Xem mẫu
- CH NG 3. PH M VI HO T NG C A D ÁN
M C ÍCH
- Hi u ÿ c t m quan tr ng c a công tác qu n lý ph m vi ho t ÿ ng c a d án.
- Hi u ÿ c qui trình qu n lý ph m vi.
GI I THI U CHUNG
a) QL Ph m vi là gì ?
- Ph m vi (Scope) là m t danh sách t t c nh ng gì d án ph i làm (và c ng có th là m t
danh sách t t c nh ng ÿi u mà d án không ph i làm). D án ph i có m t ph m vi ÿ c
vi t ra rõ ràng, n u không d án s không bao gi k t thúc.
- Các k t qu chuy n giao (Deliverables) là nh ng s n ph m c a d án mà s chuy n
giao: nh là ph n c ng, ph n m m (mua ho c phát tri n), b o hành, tài li u, ÿào t o và
ph ng th c chuy n giao.
- Nhóm d án và các bên liên quan (Stakeholders) ph i cùng hi u nh ng s n ph m nào
ÿ c t o ra nh là k t qu c a d án và chúng ÿ c t o ra nh th nào.
b) Qui trình qu n lý ph m vi
- Kh i th o: B t ÿ u m t d án ho c chuy n ti p sang giai ÿo n ti p theo.
- L p k ho ch ph m vi: phát tri n các tài li u nh m cung c p n n t ng cho các quy t ÿ nh
v d án trong t ng lai
- Xác ÿ nh ph m vi: chia nh các s n ph m trung gian c a d án thành các thành ph n nh
h n, d qu n lý h n
- Ki m tra ph m vi: h p th c hóa vi c ch p nh n ph m vi c a d án
- i u khi n thay ÿ i ph m vi: ÿi u khi n nh ng thay ÿ i c a ph m vi d án.
N I DUNG
1. KH I TH O
- Ràng bu c tam giác
- Tam giác thép
- Ma tr n trách nhi m
- Tính t ng tr ng d án
- K ho ch d án tích h p
- Các y u t c a quy ÿ nh ph m vi
Quy ÿ nh ph m vi là công c quan tr ng nh t b n s có trong quá trình l p khung d án.
Trong ch ÿ này, b n s ki m tra các thành ph n ÿ c tính ÿ n trong quy ÿ nh ph m vi k ho ch
toàn di n.
41
- Quy ÿ nh ph m vi là ch d n duy nh t c a b n khi ai ÿó h i li u chuy n gì s x y ra, li u
l i có ÿ c s a ch a hay không, li u ÿ c tính này có ÿ c t o ra hay không, li u giao di n ÿó có
thay ÿ i hay không, hay li u h có ÿ c ÿào t o hay không. Quy ÿ nh ph m vi dùng làm m t cu c
ki m tra kh t khe ÿ i v i m i yêu c u thay ÿ i mà b n s nh n ÿ c. Trong các d án công ngh
thông tin thì bùng phát ph m vi h u nh không th ng n ch n ÿ c. Th o quy ÿ nh ph m vi là
m t công vi c khó kh n và bu n t nh ng nó s ng n ch n bùng phát ph m vi không ki m soát
ÿ c.
Ràng bu c tam giác
nh ngh a:
Ràng bu c tam giác c a qu n lý d án là nh ng h n ch ph i ÿ c cân b ng ÿ ÿ t ÿ c
thành công d án. Ba ràng bu c này thông th ng ch th i gian, chi phí hay ngu n l c và ch t
l ng. Các d án có m c tiêu ba chi u là hoàn thành d án vào ÿúng th i ÿi m, ÿúng kinh phí và
ÿ t ch t l ng theo yêu c u. Nh b n có th th y trong hình 3.1, thay ÿ i trong m t ràng bu c kéo
theo s thay ÿ i trong các ràng bu c khác.
Hình 3.1: Ràng bu c tam giác
Ví d :
Phong là giám ÿ c d án phát tri n Web mà nhà tài tr b t bu c hoàn thành trong ba tháng.
Anh bi t là có th hoàn t t d án trong kho ng th i gian ÿó vì anh ÿã có các ngu n l c có giá tr là
các l p trình viên Java cao c p trong nhóm. b o v b n thân mình tránh nh ng m t mát có th
x y ra c a các ngu n l c này, anh ÿã thông báo nh ng r i ro trong tài li u ph m vi và tính ÿ n
m t d phòng, c nh báo cho nhà tài tr ti m n ng ph i chi phí thêm ti n cho các ngu n l c k
n ng ÿ ÿ a d án ÿ n ÿúng th i gian và ch t l ng theo lý thuy t.
Tam giác thép trog IT
- nh ngh a
- àm phán tho hi p
- S t ng t
Có l m t trong nh ng sai l m th ng g p là b n có th làm nhi u h n, ÿ c ít h n. Nhi u
giám ÿ c d án công ngh thông tin theo b n n ng bi t r ng thành ng ÿ c s d ng thái quá này
42
- hi n nhiên là sai nh ng có th thi u mô hình trí tu ÿ v ch tr n nó. Mô hình này xây d ng trên
nh ng h n ch qu n lý d án thông th ng c a ràng bu c tam giác và s d ng nguyên lý hình h c
ÿ n gi n ÿ th hi n b n ch t m i quan h tho hi p th t s gi a ph m vi d án và th i gian,
ngu n l c c ng nh ph ng trình ch t l ng. Mô hình nh v y ÿ c g i là “Tam giác thép trong
IT” b i vì nó không th b b cong hay xo n l i do l p lu n kém hay m t ng.
nh ngh a:
Tam giác thép là ti n ÿ qu n lý d án công ngh thông tin phát bi u r ng ba ràng bu c
chính trong d án bát k là th i gian, ngu n l c và ch t l ng và thay ÿ i trong m i ràng bu c
kéo theo s thay ÿ i trong hai ràng bu c còn l i ho c ph m vi d án ÿ t o nên s khác bi t. Ràng
bu c duy nh t ÿ i v i qu n lý d án công ngh thông tin là ngu n l c so v i chi phí. Các ngu n
l c k n ng c n cho d án c ng nh c s v t ch t và v n c n ÿ n ph c t p h n nhi u so v i
nh ng th ch ÿ c tính riêng b ng chi phí. Ti n b c không th lúc nào c ng mua ÿ c ng i
thích h p vào th i ÿi m thích h p, c ng không cung c p c s v t ch t ph c t p v i thông báo
nh .
àm phán tho hi p
Làm cân b ng gi a t ng hi u qu , s d ng ngu n l c khan hi m, thêm các chi phí ph và
tính n ng s n ph m luôn luôn là m t thách th c. Chìa khoá ÿ duy trì s cân b ng là phát hi n ra
bi n ÿ ng s m. i u này có th giúp giám ÿ c d án phân tích nh ng l a ch n và xác ÿ nh xem
s tho hi p nào s d n ÿ n t i u hi u su t t ng th . Quan tr ng là truy n ÿ t v i khách hàng và
các nhà tài tr ÿ ÿ m b o r ng có h p ÿ ng u tiên d án khi th c hi n nh ng tho hi p này.
S t ng t hay còn g i là s ÿánh ÿ i m c tiêu
Ba ràng bu c chính là th i gian, ngu n l c và ch t l ng ho t ÿ ng t o thành 3 c nh trong
m t tam giác. Ph m vi d án chính là Di n tích tam giác ÿó. N u ph m vi hay di n tích không
thay ÿ i thì khi ÿó s bi n ÿ i giá tr c a m t trong ba c nh s yêu c u s bi n ÿ i c a m t ho c
c hai c nh còn l i. N u di n tích tam giác m r ng ra hay thu nh l i thì khi ÿó các c nh t o nên
tam giác c ng ph i m r ng ra hay thu nh l i phù h p tính toán th c t m i.
Ví d :
M t hãng s n xu t mu n nâng c p 100 máy tính ÿ bàn trong b ph n bán hàng thành máy
tính xách tay và qu n lý xác l p th i h n cu i cùng là 20 ngày nghi p v . D án ÿ c giao cho b
ph n công ngh thông tin và giao tr c ti p cho Hi u, m t chuyên gia h tr màn hình n n, Hi u
ch có th nâng c p hai máy tính xách tay m i ngày b i vì b ph n bán hàng cho bi t r ng máy
tính xách tay có yêu c u cài ÿ t y h t nh máy tính ÿ bàn c a h trong ÿó có t t c ph n m m và
cài ÿ t cá nhân. C n c vào nh ng ÿi u ki n hi n t i, Hi u s m t 50 ngày ÿ hoàn t t d án.
Th m chí n u Hi u làm vi c 12 gi m i ngày trong 30 ngày liên t c thì anh ta c ng ch hoàn
thành 90 chi c máy tính xách tay vào th i h n cu i cùng. Nh b n th y trong hình 3.2, s th t rõ
rang là di n tích b m t tam giác, ph m vi l n h n nhi u so v i ba c nh th i gian, ngu n l c và
ch t l ng. D án này s th t b i, tuy nhiên chúng ta hãy s d ng tam giác thép ÿ c dung ÿ ÿ a
nó ÿ n tr ng thái cân b ng.
- Th i gian: 20 ngày nghi p v ho c 30 ngày d ng l ch.
- Ngu n l c: Hi u là ngu n l c duy nh t cho d án vi mô này.
- Ch t l ng: M i máy tính xách tay ph i gi ng y h t nh máy tính ÿ bàn hi n t i.
43
- Hình 3.2: Tam giác thép thi u cân b ng
ÿi u hoà s khác nhau này, ÿ i qu n lý có ba l a ch n:
- Th i gian: Th i h n cu i cùng cho d án có th ÿ c kéo dài ÿ phù h p v i 50 ngày mà
Hi u yêu c u.
- Nguôn l c: Có th thêm vào d án ng i th hai ho c Hi u có th ÿ c cung c p ti n c n
ÿ mua m t công c t ng t ng cho phép anh ta th c hi n 5 máy tính xách tay m i ngày.
- Ch t l ng/ Tính n ng: Ng i bán hàng ph i làm l i nh ng cài ÿ t cá nhân c a h . Không
có l a ch n ÿúng hay sai. i u duy nh t không th th c hi n ÿ c là làm trái tam giác
thép và ch ng làm gì c .
Ma tr n trách nhi m:
R t ph bi n v i các d án bao g m các nhà cung c p l n và các ÿ i tác chi n l c có th
bi t r t ít v nhau. Có th r t khó ÿ hi u rõ xem ai ÿang th c hi n cái gì và có th d n ÿ n nh ng
hi u l m và nh ng sai l m tai h i. Xác ÿ nh ch c ch n ai là ng i liên quan, h ÿóng vai trò gì và
ng i có quy n ÿ i v i nh ng th quy t ÿ nh t i thành công c a m t d án công ngh thông tin
b tk .
nh ngh a:
Ma tr n trách nhi m là tài li u qu n lý d án xác ÿ nh xem ai là ng i liên quan ÿ n d án
và m i bên ch u trách nhi m v nh ng ho t ÿ ng ch y u nào. Tài li u d ÿ nh th c hi n ch c
n ng nh m t ÿi m truy n ÿ t có th giúp tránh ÿ c nh ng hi u l m và sai l m xem ai có quy n
trong nh ng v n ÿ gì.
Vai trò không gi ng v i trách nhi m. Vai trò ch công vi c hoàn thành trong d án, th ng
ÿ c hoàn t t b i m t ng i có các vai trò khác nhau th c hi n cùng m t lúc.
Trong m t d án l n hay ph c t p thì ma tr n có th ch ÿ c dùng ÿ ch các ph n có th
chuy n giao c a c u trúc phân vi c. Ma tr n m c ÿ th p h n s ÿ c xây d ng ÿ ch vai trò gói
công vi c và trách nhi m trong t ng ph n có th chuy n giao.
Ví d :
44
- B ng 3.1 ch ra ma tr n gán trách nhi m cho d án xây d ng m t b ng c m. Chú ý r ng
trách nhi m ÿ t theo chi u d c và vai trò ÿ t theo chi u ngang tính t ÿ nh.
Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c
d án k thu t ÿ mb o thu mua s n xu t
ch t l ng
Xây d ng k ho ch chi S A P P
ti t
S n xu t b ng c m S A P P
Th nghi m b ng c m S P A P
S p x p các y u t S P P A P
T ph p S P A
P= Ng i tham gia A= Ch u trách nhi m S= Ký k t hoàn t t yêu c u
B ng 3.1: Ma tr n gán trách nhi m
Tính t ng tr ng d án
Vi n qu n lý d án c a M xác l p m t ÿ nh ngh a d án trong khung ki n th c qu n lý d
án (PMBOK). Tuy nhiên trong ÿ nh ngh a này có m t ph m vi d án r ng, thay ÿ i l n v quy mô
và tính ph c t p c a chúng. Giám ÿ c công ngh thông tin ph i gi i quy t m i th t lúc khánh
thành v n phòng chi nhánh m i cho t i vi c tri n khai h th ng qu n lý chu i cung c p trong ba
n m và m i th gi a hai quá trình ÿó. Hi u rõ cách phân lo i quy mô d án có th giúp b n th o
ra m t quy ÿ nh ph m vi hi u qu h n.
nh Ngh a:
Theo m c ÿích l p k ho ch, các d án có th phân lo i nh sau:
- Thêm/Chuy n/thay ÿ i d án (ÿ i v i các d án ph n m m còn ÿ c g i là m r ng/nâng
c p/phát tri n m i)- S k t h p các con s l n thêm/ chuy n/ thay ÿ i thông th ng ÿ c
xem nh m t nhi m v v n hành trong d án. Ph n thêm vào bao g m các h th ng ph
ho c các y u t h th ng; ph n chuy n g m có các h th ng chuy n ÿ i t nhiên nh
trong vi c t ch c l i b ph n hay chuy n t i m t c s v t ch t m i; còn thay ÿ i bao
g m nh ng thay ÿ i c u hình ph n m m và / ho c trang thi t b .
- D án vi mô- Các d án m t nhi u nh t 2000 gi lao ÿ ng ho c 250.000 ÿôla ÿ hoàn t t.
- D án v mô- Các d án m t ít nh t 2000 gi lao ÿ ng ho c 250.000 ÿôla ÿ hoàn t t.
T l th i gian dùng trong quy trình l p k ho ch và s l ng tài li u ki m soát ÿ c ÿ a ra
nên ÿ c v theo t l t ng quan tr c ti p v i kích th c và ÿ ph c t p c a d án. Trong các d
án nh h n và ít ph c t p h n thì nhi u tài li u d án có th sát nh p tài li u ph m vi (Ví d nh
thay th m t chi c máy tính xách tay th ng ÿ c xem nh m t nhi m v v n hành nh ng thay
th 3000 chi c trong 30 ngày có th ÿ c qu n lý nh m t d án).
K ho ch d án tích h p
M t s giám ÿ c d án b nh ng ng i xem vi c phát tri n nh ng k ho ch d án ÿang ti n
tri n m nh là không c n thi t, cho là không có kh n ng phân tích. M t khác các giám ÿ c d án
công ngh thông tin k c u ch ra s h p lý trong th ng kê cho m t câu châm ngôn mà không ai
45
- l p k ho ch th t b i, h ch th t b i trong vi c l p k ho ch. Th c t thì c hai phía ÿ u ÿúng và
c hai phía ÿ u sai. Tài li u ki m soát d án c n ph i phù h p v i lo i d án tr c m t.
nh ngh a:
K ho ch d án tích h p là tài li u ki m soát d án dùng cho các d án vi mô k t h p Quy
ÿ nh ph m vi và các y u t chính trong m t k ho ch d án l n h n. K ho ch d án tích h p bao
g m các y u t chính sau:
- Quy ÿ nh ph m .vi
- Tôn ch d án.
- C u trúc phân vi c.
- L ch trình d án.
- Kinh phí d án.
- Tài li u r i ro.
- K ho ch truy n thông.
Ví d :
L p k ho ch bao nhiêu là quá nhi u? Phong là giám ÿ c d án nâng c p máy tính ÿ bán
500 gi lao ÿ ng. Anh ta c n m t k ho ch d án tích h p nh ng không mu n c ng ÿi u nó. Rõ
ràng là k ho ch d án 100 trang s b th t b i r t l n. Thay vào ÿó anh ta phác th o m t k ho ch
12 ÿ n 15 trang trình bày rõ nh ng th s ÿ c tính ÿ n và không tính ÿ n trong d án. Nó ÿi vào
chi ti t nh li t kê các ÿi m tròn v i yêu c u ch c n ng. Ví d nh m t ai ÿó ÿ c ÿ c là “Cài ÿ t
cá nhân và trình duy t Internet a thích s không ÿ c l u l i nh m t ph n nâng c p”. Tài li u
c ng nói rõ nh ng r i ro k t h p v i d án này nh m t mát d li u t p th chính máy tính ÿ
bàn.
2. L P K HO CH
- Th o quy ÿ nh ph m vi d án
- Th o tôn ch d án
- Th o b ng kê công vi c (SOW)
2.1. Th o quy ÿ nh ph m vi d án
Quy ÿ nh ph m vi dùng ÿ th m c ÿ gay go cho m i yêu c u thay ÿ i mà b n nh n ÿ c.
Quy ÿ nh ph m vi là ch d n duy nh t c a b n khi ai ÿó h i li u ÿi u gì s x y ra và li u l i ÿó có
ÿ c s a ch a hay không, li u ÿ c tính ÿó có ÿ c xây d ng hay không, li u giao di n ÿó có thay
ÿ i hay không hay li u h có ÿ c ÿào t o hay không ?
Th o quy ÿ nh ph m vi là công vi c khó kh n và bu n t nh ng c n thi t. Quy ÿ nh ph m vi
ph i có tài li u yêu c u ÿ c nghiên c u c n th n.
Nguyên t c:
T p h p thông tin phù h p cho k t lu n tuân theo các nguyên t c sau:
- m b o r ng lo i d án và quy mô d án ÿ c xác ÿ nh rõ:
- Xem xét vi c s d ng k ho ch d án tích h p cho d án thêm / chuy n / thay ÿ i và
các d án vi mô.
- Chu n b cho quy ÿ nh ph m vi ph c t p h n và l n h n cho cá d án v mô.
46
- - m b o r ng các ph n có th chuy n giao và ranh gi i d án ÿ c xác ÿ nh rõ:
- Tài li u có xác ÿ nh rõ cái s ÿ c hoàn thành và không ÿ c hoàn thành nh m t
ph n c a d án hay không?
- Các yêu c u b t bu c và không b t bu c có xác ÿ nh rõ hay không? Các tiêu chí ch p
thu n cho các k t qu chuy n giao ÿã ÿ c phác th o ch a?
- Tài li u có xác ÿ nh rõ m i ph n có th chuy n giao nào s b ng ngôn ng không bi t
ng hay không?
- B n có bi t khi nào d án hoàn t t không?
- Tính ÿ n ngày tháng b t ÿ u và ngày tháng hoàn t t theo m c tiêu trong ÿó có th i
ÿo n t ng ÿ i v i ngày tháng b t ÿ u theo lý thuy t và / ho c ngày tháng b t ÿ u /
k t thúc.
- Tính ÿ n h u qu c a nh ng ngày tháng b tr h n theo toàn b d án c ng nh các
m c quan tr ng c th .
- m b o r ng trách nhi m ÿ c xác l p rõ:
- m b o r ng t t c các bên liên quan hi u vai trò và trách nhi m c a h trong d án.
Cân nh c vi c s d ng ma tr n trách nhi m.
- M i ng i có hi u chu i yêu c u cho d án hay không?
- Có m t s quy ÿ nh hay chu n c a ngành nh h ng t i các ph n có th chuy n giao
hay không? Giao cho ai ÿó nghiên c u và ch u trách nhi m v các ph m vi này.
- m b o r ng tam giác thép ÿ c ÿ t ÿúng ch :
- Cái nào là u tiên gi a chi phi, l ch trình và ch t l ng?
- Tính n ng, l ch trình hay kinh phí có th th ng l ng l i ÿ c ÿ gi cho d án theo
ÿúng l ch trình hay ÿúng kinh phí n u c n thi t?.
- B n ÿ ngu n l c có ý ngh a không? Các ph n có th chuy n giao có th th c hi n
ÿ c hay không?
- Các m c quan tr ng ÿ ra có ý ngh a không?
- c tính chi phí ÿ ra có ý ngh a không?
- m b o r ng quy ÿ nh ph m vi phác th o rõ r i ro liên quan t i d án:
- C n th n các r i ro nghi p v ÿó nh các ÿi u ki n th tr ng x u không tr thành b
ph n c a quy ÿ nh r i ro cho d án.
- Cân nh c vi c s d ng ma tr n r i ro ÿ tránh hàng lo t nh ng ÿi u x u có th x y ra.
Ví d :
Hãy ki m tra l i hãng s n xu t mu n nâng c p 100 máy tính ÿ bàn trong b ph n khách
hàng thành máy tính xách tay. D án ÿ c giao cho b ph n công ngh thông tin và giao tr c ti p
cho Hi u, chuyên gia h tr màn hình n n. Hi u xác ÿ nh ÿây là d án vi mô thêm/ chuy n/ thay
ÿ i và r t thích h p s d ng k ho ch d án tích h p. Hi u phác th o t t c các ph n có th
chuy n giao và xác l p nhanh ma tr n trách nhi m. ÿ t tam giác thép ÿúng ch , anh ta l t qua
v n ÿ b i vì b n ÿ ngu n l c và l ch trình không th t s có ý ngh a. Trong khi xây d ng báo cáo
r i ro, Hi u ch ra r i ro c a các ngu n l c không ÿ y ÿ có kh n ng th c hi n cao. Tam giác
thép ph i ÿ c cân b ng b ng cách xác l p u tiên gi a chi phí, l ch trình và trách nhi m và xác
l p ph n vi có th th c hi n ÿ c. B ng cách hi u t t c các y u t quy ÿ nh ph m vi và tuân theo
các nguyên t c. Hi u có th gi i quy t v n ÿ tam giác thép tr c khi d án ra kh i c ng.
47
- Bài t p 3-1: Chu n b th o quy ÿinh ph m vi
Th i gian ho t ÿ ng: 15 phút.
M c tiêu:
ánh giá quy mô và lo i d án tr c khi xây d ng quy ÿ nh ph m vi.
K ch b n:
V i vai trò giám ÿ c d án t i công ty XYZ, b n ÿang chu n b th o quy ÿ nh ph m vi cho
vi c thi t k l i ng d ng d ch v khách hàng. Tuy nhiên, tr c khi b n có th th o quy ÿ nh thì
b n c n ÿánh giá xem ÿây là lo i d án nào và quy mô c a nó nh th nào.
1. S khác nhau gi a d án thêm/ chuy n/ thay ÿ i, d án vi mô và d án v mô là gì?
Lo i d án i m khác nhau
Thêm/ chuy n/ thay ÿ i C c u không thông th ng, xây d ng l i, ÿi u ch nh c s v t ch t
công ngh thông tin (Ví d nh n ng c p thi t b v t ch t tì ÿ ng
thành s i cáp quang).
Vi mô D i 2000 gi lao ÿ ng hay 200.000 ÿôla
V mô Trên 2000 gi lao ÿ ng hay nhi u h n 200.000ÿôla.
2. Quy mô d án có ý ngh a tr c ti p t i s l ng và lo i tài li u ph i ÿ c xây d ng trong
quy trình kh i t o. Th o lu n vi c s d ng quy ÿ nh ph m vi so v i k ho ch d án.
Trong m t d án nh , quy ÿ nh ph m vi có th nh k ho ch d án. Trong m t d án
l n h n, quy ÿ nh ph m vi ÿ c tính ÿ n nh m t ph n c a k ho ch d án s ÿ c trình bày
trong ch ÿ sau.
3. Xác ÿ nh ba y u t c a tam giác thép và t m quan tr ng c a chúng.
Ba y u t ÿó là: L ch trình, chi phí và ch t l ng. Tam giác thép ÿ c dùng ÿ gi cân
b ng cho d án. Thay ÿ i b t k m t y u t ph i ÿ c bù ÿ p cho các y u t khác.
Bài t p 3-2: Th o quy ÿ nh ph m vi
Th i gian ho t ÿ ng: 20 phút
M c tiêu:
S a ch a s thi u sót c a quy ÿ nh ph m vi m u (xem ph l c 1).
K ch b n:
Làm vi c v i ph m vi m u, hoàn thành các ho t ÿ ng sau:
1. Vi t m t ph n m i cho quy ÿinh ph m vi phác th o m t vài gi ÿ nh k thu t, ch c n ng
và nghi p v có th x y ra. H c viên nên phác th o m t ho c hai gi ÿ nh trong t ng ph m
vi.
2. Ràng bu c t ch c nào có th c n tr d án này thành công? Vi t m t ÿo n phác th o
chúng.
M t vài ràng bu c có th tham gia vào ho t ÿ ng. V tài chính, thi u cam k t qu n lý,
thi u ho t ÿ ng qu n lý d án phù h p, thi u giám ÿ c d án mua s m.
3. Giám ÿ c d án phác th o n l c d ÿ nh nh ng không ÿ t chung vào b n ÿ ngu n l c
cho chúng ta bi t r ng n l c ÿó ÿ c phân b nh th nào. Gi s d án c n m t nhà
phân tích nghi p v , m t k s m ng, nhà thi t k c s d li u và ng i phát tri n Web,
48
- xây d ng m t b n ÿ ngu n l c ch ra cách th c ngu n l c ÿ c s d ng và chi phí bao
nhiêu trong s 700 gi n l c.
Phân tích này không có m t ÿáp ng ÿúng. Ví d n u s gi ngu n l c ÿ c xác l p t i
50, 200, 300, 150 thì chi phí s là 2500 ÿôla, 15000ÿôla, 22500ÿôla, 11250ÿôla, chi phí cho
t ng d án là 51250ÿôla.
Ngu n l c Gi ngu n l c Chi phí trên gi T ng chi phí
Nhà phân tích nghi p v 50ÿôla
K s m ng 75ÿôla
Nhà thi t k c s d li u 75ÿôla
Ng i phát tri Web 75ÿôla
4. Gi s d án này theo ngu n l c và u tiên ÿ c xác l p là chi phí, l ch trình sau ÿó ÿ n
ch t l ng. Vi t m t ÿo n m i truy n ÿ t u tiên này (xem thêm ch ng 5 ÿ làm m c
này).
H c viên nên trình bày l i th t u tiên và sau ÿó truy n ÿ t b ng các thu t ng m
r ng ÿ d án này d i d ng tho hiêp.
5. Quy ÿinh ph m vi m u xác ÿ nh vai trò c a nh ng ng i liên quan, không phác th o trách
nhi m cho t ng v trí là gì. Vi t m t mô t ng n v trách nhi m cho nhà tài tr và giám
ÿ c d án.
H c viên nên xác ÿ nh nhà tài tr là ch ÿ u t d án, ch u trách nhi m ÿ a ra ph ng
h ng, kinh phí và h tr chính tr . Giám ÿ c d án hi n nhiên ch u trách nhi m xây d ng k
ho ch d án, qu n lý ÿ i d án c ng nh thành công hay th t b i c a n l c.
2.2. Th o tôn ch d án
Nghiên c u trong ngành ch ra r ng có kho ng 20% ÿ n 30% toàn b các d án công ngh
thông tin b hu b khi chúng ÿang giai ÿo n xây d ng ý t ng. Tôn ch d án có th giúp ng n
ch n ÿi u này x y ra v i b n. M t hay nhi u ng i ch u trách nhi m xây d ng tôn ch d án khác
nhau r t nhi u t t ch c này t i t ch c khác và cu i cùng là ít quan tr ng h n nhi u so v i
ng i ký tài li u.
D án b n ÿang th c hi n có ÿòi h i th i gian, ngu n l c hay ti n b c không? N u câu tr l i
là có thì khi ÿó b n c n xây d ng tôn ch d án.
nh ngh a
Tôn ch d án là m t tài li u d án c p phép hay phê chu n m t d án. S c p phép này quy
ÿ nh t m t m c qu n lý thích h p tr lên và nên th c hi n t i thi u ba ÿi u:
- Tôn ch d án nên ÿ t tên d án và b nhi m giám ÿ c d án.
- Tôn ch d án nên phác th o các yêu c u nghi p v cho d án.
- Tôn ch d án nên mô t các yêu c u ch c n ng s ÿ c ÿ a ra.
Bài t p 3-3.
1. M c ÿích c a tôn ch d án là gì?
M c ÿích là c p phép cho d án và giúp xác l p u tiên ngu n l c.
2. Quy ÿ nh d án có bao g m các các y u t c n thi t không?
49
- Có.
3. Sau khi quy ÿ nh d án ÿ c ký thì quy ÿ nh d án nên ÿ c truy n ÿ t cho ai?
Quy ÿ nh d án nên ÿ c truy n ÿ t cho ÿ i d án và các ÿ i t ng liên quan d án m c
ÿ cao.
4. Các y u t ph nào có th có trong quy ÿ nh d án?
ó là các ch s , th t c c p phép k toán và k ho ch truy n thông.
Th o tôn ch d án
Quy ÿ nh d án xác ÿ nh d án và c p gi y phép chính th c cho d án trong ÿó có vai trò,
trách nhi m c ng nh u tiên ÿ i v i t ch c.
Khi quy ÿ nh d án ÿã c p phép cho d án c a b n thì ÿi u quan tr ng là nó có c n c c th
và ÿ c phân b rõ ràng.
Nguyên t c:
Xây d ng quy ÿ nh d án tuân theo các nguyên t c sau:
- m b o r ng bên ký k t hay ng i ký/ c p phép cho tài li u quy t ÿ nh này ph i ÿúng
ch c n ng, có th m quy n:
o Bên ký k t có th cho phép b nhi m l i nhân s có liên quan hay không?
o Bên ký k t có th cho phép gi i phóng nguyên v t li u có liên quan hay không?
o Bên ký k t có th cho phép tiêu dùng ti n b c c n thi t hay không?
- m b o r ng quy ÿ nh d án rõ ràng:
o Quy ÿ nh d án có ÿ t tên d án rõ ràng hay không?
o Quy ÿ nh d án có ch ÿ nh rõ giám ÿ c d án hay không?
o Quy ÿ nh d án có ch rõ th i gian th c hi n và kinh phí d án hay không?
o Quy ÿ nh d án có phác th o yêu c u nghi p v ch ng minh cho d án hay
không?
o Quy ÿ nh d án có mô t yêu c u ch c n ng s ÿ c ÿ a ra hay không?
- m b o r ng quy ÿ nh d án ÿ c phân phát h p lý:
o Các ÿ i t ng liên quan d án có b n sao hay không?
o i ng thành viên d án có b n sao hay không?
o B ph n k toán hay tài chính có b n sao hay không?
o Các nhà qu n lý ngu n l c liên quan trong d án có b n sao hay không?
Bài t p 3-4: Th o tôn ch d án
Th i gian ho t ÿ ng: 10 phút
M c tiêu:
Th o m t quy ÿ nh d án ÿ n gi n.
K ch b n:
Thi t k l i phân h ng d ng d ch v khách hàng là m t nhu c u c p thi t tr c nh ng ÿòi
h i mang tính chi n l c h ng vào khách hàng c a m t công ty. Phó giám ÿ c ÿi u hành là nhà
tài tr cho d án này. D án s chi phí 1 tri u ÿôla và m t kho ng 12 tháng xây d ng.
1. Y u t nào b n s tính ÿ n trong quy ÿ nh d án trong d án này ÿ giành ÿ c gi y phép.
- Tên d án: ng d ng d ch v khách hàng
50
- - M c tiêu d án: Cung c p ng d ng v i m t giao di n s d ng th ng nh t b i ÿ i di n
d ch v khách hàng
- M c tiêu nghi p v chi n l c: C i thi n d ch v khách hàng
- Giám ÿ c d án: Ph m V n Chi n
- Nhà tài tr : Phó giám ÿ c ÿi u hành Công ty
- Chi phí d án theo c tính: 1 tri u ÿôla
- dài d án theo c tính: 12 tháng
- Dòng ch ký c a nhà tài tr
2. Tài li u quy ÿ nh d án nên l n nh th nào?
Quy mô ÿa d ng tính liên t c, t vài dòng cho t i 10 trang.
3. D ng t ch c trong d th o quy ÿ nh d án có ý ngh a gì?
Nó xác ÿ nh ai có quy n c p phép cho d án c ng nh ph ng pháp truy n thông ÿ c dùng
ÿ truy n ÿ t r ng d án ÿã ÿ c c p phép.
2.3. Th o b ng kê công vi c (Statement Of Work - SOW) (vi t t t là BKCV)
B ng kê công vi c ph c v các m c ÿích khác nhau trong các t ch c khác nhau ph
thu c vào ph ng pháp lu n qu n lý d án thông d ng. Tuy nhiên trong b t k tr ng h p s
d ng nào thì b ng kê công vi c là b c s ng còn trong vi c l p k ho ch d án. Trong ph n này
này b n s xem xét các y u t c a b ng kê công vi c và các cách th c khác nhau mà nó ÿ c tri n
khai trong các t ch c khác nhau.
B ng kê công vi c s giúp b n ki m ch s c ng th ng khi tr l i các câu h i ai, cái gì, khi
nào, ÿâu, nh th nào và bao lâu b ng cách t p h p t t c các chi ti t khó kh n v công vi c yêu
c u ÿ t o ra ph n có th chuy n giao trong d án.
a) nh ngh a:
B ng kê công vi c là tài li u ki m soát d án có th ÿ c s d ng nh m t h p ÿ ng pháp
lý, tài li u ph m vi hay tài li u ki m soát nh ng thông th ng nên phác th o m t s chi ti t quan
tr ng:
- Công vi c ÿ c th c hi n.
- Ngày tháng, th i gian và ÿ a ÿi m công vi c ÿ c th c hi n.
- Ai ch u trách nhi m th c hi n công vi c.
- Nguyên v t li u và k thu t ÿ c dùng ÿ th c hi n công vi c.
- Chi phí th c hi n công vi c.
- Tiêu chí ch p thu n công vi c.
M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t h p ÿ ng pháp lý v i m t nhà cung c p
ÿang cung c p m t hay nhi u ph n có th chuy n giao cho d án. Trong nh ng tr ng h p này,
b ng kê công vi c s tính ÿ n ÿi u ki n thanh toán, th ng và ph t hi u qu và các tiêu chí ch p
nh n hay t ch i công vi c.
M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t tài li u ki m soát cho các ph n có th
chuy n giao c a d án ÿ c xây d ng trong các b ph n khác. Trong các tr ng h p này b ng kê
công vi c có th r t gi ng v i trình t công vi c gi a các b ph n. M c ÿích ÿ u tiên c a b ng kê
công vi c trong nh ng tr ng h p này là thu mua ngu n l c thông qua các ÿ ng ch c n ng.
51
- M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t tài li u ph m vi cho các d án
thêm/chuy n/ thay ÿ i và d án vi mô. Ph m vi d án ch ÿ c xác ÿ nh khi các k t qu chuy n
giao ÿó ÿ c ghi rõ m t cách c th trong b ng kê công vi c. T t c các công vi c theo yêu c u
không ÿ c chi ti t hoá trong b ng kê công vi c là do ÿ nh ngh a ngoài ph m vi và c ng không
ÿ c th c hi n ho c ÿ c th c hi n trong m t b ng kê công vi c s a ÿ i.
b) Th o b ng kê công vi c
B ng kê công vi c có th là m t tài li u ki m soát t t nh ng b n c n ph i hi u t ch c c a
b n s d ng b ng kê công vi c ÿ làm nó hi u qu nh th nào.
Xây d ng b ng kê công vi c hi u qu tuân theo các nguyên t c sau:
- m b o r ng b n hi u v lo i d án:
o Cân nh c c n th n các ph n có th chuy n giao liên quan ÿ xác ÿ nh xem d án là
v mô, vi mô hay thêm/ chuy n/ thay ÿ i.
o m b o r ng b n hi u rõ m i quan h gi a lo i d án và k v ng cho tài li u d
án trong t ch c c a b n.
- m b o r ng b n hi u t ch c c a mình s d ng b ng kê công vi c nh th nào:
o T ch c có m u b ng kê công vi c hay không?
o Xem xét các t p d án khác ÿ xem h s d ng b ng kê công vi c nh th nào.
- i vào c th ÿ tránh nh ng nh m l n và hi u l m:
o m b o r ng b n tính ÿ n t t c các thông tin c n thi t ( ó là ai, cái gì, ÿâu,
khi nào và nh th nào).
o Nên tránh các thu t ng k thu t, các t thông d ng, các t vi t t t, ho c ÿ nh
ngh a ÿ ÿ m b o r ng m i ng i ÿang ti n hành công vi c t ÿ nh ngh a dùng
chung.
- L y ch ký n u b n mu n nó mang tính pháp lý ho c ràng bu c:
o N u b n ÿang dùng b ng kê công vi c nh m t h p ÿ ng v i các b ph n khác
nhau thì b n c n ch ký ÿ làm cho h p ÿ ng có giá tr .
c) C u trúc b ng kê công vi c
M t b ng kê công vi c có chi u h ng trên xu ng. B t ÿ u t s n ph m toàn b và chia nó ra
thành nh ng y u t nh h n. Do ÿó, ng i ta có th so sánh xây d ng BKCV gi ng nh công tác
chu n b dàn bài cho m t bài v n. M i ch ÿ ÿ u ÿ c chia thành nh ng ch ÿ con, và m i ch
ÿ con l i ÿ c chia thêm n a thành các ph n nh . Tuy nhiên, c ng c n chú ý t i quan h gi a mô
t công vi c và mô t s n ph m. Trong ÿó, s n ph m: danh t (bao g m: ÿ u vào, ÿ u ra, ÿ ng tác
x lý); công vi c: ng t , mô t m t quá trình ho t ÿ ng, x lý.
BKCV có th ÿ c phân thành nhi u m c. Không ph i t t c "nhánh" c a BKCV ÿ u c n chi
ti t cùng s m c. M i m c cho phép t o ra l ch bi u và báo cáo tóm t t thông tin t i t ng m c ÿó.
BKCV ch vi t "cái gì", ch không vi t "nh th nào";
Trình t c a t ng công vi c là không quan tr ng cho dù quen ÿ c t trái sang ph i. Xác ÿ nh
trình t n m trong giai ÿo n l p l ch trình
BKCV bao g m hai thành ph n chính.
- Danh sách s n ph m: DSSP (Product Breakdown Structure)
- Danh sách công vi c: DSCV (Task Breakdown Structure)
52
- DSSP: mô t theo trình t t trên xu ng
M c ÿ phân c p tu theo ÿ ph c t p c a s n ph m. Nói chung, s n ph m càng ph c t p
thì s các m c càng l n h n. S n ph m toàn b và t ng s n ph m con ÿ c mô t b ng danh t .
Hình 3.3. BKCV theo s n ph m
DSCV
Xác ÿ nh các công vi c c n th c hi n ÿ xây d ng t ng s n ph m con và t ÿó hình thành
nên s n ph m toàn b . DSCV ÿ c chia thành nhi u m c và mô t t trên xu ng d i. M i công
vi c ÿ u ÿ c mô t b ng ÿ ng t (hành ÿ ng) và m t b ng .
Hình 3.4. BKCV theo công vi c
K t h p c 2 danh sách s n ph m và danh sách công vi c, ta có B ng kê công vi c chi ti t
Hình 3-5. B ng kê công vi c chi ti t
C ph n DSSP và DSCV ÿ u ÿ c ÿánh mã duy nh t. Mã s xác ÿ nh v trí, hay m c, c a
ph n t trong BKCV.
53
- L u ý: N a trên c a BKCV bao g m các mô t s n ph m, N a d i c a BKCV bao g m
các mô t công vi c (ÿ ra ÿ c s n ph m)
d) Các b c xây d ng BKCV
Vi c xây d ng m t BKCV t t, ph i m t nhi u gi - th m chí hàng ngày – làm vi c c t l c
và s a ch a.
B c 1. Vi t ra s n ph m chung nh t. Dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p 1 cách
v n t t (ví d : H th ng ph n m m qu n lí nhân s , B nh vi n ÿa khoa, C u m i, ....). Thông tin
l y t tài li u "Phác th o d án"
B c 2. T o danh sách s n ph m: Phân rã s n ph m chung nh t thành các s n ph m con
các m c th p h n. Nói chung, kho ng 2-3 m c d i là ÿ .
B c 3. T o l p Danh sách công vi c Mô t các công vi c d i m i s n ph m m c th p
nh t. Sau ÿó phân rã t ng công vi c ra thành các m c th p h n.
Câu h i: Phân rã chi ti t công vi c ÿ n m c nào?
Tr l i: N u m t công vi c c n làm nhi u h n 2 tu n (ho c 80 gi ) thì nên phân rã ti p.
B c 4. ãnh mã cho m i ô c a B ng kê công vi c.
M c 0: ÿánh mã 0.0 cho s n ph m chung nh t
M c 1: ÿánh các mã 1.0, .2.0, 3.0 cho các s n ph m con
ánh s ti p m i ô trong BKCV m t mã s duy nh t, theo cách sau:
- T trên xu ng d i
- T trái sang ph i
- N u là 1.0. => ÿánh s ti p là 1.1, 1.2, 1.3, ....
- N u là 1.1 => ÿánh ti p là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, ...
- N u là 1.2 => ÿánh ti p 1.2.1, 1.2.2, .....
- Không phân bi t n i dung trong 1 ô là s n ph m hay công vi c
B c 5. Xét duy t l i BKCV
- T t c các ô thu c danh sách s n ph m ÿ u có danh t (và có th tính t ÿi kèm),
- T t c các ô thu c danh sách công vi c có ÿ ng t ra l nh và b ng ,
- T t c các ô ÿ u có mã duy nh t.
3. QUY NH VÀ KI M SOÁT PH M VI
- Các y u t quy ÿ nh ph m vi
- M r ng ph m vi
- Ki m soát thay ÿ i
- Thay ÿ i k ho ch
- Giám thi u m r ng ph m vi
3.1. Các y u t quy ÿ nh ph m vi
Quy ÿ nh ph m vi là tài li u d án xác ÿ nh công vi c ÿ c tính ÿ n hay không ÿ c tính
ÿ n trong d án và g m có các y u t sau:
- Xác ÿ nh các gi ÿ nh k thu t và nghi p v .
54
- - Yêu c u b t bu c xác ÿ nh b i nhà tài tr hay khách hàng c ng nh các yêu c u không b t
bu c. Truy n thông gi a nhà tài tr , khách hàng và ÿ i d án là y u t quy t ÿ nh vi c xây
d ng các u tiên c a khách hàng. i u này có l i v sau trong d án n u nh c n thi t
ph i th ng l ng l i l ch trình, chi phí hay ph m vi d án.
- nh ngh a ràng bu c v t ch c và chúng s tác ÿ ng t i d án nh th nào.
- nh ngh a rõ ràng nh ng th ÿ c tính ÿ n hay không ÿ c tính ÿ n trong d án.
- Xác ÿ nh s n ph m có th chuy n giao.
- Xác ÿ nh các ph ng pháp lu n và công c ÿ c s d ng và tuân theo trong su t quá trình
th c thi d án.
- t m c tiêu ngày tháng b t ÿ u và ngày tháng hoàn t t và th hi n ÿ ng th i gian d a
vào các m c quan tr ng.
- Xác ÿ nh kinh phí có giá tr b ng ti n và c s quy t ÿ nh ÿó.
- B n ÿ ngu n l c xác ÿ nh các ngu n l c ÿ c dùng trong su t d án, trong ÿó có con
ng i, c s v t ch t và các gi ÿ nh v tính giá tr c a các ngu n l c ÿó.
- u tiên chi phí, l ch trình và ch t l ng.
- Xác ÿ nh vai trò và trách nhi m c a giám ÿ c d án, nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan
d án.
- Các nhân t r i ro d án và s c ch u ÿ ng r i ro c a khách hàng hay nhà tài tr .
- Các tiêu chí hoàn t t.
3.2. M r ng ph m vi
M r ng ph m vi là s m r ng ph m vi c a d án do nh ng thay ÿ i không ÿ c phê
chu n hay qu n lý, nh h ng t i chi phí, ch t l ng và/ho c th i gian c a d án. Khi d án ti n
tri n, ÿ c bi t là các d án “may ÿo”, các yêu c u có xu h ng thay ÿ i liên t c, khi n nhà tài tr
và khách hàng ph i b sung thêm các ch c n ng và tính n ng, d n ÿ n thay ÿ i WBS và t ng l ch
bi u và kinh phí. Kh n ng này th hi n r t rõ trong các d án IT, th c t cho th y h u h t các d
án ÿ u liên quan ÿ n công ngh m i, vi c ch t ch t các yêu c u trong tài li u ph m vi ban ÿ u tr
nên vô cùng khó kh n. Xu h ng m r ng ph m vi gây không nh vào s th t b i c a d án. Chìa
khóa ÿ v t qua nguy c có th c này trong công tác qu n lý d án là ph i qu n lý ch t ch và
tuân th các quy ÿ nh v th t c thay ÿ i, qua ÿó không ch p nh n b t k thay ÿ i nào không tuân
theo quy trình qu n lý thay ÿ i và ÿ c phê chu n.
Ví d :
D ng và c là hai ng i b n và là nh ng l p trình viên ÿang làm chung m t ng d ng trên
PDA cho ÿ i bán hàng ti n hành trong l ch phát tri n ch t ch ÿ ng d ng s ÿ c hoàn thành
tr c khi b t ÿ u n m m i. M t ng i b n c a h là m t nhân viên bán hàng r t thích ng d ng
này. Tuy nhiên, cô mu n b sung m t vài tính n ng m i mà cô cho r ng r t nh .cô ÿ ngh c
b sung tính n ng ÿó thay vì th c hi n yêu c u thay ÿ i chính th c. C hai c và D ng ÿ ng ý
và cho r ng cô b n có m t ý t ng hay, h không m t nhi u th i gian ÿ b xung nh ng tính n ng
này và s n ph m cu i cùng ch c ch n s t t h n. Tuy nhiên, khi h b t ÿ u thêm nh ng tính n ng
này, h g p ph i m t s v n ÿ và tr c khi h nh n ra ÿi u ÿó, m in ng i trong s h ÿã m t 2
ngày ÿ hoàn thành các tính n ng m i và d tính s m t thêm 4 ngày n a ÿ tích h p mã. T i cu c
h p báo cáo hi n tr ng hàng tu n, h ÿã ph i th a nh n công vi c ÿã b ch m l ch trong công vi c
55
- chính th c c a mình. Giám ÿ c d án c a h thông c m nh ng hãng thì không. Không có s trì
hoãn nào trong l ch và hãng không th ch p nh n yêu c u thay ÿ i cho phiên b n ng d ng này.
3.3. Ki m soát thay ÿ i
Ki m soát thay ÿ i là m t k thu t dùng ÿ ÿ m b o r ng nh ng thay ÿ i ÿ c ÿ xu t s
ÿ c coi nh m t ph n c a quá trình qu n lý thay ÿ i do ph i ÿ c ÿ nh ngh a và sau ÿó ÿ c phê
duy t hay h y b . N u ÿ c phê duy t s ÿ c ÿ a vào k ho ch c a d án. Quá trình qu n lý
thay ÿ i ÿ c ÿ nh ngh a tr c là m t ph n c a tài li u ph m vi. Trong quá trình th c hi n, Giám
ÿ c d án ph i giám sát ch t ch quá trình này và tuân th k ho ch qu n lý thay ÿ i ÿ ÿ m b o
r ng nh ng thay ÿ i không ÿ c ch p thu n s không ÿ a vào d án. Các yêu c u thay ÿ i xu t
hi n liên t c trong vòng ÿ i d án khi xu t hi n nh ng thông tin và công ngh m i, s thay ÿ i u
tiên c a t ch c và x y ra nh ng thay ÿ i v nhân s . Nh ng thay ÿ i ÿ c qu n lý không ph i là
m r ng ph m vi.
H qu t t y u c a thay ÿ i: k ho ch d án ÿ c ÿánh giá t t nh t c ng có th thay ÿ i
trong d án. Tr c khi ch p nh n m t thay ÿ i, hãy ch c ch n r ng b n ÿã nghiên c u k l ng
nh h ng c a thay ÿ i t i ph m vi, l ch bi u và kinh phí. N u m t thay ÿ i tác ÿ ng m nh ÿ n
kinh phí hay l ch bi u, hãy xem xét li u b n có th th ng l ng thay ÿ i ph m vi ÿ h n ch nh
h ng không. Ng c l i, n u thay ÿ i ph m vi s nh h ng kinh phí hay l ch bi u, hãy ÿ m b o
m i ÿ i t ng liên quan chính và khách hàng hi u ÿ c h qu c a nó. Hãy luôn s n sàng ÿ ÿàm
phám và th a hi p. N u m t yêu c u thay ÿ i ÿ c ch p nh n, nó ph i tr i qua quá trình phê
duy t ÿ c xác ÿ nh trong quy trình qu n lý thay ÿ i. N u thay ÿ i nh h ng ÿ n kinh phí, th i
gian hay các yêu c u v ngu n l c, k ho ch d án c ng ph i ÿ c c p nh t cho phù h p và chính
xác.
3.4. Thay ÿ i k ho ch
Thay ÿ i k ho ch d án là nh ng thay ÿ i ÿ i v i tài li u k ho ch c a d án ph i x y ra
n u m t thay ÿ i quan tr ng v ph m vi c a d án ÿ c phê duy t.
- Nh ng thay ÿ i v ngân sách ÿòi h i s tính toán v c s chi phí m i và nh ng thay ÿ i
ÿ i v i các tài li u qu n lý dòng ti n.
- Nh ng thay ÿ i v l ch ÿòi h i nh ng thay ÿ i ÿ i v i l ch d án và tính toán trên c s
c a l ch trình
- M t thay ÿ i v b n ch t công vi c ÿang ÿ c th c hi n có th d n t i nh ng thay ÿ i v
l c ÿ m ng, ma tr n tài nguyên, k ho ch qu n lý r i ro và k ho ch qu n lý ch t l ng.
- Nh ng thay ÿ i v nhân s nh h ng ÿ n ÿ i d án, nhà tài tr ho c nh ng ÿ i t ng
liên quan s nh h ng ÿ n k ho ch truy n thông.
- B sung thêm m t nhà cung c p nh h ng ÿ n k ho ch mua s m.
3.5. Ki m soát ph m vi
M t k ho ch qu n lý thay ÿ i ÿ c tuân th t t và ch t ch s ng n ng a vi c m r ng
ph m vi nh h ng ÿ n ti n ÿ , ch t l ng d án.
Nguyên t c
qu n lý hi u qu vi c m r ng ph m vi, hãy tuân theo nguyên t c sau:
- Giám sát thay ÿ i không ÿ c ki m soát b ng cách phân tích các gói công vi c ÿ tìm ra
công vi c không ÿ c phép:
56
- o Giám sát các báo cáo hi u su t, các ÿánh giá hi u su t, và các cu c h p báo cáo
hi n tr ng ÿ tìm các d u hi u c a vi c m r ng ph mvi ti m n ng.
o Ki m tra- th c hi n ki m ÿ nh công vi c ÿang ti n tri n.
o Giám sát l ch bi u và ngân sách.
- m b o m i yêu c u thay ÿ i ÿ c ghi l i và sàng l c ÿ ch p thu n ho c t ch i.
- L c các yêu c u thay ÿ i:
o Lo i b nh ng thay ÿ i ngoài ph m vi tr khi chúng quan tr ng cho d án.
o i v i nh ng thay ÿ i có kh n ng ÿ c ch p thu n, ÿánh giá nh h ng c a
vi c s a l i k ho ch và li t kê các v n ÿ có th có.
o N u nh h ng nh , giám ÿ c d án và ÿ i có th x lý thay ÿ i.
o N u nh h ng v a ph i, hãy chu n b m t báo cáo v nh h ng và tìm s ÿ ng
ý c a các ÿ i t ng liên quan ÿ n d án.
o N u nh h ng l n, hãy c ÿàm phán v nh ng thay ÿ i khác có th h n ch nh
h ng. Hãy chu n b m t báo cáo v nh h ng cho nhà tài tr và nh n ÿ c s
phê duy t chính th c tr c khi ti n hành.
- N u thay ÿ i ÿ c ch p thu n, hãy th c hi n nh ng ÿi u ch nh c n thi t cho k ho ch d
án ÿ b sung thay ÿ i.
- N u yêu c u thay ÿ i b t ch i, hãy ÿ m b o r ng quy t ÿ nh này ÿ c thông báo t i
ng i yêu c u.
- N u thay ÿ i ÿ c ch p nh n, hãy thông báo v s ch p nh n ÿó cho ÿ i d án, ÿ i t ng
có liên quan và các nhà cung c p, theo ÿúng nguyên t c k ho ch truy n thông.
Ví d
M t ng d ng c s d li u trên Web ÿang trong giai ÿo n phát tri n cu i cùng, nh ng d
án b ch m l ch và m t s ho t ÿ ng quan tr ng v n còn ph i hoàn thành. D li u ph i ÿ c thanh
l c và chuy n ÿ i sang XML tr c khi có th ÿ c truy c p b i ng d ng m i, m t quá trình d
tính m t 120 gi và ÿ c lên l ch kho ng ba tu n vì nó ÿòi h i các d ch v c a riêng DBA v i ÿ i.
Trong khi ÿó, giám ÿ c d án r t c n các d ch v DBA v phía phát tri n vì DBA ÿ c lên l ch ÿ
b t ÿ u d án m i trong vòng b n tu n. M t công ty t v n ÿáng tin c y có s n nhi u DBA và có
th th c hi n công vi c trong m t tu n nh ng không còn ÿ ti n trong qu d phòng ÿ trang tr i
cho chi phí 10.000$. Giám ÿ c d án ÿi g p nhà tài tr c a mình và ÿ c ch p thu n cho thuê
ngoài ho t ÿ ng này. Bà dàn x p m t Qui ÿ nh Công vi c v i nhà cung c p bao g m ÿi u kho n
NDA (th a thu n không ti t l thông tin) ÿ b o v s bí m t c a d li u. Sau ÿó s a l i k ho ch
d án và g p các ÿ i t ng có liên quan ÿ xem xét k ho ch m i cùng h và ÿ m b o r ng d
li u c a h s ÿ c hãng t v n qu n lý t t.
TÓM T T N I DUNG CH NG
Trong bài này, b n ÿã ÿ c trang b các ki n th c c b n v qu n lý ph m vi và cách th c
l p báo cáo ph m vi:
1. Kh i th o
- Ràng bu c tam giác
- Tam giác thép
57
- - Ma tr n trách nhi m
- Tính t ng tr ng d án
- K ho ch d án tích h p
- Các y u t c a quy ÿ nh ph m vi
2. L p k ho ch
- Th o quy ÿ nh ph m vi d án
- Th o tôn ch d án
- Th o b ng kê công vi c (SOW)
3. Qu n lý và ki m soát ph m vi
- Các y u t quy ÿ nh ph m vi
- M r ng ph m vi
- Ki m soát thay ÿ i
- Thay ÿ i k ho ch
- Giám thi u m r ng ph m vi
BÀI T P K T THÚC CH NG
1. Giám ÿ c d án ÿ c ch ÿ nh cho m t d án l n ÿã và ÿang ÿ c th c hi n m t s l n.
i d án v a hoàn t t giai ÿo n thi t k c a d án và ÿang ti n hành trong giai ÿo n tri n khai.
T i ÿi m này, thay ÿ i nào có th x y ra mà không ph i gánh ch u r i ro c a vi c ti n hành l i
toàn b giai ÿo n thi t k ?
A. Ph m vi
B. Nhi m v
C. Thi t k chi ti t
D. Ngày tháng chuy n giao
2. i d án ÿang ti n hành hoàn t t ÿ nh ngh a ph m vi và ÿang trình bày báo cáo ph m vi
v nh ng yêu c u thay ÿ i c a khách hàng và nhà tài tr . V i vai trò là giám ÿ c d án thì ph ng
pháp ti p c n t t nh t là gì?
A. L ng nghe yêu c u và ch ra các ngu n l c thêm vào s ÿ c yêu c u ÿ hoàn t t
d án vào cùng th i h n.
B. Ch p nh n thay ÿ i và r i kh i ÿó ÿ qua tr l i v i báo cáo ph m vi ÿã thay ÿ i.
C. Ch ra r ng th i gian chuy n giao cho d án s ÿ c kéo dài.
D. Phác th o nh ng nh h ng c a thay ÿ i trong vi c ÿáp ng các m c tiêu c a d
án s d ng các ví d minh ho thay ÿ i ph m vi, th i gian và chi phí.
3. Ph m vi d án do khách hàng yêu c u sau khi ch p thu n thi t k có kh n ng nh h ng
t i m t s thành ph n c a d án. i u gì sau ÿây là câu tr l i t t nh t c a giám ÿ c d án?
A. Thuy t ph c khách hàng hoãn thay ÿ i.
B. c tính nh h ng t i chi phí và l ch trình và phê duy t tr c khi ti n hành.
C. a ra nh ng thay ÿ i then ch t b t ch p chi phí và nh h ng c a nó, ÿ ng th i
thông báo cho ban qu n lý thay ÿ i.
58
- D. Th c hi n phân tích nh h ng chi ti t t i chi phí và l ch trình, ÿ ng th i tri u t p
m t cu c h p ÿ i d án.
4. Có nhi u ph ng pháp dùng ÿ giám sát hi u qu c a d án. Hai ph ng pháp nào có th
ÿ c dùng ÿ giám sát các thay ÿ i ph m vi?(Ch n 2)
A.Phân tích l ch s bi n ÿ ng chi phí.
B.Theo dõi s l ng thay ÿ i ph m vi.
C. Phân tích l ch s bi n ÿ ng l ch trình.
D. Theo dõi giá tr ÿ ng ÿôla c a công vi c thêm vào ÿ c th c hi n.
5. Trong su t quá trình xây d ng d án ÿã ÿ c phê duy t, giám ÿ c d án nh n th y r ng
ph m vi d án không ÿ c xác ÿ nh h p lý, làm t ng l ng kinh phí ÿáng k và tr h n các ph n
có th chuy n giao. Giám ÿ c d án yêu c u m t cu c h p v i các ÿ i t ng liên quan d án ÿ
thông báo cho h v s chênh l ch ph m vi theo yêu c u. Giám ÿ c d án nên ti p c n t t nh t
bi n ÿ ng ph m vi cho d án này nh th nào?
A. Chu n b c u trúc chi ti t công vi c m i ch ra th i gian yêu c u cho vi c hoàn t t
d án và kinh phí theo yêu c u m i.
B. Thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án v s thay ÿ i kinh phí và l ch trình
theo yêu c u, gi m b t các chi phí ph v i m t k ho ch d phòng ÿúng ch và nh n ÿ c
s phê duy t b ng v n b n cho nh ng thay ÿ i yêu c u.
C. Thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án v th i gian và kinh phí theo yêu c u
c n ÿ hoàn t t d án cùng v i các minh ch ng v m t tài chính nh Phân tích giá tr thu
ÿ c, ROI (Hoàn tr ÿ u t ) và bi n ÿ ng l ch trình.
D. Xác ÿ nh bi n ÿ ng chi phí và l ch trình và ÿ ngh phê chu n nh ng thay ÿ i theo
yêu c u.
6. Có nhi u ph ng pháp dùng ÿ giám sát hi u qu c a d án. Hai ph ng pháp nào có th
ÿ c dùng ÿ giám sát các thay ÿ i ph m vi?(Ch n 2)
A. Phân tích l ch s bi n ÿ ng chi phí.
B. Theo dõi s l ng thay ÿ i ph m vi.
C. Phân tích l ch s bi n ÿ ng l ch trình.
D. Theo dõi giá tr ÿ ng ÿôla c a công vi c thêm vào ÿ c th c hi n.
7. Tr c khi b n nh n ÿ c phê duy t t các ÿ i t ng liên quan v thay ÿ i d án ÿi u
ch nh ph m vi d án. B n nên th c hi n ba ho t ÿ ng nào? (Ch n 3)
A. Phân tích v n ÿ kinh phí và nh h ng c a chúng.
B. Tính toán ph m vi v n ÿ bi n ÿ ng l ch trình
C. Phân tích v n ÿ k ho ch d án và nh h ng c a chúng.
D. Áp d ng thay ÿ i ph m vi cu i cùng vào k ho ch d án.
E. Nghiên c u các kh n ng khác ÿ i v i thay ÿ i ph m vi ÿ c ÿ a ra.
8. Trong tình hu ng nào giám ÿ c d án ÿ c yêu c u ph i g i m t yêu c u thay ÿ i t i nhà
tài tr và các ÿ i t ng liên quan d án.
A. Th i ÿi m nào ÿó yêu c u thay ÿ i ÿ c xét duy t.
B. Khi chi phí v t quá ÿ bi n ÿ ng cho phép theo kinh phí.
C. Khi không có s l a ch n kh thi.
59
- D. Khi khách hàng ÿ ng ý thay ÿ i.
9. Ph m vi c a d án v t quá kinh phí b i vì các m c ÿ c mua ÿ t h n so v i d li u ban
ÿ u. L ng d th a này s v t quá t ng kinh phí cho d án. Giám ÿ c d án nên làm gì?
A. Không thay ÿ i kinh phí.
B. Ti p c n các ÿ i t ng liên quan d án ÿ t ng kinh phí.
C. Gi m các chi phí ph m vi ÿ không v t quá kinh phí.
D. i u ch nh các m c kinh phí ÿ thu hút các chi phí v t quá.
10. C n c vào báo cáo ph m vi và các gi ÿ nh d án ÿ c ch ra trong tri n lãm thì ÿi u gì
ph i ÿ c hoàn t t ÿ u tiên?
A. i d li u v s ti n ph i tr cho nhân viên vào tháng 12.
B. s ti n ph i tr cho nhân viên sau ngày 31 tháng 11.
C. So sánh v i s ti n ph i tr cho nhân viên trong ba tháng.
D. s ti n ph i tr cho nhân viên v i ÿ chính xác 100% trong tháng 1.
11. Nh m t b ph n c a ÿ nh ngh a ph m vi t ng th và l p k ho ch d án trong giai ÿo n
kh i t o c a d án, quy ÿ nh d án và b ng kê công vi c yêu c u giám ÿ c d án ph i:
A. Nghiên c u các quy ÿ nh c th c a ngành v nh h ng trong d án.
B. tÿ c s nh t trí c a ÿ i ng thành viên v nhi m v và th i ÿo n.
C. Xây d ng c u trúc chi ti t công vi c m t cách chi ti t.
D. Tính ÿ n các d phòng cho nh ng ÿi u ch a bi t.
12. Giám ÿ c d án ÿ c khách hàng ÿ ngh th c hi n nh ng thay ÿ i quan tr ng cho d
án. Nh ng thay ÿ i này không ÿ c chú tâm trong Tài li u thi t k hay Ph m vi d án. Cách t t
nh t ÿ giám ÿ c d án ÿáp l i yêu c u là gì?
A. Thông báo v i khách hàng r ng thay ÿ i ph m vi là không ÿ c phép.
B. Trình yêu c u thay ÿ i lên Ban qu n lý thay ÿ i.
C. Tri n khai các thay ÿ i theo yêu c u ngay l p t c.
D. Thi t k l i toàn b d án t v ch xu t phát.
13. i u gì sau ÿây nên ÿ c tính ÿ n trong ÿ nh ngh a ph m vi và quy ÿ nh d án?
A. Ph ng pháp lu n mã chu n.
B. WBS (C u trúc chi ti t công vi c).
C. CPM (Ph ng pháp ÿ ng t i h n).
D. Tiêu chí hoàn t t.
14. Khi th m quy n phê chu n s a ÿ i ph m vi ÿ c ÿ t ra, giám ÿ c d án nên:
A. H i ý ki n nhà tài tr d án.
B. Duy t quy ÿ nh d án g c.
C. Tham kh o k ho ch d án thay ÿ i.
D. Ra quy t ÿ nh d a trên s ÿ t ch c c a công ty.
15. Thông th ng tài li u ÿ c s a ÿ i nhi u nh t trong các d án là gì?
A. K ho ch d án.
B. S ghi v n ÿ .
60
nguon tai.lieu . vn
