Xem mẫu
- IV. Gi¸m ®èc dù ¸n
66. Bæ nhiÖm Gi¸m ®èc dù ¸n lµ yÕu tè v« cïng quan träng ®èi víi sù thµnh c«ng
cña dù ¸n, vµ ®iÒu quan träng lµ Gi¸m ®èc dù ¸n ®îc bæ nhiÖm ph¶i lµm viÖc theo chÕ
®é chÝnh nhiÖm. Gi¸m ®èc dù ¸n cã thÓ ®îc bæ nhiÖm tõ nhiÒu nguån - mét c¸n bé lµm
viÖc thêng xuyªn trong ®¬n vÞ thùc hiÖn; mét c¸n bé lµ thµnh viªn thêng xuyªn cña
nhãm qu¶n lý dù ¸n trong ®¬n vÞ thùc hiÖn hay trong phßng ban hay tæ chøc kh¸c cña
®¬n vÞ vay vèn; mét c¸ nh©n do ®¬n vÞ thùc hiÖn thuª riªng tõ bªn ngoµi chÝnh phñ;
hoÆc mét nhµ t vÊn bªn ngoµi hay c«ng ty t vÊn chuyªn vÒ qu¶n lý dù ¸n (vµ còng cã
thÓ chuyªn vÒ ®iÒu hµnh vµ duy tr× c¸c trang thiÕt bÞ). Sau khi hoµn thµnh dù ¸n, Gi¸m
®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn dù ¸n cã thÓ trë thµnh gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c¸c
c¬ së thiÕt bÞ cña dù ¸n.
A. Chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n
67. Lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn vµ hoµn thµnh dù ¸n ®óng thêi h¹n, trong
ph¹m vi ng©n s¸ch vµ theo ®óng c¸c yªu cÇu ho¹t ®éng kÜ thuËt, Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ
ph¶i cã ®Çy ®ñ tr¸ch nhiÖm díi ®©y:
1. LËp kÕ ho¹ch dù ¸n. Hoµn thµnh kÕ ho¹ch thùc hiÖn chi tiÕt cuèi cïng.
2. §iÒu phèi dù ¸n. Phèi hîp tÊt c¶ nh÷ng ngêi tham gia dù ¸n, nhµ t
vÊn, nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt vµo mét nhãm lµm viÖc
cã sù phèi hîp tèt.
3. TuyÓn nh©n sù vµ ®µo t¹o. TuyÓn nh©n sù ®Ó cung cÊp nh©n viªn cho
®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, vµ tiÕn hµnh ®µo t¹o khi cÇn.
4. Thùc hiÖn dù ¸n. Qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng thùc hiÖn dù ¸n kh¸c nhau.
5. KiÓm so¸t vµ lËp b¸o c¸o qu¶n lý dù ¸n. Thùc hiÖn c¸c hÖ thèng kiÓm so¸t
chi phÝ, lÞch tr×nh, ho¹t ®éng kÜ thuËt vµ thñ tôc lËp b¸o c¸o.
6. Phèi hîp hay liªn kÕt. X©y dùng c¸c thñ tôc phèi hîp vµ hîp t¸c víi c¸c
®¬n vÞ vµ c¸c bªn kh¸c tham gia dù ¸n hoÆc chÞu ¶nh hëng cña dù ¸n,
bao gåm chÝnh quyÒn ®Þa ph¬ng, nh÷ng nhãm t nh©n vµ nh÷ng ngêi
sö dông cuèi cïng.
7. Qu¶n lý xung ®ét. Gi¶i quyÕt xung ®ét gi÷a nh÷ng bªn tham gia dù ¸n.
8. Qu¶n lý sù thay ®æi. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi trong dù ¸n, tiÕp nhËn vµ
xö lý c¸c yªu cÇu thay ®æi, th«ng b¸o cho tÊt c¶ nh÷ng bªn tham gia dù ¸n
vÒ nh÷ng thay ®æi ®îc phÐp.
9. Qu¶n lý tµi chÝnh dù ¸n. Tæ chøc cung cÊp kinh phÝ kÞp thêi, kiÓm so¸t
chi phÝ, duy tr× hÖ thèng kÕ to¸n hiÖu qu¶.
10. Thùc hiÖn ®óng theo c¸c quy ®Þnh cña hiÖp ®Þnh vay vèn. §¶m b¶o lµm
®óng theo tÊt c¶ yªu cÇu vµ ®iÒu kho¶n trong hiÖp ®Þnh vay.
11. ChuyÓn giao vµ thuª vËn hµnh dù ¸n. ChuÈn bÞ c¸c thñ tôc vµ nguån lùc
cho viÖc chuyÓn giao c¸c c¬ së cña dù ¸n khi hoµn thµnh.
17
- B. Nh÷ng phÈm chÊt cña mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt
68. Mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt cÇn cã cµng nhiÒu phÈm chÊt c¸ nh©n díi ®©y cµng
tèt: cã mèi quan hÖ con ngêi vµ kh¶ n¨ng l·nh ®¹o tèt; cã ý thøc c«ng b»ng; cã kh¶
n¨ng hy sinh quyÒn lîi riªng; cã kinh nghiÖm thµnh c«ng trong qu¶n lý nh÷ng dù ¸n
t¬ng tù; cã c¸ch nh×n chiÕn lîc vÒ dù ¸n; cã hiÓu biÕt tèt vÒ c¸c nguyªn t¾c, c«ng cô
vµ kü thuËt qu¶n lý dù ¸n; b¶n th©n c¸ nh©n cã quan t©m tíi viÖc qu¶n lý dù ¸n; cã kh¶
n¨ng bao qu¸t t×nh h×nh vµ biÕt giao tr¸ch nhiÖm; cã kh¶ n¨ng kiÓm so¸t nh÷ng t×nh
huèng khã kh¨n vµ phøc t¹p mét c¸ch hiÖu qu¶; s½n sµng ®èi mÆt víi rñi ro, ra quyÕt
®Þnh, vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c quyÕt ®Þnh. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¨ng næ, trung thùc,
kh«ng sî ®Êu tranh, chÝn ch¾n, nghÞ lùc, cã kh¶ n¨ng truyÒn ®¹t tèt, th«ng minh, s¸ng
suèt, ®¸ng tin cËy, trung thµnh, vµ, mét yÕu tè cuèi cïng nhng kh«ng kÐm phÇn quan
träng, khoÎ m¹nh vÒ thÓ x¸c vµ kh«ng bÞ bÖnh tËt ®Ó cã thÓ thùc hiÖn nhiÖm vô vµ ®¸p
øng nh÷ng thö th¸ch cña c«ng viÖc.
18
- V. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n
69. PhÇn nµy tr×nh bµy vÒ c¸c ho¹t ®éng cña Gi¸m ®èc dù ¸n trong qu¸ tr×nh thùc
hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n; hoµn thµnh c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n
vay cã hiÖu lùc; thùc hiÖn ®óng c¸c ®iÒu kho¶n cho vay; mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô;
gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c nhµ t vÊn; gi¸m s¸t phÇn viÖc x©y dùng; kiÓm so¸t chi phÝ,
lÞch tr×nh vµ kÕt qu¶ kÜ thuËt; nhËn kinh phÝ gi¶i ng©n kho¶n vay; kiÓm so¸t nh÷ng
thay ®æi cña dù ¸n vµ phèi hîp víi c¸c tæ chøc bªn ngoµi.
A. ChuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n
70. Khi b¾t ®Çu giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i thµnh lËp v¨n
phßng dù ¸n, tæ chøc bé m¸y c¸n bé qu¶n lý dù ¸n vµ ph©n c«ng nhiÖm vô vµ tr¸ch
nhiÖm, x©y dùng c¸c hÖ thèng th«ng tin vµ kÕ to¸n, vµ cã c¸c hµnh ®éng thÝch hîp ®Ó
khëi ®éng c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c nhau.
1. Tæ chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n
71. NÕu cã thÓ, nªn ®Æt V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO) ngay t¹i ®Þa ®iÓm thùc hiÖn
cña dù ¸n. Trong trêng hîp kh«ng thÓ thùc hiÖn ®îc do c«ng trêng dù ¸n n»m ë
vÞ trÝ hÎo l¸nh th× nªn xem xÐt ®Æt v¨n phßng dù ¸n ë thµnh phè gÇn nhÊt, n¬i cã chç
¨n ë, dÞch vô c«ng céng, c¸c ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn vµ th«ng tin liªn l¹c. NÕu cã
nhiÒu ®iÓm dù ¸n sÏ thµnh lËp v¨n phßng chi nh¸nh ë mçi ®iÓm. §iÒu quan träng lµ
V¨n phßng dù ¸n vµ c¸n bé cña v¨n phßng ph¶i s½n sµng tiÕp cËn ®iÓm dù ¸n vµ ph¶i
cã ®ñ c¸c dÞch vô vµ ph¬ng tiÖn th«ng tin liªn l¹c cÇn thiÕt cho dù ¸n.
72. V¨n phßng dù ¸n cÇn cã ®ñ c¸c ph¬ng tiÖn cho nhu cÇu lµm viÖc cña nh©n
viªn. V¨n phßng ph¶i réng r·i ®Ó cã chç dïng gi¸ vÏ, cã phßng héi th¶o kÝn, phßng lµm
viÖc riªng cho Gi¸m ®èc dù ¸n, phßng häp kÝn, cã khu ®ùng hå s¬ v¨n phßng, khu vùc
cÊt gi÷ c¸c ®å dïng v¨n phßng vµ thiÕt bÞ v¨n phßng vµ dông cô ®i hiÖn trêng, phßng
thö nghiÖm nÕu cÇn, phßng in Ên, phßng th«ng tin vµ c¸c kho¶ng trèng trªn têng ®Ó
treo ®å thÞ, biÓu ®å, lÞch tr×nh vµ b¶ng tin. CÇn cung cÊp cho V¨n phßng dù ¸n ®Çy ®ñ
c¸c ®iÒu kiÖn sinh ho¹t vµ lµm viÖc víi chÊt lîng tèt nh ®iÒu hoµ kh«ng khÝ hay lß
sëi, níc, ®iÖn, ¸nh s¸ng vµ tho¸t níc. CÇn cã c¸c khu vùc ®ç xe vµ khu vùc cÊt ®å
chung nÕu cÇn. Cã c¸c biÖn ph¸p b¶o vÖ nhµ cöa, xe cé vµ khu vùc kho phßng chèng
ch¸y vµ t¸c ®éng cña c¸c ®iÒu kiÖn thêi tiÕt bÊt lîi nh giã, ma, bôi vµ lò lôt. Tæ chøc
b¶o vÖ c¸c ph¬ng tiÖn v¨n phßng, thiÕt bÞ, hå s¬, khu vùc kho vµ ph¬ng tiÖn ®i l¹i
chèng trém c¾p, c¸c hµnh ®éng ph¸ ho¹i vµ sù th©m nhËp cña nh÷ng ngêi l¹. Ngoµi
ra còng cÇn s¾p xÕp ®Ó b¶o vÖ søc khoÎ cho c¸n bé vµ nh©n viªn dù ¸n, nh tiªm chñng
vµ dÞch vô y tÕ, kÓ c¶ s¬ cøu vµ cÊp cøu. CÇn chuÈn bÞ s½n c¸c thiÕt bÞ b¶o vÖ c¸ nh©n
®Æc biÖt (quÇn ¸o vµ thiÕt bÞ) cho c¸n bé v¨n phßng dù ¸n khi cÇn thiÕt.
2. TuyÓn chän vµ ®µo t¹o nh©n sù cho dù ¸n
73. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tuyÓn dông chØ nh÷ng nh©n sù cã ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n
vµ nªn tr¸nh, trong ph¹m vi cã thÓ, c¸c ¸p lùc buéc tuyÓn nh÷ng ngêi kh«ng cã
chuyªn m«n cÇn thiÕt. Tuy nhiªn, ngay c¶ khi ®· cã c¸c c¸n bé ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n
vÉn cÇn tæ chøc nh÷ng buæi nãi chuyÖn ®Þnh híng hay ®µo t¹o nh»m n©ng cao kü
19
- n¨ng cña hä trong nh÷ng lÜnh vùc chuyªn m«n nhÊt ®Þnh. Mét trong nh÷ng ®iÓm v«
cïng quan träng lµ c¸n bé cña v¨n phßng dù ¸n ph¶i lµm viÖc theo chÕ ®é chÝnh nhiÖm
trong suèt giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n.
74. C¸c c¸ch s¾p xÕp c¸n bé cho v¨n phßng dù ¸n thêng lµ ®iÒu ®éng nh©n sù
biªn chÕ trong ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n hay trong c¸c ®¬n vÞ kh¸c cña bªn vay vèn trong
thêi gian dù ¸n, hoÆc trùc tiÕp thuª c¸n bé ®Þa ph¬ng hay chuyªn gia níc ngoµi ®Ó
lµm c¸n bé thêng xuyªn hoÆc theo hîp ®ång thuª t¹m thêi víi thêi h¹n x¸c ®Þnh.
N¨ng lùc kü thuËt ph¶i lµ tiªu chuÈn chÝnh trong viÖc lùa chän c¸n bé vµ ph¶i biÕt
c¸ch ph©n c«ng nh©n sù vµo nh÷ng vÞ trÝ c«ng viÖc mµ hä cã thÓ sö dông toµn bé tµi
n¨ng vµ n¨ng lùc cña m×nh.
75. Nªn t×m hiÓu kü nhu cÇu ®µo t¹o vµ nÕu cÇn, thùc hiÖn viÖc nµy tríc khi nh÷ng
ngêi sÏ ®îc ®µo t¹o bÞ c«ng viÖc cho¸n hÕt thêi giê. Cã thÓ thùc hiÖn viÖc ®µo t¹o
díi c¸c h×nh thøc nh göi ®i ®µo t¹o chÝnh thøc t¹i trêng líp hoÆc ®µo t¹o t¹i chç
do nh÷ng c¸n bé cã kh¶ n¨ng vµ ®ñ chuyªn m«n thùc hiÖn. ChÊt lîng ®µo t¹o cßn cã
thÓ ®îc n©ng cao thªm b»ng c¸ch cö c¸n bé tham dù c¸c cuéc héi th¶o, líp häc hay
c¸c ch¬ng tr×nh ®µo t¹o kh¸c do nh÷ng tæ chøc cã chuyªn m«n thÝch hîp víi nhu cÇu
®µo t¹o tiÕn hµnh.
3. X¸c ®Þnh vµ ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm cho c¸n bé v¨n phßng dù ¸n
76. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ®Þnh râ chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c bé phËn kh¸c
nhau trong v¨n phßng dù ¸n còng nh cña nh÷ng c¸n bé, nh©n viªn chñ chèt. Phô lôc
5 giíi thiÖu mét vµi vÝ dô vÒ chøc n¨ng cña c¸n bé v¨n phßng dù ¸n. Ngoµi ra, nªn cã
m« t¶ c«ng viÖc cho tõng vÞ trÝ trong ®éi ngò c¸n bé cña v¨n phßng dù ¸n vµ c¸c chøc
n¨ng, tr¸ch nhiÖm vµ m« t¶ c«ng viÖc nµy ph¶i ®îc in trong tµi liÖu híng dÉn thñ
tôc dù ¸n vµ cÇn cËp nhËt hay hiÖu chØnh thêng xuyªn theo sù thay ®æi cña t×nh h×nh
chung. Ph¹m vi quyÒn quyÕt ®Þnh cña tõng c¸n bé còng cÇn ®îc x¸c ®Þnh râ trong tµi
liÖu híng dÉn thñ tôc dù ¸n.
4. X©y dùng hÖ thèng ghi chÐp, lu tr÷ cho dù ¸n
77. §ång thêi víi sù thµnh lËp v¨n phßng dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i x©y dùng vµ
®a vµo sö dông hÖ thèng, thñ tôc ghi chÐp vµ lu tr÷ c¸c hå s¬ hµnh chÝnh cña dù ¸n.
Phô lôc 7 tr×nh bµy danh s¸ch chi tiÕt mét sè lo¹i giÊy tê, tµi liÖu vµ hå s¬ hµnh chÝnh
cÇn lu tr÷ t¹i v¨n phßng dù ¸n trong thêi gian thùc hiÖn dù ¸n.
78. C¸n bé phô tr¸ch hµnh chÝnh dù ¸n cã nhiÖm vô x©y dùng c¸c thñ tôc hµnh
chÝnh cña dù ¸n. §©y sÏ lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm nhËn tÊt c¶ th tõ vµ tµi liÖu ®Õn,
®¸nh sè kiÓm tra hay sè tham chiÕu cho tõng tµi liÖu vµ ph©n ph¸t chóng tíi c¸n bé
thÝch hîp trong hoÆc ngoµi v¨n phßng dù ¸n. NÕu cÇn, c¸n bé hµnh chÝnh cã thÓ quy
®Þnh ngµy mµ tµi liÖu ph¶i ®îc V¨n phßng dù ¸n xö lý, ghi râ ngµy nµy trªn tµi liÖu,
thùc hiÖn vµ theo dâi c¸c bíc tiÕp theo. C¸n bé hµnh chÝnh ph¶i lu«n tù kiÓm tra ®Ó
thÊy r»ng c«ng viÖc lu tr÷ ®îc hoµn tÊt: toµn bé c¸c tµi liÖu ®Õn vµ b¶n sao c¸c tµi
liÖu göi ®i ®Òu ®îc lu l¹i ®Çy ®ñ. Khi dù ¸n hoµn thµnh, c¸ bé hµnh chÝnh sÏ xem xÐt
vµ quyÕt ®Þnh viÖc huû tõng lo¹i hå s¬ vµ tµi liÖu cña dù ¸n.
79. §Ó kiÓm so¸t viÖc chuyÓn vµ s¾p xÕp tÊt c¶ tµi liÖu dù ¸n, ngêi qu¶n lý hµnh
chÝnh nªn x©y dùng vµ ¸p dông hÖ thèng ®¸nh sè tµi liÖu cô thÓ. Khi ®¸nh sè c¸c hå s¬
20
- vµ tµi liÖu tham chiÕu ®Õn hay liªn quan ®Õn chi phÝ dù ¸n, lÞch tr×nh vµ ph¹m vi -
chøng tõ ho¸ ®¬n hay chi tiªu, ®Ò nghÞ thay ®æi ®¬n ®Æt hµng, yªu cÇu mua s¾m, b¸o
c¸o nh©n lùc, v.v. - nªn sö dông hÖ thèng m· sè c¸c tµi kho¶n cña dù ¸n- xem thªm Phô
lôc 4. §èi víi c¸c th tõ kh¸c, nh yªu cÇu rót tiÒn hay b¸o c¸o dù ¸n, c¸n bé qu¶n lý
hµnh chÝnh dù ¸n cÇn lËp hÖ thèng ®¸nh sè sao cho phï hîp.
5. Kinh phÝ cÇn thiÕt cho c¸c c«ng viÖc ban ®Çu
80. C¸c kho¶n kinh phÝ ban ®Çu cÇn cho dù ¸n cã thÓ do bªn vay vèn hay Ng©n
hµng cung cÊp. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i chuÈn bÞ s½n yªu cÇu thùc hiÖn cam kÕt vµ rót
kinh phÝ tõ c¶ hai nguån nµy, vµ trong mét sè trêng hîp, tõ c¸c nhµ tµi trî kh¸c. Mét
viÖc cÇn lµm kh¸c lµ Gi¸m ®èc dù ¸n xem xÐt l¹i c¸c quy ®Þnh vµ thñ tôc ph©n bæ kinh
phÝ ®èi øng cña bªn vay vèn, ®ång thêi c¶ c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc rót kho¶n vay tõ
Ng©n hµng hay c¸c nhµ tµi trî kh¸c vµ c¸c thñ tôc thanh to¸n chi tiªu cña dù ¸n. Gi¸m
®èc dù ¸n cÇn ®¶m b¶o cã s½n kinh phÝ ®Ó gi¶i ng©n ngay tríc khi tiÕn hµnh bÊt kú
c«ng viÖc nµo cÇn ®Õn cam kÕt tµi chÝnh.
B. Thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc
81. Kho¶n vay ®îc phª chuÈn kh«ng cã nghÜa lµ ngay lËp tøc cã thÓ rót ®îc tiÒn
®Ó chi tiªu cho dù ¸n; ®iÒu nµy chØ cã thÓ thùc hiÖn ®îc sau khi kho¶n vay cã hiÖu lùc.
Muèn kho¶n vay cã hiÖu lùc, hiÖp ®Þnh vay thêng quy ®Þnh bªn vay (kh«ng nhÊt
thiÕt lµ tæ chøc thùc hiÖn) ph¶i hoµn thµnh c¸c ®iÒu kiÖn hiÖu lùc cña kho¶n vay trong
thêi h¹n x¸c ®Þnh. ViÖc bªn vay kh«ng hoµn thµnh quy ®Þnh cã thÓ dÉn ®Õn kÕt qu¶
Ng©n hµng huû kho¶n vay, trõ khi Ng©n hµng ®· gia h¹n ngµy hoµn thµnh ®iÒu kiÖn
hiÖu lùc cña kho¶n vay. MÆc dï nhiÖm vô nµy chñ yÕu thuéc tr¸ch nhiÖm cña bªn vay,
Gi¸m ®èc dù ¸n vÉn cÇn gi¸m s¸t c¸c c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh ®Ó lµm cho kho¶n vay
cã hiÖu lùc. NÕu xuÊt hiÖn nguy c¬ chËm trÔ, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i nh¾c nhë nh÷ng
ngêi cã tr¸ch nhiÖm liªn quan r»ng mäi sù chËm trÔ ®Òu cã thÓ lµm ¶nh hëng bÊt lîi
®Õn viÖc hoµn thµnh dù ¸n ®óng thêi gian.
C. Thuª vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c t vÊn
82. Mét thùc tiÔn phæ biÕn lµ ®¬n vÞ thùc hiÖn thuª c¸c t vÊn khi kh«ng cã ®ñ
chuyªn m«n ®Ó tiÕn hµnh mét ho¹t ®éng cô thÓ vµ chi phÝ cho dÞch vô nµy thêng
®îc tÝnh s½n trong kho¶n vay. Trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, nhµ t vÊn thêng
®îc thuª ®Ó lËp c¸c thiÕt kÕ kü thuËt chi tiÕt vµ so¹n th¶o tµi liÖu mêi thÇu, thùc hiÖn
hay hç trî c«ng ®o¹n xÐt thÇu, gi¸m s¸t x©y dùng c¸c c«ng tr×nh d©n sù vµ thùc hiÖn
mét sè ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c.
83. Gi¸m ®èc dù ¸n cã tr¸ch nhiÖm x¸c ®Þnh ®óng ph¹m vi dÞch vô cÇn thiÕt, x©y
dùng ®iÒu kho¶n tham chiÕu, gi¸m s¸t c«ng viÖc cña nhµ t vÊn vµ nghiÖm thu kÕt qu¶.
Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i quyÕt ®Þnh xem nªn sö dông dÞch vô cña mét nhµ t vÊn ®éc
lËp (tù lµm chñ) hay dÞch vô cña c«ng ty t vÊn. Thuª dÞch vô cña t vÊn ®éc lËp cã thÓ
nhanh h¬n vµ rÎ h¬n dÞch vô cña c«ng ty t vÊn nhng kinh nghiÖm vµ kiÕn thøc cña
nhµ t vÊn ®éc lËp thêng h¹n chÕ trong chuyªn m«n riªng cña anh ta. H¬n n÷a, c¸c
rñi ro nh èm ®au, th¬ng tËt hay c¸c vÊn ®Ò kh¸c cã thÓ ¶nh hëng ®Õn sù tham gia
liªn tôc cña nhµ t vÊn c¸ nh©n qua thêi gian dµi. Ngoµi ra, thêng khã ®¸nh gi¸ kü
21
- lìng c«ng viÖc cña nhµ t vÊn ®éc lËp vµ viÖc phèi hîp mét vµi nhµ t vÊn ®éc lËp
còng kh«ng ®¬n gi¶n. Víi c¸c c«ng ty t vÊn, mÆc dï chi phÝ thêng ®¾t h¬n vµ mÊt
thêi gian h¬n, hä cã kh¶ n¨ng cung cÊp tr×nh ®é chuyªn m«n réng h¬n vµ cung cÊp
dÞch vô liªn tôc kÓ c¶ trong trêng hîp t vÊn ®îc giao nhiÖm vô bÞ èm hay kh«ng ®ñ
n¨ng lùc; dÔ dµng ®¸nh gi¸ chÊt lîng c«ng viÖc vµ ®¶m b¶o kh¶ n¨ng cã s½n cña dÞch
vô tiÕp tôc trong trêng hîp më réng, kÓ c¶ dÞch vô ë trô së c«ng ty.
84. Trong qu¸ tr×nh thu thËp danh s¸ch nh÷ng t vÊn øng cö, Gi¸m ®èc dù ¸n cã
thÓ t×m kiÕm th«ng tin vÒ c¸c t vÊn ®éc lËp hay c«ng ty t vÊn tõ c¸c nguån díi ®©y:
1. Danh môc t vÊn cña Ng©n hµng - tõ danh môc ®¨ng ký nµy Ng©n hµng
cã thÓ cung cÊp mét danh s¸ch dµi c¸c c«ng ty t vÊn hay c¸c nhµ t vÊn
®éc lËp cã kinh nghiÖm thÝch hîp;
2. C¸c hiÖp héi nghÒ nghiÖp, nÕu cã, ë níc së t¹i cña bªn vay vµ c¸c níc
thµnh viªn cña Ng©n hµng;
3. Liªn ®oµn quèc tÕ c¸c kü s t vÊn (FIDIC), t¹i hßm th P.O. 86, CH 1000,
Lausanne 12 Chailly, Thuþ SÜ; ®iÖn tho¹i: 21-335-003; Telex No: 24698
FIDI CH; vµ
4. C¸c ®¹i sø qu¸n, l·nh sù qu¸n vµ v¨n phßng th¬ng m¹i cña c¸c níc
thµnh viªn Ng©n hµng ë níc cña bªn vay.
CÇn nhí r»ng chØ c¸c nhµ t vÊn tõ c¸c níc hîp lÖ míi cã thÓ ®îc xem xÐt ®Ó chän
cho nh÷ng dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî.
1. C¸c thñ tôc lùa chän nhµ t vÊn
85. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i chuÈn bÞ ®Çy ®ñ cho viÖc tuyÓn chän t vÊn. VÒ vÊn ®Ò
nµy, Ng©n hµng cã c¸c quy ®Þnh cô thÓ vµ ph¶i ®îc thùc hiÖn chÆt chÏ- c¸c quy ®Þnh
nµy ®îc tr×nh bµy trong Híng dÉn vÒ sö dông t vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn
Ch©u ¸ vµ ®¬n vÞ vay vèn, th¸ng 4 n¨m 1979. Còng cã thÓ tham kh¶o mét Ên phÈm
kh¸c cña Ng©n hµng: Híng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông c¸c t vÊn. NÕu c¸c ®¬n vÞ kh«ng
thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vµ thñ tôc nµy sÏ dÉn tíi kh¶ n¨ng chËm trÔ khi ®îc Ng©n
hµng phª chuÈn hîp ®ång, hoÆc thËm chÝ sÏ khiÕn Ng©n hµng tõ chèi tµi trî.
86. Cã thÓ x¶y ra trêng hîp c¸c thñ tôc vµ quy ®Þnh cña Ng©n hµng m©u thuÉn víi
c¸c thñ tôc vµ quy ®Þnh cña bªn vay hay ®¬n vÞ thùc hiÖn. Khi ®ã, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn
nç lùc tèi ®a ®Ó t×m ra gi¶i ph¸p chÊp nhËn ®îc, vµ nÕu cÇn, xin sù trî gióp cña
nh÷ng ngêi cã tr¸ch nhiÖm cao h¬n. NÕu kh«ng thÓ gi¶i quyÕt ®îc xung ®ét th× ¸p
dông c¸c thñ tôc vµ quy ®Þnh cña Ng©n hµng bëi bªn vay ®· chÊp nhËn nh÷ng thñ tôc
nµy khi ký kÕt hiÖp ®Þnh vay vèn.
87. C¸c t vÊn ®éc lËp thêng ®îc lùa chän trªn c¬ së tr×nh ®é chuyªn m«n vµ
theo mét thñ tôc kh¸ ®¬n gi¶n. Gi¸m ®èc dù ¸n chuÈn bÞ danh s¸ch c¸c øng cö viªn
thÝch hîp tõ mét sè níc thµnh viªn cña Ng©n hµng vµ x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng còng nh
nguyÖn väng tham gia c«ng viÖc cña nh÷ng øng cö viªn nµy. Sau ®ã Gi¸m ®èc dù ¸n
chÊm c¸c t vÊn, chñ yÕu b»ng tiªu chuÈn chuyªn m«n vµ tiÕp theo lµ c¸c cuéc ®µm
ph¸n gi¸ c¶ víi nhµ t vÊn ®øng ®Çu vµ tiÕp tôc cho ®Õn khi ®¹t ®îc tháa thuËn.
H×nh 2 biÓu diÔn c¸c bíc lùa chän c¸c t vÊn ®éc lËp, trong qu¸ tr×nh nµy cÇn chó ý
vµo nh÷ng ®iÓm mµ t¹i ®ã Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i ®îc Ng©n hµng phª chuÈn tríc khi
tiÕn hµnh bíc tiÕp theo.
22
- H×nh 2. Tr×nh tù lùa chän t vÊn ®éc lËp
X©y dùng C¸c
®iÒu kho¶n tham
chiÕu (TOR)
LËp danh s¸ch
c¸c t vÊn cïng So¹n th¶o
tr×nh ®é chuyªn hîp ®ång
m«n
Cã Cã
Ng©n hµng phª chuÈn TOR,
Danh s¸ch c¸c nhµ t vÊn vµ
Dù th¶o Hîp ®ång
Göi giÊy mêi thÓ
hiÖn nguyÖn väng
vµ s½n sµng tham
gia
ChÊm ®iÓm vµ
xÕp h¹ng c¸c t
vÊn
§µm ph¸n víi
t vÊn cao ®iÓm
nhÊt
Ng©n hµng phª
chuÈn hîp ®ång ®·
®µm ph¸n
Th«ng b¸o cho Nép hîp ®ång
Thùc hiÖn hîp
nh÷ng t vÊn ®· ký cho Ng©n
®ång
kh«ng ®îc chän hµng
23
- 88. ViÖc lùa chän c¸c c«ng ty t vÊn ®i theo mét tr×nh tù phøc t¹p h¬n bao gåm kiÓm
tra chi tiÕt kinh nghiÖm vµ kh¶ n¨ng cña nh÷ng c«ng ty tõ mét danh s¸ch dµi c¸c c«ng
ty cã chuyªn m«n vÒ lÜnh vùc ®ang xem xÐt. KÕt qu¶ cña kiÓm tra vµ chän läc lµ mét
danh s¸ch ng¾n gåm tõ n¨m ®Õn b¶y c«ng ty cã ph¹m vi ho¹t ®éng ®ñ réng vµ ®îc
coi lµ ®ñ ®iÒu kiÖn nhÊt vµ thÝch hîp nhÊt ®Ó ®îc mêi cung cÊp dÞch vô.
89. C¸c c«ng ty trong danh s¸ch ng¾n sÏ ®îc mêi göi ®Ò xuÊt kü thuËt, kh«ng kÌm
®Ò xuÊt vÒ gi¸. §¸nh gi¸ vµ xÕp h¹ng c¸c ®Ò xuÊt kü thuËt dùa trªn c¬ së kü thuËt, c«ng
ty xÕp h¹ng nhÊt ®îc mêi ®Õn ®µm ph¸n gi¸ c¶. NÕu kh«ng ®¹t ®îc tháa thuËn nµo,
c¸c cuéc ®µm ph¸n sÏ chuyÓn sang c«ng ty xÕp h¹ng ®øng tiÕp theo, vµ cø tiÕp tôc nh
vËy. H×nh 3 lµ tr×nh tù lùa chän c«ng ty t vÊn. T¬ng tù nh víi t vÊn ®éc lËp, trong
qu¸ tr×nh nµy cÇn lu ý c¸c ®iÓm mµ t¹i ®ã Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i cã sù phª chuÈn cña
Ng©n hµng tríc khi tiÕn hµnh c¸c bíc tiÕp theo. Gi¶i thÝch vµ híng dÉn chi tiÕt vÒ
viÖc lùa chän c«ng ty t vÊn ®îc nªu trong Phô lôc 9.
2. Gi¸m s¸t c¸c t vÊn
90. RÊt cÇn gi¸m s¸t chÆt chÏ c¸c t vÊn. BÊt kú mét sai sãt nghiªm träng nµo trong
ho¹t ®éng cña nhµ t vÊn ®Òu cã thÓ cã ¶nh hëng hÕt søc bÊt lîi ®Õn viÖc thùc hiÖn dù
¸n sau nµy. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t t vÊn cã thÓ bao gåm kiÓm tra trùc tiÕp, tøc lµ xem xÐt
l¹i thiÕt kÕ vµ kiÓm tra t¹i chç, hay th«ng qua c¸c cuéc th¶o luËn trong c¸c ®ît ®¸nh gi¸
vµ b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña nhµ t vÊn, vµ ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña t vÊn trong
c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é ®Þnh kú. CÇn ®Þnh râ c¸n bé chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra c¸c b¸o c¸o
cña t vÊn viªn ®Ó c¸c b¸o c¸o ®îc xem xÐt mét c¸ch nhanh chãng vµ cã ph¶n håi kÞp
thêi cho c¸c nhµ t vÊn.
91. Khi c¸c t vÊn ®Õn hiÖn trêng, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn chuÈn bÞ vµ cung cÊp ®Çy
®ñ hç trî vÒ hËu cÇn vµ hµnh chÝnh nh»m gióp t vÊn æn ®Þnh cuéc sèng nhanh chãng
vµ tho¶i m¸i vµ cã thÓ b¾t ®Çu c«ng viÖc trong thêi gian sím nhÊt. Nh÷ng hç trî nµy
thêng bao gåm céng sù vµ trî lý, nhµ ë, ph¬ng tiÖn lµm viÖc vµ ®i l¹i. Còng cÇn giíi
thiÖu v¾n t¾t vÒ toµn bé dù ¸n vµ cung cÊp c¸c th«ng tin vµ sè liÖu cÇn thiÕt cho t vÊn.
CÇn x¸c ®Þnh râ c¸c kªnh trao ®æi gi÷a t vÊn vµ v¨n phßng dù ¸n, ®¬n vÞ thùc hiÖn,
®¬n vÞ vay vèn vµ c¸c bªn tham gia dù ¸n kh¸c còng nh c¸c tr×nh tù, thñ tôc liªn quan
tíi luång th«ng tin.
D. Mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª c¸c c«ng tr×nh d©n sù
92. Chi phÝ cho hµng ho¸ (m¸y mãc, thiÕt bÞ, nguyªn vËt liÖu, ®å cung cÊp, v.v.) vµ
c«ng tr×nh d©n sù (bao gåm c¶ l¾p ®Æt thiÕt bÞ) lµ c¸c kho¶n chi tiªu chÝnh cña mét dù
¸n vµ chÝnh viÖc mua s¾m còng lµ mét qu¸ tr×nh kÐo dµi. ChËm trÔ trong mua s¾m
thêng lµ mét nguyªn nh©n g©y ra chËm trÔ cho dù ¸n vµ v× vËy Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i
lËp kÕ ho¹ch mua s¾m cÈn thËn. Ngoµi ra, theo quy ®Þnh Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i nép kÕ
ho¹ch cña c¸c hîp ®ång mua s¾m cho Ng©n hµng.
93. H×nh 4 thÓ hiÖn c¸c bíc mua s¾m hµng ho¸; h×nh 5 lµ tr×nh tù thuª dÞch vô cña
c¸c nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt. CÇn lu ý c¸c bíc cÇn ®îc Ng©n hµng phª chuÈn
tríc khi tiÕn hµnh bíc tiÕp theo. Phô lôc 10 híng dÉn chi tiÕt vÒ mua s¾m hµng
ho¸ vµ dÞch vô x©y dùng/l¾p ®Æt th«ng qua ®Êu thÇu c¹nh tranh quèc tÕ (ICB). Cã thÓ
tham kh¶o c¸c tµi liÖu kh¸c cña Ng©n hµng vÒ mua s¾m liÖt kª ë trang 7, tõ sè 6 ®Õn sè 13.
24
- H×nh 3. Tr×nh tù lùa chän c¸c c«ng ty t vÊn
X©y dùng §iÒu kho¶n
tham chiÕu
ChuÈn bÞ danh s¸ch dµi
c¸c t vÊn
LËp danh s¸ch ng¾n So¹n giÊy mêi
c¸c t vÊn tham gia ®Ò xuÊt
Cã Cã
Ng©n hµng phª Ng©n hµng phª
chuÈn chuÈn
So¹n th¶o X©y dùng tiªu chÝ Göi giÊy mêi Sao th«ng tin
hîp ®ång ®¸nh gi¸ tham gia cho Ng©n
hµng
Cã Cã
Ng©n hµng phª Ng©n hµng phª NhËn ®Ò xuÊt
chuÈn chuÈn
§¸nh gi¸ ®Ò xuÊt
Lùa chän t vÊn
Cã 1
Ng©n hµng phª
chuÈn
§µm ph¸n hîp ®ång
Cã
Ng©n hµng phª
chuÈn
Göi b¶n sao th«ng
Thùc hiÖn hîp ®ång
tin cho Ng©n hµng
Th«ng b¸o cho nh÷ng t
vÊn kh«ng ®îc lùa chän
1 nÕu ®îc nªu trong hiÖp ®Þnh vay
25
- H×nh 4. Tr×nh tù mua s¾m hµng ho¸ theo ÑÊu thÇu c¹nh tranh quèc tÕ
ChuÈn bÞ danh s¸ch
hµng ho¸ cÇn mua
Cã
Ng©n hµng
phª chuÈn
ChuÈn bÞ tµi
liÖu mêi thÇu
Cã
Ng©n hµng
phª chuÈn
Göi th mêi thÇu vµ B¸o c¸c c¸c thñ
thu c¸c tµi liÖu ®Êu tôc qu¶ng c¸o
thÇu cho Ng©n hµng
XÐt thÇu vµ ®Ò xuÊt
®¬n vÞ th¾ng thÇu
Cã
Ng©n hµng
phª chuÈn
Hîp ®ång víi B¸o c¸o kÕt qu¶
®¬n vÞ th¾ng thÇu cho Ng©n hµng
NhËn vµ l¾p
®Æt hµng ho¸
26
- H×nh 5. Tr×nh tù vÒ mua s¾m cho c¸c c«ng tr×nh d©n sù vµ c¸c Hîp ®ång cung cÊp
hµng ho¸ phøc t¹p vÒ kü thuËt theo ÑÊu thÇu c¹nh tranh quèc tÕ
(cã s¬ tuyÓn tríc)
ChuÈn bÞ sè vµ ph¹m
vi hîp ®ång c¸c c«ng
tr×nh d©n sù cÇn cã
Cã
Ng©n hµng
phª chuÈn
ChuÈn bÞ c¸c tµi
liÖu s¬ tuyÓn
Cã
Ng©n hµng
phª chuÈn
ChuÈn bÞ tµi Göi vµ nhËn hå s¬ s¬ B¸o c¸c c¸c thñ
liÖu mêi thÇu tuyÓn tôc qu¶ng c¸o
cho Ng©n hµng
Ng©n hµng Cã ChÊm hå s¬ s¬ tuyÓn
phª chuÈn LËp danh s¸ch c¸c c«ng
ty ®îc s¬ tuyÓn
Cã
Ng©n hµng
phª chuÈn
Göi Th mêi thÇu Th«ng b¸o cho nh÷ng
c«ng ty kh«ng ®¹t
yªu cÇu qua s¬ tuyÓn
ChÊm vµ ®Ò xuÊt
®¬n vÞ th¾ng thÇu
Cã
Ng©n hµng
phª chuÈn
Trao hîp ®ång B¸o c¸o kÕt qu¶
cho Ng©n hµng
27
- 94. Trong mét sè trêng hîp ®Æc biÖt, mét sè ph¬ng ph¸p mua s¾m kh¸c
(kh«ng ph¶i ®Êu thÇu quèc tÕ c¹nh tranh) l¹i kinh tÕ vµ hiÖu qu¶ h¬n nh:
1. Mua trªn thÞ trêng quèc tÕ
2. §Êu thÇu c¹nh tranh trong níc
3. Mua trùc tiÕp/®µm ph¸n/bá thÇu ®¬n lÎ
4. Mua cña ®¬n vÞ trùc thuéc
5. §Êu thÇu h¹n chÕ/lÆp l¹i ®¬n ®Æt hµng
6. Mua thiÕt bÞ cho ®¬n vÞ vay vèn phô lµ t nh©n
7. Mua s¾m b»ng c¸c kho¶n vay cho c¸c tæ chøc tµi trî ph¸t triÓn
C¬ së cho nh÷ng ph¬ng ph¸p nµy cïng víi c¸c ®iÒu kiÖn vµ thñ tôc ¸p dông chóng
®îc tr×nh bµy trong phÇn III cña cuèn Híng dÉn mua s¾m theo kho¶n vay cña Ng©n
hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ phÇn X cña cuèn Híng dÉn vÒ c¸c chÝnh s¸ch, thùc tiÔn vµ
thñ tôc liªn quan ®Õn mua s¾m theo kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸.
E. Gi¸m s¸t x©y dùng c«ng tr×nh hay l¾p ®Æt thiÕt bÞ
95. Gi¸m ®èc dù ¸n lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm tæng thÓ vÒ gi¸m s¸t x©y dùng c«ng
tr×nh d©n sù hay l¾p ®Æt thiÕt bÞ vµ cÇn ®¶m b¶o thêng xuyªn/ liªn tôc cã c¸c ho¹t
®éng kiÓm tra ®éc lËp c«ng viÖc cña nhµ thÇu t¹i c«ng trêng. ViÖc kiÓm tra cã thÓ do
chÝnh c¸n bé kü thuËt cña ®¬n vÞ thùc hiÖn hay t vÊn phô tr¸ch thiÕt kÕ kü thuËt chi
tiÕt vµ gi¸m s¸t x©y dùng tiÕn hµnh.
96. Qu¸ tr×nh kiÓm tra sÏ x¸c minh viÖc thùc hiÖn cña nhµ thÇu theo c¸c quy c¸ch kÜ
thuËt vµ t«n träng c¸c tiªu chuÈn vµ thùc tiÔn x©y dùng quèc tÕ. VÝ dô, ®oµn kiÓm tra
ph¶i kiÓm tra thiÕt bÞ nhËn vÒ so víi b¶n vÏ ®îc phª chuÈn hay c«ng tr×nh d©n sù ®·
hoµn thµnh so víi kÕ ho¹ch vµ thiÕt kÕ kÜ thuËt ®· duyÖt. Ngoµi ra cÇn kiÓm tra c¶
nguyªn vËt liÖu ®Ó x¸c ®Þnh xem cã ®óng víi tiªu chuÈn kÜ thuËt quy ®Þnh kh«ng. Mét
sè phÇn kh¸c còng nªn ®îc kiÓm tra nh viÖc xem xÐt vµ th«ng qua c¸c híng dÉn
vËn hµnh vµ b¶o dìng thiÕt bÞ, giÊy tê b¶o hµnh, danh s¸ch phô tïng, b¶n vÏ x©y
dùng vµ c¸c yªu cÇu thanh to¸n tõng phÇn theo tiÕn ®é. Gi¸m s¸t chÆt chÏ tiÕn ®é thùc
tÕ cña c«ng viÖc trªn c¬ së so s¸nh víi lÞch tr×nh x©y dùng, nªn sö dông biÓu ®å hay s¬
®å PERT-CPM.
97. Thêng thêng, c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh trong hîp ®ång nhÊn m¹nh vµo
tr¸ch nhiÖm cña nhµ thÇu duy tr× tæ chøc qu¶n lý thÝch hîp vµ ¸p dông c¸c thùc tiÔn
qu¶n lý thÝch hîp vµ ®óng ®¾n. Tr¸ch nhiÖm nµy bao gåm c¸c yªu cÇu: kh«ng thay ®æi
c¸n bé qu¶n lý c«ng trêng cña nhµ thÇu nÕu cha ®îc sù phª chuÈn cña chñ dù ¸n
vµ nhµ thÇu ph¶i x©y dùng vµ sö dông c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý chÊt lîng. Gi¸m ®èc dù
¸n hay c¸n bé v¨n phßng dù ¸n kh«ng nªn can thiÖp hay lµm chång chÐo víi phÇn
tr¸ch nhiÖm nµy. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t c«ng viÖc cña nhµ thÇu ®îc tr×nh
bµy ë phÇn L trang 34.
F. Thùc hiÖn c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh cña dù ¸n
98. Ngoµi c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh cña kho¶n vay chuÈn trong hiÖp ®Þnh vay cßn
cã mét sè quy ®Þnh liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn dù ¸n mµ bªn ®i vay hay ®¬n vÞ thùc
28
- hiÖn ph¶i ¸p dông; th«ng thêng, nh÷ng quy ®Þnh nµy ®îc nªu trong LÞch tr×nh 6
cña hiÖp ®Þnh vay. Môc tiªu cña chóng lµ nh»m t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc thùc
hiÖn dù ¸n vµ gióp ®¶m b¶o ®¹t ®îc c¸c môc tiªu vµ lîi Ých cña dù ¸n. ChÝnh v× vËy, Gi¸m
®èc dù ¸n ph¶i cè g¾ng thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®ã mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ kÞp thêi.
99. Thùc tÕ ®· cho thÊy viÖc thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh cña dù ¸n nhiÒu khi cã thÓ bÞ
chËm, hoÆc thËm chÝ cã thÓ trë nªn cùc kú khã kh¨n hay kh«ng thÓ lµm ®îc do cã c¸c
t×nh huèng bÊt ngê. Trong t×nh huèng nh vËy, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn b¸o c¸o ngay vÊn
®Ò cho Ng©n hµng ®Ó cã thÓ v¹ch ra mét gi¶i ph¸p tho¶ ®¸ng, ch¼ng h¹n ¸p dông
ph¬ng ¸n kh¸c mµ sÏ vÉn ®¹t ®îc cïng môc ®Ých nh c¸c môc tiªu ban ®Çu.
G. KiÓm so¸t chi phÝ
100. C¸c môc tiªu chñ yÕu cña kiÓm so¸t chi phÝ lµ ®Ó gióp dù ¸n ®îc thùc hiÖn
trong ph¹m vi ng©n s¸ch ®· cã vµ lu ý ®óng lóc vµo c¸c vÊn ®Ò vÒ mÆt chi phÝ cã thÓ
x¶y ra nh»m cã c¸c biÖn ph¸p gi¶i quyÕt hay gi¶m thiÓu chi phÝ. C«ng cô cho môc tiªu
nµy chÝnh lµ viÖc gi¸m s¸t chÆt chÏ chi tiªu cña dù ¸n vµ so s¸nh chi tiªu víi dù trï chi
phÝ trong ng©n s¸ch dù ¸n. C¸c biÖn ph¸p kiÓm so¸t chi phÝ bao gåm ¸p dông thñ tôc
giao quyÒn mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô; kiÓm so¸t gi¶i ng©n cho c¸c nhµ t vÊn, nhµ
cung cÊp vµ nhµ thÇu dùa trªn kÕt qu¶ hoµn thµnh tèt hîp ®ång; kiÓm so¸t c¸c yªu cÇu
thay ®æi néi dung dù ¸n; kiÓm so¸t chi phÝ hµnh chÝnh (vÝ dô: ®i l¹i, sö dông xe cé, chi
phÝ ®iÖn tho¹i vµ liªn l¹c kh¸c); vµ kiÓm so¸t chi tiªu nh©n sù, vÝ dô nh kiÓm so¸t c«ng
viÖc cña nh©n viªn vµ dÞch vô ngoµi giê.
101. Hµng th¸ng, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn lËp dù to¸n chi phÝ cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh dù
¸n vµ cÇn liªn tôc phæ biÕn th«ng tin vÒ chi phÝ cho tÊt c¶ c¸c bªn cã liªn quan. Gi¸m
®èc dù ¸n nªn x©y dùng mÉu dù to¸n, lËp b¶ng kª vµ b¸o c¸o c¸c cam kÕt chi phÝ dù ¸n
vµ ®¶m b¶o r»ng c¸c th«ng tin thêng xuyªn ®îc cËp nhËt. Gi¸m ®èc dù ¸n còng cÇn
tæ chøc c¸c cuéc häp ®Þnh kú vÒ kiÓm so¸t chi phÝ vµ giao nhiÖm vô kiÓm so¸t chi phÝ
cho mét c¸n bé chuyªn m«n vÒ kiÓm so¸t chi phÝ hay cho c¸n bé cña v¨n phßng dù ¸n
víi tr×nh ®é chuyªn m«n thÝch hîp kh¸c.
102. Gi¸m ®èc dù ¸n nªn n¾m râ ¶nh hëng cña c¸c h×nh thøc thanh to¸n hîp ®ång
kh¸c nhau ®Õn hÖ thèng kiÓm so¸t chi phÝ. Trong c¸c hîp ®ång cã gi¸ cè ®Þnh, nhµ
thÇu sÏ giao hµng ho¸ hoÆc thùc hiÖn c«ng viÖc t¹i møc gi¸ ®· tho¶ thuËn vµ g¸nh chÞu
rñi ro vÒ bÊt kú chi phÝ gia t¨ng nµo. Víi c¸c hîp ®ång cã møc gi¸ thay ®æi sÏ khã qu¶n
lý h¬n bëi møc gi¸ ®· tho¶ thuËn ban ®Çu ®îc ®iÒu chØnh theo biÕn ®éng cña c¸c bé
phËn chi phÝ trong hîp ®ång.
103. Hîp ®ång theo gi¸ ®¬n vÞ lµ mét d¹ng hîp ®ång trong ®ã thanh to¸n cho nhµ
thÇu ®îc tÝnh trªn c¬ së khèi lîng ®¬n vÞ c«ng viÖc ®· thùc hiÖn (vÝ dô, ®« la trªn
mÐt khèi ®Êt ®· ®µo). §iÒu kho¶n tham chiÕu cña hîp ®ång theo gi¸ ®¬n vÞ cho biÕt
íc tÝnh khèi lîng cña mçi lo¹i c«ng viÖc sÏ ®îc thùc hiÖn. §Ó kiÓm so¸t ®Çy ®ñ chi
phÝ cho c¸c hîp ®ång theo gi¸ ®¬n vÞ, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i kiÓm tra khèi lîng c«ng
viÖc thùc tÕ ®· hoµn thµnh tríc khi thanh to¸n cho nhµ thÇu.
104. C¸c biÖn ph¸p kiÓm so¸t chi phÝ cña Gi¸m ®èc dù ¸n bao gåm: lùa chän h×nh
thøc thanh to¸n thÝch hîp ®Ó ®a vµo hîp ®ång, ®¶m b¶o lËp dù trï chÝnh x¸c (chi phÝ
29
- hay sè lîng) phôc vô cho c¸c môc ®Ých lËp ng©n s¸ch vµ x¸c ®Þnh tÝnh hîp lÖ cña ®¬n
dù thÇu, ®¶m b¶o r»ng ®iÒu kho¶n tham chiÕu cho dÞch vô thiÕt kÕ chi tiÕt quy ®Þnh râ
kü s t vÊn ph¶i lùa chän c¸c gi¶i ph¸p cã hiÖu qu¶ nhÊt vÒ mÆt chi phÝ vµ quy c¸ch
thiÕt kÕ cho thiÕt bÞ vµ c«ng tr×nh x©y dùng/l¾p ®Æt, gi¸m s¸t chÆt chÏ chi tiªu dù ¸n so
víi ng©n s¸ch vµ so víi viÖc hoµn thµnh c¸c phÇn c«ng viÖc cña dù ¸n.
H. Rót kinh phÝ tõ kho¶n vay
105. Nh×n chung, c¸c quyÕt ®Þnh vÒ nguån vay vµ ph©n bæ kho¶n vay cho c¸c phÇn
viÖc cña dù ¸n thêng ®îc ®a ra tõ giai ®o¹n tiÒn phª chuÈn trong chu tr×nh dù ¸n
vµ ®îc nªu râ trong hiÖp ®Þnh vay. Tuy nhiªn, thñ tôc rót kho¶n vay l¹i do ®¬n vÞ
thùc hiÖn vµ tµi trî quyÕt ®Þnh vµ tháa thuËn sau khi kho¶n vay ®îc phª chuÈn vµ
tríc thêi ®iÓm dù kiÕn cña lÇn gi¶i ng©n ®Çu tiªn theo dù ¸n.
106. Ng©n hµng lu«n mong muèn sè tiÒn rót tõ kho¶n vay s¸t víi nh÷ng chi tiªu
thùc tÕ cña dù ¸n. Bªn c¹nh ®ã, Ng©n hµng còng ph¶i kiÓm tra ®îc r»ng c¸c kho¶n
chi tiªu phï hîp víi môc ®Ých cña kho¶n vay trªn c¬ së cã c©n nh¾c ®Çy ®ñ vÒ tÝnh
kinh tÕ vµ hiÖu qu¶. Do vËy, Ng©n hµng ®· thiÕt lËp mét hÖ thèng quy ®Þnh, theo ®ã c¸c
yªu cÇu rót tiÒn tõ tµi kho¶n vay ph¶i kÌm theo c¸c tµi liÖu hç trî thÝch hîp.
107. HÖ thèng rót tiÒn tõ kho¶n vay nµy bao gåm bèn h×nh thøc gi¶i ng©n tiªu chuÈn:
(i) thñ tôc thanh to¸n trùc tiÕp (direct payment); (ii) thñ tôc hoµn tr¶ l¹i (reimbursement);
(iii) cam kÕt tr¶ (commitment); vµ (iv) t¹m øng. Nh÷ng thñ tôc nµy ®îc híng dÉn chi
tiÕt trong cuèn Híng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay- tµi liÖu nµy thêng ®îc göi tíi
c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn cïng víi th gi¶i ng©n ngay sau khi ký hiÖp ®Þnh vay. Trong Ên
phÈm nµy còng cã c¸c mÉu chuÈn vÒ ®¬n xin rót tiÒn vµ c¸c tµi liÖu ph¶i göi kÌm, b¸o
c¸o thanh to¸n cña ng©n hµng th¬ng m¹i vµ yªu cÇu hoµn tr¶ chi phÝ vµ ®¬n xin söa
®æi th tÝn dông, v.v....
108. Mét ®iÓm cÇn lu ý: Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i bæ nhiÖm mét c¸n bé chÞu tr¸ch nhiÖm
c¬ b¶n vÒ viÖc rót tiÒn cho dù ¸n víi c¸c chøc n¨ng gi¸m s¸t viÖc chuyÓn tiÒn rót vÒ cña
bªn vay theo c¸c kho¶n ph©n bæ ng©n s¸ch ®· phª chuÈn vµ so¹n ®¬n xin rót tiÒn tõ
c¸c nguån bªn ngoµi, kÓ c¶ tõ Ng©n hµng. Mét tr¸ch nhiÖm kh¸c lµ chuÈn bÞ vµ cËp
nhËt c¸c kÕ ho¹ch gi¶i ng©n còng nh viÕt b¸o c¸o ®Þnh kú ®Ó gióp Gi¸m ®èc dù ¸n
xem xÐt thêng xuyªn t×nh h×nh sö dông ng©n s¸ch. Nh÷ng c«ng viÖc nµy lu«n ph¶i
®îc thùc hiÖn ®óng lóc bëi viÖc rót tiÒn chËm sÏ c¶n trë tiÕn ®é thùc hiÖn ®Òu ®Æn cña
dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n còng ph¶i hiÓu râ viÖc rót kho¶n vay phô thuéc vµo ngµy hÕt
h¹n cña kho¶n vay ®· quy ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay vµ sau ®ã kh«ng thÓ thùc hiÖn bÊt
kú kho¶n gi¶i ng©n nµo.
I. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n
109. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x©y dùng c¸c thñ tôc cô thÓ vÒ xem xÐt vµ phª chuÈn nh÷ng
thay ®æi trong dù ¸n. Ph¶i nghiªn cøu kü lìng nh÷ng thay ®æi ®îc ®Ò xuÊt vµ ®¸nh
gi¸ cÈn thËn nh÷ng t¸c ®éng ®Õn chi phÝ, lÞch tr×nh vµ chÊt lîng kü thuËt còng nh
¶nh hëng cña chóng tíi lîi Ých kú väng cña dù ¸n. Trong trêng hîp nh÷ng thay ®æi
nµy lµm thay ®æi dù ¸n tæng thÓ mét c¸ch ®¸ng kÓ ph¶i ®îc Ng©n hµng phª chuÈn.
30
- 110. Còng nªn ®Þnh ra c¸c thñ tôc hµnh chÝnh chi tiÕt vÒ c¸c bíc thùc hiÖn thay ®æi
®¬n ®Æt hµng theo hîp ®ång gi÷a ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ nhµ cung cÊp hay nhµ thÇu. Nªn
cã mÉu yªu cÇu thay ®æi ®¬n hµng vµ cã thÓ xem trong Phô lôc 11 vÒ mét vÝ dô mÉu.
Mäi yªu cÇu thay ®æi ph¶i ®îc ghi vµo sæ ®¨ng ký/ghi chÐp t×nh h×nh thay ®æi ®¬n
hµng, lu vµo hå s¬ riªng vµ ®îc ®¸nh sè tµi liÖu ®Ó kiÓm so¸t theo mét hÖ thèng ®¸nh
sè nhÊt ®Þnh. CÇn x¸c ®Þnh mét ngµy t¹m dõng ®Ó hoµn thµnh c¸c sè liÖu. Sè kiÓm so¸t
ph¶i theo hÖ thèng m· sè cña dù ¸n (xem Phô lôc 4). Ghi thø tù cña yªu cÇu thay ®æi
®¬n hµng vµo sæ ®¨ng ký vµ nªu râ kÕt qu¶ cuèi cïng vµo sæ ®¨ng ký còng nh hå s¬
thay ®æi ®¬n hµng. Mäi söa ®æi hîp ®ång ®Òu ph¶i ®îc tham chiÕu chÐo tíi c¸c sæ
s¸ch vµ hå s¬ nµy.
J. Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ hç trî kh¸c
111. Gi¸m ®èc dù ¸n cã thÓ ph¶i phèi hîp víi c¸c c¸ nh©n hay tæ chøc bªn ngoµi bé
m¸y cña dù ¸n- thêng lµ nh÷ng ngêi tham gia mét phÇn nµo ®ã trong viÖc thùc hiÖn
dù ¸n vµ hµnh ®éng cña hä cã thÓ rÊt quan träng ®èi víi sù thµnh c«ng cña dù ¸n.
Gi¸m ®èc dù ¸n còng cã thÓ ph¶i lµm viÖc víi c¸c bªn bÞ ¶nh hëng hay hëng lîi tõ
dù ¸n nh Ng©n hµng vµ c¸c nhµ tµi trî kh¸c, c¸c v¨n phßng ng©n s¸ch vµ c¬ quan lËp
kÕ ho¹ch quèc gia, c¸c bé tµi chÝnh, c¸c c¬ quan cã hîp ®ång cña ®¬n vÞ vay vèn, c¸c
®¬n vÞ thùc hiÖn kh¸c cïng c¸c gi¸m ®èc bé phËn cña nh÷ng ®¬n vÞ nµy, c¸c ban ®iÒu
phèi dù ¸n, c¸c tæ chøc sö dông vµ c¸n bé cña hä, d©n c ®Þa ph¬ng chÞu ¶nh hëng
tõ dù ¸n vµ c¶ c«ng chóng nãi chung.
112. Mét sè vÊn ®Ò gÆp ph¶i trong khi thùc hiÖn dù ¸n cã thÓ n»m ngoµi tÇm kiÓm
so¸t trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc dù ¸n. §Ó phßng ngõa c¸c vÊn ®Ò nµy, ®iÒu quan träng lµ ph¶i
c©n nh¾c mèi liªn hÖ trong hÖ thèng gi÷a c¸c bªn. Mét trong c¸c c¸ch lµm lµ ®a c¸c tæ chøc
hay c¬ quan cã liªn quan vµo qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch cho dù ¸n, hay Ýt nhÊt lµ thêng
xuyªn th«ng b¸o cho hä vÒ nh÷ng vÊn ®Ò n¶y sinh cã thÓ cÇn ®Õn sù tham gia cña hä.
K. Gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n
113. Gi¸m s¸t dù ¸n gåm viÖc xem xÐt l¹i, thanh tra vµ kiÓm so¸t c«ng viÖc ®ang ®îc
tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n. Gi¸m s¸t dù ¸n lµ ho¹t ®éng tÝch cùc, chñ
®éng vµ liªn tôc cña Gi¸m ®èc dù ¸n ®Ó ®¶m b¶o r»ng dù ¸n ®îc hoµn thµnh ®óng
thêi gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch ®· cho; dù ¸n hoµn thµnh ®¸p øng ®îc c¸c yªu
cÇu vÒ chÊt lîng vµ quy c¸ch kÜ thuËt. PhÇn nµy tr×nh bµy mét sè ®iÓm cña dù ¸n cÇn
®îc gi¸m s¸t. C¸c vÊn ®Ò liªn quan tíi c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n sÏ gåm
viÖc xem xÐt tõ qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch dù ¸n ®Õn ph¸t triÓn hÖ thèng gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t
dù ¸n, c¸c mÆt cÇn gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t nh thêi gian, chi phÝ vµ kü thuËt cña dù ¸n.
114. C¸c ®Æc ®iÓm cña dù ¸n ph¶i ®îc gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t liªn tôc bao gåm:
1. C¸c kÕ ho¹ch c«ng viÖc dù ¸n, ®Ó ®¸nh gi¸ tÝnh hiÖu lùc cña c¸c kÕ ho¹ch
vµ x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh.
2. Tæ chøc dù ¸n, bè trÝ nh©n sù vµ ho¹t ®éng cña c¸n bé nh»m ®¶m b¶o cã
nh©n viªn víi ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n vµ n¨ng lùc trong c¸c khu vùc
chøc n¨ng díi ®©y:
31
- (a) lËp lÞch tr×nh vµ ph©n tÝch lÞch tr×nh;
(b) íc tÝnh chi phÝ, lËp dù trï ng©n s¸ch, ph©n tÝch chi phÝ vµ h¹ch to¸n
chi phÝ;
(c) ph©n tÝch t×nh h×nh thùc hiÖn dù ¸n;
(d) qu¶n lý hµnh chÝnh cho dù ¸n (qu¶n lý sè liÖu, kiÓm so¸t th tõ giao
dÞch vµ lËp b¸o c¸o);
(e) qu¶n lý hîp ®ång;
(f) qu¶n lý kü thuËt vµ x©y dùng; vµ
(g) qu¶n lý tµi s¶n.
3. KiÓm so¸t kü thuËt ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng quy c¸ch kü thuËt cña chñ
dù ¸n.
4. Gi¸m s¸t t vÊn, ®¶m b¶o t vÊn thùc hiÖn ®óng c¸c ®iÒu kiÖn trong hîp
®ång.
5. Ho¹t ®éng mua s¾m, ®¶m b¶o c¸c mÆt hµng ®· mua ®¸p øng yªu cÇu cña
dù ¸n vµ tu©n theo c¸c híng dÉn vµ thñ tôc cña Ng©n hµng vµ c¸c nhµ
tµi trî kh¸c.
6. C¸c thñ tôc gi¶i ng©n, ®¶m b¶o thùc hiÖn thanh to¸n chÝnh x¸c vµ ®óng
thêi gian vµ ®¶m b¶o t«n träng c¸c híng dÉn vµ thñ tôc cña Ng©n hµng
vµ c¸c nhµ tµi trî kh¸c vÒ rót kho¶n vay.
7. X©y dùng c«ng tr×nh d©n sù vµ l¾p ®Æt thiÕt bÞ, ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c
ho¹t ®éng x©y dùng vµ l¾p ®Æt phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn ®· tháa thuËn
vµ c¸c yªu cÇu cña hîp ®ång.
8. C¸c thñ tôc chuyÓn giao vËn hµnh bao gåm lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt vÒ thiÕt
bÞ vµ hÖ thèng khëi ®éng; cung cÊp nhiªn liÖu vµ c¸c nguyªn vËt liÖu
kh¸c cÇn thiÕt cho viÖc kiÓm tra vËn hµnh vµ ho¹t ®éng trong t¬ng lai;
vËn hµnh thö thiÕt bÞ vµ hÖ thèng; tËp hîp c¸c híng dÉn vËn hµnh vµ
b¶o dìng, danh s¸ch phô tïng, c¸c hÖ thèng kiÓm so¸t dù tr÷ phô tïng,
b¶n vÏ x©y dùng; ®µo t¹o c«ng nh©n vËn hµnh vµ b¶o dìng hay nh÷ng
ngêi sö dông cuèi cïng kh¸c; chuyÓn giao c¸c c¬ së ®· hoµn thiÖn cho
nh÷ng ngêi sö dông cuèi cïng gåm toµn bé tµi s¶n ®· l¾p ®Æt, c¸c dông
cô ®Æc biÖt, phô tïng vµ trang thiÕt bÞ; hoµn chØnh c¸c yªu cÇu hµnh
chÝnh nh giÊy chøng nhËn hoµn thµnh, chøng tõ vµ khÕ íc b¶o hµnh,
hå s¬ b¶o hiÓm vµ khiÕu n¹i.
L. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n
115. Gi¸m ®èc dù ¸n vµ c¸n bé dù ¸n cÇn gi¸m s¸t liªn tôc tiÕn ®é cña c¸c ho¹t ®éng
dù ¸n kh¸c nhau. Mét vµi ho¹t ®éng chØ cÇn sù kiÓm tra ®Þnh kú b»ng m¾t còng cã thÓ
x¸c nhËn ®îc tiÕn ®é thùc sù. NÕu thiÕt kÕ chi tiÕt ®îc tiÕn hµnh ë trô së cña nhµ t
vÊn ë níc ngoµi, Gi¸m ®èc dù ¸n cã thÓ cö ®¹i diÖn ®Õn thêng trùc ë ®ã hay tæ chøc
c¸c chuyÕn c«ng t¸c ®Þnh kú cho ®¹i diÖn cña m×nh. Gi¸m ®èc dù ¸n nªn ®Þnh kú kiÓm
tra c¸c b¶n vÏ thiÕt kÕ vµ tÝnh to¸n kü thuËt (vÝ dô c¸c giai ®o¹n hoµn thµnh thiÕt kÕ 30
phÇn tr¨m, 60 phÇn tr¨m, 90 phÇn tr¨m vµ cuèi cïng). §èi víi c¸c thiÕt bÞ quan träng
®ang ®îc chÕ t¹o t¹i nhµ m¸y, Gi¸m ®èc dù ¸n cã thÓ cö c¸n bé hay cã thÓ ký hîp
®ång thuª dÞch vô hç trî bªn ngoµi ®Ó thùc hiÖn kiÓm tra, hoÆc ngoµi viÖc kiÓm tra thiÕt
32
- bÞ b»ng m¾t, cã thÓ yªu cÇu thªm c¸c b¶n b¸o c¸o b»ng v¨n b¶n,. CÇn gi¸m s¸t chÆt chÏ
viÖc nép b¸o c¸o cña c¸c t vÊn vµ nhµ thÇu vµ b¸o c¸o ph¶i ®îc ®äc kü. C¸c c¸n bé
dù ¸n quan träng, nh Gi¸m ®èc dù ¸n, phã gi¸m ®èc dù ¸n, vµ c¸c gi¸m ®èc c«ng
trêng cña dù ¸n nªn cã sæ nhËt ký hay nhËt tr×nh ®Ó cung cÊp c¸c th«ng tin sau:
1. lao ®éng, thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu ®Õn vµ sö dông t¹i c«ng trêng;
2. c«ng viÖc ®· hoµn thµnh trong ngµy;
3. c¸c vÊn ®Ò hay nguy c¬, vµ c¸c biÖn ph¸p tiÕn hµnh hay c¸c kÕ ho¹ch
®îc v¹ch ra ®Ó kh¾c phôc nh÷ng vÊn ®Ò nµy (bao gåm c¸c vÊn ®Ò kü
thuËt vµ an toµn vµ c¸c vÊn ®Ò ¶nh hëng ®Õn nh©n sù vµ c¸c trang thiÕt
bÞ bªn ngoµi khu vùc dù ¸n);
4. c¸c c©u hái quan träng ®îc ®Æt ra vµ c¸c c©u tr¶ lêi hay c¸c gi¶i ph¸p
®îc thùc hiÖn cã thÓ ¶nh hëng ®Õn thêi gian hîp ®ång, chi phÝ hay
chÊt lîng ho¹t ®éng;
5. c¸c kÕ ho¹ch c«ng viÖc cho ngµy tiÕp theo;
6. ngêi ®Õn c«ng trêng, bao gåm c¶ môc ®Ých vµ kÕt qu¶ kiÓm tra;
7. c¸c cuéc nãi chuyÖn b»ng ®iÖn tho¹i quan träng;
8. c¸c cuéc kiÓm tra c«ng trêng cña c¸n bé dù ¸n;
9. c¸c ®iÒu kiÖn c«ng trêng: thêi tiÕt, ®iÒu kiÖn ®Êt, v.v. phï hîp.
Nªn chôp ¶nh c«ng trêng dù ¸n ®Ó cung cÊp c¸c tµi liÖu thêng xuyªn, b»ng h×nh
¶nh vÒ t×nh h×nh, chÊt lîng vµ tiÕn ®é cña dù ¸n. Chôp tríc khi dù ¸n b¾t ®Çu vµ sau
®ã tiÕn hµnh theo ®Þnh kú trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. TÊt c¶ ¶nh cã tªn hay giíi thiÖu
ng¾n gän, cÇn ghi ngµy vµ s¾p xÕp chóng theo ®óng tr×nh tù - ¶nh chôp lµ nh÷ng b»ng
chøng v« gi¸ trong viÖc gi¶i quyÕt tranh chÊp hay khiÕu n¹i hîp ®ång vµ lµ mét bé
phËn quan träng cña c¸c b¸o c¸o.
116. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn thµnh lËp c¸c kªnh liªn l¹c râ rµng (th nh¾n, th, ®iÖn
tho¹i vµ ®µi) ®Ó liªn hÖ víi t vÊn, nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu, còng nh víi c¸c ®¬n vÞ
thùc hiÖn vµ hç trî bªn ngoµi. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tÝch cùc, chñ ®éng t×m kiÕm c¸c biÖn
ph¸p gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò cña dù ¸n tõ c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn cao h¬n vµ c¸c tæ
chøc bªn ngoµi vµ lu tr÷ l¹i c¸c kÕt qu¶ trao ®æi víi c¸c tæ chøc bªn ngoµi nµy.
117. §Ó kiÓm so¸t dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n nªn tËn dông hÖ thèng kiÓm so¸t vµ kÕ to¸n
dù ¸n. HÖ thèng kiÓm so¸t dù ¸n ®iÓn h×nh sÏ t¹o ®iÒu kiÖn ®¸nh gi¸ c¸c lÞch tr×nh, ®o
lêng tiÕn ®é vµ ho¹t ®éng, theo dâi thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu, gi¸m s¸t chi phÝ, vµ dù
b¸o chi phÝ. Cßn hÖ thèng kÕ to¸n dù ¸n bao gåm c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n nh ®· ®Ò cËp ë
c¸c phÇn trªn. Nh÷ng hÖ thèng nµy thêng ®îc vi tÝnh ho¸ ë c¸c dù ¸n lín vµ thùc
hiÖn b»ng tay ë c¸c dù ¸n nhá h¬n.
118. Mét vai trß quan träng cña hÖ thèng kiÓm so¸t dù ¸n lµ b¸o ®éng sím cho ban
qu¶n lý dù ¸n vÒ c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng x¶y ra. HÖ thèng nµy kh«ng cung cÊp th«ng
tin chi phÝ chÝnh x¸c nhng cã thÓ cung cÊp th«ng tin kÞp thêi quan träng cho c«ng t¸c
qu¶n lý dù ¸n. HÇu hÕt th«ng tin vÒ chi phÝ sÏ ®îc dùa vµo hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ
cña dù ¸n. C¸c th«ng tin nµy ®îc thu thËp, ph©n lo¹i vµ b¸o c¸o theo hÖ thèng m·
hiÖu cña c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc WBS, mÆc dï hÖ thèng kiÓm so¸t dù ¸n còng cã thÓ
sö dông cïng hÖ thèng m· hiÖu ®Ó gi¸m s¸t chi phÝ, lËp lÞch tr×nh vµ gi¸m s¸t lÞch tr×nh
vµ cho viÖc lËp kÕ ho¹ch trong t¬ng lai. Díi ®©y lµ minh häa vÒ c¸c lo¹i th«ng tin mµ
mçi hÖ thèng cã thÓ cung cÊp:
33
- 1. HÖ thèng kiÓm so¸t dù ¸n cã thÓ cung cÊp cho hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ
dù ¸n c¸c th«ng tin sau:
(a) C¸c ®¬n hµng ®Æt mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu (®· ®Æt nhng cha
®îc giao hµng);
(b) C¸c yªu cÇu thanh to¸n tõ t vÊn hay nhµ thÇu; vµ
(c) C¸c b¶ng ngµy c«ng lµm viÖc ®Ó thanh to¸n l¬ng cho c¸n bé v¨n
phßng dù ¸n hay cho nh÷ng ngêi cña ®¬n vÞ trùc thuéc.
2. HÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ dù ¸n cã thÓ cung cÊp cho hÖ thèng kiÓm so¸t
dù ¸n c¸c th«ng tin sau:
(a) Chi tiªu tõ ngµy lËp b¸o c¸o cuèi cïng ®Õn ngµy b¸o c¸o hiÖn t¹i vµ
tæng chi tiªu tÝnh ®Õn hiÖn t¹i;
(b) L¬ng tr¶ cho c¸n bé v¨n phßng dù ¸n, tËp hîp tõ b¸o c¸o cña c¸c
b¶ng ngµy c«ng lµm viÖc;
(c) Thùc tr¹ng chi tiªu thùc tÕ so víi dù trï ng©n s¸ch;
(d) TiÒn s½n cã cho thanh to¸n dù ¸n; vµ
(e) C¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n theo ®¬n ®Æt mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt
liÖu nhng cha nhËn ®îc thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu.
119. Cã mét sè c«ng cô vµ kü thuËt tiªu chuÈn cho Gi¸m ®èc dù ¸n gi¸m s¸t vµ kiÓm
tra viÖc thùc hiÖn dù ¸n- c¸c c«ng cô vµ kü thuËt ®Ó kiÓm so¸t chi phÝ vµ lÞch tr×nh ®îc
giíi thiÖu chi tiÕt trong Phô lôc 12 vµ nèi tiÕp ngay sau c¸c kü thuËt lËp kÕ ho¹ch kiÓm
so¸t dù ¸n tr×nh bµy ë Phô lôc 4. Víi c¸ch lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt ban ®Çu cã gép c¶ chi
phÝ vµ lÞch tr×nh, c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t sÏ ®Þnh kú so s¸nh (thêng lµ hµng
th¸ng) tiÕn ®é vµ chi tiªu thùc tÕ víi íc tÝnh vµ ng©n s¸ch ban ®Çu.
120. Phô lôc 12 miªu t¶ c¸ch tÝnh chi phÝ vµ tiÕn ®é dù ¸n so víi chi phÝ dù trï ban
®Çu vµ tæng chi phÝ khi hoµn thµnh. TÝnh to¸n tiÕn ®é dù ¸n t¹i mét ngµy cô thÓ ®ßi hái
ph¶i tÝnh gi¸ trÞ dù trï cña c¸c phÇn viÖc hay c«ng viÖc dù ¸n thùc sù ®· hoµn thµnh
vµ so s¸nh gi¸ trÞ ®ã víi tæng dù trï cña toµn bé c«ng viÖc dù ¸n ®· ®îc lËp lÞch tr×nh
ph¶i hoµn thµnh vµo ngµy ®ã. Sù chªnh lÖch (gäi lµ nh÷ng thay ®æi lÞch tr×nh) cho biÕt
gi¸ trÞ lÞch tr×nh bÞ vît hay chËm vµo ngµy ®ã (tõ ®« la hay c¸c ®¬n vÞ ®o kh¸c cã thÓ
®îc chuyÓn ®æi qua ®å thÞ vÒ ®¬n vÞ thêi gian). §Ó x¸c ®Þnh thùc tr¹ng chi phÝ, cÇn so
s¸nh tæng gi¸ trÞ dù trï cña c«ng viÖc ®· hoµn thµnh nh ®îc tÝnh ë trªn víi gi¸ trÞ
thùc tÕ cña c«ng viÖc ®· hoµn thµnh (tøc lµ, gi¸ trÞ thùc tÕ cña c¸c kho¶n chi tiªu ®Õn
ngµy ®ã). Sù chªnh lÖch (gäi lµ thay ®æi vÒ chi phÝ) cho biÕt møc ®é chi vît hay cha
chi hÕt cho ®Õn thêi ®iÓm ®ã. Phô lôc 12 cßn híng dÉn vÒ c¸c bíc tÝnh to¸n l¹i chi
phÝ khi hoµn thµnh dù ¸n.
121. Mét trong sè mèi quan t©m ngµy cµng lín cña c¸c Gi¸m ®èc dù ¸n vµ Ng©n
hµng lµ kiÓm so¸t c«ng viÖc dù ¸n do c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc thùc hiÖn (tøc lµ do c¸c tæ
chøc cña bªn vay thùc hiÖn, ch¼ng h¹n nh Phßng c«ng tr×nh c«ng céng). Nh÷ng c«ng
viÖc dù ¸n do c¸c ®¬n vÞ b¾t buéc thùc hiÖn thêng lµ nh÷ng c«ng viÖc cã gi¸ trÞ nhá;
®îc ph©n t¸n réng vÒ ®Þa lý hay n»m ë nh÷ng vïng hÎo l¸nh vµ nh×n chung lµ sö
dông nhiÒu lao ®éng. Mét sè vÊn ®Ò gÆp ph¶i thêng liªn quan ®Õn khèi lîng c«ng
viÖc cÇn thùc hiÖn, tÝnh chÝnh x¸c cña íc tÝnh chi phÝ ban ®Çu, kiÓm so¸t sè lîng vµ
chi phÝ nguyªn vËt liÖu sö dông trong c«ng viÖc, thùc hiÖn ®óng lÞch tr×nh thêi gian,
chÊt lîng vµ sù ®óng h¹n cña c¸c b¸o c¸o cña c¸n bé dù ¸n tõ c¸c ®Þa ®iÓm dù ¸n hÎo
34
- l¸nh. Gi¸m s¸t chÆt chÏ nh÷ng dù ¸n nh thÕ nµy ®ßi hái ph¶i mÊt nhiÒu thêi gian vµ
kÕt qu¶ lµ ®Èy chi phÝ lªn cao h¬n; tuy nhiªn, Gi¸m ®èc dù ¸n vÉn cÇn thùc hiÖn gi¸m
s¸t c«ng viÖc. Ngoµi viÖc phª duyÖt thiÕt kÕ vµ íc tÝnh chi phÝ nh th«ng thêng ®·
®Ò cËp ë trªn, c¸ch tèt nhÊt ®Ó kiÓm so¸t kinh phÝ lµ thùc hiÖn c¸c ®ît kiÓm tra c«ng
trêng thêng xuyªn (cã thÓ lµ hµng th¸ng) víi c¸c c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n
nh»m x¸c minh tiÕn ®é vµ chi tiªu.
122. Gi¸m s¸t mÆt kü thuËt cña dù ¸n ®ßi hái ph¶i cã mét lo¹t c¸c hµnh ®éng ®îc
lËp kÕ ho¹ch kü lìng. C¸c hîp ®ång víi t vÊn, nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu ph¶i quy
®Þnh râ rµng r»ng hä sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ chÊt lîng kü thuËt cña c«ng viÖc. Ngoµi
ra hîp ®ång còng cÇn x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p kiÓm so¸t c«ng viÖc vµ kü thuËt sÏ ®îc
thanh tra bëi mét bªn ®îc chØ ®Þnh vµ bªn vi ph¹m ph¶i ¸p dông c¸c biÖn ph¸p ®Ó
söa ch÷a nh÷ng yÕu kÐm trong c¸c hÖ thèng kiÓm so¸t hay c¸c thiÕu sãt trong chÊt
lîng c«ng tr×nh. Tuy nhiªn, ®iÒu quan träng lµ c¸c th«ng sè kü thuËt vµ ho¹t ®éng
ph¶i thËt râ rµng vµ ®Çy ®ñ trong hîp ®ång.
123. Th«ng thêng, viÖc Gi¸m ®èc dù ¸n lËp kÕ ho¹ch ®Ó kiÓm tra chÊt lîng, lËp
danh s¸ch nh÷ng néi dung cÇn thanh tra, hoµn thiÖn b¸o c¸o kÕt qu¶ kiÓm tra vµ ®¸nh
gi¸ c¸c ho¹t ®éng ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng theo c¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång ®îc
gäi lµ c¸c biÖn ph¸p ®¶m b¶o chÊt lîng (Quality Assurance- QA). Ngîc l¹i, c¸c biÖn
ph¸p kiÓm so¸t chÊt lîng (Quality Control- QC) bao gåm kiÓm tra b»ng m¾t c¸c b¶n
vÏ thiÕt kÕ chi tiÕt, thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu trong khi chÕ t¹o, ®ãng gãi hµng ho¸ tríc
khi göi hµng, kiÓm tra c¸c mÆt hµng khi giao hµng vµ kiÓm tra lÇn n÷a khi l¾p ®Æt t¹i
c«ng trêng dù ¸n. C¸c biÖn ph¸p kiÓm so¸t chÊt lîng cßn bao gåm vËn hµnh thö
tríc khi chuyÓn giao vµ c¸c ho¹t ®éng t¬ng tù kh¸c, kÓ c¶ c¸c hµnh ®éng söa ch÷a
sau ®ã nÕu cßn bÊt kú thiÕu sãt nµo. Ph¶i thùc hiÖn tÊt c¶ c¸c biÖn ph¸p ®¶m b¶o chÊt
lîng vµ kiÓm so¸t chÊt lîng nµy trong suèt thêi gian cña dù ¸n ®Ó ®¶m b¶o s¶n
phÈm cuèi cïng thùc hiÖn ®óng nh kÕ ho¹ch vµ ®¸p øng c¸c quy c¸ch kü thuËt b¾t
buéc.
124. §Ó kiÓm so¸t chi phÝ dù ¸n, tiÕn ®é vµ chÊt lîng kü thuËt, tríc tiªn Gi¸m ®èc
dù ¸n cÇn ph©n tÝch sù chªnh lÖch trong chi phÝ vµ tiÕn ®é cña dù ¸n nh c¸ch tÝnh
to¸n vµ biÓu diÔn b»ng ®å thÞ ë Phô lôc 12. CÇn ph©n tÝch sù kh¸c biÖt qua c¸c giai
®o¹n tríc ®©y vµ sö dông cïng víi kÕt qu¶ míi nhÊt ®Ó x¸c lËp c¸c xu híng, ch¼ng
h¹n nh sù t¨ng liªn tôc trong vît qu¸ chi phÝ hay sù gi¶m gi¸ liªn tôc. VÝ dô, t¹i thêi
®iÓm nhÊt ®Þnh, dù ¸n cã thÓ vît tríc lÞch tr×nh nhng chi phÝ l¹i bÞ vît qu¸- qua
®iÒu tra cho thÊy nhµ thÇu ®· ®Èy nhanh c«ng viÖc trong mét giai ®o¹n nµo ®ã, nãi
c¸ch kh¸c tr×nh tù lÞch tr×nh ®· bÞ thay ®æi t¹m thêi, dÉn ®Õn chªnh lÖch- ®iÒu nµy cã
thÓ ®îc dµn xÕp khi c«ng viÖc quay trë l¹i lÞch tr×nh ban ®Çu. Gi¸ c¶ hµng ho¸ ®· ®Æt
mua bÞ leo thang còng lµm vît qu¸ chi phÝ cho dù ¸n. Cßn chªnh lÖch vÒ chÊt lîng
kü thuËt cã thÓ x¸c ®Þnh th«ng qua kiÓm tra thiÕt bÞ vµ c«ng tr×nh b»ng m¾t hay cho
ch¹y thö vµ chiÕu theo c¸c th«ng sè vµ tiªu chuÈn kÜ thuËt ®· quy ®Þnh.
125. Theo dâi nh÷ng chªnh lÖch b»ng c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc (WBS) (xem Phô
lôc 4) sÏ gióp t×m ra c¸c phÇn c«ng viÖc cô thÓ g©y ra sai lÖch trong kÕ ho¹ch chi phÝ,
lÞch tr×nh vµ chÊt lîng kü thuËt. Tõ ®©y Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn yªu cÇu c¸c gi¸m ®èc
chøc n¨ng x¸c ®Þnh nguyªn nh©n cña nh÷ng sai lÖch nµy. Qua ®ã, c¸c vÊn ®Ò cña qu¸
35
- tr×nh thùc hiÖn dù ¸n sÏ ®îc ph¸t hiÖn vµ tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt ®îc ph©n c«ng
nhanh chãng. TÊt nhiªn kh«ng ph¶i tÊt c¶ sai lÖch chi phÝ vµ lÞch tr×nh ®Òu g©y ra sù
®×nh trÖ nghiªm träng nhng nh÷ng sai lÖch ¶nh hëng tíi c¸c mòi ho¹t ®éng chÝnh
ph¶i ®îc gi¶i quyÕt ngay lËp tøc.
126. Mét sè biÖn ph¸p gi¶i quyÕt cã thÓ chØ lµ t¨ng n¨ng suÊt, ph©n c«ng nh÷ng c«ng
nh©n vµ gi¸m ®èc cã kü n¨ng tèt h¬n ®Õn c¸c khu vùc cã vÊn ®Ò, níi láng yªu cÇu lÞch
tr×nh hay kü thuËt, ®iÒu chØnh ng©n s¸ch vµ lÞch tr×nh, cã sù chuÈn bÞ tríc, vµ thiÕt
lËp c¸c luång phèi hîp vµ th«ng tin tèt h¬n gi÷a nh÷ng ngêi tham gia dù ¸n vµ gi÷a
nh÷ng ngêi tham gia dù ¸n víi c¸c tæ chøc hay nh©n sù bªn ngoµi. Cã thÓ kh«ng gi¶i
quyÕt ®îc tÊt c¶ mäi vÊn ®Ò- mét vµi vÊn ®Ò cã thÓ cÇn ph¶i cã sù ®iÒu chØnh vÒ lÞch
tr×nh, ph¹m vi c«ng viÖc, hay thËm chÝ chÊp nhËn møc chÊt lîng kü thuËt thÊp h¬n.
M. LËp b¸o c¸o tiÕn ®é cña dù ¸n
127. Trong giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn chi tiÕt, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn quy ®Þnh
lÞch tr×nh vµ thñ tôc lËp b¸o c¸o ®Ó ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña Ng©n hµng, ®¬n vÞ vay
vèn, c¸c tæ chøc bªn ngoµi kh¸c vµ c¶ chÝnh ®¬n vÞ thùc hiÖn. Nh ®· ®Ò cËp tríc ®©y,
th«ng tin cÇn thiÕt cho b¸o c¸o tiÕn ®é sÏ thay ®æi tuú theo b¶n chÊt cña dù ¸n; h×nh
thøc vµ møc ®é chi tiÕt cña b¸o c¸o còng sÏ biÕn ®æi tuú theo cÊp qu¶n lý nhËn b¸o c¸o.
§iÒu nµy ngô ý r»ng b¸o c¸o cho Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ph¶i chi tiÕt h¬n so víi nh÷ng
b¸o c¸o tæng hîp göi cho c¸c c¸n bé cÊp trªn vµ cho Ng©n hµng. NÕu ®Ó phôc vô cho
môc tiªu kiÓm so¸t, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn nh÷ng th«ng tin ®ñ chi tiÕt ®Ó gióp Gi¸m ®èc
dù ¸n x¸c ®Þnh ngay ®îc c¸c vÊn ®Ò cña dù ¸n vµ tù t×m c¸ch gi¶i quyÕt.
128. Nªn trao ®æi vÒ møc ®é chi tiÕt cña b¸o c¸o còng nh chu kú b¸o c¸o víi mçi
nhãm nhËn b¸o c¸o- ngêi sö dông cuèi cïng; Ng©n hµng sÏ nªu yªu cÇu ë giai ®o¹n
®Çu cña qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n. Yªu cÇu b¸o c¸o tõ c¸c t vÊn vµ nhµ thÇu còng cÇn
®îc quy ®Þnh râ trong hîp ®ång ký víi tõng ®èi tîng. Nh×n chung, c¸c b¸o c¸o cho
tÊt c¶ c¸c cÊp nªn cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ:
1. c«ng viÖc chÝnh ®· hoµn thµnh trong giai ®o¹n lËp b¸o c¸o, ch¼ng h¹n
nh thiÕt kÕ kü thuËt chi tiÕt, chuÈn bÞ hå s¬ mêi thÇu, ®¸nh gi¸ hå s¬
thÇu, vµ chän ®¬n vÞ th¾ng thÇu vµ c«ng tr×nh x©y dùng;
2. thùc tÕ hay kh¶ n¨ng c¸c kÕ ho¹ch hay lÞch tr×nh ban ®Çu bÞ lÖch vµ c¸c
nguyªn nh©n;
3. chi tiªu cña dù ¸n, vµ gi¶i ng©n kho¶n vay;
4. ph©n tÝch c¸c vÊn ®Ò bao gåm c¸c kh¶ n¨ng ¶nh hëng ®Õn chi phÝ hay
lÞch tr×nh (vÝ dô, nguyªn nh©n chËm trÔ trong mua s¾m vµ gi¶i ng©n, khã
kh¨n thu thËp th«ng tin tõ hiÖn trêng, hay kh«ng cã nh©n viªn dù ¸n ®ñ
tr×nh ®é chuyªn m«n);
5. viÖc thùc hiÖn theo c¸c ®iÒu kho¶n trong tµi liÖu cho vay vèn cña bªn vay
vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn;
6. t×nh h×nh tµi chÝnh cña dù ¸n;
7. c¸c kÕ ho¹ch thùc hiÖn cho giai ®o¹n lËp b¸o c¸o tiÕp theo; vµ
8. ®Ò xuÊt ho¹t ®éng tõ c¸c ®¬n vÞ bªn ngoµi.
36
nguon tai.lieu . vn
