Xem mẫu
- VIII. ®¸nh gi¸ dù ¸n
A. Gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n
141. Míi ®îc ®a ra trong mét vµi n¨m gÇn ®©y, c¸c ho¹t ®éng gi¸m s¸t vµ ®¸nh
gi¸ lîi Ých cña dù ¸n ®îc Ng©n hµng khuyÕn khÝch thùc hiÖn. C«ng viÖc nµy liªn
quan ®Õn x¸c ®Þnh nh÷ng lîi Ých mong ®îi tõ dù ¸n, gi¸m s¸t c¸c c¬ héi thu ®îc
nh÷ng lîi Ých nµy trong giai ®o¹n thùc hiÖn, vµ ®¸nh gi¸ møc ®é vµ t¸c ®éng cña
nh÷ng lîi Ých thu ®îc khi hoµn thµnh vµ sö dông dù ¸n. Gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých
cña dù ¸n gióp c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng b¶o ®¶m ®¹t ®îc lîi Ých ®· ®Þnh
th«ng qua ¸p dông c¸c biÖn ph¸p thÝch hîp t¹i mét sè giai ®o¹n cña chu tr×nh dù ¸n.
VÝ dô, trong giai ®o¹n chuÈn bÞ vµ thÈm ®Þnh dù ¸n, cÇn thu thËp th«ng tin c¬ b¶n vÒ
nh÷ng ngêi hëng lîi vµ c¸c ®iÒu kiÖn kinh tÕ x· héi ®Ó gióp lËp c¸c dù ¸n trªn c¬ së
cã nh÷ng gi¶ ®Þnh s¸t thùc vÒ ph¶n øng cña ngêi hëng lîi ®èi víi dù ¸n. C¸c lîi Ých
cña dù ¸n ®îc gi¸m s¸t sÏ b¶o ®¶m r»ng nh÷ng ngêi hëng lîi ®îc nhËn vµ sö
dông hµng ho¸ vµ dÞch vô cña dù ¸n ®óng theo mong ®îi ban ®Çu. Cã thÓ tiÕn hµnh
c¸c nghiªn cøu ®¸nh gi¸ t¸c ®éng t¹m thêi nh»m x¸c ®Þnh c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt tiÕp
theo sau khi hoµn thµnh phÇn thùc hiÖn vÒ vËt chÊt ®Ó ®¶m b¶o ®¹t ®îc lîi Ých, hç trî
cho c¸c ch¬ng tr×nh ph¸t triÓn ®ang tiÕn hµnh vµ híng dÉn cho chuÈn bÞ c¸c dù ¸n
míi.
142. Ngay tõ ®Çu chu tr×nh dù ¸n, bªn vay thêng chØ ®Þnh mét ®¬n vÞ chÞu tr¸ch
nhiÖm gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n trong suèt thêi gian dù ¸n vµ c¶ sau khi
hoµn thµnh dù ¸n nÕu vÉn cßn cÇn thiÕt. §¬n vÞ nµy ph¶i tù chuÈn bÞ thùc hiÖn nhiÖm
vô gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cho dù ¸n. Vµo ®Çu giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, bªn vay
ph¶i cËp nhËt cho ®¬n vÞ gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸ lîi Ých c¸c th«ng tin vÒ c¸c ®iÒu kiÖn kinh
tÕ x· héi theo khu vùc ¶nh hëng ®Õn dù ¸n. Khi ®ã ®¬n vÞ chÞu tr¸ch nhiÖm ph¶i tËp
hîp th«ng tin vÒ nh÷ng ngêi hëng lîi ®Ó nhËn biÕt toµn diÖn vÒ nh÷ng ngêi
hëng lîi vµ së thÝch cña ngêi sö dông, nÕu cÇn; ¶nh hëng cña dù ¸n ®Õn phóc lîi
kinh tÕ vµ x· héi; c¸ch tæ chøc nh÷ng ngêi hëng lîi; mèi quan t©m cña nh÷ng ngêi
hëng lîi tíi dù ¸n; rñi ro vµ nh÷ng viÖc cÇn lµm ®Ó ngêi hëng lîi nhËn ®îc hµng
ho¸ vµ dÞch vô cña dù ¸n.
143. Ngay c¶ víi ®Çy ®ñ hiÓu biÕt vÒ nh÷ng ngêi hëng lîi, ®¬n vÞ chÞu tr¸ch
nhiÖm gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n ph¶i chuÈn bÞ ®èi mÆt víi c¸c vÊn ®Ò liªn
quan tíi viÖc nhËn lîi Ých ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn. Nh÷ng vÊn ®Ò nµy
thêng n¶y sinh bëi kh«ng cã sù chó ý ®Çy ®ñ ®Õn viÖc b¶o ®¶m giao hµng ho¸ vµ dÞch
vô cña dù ¸n vµ c¸ch sö dông hµng ho¸ vµ dÞch vô cña nh÷ng ngêi hëng lîi. Do
vËy, ®¬n vÞ chÞu tr¸ch nhiÖm gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n ph¶i thiÕt lËp mét
hÖ thèng x¸c minh viÖc nhËn hµng hãa vµ sö dông hµng hãa cña nh÷ng ngêi hëng
lîi, ®o lêng t¸c ®éng, ®Ò xuÊt hµnh ®éng cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o thu ®îc lîi Ých.
144. §¬n vÞ thùc hiÖn cÇn lËp lÞch tr×nh cho c¸c ho¹t ®éng gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi
Ých cña dù ¸n b¾t ®Çu ngay khi hµng ho¸ hay dÞch vô cña dù ¸n b¾t ®Çu chuyÓn ®Õn
ngêi hëng lîi. CÇn b¾t ®Çu tõ c¸c phÇn viÖc giao sím (vÝ dô ch¬ng tr×nh ph©n
41
- phèi ph©n bãn) bëi nh÷ng ho¹t ®éng nµy vµ lîi Ých ph¸t sinh thêng b¾t ®Çu rÊt l©u
tríc khi hoµn thµnh toµn bé dù ¸n. C¸c ho¹t ®éng gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cÇn cã
sù thu thËp th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó kh¼ng ®Þnh r»ng nh÷ng ngêi hëng lîi ®· nhËn vµ
sö dông hµng ho¸ vµ dÞch vô cña dù ¸n vµ cã lîi Ých tõ viÖc sö dông ®ã. C¸c b¸o c¸o
gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cÇn ng¾n gän nhng ®ñ chi tiÕt ®Ó nhËn ra sù kh¸c nhau
gi÷a t×nh h×nh ho¹t ®éng thùc tÕ vµ dù tÝnh ë c¸c m¶ng quan träng, gióp cho viÖc ph©n
tÝch c¸c vÊn ®Ò vµ ¸p dông c¸c biÖn ph¸p söa ch÷a.
145. Gi¸m ®èc dù ¸n lu«n ®îc mong ®îi sÏ ®ãng gãp ®¸ng kÓ cho c¸c nç lùc gi¸m
s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cho dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n cã thÓ hç trî b»ng c¸ch cho phÐp tiÕp
cËn dÔ dµng c¸c tµi liÖu cña dù ¸n vµ cung cÊp sè liÖu vÒ hµng ho¸ vµ dÞch vô ®· giao
vµ sè liÖu vÒ hµng ho¸ vµ dÞch vô mµ nh÷ng ngêi hëng lîi ®· sö dông. Trong
trêng hîp sù ph¸t triÓn cña dù ¸n cho thÊy cÇn cã thay ®æi ®Ó ®¹t ®îc c¸c lîi Ých
nh mong muèn, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lµ mét trong sè nh÷ng ngêi tham gia thiÕt kÕ,
thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi nµy.
B. B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n
146. Trong vßng ba th¸ng sau khi hoµn thµnh dù ¸n, ®¬n vÞ thùc hiÖn ph¶i chuÈn bÞ
b¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n. Môc ®Ých cña b¸o c¸o lµ cung cÊp giíi thiÖu ng¾n gän vÒ dù
¸n tõ khi b¾t ®Çu ®Õn lóc hoµn thµnh, ®¸nh gi¸ sù hoµn thµnh vµ ®Çy ®ñ cña qu¸ tr×nh
chuÈn bÞ vµ thÈm ®Þnh víi qu¸ tr×nh thùc hiÖn, xem xÐt l¹i kinh nghiÖm trong viÖc thùc
hiÖn dù ¸n vµ rót ra c¸c bµi häc cã thÓ ¸p dông cho c¸c dù ¸n t¬ng lai. Phô lôc 15 tr×nh
bµy mét sè néi dung cho b¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n. B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n ph¶i
®îc lËp díi sù híng dÉn cña Gi¸m ®èc dù ¸n- Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i quan t©m ®Ó
cung cÊp mét b¸o c¸o thùc tÕ vµ kh¸ch quan vÒ c¸ch ®Þnh h×nh, chuÈn bÞ vµ thùc hiÖn
dù ¸n. VÒ phÝa m×nh, trong vßng 6 th¸ng kÓ tõ ngµy hoµn thµnh dù ¸n, Ng©n hµng sÏ
lËp b¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n cña riªng Ng©n hµng.
42
- Phô lôc
- Phô lôc
Phô lôc Trang
1. Danh môc c¸c c«ng viÖc qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ......................................... 47
2. Danh môc c¸c vÊn ®Ò thêng gÆp trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n ......... 51
3. LËp lÞch tr×nh thùc hiÖn dù ¸n vµ kÕ ho¹ch sö dông nguån lùc ................. 55
4. LËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm so¸t dùa trªn C¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc ............. 79
5. Chøc n¨ng cña c¸n bé v¨n phßng dù ¸n (PMO) ............................................ 91
6. HÖ thèng kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n chi phÝ dù ¸n ................................................ 95
7. Hå s¬ vµ c¸c file d÷ liÖu vÒ dù ¸n ................................................................... 99
8. Gîi ý ®Ò c¬ng cho Tµi liÖu híng dÉn c¸c thñ tôc cña dù ¸n ................ 103
9. Thñ tôc lùa chän t vÊn .................................................................................. 107
10. Thñ tôc mua hµng ho¸ vµ c«ng tr×nh d©n dông ....................................... 113
11. MÉu yªu cÇu thay ®æi ®¬n ®Æt hµng ........................................................... 119
12. Nh÷ng c«ng cô vµ kü thuËt ®Ó dù to¸n vµ kiÓm tra tiÕn ®é .................... 123
13. C¸c ®oµn c«ng t¸c qu¶n lý dù ¸n cña ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ ..... 133
14. híng dÉn chuyÓn tiÕp tõ giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n sang vËn
hµnh dù ¸n ...................................................................................................... 139
15. Mét sè néi dung gîi ý cho b¸o c¸o kÕt thóc dù ¸n .................................. 143
- Phô lôc 1
c¸c c«ng viÖc qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n
45
- 46
- Phô lôc 1
c¸c c«ng viÖc qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n
Qu¶n lý dù ¸n
- LËp kÕ ho¹ch vµ lËp lÞch tr×nh c¸c ho¹t ®éng dù ¸n;
- Tæ chøc v¨n phßng dù ¸n;
- TuyÓn dông, ph©n c«ng c«ng viÖc vµ gi¸m s¸t c¸n bé dù ¸n;
- Gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng dù ¸n;
- Phèi hîp víi Ng©n hµng vµ c¸c nhµ tµi trî kh¸c;
- Xem xÐt l¹i c¸c b¸o c¸o cña c¸c nhµ t vÊn dù ¸n, c¸c nhµ cung cÊp vµ
nhµ thÇu;
- ChuÈn bÞ c¸c b¸o c¸o do Ng©n hµng yªu cÇu.
Qu¶n lý tµi chÝnh
- X©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh chi tiÕt, theo giai ®o¹n, bao gåm c¶ ng©n
s¸ch dù ¸n;
- X©y dùng vµ duy tr× hÖ thèng kÕ to¸n dù ¸n;
- ThiÕt lËp víi Ng©n hµng c¸c thñ tôc thÝch hîp vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay;
- Chøng nhËn ho¸ ®¬n thanh to¸n;
- Thµnh lËp thñ tôc kiÓm to¸n dù ¸n;
- ChuÈn bÞ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh.
Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång
1. §èi víi c¸c nhµ t vÊn:
- ChuÈn bÞ danh s¸ch ng¾n c¸c nhµ t vÊn;
- ChuÈn bÞ vµ ph¸t hµnh th mêi nép ®Ò xuÊt tíi c¸c nhµ t vÊn;
- §¸nh gi¸ ®Ò xuÊt cña c¸c nhµ t vÊn vµ ®µm ph¸n hîp ®ång;
- Gi¸m s¸t c«ng viÖc cña nhµ t vÊn.
47
- Phô lôc 1
TiÕp theo
2. §èi víi hµng ho¸ vµ c«ng tr×nh d©n sù:
- ChuÈn bÞ danh s¸ch hµng ho¸ vµ gãi hîp ®ång;
- ChuÈn bÞ hå s¬ mêi thÇu vµ ph¸t hµnh th mêi thÇu;
- ChÊm hå s¬ thÇu vµ ®µm ph¸n hîp ®ång;
- KiÓm tra hµng ho¸ vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc x©y dùng.
48
- Phô lôc 3
TiÕp theo
Phô lôc 3
LËp lÞch tr×nh thùc hiÖn dù ¸n vµ kÕ ho¹ch sö
dông nguån lùc
53
- Phô lôc 3
TiÕp theo
54
- Phô lôc 3
TiÕp theo
LËp lÞch tr×nh thùc hiÖn dù ¸n vµ kÕ ho¹ch sö
dông nguån lùc
Phô lôc nµy tr×nh bµy mét sè kü thuËt lËp lÞch tr×nh cho mét dù ¸n vµ c¸ch sö dông
chóng cïng víi c¸c thñ tôc ®Ó b¶o ®¶m sö dông hiÖu qu¶ c¸c nguån lùc cña dù ¸n.
A. C¸c kü thuËt lËp lÞch tr×nh
1. B¶ng liÖt kª c¸c ho¹t ®éng §©y lµ c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt ®Ó lËp lÞch tr×nh tiÕn hµnh
c¸c ho¹t ®éng. Ph¬ng ph¸p nµy (vÝ dô trong h×nh 1) thêng chØ sö dông cho c¸c
dù ¸n ®¬n gi¶n víi kh«ng nhiÒu ho¹t ®éng do mét vµi c¸n bé chuyªn tr¸ch ®¶m
nhiÖm.
H×nh 1 C¸c ho¹t ®éng
STT M« t¶ ho¹t ®éng Thêi gian thùc hiÖn
1 "NhiÖm vô X" 15/2 - 15/6/1985
2 "NhiÖm vô Y" 1/5 - 1/9/1985
3 "Ho¹t ®éng 4" 1/6/1985
4 "NhiÖm vô Z" 1/8 -15/11/1985
2. BiÓu ®å d¹ng thanh (BiÓu ®å Grant)§©y lµ mét d¹ng biÓu ®å thÓ hiÖn c¸c c«ng
viÖc cÇn lµm vµ mèi liªn hÖ gi÷a c¸c giai ®o¹n cña dù ¸n. H×nh 2 giíi thiÖu mét
biÓu ®å kiÓu thanh ngang. Víi trôc thêi gian n»m phÝa díi ®Ó giãng lªn, ®å thÞ
sÏ chØ ra kho¶ng thêi gian cÇn thiÕt ®Ó hoµn thiÖn mét dù ¸n. Mçi vßng trßn (mèc
ho¹t ®éng) thÓ hiÖn sù hoµn thµnh mét giai ®o¹n trong toµn bé qu¸ tr×nh thùc
hiÖn vµ mçi thanh h×nh ch÷ nhËt biÓu diÔn mét c«ng viÖc. 3 h×nh ch÷ nhËt trong
h×nh vÏ thÓ hiÖn cho toµn bé dù ¸n.
H×nh 2. BiÓu ®å d¹ng thanh
11 2
2 NhiÖm vô X
3
3 4 5
5 NhiÖm vô Y
7 NhiÖm vô Z
1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 1/12
1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 1/12
55
- Phô lôc 3
TiÕp theo
BiÓu ®å d¹ng thanh cho thÊy mèi liªn hÖ gi÷a c¸c mèc ho¹t ®éng quan träng trong
cïng mét nhiÖm vô. Nh trong h×nh 2, ho¹t ®éng 2 cha thÓ b¾t ®Çu khi ho¹t ®éng 1
cha kÕt thóc vµ ho¹t ®éng 4 còng cha thÓ b¾t ®Çu khi ho¹t ®éng 3 cha kÕt thóc;
tuy nhiªn mèi quan hÖ gi÷a nhiÖm vô X vµ nhiÖm vô Y hoÆc gi÷a nhiÖm vô Y vµ Z l¹i
kh«ng ®îc thÓ hiÖn ë ®©y. BiÓu ®å kiÓu nµy kh«ng chØ ra ®îc liÖu r»ng ho¹t ®éng
6 cã thÓ ®îc b¾t ®Çu tríc khi ho¹t ®éng 2 kÕt thóc hay kh«ng hoÆc ho¹t ®éng 6 vµ
7 cã ph¶i hoµn toµn phô thuéc vµo c¸c ho¹t ®éng trong c«ng viÖc X hay kh«ng ? §©y
lµ mét h¹n chÕ lín. Nh vËy tõ biÓu ®å d¹ng thanh ngêi ta cã thÓ nªu ®îc mèi liªn
hÖ gi÷a c¸c mèc ho¹t ®éng cña cïng mét c«ng viÖc nhng kh«ng thÓ x¸c ®Þnh ®îc
mèi liªn hÖ gi÷a c¸c mèc ho¹t ®éng trong nh÷ng nhiÖm vô kh¸c nhau.
BiÓu ®å d¹ng thanh lµ mét c«ng cô dïng ®Ó lËp lÞch tr×nh thùc hiÖn rÊt h÷u hiÖu ®èi
víi nh÷ng dù ¸n ®¬n gi¶n ®ßi hái rÊt Ýt yªu cÇu phèi hîp c¸c c«ng viÖc cña dù ¸n
nhng nã hÇu nh sÏ kh«ng cã t¸c dông nÕu ®îc dïng lµm c«ng cô ®Ó lËp kÕ ho¹ch
vµ kiÓm so¸t hoÆc khi m« t¶ v« sè mèi t¬ng quan gi÷a c¸c giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh
thùc hiÖn mét dù ¸n phøc t¹p.
3. S¬ ®å VÏ s¬ ®å ®îc sö dông nh mét ph¬ng tiÖn ®Ó x©y dùng lÞch tr×nh thùc
hiÖn dù ¸n víi môc ®Ých nªu bËt ®îc c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c mèc ho¹t ®éng
quan träng vµ c¸c c«ng viÖc trong toµn bé dù ¸n. §Ó minh häa cho t¸c dông ®ã,
phÇn díi ®©y sÏ nªu c¸ch nh÷ng nhµ khëi xíng ra ph¬ng ph¸p lËp lÞch tr×nh
thùc hiÖn theo kiÓu s¬ ®å ®· ph¸t triÓn biÓu ®å d¹ng thanh sang d¹ng s¬ ®å. Qu¸
tr×nh nµy sÏ ®îc tiÕn hµnh qua ba bíc.
a. H×nh 3 thÓ hiÖn bíc ®Çu tiªn: qu¸ tr×nh chuyÓn tõ biÓu ®å d¹ng thanh sang s¬
®å. Xo¸ c¸c h×nh ch÷ nhËt vÏ bao bªn ngoµi thÓ hiÖn cho c¸c c«ng viÖc vµ biÓu
H×nh 3. Sau bíc 1- chuyÓn tõ biÓu ®å d¹ng thanh sang s¬ ®å
1 2 NhiÖm vô X
1 2
3
3 4
4 5
5 NhiÖm vô Y
6 7 NhiÖm vô Z
6 7
56
- Phô lôc 3
TiÕp theo
diÔn mèi quan hÖ gi÷a nh÷ng mèc ho¹t ®éng quan träng trong mét c«ng viÖc
b»ng c¸ch dïng c¸c mòi tªn nèi c¸c mèc.
MÆc dï sau bíc nµy ta ®· cã mét biÓu ®å râ h¬n nhng cha gi¶i quyÕt ®îc
khã kh¨n x¸c ®Þnh mèi liªn hÖ gi÷a c¸c mèc ho¹t ®éng kh«ng n»m trong cïng
mét c«ng viÖc. VÝ dô, vÉn cha râ lµ liÖu cã ph¶i hoµn thµnh mèc 4 tríc khi b¾t
®Çu mèc 7 hay kh«ng vµ ngêi ta còng kh«ng thÓ nãi r»ng liÖu c¸c mèc ho¹t
®éng 3 vµ 4 trong nhiÖm vô Y ph¶i cïng ®îc hoµn thµnh tríc khi mèc ho¹t
®éng 2 cã thÓ b¾t ®Çu, hay chØ ®îc thùc hiÖn mèc ho¹t ®éng 3.
b. Bíc thay ®æi thø 2 lµ bæ sung nh÷ng mèi liªn hÖ gi÷a c¸c mèc ho¹t ®éng quan
träng cña c¸c nhiÖm vô kh¸c nhau nh trong H×nh 4. ViÖc vÏ thªm c¸c mòi tªn
biÓu diÔn nh÷ng tr×nh tù quan träng trong dù ¸n sÏ thÓ hiÖn ®îc mèc ho¹t ®éng
nµo ph¶i ®i sau mèc ho¹t ®éng nµo vµ kh«ng liªn quan tíi mèc nµo. VÝ dô Mèc
ho¹t ®éng 4 kh«ng thÓ b¾t ®Çu tríc khi Mèc 3 hoµn thµnh vµ v× Mèc 3 phô
thuéc vµo Mèc 1 nªn Mèc 4 còng phô thuéc vµo Mèc 1. Nãi tãm l¹i, mèi liªn hÖ
gi÷a c¸c mèc ho¹t ®éng trong mét dù ¸n tæng thÓ (kh«ng phô thuéc nã n»m
trong c«ng viÖc) sÏ ®îc biÓu diÔn lªn biÓu ®å th«ng qua nh÷ng mòi tªn vÏ thªm.
Râ rµng Mèc 1 sÏ lµ ®iÓm b¾t ®Çu vµ Mèc 7 lµ ®iÓm kÕt thóc cña toµn bé dù ¸n.
H×nh 4. Sau bíc 2 - chuyÓn tõ biÓu ®å sang s¬ ®å
1 2
NhiÖm vô X
1 2
5 NhiÖm vô Y
3
3 4
4
5
6
NhiÖm vô Z
7
6 7
c. Sau khi ®· cã ®îc h×nh 4 víi toµn bé c¸c mèi liªn hÖ gi÷a c¸c mèc b»ng nh÷ng
mòi tªn, bíc thø 3 lµ g¹ch bá hoµn toµn tõ “c«ng viÖc” ®Ó cã ®îc h×nh 5. Ngoµi
ra trôc ngang chØ thêi gian còng ®îc xãa bá vµ thay vµo ®ã thêi gian sÏ ®îc
biÓu diÔn ngay trªn chÝnh c¸c ®êng mòi tªn. Do tÊt c¶ c¸c kho¶ng thêi gian ®·
®îc nªu ra nªn kh«ng cßn cÇn tíi trôc ®o thêi gian n÷a. KÕt qu¶ cña ba bíc
®iÒu chØnh ®îc thÓ hiÖn trªn h×nh 5 víi c¸c con sè thêi gian tÝnh b»ng tuÇn vµ
®îc viÕt trªn c¸c mòi tªn.
57
- Phô lôc 3
TiÕp theo
H×nh 5. Toµn bé biÓu ®å d¹ng thanh ®· ®îc chuyÓn thµnh s¬ ®å
1
1 2
2 1.5
2.5
2.5
1.0 3.0
3
3 4
4 5
5
3.0 1.5 1.5
3.5
6
6 7
7
Nh vËy biÓu ®å d¹ng thanh víi c¸c mèc ho¹t ®éng hoÆc kÕt qu¶ cña c¸c c«ng viÖc
cã liªn hÖ víi nhau cña mét dù ¸n hoµn chØnh cho phÐp chuyÓn ®îc thµnh d¹ng s¬
®å.
¦u ®iÓm chÝnh cña s¬ ®å so víi biÓu ®å d¹ng thanh lµ:
- ChØ ra tÊt c¶ mèi liªn hÖ gi÷a c¸c ho¹t ®éng;
- Gi¶m bít viÖc ph¶i chia thµnh c¸c c«ng viÖc cô thÓ v× dù ¸n ®îc xem nh mét
tæng thÓ hîp nhÊt chø kh«ng ph¶i lµ mét tËp hîp c¸c c«ng viÖc;
- Thay thÕ thang chia thêi gian ®ång nhÊt tríc ®©y b»ng c¸c ®¬n vÞ thêi gian
riªng cho mçi mét nh¸nh trong s¬ ®å;
- Cã thÓ sö dông cho nh÷ng dù ¸n kh¸ phøc t¹p.
B. VÏ s¬ ®å
1. C¸c ®Þnh nghÜa: tríc khi ®i s©u vµo c¸c chi tiÕt cña s¬ ®å nªn n¾m ®îc mét sè
®Þnh nghÜa vµ ký hiÖu c¬ b¶n sau:
a. Mét sù kiÖn (hoÆc Mèc ho¹t ®éng) biÓu diÔn b»ng mét h×nh trßn: biÓu thÞ sù b¾t
®Çu hoÆc kÕt thóc cña mét ho¹t ®éng
b. Mçi ho¹t ®éng ®îc biÓu diÔn b»ng mét mòi tªn vµ cÇn thêi gian ®Ó kÕt thóc: vÝ
dô chê ®«ng bª t«ng hoÆc chê ®Ó nhËp vËt t, vËt liÖu. Mçi mét ho¹t ®éng b¾t
®Çu vµ kÕt thóc b»ng mét vßng trßn: ho¹t ®éng A ®îc biÓu diÔn nh sau:
A
c. S¬ ®å lµ mét c¸ch biÓu diÔn b»ng h×nh vÏ vÒ trËt tù logic cña c¸c ho¹t ®éng vµ
quan hÖ gi÷a chóng. Do ®ã ®Ó thÓ hiÖn c¸c tr×nh tù ta dïng s¬ ®å.
58
- Phô lôc 3
TiÕp theo
Tr×nh tù logic: BiÓu diÔn b»ng s¬ ®å
- C«ng viÖc B kh«ng thÓ b¾t ®Çu A B
tríc khi A kÕt thóc hoÆc B
phô thuéc vµo viÖc hoµn F H
thµnh A. G
- ViÖc H chØ cã thÓ b¾t ®Çu sau D
khi hoµn thµnh c¶ F vµ G C
E
- C«ng viÖc C ph¶i kÕt thóc th×
D vµ E míi cã thÓ b¾t ®Çu. J
L
- C¶ hai viÖc J vµ K ph¶i hoµn M
K
thµnh ®Ó L vµ M cã thÓ b¾t ®Çu.
d. Ho¹t ®éng gi¶ tëng lµ mét ho¹t ®éng chØ mang tÝnh h×nh thøc ®îc biÓu diÔn
trong s¬ ®å b»ng ®êng mòi tªn nÐt ®øt ®Ó thÓ hiÖn mét ho¹t mét ho¹t ®éng sau
mòi tªn nÐt døt sÏ kh«ng thÓ ®îc b¾t ®Çu cho tíi khi ho¹t ®éng ë phÝa tríc
ho¹t ®éng gi¶ tëng kÕt thóc. Ho¹t ®éng nµy kh«ng cÇn tíi thêi gian còng nh
chi phÝ ®Ó thùc hiÖn vµ chØ ®îc ®a vµo ®Ó ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n vÒ mÆt logÝc.
VÝ dô:
Tr×nh tù logic: BiÓu diÔn b»ng s¬ ®å
C«ng viÖc N vµ P ph¶i ®îc hoµn N Q
thµnh tríc khi Q cã thÓ b¾t ®Çu;
ViÖc R chØ phô thuéc vµo sù hoµn
thµnh c«ng viÖc P; X lµ mét ho¹t X
®éng gi¶ dïng ®Ó thÓ hiÖn sù phô P R
thuéc cña Q vµo P.
Mét vÝ dô chung thÓ hiÖn tr×nh tù logÝc trªn s¬ ®å lµ viÖc chuÈn bÞ vµ nÊu c¬m, chuÈn
bÞ vµ nÊu thÞt vµ cuèi cïng lµ ¨n c¶ hai thø.
ChuÈn bÞ g¹o NÊu c¬m ¡n
NÊu thÞt
ChÕ biÕn thÞt
VÏ lªn mét s¬ ®å lµ qu¸ tr×nh thö vµ söa. Ba c©u hái hç trî cho viÖc vÏ s¬ ®å vµ lµ c¬
së ®Ó kiÓm chøng mäi ho¹t ®éng:
59
- Phô lôc 3
TiÕp theo
- Ho¹t ®éng nµo cã thÓ ®îc lµm ®ång thêi víi ho¹t ®éng nµy?
- Ho¹t ®éng nµo ph¶i ®îc thùc hiÖn tríc khi ho¹t ®éng nµy b¾t ®Çu?
- Ho¹t ®éng nµo kh«ng thÓ b¾t ®Çu ®îc khi ho¹t ®éng nµy cha ®îc hoµn thµnh?
2. Thêi gian thùc hiÖn dù ¸n Cho ®Õn phÇn nµy, s¬ ®å míi chØ thÓ hiÖn ®îc
mèi liªn hÖ logic cña c¸c ho¹t ®éng kh¸c nhau; khi ®a thªm yÕu tè “thêi gian”, s¬ ®å
sÏ cã nhiÒu t¸c dông h¬n. C¬ së ®Ó bæ sung lµ kho¶ng thêi gian cña mçi ho¹t ®éng -
chÝnh lµ íc tÝnh s¬ lîc ®îc coi lµ chÝnh x¸c nhÊt vÒ kho¶ng thêi gian cÇn thiÕt ®Ó
thùc hiÖn xong ho¹t ®éng. Tïy theo lo¹i dù ¸n mµ thêi gian cho c¸c ho¹t ®éng cã thÓ
tÝnh b»ng ngµy, tuÇn hoÆc th¸ng víi ®iÒu kiÖn ®¬n vÞ tÝnh ph¶i ®îc thèng nhÊt cho
c¶ dù ¸n. Khi kho¶ng thêi gian cña mçi ho¹t ®éng ®· ®îc x¸c ®Þnh sÏ tÝnh ®îc thêi
®iÓm cña c¸c ho¹t ®éng . Mçi ho¹t ®éng cã 2 mèc thêi gian :
a. “B¾t ®Çu sím- Early start” lµ thêi ®iÓm sím nhÊt mµ mét ho¹t ®éng cã thÓ b¾t
®Çu ®îc thùc hiÖn khi tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng dÉn tíi ho¹t ®éng nµy ®Òu ®· ®îc
hoµn thµnh. NÕu cã nhiÒu h¬n mét d·y ho¹t ®éng nèi tíi ho¹t ®éng nµy th× ®iÓm
b¾t ®Çu sím sÏ ®îc tÝnh theo d·y ®êng nèi dµi nhÊt hoÆc b»ng tæng lín nhÊt
cña c¸c kho¶ng thêi gian. §Ó tiÖn theo dâi, biÓu thÞ thêi gian b¾t ®Çu sím b»ng
mét con sè ®îc g¹ch ch©n vµ viÕt díi vßng trßn (biÓu diÔn ho¹t ®éng)
b. “B¾t ®Çu muén- Late start” lµ thêi h¹n muén nhÊt ®Ó b¾t ®Çu tiÕn hµnh ho¹t
®éng mµ kh«ng lµm tr× ho·n thêi gian hoµn thµnh dù ¸n. §Ó tÝnh to¸n thêi ®iÓm
b¾t ®Çu muén, tÝnh ngîc tõ ho¹t ®éng cuèi cïng ®Õn thêi ®iÓm b¾t ®Çu ho¹t
®éng. Trong trêng hîp cã trªn hai d·y ho¹t ®éng nèi tõ ho¹t ®éng cÇn tÝnh,
thêi gian b¾t ®Çu muén nhÊt sÏ ®îc x¸c ®Þnh theo thêi ®iÓm sím nhÊt tÝnh to¸n
®îc. Thêi ®iÓm b¾t ®Çu muén ®îc thÓ hiÖn b»ng mét con sè cã g¹ch phÝa trªn
vµ ®îc ®Æt phÝa trªn vßng trßn.
3. C¸c tuyÕn ho¹t ®éng chñ yÕu- Critical Path. §a sè c¸c dù ¸n víi møc ®é phøc
t¹p kh¸c nhau bao gåm c¶ hai lo¹i ho¹t ®éng chñ yÕu vµ thø yÕu vµ ph¶i ®îc tiÕn
hµnh theo mét tr×nh tù thÝch hîp. Mét sè ho¹t ®éng cã thÓ cïng ®îc thùc hiÖn
nhng mét sè kh¸c th× l¹i cha thÓ b¾t ®Çu khi nh÷ng ho¹t ®éng kh¸c cã liªn quan
cha hoµn thµnh. ViÖc vÏ s¬ ®å ho¹t ®éng cña dù ¸n theo kü thuËt giíi thiÖu ë trªn
thùc ra chØ lµ miªu t¶ dù ¸n nh mét tËp hîp cña nh÷ng tuyÕn ho¹t ®éng song song
tõ ®iÓm b¾t ®Çu ®Õn kÕt thóc dù ¸n. Víi s¬ ®å ta thÊy cã mét sè tuyÕn ho¹t ®éng ®Ó
hoµn thµnh dù ¸n. TuyÕn ho¹t ®éng chñ yÕu thÓ hiÖn nhãm c¸c ho¹t ®éng ®ßi hái
thêi gian thùc hiÖn l©u nhÊt. Tæng thêi gian cña mét tuyÕn ho¹t ®éng chñ yÕu ph¶i
b»ng hoÆc lín h¬n tæng thêi gian cña c¸c tuyÕn kh¸c. Thêi gian thùc hiÖn dù ¸n
chÝnh b»ng kho¶ng thêi gian theo tuyÕn ho¹t ®éng chñ yÕu. Trong trêng hîp tuyÕn
ho¹t ®éng chñ yÕu cã tæng thêi gian thùc hiÖn b»ng mét tuyÕn kh¸c th× thêi gian cña
60
- Phô lôc 3
TiÕp theo
dù ¸n còng sÏ b»ng c¶ hai tuyÕn ®ã. Mét c¸ch x¸c ®Þnh c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu lµ tÝnh
to¸n thêi ®iÓm sím nhÊt vµ muén nhÊt mµ mçi ho¹t ®éng cã thÓ x¶y ra råi sau ®ã
kiÓm tra nhanh xem ho¹t ®éng cã n»m trªn tuyÕn ho¹t ®éng chñ chèt kh«ng.
§Ó minh häa, xem xÐt mét dù ¸n ®¬n gi¶n víi nh÷ng ho¹t ®éng vµ tr×nh tù thùc hiÖn
nh sau:
Ho¹t ®éng Kho¶ng thêi gian thùc hiÖn b×nh thêng
A 3 ngµy
B 5 ngµy
C 1 ngµy
D 2 ngµy
E 2 ngµy
F 4 ngµy
G 3 ngµy
H 1 ngµy
C¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n víi thêi gian thùc hiÖn ®îc biÓu diÔn trong h×nh vÏ díi ®©y
6
3
B E
5 C 2 F H
1 A 2 4 7 8
3 1 4 1
D G
2 3
5
X¸c ®Þnh kho¶ng thêi gian thùc hiÖn dù ¸n vµ nh÷ng ho¹t ®éng chñ yÕu. (Lu ý: nªn
xem l¹i s¬ ®å mét lÇn n÷a ®Ó ®¶m b¶o ngêi ®äc hiÓu ®îc tr×nh tù logic sö dông
trong s¬ ®å, c¸c ho¹t ®éng sÏ ®îc ®¸nh sè).
Bíc 1 : X¸c ®Þnh ®iÓm b¾t ®Çu sím nhÊt cña mçi ho¹t ®éng.
Nh trªn ®· nªu, thêi ®iÓm b¾t ®Çu sím (Early start- ES) sÏ ®îc biÓu thÞ b»ng mét
sè cã g¹ch ch©n vµ viÕt díi vßng trßn. G¸n gi¸ trÞ “0” cho ES cña ho¹t ®éng 1 vµ
céng thªm kho¶ng thêi gian thùc hiÖn ho¹t ®éng vµo gi¸ trÞ ES.
§èi víi ho¹t ®éng mµ cã tíi 2 mòi tªn dÉn tíi nh ho¹t ®éng 4 vµ 7 th× sÏ tÝnh ®îc
mét vµi gi¸ trÞ cña thêi ®iÓm b¾t ®Çu sím. Trong trêng hîp nh vËy ph¶i lÊy thêi
®iÓm nµo cã gi¸ trÞ lín nhÊt lµ thêi ®iÓm b¾t ®Çu sím cña “ho¹t ®éng gép” nµy. VÝ
61
- Phô lôc 3
TiÕp theo
dô, trong ho¹t ®éng 4, theo tuyÕn A-B cÇn 3+5=8 ngµy trong khi theo tuyÕn A-C chØ
cÇn 1+3=4 ngµy → ES ph¶i b»ng 8 ngµy. T¬ng tù “thêi ®iÓm b¾t ®Çu sím” cña ho¹t
®éng sè 7 sÏ lµ 12 ngµy.
6
3
B E 10
5 8 2
A C F H
1 3 2 1 4 4 7 1 8
0 3 D 8 12 13
G
2 3
5
Bíc 2: X¸c ®Þnh ®iÓm b¾t ®Çu muén nhÊt cña mçi ho¹t ®éng.
8 12
3 6
B E 10
0 3 5 8 8 2 12 13
A C F H
1 3 2 1 4 4 7 1 8
0 3 D 8 12 12
2 G
9 3
5
B-8
5
Nh trªn ®· nªu, thêi ®iÓm b¾t ®Çu muén cña mçi ho¹t ®éng (LS) ®îc thÓ hiÖn
b»ng mét con sè cã g¹ch trªn vµ viÕt bªn trªn vßng trßn chØ ho¹t ®éng. G¸n gi¸ trÞ cña
®iÓm b¾t ®Çu sím x¸c ®Þnh ®îc cho ho¹t ®éng cuèi cïng lµm thêi ®iÓm b¾t ®Çu
muén cña chÝnh nã (trong vÝ dô nµy lµ sè 13 vµ viÕt lªn trªn vßng trßn). B¾t ®Çu lÊy
LS trõ lïi ®i kho¶ng thêi gian thùc hiÖn ho¹t ®éng tríc ®ã ®Ó ®îc thêi ®iÓm b¾t
®Çu muén cña ho¹t ®éng nµy. Khi gÆp mét ho¹t ®éng cã hai hoÆc nhiÒu mòi tªn xuÊt
ph¸t th× ph¶i ghi l¹i tÊt c¶ c¸c ®iÓm b¾t ®Çu muén vµ chØ cÇn chän ®iÓm b¾t ®Çu
muén nhÊt. Quay trë l¹i vÝ dô trêng hîp ho¹t ®éng 4- n¬i xuÊt ph¸t cña hai ho¹t
®éng E vµ F. §êng dÉn ngîc H-E cho kÕt qu¶ lµ 13-1-2=10 ngµy trong khi ®êng
dÉn ngîc H-F cho kÕt qu¶ lµ 13-1-4=8 ngµy →8 ngµy sÏ lµ ®iÓm b¾t ®Çu muén cña
ho¹t ®éng 4.
Bíc 3 : Ghi tæng thêi gian thùc hiÖn dù ¸n.
CÇn ph¶i kiÓm tra ®Ó tÝnh to¸n cho ho¹t ®éng ®Çu tiªn (ho¹t ®éng 1 trong vÝ dô) cho
kÕt qu¶ cuèi cïng víi thêi ®iÓm b¾t ®Çu sím vµ b¾t ®Çu muén ®Òu b»ng 0 (ES=0 vµ
LS=0). NÕu kh«ng ®¹t ®îc kÕt qu¶ nh vËy th× ch¾c ch¾n ®· cã sai sãt trong qu¸
tr×nh céng trõ hoÆc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ lín nhÊt vµ nhá nhÊt. NÕu ®iÓm b¾t ®Çu muén
(LS) b»ng kh«ng, ta cã thÓ kÕt luËn r»ng tæng thêi gian thùc hiÖn dù ¸n sÏ b»ng thêi
62
- Phô lôc 3
TiÕp theo
h¹n b¾t ®Çu sím (ES) hay b¾t ®Çu muén (LS) cña ho¹t ®éng cuèi cïng. Trong vÝ dô
nµy, tæng thêi gian thùc hiÖn dù ¸n lµ 13 ngµy.
Bíc 4: X¸c ®Þnh ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu (Critical Path- CP)
Nèi tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cã con sè phÝa trªn vµ phÝa díi vßng trßn b»ng nhau
(ES=LS). §©y sÏ lµ ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu. Trong vÝ dô, ®êng CP sÏ lµ ABFH
(chó ý: C vµ E kh«ng n»m trªn ®êng tíi h¹n v× ®iÒu kiÖn ES=LS chØ cã ®îc khi tÝnh
to¸n theo tuyÕn ®êng kh¸c).
4. ý nghÜa cña ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu CP §êng ho¹t ®éng chñ yÕu
lµ mét chuçi c¸c ho¹t ®éng gióp x¸c ®Þnh kho¶ng thêi gian thùc hiÖn dù ¸n. Cã thÓ cã
mét hoÆc nhiÒu ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu. NÕu thêi gian hoµn thµnh mét ho¹t ®éng
theo ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu bÞ kÐo dµi hoÆc rót ng¾n th× tæng thêi gian thùc hiÖn
dù ¸n còng sÏ t¬ng øng t¨ng hoÆc gi¶m.
Gi¸m ®èc dù ¸n EA sÏ cã thÓ muèn dµnh mäi nç lùc vµ chó ý cho nh÷ng ho¹t ®éng
n»m trªn ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu - ®©y lµ nh÷ng ho¹t ®éng cÇn u tiªn. Còng nªn
lu ý r»ng theo qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n, ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu cã thÓ thay ®æi
sang mét ®êng kh¸c tuú thuéc t×nh h×nh.
B. S¬ ®å theo giai ®o¹n thêi gian (Time-phased Diagram- TDP)
PhÇn vÒ s¬ ®å ®· ®Ò cËp tíi 3 yÕu tè: tr×nh tù theo logÝc, tæng thêi gian thùc hiÖn dù
¸n vµ ®êng chñ yÕu. §Ó ph©n tÝch kü h¬n chóng ta sÏ x©y dùng s¬ ®å theo giai ®o¹n
thêi gian dùa vµo s¬ ®å ho¹t ®éng ë trªn. Trong nh÷ng s¬ ®å tríc, chiÒu dµi cña c¸c
mòi tªn kh«ng tû lÖ víi kho¶ng thêi gian thùc hiÖn ho¹t ®éng; trong s¬ ®å theo giai
®o¹n thêi gian (TPD), chóng tû lÖ víi nhau. VÒ c¬ b¶n s¬ ®å theo giai ®o¹n thêi gian
(TPD) còng gièng nh s¬ ®å ho¹t ®éng, ngo¹i trõ TPD ®îc vÏ cã tÝnh ®Õn tû lÖ vÒ
thêi gian. VÝ dô s¬ ®å thêi gian theo giai ®o¹n ®îc vÏ díi ®©y.
H×nh 6. S¬ ®å theo giai ®o¹n thêi gian
C E
H
A B F
D
G
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
63
- Phô lôc 3
TiÕp theo
Khi vÏ s¬ ®å thêi gian theo giai ®o¹n tríc hÕt nªn vÏ ®êng chñ yÕu CP theo trôc
n»m ngang (nh ®êng ABFH). TiÕp theo vÏ nh÷ng ®êng vµ ho¹t ®éng kh¸c. Nh÷ng
®êng nÐt ®øt ®îc vÏ thªm ®Ó x¸c ®Þnh c¸c ho¹t ®éng phô trî sÏ kÕt thóc ë ho¹t
®éng tiÕp theo nµo.
Cã thÓ nhËn thÊy r»ng trªn ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu CP kh«ng cã ®o¹n nÐt ®øt
trong khi ®ã nh÷ng ®êng kh¸c l¹i cã: ho¹t ®éng trªn nh÷ng ®êng chñ yÕu lµ
kh«ng thÓ tr× ho·n, ë nh÷ng vÞ trÝ kh¸c th× cã thÓ kÐo dµi theo chñ ý hoÆc v« t×nh.
Bµi tËp: VÏ s¬ ®å ho¹t ®éng vµ x¸c ®Þnh ®êng ho¹t ®éng chñ yÕu CP
Mét dù ¸n cã 7 ho¹t ®éng ®îc x¸c ®Þnh râ rµng. LogÝc tr×nh tù thùc hiÖn chóng nh
sau:
(i) A, B vµ C lµ nh÷ng ho¹t ®éng b¾t ®Çu vµ cã thÓ ®îc tiÕn hµnh sau khi
b¾t ®Çu.
(ii) D vµ F ph¶i chê sau khi hoµn thµnh A.
(iii) E tiÕp theo C
(iv) G tiÕp theo B, D vµ E
(v) F vµ G lµ nh÷ng ho¹t ®éng hoµn thiÖn dù ¸n.
Yªu cÇu
- VÏ s¬ ®å c¸c ho¹t ®éng
- Gi¶ sö thêi h¹n thùc hiÖn b×nh thêng nh sau:
Ho¹t ®éng Thêi gian
A 3 tuÇn
B 6 tuÇn
C 2 tuÇn
D 5 tuÇn
E 2 tuÇn
F 7 tuÇn
G 4 tuÇn
- TÝnh to¸n tæng thêi gian thùc hiÖn dù ¸n vµ t×m ra ®êng chñ yÕu CP
- LËp s¬ ®å thêi gian theo giai ®o¹n
3
Lêi gi¶i:
3 F
A D
0 3 5 8 7 1
B G
C 6 4
0 2 6 E 8 1
2 §êng tíi h¹n lµ ADG
Tæng thêi gian thùc hiÖn dù ¸n =12 tuÇn
2
64
nguon tai.lieu . vn