Xem mẫu
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN SAIGON UNIVERSITY
TẠP CHÍ KHOA HỌC SCIENTIFIC JOURNAL
ĐẠI HỌC SÀI GÒN OF SAIGON UNIVERSITY
Số 79 (01/2022) No. 79 (01/2022)
Email: tcdhsg@sgu.edu.vn ; Website: http://sj.sgu.edu.vn/
ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Renewing organization and operation of the office
in the state administrative agencies
ThS.NCS. Lê Hùng Điệp(1), ThS.NCS. Trần Bá Hùng(2)
Trường Đại học Sài Gòn
(1)
(2)Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQG TP.HCM
TÓM TẮT
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu và đóng vai trò quyết định đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động của văn phòng đã từng bước được đổi mới và hoàn
thiện, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Đặc biệt, quá trình phát triển kinh tế - xã hội đặt
ra yêu cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Đổi mới công tác văn phòng vừa là yêu cầu, vừa là nhu cầu không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ
cơ quan hành chính nhà nước nào. Để phát huy được vị trí và vai trò quan trọng của mình thì văn phòng
cần phải được cải cách theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Từ khóa: công tác văn phòng, cơ quan hành chính nhà nước, đổi mới, hiện đại hóa
ABSTRACT
The office is an indispensable part and plays a decisive role on the effectiveness and efficiency of state
administrative agencies. The operation of the office has been gradually renewed and completed, but it
has not met the requirements. In particular, the process of socio-economic development requires a
renovation of the organization and operation of offices in state administrative agencies. Renewing office
work is both a requirement and an indispensable need in the operation of any state administrative
agency. In order to promote its position and important role, the office needs to be reformed in a modern,
professional and efficient direction.
Keywords: office work, state administrative agencies, renew, modernization
1. Văn phòng trong các cơ quan được tổ chức thành các cơ quan độc lập
hành chính nhà nước và sự cần thiết đổi hoặc các bộ phận, cá nhân phụ trách. Trong
mới tổ chức và hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước
1.1. Khái quát về văn phòng trong các (CQHCNN) hiện nay cũng tổ chức thành
cơ quan hành chính nhà nước cơ quan và các chức danh phụ trách công
Công tác văn phòng là một nội dung tác văn phòng. Các cơ quan/chức danh văn
không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ phòng được tổ chức từ trung ương đến cơ
tổ chức nào. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức sở, CQHCNN thẩm quyền chung cũng như
và tính chất hoạt động mà công tác này CQHCNN thẩm quyền riêng. Hệ thống cơ
Email: hungdiep2112@gmail.com
91
- SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022)
quan/chức danh này thực hiện các chức Trong thời gian qua, tổ chức và hoạt
năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định động của văn phòng trong các CQHCNN
pháp luật. đã từng bước được cải thiện. Văn phòng đã
Đối với mỗi tổ chức, công tác văn hỗ trợ đắc lực cho quá trình lãnh đạo, điều
phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nội hành của Thủ trưởng cơ quan cũng như
dung của công tác này trong các CQHCNN việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả của các
về cơ bản cũng thực hiện các hoạt động như CQHCNN. Tuy nhiên, quá trình cải cách
các cơ quan, tổ chức khác. Có thể kể đến hoạt động văn phòng nhìn chung còn tiến
như: quản lý văn bản đến, văn bản đi; lưu trữ hành chậm và chưa đáp ứng được yêu cầu
hồ sơ, tài liệu; tham mưu, xây dựng kế đặt ra. Mức độ ứng dụng công nghệ thông
hoạch, chương trình công tác; tổng hợp số tin (CNTT) còn rất chậm và “khiêm tốn”,
liệu, thông tin phục vụ công tác quản lý; đảm chẳng hạn theo khảo sát của nhóm tác giả
bảo công tác hậu cần (cơ sở vật chất, lái xe, cho thấy chỉ có 8/24 quận, huyện ở TP. Hồ
vệ sinh…); quản lý nhân sự; tổ chức họp, hội Chí Minh có Cổng thông tin điện tử của
nghị, sự kiện; phụ trách cải cách hành chính các phường (gồm các quận, huyện: 2, 9,
nhà nước.v.v. 10, 12, Tân Bình, Tân Phú, Thủ Đức, Hóc
Mục đích của công tác văn phòng trong Môn). Trong khi đó đối với các địa phương
các CQHCNN là tham mưu, tổng hợp, hậu khác số lượng Cổng thông tin điện tử cấp
cần phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý xã chiếm tỷ lệ rất thấp, thậm chí có địa
của các CQHCNN. Với chức năng, nhiệm vụ phương không có. Bên cạnh đó, việc thu
nêu trên, có thể khẳng định rằng công tác văn thập và xử lý thông tin phục vụ cho công
phòng trong các CQHCNN đóng vai trò vô tác lãnh đạo còn chưa khoa học, năng lực
cùng quan trọng. Công tác này sẽ góp phần tham mưu còn hạn chế, theo kết luận tại
đảm bảo hoạt động của CQHCNN diễn ra Hội nghị tổng kết công tác của Văn phòng
liên tục, thông suốt, nâng cao chất lượng Chính phủ năm 2019 đã khẳng định “Năng
quản lý, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, lực tham mưu tổng hợp đã có nhiều tiến bộ
đơn vị. “Văn phòng CQHCNN là đơn vị có nhưng trong một số trường hợp chưa đáp
chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức ứng yêu cầu, vẫn còn trường hợp xử lý văn
và điều hành công việc, đồng thời là trung bản chậm hoặc không thực hiện đúng quy
tâm thông tin phục vụ lãnh đạo” (Lưu Kiếm chế làm việc. Công tác theo dõi, nắm tình
Thanh, 2008, tr. 20). hình thực tiễn và thông tin dư luận để chủ
1.2. Sự cần thiết phải đổi mới tổ chức động tham mưu đề xuất còn hạn chế” (Hữu
và hoạt động của văn phòng trong các cơ Nguyên, 2019). Đội ngũ nhân sự làm việc
quan hành chính nhà nước trong văn phòng hiện nay vẫn chưa có đủ
Trong bối cảnh hiện nay, công tác văn các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm
phòng đang đứng trước nhiều tác động vụ; việc đào tạo chưa đáp ứng yêu cầu thực
buộc phải thay đổi cách thức tổ chức và tiễn, “Hiện nay, công tác tham mưu còn
hoạt động. Yêu cầu đổi mới tổ chức và nhiều khó khăn, thách thức, trước hết là
hoạt động xuất phát từ những tác động cơ phụ thuộc vào chất lượng đội ngũ cán bộ,
bản sau đây: công chức, viên chức, vẫn còn có những
Thứ nhất, xuất phát từ những bất cập cán bộ, công chức, viên chức không đủ tầm
trong tổ chức và hoạt động của văn phòng để có thể đưa ra những dự báo, những đề
92
- LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN
xuất có hiệu quả, dẫn đến quá trình phản chức năng hậu cần và chức năng tham mưu
hồi thông tin từ cấp dưới lên cấp trên, từ tổng hợp.
cá nhân thực thi lên người lãnh đạo, quản Thứ ba, tác động của cách mạng công
lý của cơ quan, tổ chức là rất chậm” nghiệp 4.0
(Phạm Thị Hồng Thắm, 2020). Mặt khác, Thế giới đang bước vào một giai đoạn
việc ứng dụng CNTT chủ yếu chỉ dừng lại phát triển hết sức mạnh mẽ với những biến
ở việc trang bị máy tính chứ chưa chú đổi sâu sắc. Hiện nay, đời sống kinh tế - xã
trọng nhiều đến các công nghệ, phần mềm, hội đang đối diện với nhiều xu thế biến đổi
“Các loại phần mềm chưa được trang bị khác nhau, đặc biệt là cách mạng công
đầy đủ, chưa đảm bảo được yêu cầu của nghiệp lần thứ 4 (CMCN 4.0). Giáo sư
công nghệ số trong cập nhật và chuyển Klaus Schwab (người Đức), Chủ tịch Diễn
giao dữ liệu” (Quế Hương, 2019). đàn Kinh tế Thế giới Davos cho rằng
Thứ hai, tác động của quá trình cải “Chúng ta đang tiến tới một cuộc cách
cách hành chính nhà nước mạng công nghệ, công nghiệp làm thay đổi
Cải cách hành chính nhà nước là một cơ bản lối sống, phong cách làm việc và
trong những chủ trương, biện pháp lớn của cách thức giao tiếp. Xét về phạm vi, mức
Đảng và Nhà nước. Hiện nay chúng ta độ và tính phức tạp, sự dịch chuyển này
đang tiến hành cải cách hành chính nhà không giống với bất kỳ điều gì mà con
nước trên sáu nội dung, bao gồm: cải cách người từng trải qua” (Cục Thông tin Khoa
thể chế; cải cách bộ máy hành chính nhà học và Công nghệ Quốc gia, 2017, tr. 1).
nước; cải cách thủ tục hành chính; nâng Cuộc CMCN 4.0 có tác động mạnh mẽ tới
cao chất lượng cán bộ, công chức, viên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội,
chức; cải cách tài chính và hiện đại hóa nền trong đó có hoạt động của các CQHCNN.
hành chính (Chính phủ, 2011, tr. 2-7). Sáu Quá trình phát triển này đòi hỏi các
nội dung cải cách này đòi hỏi tất cả các CQHCNN cũng như công tác văn phòng
CQHCNN đều phải thực hiện, trong đó văn phải đẩy nhanh và nâng cao chất lượng hoạt
phòng cũng không ngoại lệ. Điều này đòi động. CMCN 4.0 yêu cầu công tác văn
hỏi văn phòng các CQHCNN phải cải cách phòng phải hiện đại hóa một cách toàn diện
tất cả các nội dung này gắn với công tác từ cơ sở vật chất, quy trình, thủ tục đến con
văn phòng. Quá trình cải cách hành chính người. Tác động của CMCN 4.0 đặt ra yêu
yêu cầu văn phòng phải đẩy mạnh ứng cầu phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT, áp
dụng CNTT vào hoạt động của văn phòng. dụng các thành tựu phát triển của khoa học
Ngoài yêu cầu phải ứng dụng CNTT vào công nghệ vào hoạt động văn phòng nhằm
công tác văn phòng, quá trình cải cách bắt kịp yêu cầu cũng như khai thác được
hành chính nhà nước cũng yêu cầu phải những thời cơ của cuộc CMCN 4.0 tạo ra.
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công 2. Các yêu cầu đổi mới tổ chức và
chức, sắp xếp lại tổ chức bộ máy cơ quan hoạt động của văn phòng trong cơ quan
văn phòng, đơn giản hóa thủ tục hành hành chính nhà nước
chính trong hoạt động của mình. Quá trình Sự phát triển các lĩnh vực đời sống
cải cách hành chính cũng đặt ra yêu cầu kinh tế - xã hội, đặc biệt là CMCN 4.0 và
văn phòng phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả quá trình cải cách hành chính đặt ra yêu
hoạt động của mình để từ đó thực hiện tốt cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của
93
- SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022)
công tác văn phòng, cụ thể như sau: chức năng, nhiệm vụ. Quá trình đổi mới
Thứ nhất, đổi mới cơ cấu tổ chức của hiện nay đòi hỏi công chức văn phòng phải
văn phòng hình thành nên “văn hóa tốc độ” trong xử
Văn phòng là một bộ phận cấu thành lý công việc, đồng thời hình thành tư duy
của CQHCNN, vì vậy trong quá trình cải nhạy bén và tư duy tổng hợp để có thể
cách hành chính hiện nay cũng đặt ra yêu hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ
cầu phải sắp xếp hoàn thiện tổ chức bộ được phân công. Yêu cầu trong giai đoạn
máy. Bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy mới của văn phòng đặt ra phải hình thành
hành chính, sắp xếp các đơn vị hành chính nên một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp,
huyện, xã theo Nghị quyết số 37-NQ/TW hiện đại.
ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Bộ Chính Bên cạnh đó, trong bối cảnh của cuộc
trị tác động lớn đến tổ chức của các văn CMCN 4.0, chúng ta đang hướng tới xây
phòng. Ngoài ra, đối với Văn phòng Chính dựng một nền hành chính “điện tử”. Để
phủ, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng được “Chính phủ điện tử”, “Văn
cũng phải được sắp xếp theo hướng tinh phòng điện tử” đòi hỏi phải có những
gọn lại. Trong sắp xếp tổ chức bộ máy, văn “Con người điện tử”. Do đó, mỗi cán bộ
phòng của các cơ quan phải đáp ứng yêu công chức viên chức văn phòng phải tự
cầu ngày càng hợp lý hóa cơ cấu tổ chức, nâng cao trình độ, kỹ năng CNTT. CBCC
đặc biệt là vấn đề đơn giản hóa tổ chức bộ văn phòng phải sử dụng thành thạo các
máy, phân định rõ ràng chức năng, nhiệm phần mềm, tiện ích, có kỹ năng tin học tốt
vụ giữa văn phòng với các đơn vị khác có để làm chủ công nghệ. Quá trình phát triển
liên quan. Để có thể thực hiện được điều công nghệ yêu cầu đội ngũ nhân sự không
này, yêu cầu đặt ra là phải phân tích tổ chỉ dừng lại ở kiến thức tin học cơ bản mà
chức, phân tích công việc một cách bài bản còn đòi hỏi phải nâng cao hơn nữa, đặc biệt
và thống nhất trong toàn bộ máy tổ chức. là khả năng tiếp cận và sử dụng công nghệ,
Thứ hai, yêu cầu nâng cao chất lượng khả năng sử dụng thành thạo các công cụ,
đội ngũ nhân sự các phần mềm, có khả năng “làm chủ”
Trong tổ chức và hoạt động của văn công nghệ, làm việc độc lập trên môi
phòng các CQHCNN thì yếu tố cần phải trường mạng. Việc hiện đại hoá trang thiết
đổi mới đầu tiên cần phải kể đến đó là con bị của văn phòng cần phải được tiến hành
người. Trong quá trình hoạt động đòi đồng thời với “hiện đại hoá” những con
hỏi phải có một đội ngũ công chức có người làm công tác này và trong đó đặc
“tâm” và có “tầm”. Muốn vậy, đòi hỏi các biệt là trang bị tri thức về CNTT, tin học
CQHCNN phải nâng cao chất lượng của cần phải được tiến hành trước một bước.
đội ngũ nhân sự văn phòng. Các CQHCNN Thứ ba, yêu cầu hiện đại hóa công tác
cần xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến văn phòng
thức chuyên môn vững vàng, có tinh thần Trong quá trình đổi mới hoạt động của
thái độ phục vụ, có ý thức tổ chức kỷ luật văn phòng nhất là dưới tác động của
cao. Đội ngũ công chức văn phòng phải CMCN 4.0 thì hiện đại hóa văn phòng là
đáp ứng được yêu cầu chuyên môn cũng một yêu cầu mang tính tất yếu. Các
như việc sử dụng thành thạo các kỹ năng CQHCNN cần đẩy nhanh lộ trình hiện đại
mềm để phục vụ cho việc thực hiện các hóa văn phòng để theo kịp sự phát triển
94
- LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN
như “vũ bão” của khoa học công nghệ. đầu tư nâng cấp trụ sở thì cần phải thiết kế
Yêu cầu hiện đại hóa này bao gồm: lại không gian văn phòng cho hiện đại,
Một là, yêu cầu đầu tư, hiện đại hóa thông thoáng.
trang thiết bị của văn phòng Để trang bị cơ sở vật chất đòi hỏi phải
Cơ sở vật chất là điều kiện để đảm bảo đảm bảo nguồn tài chính nhất định. Đối với
cho hoạt động của nền hành chính nhà các địa phương có kinh tế phát triển như
nước nói chung và hoạt động của văn Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Bình
phòng nói riêng. Sự phát triển mạnh mẽ Dương… việc nâng cấp cơ sở vật chất hiện
của khoa học công nghệ đòi hỏi trang thiết nay tương đối thuận lợi. Trong khi đó, đối
bị văn phòng phải được đầu tư tối ưu, hiện với các tỉnh có điều kiện kinh tế chưa phát
đại. Các thiết bị hiện đại đòi hỏi phải được triển mạnh như Hà Giang, Tuyên Quang,
đầu tư và nâng cấp như máy tính, máy in, Cao Bằng, Điện Biên… việc trang bị cơ sở
máy photo, máy scan, thiết bị kỹ thuật vật chất là một trở ngại nhất định. Ngoài
truyền tin, truyền văn bản, Kios tra cứu ra, đối với Trung ương, cấp tỉnh, việc trang
thông tin... Thực tiễn hiện nay nhiều bị cơ sở vật chất hiện đại nhất thiết phải
CQHCNN, nhất là ở cấp xã và cấp huyện, được thực hiện tốt. Tuy nhiên, đối với cấp
cơ sở vật chất của văn phòng chưa được huyện và cấp xã thì đây là một vấn đề còn
đáp ứng và trang bị đầy đủ. Điều này đã đang rất khó khăn.
làm giảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Hai là, yêu cầu phải đẩy mạnh ứng
văn phòng. Chỉ khi đảm bảo các cơ sở vật dụng các phần mềm, tiện ích trong hoạt
chất này thì mới có thể thực hiện tốt chức động của văn phòng
năng tham mưu, tổng hợp. “Cuộc CMCN 4.0 với nền tảng là sự
Các cơ quan văn phòng phải được đầu phát triển mạnh mẽ của CNTT, trong đó
tư máy vi tính hiện đại và thông qua việc chủ yếu là mạng xã hội, di động, dữ liệu
nối mạng vi tính để xử lý thông tin, sao lớn, phân tích và điện toán đám mây. Việc
chép, nhân, in công văn và phát hành văn ứng dụng CNTT cho phép đẩy nhanh việc
bản trên môi trường mạng là một xu thế tất ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong nhiều ngành
yếu. Ngoài ra, việc đòi hỏi phải nâng cấp nghề, góp phần khắc phục những khó khăn
trụ sở làm việc để đảm bảo không gian cho hiện có” (Trịnh Xuân Thắng, 2018). Việc
hoạt động văn phòng là thực sự cần thiết. áp dụng công nghệ cao vào quá trình vận
Văn phòng cần đề xuất với các cơ quan có hành của văn phòng là một trong những yếu
thẩm quyền đầu tư nâng cấp Trụ sở làm tố quan trọng, nó giúp cho hoạt động hiệu
việc, Trụ sở tiếp công dân, Bộ phận một quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
cửa… tại cơ quan, đơn vị mình. Đồng thời, Điều này yêu cầu công tác văn phòng phải
phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho Bộ đẩy mạnh ứng dụng các thành tựu công
phận một cửa và Trụ sở tiếp công dân. nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý. Xu thế
Trong xu hướng với sự phát triển công phát triển của cuộc CMCN 4.0 là sự phát
nghệ, các cơ quan đang chuyển từ mô hình triển bùng nổ của các ứng dụng, phần mềm,
“họp trực tiếp” sang “họp trực tuyến”, tiện ích. Vì vậy, đòi hỏi công tác văn phòng
chính vì vậy văn phòng cần phải trang bị phải ứng dụng các phần mềm, tiện ích vào
các phòng họp trực tuyến, nhất là ở Trung hoạt động của mình.
ương, cấp tỉnh và cấp huyện. Bên cạnh việc Một số phần mềm, tiện ích mà văn
95
- SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022)
phòng cần phải được trang bị và nâng cấp với người dân. Vì vậy, Cổng thông tin điện
như đầu tư và nâng cấp Cổng thông tin tử là một những giải pháp để giải quyết bài
điện tử; Phần mềm quản lý văn bản (M- toán này. Thực tế cho thấy rất nhiều các cơ
Office); Phần mềm đánh giá sự hài lòng quan chuyên môn cấp huyện và Ủy ban
của người dân; Ứng dụng Hệ thống thông nhân dân cấp xã chưa có Cổng thông tin
tin quản lý nhân sự; Phần mềm chỉ đạo, điện tử riêng. Điều này sẽ gây ra rào cản
điều hành; Phần mềm họp trực tuyến trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực
(Microsoft Teams, Google Hangout tuyến. Bên cạnh đó việc vận hành các Cổng
Meets…); Ứng dụng Zalo trong hoạt động thông tin điện của cấp huyện, cấp tỉnh cũng
văn phòng; Hệ thống ISO điện tử; Hệ thường xuyên gặp những “trục trặc”, điều
thống một cửa điện tử.v.v. này ảnh hưởng đến quá trình truy cập và sử
Hiện nay, thực tế văn phòng các dụng của cán bộ công chức viên chức và
CQHCNN đã áp dụng các phần mềm, tiện người dân.
ích vào hoạt động của mình. Tuy nhiên Thứ tư, yêu cầu đổi mới quy trình,
mức độ áp dụng chưa nhiều và chưa đồng nghiệp vụ của văn phòng
bộ. Việc áp dụng các phần mềm, tiện ích ở Quá trình đổi mới hoạt động văn
một số cơ quan ở địa phương còn khá phòng yêu cầu phải đổi mới các quy trình,
khiêm tốn. Việc trang bị phần mềm, tiện nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Các
ích ở một số cơ quan còn có tình trạng cơ quan văn phòng phải nghiên cứu lộ trình
“nhỏ giọt”. Yêu cầu đặt ra là phải ứng cải cách hoạt động của mình. Văn phòng
dụng triệt để các phần mềm, tiện ích. Đồng trong các CQHCNN cần phải chuẩn hóa
thời việc ứng dụng phải đảm bảo tính đồng các quy trình, nghiệp vụ trong công tác văn
bộ, thống nhất. phòng bằng cách đẩy mạnh ứng dụng hệ
Cơ quan văn phòng cũng cần phải phối thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
hợp với các cơ quan phụ trách về Khoa học ISO 9001:2015 vào hoạt động của mình.
công nghệ để nghiên cứu xây dựng cũng Các quy trình, nghiệp vụ của công tác văn
như vận hành các hệ thống phần mềm, tiện phòng như xây dựng kế hoạch, chương
ích khác vào hoạt động. Đồng thời nghiên trình công tác; quản lý văn bản; hội họp;
cứu sử dụng các mạng xã hội vào công tác quản lý nhân sự; quản lý hồ sơ, tài liệu…
văn phòng của cơ quan, đơn vị mình và cần phải được xây dựng và vận hành với
thống nhất sử dụng Email công vụ trong quy trình chặt chẽ, logic, đảm bảo phù hợp
thực thi công vụ. Việc xây dựng các phần với xu thế cải cách thủ tục hành chính hiện
mềm, tiện ích cần bám sát vào các công nay. Các cơ quan văn phòng đẩy mạnh ứng
việc cũng như các quy trình, thủ tục của dụng chữ ký số, hồ sơ điện tử, dịch vụ
văn phòng. Các cơ quan văn phòng cần công trực tuyến… để rút ngắn thời gian
phải nghiên cứu và có lộ trình áp dụng các giải quyết thủ tục hành chính cũng như
công nghệ mới, các phần mềm tiện ích vào chuẩn hóa các quy trình, thủ tục. Văn
quá trình hoạt động. phòng cần xây dựng các biểu mẫu điện tử
Ngoài ra hiện nay với xu hướng phát và thống nhất việc sử dụng các biểu mẫu
triển của công nghệ thì các CQHCNN đang này. Quy trình, nghiệp vụ phải hướng đến
hướng đến giảm “Giao dịch trực tiếp”, tăng xây dựng “Văn phòng điện tử”, “Văn
“Giao dịch gián tiếp” trong mối quan hệ phòng không giấy”, “Văn phòng tự động
96
- LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN
hóa”, “Văn phòng của thế kỷ 21”, “Văn Mỗi CBCC cần nhận thức đầy đủ và chính
phòng số”.v.v. Với sự tác động mạnh mẽ xác sự cần thiết cũng như yêu cầu phải đổi
của CNTT yêu cầu văn phòng các mới tổ chức và hoạt động của văn phòng.
CQHCNN cần đẩy nhanh việc sử dụng Họ cần thay đổi tư duy từ “yêu cầu” đổi
internet và các phương tiện truyền thông mới sang “nhu cầu” đổi mới. Có như vậy
vào thực hiện nhằm đơn giản hóa quy mới chủ động và tích cực trong quá trình
trình, tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí. đổi mới hoạt động của mình. Các
Quá trình đổi mới công tác văn phòng CQHCNN, nhất là lãnh đạo các cơ quan
yêu cầu cần phải nghiên cứu, xây dựng và văn phòng cần tăng cường nâng cao nhận
tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện thức của đội ngũ cán bộ công chức. Lãnh
nhiệm vụ của văn phòng cũng như thực đạo các CQHCNN và lãnh đạo văn phòng
hiện các chuyên môn, nghiệp vụ. Văn cần thường xuyên chỉ đạo cũng như vận
phòng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào động mỗi công chức chủ động và tích cực
quy trình xử lý công việc nội bộ, trong mối đổi mới, sáng tạo và linh hoạt trong hoạt
quan hệ với các cơ quan, bộ phận khác động. Mỗi cơ quan, cá nhân cần nhận thức
cũng như trong giải quyết công việc người được tầm quan trọng, lợi ích của việc đổi
dân, doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần mới tổ chức và hoạt động văn phòng cũng
phối hợp với các CQHCNN khác, các bộ như những yêu cầu đặt ra đối với công tác
phận khác đẩy nhanh việc công bố danh này trong thời kỳ mới.
mục các thủ tục hành chính trên mạng Thứ hai, rà soát, hoàn thiện cơ cấu tổ
thông tin điện tử của cơ quan, cung cấp chức của Văn phòng
lịch công tác, lịch tiếp công dân lên trang Các CQHCNN cần tiến hành phân
thông tin điện tử. định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của văn
3. Một số kiến nghị phòng với các bộ phận, đơn vị khác trong
Từ những yêu cầu phải đổi mới tổ cơ quan. Trước hết, cần rà soát, phân định
chức và hoạt động văn phòng trong các rõ ràng chức năng, nhiệm vụ với các bộ
CQHCNN hiện nay, chúng tôi đề xuất một phận, đơn vị khác trong cơ quan cũng như
số biện pháp sau đây: trong nội bộ của văn phòng. Trong bối
Thứ nhất, nâng cao nhận thức của các cảnh chuyển đổi chức năng từ hậu cần sang
CQHCNN và đội ngũ cán bộ công chức về tham mưu thì cần xác định rõ ràng, cụ thể
yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của hơn chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực
văn phòng tham mưu. Văn phòng cần rà soát lại Quy
Trong hệ thống các CQHCNN thì văn chế tổ chức và hoạt động của mình để tham
phòng phải là cơ quan, đơn vị chủ động và mưu thủ trưởng cơ quan ban hành quyết
tiên phong trong việc cải cách tổ chức và định điều chỉnh. Ngoài ra, cần từng bước
hoạt động. Với chức năng, vị trí cũng như tách bạch chức năng hậu cần và tham mưu,
tầm quan trọng của mình, các cơ quan văn đẩy nhanh quá trình chuyên môn hóa trong
phòng cần ý thức được trách nhiệm trong hoạt động. Đặc biệt tiến hành nghiên cứu
việc đổi mới tổ chức và hoạt động. Việc sắp xếp bộ máy Văn phòng Chính phủ và
thay đổi tư duy, nâng cao nhận thức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo
CBCC về đổi mới tổ chức và hoạt động hướng gọn nhẹ hơn, linh hoạt hơn. Các
của văn phòng là một yêu cầu cấp thiết. CQHCNN cần tổ chức bộ máy văn phòng
97
- SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No. 79 (01/2022)
theo hướng khoa học, gọn nhẹ và đúng dựng danh mục mua sắm, trang bị cơ sở hạ
chức năng. tầng vào dự toán ngân sách hằng năm của
Thứ ba, tăng cường phối hợp với các cơ quan, đơn vị. Đặc biệt các CQHCNN
cơ quan, đơn vị khác trong quá trình đổi cần nghiên cứu đầu tư cho công tác văn
mới tổ chức và hoạt động của văn phòng phòng ở các địa phương khó khăn, các cấp
Các cơ quan văn phòng cần phối hợp hành chính ở địa phương, nhất là cấp
chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị có liên huyện và cấp xã. Các CQHCNN cần
quan trong quá trình cải cách hoạt động nghiên cứu lộ trình để “phủ sóng” Cổng
của mình. Cụ thể: thông tin điện tử cho tất cả các cơ quan
Một là, phối hợp với cơ quan Nội vụ chuyên môn cấp huyện và Uỷ ban nhân
để hoàn thiện các quy định về chức năng, dân cấp xã.
nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng. Thứ tư, thực hiện đồng bộ quá trình đổi
Đây sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng cho mới tổ chức và hoạt động của văn phòng
hoạt động của văn phòng. Bên cạnh đó, cần Yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động
phối hợp với cơ quan Nội vụ để tăng cường của văn phòng chỉ có thể thực hiện hiệu
đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân sự quả khi mà các CQHCNN, các cơ quan văn
văn phòng. Các cơ quan này cần tiến hành phòng thực hiện đồng bộ các nội dung. Do
xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để từ đó, cần tiến hành đồng thời các nội dung
đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng như nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự;
đội ngũ nhân sự khoa học, hợp lý. hiện đại hóa văn phòng; đẩy mạnh chuẩn
Hai là, cơ quan văn phòng cần phối hóa quy trình, nghiệp vụ văn phòng... đồng
hợp với các cơ quan Nội vụ, cơ quan Khoa thời từng nội dung đổi mới phải đặt trong
học công nghệ để xây dựng chương trình, mối tương quan với các nội dung khác.
nội dung cũng như kế hoạch đào tạo, bồi Bên cạnh đó, các CQHCNN cần xây dựng
dưỡng kiến thức, kỹ năng về tin học, các giải pháp để tiến hành đồng bộ đổi mới
CNTT cho đội ngũ công chức của mình. văn phòng với đổi mới tổ chức và hoạt
Ba là, trong quá trình xây dựng và vận động của các cơ quan khác.
hành các hệ thống phần mềm, tiện ích… Kết luận
đòi hỏi cơ quan văn phòng cần phối hợp Với vai trò và vị trí quan trọng của
với các cơ quan về khoa học công nghệ, mình, văn phòng các CQHCNN cần phải
công an để nghiên cứu về tính bảo mật được đổi mới theo hướng hiện đại và
thông tin, khả năng thích ứng với chuyên nghiệp. Có thể khẳng định rằng văn
CQHCNN, đảm bảo an ninh mạng… để phòng truyền thống hiện nay không thể đáp
lựa chọn phần mềm, tiện ích cho phù hợp. ứng được yêu cầu phát tiển của giai đoạn
Thứ tư, đảm bảo nguồn lực đầu tư cho mới. Xu thế phát triển tất yếu của thời đại
quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri
Để có thể đổi mới tổ chức và hoạt thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi
động văn phòng đòi hỏi phải đảm bảo mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong
nguồn lực nhất định. Do đó, các CQHCNN xã hội đều phải không ngừng đổi mới và
cần tăng cường đầu tư ngân sách nhà nước hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn
cho hoạt động văn phòng. Văn phòng cần phòng cần được nhanh chóng chuyển từ
phối hợp với cơ quan Tài chính để xây văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu
98
- LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN
mới. Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phải thay đổi theo hướng hiện đại và yêu
phòng trong các CQHCNN trở thành một cầu nâng cao chất lượng hoạt động. Tuy
yêu cầu tất yếu trong bối cảnh và giai đoạn nhiên, sự phát triển của CMCN 4.0 và cải
hiện nay. Quá trình phát triển kinh tế - xã cách hành chính nhà nước cũng tạo ra
hội đặc biệt là CMCN 4.0 đặt ra những yêu những thời cơ và thuận lợi cho quá trình
cầu mới cho các cơ quan, đơn vị. Điều này đổi mới tổ chức và hoạt động của văn
đòi hỏi văn phòng các CQHCNN phải phòng. Do đó, cần tận dụng những thời cơ,
nghiên cứu một cách “thấu đáo” để có kế thuận lợi đồng thời cần xây dựng các biện
hoạch và chương trình cải cách phù hợp và pháp và lộ trình thích hợp để khắc phục
khoa học. Công tác văn phòng trong các những khó khăn, thách thức nhằm đổi mới
CQHCNN đang đứng trước những áp lực tổ chức và hoạt động của văn phòng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Chính phủ (2011). Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 về ban hành
chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020.
Chính phủ (2015). Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính
phủ điện tử.
Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (2017). Tổng luận “Cuộc cách mạng
công nghệ lần thứ 4”.
Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành & Bùi Hữu Duy (2009).
Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại. Nxb Lao động.
Quế Hương (29/11/2019). Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Bắc
Giang - tác động lớn đến hiện đại hóa công tác Văn thư - Lưu trữ. Cổng Thông tin
điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang. Truy xuất từ:https://snv.bacgiang.gov.vn/chi-tiet-
tin-tuc/-/asset_publisher/aRIn3er4plGA/content/thuc-trang-ung-dung-cntt-tren-ia-
ban-tinh-bac-giang-tac-ong-lon-en-hien-ai-hoa-cong-tac-van-thu-luu-tru
Hữu Nguyên (26/12/2019). Hội nghị tổng kết công tác năm 2019 của Văn phòng Chính
phủ. Tạp chí Cộng sản. Truy xuất từ: https://tapchicongsan.org.vn/en/hoat-ong-cua-
lanh-ao-ang-nha-nuoc/-/2018/815704/hoi-nghi-tong-ket-cong-tac-nam-2019-cua-
van-phong-chinh-phu.aspx
Lưu Kiếm Thanh (2008). Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính
nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nước số. Số 11/2008, tr. 20-22.
Phạm Thị Hồng Thắm (2020). Nâng cao chất lượng công tác tham mưu của lãnh đạo, quản
lý cấp phòng. Tạp chí Quản lý nhà nước. Số 292(5/2020), tr.70-74.
Trịnh Xuân Thắng (06/9/2018). Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đến
sự phát triển của nền hành chính nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nước. Truy xuất
từ:https://tcnn.vn/news/detail/40969/Tac_dong_cua_cuoc_cach_mang_cong_nghi
p_lan_thu_4_den_su_phat_trien_cua_nen_hanh_chinh_nha_nuocall.html
Ngày nhận bài: 18/11/2020 Biên tập xong: 15/01/2022 Duyệt đăng: 20/01/2022
99
nguon tai.lieu . vn
