Xem mẫu

  1. K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 1 I. K năng nói: 1. K năng nói ư c s d ng nhi u trong cu c s ng. Mu n giao ti p có hi u qu , các nhà qu n lý ph i rèn luy n cho mình m t k năng nói th t t t. Nói bao g m s giao ti p phi ngôn ng và s giao ti p b ng ngôn ng , nghĩa là c n xem xét "nói như th nào" và "nói cái gì". a) Giao ti p phi ngôn ng - T m quan tr ng c a giao ti p phi ngôn ng Giao ti p phi ngôn ng, nói năng, dáng v khi giao ti p. ng là cách i Giao ti p phi ngôn ng có t m quan tr ng c a nó vì ngôn t ch chi m m t ph n nh ng i u truy n t, và nh ng i u không nói ra ôi khi l i quan tr ng hơn nh ng i u nói. H u như m i ngư i tin nói như th nào nhi u hơn "nói cái gì". Ví d : i v i ngư i nào ó, n u ta nói: "vâng, anh ó gi i l m" v i m t gi ng m a mai, ngư i nghe có l tin nơi gi ng nói c a ta, ch không tin ý nghĩa l i ta nói. Giao ti p phi ngôn ng tuy quan tr ng nhưng không nên l m d ngl d ng coi nó là chi c ũa th n, là m t công th c có nh lư ng hoàn h o ch c n áp d ng là d t ư c k t qu . Hi u bi t và giao ti p phi ngôn ng có th giúp ta nâng cao k năng giao ti p, giúp ta
  2. truy n t nh ng bi u hi n thích h p và nh y c m giúp ta tránh ư c nh ng c n tr trong khi giao ti p. Nh ng thành ph n c a giao ti p phi ngôn ng Có b n thành ph n c a giao ti p phi ngôn ng : thân th , gi ng nói, kho ng cách giao ti p và v t xung quanh. Hãy xem xét chi ti t t ng thành ph n. (l) Thân th Ngư i ta có th phân tích thái ' c a ngư i khác trên cơ s ngôn ng thân th c a ngư i ó. Nh ng khía c nh c a ngôn ng thân th là: tư th , c chì, v m t, ánh m t. + Tư th : Tư th t o nên n tư ng u tiên có nh hư ng quan tr ng, nó b c l s tin tư ng, tính c i m và thái c a m t ngư i. Dù ng hay ng i, hãy ng hay ng i tho i mái theo cung cách "nhà ngh " nghĩa là ng, ng i th ng lưng không gư ng g o, nhìn th ng vào c t a, s c n ng cơ th phân ph i u. N u ng i thì hãy tránh tư thê quá tr nh tr ng, mà cũng ng ng i thu hình l i, quá xu xòa ho c quá khép nép hay như gây h n. N u ng thì hãy tránh tư th quá nghiêm trang ho c quá sư ng s , quá ph c tùng và quá gây h n.
  3. + C ch : M i ngư i u dùng c ch m t cách vô th c h u thu n cho i u mình ang nói, như dùng bàn tay miêu t m t v t hay m t thao tác, m hay li t kê C ch không ng ng nh n m nh nh ng i u ngư i ta nói mà còn b c l thái c a ngư i nói. Ngư i ta có th nh n bi t m t c ch là "n ng nhi t" hay "l nh nh t". H u h t m i ngư i có c ch t nhiên khi ng i vì khi ó không c n dùng hai bàn tay, song' hãy tránh nh ng c ch nóng n y và v m t trơ như á. ng có c ch ki u cách hay gi t o, cũng Khi ng, ng c ng m t cách nóng n y, cũng ng l p i l p l i m t c ch hay vư ng m c mãi v i m t tư th . + V m t và ánh m t M t và m t là nh ng b ph n bi u c m nh t c a cơ th . V i nét m t, ngư i ta có th thi t l p quan h như: m m cư i, g t d u, như ng mày hay nhăn mày... và cũng có th i u ti t chi u hư ng cu c trò chuy n. ánh m t là c a s c a tâm h n, nói lên r t nhi u th . Ngư i nói chuy n gi i ti p xúc b ng m t nhi u hơn ngư i nói kém. Trong m t cu c chuy n trò, hãy duy trì s ti p xúc b ng m t t 50 n 60% th i gian b n nói, và t 75 n 85% th i gian n u b n nghe.
  4. Ti p xúc t t b ng m t có nghĩa là t o ư c s ti p xúc Có tính cam v i nh ng con ngư i th c sư tr ng cư t a. 2. Gi ng nói Gi ng nói có th hi n r t nhi u tr ng thái cam xúc ~aa ngư i nói mía c nh quan tr ng cua gi ng nói là tính l~iéu u thêu di u v âm lư ng. t c . s lên xu ng hám bông khi n cho có vé di n c m hơn S chuyên bi n khéo s làm tăng s lãnh h i c a c t a. Ph i làm gì phát tri n m t gi ng nói có hi u qu ? M t là. hãy cao nghe rô. hãy nói di n c m và h ng khơi thay vì nói v i gi ng nói u u m t m i. Hãy nói v i gi ng m áp. vui v thay vì gi ng lơ ãng (the thé, khàn khàn, rêu n). Hãy nói cho rõ ràng, tránh khuynh hư ng h th p cu i câu. Hai là. hãy nói v i t c thích h p và phát âm úng. Nói ch m ngư i nghe hi u ư c, nhưng v n mau v a gi s năng ng. Hãy thay it c tránh gi ng u u. Hãy ng ng úng lúc: trư c hay sau m t t ch y u, ngăn cách các m c khác nhau, cho rõ s chuy n bi n tư tư ng. Ba là, hãy tránh l m d ng vì lơ ãng nh ng t l p l tr ng như "à", " ", nghĩa là nh ng t không có ý nghĩa gì Giao ti p b ng ngôn ng . T m quan tr ng c a giao ti p b ng ngôn ng .
  5. Giao ti p b ng ngôn ng có vai trò quan tr ng trong quán lý. Nh ng cu c àm tho i, các cu c nói chuy n qua i n tho i nói chung thu c vào lo i giao ti p thông thư ng, không nghi th c. Các bu i nói chuy n, các bu i di n thuy t, báo cáo b ng mi ng thu c vào lo i giao ti p chính th c. tr nh tr ng (nói g n j i là các bu i nói chuy n v i m t nhóm ngư i }. Các bu i nói chuy n v i m t nhóm ngư i thư ng di n ra khi có m t trong ba tình hu ng: - Khi iên giá v a có nhi u di u cho ngư i ta k t v a có nhi u i u phai tìm hi u có tính ch t trao i thông tin; khi phai tr l i nh ng câu h i. Khi cư t a nói nhi u nh t khi c n giai quy t th t v n v i tư cách t p th . T t nhiên còn có nh ng ngo i l . Trong chương này ch chú ý n nh ng tình hu ng phát bi u và di n gi nói nhi u nh t. Nh ng bài nói chuy n ư c phân thành hai lo i d a trên m c ích c a chúng: trình bày hay thuy t ph c. Lo i bài nói chuy n mang tính ch t trình bày ư c dùng miêu t m t tình hu ng, k l i m t câu chuy n, cung c p thông tin xác th c, ho c gi i thích các lý do cho m t hành ng ã x y ra. Trong lo i bài nói chuy n mang tính thuy t ph c thì nh ng l i l thuy t ph c chi m v trí quan tr ng.
  6. Trong ó phái ưa ra các lý l khêu g i các c m xúc như s kiêu hãnh, lòng t hào, t tr ng, s s hãi, tĩnh yên, tính hi u qu , ph m ch t thông qua ó thuy t ph c ngư i nghe hành ng ho c ch p nh n ý ki n ngư i nói. Ai cũng mu n nói hay vi t hay. Nói hay cũng như vi t hay ph i căn c theo chi n lư c giao ti p: xác nh m c tiêu, phân tích c phác th o chi n lư c cho mình, t a và ki n trúc thông i p. chúng ta hãy xác nh m c ích c a bu i nói chuy n và ki m tra xem à bi t rõ ngư i nghe như th nào? i tư ng ngư i nghe hãy chú ý t i m t s Khi phân tích i m sau ây: i tư ng ngư i nghe? (l) Quy mô tinh t c a ngư i nghe: v n ki n th c c a h , m c (2) M c quan tâm c a h v v n s trình bày. ti p thu c a ngư i nghe s như th nào? Chú (3) Tám tr ng, thái ý không gian và th i gian cho bu i nói chuy n. K t h p các c i m này v i m c tiêu c a chúng ta, có th xây d ng m t chi n lư c nói chuy n m t cách h p lý nh t. - Xây d ng n i dung bài nói chuy n. Vi c so n th o bài thuy t trình g m ba giai o n: - Gi i h n nh ng i m chính.
  7. - Làm n i b t nh ng ý tư ng quan tr ng nh t. ưvà k t thúc có hi u qu . -M (1) Gi i h n nh ng i m chính: Luôn luôn nh r ng nói không gi ng như vi t. ơn gi n là nói không th chi ti t như vi t, ng b t ngư i nghe ch u ng quá nhi u thông tin. Ch nên t p trung nhi u ý tư ng c a chúng ta vào ba t i năm ph m trù chính vì thư ng c t a không th nh nhi u hơn ch ng ó i m. Nhi m v c a ngư i nói là làm n i b t nh ng i m quan tr ng, gi i h n nh ng i m quan tr ng s có cơ h i t t t m c tiêu. C n chú ý là: ơn gi n v n nhưng không gi ng như sơ sài. ngư i nghe s nh nh ng i m chính d dàng và dùng nh ng i m nh m t s hay t t c nh ng m m quan tr ng hơn, n u chính ó b t nh nhi u quá h s r i lo n. (2) Làm n i b t nh ng ý tư ng quan tr ng nh t. Khi ã gi i h n con s nh ng i m chính, ph i làm cho m i i m ó n i b t lên. Ph i d ki n m t chương trình làm vi c, m t phác i cương, m t ý tư ng là chúng ta s ha i t i âu v i bài thuy t trình c a mình. Ti p ó t o ra m t s chuy n ti p rõ ràng. Khi nói nên dùng m t câu chuy n ti p minh b ch, không nên dùng m t t chuy n ti p ng n g n như khi vi t. Ví d : khi vi t dùng t "m t
  8. là", "hai là", khi nói c n dùng câu chuy n ti p rõ ràng "khuy n ngh th hai là". Sau cùng, có th dùng phương pháp "t ng k t n a ch ng" làm n i b t nh ng i m quan tr ng, hãy tóm t t gi a nh ng i m chính ng ngư ng ngùng vì c l p di l p l i hay nh ng i m ph . thư ng xuyên khi thuy t trình. (3) M u và k t thúc hi u qu . Khi vi t m u và k t thúc nhanh, i u này l i tr thành t ng t trong khi nói. M u c p t i cái b t thư ng Có nhi u cách m u: nói chuy n vui, ho c c p t i cái quen thu c. Không ph i i cung có tài nói ua N u ta có kh nang này thì ó là xu t l i thê; tuy nhiên ch nên s d ng nó n u âu ó mang l i hi u quá t t cho tài cua chúng Hãy nh b n quy t c này khi ch n cáu chuy n vui kích thích c t a. ư c c tính cách công kích Th nh t, chuy n vui không bao gi b t c ngư i nào trong cư t a. Th hai, ng h mình Th ba, s d ng chuy n vui có ch ng xư c.
  9. Th tư, chuy n vui ph i liên quan t i ch hay hoàn c nh. c p cái b t thư ng s gây ư c s chú ý L im u b ng cách c a ngư i nghe b ng cách cho ngư i ta bi t i u gì ó mà h chưa gây s di u kỳ. Ví d : ưa ra nh ng câu h i cư ng i u bi t, (nghĩa là m t câu h i c ý cho c t a không tr l i ư c), m t hình nh sinh ng, m t câu chuy n làm s ng s t, ho c m t con s th ng kê quan tr ng. c p cái quen thu c gây ư c s chú ý c a ngư i nghe b ng cách liên k t v i m t i u gì ó mà ngư i nghe ã bi t r i. Ơ ây. n s hi u bi t c a c t a hơn là c n n s hi u kỳ c a h . cn n chính ngư i nghe. L im u này bao g m: nh ng l i cp hoàn c nh, s liên quan gi a di n gi và ngư i nghe, gi a ngư i ho c m t ngư i nào ó hay nghe và ch gi a di n gi và ch s vi c gì quen thu c v i ngư i nghe. Hãy nh r ng: o n m u hãy ng n g n: n u quá dài s gây hoang mang cho ngư i nghe.
  10. K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 2 II. K năng vi t: Cũng như nói. vi t có hi u qua ph i thi t l p ư c chi n lư c giao t.lép: xác nh m c tiêu rõ ràng, phân tích c t a và b c c có hi u qu . Sau ó, m i xem xét n k thu t vi t. Nên nh r ng: vi t là m t quá trình ph c t p bao g m nhi u giai o n khác nhau, ch không phái là m t công th c thu n túy ơn gi n. Thư ng quá trình so n thao g m ba giai o n: trư c khi vi t, phác th o và biên so n. Tài li u là toàn b văn bán chúng ta vi t: m t b c thư, m t công văn, m t báo cáo hay b t c th gì khác. t các ý tư ng trong m t văn b n là bư c Làm th nào di n cu i cùng. Ph i quan tâm thích áng bư c ban u trư c ó thì m i làm tôi bư c cu i cùng. Các bư c ban u bao g m: a. Ph i kh ng nh ch c ch n t cá nh ng gì c n phái vi t trong b c thông i p. nh ư c âu là ý chính, âu là ý ph . b. Nh n
  11. c s p x p các ý tư ng theo m t th t thích h p. u óc chưa hi u rõ v n này thì ngư i vi t khó tránh kh i Nu t các ý tư ng thành ngôn ng vi t. lúng túng kh mu n di n nh ư c âu là ý chính, âu là ý ph và s p x p chúng theo Nh n m t th t thích h p th c ra là m t ph n trong quá trình phác th o. gi m b t khó khăn cho ngư i vi t, c n chú ý: Phân cách các giai o n trư c khi vi t, phác th o và biên so n nh t là iv i nh ng tài li u quan tr ng và ph c t p. Không nên vi t li n m t m ch, hãy n nh th i kh c cho b n thân. - Phân cách quá trình tư tư ng kh i quá trình t ch c tr t t nh ng tư tư ng ó. Tư tư ng rõ ràng và vi t rõ ràng có liên quan v i nhau, nhưng không ph i là ng nh t. Hãy s p x p tư tư ng c a mình m t cách thích h p cho ngư i ng vi t ơn thu n theo c, th t tư tư ng n y sinh trong d u b n. - Phân.cách quá trình t ch c tr t t kh i quá trình phác th o. u vi t khi chưa có m t dàn ý tư ng. Hãy t ng bao gi b t ch c ý tư ng c a b n trư c khi b n b t u vi t ý tư ng ó th811h câu. - Phân cách quá trình phác th o v i quá trình biên so n. ng tìm cách biên so n trong khi phác th o. Trong giai o n phác th o c cho tinh th n sáng t o n y n , b n có th xem l i và xác nh chúng sau.
  12. Giai o n chu n b này h tr r t nhi u cho ngư i vi t: Nâng cao tính khúc chi t (gi m b t các trư ng h p sơ sót các ý quan tr ng và gi l i nh ng ý không c n thi t). Cho phép ngư i vi t t p trung cao vào bư c k ti p di n t các ý tư ng. - Ti t ki m th i gian vi t và c chính t . Nâng cao t tin cho b n thân. - Cho phép ngư i vi t d dàng s p x p các ý c n phái nh n m nh ho c không c n nh n m nh. Ngoài ra, do b c thông i p ư c chu n b r t k , cho nên ngư i c cũng s c m th y hài lòng: - B n thông i p rõ ràng khúc chi t. - M i tương quan gi a các ý ch t ch , giúp cho ngư i c d hi u, d nh . Ngư i c có ý ph n ng tích c c hơn và ch u nh ~ hư ng m nh s p x p các ý tư ng. b i trình b) Các nguyên t c áp d ng cho tài li u. Có b n nguyên t c áp d ng cho tài li u: (l) s th ng nh t và t m quan tr ng, (2) b c c và cách làm n i b t, (3) s m ch l c và (4) dài v a ph i. Tính th ng nh t và t m quan tr ng.
  13. Th ng nh t có nghĩa là bài vi t có tính ch t' ng nh t; nó k t h p xung quanh m t ý tư ng tr ng tâm, t t c nh m vào m t ch . T m quan tr ng ư c hi u là nh ng ý tư ng chính ư c làm n i b t, ư c nh n m nh cho ngư i c nh n ra. th c hi n nguyên t c này c n chú ý nh ng i m - V t b m i thông tin không liên h , làm cho tài li u th ng nh t quanh m c tiêu giao ti p và nhi m v c th . - Chú ý ph n gi i thi u và phàn k t lu n là nh ng phân c t y u loà llgt[ói h c cô kha là nó nhiêu nhai Trong llhâìl gi i thi u hãy ki n ti p thu cua ngư i t o s quan tâm và thái c. Trong ph n k t lu n, có thê phát bi u l i \ chính }lay không tùy theo tài li u dài ngh c a b n, phát bi u trư c hay ng n: phát bi u ký lu n hay ng tránh ưa vào m t ch hành m i ho c bi n giát hay châm chư c cho lu n c c a b n. B c c và cách làm n i b t. B c c là phân chia nh ng ý tư ng c a b n cho có h th ng: th b c và s p x p chúng th nào cho có tính thuy t ph c. Làm sao cho ngư i c nhìn th y rõ ràng. Hãy nh b n quy t c. M t là phái nh t quán, như: vi t hoa nh ng ý tư ng chính t u chí cu i. Th theo ý tư ng. Th ba, ch có l m hai, hãy s d ng nh ng tiêu d ng k thu t này vì n u làm n i b t m i th thì gi ng như không có i m nào n i b t lên c . Th tư, trình bày nh ng ý tư ng có t m
  14. quan tr ng ngang nhau b ng nh ng hình th c ng pháp gi ng nhau. M ch l c. M ch l c có nghĩa là tính liên k t ch t ch v i nhau c a ý tư ng. n cách sư d ng nh ng t liên k t. hình th c i u này liên quan ng pháp cũng như kỳ thu t làm n i b t. dài thích h p. Ngư i ta hay khuyên: hây viên ngân goá nh ng thê nói tài li u ng n nh t luôn luôn là tài li u có hi u quá nh t. C n biên so n tài dài thích h p. Dì nhiên. m t m t, phái lưu tâm li u v i n thì gi cua ngư i c. ng b t h phái v t v v i nh ng thông tin không c n thi t, m t khác. cũng không c n phai c t b nh ng thông tin thi t y u.
  15. K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 3 III. K năng nghe. Nghe là m t trong nh ng k năng quan tr ng cua quá trình giao ti p. Nó giúp các thu trư ng xác nh ư c nh ng nhu c u, nh ng vn , tâm tr ng ho c m c quan tâxn c a nhân viên. Quá trình giao ti p tr liên t t hơn. n u như các bên tham gia vào giao ti p bi t l ng nghe m t cách có hi u qu . L ng nghe là m t trong nh ng chìa khóa ch ch t. cho phép cư x và ngo i giao. Nghe là vi c khó làm do có nh ng tr ng i chú quan và khách quan khi n không t p trung tinh th n ư c. Có nh ng tr ng i ch quan sau ây: - Kh năng suy nghĩ nhanh hơn ngư i ta có th nói. Con ngư i có th suy nghĩ nhanh hơn t 10 n 2 0 l n so v i h nói. V i th i gian th a thãi ó nên óc b n d xao lãng, lang thang t ch này sang ch khác không liên h gì v i nhau. - Do t p quán xua u i "ti ng n" ra kh i u óc nên b n có th t ng xua u i n ra kh i u óc ngay cà khi không c n thi t. - Khó mà kháng c l i ý mu n nh y ph t t i k t lu n, b o v l p trư ng mình, nghi ng nh ng ý tư ng m i, phê phán nh ng khái
  16. ng ý, là nó v ti ng tư ai r , l ng m y ánh ch ni m b n không ti ng nói c a s hay nh t i công vi c khác ang làm. Th i gian cũng là tr ng i quan tr ng nh t. kh c phăng ng c a cu a b n ' c i thi n cách b n suy nghĩ b 1 b ng h t lên ~ nó và cách b n nghe nói. a) Cai thi n dáng i u: Gi tư th c i m t ra s n sàng nghe ngư i nói, tránh tư th khép kín u o i hay tư th khiêu khích. C ch cũng ph i c i m làm cho ngư i nói c m th y d ch u, tránh nh ng c ch nóng n y gây khó ch u. Nét m t cũng quan tr ng. n, trơ như á' Hãy ng có b m t bày t quan tâm: như ng mày hay cau mày, thình tho ng m m cư i ho c g c g c u. Nh ng c ch ó có th giúp quan h t t. Ti p ' xúc b ng m t là d u hi u quan tr ng nh t c s l ng nhe, không luôn u n nít n cư m chăm o hay h m mình. Tóm l i, h t s c chú ý n d u hi u phi ngôn ng , nh ng c ch phi ngôn ng không thích h p có th làm cho ngư i ta hi u l m m t cách tai h i. b C i thi n cách suy nghĩ.
  17. Bi t l ng nghe ph i do lòng chân thành nên c n ki m soát c c m tư ng l n tư tư ng c a b n thân. Hãy thông c m v i ngư i nói, l ng nghe trư c ã, nên nh n n i ngư i nói có th i gian, không nên ch n ngang hay ph n i trư c khi di n gi nói xong. Nh ng ý tư ng hay không nh t thi t ư c nói ra nhanh chóng và chính xác, th m chí rõ ràng. Hãy ki m ch s nóng n y c a mình, ng làm cho s giao ti p b t c b ng cách tranh cãi, ch trích hay n i gi n quá s m. Tránh phán oán trư c ho c ngư i nói ho c ch th o lu n. Hãy t o cơ h i cho nh ng v n b nh hư ng nhi u m im . ng u ho c cách phát bi u c a h . Nh ng ý tư ng vì c m giác ban h u ích có th không ư c di n t m t cách m l hãy dè ch ng nh ng thành ki n hay khuynh hư ng t nhiên c a mình khi l ng nghe. C g ng suy nghĩ m t cách khách quan và v i tinh th n phân tích. Trong khi l ng nghe hãy s p x p nh ng ý chính, cân nh c nh ng ch ng c . Ngoài vi c l ng nghe n i dung l i nói, hãy phân tích c m tư ng c a ngư i nói, cách ngư i ó nói như th nào (gi ng nói, âm lư ng, nét m t, c ch ) vì ôi khi ngư i ta nói ra i u khác h n v i i u mu n nói. c) Ph i nói gì ?
  18. Trong ph n l n th i gian l ng nghe ta không nói.gì c Bí quy t ng s im l ng. Hãy nghĩ r ng ó là cơ bi t l ng nghe là bi t ch u nghe ngư i khác nói, dù c m th y khó ch u ph i im l ng. hi Tuy v y, ngoài s im l ng cũng có th nói m t vài câu chuy n khuy n khích ngư i khác nói. Trư c h t, hãy ngư i t câu h i ta b t u nói. H i làm sáng t hay bi t chi ti t, nh c r ng mình hi u. Th hai, dùng nh ng câu ng n có tính khuy n khích ngư i ta nói thêm ho c có tác d ng như dáng i u chăm chú nghe. Ba k thu t: chăm chú quan tâm; suy lu n, không phê phán cho t i khi ngư i ta nói h t; nói nh ng câu ng n và gi im l ng thay vì tranh lu n có tác d ng l n trong vi c l ng nghe. Nhưng c n nh r ng: mu n tác n ngư i khác, ng có hi u qu ơn thu n s d ng k thu t, mà ph i xu t phát t không th ch tính cách, ph i làm cho ngư i ta hi u mình. hi u ngư i khác, nhưng a s nghe ngư i khác ' không Nghe là hi u và th c s không bao gi hi u ư c cái gì ang di n ph i ra trong n i tâm c a ngư i khác. "nghe" khi ngư i khác nói: Có th l ngư i khác, Có nhi u m c th c s là không nghe gì c . - Có th gi v nghe. Có th nghe m t cách ch n l c, chi nghe m t ph n lúc nói chuy n.
nguon tai.lieu . vn