Xem mẫu
- http://www.ebook.edu.vn Quản lý Dự án - Lời nói đầu
LỜI NÓI ĐẦU.
Bài giảng học này nhằm mục đích cung cấp các kiến thức cơ bản liên
quan đến việc Quản lý (QL) các dự án Công nghệ thông tin (CNTT) như
QL phạm vi, Chi phí, Thời gian, Chất lượng, Nguồn Nhân lực, Rủi ro,
Truyền thông, QL Mua sắm Trang thiết bị và QL Tích hợp. Đồng thời
cung cấp một số phương pháp, các phần mềm hỗ trợ QL các Dự án
CNTT.
Bố cục Bài quyển sách chia làm mười chương và bốn phu lục.
Chương 1 giới thiệu tổng quan về các dự án CNTT, Chương 2 giới thiệu
về Quản lý phạm vi, Chương 3 giới thiệu về Quản lý Chi phí, Chương 4
giới thiệu về Quản lý Thời gian, Chương 5 giới thiệu về Quản lý Chất
lượng, Chương 6 giới thiệu về Quản lý Nguồn Nhân lực, Chương 7 giới
thiệu về Quản lý Rủi ro, Chương 8 giới thiệu về Quản lý Truyền thông,
Chương 9 giới thiệu về Quản lý Mua sắm Trang thiết bị và Chương 10
giới thiệu về Quản lý Tích hợp. Phụ lục A giới thiệu về Phần mềm
Microsoft Project 2003, và ứng dụng vào bài tóan quản lý thời gian,
quản lý chi phí và quản lý tài nguyên. Phụ lục B giới thiệu một trường
hợp điễn hình về quản lý một dự án mẫu. Phụ lục C giới thiệu về một
số biểu bảng mẫu hỗ trợ cho việc quản lý các dự án. Phụ lục D đáp án
cho phần ôn tập ở mỗi chuơng.
Bản điện tử dưới dạng tập tin .pdf được lưu trữ trên trang Web của tác
giả:
PGS.TS TRƯƠNG MỸ DUNG, Khoa Công nghệ Thông tin, Đại học Khoa
học tư nhiên, ĐHQG–HCM,
227, NGUYỄN VĂN CỪ, Q.5, Tp.HCM.
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail = tmdung@fit.hcmuns.edu.vn;
4
Trương Mỹ Dung
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
CHƯƠNG 1.
Giới thiệu Tổng quan về Quản lý Dự Án
Mục đích.
• Hiểu được các nhu cầu ngày càng tăng của nghề quản lý dự án, đặc biệt
đối với các dự án CNTT.
• Hiểu được các Khái niệm về: Dự án là gì, Quản lý dự án.
• Các thành phần của khung làm việc (framework) quản lý dự án.
• Kiến thức cần thiết cho Quản lý dự án.
• Các Giai đoạn Quản lý Dự án, và
• Phần mềm phục vụ quản lý dự án
1.1. Mở đầu.
1.1.1 Vài số liệu thống kê về QLDA.
• Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào các dự án, bằng ¼ GDP của Mỹ.
• Toàn thế giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất cả các loại dự án, trong số
40.7 nghìn tỉ USD của tổng sản lượng toàn cầu.
• Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án là nghề của mình; người quản trị dự
án có lương trung bình hơn 82,000 USD mỗi năm.1
• Hơn nửa triệu dự án phát triển các ứng dụng CNTT được khởi động trong
năm 2001, so với 300,000 dự án năm 2000.*
• Các chuyên gia đang nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án. Tom
Peters đã viết trong cuốn sách của mình “Reinventing Work: the Project
50”, “Ngày nay muốn chiến thắng bạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý
dự án!”
1.1.2 Tại sao các DA bị thất bại.
Bị hũy.
• 33% các DA bị hũy (Vượt thời gain hay chi phí). Nghiên cứu của Standish
Group (CHAOS) năm 1995 trên 31% bị hủy, tốn kém 81 tỉ USD chỉ riêng tại
Hoa Kỳ.
Quá tải-Nhu cầu các dự án CNTT càng tăng
• Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT mới
• Năm 2001, trên 500,000 dự án CNTT mới được khởi động
Không hiệu quả.
• Nhiều DA không bao giờ được sử dụng.
1
PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001
Trương Mỹ Dung 5
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
1.1.3 Tại sao các DA thành công.
Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép.
• Vượt quá khoảng 10% → 20% được coi là chấp nhận được.
Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mưc.
Khách hàng thỏa mản:
• Sản phẩm DA giải quyết được vấn đề.
• Được tham gia vào quá trình QL DA.
Người quản lý hài lòng với tiến độ.
1.1.4 . Các Lợi ích của QLDA :
• Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính, thiết bị và con người
• Cải tiến quan hệ với khách hàng
• Rút ngắn thời gian triển khai.
• Giảm chi phí
• Tăng Chất lượng và độ tin cậy.
• Tăng Lợi nhuận.
• Cải tiến năng suất lao động
• Phối hợp nội bộ tốt hơn.
• Nâng cao Tinh thần làm việc.
1.2. Các Khái niệm cơ bản.
1.2.1. Dự án là gì?
• Dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc
dịch vụ” (PMBOK® Guide 2000, p. 4).
• Dự án là một chuổi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện
nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời
gian và ngân sách
Các thuộc tính của dự án
o Dự án có mục đích rõ ràng.
o Dự án mang tính tạm thời.
o Dự án đòi hỏi sử dụng các loại tài nguyên khác nhau.
o Dự án phải có khách hàng và/hoặc đơn vị tài trợ
o Dự án thường mang tính không chắc chắn
Trương Mỹ Dung 6
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
1.2.2. Dự án CNTT.
• CNTT = Phần cứng - Phần mềm, sự tích hợp phần cứng, Phần mềm và con
người
• Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, và mạng
• Thí dụ DA CNTT:CNorthwest Airlines có hệ thống đặt chỗ mới gọi là
ResNet (xem case study tại Web site www.course.com/mis/schwalbe)
1.2.3. Bộ ba ràng buộc.
• Mọi dự án bị ràng buộc theo nhiều cách, do:
o Muc tiêu về phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt được cái gì?
o Các mục tiêu về thời gian: Dự án mất bao lâu mới hoàn tất?
o Các mục tiêu về chi phí: Sẽ tốn kém bao nhiêu?
• Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu thường
hay xung đột này.
Hình 1.1. Bộ ba ràng buộc của QTDA
Trương Mỹ Dung 7
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
1.2.4. Thí dụ. Báo cáo năm 2001 của Standish Group cho
thấy sự tiến bộ rõ rệt trong QTDA.
• Thời gian quá hạn giảm đáng kể, từ 222% xuống còn 163%
• Mức vượt ngân sách giảm từ 189% xuống còn 145%
• Các tính năng theo yêu cầu đạt 67% so với 61% trước đây
• 78,0 dự án của Mỹ thành công so với 28,000 trước đây
• 28% các dự án CNTT thành công, so với 16% trước đây
1.2.5. Quản lý Dự án là gì?
Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.” (PMI2, Project
Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p. 6)
Hình 1.2. Khung làm việc của QLDA
2
Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute - PMI) là một hiệp hội các chuyên gia quốc tế. Website:
www.pmi.org.
Trương Mỹ Dung 8
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
1.2.6. Các Bên tham gia (liên quan -Stakeholder)
Các Bên tham gia (liên quan) là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh
hưởng bởi các hoạt động của dự án.
Các Bên tham gia bao gồm:–Nhà tài trợ,
• Người Quản lý Dự án
• Trưởng Nhóm Kỹ thuật,
• Các Trưởng Nhóm.
• Các Nhóm Triển khai.
• Khách hàng,
• Người dùng..
• Nhà cung cấp
• Những người chống lại dự án.
1.2.7. 9 lãnh vực trong QLDA.
Mô tả các năng lực chủ yếu người quản lý dự án cần phát triển :
• 4 lãnh vực cơ bản (phạm vi, thời gian, chi phí, và chất lượng) :
QL Phạm vi. Xác định và Quản lý tất cả các công việc được thực hiện
trong dự án.
QL Thời gian. Ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ thực
hiện đảm bảo hoàn tất đúng thời hạn.
QL Chi phí. Đảm bảo hoản tất dự án trong kinh phí cho phép.
QL Chất lượng. Đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra.
• 4 lãnh vực hỗ trợ là phương tiện để đạt các mục tiêu của dự án (quản lý
nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, và mua sắm) :
QL Nguồn nhân lực.
QL Truyền thông.
QL Rủi ro.
QL Mua sắm trang thiết bị.
• 1 lãnh vực tích hợp (project integration management) tác động và bị tác
động bởi tất cả các lãnh vực ở trên
Trương Mỹ Dung 9
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
1.3. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CÁC DỰ ÁN CNTT.
Mục đích Các hoạt động trong Tiến hành Tài liệu và các mốc Vai trò Người
từng giai đoạn đ i ểm QLDA, CBKT
XÁC ĐỊNH Tìm hiểu để có Mục đích, mục Quản Lý DA. Ý tưởng về DA
đánh giá khởi tiêu (NDùng Thông qua)
đầu. Trình bày vấn Yêu cầu Ndùng.
đ ề. Bảng các Rủi ro
Đáng giá rủi ro. Kế hoạch Khởi đầu.
Kế hoạch & ước (Các Thành viên
tính. thông qua)
Hiến chương DA
(NDùng thông qua)
PHÂN TÍCH Hệ thống sẽ Giao diện người Xem xét, Đặc tả Chức năng
làm gì dùng. (Ndùng thông qua)
Các điều khoản Kế hoạch cuối cùng
hợp đồng. Đề xuất thực hiện
Thiết kế ban (Ndùng thông qua)
đầu.
THIẾT KẾ Các phần của Quyết định xây Báo cáo Đặc tả Thiết kế
Hệ thống, Hệ Tình hình. (Thông qua KT)
dựng/Mua.
thống sẽ làm Kế hoạch kiểm thử sự
Thiết kế
việc như thế Chấp nhận
Xem xét kỹ
nào. Ước tính đã được
lưởng.
xem xét ại.
(Thông qua về Chất
lượng)
THỰC HIỆN Lắp ráp các Lập trình. Thiết kế các Thành
thành phần phần.
Xây dựng/Mua.
(Thông qua KT)
Khách hàng hóa.
Kế hoạch Kiểm thử
Kiểm thử từng
Hệ thống.
phần.
(Thông qua KT)
Các Thành phần đã
được kiểm thử.
(Thông qua KT).
Tài liệu sữ dụng
Hệ thống làm việc
KIỂM THỮ Làm việc, Hệ Tích hợp.
Kiểm thử Hệ thống.
HỆ THỐNG thống hiệu Kiểm tra chất
chỉnh những sai lượng kỹ càng. Báo cáo
(Thông qua về Chất
sót.
lượng)
KIỂM THỬ Sự chấp nhận Qui trình Chấp Kiểm thử sự Chấp
SỰ CHẤP của khach nhận nhận (Ndùng thông
NHẬN hàng. qua)
Báo cáo
(NDùng thông qua)
VẬN HÀNH Cài đặt rộng rãi Cài đặt rộng rãi. Hệ thống mới có
và hoàn thành. Chuyển đổi. được dùng ?
Đào tạo, Hỗ trợ, (Thư Ndùng)
Xem xét. Báo cáo Đào tạo
Kế hoạch Hỗ trợ.
(Ndùng thông qua)
Xem xét. Báo cáo
hoàn thành DA.
Trương Mỹ Dung 10
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
1.4. CHU TRÌNH SỐNG CỦA MỘT DỰ ÁN.
Chu trình sống trong phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle -
SDLC) là khung làm việc dùng để mô tả các giai đoạn trong quá trình phát
triển và duy trì hệ thống thông tin. Chu trình sống của dự án là nhóm các giai
đoạn của dự án. Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án hoặc lãnh
vực kinh doanh, nhưng các giai đoạn chung bao gồm:
Quan niệm (conception)
Triển khai (development)
Thực hiện, cài đặt (implementation)
Kết thúc.
1.5. CÁC QUI TRÌNH QL DỰ ÁN.
Khởi động DA.
Lập Kế hoạch DA.
Thực thi DA.
Kiểm soát & Điều khiển.
Kết thúc.
1.6. Các công cụ và kỹ thuật QLDA.
Các công cụ và kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án và nhóm dự án
trong nhiều lãnh vực của quản lý dự án. Chẳng hạn:
• Để QL Phạm vi = WSM,..
• Để QL Thời gian = Sơ đồ Gantt,..
• Để QL Chi phí = EVM,.. Ước lượng Chi phí, các Phần mềm về tài chính,..
1.7. Các Kiến thức cần thiết để QLDA.
Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành
QLDA. Ngoài ra, Người quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm
trong
• Quản lý tổng quát
• Lãnh vực ứng dụng của dự án
Các kỹ năng cần thiết của người quản trị dự án.
Kỹ năng giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục.
Kỹ năng tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích.
Kỹ năng xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội.
Kỹ năng lãnh đạo: năng động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc
quan.
Kỹ năng đối phó: linh hoạt, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng.
Kỹ năng công nghệ: kinh nghiệm, kiến thức về dự án
Trương Mỹ Dung 11
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
Bảng 1-6. Các đặc trưng quan trọng nhất của người QLDA hiệu quả và
kém hiệu quả
Hiệu quả Kém hiệu quả
• •
Gương mẫu Thiếu gương mẫu
• •
Nhìn xa Kém tự tin
• •
Thành thạo về kỹ thuật Thiếu kiến thức chuyên môn
• •
Quyết đoán Giao tiếp tồi
• •
Giao tiếp tốt Thúc đẩy công việc tồi
• Thúc đẩy công việc
• Dám đương đầu với cấp trên
khi cần thiết
• Hỗ trợ các thành viên
• Khích lệ các ý tưởng mới
1.8. Phần mềm QTDA.
• Năm 2003, có hàng trăm sản phẩm khác nhau hỗ trợ quản trị dự án
• Ba chủng loại chính:
o Các công cụ Low-end: phục vụ các dự án nhỏ, giá dưới 200 USD /
người dùng
o Các công cụ cỡ trung (Midrange): phục vụ cho nhiều dự án và người
dùng, giá 200-500USD / người dùng. Phần mềm Project 2000 là phổ
biến nhất
o Các công cụ High-end: còn được gọi là Phần mềm QTDA Xí nghiệp
• Phần mềm Project 2002 chứa phiên bản riêng cho QTDA Xí nghiệp (Xem
Phụ lục A để biết cách sử dụng Project 2002)
1.9. Kết luận. Có thể áp dụng QLDA cho nhiều lãnh vực.
• Quản lý dự án được áp dụng cho công việc cũng như các dự án cá nhân
• Quản lý dự án được áp dụng cho nhiều ngành khác nhau (CNTT, xây dựng,
tài chính, thể thao, lập kế hoạch cho các sự kiện ...)
• Các kỹ năng quản lý dự án có thể giúp đỡ trong cuộc sống hàng ngày.
Trương Mỹ Dung 12
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
1.10. CÂU HỎI.
1. Tại sao lãnh vực quản trị dự án nhận được sự quan tâm đặc biệt?
2. Dự án là gì? Nó khác với những công việc người ta thường làm ở những
điểm nào?
2. Quản lý dự án là gì? Trình bày khung làm việc của quản lý dự án.
3. Quản lý dự án liên quan đến các lãnh vực khác như thế nào?
4. Trình bày các sự kiện chính trong lịch sử quản trị dự án. Dự án nào đầu
tiên sử dụng kỹ thuật quản lý dự án “hiện đại”
5. Mô tả tóm tắt 5 giai đọan quản lý dự án (khởi động, lập kế hoạch, thực thi,
điều khiển và kết thúc). Qui trình nào chiếm nhiều thời gian nhất của các
thành viên dự án? Tại sao? Trong mỗi qui trình các thành viên dự án phải
đối mặt với những thách thức nào?
6. Mô tả các xu hướng hiện nay về bằng cấp quản lý dự án và các công cụ
phần mềm hỗ trợ quản lý dự án.
7. Chu trình sống dự án khác với chu trình sống sản phẩm như thế nào? Tại
sao người quản trị dự án phải nắm vững cả hai điều này?
8. Trình bày những kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý dự án CNTT.
1.11. Bài tập
1. Tìm một bài viết trên Internet về quản lý dự án CNTT (Information
technology Project management). Viết một trang báo cáo giới thiệu bài viết
này. (Có thể thăm website của các tạp chí như Information Week,
Computer World, Information World).
2. Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Project 2003 tại website
www.microsoft.com/project. Viết 2 trang báo cáo trả lời các câu hỏi sau:
a. Phần mềm này cung cấp những tính năng gì (mà các phần mềm phổ
biến khác như bảng tính, database không thể hoặc khó làm được).
b. Phần mềm này có dễ học cách sử dụng không?
c. Các đầu vào và đầu ra của phần mềm này là gì?
d. Những khác biệt chính giữa phiên bản xí nghiệp (enterprise version) và
phiên bản chuẩn (standard version) của Project 2002.
3. Tìm trên Internet một bài viết về Chu trình sống trong phát triển phần mềm
(software development life cycle). Viết một trang báo cáo trình bày các ý
chính của bài viết.
4. Tìm trên các website thông tin về các kỹ năng quản lý dự án (project
management skills). Viết báo cáo 2 trang tổng kết những gì bạn tìm thấy,
cùng với ý kiến riêng của bạn.
Trương Mỹ Dung 13
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
TỪ KHÓA - KEY TERMS.
o ĐƯỜNG TỚI HẠN (CRITICAL PATH) – Đường dài nhất trong sơ đồ mạng xác định thời
gian hòan thành sớm nhất của cả dự án (the longest path through a network diagram that
determines the earliest completion of a project).
o PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE) –
Phần mềm tích hợp thông tin từ nhiều dự án để trình bày tình trạng các dự án đang làm,
đã được duyệt và tương lai ở trong một tổ chức trọn vẹn (software that integrates
information from multiple projects to show the status of active, approved, and future
project across an entire organization).
o SƠ ĐỒ (CHART) GANTT – là định dạng chuẩn để trình bày thông tin lịch biểu bằng cách
liệt kê các hoạt động của dự án với các thời điểm khởI động va kết thúc theo một định
dạnh lịch (a standard format for displaying project schedule information by listing project
activities and their corresponding start and finish dates in a calendar format).
o CHƯỜNG TRÌNH (PROGRAM) – Một nhóm dự án được quản lý một cách phối hợp (a
group of projects managed in a coordinated way).
o DỰ ÁN (PROJECT) – là một cố gắng giao thời làm để thực hiện được một mục đích duy
nhất (a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service).
o QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECTS MANAGEMENT) – là sự ứng dụng tri thức, kỹ năng, công cụ,
và kỹ thuật trong các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án (the
application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet
project requirements).
o PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) – Viện Quản trị Dự án (international
professional society for project managers).
o PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE AREAS – Các lãnh vực kiến thức QL Dự án
(project integration management, scope, time, cost, quality, human resource,
communication, risk, and procurement management)
o PMO (PROJECT MANAGEMENT OFFICE) – Nhiều doanh nghiệp hình thành các nhóm tổ
chức chịu trách nhiệm về điều phối chức năng quản lý dự án trong toàn doanh nghiệp (an
organizational group responsible for coordinating the project management functions
throughout an organization).
o PMP (PROJECT MANAGEMENT PROFESSIONAL) – chứng chỉ được cấp bởi PMI nếu đạt
yêu cầu về kinh nghiệm tư liệu hóa, đồng ý theo luật của PMI, và qua được một kỳ thi đầy
đủ (certification provided by PMI that requires documenting project experience and
education, agreeing to follow the PMI code of ethics, and passing a comprehensive
examination).
o CÔNG CỤ & KỸ THUẬT QL DỰ ÁN (PROJECT MANAGEMENT TOOLS AND TECHNIQUES)
– Công cụ và kỹ thuật trợ giúp Nhà QL Dự án và nhóm dự án (methods available to assist
project managers and their teams).
o NHÀ QL DỰ ÁN (PROJECT MANAGER) – Người chụi trách nhiệm làm việc với nhà tài trợ,
nhóm dự án, và những người khác có liên quan tới dự án để đạt mục tiêu của dự án (the
person responsible for working with the project sponsor, the project team, and the other
people involved in a project to meet project goals).
o NHÀ TÀI TRỢ DỰ ÁN (PROJECT SPONSOR) – Người cung cấp định hướng và tài chính
cho dư án (the person who provides the direction and funding for a project)
o CÁC BÊN THAM GIA (STAKEHOLDERS) – Người liên quan đến hay bị ảnh hưởng bởi các
hoạt động dự án (people involved in or affected by project activities).
o Bộ BA RANG BUỘC (TRIPLE CONSTRAINT) – cân đối giữa mục tiêu phạm vi, thời gian và
chi phí (balancing scope, time, and cost goals).
Trương Mỹ Dung 14
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- http://www.ebook.edu.vn Chương 1. Giới thiệu Tổng quan về QLDA CNTT.
ÔN T Ậ P
Hãy chọn những câu trả lời phù hợp từ liệt kê sau đây vào những chỗ còn
trống:
(Fill in the blanks by selecting the appropriate answers from the following list)
A. Dự án (project) K. Viện Quản lý DA (PMI)
B. Quản Lý DA (project management) L. Phần mềm QL DA Doanh nghiệp
C. Người tài trợ DA (project sponsor) M. VP QL DA (PMO)
D. Phạm vi (scope) N. Sơ đồ Mạng lưới DA (project network diagram)
E. Chất lượng (quality) O. Các Bên tham gia (stakeholders)
F. Thời gian (time) P. Bộ ba ràng buộc (triple constraint)
G. Rủi ro (risk) Q. Sơ đồ Gantt
H. Chi phí (cost) R. Chương trình (program)
I. Người QTDA (project manager) S. Project Management Professional (PMP)
J. CompTIA T. Phần Mềm Microsoft Project 2002
1. __________________________ tích hợp thông tin từ nhiều dự án để trình bày tình
trạng các dự án đang làm, đã được duyệt và tương lai ở trong m ột tổ chức trọn vẹn.
2. Người liên quan đến hay bị ảnh hưởng bởi các hoạt động dự án _________________.
3. Bạn có thể được cấp chứng chỉ _________________________ bởi PMI nếu đạt yêu
cầu về kinh nghiệm tư liệu hóa, đồng ý theo luật của PMI, và qua được một kỳ thi
đầy đủ.
4. Một _______________________ là định dạng chuẩn để trình bày thông tin lịch biểu
bằng cách liệt kê các hoạt động của dự án vớI các thời điểm khởI động va kết thúc
theo một định dạnh lịch.
5. Quản lý bộ ba ràng buộc yêu cầu cân đối trả giá giữa _____________,
_________________, và _______________ mục tiêu.
6. Một _____________________ là một cố gắng giao thời làm để thực hiện được một
mục đích duy nhất.
7. Nhiều doanh nghiệp hình thành các nhóm tổ chức chịu trách nhiệm về điều phối
chức năng quản lý dự án trong toàn doanh nghiệp gọi là
một_______________________.
8. Người cho định hướng và ngân sách cho một dự án là ____________.
9. Một nhóm dự án được quản lý một cách phối hợp được gọi là một
_________________.
10. _________________________ là sự ứng dụng tri thức, kỹ năng, công cụ, và kỹ thuật
trong các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.
Trương Mỹ Dung 15
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
CHƯƠNG 2.
Quản lý Phạm vi Dự án
Mục đích.
• Hiểu được tầm quan trọng của QL Phạm vi.
• Hiểu được Qui trình QL Phạm vi.
• Mô tả sự hỗ trợ của phần mềm trong quản lý phạm vi dự án
2.1. QL Phạm vi là gì ?
• Phạm vi (Scope) là một Danh sách tất cả những gì Dự án phải làm (và
cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm).
Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không Dự án sẽ
không bao giờ kết thúc.
• Các Kết quả chuyển giao (Deliverables) là những Kết quả của Dự án
mà sẽ chuyển giao: như là Phần cứng, phần mềm (mua hoặc đặt làm), Bảo
hành, Tài liệu, Đào tạo và phương thức chuyển giao.
• Nhóm dự án và các bên liên quan (Stakeholders) phải cùng hiểu những sản
phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như
thế nào.
2.2. Các Qui trình QL Phạm vi DA.
• Khởi động: Bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo.
• Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng
cho các quyết định về dự án trong tương lai
• Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các
thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
• Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án
• Điều khiển thay đổi phạm vi: điều khiển những thay đổi của phạm vi dự
án.
2.2.1. Khởi động:
2.2.1.1. Chọn dự án.
Kế hoạch chiến lược
• Bước đầu tiên trong khởi động dự án là nhìn vào bức tranh tổng thể hay là
kế hoạch chiến lược của công ty
• Kế hoạch chiến lược đòi hỏi xác định các mục tiêu nghiệp vụ lâu dài
• Các dự án CNTT cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính
Xác định các dự án tiềm năng
Sau đó chọn các dự án CNTT và phân bổ tài nguyên
Trương Mỹ Dung 16
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
• Các phương pháp chọn dự án.
• Tập trung vào nhu cầu chung
• Phân loại dự án
• Phân tích tài chính
• Dùng WSM (mô hình tính điểm có trọng số)
• Thực hiện BC (Bảng điểm cân đối)
2.2.1.2. Tôn chỉ (Charter) về dự án.
Tôn chỉ Dự án (Project Charter)
Tên dự án (Project Title):
Ngày bắt đầu:Project Start Date: Ngày kết thúc(Projected Finish Date):
Thông tin về Kinh phí (Budget Information):
GĐ Dự án (Project Manager) Họ Tên, ĐT, Email
Mục tiêu dự án (Project Objectives):
Cách tiếp cận (Approach):
Vai trò và Trách nhiệm (Roles and Responsibilities)
Vai trò Họ Tên Tổ chức/Vị trí Liên hệ
Organization/Position (Contact information)
Ký tên (Sign-off): (Chữ ký của mọi thành viên tham gia. Có thể ký tên vào bảng trên.
Chú thích (Comments): (Handwritten or typed comments from above stakeholders, if
applicable)
2.2.2. Lập kế hoạch phạm vi:
Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi của dự
án. Tuyên bố về phạm vi (scope statement) gồm:
• Kiểm chứng về dự án (project justification)
• Mô tả ngắn về sản phẩm của dự án
• Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của dự án
• Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của dự án
Trương Mỹ Dung 17
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI - Scope Statement
Tên dự án- (Project Title):
Ngày – (Date): Người viết: (Prepared by):
Lý Giải về dự án (Project Justification):
.
Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm:
(Product Characteristics and Requirements):
1.
2.
3.
4.
Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án.
(Summary of Project Deliverables)
Các kết quả liên quan đến quản lý dự án (Project management-related)
deliverables): business case, charter, team contract, scope statement, WBS,
schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project
report, lessons-learned report, and any other documents required to manage
the project.
Sản phẩm liên quan (Product-related deliverables): research reports, design
documents, software code, hardware, etc.
1.
2.
3.
Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án:
(Project Success Criteria):
2.2.3. Xác định phạm vi:
• Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc
bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được
• Xác định đúng phạm vi:
o Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, và tài nguyên
o Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển dự án
o Giúp truyền đạt rõ ràng các trách nhiệm của mỗi công việc.
Trương Mỹ Dung 18
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
• Cấu trúc phân rã công việc (WBS).
o Chia nhỏ công việc theo sơ đồ phân cấp.
WBS cho Dự án:
Người viết: Ngày:
1.0 Lọai công việc chính 1
1.1 Lọai công việc con
1.2 Lọai công việc con
1.2.1 Sub-subcategory
1.2.2 Sub-subcategory
1.3 Lọai công việc con
1.4 Lọai công việc con
2.0 Lọai công việc chính 2
2.1 Subcategory
2.2 Subcategory
2.2.1 Sub-subcategory
2.2.2 Sub-subcategory
2.3 Subcategory
2.4 Subcategory
3.0 Lọai công việc chính 3
3.1 Subcategory
3.2 Subcategory
3.2.1 Sub-subcategory
3.2.2 Sub-subcategory
3.3 Subcategory
3.4 Subcategory
4.0 Lọai công việc chính 4
4.1 Subcategory
4.2 Subcategory
4.2.1 Sub-subcategory
4.2.2 Sub-subcategory
4.3 Subcategory
4.4 Subcategory
o Các nguyên lý cơ bản tạo WBS
1. Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS.
2. Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó.
3. Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ một người, ngay cả khi có nhiều người
thực hiện công việc này
4. WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc; trước hết nó phải phục vụ
nhóm dự án và các mục đích khác nếu thực tế cho phép.
5. Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển WBS để bảo đảm tính
nhất quán.
6. Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để bảo đảm hiểu được chính xác phạm
vi công việc.
7. WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không tránh được,
điều khiển nội dung công việc theo đúng tuyên bố về phạm vi.
Trương Mỹ Dung 19
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
2.2.4. Kiểm tra phạm vi & Điều khiển thay đổi phạm vi:
o Rất khó tạo được tuyên bố phạm vi tốt và WBS tốt cho một dự án
o Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là điều khó hơn
o Nhiều dự án CNTT chịu phải tình trạng « phạm vi phình ra » (scope creep)
và kiểm tra phạm vi tồi.
2.3. Dùng Phần mềm MP để QL Phạm vi. Xem chi tiết trong Phụ lục A.
2.4. Câu hỏi.
1. Quản lý phạm vi dự án gồm những gì? Tầm quan trọng của nó đối với các dự án CNTT.
2. Các phương pháp chọn dự án. Dùng ví dụ để minh họa.
3. Các thành phần chính của bản tuyên bố phạm vi (scope statement). Tại sao phải có bản
tuyên bố phạm vi nếu đã có tuyên bố dự án và WBS.
4. Trình bày các phương pháp xây dựng WBS, giải thích tại sao công việc này thường rất
khó.
5. Mô tả một dự án bị “vượt phạm vi “ (scope creep). Có thể tránh tình huống này được
không?
6. Tại sao để sử dụng phần mềm quản lý dự án phải có WBS tốt? Giới thiệu các loại phần
mềm khác dùng trong quản trị phạm vi dự án.
2.5. Bài tập.
Dùng Excel để tạo các BẢNG 1, BẢNG. 2 sau đây. Bảo đảm các công thức tính chính xác.
BẢNG 1
Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5 Tổng
D ự án
Lợi nhuận $0 $2,000 $3,000 $4,000 $5,000 $14,000
Chi phí $5,000 $1,000 $1,000 $1,000 $1,000 $9,000
Cash Flow -$5,000 $1,000 $2,000 $3,000 $4,000 $5,000
NPV
Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5 Tổng
Dự án
Lợi nhuận $1,000 $2,000 $4,000 $4,000 $4,000 $15,000
Chi phí $2,000 $1,000 $2,000 $2,000 $2,000 $10,000
Cash Flow -$1,000 $0 $2,000 $2,000 $2,000 $5,000
NPV
BẢNG 2. MÔ HÌNH TÍNH ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ ĐỂ CHỌN DỰ ÁN.
Tiêu chuẩn Trọng số Dự án 1 Dự án 2 Dự án 3 Dự án 4
1 25% 90 90 50 20
2 15% 70 90 50 20
3 15% 50 90 50 20
4 10% 25 90 50 70
5 5% 20 20 50 90
6 20% 50 70 50 50
7 10% 20 50 50 90
Trọng số Phạm vi Dự án (WPS)
Trương Mỹ Dung 20
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
TỪ KHÓA - KEY TERMS.
o BẢNG ĐIỂM CÂN ĐỐI (BC=BALANCED SCORECARD) – Một phương pháp luận
cho phép chuyển đổi những giá trị hàng đầu của một tổ chức (như dịch vụ khách
hàng, ..) thành một chuổi các đo lường được xác định (a methodology that converts
an organization’s value drivers, such as customer service, innovation, operational
efficiency, and financial performance, to a series of defined metrics).
o Cách tiếp cận “Từ dưới lên” (BOTTOM-UP APPROACH) – để tạo WBS (creating a
WBS by having team members identify as many specific tasks related to the project
as possible and then grouping them into higher-level categorie)
o Dòng Tiền mặt (CASH FLOW) = Lợi nhuận – Chi phí (hay Thu nhập – Chi tiêu)
(benefits minus costs or income minus expenses).
o Chi phí của Vốn (COST OF CAPITAL) – Khỏan thu hồi do đầu tư vốn (the return
available by investing the capital elsewhere).
o KẾT QUẢ CHUYỂN GIAO (DELIVERABLE) – Sản phẩm (kết quả) của dự án (a
product, such as a report or segment of software code, produced as part of a project).
o Thành phần giảm giá (DISCOUNT FACTOR) – một nhân tử cho hằng năm dự trên
tỷ suất giảmgiá và năm (a multiplier for each year based on the discount rate and
year).
o Tỷ suất giảmgiá (DISCOUNT RATE) – Tỷ suất nhỏ nhất cháp nhận được cho thu hồi
vốn đầu tư, được qui định dười dạng %, chẳng hạn như 8% (the minimum acceptable
rate of return on an investment; also called the required rate of return, hurdle rate, or
opportunity cost of capital, shown in a percentage format, such as 8 percent)
o Khởi động (INITIATION) – Bắt đầu một dự án hay tiếp tục cho giai đọan tiếo theo
của dự án (committing the organization to begin a project or continue to the next
phase of a project)
o IRR (INTERNAL RATE OF RETURN) – Tỷ suất giảm giá có được từ một NPV bằng
không cho một dự án (the discount rate that results in an NPV of zero for a project).
o ÁNH XẠ GHI NHỚ (MIND MAPPING) – Một kỹ thuật mà có thể được sử dụng để
phát triển các WBS bằng cách dùng các nhánh tỏa ra từ một ý tưởng cốt lõi trung
tâm để cấu trúc các suy nghĩ và ý tưởng (a technique that can be used to develop
WBS by using branches radiating from a central core idea to structure thoughts and
ideas).
o Phân tích NPV (NET PRESENT VALUE analysis) – Một phương pháp tính tóan Giá
trị tiền tệ kỳ vọng (lời hay lỗ từ một dự án bằng cách giảm mọi giá trị kỳ vọng dòng
tiền mặt trong tương lai đối với thời điểm hiện tại (a method of calculating the
expected net monetary gain or loss from a project by discounting all expected future
cash inflows and outflows to the present point in time), công thức được cho bởi Phụ
lục 1. Chương 2.
o THỜI CƠ (OPPORTUNITIES) – Cơ hội để cải tiến tổ chức (chances to improve the
organization).
o Thời gian hòan vốn (PAYBACK PERIOD) – Lượng thời gian có thể đền bù dưới
dạng dòng tiền mặt ròng, Tiền đầu tư ròng trong một dự án (the amount of time it will
take to recoup, in the form of net cash inflows, the net dollars invested in a project)
o Vấn đề (PROBLEM) – Một tình huống không mong muốn cản trở tổ chức đạt được
mục tiêu của dự án (undesirable situation that prevent the organization from achieving
its goals).
o Tôn chỉ/Nội qui của Dự án (PROJECT CHARTER) – Một tư liệu mà có thể nhận biết
một cách hình thức sự tồn tại của một dự án và cung cấp về mục tiêu và quản lý dự
án (a document that formally recognizes the existence of a project and provides
direction on the project’s objectives and management).
Trương Mỹ Dung 21
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
o Quản lý Phạm vi Dự án (PROJECT SCOPE MANAGEMENT) – Qui trình liên quan
trong việc xác định và kiểm sóat những công việc nào thuộc hay không thuộc dự án
(the processes involved in defining and controlling what is or is not included in a
project).
o Tỷ suất qui định của Hòan vốn (REQUIRED RATE OF RETURN) – Tỷ suất hòan
vốn tối thiểu chấp nhận được (the minimum acceptable rate of return on an
investment).
o Kết quả thu được nhờ đầu tư (ROI = RETURN ON INVESTMENT) – (lợi nhuận –
chi phí)/chi phí ( [benefits minus costs] divided by costs).
o PHẠM VI (SCOPE) – Mọi công việc liên quan đến dự án và qui trình sử dụng để tạo
ra chúng (all the work involved in creating the products of the project and the
processes used to create them.)
o ĐIỀU KHIỂN THAY ĐỒI PHẠM VI (SCOPE CHANGE CONTROL) – (controlling
changes to project scope).
o NẾP GẤP PHẠM VI (SCOPE CREEP) – Khuynh hướng cho một dự án cứ phình to
ra (the tendency for project scope to keep getting bigger and longer).
o Xác định phạm vi (SCOPE DEFINITION) – Chia nhỏ kết quả chuyển giao của dự
án có thể quản lý tốt được (subdividing the major project deliverables into smaller,
more manageable components).
o Lập kế hoạch phạm vi (SCOPE PLANNING) – Phát triển những tài liệu để cung
cấp cơ sở cho những quyết định dự án tương lai, bao gồm các tiêu chuẩn xác định
nếu một dự án hay một giai đọan thành công (developing documents to provide the
basis for future project decisions, including the criteria for determining if a project or
phase has been completed successfully).
o PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI (SCOPE STATEMENT) – Tư liêu sử dụng để triển khai và
khẳng định những hiểu biết chung về phạm vi dự án (a document used to develop
and confirm a common understanding of the project scope)
o KIỂM TRA PHẠM VI (SCOPE VERIFICATION) – Hình thức hóa sự chấp nhận về
phạm vi của một dự án (formalizing acceptance of the project scope, sometimes by
customer sign-off).
o LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC (STRATEGIC PLANNING) – Xác định mục tiêu lâu
dài bằng cách phân tích SWOT (Mạnh, Yếu, Thời cơ và Nguy cơ) của một tổ chức
để dự báo xu hướng nhu cầu của sản phẩm và dịch vụ trong tương lai (determining
long-term objectives by analyzing the strengths and weaknesses of an organization,
studying opportunities and threats in the business environment, predicting future
trends, and projecting the need for new products and services).
o Cách tiếp cận “Từ trên xuống” (TOP-DOWN APPROACH) để tạo WBS (creating
a WBS by starting with the largest items of the project and breaking them into their
subordinate items).
o Mô hình Cho điểm có trọng số (WSM = WEIGHTED SCORING MODEL) – Một
Kỹ thuật (công cụ) được dựa vào để chọn lựa dự án trên cơ sở nhiều tiêu chuẩn (a
technique that provides a systematic process for basing project selection on
numerous criteria).
o WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) – Một sự gom nhóm công việc hướng
về kết xuất (đầu ra) liên quan đến một dự án mà xác định được phạm vi tổng thể
của một dự án (a deliverable-oriented grouping of the work involved in a project that
defines the total scope of the project).
o GÓI CÔNG VIỆC / Bộ chương tình đóng gói cho công việc (WORK PACKAGE) –
Một nhiệm vu (công việc) ở mức thấp nhất của một WBS (a task at the lowest level
of the WBS).
Trương Mỹ Dung 22
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
- Chương 2. QL Phạm vi.
http://www.ebook.edu.vn
ÔN TẬP
Đặt chữ cái của cụm từ thích hợp kề vào các mô tả đánh số dưới đây:
A. Mô hình cho điểm có trọng số (Weighted Scoring Model)
B. WBS (Word Breakdown Structure)
C. Tôn chỉ/Nội qui của Dự án (Project Charter)
D. Kiểm tra về Phạm vi (Scope verification)
E. Xác định phạm vi (Scope definition)
F. Ánh xạ Ghi nhớ (Mind Mapping)
G. Tỷ suất giảmgiá (discount rate)
H. NPV
I. Bảng điểm cân đối (balanced scorecard)
J. Thời gian hòan vốn (Payback period)
K. ROI (Kết quả thu được nhờ đầu tư)
L. Nếp gấp Phạm vi (scope creep)
M. IRR (Internal Rate Return)
N. Gói công việc/ Bộ chương tình đóng gói cho công việc (work package).
____1. Tỷ suất giảm giá có được từ một NPV bằng không cho một dự án.
____2. Một sự gom nhóm công việc hướng về kết xuất (đầu ra) liên quan đến
một dự án mà xác định được phạm vi tổng thể của một dự án.
____3. Một nhiệm vu (công việc) ở mức thấp nhất của một WBS.
____4. Một công cụ được dựa vào để chọn lựa dự án trên cơ sở nhiều tiêu
chuẩn.
____5. Một phương pháp luận cho phép chuyển đổi những giá trị hàng đầu của
một tổ chức thành một chuổi các đo lường được xác định.
____6. Một kỹ thuật mà có thể được sử dụng để phát triển các WBS bằng
cách dùng các nhánh tỏa ra từ một ý tưởng cốt lõi trung tâm để cấu
trúc các suy nghĩ và ý tưởng.
____7. (lợi nhuận – chi phí)/chi phí
____8. Một tư liệu mà có thể nhận biết một cách hình thức sự tồn tại của một
dự án.
____9. Hình thức hóa sự chấp nhận về phạm vi của một dự án.
____10. Khuynh hướng cho một dự án cứ phình to ra.
Trương Mỹ Dung 23
www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung
Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn
nguon tai.lieu . vn
