Xem mẫu
- III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn
A. Dù ¸n vµ M«i trêng dù ¸n
16. Nh ®îc ®Ò cËp ë trªn, c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n b¾t ®Çu tõ nh÷ng
giai ®o¹n ®Çu tiªn cña chu tr×nh dù ¸n - lËp vµ thÈm ®Þnh dù ¸n. Tuy nhiªn, kÕ ho¹ch
trong nh÷ng giai ®o¹n tiÒn phª chuÈn thêng chØ mang tÝnh kh¸i qu¸t vµ s¬ bé vµ
Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i lËp c¸c kÕ ho¹ch chi tiÕt vµ cËp nhËt h¬n ngay khi dù ¸n ®îc
phª chuÈn vµ cã nhiÒu th«ng tin cô thÓ. Ngoµi viÖc x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó
thùc hiÖn dù ¸n, cã thÓ sÏ cÇn cã nh÷ng ®iÒu chØnh vÒ lÞch tr×nh c«ng viÖc vµ nh©n sù
chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ®Çu vµo, íc tÝnh chi phÝ, bè trÝ nh©n viªn vµ c¸c phÇn viÖc kh¸c
cña dù ¸n.
17. LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt lµ ho¹t ®éng then chèt nh»m thùc hiÖn thµnh c«ng mét dù
¸n. Dùa trªn c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cña dù ¸n, kÕ ho¹ch chi tiÕt ®îc lËp sÏ bao gåm
c¸c chiÕn lîc vµ kÕ ho¹ch c«ng viÖc, tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn dù ¸n, lÞch tr×nh vµ
ng©n s¸ch, hÖ thèng kiÓm so¸t qu¶n lý, kÕ ho¹ch tµi chÝnh, c¸c ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸,
c¸c thñ tôc ñy quyÒn c«ng viÖc, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng. Khi lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt, Gi¸m
®èc dù ¸n ph¶i hîp t¸c chÆt chÏ víi Ng©n hµng vµ nÕu cÇn sÏ sö dông thªm t vÊn.
Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ®· cho thÊy nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch
chi tiÕt thêng g©y ¶nh hëng rÊt bÊt lîi ®Õn chi phÝ, lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ chÊt lîng
kÜ thuËt cña dù ¸n.
18. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ vÒ c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc sÏ tham gia vµo thùc hiÖn
dù ¸n, còng nh h×nh thøc vµ møc ®é tham gia cña hä. C¸c tæ chøc cã thÓ bao gåm c¸c
bé cña chÝnh phñ, c¸c c¬ quan lËp kÕ ho¹ch quèc gia, c¸c c¬ quan c«ng céng ®éc lËp, c¶
c¸c nhãm ngêi sö dông, c¸c c¬ quan ph¶i tham gia phª duyÖt chi tiªu cho dù ¸n, gi¶i
ng©n ng©n s¸ch, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c. §èi víi
mét sè dù ¸n, cã thÓ cã nhiÒu ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn, mçi ®¬n vÞ ®Òu cã Gi¸m ®èc dù
¸n riªng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét néi dung cô thÓ cña dù ¸n. CÇn ph¶i cã sù
®iÒu phèi vµ kÕt hîp khÐo lÐo ®Ó tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®Òu ®¹t hiÖu qu¶.
19. Trong c¸c dù ¸n ®îc ®ång tµi trî, kinh phÝ cho dù ¸n ®Õn tõ nhiÒu nguån kh¸c
nhau. Trong nh÷ng trêng hîp nµy, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn biÕt nguån tµi trî cho tõng
phÇn cña dù ¸n vµ c¸c quy ®Þnh hay ®iÒu kiÖn cô thÓ vÒ sö dông tiÒn tµi trî cña mçi
nhµ tµi trî. VÒ phÝa Ng©n hµng, ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cña hîp ®ång vay vèn, cßn cã c¸c
yªu cÇu vµ thñ tôc trong c¸c tµi liÖu híng dÉn, s¸ch híng dÉn vµ c¸c tµi liÖu kh¸c
cña Ng©n hµng - vµ Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¾m râ nh÷ng tµi liÖu nµy, vµ nÕu cÇn thiÕt th×
nªn ®a nh÷ng thñ tôc vµ quy ®Þnh nµy vµo khu«n khæ cña c¸c hÖ thèng vµ thñ tôc cña
chÝnh ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n.
20. Mét bíc quan träng mµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i tiÕn hµnh - tèt nhÊt lµ tríc khi
b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n - lµ thu thËp vµ lu tr÷ tÊt c¶ tµi liÖu liªn quan ®Õn dù ¸n, còng
nh c¸c tµi liÖu xuÊt b¶n cña Ng©n hµng, vµ n¾m râ néi dung cña chóng. Nh÷ng tµi
liÖu nµy sÏ bao gåm:
1. Nghiªn cøu kh¶ thi cña dù ¸n.
2. B¸o c¸o thÈm ®Þnh cña dù ¸n.
6
- 3. C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n kho¶n vay.
4. HiÖp ®Þnh vay vèn vµ tho¶ thuËn dù ¸n, nÕu cã.
5. C¸c quy ®Þnh vÒ c¸c kho¶n vay cho ho¹t ®éng th«ng thêng (hay ®Æc biÖt
tïy theo tõng trêng hîp) cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸.
6. C¸c híng dÉn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng
ph¸t triÓn Ch©u ¸.
7. S¸ch híng dÉn vÒ c¸c chÝnh s¸ch, thùc tiÔn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn
mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸.
8. Híng dÉn s¬ tuyÓn c¸c nhµ thÇu x©y l¾p.
9. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng.
10. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m hµng ho¸.
11. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸.
12. S¸ch híng dÉn xÐt thÇu.
13. Quy ®Þnh ®iÒu kiÖn nhËn c¸c kho¶n vay ®Æc biÖt.
14. C¸c híng dÉn vÒ sö dông t vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ
c¸c bªn vay vèn.
15. S¸ch híng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông t vÊn.
16. S¸ch híng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay.
17. C¸c híng dÉn vÒ gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých dù ¸n (cho c¸c dù ¸n n«ng
nghiÖp, thuû lîi vµ ph¸t triÓn n«ng th«n).
B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n
21. Trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh c¸c
vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Tuy cã thÓ ®o¸n tríc mét vµi vÊn ®Ò nhng nhiÒu vÊn
®Ò kh«ng thÓ ®o¸n tríc ®îc. Mçi lÜnh vùc vµ mçi níc thêng cã nh÷ng vÊn ®Ò vµ
rñi ro riªng vµ v× vËy ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro nµy trªn c¬ së xÐt ®Õn hoµn
c¶nh liªn quan ®Õn mçi t×nh huèng cô thÓ. Phô lôc 2 liÖt kª danh s¸ch chi tiÕt c¸c vÊn
®Ò cßn díi ®©y lµ mét vµi vÊn ®Ò mang tÝnh phæ biÕn h¬n c¶.
22. NhiÒu dù ¸n kh«ng thÓ b¾t ®Çu theo ®óng kÕ ho¹ch do cã nh÷ng sù chËm trÔ
trong viÖc tæ chøc bé m¸y thùc hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chän Gi¸m ®èc dù ¸n. Còng
nh vËy, ngay tõ ®Çu c¸c dù ¸n cã thÓ bÞ ho·n v× sù chËm trÔ trong viÖc lùa chän vµ chØ
®Þnh c¸c nhµ t vÊn, mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu vµ trao c¸c hîp ®ång x©y dùng.
Trong mét sè trêng hîp, ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n gÆp khã kh¨n khi hoµn thµnh mét vµi
®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc, ®Æc biÖt lµ ®îc quyÒn gi¶i phãng mÆt b»ng vµ tæ
chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO).
23. C¸c vÊn ®Ò tµi chÝnh còng thêng ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n,
trong ®ã phæ biÕn lµ thiÕu vèn ®èi øng trong níc, chi qu¸ kinh phÝ do dù trï thiÕu, gi¸
c¶ leo thang, dù trï thiÕu cho c¸c kho¶n dù phßng. §«i khi cßn xuÊt hiÖn c¶ vÊn ®Ò gi¶i
ng©n kho¶n vay bÞ chËm do ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng tu©n theo c¸c yªu cÇu vµ thñ
tôc gi¶i ng©n cña Ng©n hµng.
24. Mét sè yÕu tè bªn ngoµi còng g©y c¶n trë viÖc thùc hiÖn nhanh chãng vµ thµnh
c«ng cña mét dù ¸n nh sù ph¶n kh¸ng cña ngêi d©n ®Þa ph¬ng ®èi víi dù ¸n, ®×nh
c«ng hay c¸c bÊt ®ång kh¸c vÒ vÊn ®Ò lao ®éng, khã kh¨n khi ra vµo c«ng tr×nh do ®Þa
7
- h×nh bÊt lîi, c«ng viÖc ngõng trÖ do thêi tiÕt bÊt lîi, c¸c vÊn ®Ò vÒ phèi hîp gi÷a c¸c bé
phËn dù ¸n, thiÕu thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu.
25. C¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù thêng gÆp ph¶i trong khi thùc hiÖn dù ¸n
bao gåm thiÕu lao ®éng cã tay nghÒ, kh«ng tuyÓn ®îc nh©n viªn cã tr×nh ®é hay ®¸ng
tin cËy cho V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n trung t©m hay cho c¸c chi nh¸nh ë c¸c vïng ®Þa
lý ph©n t¸n hoÆc ë vïng s©u, thiÕu lao ®éng ®· qua ®µo t¹o ®Ó vËn hµnh vµ duy tr× c¸c
c¬ së thiÕt bÞ cña dù ¸n, ®iÒu kiÖn x· héi hay kinh tÕ khã kh¨n t¹i ®Þa ®iÓm dù ¸n lµm
h¹n chÕ viÖc ®iÒu ®éng c¸n bé, vµ thiÕu c¸c trang thiÕt bÞ thÝch hîp cho ®µo t¹o.
C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n
26. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®ßi hái ph¶i chuÈn bÞ mét kÕ ho¹ch c«ng viÖc dù ¸n,
trong ®ã m« t¶ c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng, c¸ch hoµn thµnh, qu¶n lý c«ng viÖc vµ
nguån lùc cÇn thiÕt cho c¸c ho¹t ®éng ®ã. CÇn nªu râ thêi gian b¾t ®Çu mçi ho¹t ®éng
theo lÞch tr×nh. §Ó dÔ dµng cho viÖc kiÓm so¸t, nÕu cã thÓ th× nªn chia nhá c«ng viÖc
thµnh c¸c nh¸nh cã thÓ nhËn biÕt, ®o lêng vµ qu¶n lý ®îc. ViÖc ph©n chia chi tiÕt
nh vËy sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n dù ®o¸n ®îc nh÷ng nguy c¬ chËm trÔ ®Ó cã nh÷ng
®iÒu chØnh kÞp thêi. Râ rµng nÕu kh«ng cã lÞch tr×nh riªng vµ chi tiÕt cho c¸c bíc cÇn
thiÕt ®Ó hoµn thµnh mét c«ng viÖc th× khi ph¸t hiÖn ra sù chËm trÔ, c¸c gi¶i ph¸p ®Ò ra
thêng sÏ lµ qu¸ muén, tèn kÐm hoÆc thËm chÝ kh«ng cßn t¸c dông.
27. Khi lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc cÇn c©n nh¾c cÈn träng vÒ ph©n c«ng c«ng viÖc cho
c¸c bªn tham gia vµo dù ¸n còng nh lªn kÕ ho¹ch dù kiÕn cho tÊt c¶ c¸c sù kiÖn cã thÓ
g©y ¶nh hëng ®Õn viÖc thùc hiÖn toµn bé lÞch tr×nh. Trong rÊt nhiÒu trêng hîp, cã
thÓ h¹n chÕ nh÷ng vÊn ®Ò ®ã nÕu thêng xuyªn theo dâi, ®iÒu chØnh hay cã c¸c biÖn
ph¸p kh¸c. Ph¶i thiÕt kÕ c¸c hÖ thèng qu¶n lý vµ b¸o c¸o ®Ó thêng xuyªn th«ng tin
cho ban qu¶n lý dù ¸n vÒ tiÕn ®é thùc hiÖn lÞch tr×nh, vµ nh vËy ban qu¶n lý sÏ cã
®îc nh÷ng quyÕt s¸ch kÞp thêi ®Ó ®iÒu chØnh hay gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh.
28. Trong kÕ ho¹ch cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p h¬n bao gåm mét sè dù ¸n nh¸nh
hay cã sù tham gia cña mét sè nhµ thÇu th× thêng ph¶i lËp riªng mét vµi lÞch tr×nh
phô. Sau ®ã, nh÷ng lÞch tr×nh nµy ®îc tæng hîp vµo lÞch tr×nh tæng thÓ. C¸c lÞch tr×nh
phô sÏ bao qu¸t tÊt c¶ c¸c chi tiÕt cÇn thiÕt cßn lÞch tr×nh tæng thÓ chØ gåm nh÷ng mèc
®Ó gióp ®¸nh gi¸ toµn bé tiÕn tr×nh phôc vô môc ®Ých kiÓm so¸t qu¶n lý chung dù ¸n.
Bé phËn chøc n¨ng cña mçi dù ¸n nh¸nh ph¶i tù lËp vµ gi¸m s¸t c¸c lÞch tr×nh phô cßn
viÖc tæng hîp c¸c lÞch tr×nh phô vµo lÞch tr×nh tæng thÓ sÏ do nhãm lËp kÕ ho¹ch trung
t©m cña ban qu¶n lý dù ¸n thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®ång bé vµ nhÊt qu¸n.
29. C¸c lÞch tr×nh phô t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc phèi hîp tèt h¬n gi÷a nh÷ng
bªn tham gia vµ hç trî cho viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n. B»ng viÖc t¸ch
biÖt nh÷ng lÞch tr×nh nµy, ban qu¶n lý dù ¸n cã thÓ tËp trung tèt h¬n vµo mçi ho¹t ®éng
vµ x¸c ®Þnh ®îc tiÕn tr×nh ë mçi ®¬n vÞ g©y ¶nh hëng ®Õn toµn bé dù ¸n nh thÕ nµo
ë mäi thêi ®iÓm. Díi ®©y lµ mét ®Ò xuÊt chia dù ¸n thµnh c¸c m¶ng chøc n¨ng phæ
biÕn cho hÇu hÕt c¸c dù ¸n:
8
- M¶ng viÖc Néi dung ho¹t ®éng
LÞch tr×nh cho hËu cÇn §¶m b¶o nguyªn vËt liÖu vµ thiÕt bÞ cÇn thiÕt, kÓ c¶ vËn
chuyÓn, xÕp hµng vµo kho vµ lÇn lît ®a ®Õn c¸c ®Þa
®iÓm cña dù ¸n, vµ, nÕu thÝch hîp, t×m mÆt b»ng cho
c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, l¾p ®Æt.
LÞch tr×nh cho mua s¾m C¸c ho¹t ®éng mua s¾m vµ ký hîp ®ång ®Ó mua ®îc
hµng ho¸ vµ dÞch vô cho dù ¸n.
LÞch tr×nh nh©n lùc C¸c ho¹t ®éng tuyÓn, ®µo t¹o vµ s¾p xÕp nh©n sù.
LÞch tr×nh tµi chÝnh Tr×nh tù xóc tiÕn c¸c cam kÕt kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c
thêi ®iÓm chi tiªu cho dù ¸n.
LÞch tr×nh x©y dùng C¸c ho¹t ®éng tuÇn tù ®Ó tiÕn hµnh x©y dùng c¸c phÇn
c«ng viÖc cña dù ¸n.
KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ C¸c ho¹t ®éng thu thËp sè liÖu vµ thêi gian thùc hiÖn
c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸.
30. Cã nhiÒu ph¬ng ph¸p x©y dùng lÞch tr×nh vµ khi lùa chän ph¶i c©n nh¾c xem
ph¬ng ph¸p nµo sÏ thÝch hîp cho dù ¸n, dÔ sö dông vµ dÔ cËp nhËt lÞch tr×nh. Tèt
nhÊt lµ cã ®îc mét lÞch tr×nh ®¬n gi¶n, kh«ng qu¸ phøc t¹p ®Ó tÊt c¶ c¸c bªn quan t©m
cã thÓ hiÓu vµ sö dông dÔ dµng còng nh thêng xuyªn cËp nhËt ®îc nã. Cã thÓ x©y
dùng lÞch tr×nh díi c¸c h×nh thøc sau:
1. B¶ng c¸c ho¹t ®éng vµ sù kiÖn. C¸ch lËp lÞch tr×nh ®¬n gi¶n nhÊt lµ liÖt kª
thµnh b¶ng c¸c ho¹t ®éng hoÆc sù kiÖn, theo tr×nh tù dù kiÕn sÏ diÔn ra,
cïng víi thêi gian sÏ diÔn ra. Ph¬ng ph¸p nµy thêng thÝch hîp víi
nh÷ng dù ¸n ®¬n gi¶n, tøc lµ nh÷ng dù ¸n chØ cã Ýt bªn chÞu tr¸ch nhiÖm.
2. BiÓu ®å khèi. Khi mét vµi ho¹t ®éng ®îc ®a vµo lÞch tr×nh x¶y ra ®ång
thêi hoÆc chång chÐo vÒ thêi gian thùc hiÖn th× tr×nh bµy díi d¹ng biÓu
®å khèi sÏ tiÖn lîi h¬n bëi nã mang ®Õn cho ngêi sö dông mét bøc tranh
vÒ tr×nh tù c¸c ho¹t ®éng tõ khi b¾t ®Çu cho ®Õn khi kÕt thóc. BiÓu ®å khèi
sÏ chØ ra c¸c thêi ®iÓm b¾t ®Çu vµ kÕt thóc cña mét sù kiÖn, c¸c thêi ®iÓm
®ång thêi diÔn ra c¸c sù kiÖn vµ sù ®an xen c¸c sù kiÖn. Nh÷ng th«ng tin
trªn biÓu ®å, ®Æc biÖt lµ phÇn th«ng tin vÒ c¸c sù kiÖn ®an xen nhau cho
phÐp kÕt luËn nhanh chãng vÒ ¶nh hëng cña sù chËm trÔ cña mét ho¹t
®éng tíi mét ho¹t ®éng kh¸c. ViÖc vÏ vµ ®äc biÓu ®å khèi thêng kh«ng
khã nªn cã thÓ xem xÐt sö dông kiÓu biÓu ®å nµy trong viÖc lËp lÞch tr×nh
cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p võa ph¶i.
3. S¬ ®å m¹ng líi. C¸c s¬ ®å m¹ng líi nh CPM hay PERT rÊt phï hîp
víi nh÷ng dù ¸n phøc t¹p, tøc lµ nh÷ng dù ¸n ph¶i ph©n tÝch, lËp lÞch
tr×nh vµ tæng hîp nhiÒu ho¹t ®éng. Tuy nhiªn, nh÷ng s¬ ®å nµy cã nhîc
®iÓm lµ ®ßi hái ph¶i cã chuyªn m«n ®¸ng kÓ ®Ó x©y dùng vµ sö dông, vµ
nÕu kh«ng ®îc vi tÝnh ho¸, thêng tèn thêi gian cËp nhËt. Tõ gãc ®é
thùc tiÔn, chØ nªn sö dông ph¬ng ph¸p CPM hay PERT khi ngêi ®îc
giao tr¸ch nhiÖm lËp lÞch tr×nh ®· quen thuéc víi c¸c ph¬ng ph¸p nµy.
ViÖc vÏ ra ®îc c¸c s¬ ®å m¹ng líi ®· ®¬n gi¶n ho¸ ®Ó biÓu diÔn mèi
quan hÖ gi÷a c¸c yÕu tè vµ c¸c ho¹t ®éng cô thÓ cña dù ¸n thêng lµ
9
- kh«ng khã, song viÖc cËp nhËt l¹i phøc t¹p vµ dÔ bÞ sao l·ng. Tuy nhiªn,
do d¹ng s¬ ®å m¹ng líi thÓ hiÖn ®îc c¸c ®iÓm mµ t¹i ®ã mét vµi ho¹t
®éng nµo ®ã g©y ¶nh hëng ®Õn c¸c ho¹t ®éng kh¸c nªn h×nh thøc s¬ ®å
m¹ng líi ®· ®¬n gi¶n ho¸ thêng h÷u Ých trong viÖc x©y dùng lÞch tr×nh
c¬ b¶n ban ®Çu vµ lµ c¬ së ®Ó lËp b¶n lÞch tr×nh cuèi cïng cho dù ¸n. Phô
lôc 3 cña s¸ch sÏ híng dÉn viÖc x©y dùng vµ sö dông c¸c lÞch tr×nh
m¹ng líi cho viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm so¸t. Phô lôc 3 còng th¶o luËn
thªm vÒ viÖc c©n ®èi nguån lùc - ®©y chÝnh lµ mét phÇn cña nhiÖm vô lËp
kÕ ho¹ch.
31. Th«ng thêng, thêi ®iÓm tham chiÕu cña c¸c ho¹t ®éng trong dù ¸n sÏ dùa vµo
ngµy ký hiÖp ®Þnh vay vèn. Cã thÓ hoµn tÊt viÖc x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn sau khi
Ng©n hµng ®· phª chuÈn dù ¸n, nhng kh«ng muén h¬n thêi ®iÓm ký kÕt hiÖp ®Þnh
vay vèn.
32. Trong hÇu hÕt c¸c trêng hîp, x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn cuèi cïng lµ c«ng
viÖc tèn nhiÒu thêi gian. V× vËy, lóc ®Çu chØ nªn lªn kÕ ho¹ch cho nh÷ng ho¹t ®éng
hîp lý vµ cã thÓ kiÓm so¸t ®îc dÔ dµng. ViÖc lËp lÞch tr×nh c¸c ho¹t ®éng cßn l¹i cña
dù ¸n sÏ tiÕn hµnh sau khi ®· dù ®o¸n ®îc t¬ng ®èi ch¾c ch¾n lµ chóng sÏ ®îc
thùc hiÖn.
33. Ph©n chia dù ¸n thµnh c¸c nh¸nh c«ng viÖc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc
íc tÝnh c¸c yªu cÇu nguån lùc cho mçi c«ng viÖc. Cã thÓ s¾p xÕp c¸c c«ng viÖc theo
møc ®é u tiªn hay biÓu thÞ c¸c c«ng viÖc trªn s¬ ®å m¹ng líi vµ sau ®ã tæng hîp vµo
s¬ ®å hay biÓu ®å tæng thÓ nh»m môc ®Ých kiÓm so¸t dù ¸n. Víi c¸c c«ng viÖc nhá, chi
phÝ cña tõng c«ng viÖc sÏ dÔ dµng íc tÝnh h¬n ®Ó sau ®ã gép l¹i thµnh íc tÝnh chi
phÝ cho c¸c c«ng viÖc chÝnh, vµ cuèi cïng, cho toµn bé dù ¸n. T¬ng tù nh vËy, cã thÓ
m« t¶ chi tiÕt kÕ ho¹ch cho tõng c«ng viÖc ë nh÷ng ph©n cÊp thÊp nhÊt råi tæng hîp
thµnh d¹ng tãm t¾t h¬n gièng nh trong tæng quan vÒ c¸c néi dung dù ¸n chÝnh. Phô
lôc 4 tr×nh bµy thªm híng dÉn vÒ viÖc ph©n chia dù ¸n víi viÖc sö dông mét c«ng cô
gäi lµ c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc (Work Breakdown Structure- WBS).
D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n
34. Mét trong nh÷ng nhiÖm vô chÝnh cña giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n lµ
chØ ®Þnh ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n vµ x¸c ®Þnh lo¹i h×nh ®¬n vÞ phï hîp nhÊt
tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n. §©y lµ mét néi dung thêng ®îc tiÕn hµnh trong
giai ®o¹n thÈm ®Þnh dù ¸n. Khi ®· quyÕt ®Þnh chän ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn x¸c
®Þnh c¸c kiÕn thøc chuyªn m«n vµ tr×nh ®é kÜ n¨ng cÇn thiÕt, kÓ c¶ thuª t vÊn cho dù
¸n.
35. Trong néi bé ®¬n vÞ thùc hiÖn, cã thÓ thµnh lËp mét bé phËn chÝnh chÞu tr¸ch
nhiÖm thùc hiÖn mét dù ¸n ®Æc biÖt. Nhãm nµy thêng ®îc biÕt ®Õn víi tªn gäi lµ V¨n
phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO), vµ trong mét sè trêng hîp ®îc gäi b»ng tªn kh¸c. §©y
lµ bé phËn cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn, kiÓm so¸t vµ gi¸m s¸t dù ¸n. C¸n bé
v¨n phßng dù ¸n cã thÓ ®îc lÊy tõ nh©n sù hiÖn t¹i trong ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n hoÆc
tuyÓn thªm/thuª thªm tõ c¸c nguån bªn ngoµi cho thêi gian thùc hiÖn dù ¸n. Phô lôc
5 m« t¶ mét sè chøc n¨ng cña c¸c c¸n bé trong V¨n phßng dù ¸n.
10
- E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n
36. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n bao gåm lËp ng©n s¸ch cho dù ¸n, x©y
dùng hÖ thèng kiÓm so¸t vµ h¹ch to¸n chi phÝ ®Ó ghi chÐp vµ gi¸m s¸t c¸c kho¶n chi
tiªu kh¸c nhau cho dù ¸n. ViÖc lËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n còng cÇn ph¶i
cã ph¬ng ph¸p ®Ó ®¶m b¶o ph©n bæ ng©n s¸ch kÞp thêi vµ gi¶i ng©n theo ®óng thñ
tôc vµ quy ®Þnh ®· ®Ò ra; x¸c ®Þnh yªu cÇu kiÓm to¸n kinh phÝ ®Ó kiÓm ®Þnh c¸c kho¶n
chi tiªu phï hîp còng nh ®¸nh gi¸ t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n.
1. LËp ng©n s¸ch dù ¸n
37. LËp ng©n s¸ch lµ qu¸ tr×nh dù tÝnh vµ íc tÝnh c¸c yªu cÇu tµi chÝnh cña mét dù
¸n, x¸c ®Þnh c¸c nguån kinh phÝ vµ ¸p dông c¸c biÖn ph¸p ®Ó ®¶m b¶o cã ®ñ kinh phÝ
vµo ®óng lóc cÇn thiÕt. MÆc dï qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch ®îc b¾t ®Çu tõ giai ®o¹n x©y
dùng dù ¸n, khi chi phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù ¸n ph¶i ®îc
íc tÝnh, qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch vÉn tiÕp tôc c¶ trong suèt giai ®o¹n thÈm ®Þnh lµ khi
mµ c¸c con sè íc tÝnh ®îc xem xÐt l¹i vµ chØnh lý thªm, vµ thËm chÝ kÐo dµi cho ®Õn
tËn giai ®o¹n thùc hiÖn, khi tiÕn hµnh ph©n bæ vµ ph©n bæ l¹i kinh phÝ nh»m ®¸p øng
chi tiªu thêng xuyªn cho dù ¸n.
38. Ng©n s¸ch cho toµn dù ¸n ®îc lËp dùa trªn íc tÝnh chi phÝ cho c¸c kÕ ho¹ch
c«ng viÖc chi tiÕt. Nh÷ng chi phÝ nµy ®îc tæng hîp dÇn lªn theo tõng cÊp c«ng viÖc
nh trong c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc cho ®Õn khi cã ®îc tæng chi phÝ trùc tiÕp cña dù
¸n. ¦íc tÝnh chi phÝ cña c¸c phÇn viÖc do t vÊn vµ c¸c nhµ thÇu kh¸c thùc hiÖn cã thÓ
ph¶i ®îc x¸c nhËn hoÆc ®iÒu chØnh sau c¸c cuéc ®µm ph¸n. Ngoµi c¸c chi phÝ trùc
tiÕp, ph¶i íc tÝnh c¶ c¸c chi phÝ qu¶n lý, c¸c kho¶n dù phßng vµ c¸c chi phÝ tµi chÝnh
kh¸c. KÕt qu¶ cuèi cïng cÇn ph¶n ¸nh mét íc tÝnh kh¸ gÇn víi thùc tÕ nh»m tr¸nh
nh÷ng r¾c rèi sau nµy vÒ mÆt tµi chÝnh do chi kh«ng hÕt hay béi chi. Chi kh«ng hÕt sÏ
g©y l·ng phÝ xÐt vÒ sè vèn ®· ®îc cam kÕt mµ kh«ng ®îc sö dông, trong khi chi vît
ng©n s¸ch dÔ dÉn ®Õn sù chËm trÔ cho dù ¸n nÕu khã t×m ®îc ng©n s¸ch bæ sung.
39. Phª duyÖt ng©n s¸ch cha ph¶i lµ bíc cuèi cïng cña chu tr×nh dù th¶o ng©n
s¸ch mµ tíi giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, cÇn duyÖt l¹i ®Ó xem ng©n s¸ch cã cßn ý nghÜa
s¸t víi thùc tÕ hay kh«ng. Lu«n nhí r»ng ng©n s¸ch chØ ®îc x©y dùng tõ c¸c íc tÝnh
chi phÝ dù ¸n vµo thêi ®iÓm b¾t ®Çu giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch vµ cã thÓ kh«ng cßn chÝnh
x¸c do nh÷ng biÕn ®æi khi chuyÓn sang giai ®o¹n thùc hiÖn. Thêng thêng sau khi
ký kÕt hîp ®ång hay sau khi thay ®æi mét sè h¹ng môc trong dù ¸n hoÆc c¸c phÇn c«ng
viÖc cña dù ¸n ë giai ®o¹n thùc hiÖn sÏ xuÊt hiÖn thªm c¸c th«ng tin bæ sung hay th«ng
tin ®îc cËp nhËt. Bëi vËy nªn kÞp thêi tiÕn hµnh ®iÒu chØnh ng©n s¸ch. Mét ng©n
s¸ch cËp nhËt ®ãng vai trß v« cïng quan träng ®Ó dù tÝnh chi phÝ hoµn thµnh tõng
phÇn viÖc trong dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n lu«n ph¶i dù ®o¸n t¬ng ®èi chÝnh x¸c nhu
cÇu ng©n s¸ch cho c¸c ho¹t ®éng ®Ó cÊp kinh phÝ ®ñ vµ ®óng thêi gian, vµ nh vËy sÏ
gióp cho c«ng viÖc khái bÞ t¹m dõng.
40. Ngoµi c¸c kho¶n chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n cßn ph¸t sinh c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp,
nh chi phÝ hµnh chÝnh vµ chi phÝ qu¶n lý cè ®Þnh. Ph¶i tÝnh to¸n ®Çy ®ñ nh÷ng chi
phÝ nµy vµo ng©n s¸ch dù ¸n vµ ph¶i kiÓm so¸t chóng s¸t sao nh»m tr¸nh trêng hîp
chi phÝ gi¸n tiÕp trë nªn qu¸ cao so víi chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. §ång thêi, cÇn dù
11
- trï ng©n s¸ch cho c¸c kho¶n dù phßng, nh÷ng môc cã kh¶ n¨ng lµm t¨ng chi phÝ cña
dù ¸n.
41. Trong viÖc tÝnh to¸n cÊp kinh phÝ cho thùc hiÖn dù ¸n, bªn vay vèn thêng
kh«ng tÝnh tÊt c¶ kho¶n tiÒn cÇn thiÕt cho toµn bé dù ¸n vµo ng©n s¸ch mét n¨m, trong
khi ®ã viÖc ph©n bæ ®îc tÝnh trªn c¬ së tõng n¨m, dùa vµo dù to¸n chi tiªu cña n¨m
®ã. V× vËy Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn cung cÊp cho ngêi dù th¶o ng©n s¸ch nh÷ng con sè
íc tÝnh kinh phÝ cÇn thiÕt ®Ó ®a vµo ng©n s¸ch hµng n¨m cña chÝnh phñ. Mét khã
kh¨n cã thÓ gÆp ph¶i lµ h¹n chÕ vÒ ng©n s¸ch - kh«ng ®ñ tiÒn ®Ó ph©n bæ cho dù ¸n.
ThËm chÝ cã trêng hîp ®· ®îc ph©n bæ nhng viÖc cÊp ph¸t thùc tÕ vÉn bÞ chËm trÔ
hay kh«ng ®îc thùc hiÖn do kho b¹c nhµ níc kh«ng cã tiÒn.
42. ViÖc dù ®o¸n chi tiªu ®îc dùa trªn lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ tõ ®ã cã thÓ tÝnh to¸n
c¸c kho¶n chi theo lÞch tr×nh nh thanh to¸n cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp, mua
®Êt, vµ l¬ng cho c¸n bé V¨n phßng dù ¸n. Nh»m gióp cho viÖc kiÓm so¸t tµi chÝnh,
nªn chia ng©n s¸ch cña c¶ n¨m thµnh ng©n s¸ch theo th¸ng hoÆc quý - c¸ch nµy cho
phÐp Gi¸m ®èc dù ¸n lËp kÕ ho¹ch vµ c©n ®èi luång tiÒn mÆt nh»m tèi u ho¸ viÖc sö
dông ng©n s¸ch hay ®Ó ®¶m b¶o tÝnh liªn tôc trong viÖc cÊp kinh phÝ.
2. H¹ch to¸n chi phÝ
43. Môc tiªu c¬ b¶n cña h¹ch to¸n chi phÝ lµ cung cÊp cho bªn vay vèn, ®¬n vÞ tham
gia thùc hiÖn vµ Gi¸m ®èc dù ¸n th«ng tin tµi chÝnh phôc vô c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ kiÓm
so¸t chi phÝ cña dù ¸n. §Ó sö dông ®îc, th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c, cËp nhËt vµ cã hµm
lîng th«ng tin cao. §iÒu nµy cã nghÜa lµ cÇn cã hÖ thèng ñy quyÒn chi vµ duyÖt chi
tiªu, hÖ thèng ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n cïng hÖ thèng ph©n lo¹i, ghi chÐp vµ b¸o c¸o
c¸c giao dÞch. Ngoµi ra, c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång cho vay thêng quy ®Þnh ®¬n
vÞ thùc hiÖn më c¸c tµi kho¶n phï hîp cho dù ¸n vµ hµng n¨m nép b¸o c¸o tµi chÝnh
®· kiÓm to¸n cho Ng©n hµng. Mét t×nh tr¹ng thêng gÆp lµ c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n
kh«ng ®¸p øng ®îc quy ®Þnh nµy do chËm trÔ trong viÖc chèt sæ s¸ch kÕ to¸n.
44. Mét hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ dù ¸n hiÖu qu¶ ph¶i tÝnh ®îc ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c
kho¶n chi tiªu cña dù ¸n, so s¸nh nh÷ng chi tiªu nµy víi c¸c dù trï ban ®Çu, t×m ra
nguyªn nh©n g©y chªnh lÖch, x¸c ®Þnh ®îc sè d, hç trî c«ng t¸c thanh to¸n vµ ®a
ra bøc tranh râ rµng vÒ t×nh h×nh chi phÝ cña dù ¸n t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo.
45. Nh×n chung, Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng hÖ thèng h¹ch to¸n
chi phÝ vµ nép b¶n b¸o c¸o tµi chÝnh ®îc kiÓm to¸n hµng n¨m cho Ng©n hµng. VÒ
®iÓm nµy, hîp ®ång vay vèn thêng quy ®Þnh râ vµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i ®Æc biÖt cè
g¾ng ®Ó hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm. NÕu nhãm thùc hiÖn dù ¸n thiÕu kÕ to¸n viªn cã
tr×nh ®é chuyªn m«n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tuyÓn dông ngay mét ngêi thÝch hîp cho
vÞ trÝ nµy. Phô lôc 6 tr×nh bµy c¸c néi dung c¬ b¶n cña hÖ thèng h¹ch to¸n vµ kiÓm to¸n
chi phÝ dù ¸n.
3. Thñ tôc gi¶i ng©n kinh phÝ
46. Kinh phÝ ®îc cÊp ®Òu ®Æn lµ yÕu tè quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n
nhanh chãng. Qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch cho gi¶i ng©n chñ yÕu bao gåm viÖc x©y dùng
c¸c thñ tôc x¸c minh tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c kho¶n thanh to¸n, c¸c thñ tôc thanh to¸n
12
- cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp vµ c¸c thñ tôc yªu cÇu rót vèn vay tõ Ng©n hµng.
LÞch tr×nh gi¶i ng©n cho tõng phÇn viÖc chÝnh cña dù ¸n ph¶i ®îc x©y dùng theo
hµng quý vµ ph¶i tiÕn hµnh so s¸nh kÕ ho¹ch víi gi¶i ng©n thùc tÕ theo thêi gian. So
s¸nh lÞch tr×nh gi¶i ng©n theo kÕ ho¹ch víi lÞch tr×nh gi¶i ng©n thùc tÕ vµ víi tiÕn ®é
x©y dùng lµ nh÷ng chØ tiªu quan träng ®Ó dù b¸o tæng chi phÝ ®Ó hoµn thµnh dù ¸n
vµ hç trî c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t chi phÝ.
47. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ c¸c nguån kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c thùc tiÔn vµ
thñ tôc gi¶i ng©n cña mçi tæ chøc tµi trî. Trong quan hÖ víi Ng©n hµng, Gi¸m ®èc dù
¸n cÇn hiÓu c¸c híng dÉn gi¶i ng©n kho¶n vay cña Ng©n hµng theo cuèn S¸ch
híng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay.
F. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm so¸t dù ¸n
48. Mét kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®Çy ®ñ, nh ®· th¶o luËn ë phÇn III-C, gåm viÖc x©y
dùng lÞch tr×nh dù ¸n tæng thÓ, bé m¸y tæ chøc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ lÞch tr×nh
d¹ng s¬ ®å víi tr×nh tù c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng. Mçi ho¹t ®éng trong lÞch tr×nh
d¹ng s¬ ®å ®îc biÓu diÔn víi thêi h¹n vµ ng©n s¸ch ®· tÝnh to¸n th«ng qua c¸c bíc
lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc, ph©n bæ nguån lùc, íc tÝnh chi phÝ, lÞch tr×nh sö dông nh©n
lùc vµ thiÕt bÞ x©y dùng. Nh vËy, mét kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®Çy ®ñ sÏ gåm toµn bé c¸c
ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô kÌm theo chi phÝ vµ lÞch tr×nh cña chóng. Ngoµi ra kÕ ho¹ch ®ã
cßn m« t¶ c¸ch thùc hiÖn c¸c yªu cÇu kÜ thuËt cña dù ¸n. ChÝnh v× lÏ ®ã, cÇn lËp ra
nh÷ng quy ®Þnh kiÓm so¸t toµn bé c¸c th«ng sè cña dù ¸n nh»m môc tiªu hoµn thµnh
dù ¸n ®óng thêi gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch ®îc cÊp, ®ång thêi ®¸p øng tèt
chÊt lîng kÜ thuËt.
1. KiÓm so¸t ng©n s¸ch, chi phÝ vµ lÞch tr×nh
49. Sau khi ng©n s¸ch dù ¸n ®· ®îc x©y dùng, ph¶i tiÕn hµnh kiÓm so¸t ng©n s¸ch
b»ng c¸ch x¸c ®Þnh chÝnh x¸c kinh phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù
¸n, x¸c ®Þnh ®îc c¸n bé cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý ng©n
s¸ch vµ biÕt ®îc nh÷ng c¬ chÕ vµ thñ tôc ®· ®îc thiÕt lËp ®Ó nhËn kinh phÝ tõ c¸c
nguån quy ®Þnh vµ ®Ó gi¸m s¸t chi tiªu.
50. Mét nhiÖm vô quan träng cña Gi¸m ®èc dù ¸n lµ kiÓm so¸t chi phÝ. KiÓm so¸t
chi phÝ thùc chÊt lµ tèi u ho¸ chi tiªu so víi khèi lîng c«ng viÖc hoµn thµnh, hay nãi
c¸ch kh¸c lµ lµm sao ®Ó thùc hiÖn ®îc nhiÒu viÖc nhÊt tõ ng©n s¸ch ®· cho. KiÓm so¸t
chi phÝ ®ång nghÜa víi t¨ng hiÖu qu¶ vµ tr¸nh nh÷ng chi tiªu l·ng phÝ vµ kh«ng cÇn
thiÕt hay kh«ng ®îc phÐp. Do ®ã, lËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t chi phÝ cÇn bao gåm viÖc x©y
dùng c¸c thñ tôc vÒ ñy quyÒn thùc hiÖn c«ng viÖc; so s¸nh chi tiªu vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng
víi ng©n s¸ch dù ¸n; kiÓm so¸t chi tiªu hµnh chÝnh vµ nh©n sù; so s¸nh gi¸ ®Êu thÇu
víi íc tÝnh cña chñ dù ¸n; gi¸m s¸t tæng chi phÝ ®Ó hoµn thµnh dù ¸n; kiÓm so¸t
nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n; gi¸m s¸t khèi lîng c«ng viÖc hoµn tÊt ®Ó thanh to¸n cho
c¸c nhµ thÇu; ®¶m b¶o thiÕt kÕ vµ c¸c ho¹t ®éng x©y dùng/l¾p ®Æt cã hiÖu qu¶ vÒ chi
phÝ vµ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh khi chi tiªu thùc tÕ kh«ng ®óng so víi kÕ ho¹ch.
51. LËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t lÞch tr×nh dù ¸n bao gåm viÖc kiÓm so¸t c¸c nguyªn
nh©n cã kh¶ n¨ng g©y ra sù chËm trÔ b»ng c¸ch quy ®Þnh râ c¸ch thøc phª chuÈn vµ
13
- c¸c kªnh ra quyÕt ®Þnh nh»m gi¶m thiÓu sè ngêi ra quyÕt ®Þnh; kiÓm so¸t c¸c lçi trong
thiÕt kÕ; gi¸m s¸t chÊt lîng thiÕt bÞ vµ chÊt lîng c«ng tr×nh x©y dùng; ¸p dông c¸c hÖ
thèng ®¸nh gi¸ gi÷a kú thÝch hîp; kiÓm so¸t nguy c¬ ®×nh c«ng vµ kh¶ n¨ng can thiÖp,
kÝch ®éng tõ bªn ngoµi; kiÓm so¸t nh÷ng nguy c¬ chËm trÔ do vËn chuyÓn vµ giao
hµng; thùc hiÖn ph©n tÝch rñi ro vµ qu¶n lý rñi ro; thêng xuyªn kiÓm ®Þnh l¹i lÞch
tr×nh dù tÝnh ban ®Çu ®Ó ®¶m b¶o gÇn víi thùc tÕ; kiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi trong
ph¹m vi vµ ph©n bæ nguån lùc. Thªm vµo ®ã, Gi¸m ®èc dù ¸n nªn ®Þnh kú tiÕn hµnh
®¸nh gi¸ thùc tr¹ng dù ¸n vµ c¸c xu híng vµ xem xÐt l¹i ngµy dù ®Þnh hoµn thµnh dù
¸n. Ph¶i cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi ®èi víi ho¹t ®éng bÞ chËm trÔ ®Ó ®¶m b¶o ®óng
môc tiªu thêi gian.
2. KiÓm so¸t chÊt lîng kÜ thuËt
52. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t yÕu tè quan träng thø ba - chÊt
lîng kÜ thuËt cña dù ¸n khi hoµn thµnh. Nh÷ng yªu cÇu ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô nµy
gåm x©y dùng c¸c biÖn ph¸p kiÓm tra chÊt lîng, nh ®¸nh gi¸ cña nh÷ng c¸n bé
chuyªn m«n vÒ c¸c th«ng sè, yªu cÇu kü thuËt vµ b¸o c¸o kü thuËt cña t vÊn; kiÓm tra
thiÕt bÞ tríc khi göi vµ sau khi thiÕt bÞ ®Õn c«ng trêng; kiÓm tra viÖc x©y dùng vµ l¾p
®Æt thiÕt bÞ; kiÓm tra nguyªn vËt liÖu (®Êt, bª t«ng, nhùa ®êng, v.v.) trong thêi gian
x©y dùng ®Ó ®¶m b¶o ®óng yªu cÇu kü thuËt; vµ kiÓm tra thiÕt bÞ vµ c¸c hÖ thèng tríc
khi chuyÓn giao cho ngêi sö dông. LËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t kü thuËt còng ph¶i x©y
dùng c¸c quy ®Þnh thñ tôc kiÓm tra, danh s¸ch nh÷ng néi dung cÇn kiÓm tra vµ mÉu
b¸o c¸o kiÓm tra vµ kiÓm ®Þnh. Gi¸m ®èc dù ¸n nªn tuyÓn c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn
m«n ®Ó x©y dùng vµ thùc hiÖn hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng.
3. C¸c yªu cÇu vµ thñ tôc lËp b¸o c¸o dù ¸n
53. B¸o c¸o t×nh h×nh dù ¸n lµ c¬ së quan träng cho phÐp Gi¸m ®èc dù ¸n so s¸nh
diÔn biÕn thùc tÕ trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n víi kÕ ho¹ch ®îc lËp ra trong giai
®o¹n lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt. NÕu diÔn biÕn thùc tÕ kh¸c víi nh÷ng dù kiÕn ban ®Çu th×
ngay lËp tøc Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i x¸c ®Þnh nguyªn do cña sù kh¸c biÖt nµy ®Ó kÞp thêi
cã biÖn ph¸p kh¾c phôc.
54. Ng©n hµng cÇn c¸c b¸o c¸o dù ¸n cËp nhËt vµ nªu lªn ®îc nh÷ng sai lÖch so
víi íc tÝnh ban ®Çu còng nh c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Ng©n hµng còng cÇn
c¸c th«ng tin b¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn ®iÒu kho¶n quy ®Þnh trong hå s¬ cho vay
vèn. Ngoµi ra, c¶ sau khi hoµn thµnh phÇn x©y dùng dù ¸n vµ sang giai ®o¹n ho¹t
®éng, Ng©n hµng vÉn cÇn c¸c b¸o c¸o cung cÊp th«ng tin thêng xuyªn ®Ó ®¸nh gi¸
lîi Ých do dù ¸n mang l¹i so víi chi phÝ cña dù ¸n vµ víi nh÷ng kú väng ban ®Çu.
55. Ph¶i x©y dùng mét hÖ thèng lËp b¸o c¸o tiÕn ®é ®Ó cung cÊp nh÷ng th«ng tin
tho¶ m·n nhu cÇu ngêi ®äc b¸o c¸o. C¸c c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thiÕt lËp hÖ thèng
lËp b¸o c¸o tiÕn ®é nªn xem xÐt l¹i b¸o c¸o thÈm ®Þnh dù ¸n vµ c¸c hå s¬ cho vay ®Ó x¸c
®Þnh lo¹i th«ng tin cÇn b¸o c¸o, chu kú nép b¸o c¸o vµ mÉu b¸o c¸o. Trong c¸c b¸o c¸o
tiÕn ®é, th«ng tin cung cÊp sÏ kh¸c nhau tïy thuéc dù ¸n vµ lÜnh vùc ho¹t ®éng.
56. §¬n vÞ tham gia thùc hiÖn ph¶i cã b¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n sau khi phÇn thùc
hiÖn dù ¸n kÕt thóc. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ quy ®Þnh nµy vµ chuÈn bÞ s½n trong
14
- hÖ thèng tËp hîp vµ xö lý sè liÖu cña m×nh nh÷ng sè liÖu cÇn thiÕt cho viÖc lËp b¸o c¸o
hoµn thµnh dù ¸n.
4. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi
57. NhiÒu thay ®æi thêng x¶y ra trong giai ®o¹n thiÕt kÕ chi tiÕt, trong mua s¾m
hµng ho¸ vµ dÞch vô, trong khi l¾p ®Æt/x©y dùng, vµ thËm chÝ c¶ trong giai ®o¹n thuª
vËn hµnh dù ¸n. Nh÷ng thay ®æi sÏ do Gi¸m ®èc dù ¸n, c¸c nhµ t vÊn dù ¸n, hay c¸c
nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng ®Ò ra vµ cã thÓ bao gåm c¶ nh÷ng thay ®æi so víi
c¸c kÕ ho¹ch ban ®Çu vµ c¸c íc tÝnh chi phÝ ph¸t sinh tõ viÖc ®iÒu chØnh quy m«, yªu
cÇu kÜ thuËt, hay yªu cÇu vÒ hµng ho¸ vµ dÞch vô. Nh÷ng thay ®æi ®ã cã thÓ lµm ¶nh
hëng hoÆc kh«ng ¶nh hëng ®Õn lÞch tr×nh thùc hiÖn, chi phÝ dù ¸n hay yªu cÇu kÜ
thuËt cña dù ¸n, hoÆc cã thÓ chØ ¶nh hëng ®Õn mét hoÆc hai trong sè nh÷ng yÕu tè
quan träng nµy cña dù ¸n.
58. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x©y dùng c¸c thñ tôc cho viÖc thùc hiÖn thay ®æi vµ kiÓm
so¸t chóng. §Ó lµm nh vËy, ph¶i nghiªn cøu nh÷ng thay ®æi kÐo theo vÒ dù trï chi
phÝ, lîi Ých vµ tÝnh n¨ng kü thuËt tríc khi cho phÐp tiÕn hµnh thay ®æi. Nh÷ng thñ
tôc nµy cßn bao gåm c¸c thñ tôc phª chuÈn x¸c nhËn ngêi cã thÈm quyÒn phª chuÈn
vµ ph¬ng thøc phª chuÈn.
5. Qu¶n lý sè liÖu cña dù ¸n
59. Chøc n¨ng quan träng kh¸c cña qu¶n lý dù ¸n lµ duy tr× ®Çy ®ñ sæ s¸ch dù ¸n.
Tríc mét thùc tÕ lµ c¸c sù kiÖn diÔn ra dån dËp vµ yªu cÇu kiÓm so¸t dù ¸n, rÊt cÇn
ph¶i thu thËp vµ ph©n tÝch, xö lý kÞp thêi nh÷ng sè liÖu liªn quan ®Õn kÕ ho¹ch dù ¸n,
tiÕn tr×nh thùc hiÖn, nhu cÇu, xu híng vµ c¸c thay ®æi lµm c¬ së ra quyÕt ®Þnh.
60. Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh lo¹i tµi liÖu vµ sè liÖu cÇn thiÕt cho c«ng t¸c lËp kÕ
ho¹ch, kiÓm so¸t dù ¸n vµ c¸c yªu cÇu b¸o c¸o dù ¸n. C¸c Gi¸m ®èc dù ¸n kh«ng cã
kinh nghiÖm cã thÓ gÆp ph¶i mét vµi khã kh¨n víi nhiÖm vô nµy. Phô lôc 7 cung cÊp
danh s¸ch mét sè lo¹i sæ s¸ch dù ¸n cã thÓ cÇn ®Õn nh»m x©y dùng c¬ së d÷ liÖu cho
dù ¸n lµm c¬ së cho hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.
6. Qu¶n lý c¸c nhµ t vÊn, nhµ cung cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt
61. Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm ®¶m b¶o r»ng c¸c nhµ t vÊn dù ¸n, nhµ cung
cÊp vµ nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt thùc hiÖn ®óng víi cam kÕt trong hîp ®ång. Do ®ã,
Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn cã kÕ ho¹ch gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng cña nh÷ng ®èi tîng ®ã theo
mét sè c¸ch díi ®©y.
62. C¸c thñ tôc qu¶n lý ho¹t ®éng cña nhµ t vÊn: (i) ®¸nh gi¸ chÊt lîng thùc hiÖn
vÒ mÆt kü thuËt ë c¸c thêi ®iÓm kh¸c nhau trong giai ®o¹n nhµ t vÊn cung cÊp dÞch
vô; (ii) kiÓm tra c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é ®Þnh kú b¾t buéc cña nhµ t vÊn; (iii) ®¸nh gi¸ sù
trao ®æi cña nhµ t vÊn víi Gi¸m ®èc dù ¸n vµ c¸n bé cña V¨n phßng dù ¸n t¹i c¸c
cuéc häp thêng kú; (iv) gi¸m s¸t chÆt chÏ sù thùc hiÖn c¸c ®iÒu kho¶n hîp ®ång cña
nhµ t vÊn; vµ (v) ®¸nh gi¸ lÇn cuèi tríc khi chÊp nhËn c«ng viÖc ®· thùc hiÖn.
63. C¸c thñ tôc qu¶n lý ho¹t ®éng cña nhµ cung cÊp: (i) gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c
yªu cÇu trong hîp ®ång vÒ tr×nh b¶n vÏ thiÕt kÕ vµ chøng nhËn chÊt lîng nguyªn vËt
15
- liÖu cña nhµ cung cÊp; (ii) xem xÐt l¹i c¸c b¸o c¸o tiÕn ®é ®Þnh kú vÒ chÕ t¹o vµ giao
hµng; (iii) kiÓm ®Þnh hµng ho¸ khi ®ang ®îc chÕ t¹o ®Ó ®¶m b¶o tu©n thñ yªu cÇu kÜ
thuËt; (iv) kiÓm ®Þnh ®ãng gãi hµng ho¸ tríc khi giao hµng; vµ (v) kiÓm ®Þnh hµng
ho¸ giao t¹i c«ng trêng hay t¹i c¶ng ®Õn tríc khi chÊp nhËn cuèi cïng.
64. C¸c thñ tôc qu¶n lý ho¹t ®éng cña nhµ thÇu x©y dùng/l¾p ®Æt gåm cã: (i) kiÓm
®Þnh thêng xuyªn c«ng viÖc cña nhµ thÇu ®Ó ®¸nh gi¸ sù tu©n thñ c¸c quy c¸ch kü
thuËt vµ tiªu chuÈn x©y dùng quèc tÕ ®· ®îc c«ng nhËn; (ii) xem xÐt l¹i c¸c b¸o c¸o
tiÕn ®é ®Þnh kú b¾t buéc; (iii) yªu cÇu nhµ thÇu ®Õn dù c¸c cuéc häp dù ¸n ®Þnh kú víi
Gi¸m ®èc dù ¸n; (iv) ®¶m b¶o nhµ thÇu t«n träng c¸c thñ tôc thay ®æi ®¬n hµng; (v)
gi¸m s¸t chÆt chÏ sù tu©n thñ c¸c ®iÒu kho¶n hîp ®ång cña nhµ thÇu; vµ (vi) kiÓm tra
lÇn cuèi c«ng viÖc mµ nhµ thÇu ®· hoµn thµnh tríc khi chÊp nhËn.
G. X©y dùng Tµi liÖu híng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n
65. §Ó gióp c¸c c¸n bé míi cña V¨n phßng dù ¸n lÇn ®Çu tiªn ®îc ph©n c«ng vµo
dù ¸n hoµn thµnh tèt nhiÖm vô, nªn cã mét tµi liÖu híng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n kÓ tõ
thêi ®iÓm b¾t ®Çu giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n. Tµi liÖu nµy cÇn bao trïm hÇu hÕt c¸c
ho¹t ®éng quan träng liªn quan ®Õn thùc hiÖn dù ¸n, ®Æc biÖt lµ nh÷ng ho¹t ®éng ®ßi
hái sù phèi hîp ho¹t ®éng cña nhiÒu nh©n viªn ®ång thêi m« t¶ c¸ch tiÕn hµnh. Tµi
liÖu còng nªn cung cÊp c¸c mÉu th tõ giao dÞch vµ chøng tõ. Tµi liÖu híng dÉn cÇn
®îc cËp nhËt theo nh quy ®Þnh vµ bao gåm danh s¸ch nh÷ng söa ®æi, bæ sung ®îc
®¸nh sè theo thø tù thêi gian víi chØ dÉn thÝch hîp vÒ sè trang, ®o¹n, h×nh hay sè thø
tù b¶ng biÓu ®îc söa ®æi. Phô lôc 8 tr×nh bµy ph¸c th¶o gîi ý vÒ tµi liÖu híng dÉn
c¸c thñ tôc trong dù ¸n.
16
nguon tai.lieu . vn
