- Trang Chủ
- Luật học
- Hoàn thiện pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0
Xem mẫu
- THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ TRONG BỐI CẢNH CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0
Phan Hải Hồ*
Nguyễn Duy Vĩnh**
*TS. Học viện Cán bộ Tp. Hồ Chí Minh
**ThS. Học viện Cán bộ Tp. Hồ Chí Minh
Thông tin bài viết: Tóm tắt:
Từ khóa: Tài liệu lưu trữ điện tử, Dưới tác động của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0), tài liệu
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ (TLLT) điện tử đang hình thành phổ biến và khẳng định tầm quan
Cách mạng công nghiệp lần thứ trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy
tư. nhiên, quy định của pháp luật hiện hành đã bộc lộ nhiều hạn chế và chưa tạo
cơ sở pháp lý đầy đủ về quản lý tài liệu điện tử. Trong phạm vi bài viết này,
Lịch sử bài viết: các tác giả phân tích tác động của CMCN 4.0 đến hoạt động lưu trữ, đánh giá
Nhận bài : 01/08/2021 thực trạng pháp luật về quản lý TLLT điện tử và đề xuất kiến nghị hoàn thiện.
Biên tập : 14/09/2021
Duyệt bài : 16/09/2021
Article Infomation: Abstract:
Keywords: Electronic archives; In the context of the impact of the Fourth Industrial Revolution (Industry
electronic records; electronic 4.0), electronic archives are forming popularity and have affirmed their
archive management; electronic importance in the management and administration of the agencies,
data. organizations and individuals. However, the current legal provisions have
revealed many restrictions and have not created the entire legal basis for
Article History: electronic management. In this article, the author focuses on analyzing
Received : 01 Aug. 2021 the impact of Industrial Revolution 4.0 on archival activities; assesses the
Edited : 14 Sep. 2021 current situation and proposes solutions to improve the law on electronic
Approved : 16 Sep. 2021 archive management.
1. Tác động của Cách mạng công nghiệp lần bản, tài liệu giấy. Tuy nhiên, trong CMCN 4.0,
thứ tư đến hoạt động lưu trữ với sự ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của công
Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với nghệ thông tin, kỹ thuật số… nhiều thông tin
những công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), của văn bản không được thể hiện bằng ký tự
Internet kết nối vạn vật (IoT), mạng xã hội, ngôn ngữ, số, chữ cái, hình ảnh trên nền giấy
điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu như truyền thống mà được mã hóa trên các
lớn, v.v.. phát triển mạnh mẽ đang làm thay đổi phương tiện điện tử. Hiện nay, văn bản, tài
sâu sắc nhiều mặt của đời sống kinh tế - xã hội. liệu giấy và văn bản, tài liệu điện tử cùng tồn
Trong lĩnh vực lưu trữ, CMCN 4.0 có những tại và có thể chuyển đổi cho nhau. Điều đó có
tác động cơ bản sau: nghĩa là văn bản, tài liệu điện tử có thể được
(1) Mở rộng loại hình tài liệu lưu trữ tạo ra từ văn bản, tài liệu giấy và ngược lại.
Đối tượng của công tác lưu trữ là văn bản, Trong nhiều trường hợp, để đáp ứng yêu cầu
tài liệu. Trong môi trường truyền thống, thông giải quyết công việc, một văn bản, tài liệu ngay
tin chủ yếu được ghi chép, truyền đạt bằng văn từ khi hình thành đã tồn tại ở cả dạng giấy và
Số 02+03 (450+451) - T1+2/2022 95
- THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
điện tử. Do vậy, để ứng dụng những thành tựu trên mạng Internet, các thông tin trong văn bản,
của CMCN 4.0 trong quản lý, lưu trữ tài liệu tài liệu điện tử thường phải đối mặt với nguy cơ
thì việc số hóa tài liệu giấy là xu hướng và là bị mất an toàn như: bị truy cập bất hợp pháp,
nhiệm vụ ưu tiên của các cơ quan lưu trữ. sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những
(2) Thay đổi phương thức thực hiện nghiệp người không được phép, hoặc bị thay đổi nội
vụ lưu trữ dung trước khi chuyển đến cho người nhận.
Như đã nêu ở trên, dưới tác động của Bên cạnh đó, thông qua mạng Internet, các tội
CMCN 4.0, nhiều dạng thức TLLT mới sẽ hình phạm công nghệ có thể truy cập vào các máy
thành. Với dạng thức TLLT mới, các phương tính của cơ quan, tổ chức để đánh cắp các dữ
pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối liệu quan trọng như mật khẩu, thẻ tín dụng, tài
với tài liệu sẽ phải thay đổi cho phù hợp trên cơ liệu, hoặc phá hoại, gây trục trặc hệ thống, gây
sở tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu chung về ra những tổn thất về thời gian và tài chính cho
nghiệp vụ lưu trữ. Mặt khác, với sự hỗ trợ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
các sản phẩm, thành tựu từ CMCN 4.0, nhiều 2. Quy định của pháp luật về quản lý tài liệu
công đoạn của nghiệp vụ lưu trữ sẽ được hỗ trợ lưu trữ điện tử
bởi các máy móc, công nghệ mới. Trí tuệ nhân Trước những tác động của cuộc CMCN 4.0,
tạo, phần mềm thông minh sẽ giúp các cơ sở Chính phủ xác định xây dựng Chính phủ điện
lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số
liệu một cách tự động và nhanh chóng. với nhiệm vụ “phát triển Chính phủ điện tử dựa
(3) Thay đổi phương thức chia sẻ thông tin trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ
tài liệu lưu trữ số, nền kinh tế số và xã hội số...”1. Theo đó, số
Trong điều kiện của CMCN 4.0, nhu cầu lượng hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành ngày
tìm kiếm, khai thác và chia sẻ thông tin từ càng nhiều, kéo theo những thay đổi của công
TLLT sẽ gia tăng. Các TLLT không chỉ đóng tác văn thư, tiếp đến là sự thay đổi của công tác
vai trò là bộ nhớ của quốc gia, dân tộc mà còn lưu trữ từ đối tượng cho đến cách thức, phương
là tài nguyên thông tin chung của nhân loại, pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ. Yêu cầu
là một bộ phận cấu thành nền tảng của xã hội thực tiễn đặt ra là TLLT điện tử cần được quản
thông tin; nhu cầu chia sẻ thông tin TLLT sẽ lý một cách khoa học với hành lang pháp lý đủ
không bị giới hạn bởi không gian và thời gian; rộng để phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng tài
quy mô, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng liệu của cá nhân, tổ chức và xã hội.
TLLT ngày càng gia tăng; việc khai thác, sử Để thực hiện tốt các mục tiêu và yêu cầu
dụng TLLT không chỉ trong phạm vi quốc gia trên, Chính phủ đã quán triệt: “hệ thống pháp
mà sẽ là toàn cầu. luật phải thúc đẩy đổi mới sáng tạo, chuyển đổi
(4) Yêu cầu bảo mật, bảo đảm an toàn thông số và phát triển các sản phẩm, dịch vụ, mô hình
tin tài liệu lưu trữ ngày càng cao kinh tế mới…”2. Về cơ bản, pháp luật về lưu
Khi thành tựu của CMCN 4.0 được ứng trữ đã thiết lập được những nội dung cơ bản về
dụng rộng rãi vào đời sống xã hội, phát sinh quản lý tài liệu điện tử sau đây:
vấn đề bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin Thứ nhất, các quy định hiện hành đã đưa ra
TLLT. Đó là vấn đề bảo vệ sự toàn vẹn, tin cậy một số khái niệm cơ bản về lưu trữ tài liệu điện
của tài liệu; bảo vệ thông tin trong quá trình tử, tạo cơ sở nền tảng cho quản lý tài liệu lưu
truyền thông tin qua mạng; bảo vệ hệ thống trữ điện tử.
máy tính, mạng máy tính, máy chủ khỏi sự (i) Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011
xâm nhập phá hoại. Trong quá trình trao đổi định nghĩa: “TLLT điện tử là tài liệu được tạo
1
Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển
Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025.
2
Đảng Cộng sản Việt Nam (2021), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, Nxb. Chính trị quốc
gia, Hà Nội, tập1, tr. 213.
96 Số 02+03 (450+451) - T1+2/2022
- THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong định giá trị nội dung như TLLT trên các vật
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá mang tin khác5.
nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số (iv) TLLT điện tử hình thành trong quá trình
hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác”. hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập
(ii) Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 01/2013/ hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu
NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ hướng trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ
dẫn thi hành Luật Lưu trữ năm 2011 (Nghị định thống quản lý tài liệu điện tử6.
số 01) định nghĩa: “Hồ sơ điện tử là tập hợp (v) TLLT điện tử phải được bảo quản an
các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hợp7.
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá Thứ ba, các quy định hiện hành đã định
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm dạng, chuẩn thông tin đầu vào.
vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội
cá nhân”. vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
(iii) Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 01 định vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử; Nghị
nghĩa: “Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử và Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg về mã định
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa
hồ sơ điện tử”. phương. Quy định của những văn bản này tạo
(iv) Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 01 định cơ sở pháp lý cho văn bản, tài liệu điện tử trở
nghĩa: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thành phương tiện giao tiếp chính thức trong
thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội nền hành chính quốc gia, góp phần hình thành
dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, hành lang pháp lý và xác lập hình thái văn thư,
điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lưu trữ điện tử.
lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, Bên cạnh những điểm tích cực nêu trên, quy
truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu”. định hiện hành về quản lý TLLT điện tử còn có
Thứ hai, các quy định hiện hành đã xác những hạn chế sau đây:
định nguyên tắc, yêu cầu cơ bản xác định giá Thứ nhất, giá trị pháp lý của TLLT điện tử
trị, thu thập, bảo quản, thống kê, khai thác sử chưa được quy định cụ thể trong Luật Lưu trữ
dụng TLLT điện tử. năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành
(i) TLLT điện tử phải đáp ứng các tiêu nên chưa tạo được hành lang pháp lý đủ rộng
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính cho TLLT điện tử phát triển.
kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn Thứ hai, quy định về quản lý TLLT điện
và khả năng truy cập; được bảo quản và sử tử của Nghị định số 01 chưa thống nhất với
dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp quy định của Luật Lưu trữ năm 2011. Cụ thể,
vụ riêng biệt3. khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 quy
(ii) Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các định: “Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các
vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài
liệu đã được số hóa4. liệu đã được số hóa”; khoản 1 Điều 5 Nghị định
(iii) TLLT điện tử được xác định giá trị theo số 01 quy định: “…Cơ quan, tổ chức, cá nhân
nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
3
Khoản 2 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011.
4
Khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011.
5
Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
6
Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
7
Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
Số 02+03 (450+451) - T1+2/2022 97
- THỰC TIỄN PHÁP LUẬT
quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá”. Thứ hai, bổ sung quy định về số hóa TLLT
Như vậy, ở đây cần làm rõ những tài liệu nào tại khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ.
được thay thế và tài liệu nào không được thay Tài liệu được số hóa từ TLLT trên các vật
thế để thực tế việc áp dụng các quy định này mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu
thuận tiện hơn và đảm bảo giá trị pháp lý của đã được số hóa bao gồm tài liệu có thời hạn bảo
TLLT. quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn
Thứ ba, các quy định về công tác văn thư, từ 20 năm trở lên. Việc xác định tài liệu được
lưu trữ, về các hoạt động nghiệp vụ đối với số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác
TLLT điện tử còn thiếu cụ thể, chưa phù hợp không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa
với sự phát triển của tài liệu điện tử trong giai có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên giúp tiết
đoạn hiện nay, ví dụ: kiệm kinh phí trong việc bố trí kho tàng, trang
(i) Nghị định số 01 chưa quy định cụ thể thiết bị bảo quản tài liệu trên các vật mang tin
về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, khác có thời hạn bảo quản dưới 20 năm sau khi
lưu trữ lịch sử qua hệ thống, về việc khai thác đã được số hóa; đồng thời tạo điều kiện để các
TLLT điện tử (thủ tục, kinh phí, thẩm quyền), cơ quan, tổ chức chủ động thành lập hội đồng
về hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử. xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu này.
(ii) Quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 Thứ ba, hoàn thiện các quy định về hoạt
về cơ quan tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ động nghiệp vụ đối với TLLT điện tử, cụ thể:
chưa bao quát được đầy đủ các loại hình lưu (1) Quy trình phân loại văn bản và tạo lập hồ
trữ. Cụ thể, theo quy định của khoản 4, 5 Điều sơ điện tử; (2) Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ
2 Luật Lưu trữ năm 2011, lưu trữ cơ quan và điện tử: thu thập, xác định giá trị, tổ chức sử
lưu trữ lịch sử là tổ chức thực hiện hoạt động
dụng, an ninh thông tin, chuyển đổi dữ liệu và
lưu trữ đối với TLLT. Như vậy, hai loại lưu trữ
siêu dữ liệu, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
này chỉ có thẩm quyền đối với lưu trữ truyền
(3) xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia, bộ, ngành,
thống mà chưa thể thực hiện lưu trữ điện tử.
địa phương; (4) Xây dựng kho Lưu trữ điện tử;
Thứ tư, Luật Lưu trữ năm 2011 chưa quy
(5) Phương pháp xác thực TLLT điện tử qua
định về quản lý dữ liệu TLLT điện tử.
thời gian; (6) Bảo quản TLLT điện tử có giá trị
Hiện nay, Nghị định số 47/2020/NĐ-CP
ngày 09/4/2020 của Chính phủ và Quyết định lịch sử; (7) Phân quyền quản lý và truy cập vào
số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng TLLT điện tử.
Chính phủ quy định về quản lý dữ liệu TLLT Thứ tư, bổ sung quy định về điều kiện, trách
điện tử, trong đó dẫn chiếu Luật Lưu trữ năm nhiệm của doanh nghiệp khi tham gia cung
2011. Tuy nhiên, Luật Lưu trữ năm 2011 không ứng dịch vụ hạ tầng kỹ thuật trong quản lý, kết
đề cập đến vấn đề trên. nối và chia sẻ dữ liệu về TLLT.
3. Một số kiến nghị Giải pháp này giúp các cơ quan, tổ chức
Thứ nhất, bổ sung quy định về giá trị pháp chủ động lựa chọn những doanh nghiệp uy tín,
lý của TLLT điện tử. đủ điều điện để lưu trữ tài liệu điện tử đồng
Trong thời gian tới, cơ quan có thẩm quyền thời tạo tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp,
cần xây dựng những quy định mang tính phải liên tục đổi mới, cập nhật và hoàn thiện
nguyên tắc, bổ sung các nội dung còn thiếu vào các giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử theo quy
Luật Lưu trữ khi được sửa đổi, bổ sung gồm: định của pháp luật hiện hành. Vì vậy, Luật Lưu
(1) TLLT là tài sản quốc gia; (2) TLLT là di sản trữ cần được sửa đổi, bổ sung theo hướng quy
tư liệu quốc gia, quốc tế; (3) Giá trị của TLLT định cho phép doanh nghiệp được cho thuê các
(giá trị pháp lý; giá trị làm chứng cứ; giá trị lịch dịch vụ để lưu trữ tài liệu điện tử. Đồng thời,
sử; TLLT là thông tin chân thực trong nghiên có điều khoản giao Bộ Nội vụ phối hợp với
cứu khoa học); (4) Giá trị của TLLT điện tử khi Bộ Thông tin và Truyền thông trong việc công
sử dụng chữ ký số; (5) Giá trị lịch sử của TLLT nhận các doanh nghiệp đủ điều kiện được cho
điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. thuê dịch vụ ■
98 Số 02+03 (450+451) - T1+2/2022
nguon tai.lieu . vn
