cơ sở để lập các bộ phận kế hoạch khác. Một số nội dung chính cần được
làm rõ như : Xác định trình tự các công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ
thời gian với chi phí, nguồn lực phân phối cho chúng, kiểm tra đánh giá, phê duyệt
chính thức tiến độ chung, xây dựng, phân tích các phương án đẩy nhanh, điều kiện
thực hiện và tính khả thi của chúng.
Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý của dự án
- Về kỹ thuật: So sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có
- Về quản lý: Cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lý. Ví dụ sử dụng
-5-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
hợp đồng thầu phụ
Kế hoạch phân phối nguồn lực
Trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy định của Nhà nước, đặc điểm
riêng của mỗi dự án…để lập kế hoạch phân phối các nguồn lực hợp lý. Trong phần
kế hoạch phân phối nguồn lực cần làm rõ: Loại nguồn lực sử dụng, xác định tổng
nhu cầu từng loại nguồn lực dành cho dự án. Xác định thứ tự ưu tiên phân phối
nguồn lực cho dự án và từng công việc dự án, xây dựng sơ bộ phương án phân ph ối
nguồn lực, đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu, tìm kiếm các khả năng giải quyết
thiếu hụt…
Ngân sách và dự toán kinh phí
Ngân sách của dự án phản ánh toàn bộ các hoạt động của dự án bao gồm c ả hoạt
động thu và chi. Ngân sách dự án có nhiều loại như ngân sách dài hạn, trung hạn,
ngắn hạn, ngân sách của các đơn vị, kế hoạch ngân sách theo các hạng mục đầu tư…
Kế hoạch ngân sách là một tập hợp nhiều loại kế hoạch như kế hoạch xác định tổng
nhu cầu về vốn, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch phân bổ ngân sách trong các thời
kỳ, theo các đơn vị thi công, theo hạng mục công việc và công việc, theo các khoản
mục chi phí…Phần kế hoạch ngân sách cũng đưa ra các thủ tục quản lý chi phí (thủ
tục thông thường, thủ tục riêng để quản lý các nguồn lực như máy chuyên dùng, thiết
bị kiểm tra, hệ thống vận chuyển…) trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Nhân sự
Trình bày những yêu cầu riêng về công tác nhân sự dự án, nhu cầu tuyển dụng, đào
tạo cho dự án, những hạn chế của lực lượng lao động, kế hoạch về quy mô lao
động, tiền lương
Khía cạnh hợp đồng của dự án
Mô tả và liệt kê tất cả các loại hợp đồng liên quan như: Hợp đồng cung cấp chính về
máy móc thiết bị, nguyên liệu, hợp đồng thầu phụ, hợp đồng phân phối sản phẩm,
hợp đồng tư vấn.
Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án
Trình bày những phương pháp thu nhập số liệu, phương pháp đánh giá và giám sát
quá trình thực hiện dự án
Những khó khăn tiềm tàng
Khi lập kế hoạch dự án cũng cần xác định những khó khăn tiềm ẩn, nguyên nhân có
thể ảnh hưởng đến tiến độ, thậm chí làm dự án thất bại. Những nguyên nhân có thể
xảy ra là: Tính trạng vi phạm hợp đồng, thất bại về kỹ thuật, do ảnh hưởng của thời
tiết, hạn chế nguồn lực, do quyền lực của cán bộ quản lý dự án không đầy đủ, do
nhiều công việc của dự án khá mới mẽ hoặc rất phức tạp…Tuy nhiên, thời điểm
xẩy ra các rủi ro không phải cùng một lúc. Do đó, cần xác đ ịnh mức độ r ủi ro c ủa
từng nhân tố và xây dựng kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro trong suốt vòng đ ời
-6-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
của dự án.
II. XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA DỰ ÁN (hoạch định bước 1)
1. Phạm vi dự án
a. Khái niệm
- Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo kết quả của dự
án và chỉ các công việc đó mà thôi.
b. Hoạch định phạm vi
- Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án
- Cần tránh các xu hướng
+ Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.
+ Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.
c. Kết quả
- Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo trật tự logic
2. Các công cụ xác định phạm vi dự án
a. Branstorming (tập kích não) – Cho các dự án nhỏ, đơn giản
Brainstoming là một kỹ thuật phổ biến nhất để xác định rủi ro. Để sử dụng
kỹ thuật này cần tổ chức một cuộc họp và những những người tham gia cần được
giải thích rõ ràng về mục đích của cuộc họp và cần chuẩn bị trước khi tham dự. Các
cuộc họp này cần có quy mô từ 10 -15 người tham dự và không kéo dài quá 2 h. Trong
các dự án lớn có thể phải thực hiện nhiều cuộc họp Brainstroming. Khi đó, nên mỗi
cuộc họp sẽ nhằm xử lý một phần riêng rẽ của dự án và rủi ro gắn với phần đó.
Như vậy, số người tham gia giới hạn ở một mức vừa phải và cuộc họp sẽ có hiệu
quả hơn. Khi cuộc họp bắt đầu, người tham gia có thể kể tên các rủi ro mà họ nghĩ
là quan trọng cần được xem xét. Tuy nhiên các rủi ro này chưa đ ược th ảo luận gì.
Sau khi đã xem xét danh sách các rủi ro được nghĩa rộng, các tính chất c ủa r ủi ro s ẽ
được chi tiết hóa. Các rủi ro sau đó được xếp loại và chuyển sang giai đoạn phân tích
định tính và định lượng. Có thể có nhiều thành phần tham dự cuộc họp gồm các
chuyên gia trong lĩnh vực, thành viên nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan
khác
b. WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân tách công việc – Cho các dự án
vừa và lớn
Một dự án dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều cần thiết xây dựng một “cây phân tích
công việc (WBS)”. “Cây phân tích công việc” chia dự án thành những bộ phận nhỏ có
thể nhận dạng và quản lý được. Ý tưởng về “cây phân tích công việc” rất đơn giản:
“Để quản lý toàn bộ dự án, ta cần phải quản lý và kiểm soát mỗi bộ phận của dự
án”. Vậy:
-7-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
+ WBS là việc phân chia một dự án thành các nhiệm vụ và các công việc cần thiết
theo các cấp bậc khác nhau
+ WBS là công cụ nền tảng nhất của lập kế hoạch dự án
- Hình thức của WBS
+ WBS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” - .(Multi-level system) phản ánh
theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Cấp bậc trên cùng phản ánh
mục tiêu cần thực hiện. Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục
tiêu. Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của
dự án
+ Số lượng các cấp phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án.
- Đơn vị nhỏ nhất trong một “Cây phân tích công việc” gọi là gói việc (Work
package). Một gói việc phải được định nghĩa đủ chi tiết để công việc có thể đo tính
chi phí, lập tiến độ và kiểm soát được. Việc xây dựng “Cây phân tích công việc” là
một quá trình liên tục, bắt đầu từ khi dự án được giao cho người quản lý dự án và
tiếp tục cho đến khi tất cả các “gói việc” được xác định. Người quản lý dự án bắt
đầu quá trình xây dựng “cây phân tích công việc ” bằng việc xác đ ịnh các lĩnh v ực
chính của dự án. Sau đó các thành viên của êkip dự án xác định công việc cần phải
hoàn thành một cách chi tiết hơn và nhờ đó sơ đồ “cây phân tích công việc” đ ược
hoàn chỉnh.
Mức 0 – Dự án
Mục tiêu của DA
Mức 1: CV chính theo tập hợp
1 2 3
Mức 2: Các CV cần thức hiện
1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3
Mức 3: Các CVcần thực hiện
1.2 1.2 2.2 2.2 3.3 3.3
.1 .2 .1 .2 .1 .2
- Lợi ích của WBS
-8-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Vì vậy, “cây phân tích công việc” được sử dụng từ khi bắt đầu cho đến khi kết
thúc dự án để hoạch định và kiểm soát dự án. Nó là phương tiện hữu hiệu trong việc
xác định toàn bộ dự án bằng các thành phần của nó, và cung cấp một phương ti ện
hữu hiệu để trao đổi thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án.
“Cây phân tích công việc” là nền tảng của hệ thống quản lý dự án. Hệ thống
mã hoá (Code numbers) có thể sử dụng để liên kết “cây phân tích công việc” với “cây
phân tích tổ chức” (OSB: Organisation Breakdown Structure) để quản lý nhân sự. Hệ
thống mã hoá cũng có thể sử dụng để nối “cây phân tích công việc” với “cây phân
tích chi phí (CBS: Cost Breakdown Structure)” để quản lý chi phí. Tương tự, hệ thống
mã hoá có thể liên kết “cây phân tích công việc” với kế hoạch theo phương pháp
đường găng (CPM) để quản lý thời gian.
Do vậy, “cây phân tích công việc” giúp cho người quản lý dự án cách tiếp cận hệ
thống để nhận dạng công việc, dự trù chi phí và phát triển kế hoạch tổng hợp. Do
“cây phân tích công việc” được phát triển bởi êkip dự án, là những người sẽ thực
hiện dự án, nên nó là một công cụ hữu hiệu để liên kết các công việc nhằm đảm bảo
không công việc nào bị bỏ sót và cũng không bị trùng lặp. Quan trọng hơn cả nó cũng
cung cấp cho ta cơ sở để đánh giá thành tích khi quản lý dự án.
Vậy lợi ích của WBS:
+ Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch dự án và là đầu vào của nhiều tiến trình
hoạch định khác.
+ Là một công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông.
+ Là một công cụ để ước lượng thời gian, phân bổ nguồn lực, ước lượng nỗ lực và
xây dựng ngân sách cho dự án.
+ Là công cụ xác định các ranh giới của dự án. Công việc không được xác định trong
WBS được xem như là nằm ngoài phạm vi của dự án.
+ Là công cụ giúp kiểm soát sự thay đổi.
+ ….
Một số ví dụ:
- Ví dụ 1: WBS - Dạng nhánh cây từ trên xuống
Nhà
Kết cấu Điện Nước
a
Đường Thiết Cấp
Móng Khung Thoát
bị nước nước
dây -9-
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Ví dụ .2: WBS - Dạng từ trái qua phải
Móng
Kết cấu
Khung
Đường
Điện
Nhà dây
Thiết bị
Cấp nước
Nuớc
Thoát
nước
dụ .3: Quy tắc mã háo cho dự án
- Ví
Dự án:
- DD: Dân dụng
- TL: Thuỷ lợi XX XX XX XX XX
- CĐ: Cầu đường
Công việc:
Gói thầu:
- Cốt pha
Cấu kiện:
-Phần Ngầm Hạng mục:
- Bê tông
- Cột
- Phần khung - Mặt bằng
-Sơn tường
- Dầm
- Cơ điện - Móng
- Sơn cửa
- Tầng lầu
People People
- Điện
- Nuớc
- Ví dụ .4: Liên kết “ Cây phân tích công việc và “Cây phân tích tổ chức”
Major Major
SubFacilit
ie
Work Discipline
Task 1 Task 2 Task 3 Engineer Engineer
A A
Work Package 1
Work Package 2 - 10 -
Work Package 3
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
c. Các phuong pháp xác định WBS
- Phương pháp hệ thống xác định WBS
Bản chất: Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là các
phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống
Sản xuất
một loại xe mới
Xác định Kiểm tra
Thiết kế xe Chế tạo xe
yêu cầu thử xe
Lập biểu đồ Khung sườn Hoạt động A
động cơ
Lập biểu đồ Cửa Hoạt động B
ống xả
Bản vẽ Hoạt động C
Đèn pha
khung ngoài
Bản vẽ
Động cơ Hoạt động D
phần trong
- Phương pháp chu kỳ xác định WBS
Bản chất: Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn
hình thành và phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối cùng là
các công việc cụ thể.
- 11 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Xây dựng một ngôi
nhà
Chuẩn bị Trang trí
Hoàn thiện
Xây nhà
mặt bằng nội thất
Điện – Nước
Hoạt động A Xây móng Matis
Tường và Cửa
Hoạt động B Sơn lót
trần tầng 1
Tường và Sơn chính
Cầu thang
Hoạt động C
Trần tầng 2 thức
Các thiết bị
Hoạt động D Sân thượng Vệ sinh
khác
- Phương pháp chức năng xác định WBS
Bản chất: Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản
lý, sau đó là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các công việc ứng
với từng bộ phận chức năng
Dự án
Kỹ thuật - CN Nhân sự
Marketing Tài chính
Cơ cấu tổ
Xác định TT Tổng kinh
Công nghệ chức
mục tiêu phí
Cán bộ quản
Dự báo nhu
Thiết bị Nguồn vốn
lý
cầu
Phân tích Nhân viên
NVL Phân tích HQ
cạnh tranh
Marketingmi Đánh giá so
Đào tạo
Xây lắp
x sánh
III. XÁC ĐỊNH TRÌNH TỰ CÁC CÔNG VIỆC (hoạch định bước 2)
1. Danh sách các công việc của dự án
- Khái niệm
Danh sách các công việc là một tập hợp tất cả các yếu tố công việc cần thiết
để hoàn thành dự án.
- 12 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Danh sách công việc thường là sự mở rộng của WBS và được sử dụng như một
công cụ cơ bản trong xây dựng tiến độ dự án.
- Căn cứ xác định danh sách công việc
+ WBS
+ Thông tin lịch sử về những dự án trước đó
+ Các ràng buộc
+ Ý kiến chuyên gia
2. Sắp xếp trình tự công việc
- Khái niệm
Sắp xếp trình tự tực hiện công việc là tiến trình xác định mối liên hệ phụ thuộc
giữa các công việc trong dự án. Sao cho với trình tự này, tất cả các công việc đ ều
được thực hiện để tạo ra các kết quả và hoàn thành mục tiêu dự án.
- Các nội dung chính
+ Xác định các loại quan hệ phụ thuộc.
+ Biểu diễn quan hệ phụ thuộc the sơ đồ.
3. Các bước sắp xếp trình tự công việc
Phụ thuộc
Bắt buộc
WBS
Phụ thuộc
Phụ thộc
DANH Tùy chọn
MỤC Bên ngoài
CÔNG
ViỆC
Mốc quan trọng
SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG ViỆC
4. Tính chất các quan hệ phụ thuộc
- Phụ thuộc bắt buộc:
Là trình tự tự nhiên của các công việc, do loại công việc dự án đòi hỏi.
- Phụ thuộc tùy chọn:
- 13 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn. Cho phép các công việc xảy ra
trình tự như ý muốn của PM, có thể theo thực tiễn kinh doanh tại doanh nghiệp, hoặc
theo điều kiện đặc thù của dự án.
- Phụ thuộc bên ngoài:
Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của dự án.
5. Các loại quan hệ phụ thuộc giữa các công việc
Kết thúc – Bắt đầu Kết thúc – Kết thúc
(FS) (FF)
A A
B B
Bắt đầu – Bắt đầu Bắt đầu – Kết thúc
(SS) (SF)
A A
B B
IV. XÁC ĐỊNH THỜI GIAN VÀ CÁC NGUỒN LỰC CẦN THIẾT CHO VIỆC
THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC (hoạch định bước 3)
1. Ước lượng thời gian công việc
- Khái niệm
Là việc ước lượng thời gian thực hiện từng công việc trong danh mục công
việc của dự án.
- Các căn cứ để ước lượng:
- 14 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
+ Danh mục các công việc
+ Các ràng buộc
+ Các giả định
+ Yêu cầu và khả năng về nguồn lực
+ Thông tin lịch sử, kinh nghiệm
+ Các rủi ro đã được xác định
…
2. Các phương pháp ước lượng thời gian công việc
- Ý kiến chuyên gia – Kỹ thuật Delphi
+ Các chuyên gia: Bên trong và bên ngoài dự án
+ Đặc biệt phù hợp với các dự án hoàn toàn mới
+ Chú trọng sử dụng kỹ thuật Delphi
Delphi là một kỹ thuật ẩn danh, nhằm thu thập ý kiến chuyên gia về các rủi ro
có thể thấy trước của dự án, trong một gia đoạn hay một bộ phận của dự án. K ết
quả của cuộc điều tra này có thể được phân tích bởi một bên thứ ba, sau đó sắp xếp
lại cho các chuyên gia. Các chyên gia này có thể thay đổi ý kiến song phải đ ưa ra lý
do. Sau nhiều vòng thảo luận như vậy, một danh sách các rủi ro được thống nhất.
Ưu điểm của phương pháp này là vô danh nên ý kiến của các chuyên gia là khách
quan mà không chịu sự ảnh hưởng bởi một bên khác, đồng thời, các chuyên gia có thể
đưa ra ý kiến mà không sợ bị đánh giá về trình độ cũng không sợ gây mất lòng hay
phật ý. Tuy nhiên, nhược điểm là người chủ trì phải làm nhiều việc hơn, đầu tư
nhiều thời gian hơn. Ngoài ra còn có một số rủi ro khác là người chủ trì vòng Delphi
phải phân tích và xếp loại các ý kiến từ những người tham gia, điều này có nghĩa là
có khả năng họ áp đặt ý kiến của mình lên người khác.
- Ước lượng tương tự:
+ Dựa vào các thông tin lịch sử để ước lượng thời gian cho công việc hiện tại.
- Phương pháp 3 điểm:
+ Dựa vào các thông số: bi quan, bình thường, lạc quan để xác định thời gian cho
từng công việc.
V. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH THỤC HIỆN DỰ ÁN
1. Đặt vấn đề
- Ngân sách được trình bày trong kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của đ ơn
vị. Ngân sách phản ánh mục tiêu của tổ chức và nguồn lực cần thiết để thực hiện các
kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh
Ngân sách dự án là một bộ phận của Ngân sách chung của doanh nghiệp, phản ánh
tình hình thu chi của dự án. Trong một số loại hình tổ chức, Ngân sách dự án chỉ gồm
các khoản chi phí trong khi ở nhiều loại hình tổ chức khác Ngân sách lại gồm cả thu
- 15 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
và chi. Những tổ chức thực hiện một lúc đồng thời nhiều dự án thì ngân sách dự án là
tổng ngân sách của từng dự án.
- Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên ngân
sách dự án có thể được dự toán theo khoản mục chi phí hoặc theo công việc. Ngân
sách là hữu hạn nên cần được quản lý chưa chẽ sao cho việc chi tiêu đ ạt hiệu quả
cao
- Trong quản lý dự án điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiện các công việc có
thể làm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác. Nhiều trường hợp muốn rút ngắn
thời gian thực hiện một công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm
bớt chi phí cho công việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện. Nguyên tắc này là cơ
sở để xây dựng một số phương pháp quản lý chi phí dự án.
Trong tiến trình lập kế hoạch, PM cần phải xác định sử dụng những nguồn lực
nào để hoàn thành dự án. Các nguồn lực ở đây bao gồm con người, trang thiết bị và
nguyên vật liệu. Ngoài ra PM còn phải xác định thời gian và số lượng nguồn l ực
được sử dụng cho dự án. Việc xác định rõ nguồn lực, số lượng cần thiết và tiến độ
sử dụng sẽ gắn liền với chi phí của dự án như mô hình sau:
Nguyên liệu Thiết bị Con người
CHI PHÍ DỰ ÁN
Các loại nguồn lực cho một dự án
- Nguồn nhân lực
Nguôn nhân lực là con người với kiến thức và kỹ năng cần có để hoàn thành
công việc theo tiến độ dự án. Lưu ý rằng chúng ta cần có nguồn nhân lực đ ể thực
hiện công việc cho dự án xong việc xác định nhân sự phù hợp thì phức tạp hơn.
Điều quan trọng là cần có sự tham gia của người am hiểu lĩnh vực công việc cụ thể
vào việc xác định nhân sự cần thiết cho công việc. Chúng ta có thể huy động nhóm
dự án hoặc các nhà quản trị chức năng (bộ phận cung cấp nguồn lực) vào công việc
này.
- Thiết bị
Thiết bị bao gồm tất cả các trang thiết bị cần thiết cho nhóm dự án thực hiện
công việc. Một số thiết bị cần có thời gian đặ hàng khá lâu nên can được hoạch định
nhu cầu kỹ lưỡng. Đối với bất lỳ công việc nào, cũng cần xác đ ịnh những thi ết b ị
đặt biệt cần có để hoàn thành dự án và xem thử dự án có sử dụng thiết bị hiện có
hay không. Đồng thời nên xem kỹ nhu cầu ngoài lĩnh vực đó.
- Nguyên vật liệu
- 16 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Nguyên vật liệu là hạng mục bao gồm như phần mềm,điện nước hoặc bất kỳ
khoản mục cung ứng nào khác cần cho dự án. Không đánh giá đúng và hoạch đ ịnh
đúng các nguyên vật liệu có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng. Nếu PM
không hiểu rõ về các yếu tố cung ứng nào thuộc về hoạt động kinh doanh thường
ngày và yếu tố nào mang tính duy nhất, riêng có cho dự án thì có thể gây rắc rối. PM
có thể không chỉ rõ yêu cầu về giấy, bút, văn phòng phẩm, song nếu PM mỗi thành
viên trong dự án đều có một phiên bản của phần mềm MS Project thì có thể xem đây
là một phần của yêu cầu nguồn lực. Nếu có gí thắc mắc, PM nên kiểm tra lại chính
sách của công ty, tránh giả định rằng một khoản mục nào đó đã được tính trong ngân
sách dành cho các bộ phận chức năng.
2. Khái niệm, phân loại, tác dụng, đặc điểm của dự toán ngân sách,
a. Khái niệm
- Theo nghĩa rộng dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu
phân tách công vệc (WBS) và xác định xem cần những nguồn lực vật chất nào (nhân
lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc
của dự án. Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau:
- Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động
dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí chất lượng và tiến đ ộ c ủa
dự án.
b. Phân loại dự toán ngân sách dự án
- Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia thành ngân sách
dự án và ngân sách cho các hoạt động không theo dự án.
+ Ngân sách dự án trình bày kế hoạch chi - thu của một hoặc nhiều dự án. Nó
được chi tiết theo các khoản mục và từng công việc của dự án.
+ Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án phản ánh các khoản chi và thu
khác của tổ chức. Ngân sách này liên quan đến hoạt động của các phòng, các ho ạt
động bình thường của tổ chức.
- Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân sách
ngắn hạn
+ Ngân sách dài hạn: Là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ
chức trong thời hạn dài (thường là vài năm). Đối với dự án thì ngân sách dài hạn xác
định tổng ngân sách cho toàn bộ vòng đời dự án.
Đối với các doanh nghiệp tổ chức theo mô hình chức năng thì ngân sách có thể
xác định thông qua mục tiêu dài hạn, các kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó và phân
phối các nguồn lực cần thiết. Trên cơ sở so sánh giữa chi phí và kết quả có thể kiểm
soát và điều phối các hoạt động dự án.Đồng thời, cán bộ quản lý dự án có th ể đi ều
chỉnh ngân sách cho phù hợp mục tiêu và nguồn lực.
- 17 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Ngân sách ngắn hạn là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng thời gian
ngắn hơn. Thông thường ngân sách này được cấp nhập theo, quý, tháng. Ngân sách
ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ và chi phí cần thiết để thực hiện.
Ngân sách ngắn hạn mô tả chi tiết các khoản chi phí về nhân công, vật liệu và chi
khác cho từng nhiệm vụ, công việc
c. Tác dụng của dự toán ngân sách
Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định
đến sự thành bại của dự án. Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:
- Dự toán ngân sách là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch
ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.
- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực
- Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án
- Là cơ sở để chi đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án.
- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểm
tra tiến độ dự án, báo cáo những chỉ tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm nguyên
nhân và biện pháp khắc phục…)
d. Đặc điểm của dự toán ngân sách dự án
- Thứ nhất: Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho
các công việc thực hiện thường xuyên của tổ chức vì có nhiều nhân tố mới tác động,
các công việc ít lặp lại…Ngân sách thường xuyên của các phòng ban được l ập hàng
năm và thường 6 tháng xét duyệt lại. Trong khi, dự án là hoạt động có kỳ hạn, khuôn
khổ thời gian của dự án không gắn với năm tài chính.
- Thứ hai: Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu
thu thập được
- Thứ ba: Dự toán ngân sách dự án chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện
hành của dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi
phí cho các công việc dự án.
- Thứ tư: Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay
đổi hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi.
- Thứ năm: Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi
- Thứ sáu: Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng
công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán
3. Phương pháp dự toán ngân sách
Chuẩn bị ngân sách là quá trình chuyển hóa mục tiêu của tổ chức thành những kế
hoạch, trong đó chỉ rõ các nguồn lực, trình tự và kế hoạch cụ thể để thực hiện mục
tiêu đề ra.
a. Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp
- 18 -
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu
nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý
cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước
tính toàn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau
đó các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính
toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí đ ược ti ếp
tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.
Sơ đồ: 11.1 Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống
Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu
của tổ chức, các chính sách và những điều
kiện ràng buộc về nguồn lực
Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho
Các nhà quản lý cấp bộ phận chức năng phụ trách
cao
Các nhà quản lý chức
- Ưu điểm của phương pháp dự toán từậtrên xuống: t độviệchoụtoàn bộ dự
L p ngân sách hoạ
năng ng
án và từng công c c thể
+ Thứ nhất: Tổng ngân sách được dự toán phù hợp với hình chung của đơn vị và
với yêu cầu củảndựdự án
Các nhà qu a lý án
+ Thứ hai: Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chi tiêu tốn kém cũng đã
được xem xét trong mối tương quan chung.
- Nhược điểm của phương pháp
+ Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án,
các bộ phận chức năng đồi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này đ ể đ ạt
được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc không dễ dàng.
+ Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà QLDA với các nhà quản lý chức năng v ề
lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự toán ngân sách
này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà QLDA với quản lý chức năng trong
đơn vị.
+ Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ X hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của câp
Dự án bó
trên nên nhiều khi không phù hợp vdự yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
Tổng ới toán
40.000$
Ví dụ:
Lập dự án II. Thiết kế Xây dựng
20% 20% 60%
I.1. I.2 I.3 II.1 II.2 III.1 III.2 III.3
5% 7% 8% 5% - 1 5%
19 - 18% 25% 17%
Ví dụ về dự toán từ trên xuống
- Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
b. Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên
Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao, từ các bộ phận (chức năng, QLDA)
theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý,
trước tiên tính oán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức
sử dụng các khoản mục (ví dụ, thời gian thực hiện công việc, mức tiêu dùng nguyên
liệu, suất đầu tư…) và đơn giá dự duyệt. Nếu có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận
bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà QLDA với quản lý chức năng.
Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công viêc tạo thành ngân sách chung
cho toàn bộ dự án.
- Ưu điểm của phương pháp:
+ Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các
công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết.
+ Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong
việc dự toán ngân sách
- Nhược điểm
+ Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ
các công việc của dự án.Trong thực tế điều này khó có thể đạt được
+ Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân
sách của cấp dưới.
+ Thường cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm kinh phí thực hiện các
công việc nên có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết.
Xây dựng khung ngân sách,
Các nhàSơ đồ: 11.2 Quá trình dxáctoán mục tiêu và lựừ dưới lên
ự định ngân sách t a
quản lý
chọn dự án
cấp cao
Xây dựng ngân sách trung hạn và
ngắn hạn cho từng bộ phận chức
Các nhà quản lý
năng phụ trách
cấp cao
Xây dựng ngân sách cho từng bộ
phận, từng công việc dự án gồm
chi phí nhân công, nguyê vật liệu…
Các nhà quản lý
cấp cao
- 20 - hợp điều chỉnh và phê
Tổng
Các nhà quản lý duyệt ngân sách dài hạn
cấp cao
nguon tai.lieu . vn
