Xem mẫu
- CH NG 10. VI C MUA S M TRONG D ÁN
M C ÍCH
- N m ÿ c vai trò c a trang thi t b ph n c ng trong công tác t ch c th c hi n d án
CNTT và t ÿó th y ÿ c t m quan tr ng c a vi c qu n lý trang thi t b trong d án.
- N m ÿ c qui trình th t c Mua s m trang thi t b trong d án nh lên k ho ch mua s m,
l p k ho ch m i th u, t ch c ÿ u th u, l a ch n nhà cung c p và qu n lý H p ÿ ng và
k t thúc h p ÿ ng.
GI I THI U CHUNG
a) Vai trò c a trang thi t b trong công tác t ch c th c hi n d án CNTT
Hi n nay, h u h t các d án CNTT th ng bao g m 2 h ng m c chính, th nh t là h ng
m c các ph n m m h th ng, ph n m m ng d ng, ph n m m chuyên d ng và th hai là h ng
m c v trang thi t b ph c v cài ÿ t, tri n khai các ph n m m này. Trong quá trình tri n khai,
th c hi n d án, khi l p k ho ch t ng th (tham kh o ch ng 2), chúng ta ph i l p k ho ch mua
s m trang thi t b nh m t nhi m v thành ph n có m t v trí ÿ c bi t quan tr ng, quy t ÿ nh s
thành công c a d án, và m i giai ÿo n ti p theo, d án c n ph i ÿ c l p ÿ t, ÿ a các trang
thi t b này vào ho t ÿ ng, cung c p môi tr ng ÿ tri n khai các h th ng ph n m m. Các trang
thi t b trong các d án CNTT bao g m máy ch , máy tr m, thi t b m ng, ÿ ng truy n, các thi t
b chuyên d ng và các thi t b h tr khác ÿ m b o ÿi u ki n môi tr ng, s n xu t, qu n lý cho h
th ng ho t ÿ ng …
Do ÿó, giai ÿo n th c hi n k ho ch d án v a là giai ÿo n t ch c qu n lý, th c hi n k
ho ch ÿ u t phát tri n h th ng các gi i pháp ph n m m và v a là giai ÿo n t ch c ÿ u t , l p
ÿ t các trang thi t b ph n c ng.
b) T m quan tr ng c a vi c qu n lý trang thi t b trong d án.
Xuyên su t ti n trình qu n lý d án bao g m 4 giai ÿo n nh ÿã ÿ c p trong ch ng I,
t ng giao ÿo n, công tác trang thi t b ÿ c th c hi n nh sau:
- Giai ÿo n xây d ng ý t ng: ch y u ÿ c p ÿ n phác h a mô hình h th ng m t cách
t ng th , khái quát nh t, có tính kh thi, ÿáp ng ÿ c m c ÿích, nhu c u, m c tiêu c a d
án. giai ÿo n này, d án m i ch ÿ a ra ÿ c t ng m c ÿ u t cho h ng m c gi i pháp
ph n m m, h ng m c mua s m ph n c ng và các chi phí khác.
- Giai ÿo n phát tri n: sau khi có ÿ c thi t k c b n, h th ng s cho bi t ph i ÿ u t
nh ng trang thi t b nào, l p b ng d toán kinh phí và k ho ch cài ÿ t ÿ th c hi n giai
ÿo n ti p theo. u t các trang thi t b là th c hi n theo m t quy trình th t c mua s m –
ÿ u th u nh m trách lãng phí, ÿ m b o hi u qu ÿ u t và ÿáp ng yêu c u c a nhà tài tr
và khách hàng.
- Giai ÿo n th c hi n: giai ÿo n này, d án s t p trung vào t ch c các th t c h p ÿ ng
mua s m, l p ÿ t các trang thi t b theo yêu c u c a h th ng ph n m m s cài ÿ t th
nghi m ngay sau ÿó.
169
- - Cu i cùng là giai ÿo n k t thúc: v trang thi t b , d án c b n ÿã l p ÿ t xong các h ng
m c ph n c ng theo k ho ch ÿ ra, và th c hi n các công vi c hoàn t t th t c h p ÿ ng
nh thanh quy t toán h p ÿ ng mua s m theo quy ÿ nh c a pháp lu t hi n hành.
c) Th t c mua s m
Nh ng ti n trình chính bao g m:
- L p k ho ch mua s m: xác ÿ nh danh m c mua s m
- L p k ho ch ÿ u th u ÿ tuy n ch n nhà th u cung c p trang thi t b
- T ch c ÿ u th u l a ch n nhà cung c p
- Cu i cùng là qu n lý h p ÿ ng và hoàn t t th t c thanh lý h p ÿ ng
Tuy nhiên, tùy theo ngu n v n mà xác ÿ nh hình th c mua s m nào phù h p, thu n ti n và
ÿem l i hi u qu cao. Ch ng h n:
- Ngu n v n s h u nhà n c ho c có ngu n g c t ngân sách nhà n c ph i th c hi n
theo quy trình, th t c mua s m do pháp lu t hi n hành quy ÿ nh.
- Ngu n v n s h u t nhân thì tuy theo ÿi u ki n ÿ t ch c th c hi n ÿ m b o ÿáp ng
yêu c u, th t c nhanh g n và ÿ m b o hi u qu .
- Các hình th c trên, v c b n ch là các c n c pháp lý ÿ giúp cho bên mua và bên bán
th c hi n ÿàm phán và d dàng ÿi ÿ n th ng nh t b ng m t c s pháp lý cao nh t trong
quan h mua – bán là h p ÿ ng.
Tài li u này có mong mu n ÿ a ra m t quy trình t ng quát ÿ c xã h i th a nh n, là c s
pháp lý quan tr ng, ph c v hi u qu công tác mua s m trong qu n lý ÿ u t các d án CNTT.
d) Các khái ni m v ÿ u th u
C n c theo Lu t ÿ u th u s 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và các v n b n pháp lý có
liên quan, các thu t ng liên quan ÿ n công tác ÿ u th u, mua s m ÿ c hi u nh sau:
- Ch ÿ u t là ng i s h u v n ho c ÿ c giao trách nhi m thay m t ch s h u, ng i
vay v n tr c ti p qu n lý và th c hi n d án.
- Bên m i th u là ch ÿ u t ho c t ch c chuyên môn có ÿ n ng l c và kinh nghi m
ÿ c ch ÿ u t s d ng ÿ t ch c ÿ u th u theo các quy ÿ nh c a pháp lu t v ÿ u th u
(trong nhi u tr ng h p ÿ c g i là Ban qu n lý d án).
- Nhà th u là t ch c, cá nhân có ÿ t cách h p l , tham gia ÿ u th u t ch c th c hi n d
án.
- Ho t ÿ ng ÿ u th u bao g m các ho t ÿ ng c a các bên liên quan trong quá trình l a
ch n nhà th u.
- Trình t th c hi n ÿ u th u g m các b c chu n b ÿ u th u, t ch c ÿ u th u, ÿánh giá
h s d th u, th m ÿ nh và phê duy t k t qu ÿ u th u, thông báo k t qu ÿ u th u,
th ng th o, hoàn thi n h p ÿ ng và ký k t h p ÿ ng.
- u th u là quá trình l a ch n nhà th u ÿáp ng các yêu c u c a bên m i th u ÿ th c
hi n gói th u thu c các d án trên c s b o ÿ m tính c nh tranh, công b ng, minh b ch
và hi u qu kinh t .
- Xét th u là quá trình bên m i th u xem xét, phân tích, ÿánh giá và x p h ng các h s d
th u ÿ l a ch n nhà th u thích h p.
- óng th u là th t c t p h p các h s d th u, niêm phong ngay sau th i h n nh n h s
d th u.
170
- - M th u là th t c m các h s d th u ÿ c niêm phong tr c ÿó, công b giá d th u
c a t ng h s trong cu c h p m th u, v i s tham gia ch ng ki n c a các nhà th u.
- Th m ÿ nh là vi c xem xét ÿánh giá v m t h s nào ÿó có t m quan tr ng cao. Th m
ÿ nh khác v i xét duy t ch th m ÿ nh do nhi u ng i xét duy t, cùng nhau th o lu n,
bàn b c và ÿ a ra m t quy t ÿ nh th ng nh t, còn xét duy t ch do m t ng i có th m
quy n xem xét và ký duy t.
- Gói th u là m t ph n c a d án, trong m t s tr ng h p ÿ c bi t gói th u là toàn b d
án; gói th u có th g m nh ng n i dung mua s m gi ng nhau thu c nhi u d án ho c là
kh i l ng mua s m m t l n ÿ i v i mua s m th ng xuyên.
- Gói th u EPC là gói th u bao g m toàn b các công vi c thi t k , cung c p thi t b , v t t
và xây l p.
- H s m i s tuy n là toàn b tài li u bao g m các yêu c u v n ng l c và kinh nghi m
ÿ i v i nhà th u làm c n c pháp lý ÿ bên m i th u l a ch n danh sách nhà th u m i
tham gia ÿ u th u.
- H s d s tuy n là toàn b tài li u do nhà th u l p theo yêu c u c a h s m i s
tuy n.
- H s m i th u là toàn b tài li u s d ng cho ÿ u th u r ng rãi ho c ÿ u th u h n ch
bao g m các yêu c u cho m t gói th u làm c n c pháp lý ÿ nhà th u chu n b h s d
th u và ÿ bên m i th u ÿánh giá h s d th u nh m l a ch n nhà th u trúng th u; là c n
c cho vi c th ng th o, hoàn thi n và ký k t h p ÿ ng.
- H s d th u là toàn b tài li u do nhà th u l p theo yêu c u c a h s m i th u và ÿ c
n p cho bên m i th u theo quy ÿ nh nêu trong h s m i th u.
N I DUNG
1. XÁC NH DANH M C MUA S M (L P K HO CH MUA S M)
Xu t phát t các tài li u yêu c u v nghi p v , ch c n ng ÿ phân tích, ÿánh giá và t ng
h p ra tài li u yêu c u k thu t. Trong ÿó, tài li u này s ÿ c p ÿ n yêu c u k thu t thi t y u v :
- H t ng thông tin
- Ngu n nhân l c
- Môi tr ng tri n khai
Trên c s ÿó, d án s d ki n và lên k ho ch mua s m các s n ph m, d ch v t bên
ngoài sao cho th a mãn khuôn kh v th i gian, chi phí và ch t l ng. Cách th c ti n hành có th
theo các ch d n d i ÿây:
- Xác ÿ nh t t c các nhu c u s n ph m, d ch v h tr , ph c v công tác tri n khai d án
CNTT
- Li t kê s n ph m, d ch v nào s không ÿ u t phát tri n (tr l i câu h i cái gì?)
- Xem xét, ÿánh giá các ngu n l c v th i gian, chi phí và nhân l c (tr l i câu h i có mua
hay không?)
- xu t ph ng án x lý (tr l i câu h i mua b ng cách nào?, chi phí bao nhiêu, và khi
nào ti n hành?)
Các n i dung này ÿ c c th khi l p h s d toán và l p t trình xin c p v n. H s d
toán s chi ti t ÿ n t ng h ng m c c a d án bao g m:
171
- - Tên h ng m c
- N i dung c a t ng h ng m c
- Th i gian d ki n b t ÿ u và k t thúc, th i gian th c hi n
- Kh i l ng, quy mô, tiêu chu n thi t k (n u có), tiêu chu n k thu t (n u có)
- Và các n i dung v chi phí. Vi c d toán chí phí ph i d a trên s li u th c t th tr ng,
m i nh t theo quy ÿ nh hi n hành c a nhà n c
2. TH T C MUA S M (L P K HO CH U TH U)
- Phân chia các h ng m c vào các gói th u
- Xây d ng k ho ch ÿ u th u
a) Phân chia các h ng m c vào các gói th u
Trong h s d toán, các h ng m c c a d án trang b ph n c ng, thi t b mua ngoài, s
thuê công ty bên ngoài th c hi n thì ph i phân chia thành các h ng m c vào các gói th u làm c
s cho vi c t ch c ÿ u th u sau này. Vi c phân chia d án thành các gói th u c n c theo tính
ch t k thu t, trình t th c hi n, b o ÿ m tính ÿ ng b c a d án và có quy mô gói th u h p lý.
M i gói th u ch có m t h s m i th u và ÿ c ti n hành ÿ u th u m t l n. M t gói th u ÿ c
th c hi n theo m t h p ÿ ng; tr ng h p gói th u g m nhi u ph n ÿ c l p thì ÿ c th c hi n theo
m t ho c nhi u h p ÿ ng.
b) Xây d ng k ho ch ÿ u th u
Công tác l p k ho ch ÿ u th u ph i l p cho toàn b d án; tr ng h p ch a ÿ ÿi u ki n và
th t c n thi t thì ÿ c phép l p k ho ch ÿ u th u cho m t s gói th u ÿ th c hi n tr c. K
ho ch ÿ u th u ph i ÿ c ng i có nhà tài tr phê duy t b ng v n b n ÿ làm c s pháp lý cho
ch ÿ u t t ch c l a ch n nhà th u. Trong k ho ch ÿ u th u ph i nêu rõ s l ng gói th u và
n i dung c a t ng gói th u. N i dung c a t ng gói th u bao g m:
- Tên gói th u;
- Giá gói th u;
- Hình th c l a ch n nhà th u; ph ng th c ÿ u th u;
- Th i gian l a ch n nhà th u;
- Hình th c h p ÿ ng;
- Th i gian th c hi n h p ÿ ng.
- Hình th c rót v n cho gói th u (có th ÿ xu t luôn ho c sau khi ÿ c phê duy t hình th c
c p v n). Hình th c c p v n bao g m: c p v n ÿ nh k , c p v n theo giá c ÿ nh và c p
v n theo bút toán.
i v i t ng gói th u, chúng ta có th xác ÿ nh nhanh các m c ÿích, m c tiêu và k t qu
c a gói th u. Trong ÿó, k ho ch d án t ng th ÿã l p k ho ch th i gian, kinh phí và ngu n l c
cho các h ng m c t ng ng v i gói th u ÿó. Do ÿó, v c b n có th xem quy trình t ch c, qu n
lý vi c th c hi n m t gói th u nh quy trình th t c th c hi n m t d án mà trong ÿó ch b qua
giai ÿo n xây d ng ý t ng. Quy trình th c hi n bao g m các b c nh sau:
- T ch c ÿ u th u
- Rót v n
172
- - Th c hi n ki m tra ti n ÿ , ch t l ng
- Báo cáo k t qu
3. L A CH N NHÀ CUNG C P
- M t s k thu t và công c ho ch ÿ nh trang thi t b
- Gi i thi u v ÿ u th u
- T ch c ÿ u th u
- Xác ÿ nh lo i h p ÿ ng
- Qu n lý c p v n cho gói th u
a) M t s k thu t và công c ho ch ÿ nh trang thi t b
- Phân tích Phát tri n/Mua: xác ÿ nh m t d ch v hay m t s n ph m c th nào ÿó có th t
s n xu t hay mua ho c th c hi n trong công ty hay mua t bên ngoài. Th ng liên quan
t i phân tích tài chính. Thí d
o Gi s b n có th thuê m t v t d ng c n cho d án là 150 ÿô la/ngày.
Mua v t d ng, chi phí ÿ u t là 1000 ÿô la, và kho n chi phí hàng ngày khác s là 50
ÿô la/ngày.
o Th i gian là bao lâu ÿ chi phí thuê m n gi ng nh là chi phí mua?
o N u b n c n v t d ng cho 12 ngày, b n nên thuê nó hay mua nó?
Gi i pháp “Phát tri n /Mua”
o L p ph ng trình “Phát tri n” = “Mua”
o Trong ví d này, s d ng ph ng trình sau. G i d là s ngày s d ng v t d ng. Ta
có ph ng trình $150d = $1,000 + $50d
o Tìm d theo các b c sau:
Tr $50d t v ph i c a ph ng trình ta ÿ c
$100d = $1,000
Chia c hai ph ng trình cho $100
d = 10 ngày
o Chi phí thuê m n b ng chi phi phí mua là 10 ngày
o N u b n c n v t d ng cho 12 ngày, thì mua v t này s ti t ki m h n
- Nh ng chuyên gia c trong và ngoài n c có th cung c p quy t ÿ nh mua s m có giá tr .
b) Gi i thi u v ÿ u th u
Các gói th u do công ty bên ngoài th c hi n s ph i t ch c ÿ u th u ÿ ch n ra nhà th u
phù h p, b o ÿ m hi u qu kinh t c a d án. Các giai ÿo n trong quá trình ÿ u th u có th khác
nhau tùy theo ph ng th c ÿ u th u, hình th c ch n nhà th u và lo i h p ÿ ng.
Ph ng th c ÿ u th u: quy ÿ nh cách th c các nhà th u n p h s d th u ÿ tham gia ÿ u
th u
- 1. Ph ng th c ÿ u th u m t túi h s ÿ c áp d ng ÿ i v i hình th c ÿ u th u r ng
rãi và ÿ u th u h n ch cho gói th u mua s m hàng hóa, xây l p, gói th u EPC. Nhà th u
173
- n p h s d th u g m ÿ xu t v k thu t và ÿ xu t v tài chính theo yêu c u c a h s
m i th u. Vi c m th u ÿ c ti n hành m t l n.
- 2. Ph ng th c ÿ u th u hai túi h s ÿ c áp d ng ÿ i v i ÿ u th u r ng rãi và ÿ u
th u h n ch trong ÿ u th u cung c p d ch v t v n. Nhà th u n p ÿ xu t v k thu t và
ÿ xu t v tài chính riêng bi t theo yêu c u c a h s m i th u. Vi c m th u ÿ c ti n
hành hai l n; trong ÿó, ÿ xu t v k thu t s ÿ c m tr c ÿ ÿánh giá, ÿ xu t v tài
chính c a t t c các nhà th u có ÿ xu t k thu t ÿ c ÿánh giá là ÿáp ng yêu c u ÿ c
m sau ÿ ÿánh giá t ng h p. Tr ng h p gói th u có yêu c u k thu t cao thì ÿ xu t v
tài chính c a nhà th u ÿ t s ÿi m k thu t cao nh t s ÿ c m ÿ xem xét, th ng th o.
Ph ng th c ÿ u th u hai giai ÿo n ÿ c áp d ng ÿ i v i hình th c ÿ u th u r ng rãi, ÿ u
th u h n ch cho gói th u mua s m hàng hóa, xây l p, gói th u EPC có k thu t, công ngh m i,
ph c t p, ÿa d ng và ÿ c th c hi n theo trình t sau ÿây:
- Trong giai ÿo n m t, theo h s m i th u giai ÿo n m t, các nhà th u n p ÿ xu t v k
thu t, ph ng án tài chính nh ng ch a có giá d th u; trên c s trao ÿ i v i t ng nhà
th u tham gia giai ÿo n này s xác ÿ nh h s m i th u giai ÿo n hai;
- Trong giai ÿo n hai, theo h s m i th u giai ÿo n hai, các nhà th u ÿã tham gia giai ÿo n
m t ÿ c m i n p h s d th u giai ÿo n hai bao g m: ÿ xu t v k thu t; ÿ xu t v tài
chính, trong ÿó có giá d th u; bi n pháp b o ÿ m d th u.
Hình th c l a ch n nhà th u:
- u th u r ng rãi: là hình th c ÿ u th u không h n ch s l ng nhà th u tham gia. Bên
m i th u ph i công khai v các ÿi u ki n, th i gian d th u trên các ph ng ti n thông tin
ÿ i chúng ho c thông báo trên t thông tin v ÿ u th u và trang Web v ÿ u th u c a nhà
n c, c a B , ngành, ÿ a ph ng trong m t kho ng th i gian nh t ÿ nh theo quy ÿ nh
pháp lu t v ÿ u th u hi n hành tr c ngày phát hành h s m i th u.
- u th u h n ch : Là hình th c ÿ u th u mà bên m i th u m i m t s h u h n nhà th u
có ÿ kinh nghi m và n ng l c tham gia. Hình th c này c n ÿ c xem xét, l a ch n trong
nh ng tr ng h p sau:
o Trên th tr ng ch có m t s ít nhà th u ÿáp ng yêu c u c a gói th u
o Do ngu n v n s d ng yêu c u ph i ÿ u th u h n ch
o Do tình hình c th c a gói th u mà vi c ÿ u th u h n ch có l i
- Ch ÿ nh th u: là hình th c ch n tr c ti p nhà th u ÿáp ng yêu c u c a gói th u ÿ
th ng th o h p ÿ ng. Khi ÿã ch ÿ nh th u xong ph i xác ÿ nh ÿ c các n i dung sau: lý
do ch ÿ nh th u; kinh nghi m và n ng l c v m t k thu t, tài chính c a nhà th u ÿ c ÿ
ngh ch ÿ nh th u; giá tr và kh i l ng ÿã ÿ c ng i có th m quy n ho c c p có th m
quy n phê duy t làm c n c ch ÿ nh th u.
- Chào hàng c nh tranh: hình th c này ÿ c áp d ng cho nh ng gói th u mua s m hàng hóa
có giá tr d i 2 t ÿ ng. M i gói th u ph i có ít nh t 3 chào hàng c a 3 nhà th u khác
nhau trên c s yêu c u chào hàng c a Bên m i th u. Vi c g i chào hàng có th ÿ c
th c hi n b ng cách g i tr c ti p, b ng fax, b ng ÿ ng b u ÿi n ho c b ng các ph ng
ti n khác.
- Mua s m tr c ti p: ÿ c áp d ng trong tr ng h p b sung h p ÿ ng c ÿã th c hi n
xong (d i 1 n m) ho c h p ÿ ng ÿang th c hi n có nhu c u t ng thêm s l ng hàng hóa
ho c kh i l ng công vi c mà tr c ÿó ÿã ÿ c ti n hành ÿ u th u, nh ng ph i ÿ m b o
174
- không ÿ c v t m c giá ho c ÿ n giá trong h p ÿ ng ÿã ký tr c ÿó. Tr c khi ký h p
ÿ ng, nhà th u ph i ch ng minh có ÿ n ng l c v k thu t và tài chính ÿ th c hi n gói
th u.
- Mua s m ÿ c bi t: hình th c này ÿ c áp d ng ÿ i v i các nghành h t s c ÿ c bi t mà n u
không có nh ng qui ÿ nh riêng thì không th ÿ u th u ÿ c.
c) T ch c ÿ u th u
Quy trình ÿ u th u bao g m các n i dung chu n b ÿ u th u, t ch c ÿ u th u, xét th u,
th m ÿ nh và phê duy t h s trúng th u, công b trúng th u, th ng th o h p ÿ ng và ký k t h p
ÿ ng:
Hình 10-1. S ÿ nghi p v t ng quát quá trình ÿ u th u
Chu n b ÿ u th u: là giai ÿo n lên k ho ch ÿ u th u cho các gói th u và l p h s m i
th u cho t ng gói th u.
175
- Hình 10-2. S ÿ nghi p v thông báo m i th u, nh n h s d th u và ÿóng th u
Th c hi n ÿ u th u: bao g m các giai ÿo n nh thông báo m i th u, nh n h s d th u,
ÿóng th u, m th u, xét th u. Các giai ÿo n này ÿ c th hi n trong hình v 10-3 d i ÿây:
176
- Hình 10-3. S ÿ t ng quát giai ÿo n th c hi n ÿ u th u
K t thúc ÿ u th u: sau khi ÿã ch n ÿ c nhà th u th c hi n gói th u, công ty và nhà th u
trúng th u s cùng nhau th ng th o ÿ hoàn thi n h p ÿ ng và ký h p ÿ ng.
Khi l p h p ÿ ng th u, nhà th u ph i n p ti n B o lãnh th c hi n h p ÿ ng ÿ b o ÿ m
trách nhi m th c hi n h p ÿ ng ÿã ký. Thông tin h p ÿ ng th u g m: mã h p ÿ ng, tên gói th u,
giá gói th u ký h p ÿ ng, ngày kh i công, ngày hoàn thành, các ÿi u ki n th c hi n, ngày ký, ÿ a
ÿi m ký, ng i l p h p ÿ ng, ÿ i di n bên A (Ng i có th m quy n c a công ty), ÿ i di n bên B
(Nhà th u trúng th u).
Hình 10-4. S ÿ nghi p v c a giai ÿo n k t thúc ÿ u th u
177
- d) Xác ÿ nh lo i h p ÿ ng
Có các lo i h p ÿ ng sau:
- H p ÿ ng tr n gói: là h p ÿ ng theo giá khoán g n, ÿ c áp d ng cho nh ng gói th u
ÿ c xác ÿ nh rõ v s l ng, yêu c u v ch t l ng và th i gian.
- H p ÿ ng chìa khóa trao tay: là h p ÿ ng bao g m toàn b các công vi c thi t k , cung
c p thi t b , v t t và xây l p c a m t gói th u ÿ c th c hi n thông qua m t nhà th u.
Ch nhi m có trách nhi m giám sát quá trình th c hi n và nghi m thu bàn giao khi nhà
th u hoàn thành.
- H p ÿ ng có ÿi u ch nh giá: là h p ÿ ng áp d ng cho nh ng gói th u mà t i th i ÿi m
ký k t h p ÿ ng không ÿ ÿi u ki n xác ÿ nh chính xác v s l ng và kh i l ng ho c có
bi n ÿ ng l n v giá c do chính sách c a Nhà n c thay ÿ i và h p ÿ ng có th i gian
th c hi n trên 12 tháng.
e) Qu n lý c p v n cho gói th u
Công tác c p v n hi n nay có th l a ch n m t trong 3 d ng:
C p v n ÿ nh k
Chia d án thành t ng giai ÿo n ÿ c p v n, m i m t giai ÿo n ÿ c chia ra thành nhi u
kho ng th i gian ÿ c p. M i giai ÿo n có ngày b t ÿ u, ngày k t thúc. Ch l p k ho ch c p v n
cho giai ÿo n hi n t i, h t giai ÿo n này m i l p k ho ch c p v n cho giai ÿo n ti p theo.
C p v n theo giá c ÿ nh
Chia vi c c p v n thành các giai ÿo n theo các s ki n nh c p khi d án b t ÿ u, d án k t
thúc, h ng m c nào b t ÿ u, … v i s ti n xác ÿ nh theo k ho ch c p v n.
C p v n theo bút toán
C ng chia vi c c p v n thành các giai ÿo n theo các s ki n c a d án nh hình th c c p
v n theo giá c ÿ nh nh ng khác bi t là không bi t tr c ÿ c s ti n s c p. S ti n c p s do
nhà th u yêu c u d a trên tính toán chi phí phát sinh ngay sau l n c p tr c ÿ n th i ÿi m c p v n
hi n t i.
4. QU N LÝ H P NG CUNG C P
- N i dung qu n lý h p ÿ ng
- B o ÿ m th c hi n h p ÿ ng
- B o hành
- i u ch nh h p ÿ ng
- Thanh toán h p ÿ ng
- Giám sát th c hi n, nghi m thu, thanh lý h p ÿ ng
4.1. N i dung qu n lý h p ÿ ng
- Qu n lý h p ÿ ng là quá trình l a ch n, th ng l ng, qu n lý các h p ÿ ng và ÿi u hành
vi c m a bán nguyên v t li u, trang thi t b , d ch v …c n thi t cho d án.
- Qu n lý h p ÿ ng nh m ÿ m b o s th c hi n c a nhà th u ÿáp ng ÿ c các yêu c u
giao kèo theo h p ÿ ng
- H p ÿ ng là v n b n có tính pháp lý cao nh t, do ÿó nh ng nhà làm h p ÿ ng ph i ch u
trách nhi m pháp lý trong vi c l p và qu n lý h p ÿ ng
178
- - Nhi u giám ÿ c d án ph t n nh ng kh c trong h p ÿ ng, và ÿi u ÿó d n t i nh ng
h u qu nghiêm tr ng
4.2. B o ÿ m th c hi n h p ÿ ng
- Nhà th u trúng th u ph i th c hi n bi n pháp b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng tr c khi h p
ÿ ng có hi u l c, tr l nh v c ÿ u th u cung c p d ch v t v n và hình th c t th c hi n.
- Giá tr b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng ÿ c quy ÿ nh trong h s m i th u và t i ÿa b ng
10% giá h p ÿ ng; tr ng h p ÿ phòng ng a r i ro cao thì giá tr b o ÿ m th c hi n h p
ÿ ng ph i cao h n nh ng không quá 30% giá h p ÿ ng và ph i ÿ c ng i có th m
quy n cho phép.
- Th i gian có hi u l c c a b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng ph i kéo dài cho ÿ n khi chuy n
sang th c hi n ngh a v b o hành (n u có).
- Nhà th u không ÿ c nh n l i b o ÿ m th c hi n h p ÿ ng trong tr ng h p t ch i th c
hi n h p ÿ ng sau khi h p ÿ ng có hi u l c.
4.3. B o hành
H p ÿ ng có n i dung v mua s m hàng hoá, xây l p thì ph i quy ÿ nh v b o hành. Th i
h n b o hành, m c ti n b o hành và các n i dung khác v b o hành ÿ c quy ÿ nh trong h p ÿ ng
ph i c n c theo quy ÿ nh c a pháp lu t.
4.4. i u ch nh h p ÿ ng
Vi c ÿi u ch nh h p ÿ ng ch áp d ng ÿ i v i hình th c h p ÿ ng theo ÿ n giá, hình th c
h p ÿ ng theo th i gian và ÿ c th c hi n theo quy ÿ nh sau ÿây:
- Tr ng h p Nhà n c thay ÿ i chính sách v thu , ti n l ng nh h ng tr c ti p ÿ n giá
h p ÿ ng thì ÿ c ÿi u ch nh theo các chính sách này k t th i ÿi m các chính sách này
có hi u l c;
- Tr ng h p có kh i l ng, s l ng t ng ho c gi m trong quá trình th c hi n h p ÿ ng
nh ng trong ph m vi c a h s m i th u và không do l i c a nhà th u gây ra thì vi c tính
giá tr t ng ho c gi m ph i c n c vào ÿ n giá c a h p ÿ ng;
- Tr ng h p giá nhiên li u, v t t , thi t b nêu trong h p ÿ ng do Nhà n c ki m soát có
bi n ÿ ng l n nh h ng tr c ti p ÿ n vi c th c hi n h p ÿ ng thì ph i báo cáo ng i có
th m quy n xem xét, quy t ÿ nh.
Vi c ÿi u ch nh h p ÿ ng ch áp d ng trong th i gian th c hi n h p ÿ ng theo h p ÿ ng ÿã
ký và ph i ÿ c ng i có th m quy n xem xét, quy t ÿ nh. Công tác xem xét bao g m phân tích
s nh h ng c a thay ÿ i ÿ n ph m vi, th i gian, chi phí, và ch t l ng c a hàng hóa hay d ch
v ÿ c cung c p. Giá h p ÿ ng sau ÿi u ch nh không ÿ c v t d toán, t ng d toán ho c giá
gói th u trong k ho ch ÿ u th u ÿ c duy t, tr tr ng h p ÿ c ng i có th m quy n cho phép.
Tr ng h p có phát sinh h p lý nh ng công vi c ngoài ph m vi h s m i th u thì ch ÿ u
t tho thu n v i nhà th u ÿã ký h p ÿ ng ÿ tính toán b sung các công vi c phát sinh và báo cáo
ng i có th m quy n xem xét, quy t ÿ nh. Tr ng h p tho thu n không thành thì n i dung công
vi c phát sinh ÿó hình thành m t gói th u m i và ti n hành l a ch n nhà th u theo quy ÿ nh ÿ u
th u.
179
- 4.5. Thanh toán h p ÿ ng
Giá h p ÿ ng và các ÿi u kho n c th v thanh toán ÿ c ghi trong h p ÿ ng là c s ÿ
ch ÿ u t thanh toán cho nhà th u.
4.6. Giám sát th c hi n, nghi m thu, thanh lý h p ÿ ng
a) Giám sát th c hi n h p ÿ ng ÿ c th c hi n theo các n i dung sau ÿây:
- Ch ÿ u t ch u trách nhi m giám sát nhà th u trong vi c th c hi n h p ÿ ng
- Cá nhân ÿ c giao nhi m v giám sát th c hi n h p ÿ ng ph i b o ÿ m công tâm, trung
th c, khách quan, có ÿ n ng l c, kinh nghi m, ki n th c chuyên môn ÿ th c hi n nhi m
v và ph i ch u trách nhi m tr c ch ÿ u t và tr c pháp lu t v vi c th c hi n nhi m
v c a mình
b) Nghi m thu h p ÿ ng ÿ c th c hi n theo các n i dung sau ÿây:
- Vi c nghi m thu t ng ph n hay toàn b h p ÿ ng ph i ÿ c ti n hành phù h p v i n i
dung h p ÿ ng ÿã ký k t
- Cá nhân tham gia vào quá trình nghi m thu ph i b o ÿ m công tâm, trung th c, khách
quan, có ÿ n ng l c, kinh nghi m, ki n th c chuyên môn và ph i ch u trách nhi m tr c
pháp lu t v vi c th c hi n nhi m v c a mình.
c) Thanh lý h p ÿ ng
Công tác thanh lý h p ÿ ng ph i ÿ c th c hi n xong trong th i h n quy ÿ nh trong h p
ÿ ng (theo quy ÿ nh c a nhà n c là 45 ngày k t khi ch ÿ u t và nhà th u hoàn thành các
ngh a v theo h p ÿ ng).
N i dung thanh lý h p ÿ ng bao g m:
- Xác minh s n ph m ÿ xác ÿ nh t t c công vi c ÿ c hoàn thành và th a mãn yêu c u
hay không
- Th c hi n các th t c hành chính ÿ c p nh t vào nh ng h s liên quan, c b n là ÿ n v
k toán, nh m ph n ánh nh ng k t qu cu i cùng
- L u tr thông tin ph c v cho các d án trong t ng lai
TÓM T T N I DUNG CH NG
Trong bài này, b n ÿã ÿ c trang b các ki n th c c b n v công tác mua s m và qu n lý
mua s m trong các d án CNTT:
1. Xác ÿ nh danh m c mua s m
2. Th t c mua s m (l p k ho ch ÿ u th u)
- Phân chia các h ng m c vào các gói th u
- Xây d ng k ho ch ÿ u th u
3. L a ch n nhà cung c p
- M t s k thu t và công c ho ch ÿ nh trang thi t b
- Gi i thi u v ÿ u th u
- T ch c ÿ u th u
- Xác ÿ nh lo i h p ÿ ng
- Qu n lý c p v n cho gói th u
180
- 4. Qu n lý các h p ÿ ng cung c p
- N i dung qu n lý h p ÿ ng
- B o ÿ m th c hi n h p ÿ ng
- B o hành
- i u ch nh h p ÿ ng
- Thanh toán h p ÿ ng
- Giám sát th c hi n, nghi m thu, thanh lý h p ÿ ng
BÀI T P K T THÚC CH NG
1. Ph m vi c a d án v t quá kinh phí b i vì các m c ÿ c mua ÿ t h n so v i d li u ban
ÿ u. L ng d th a này s v t quá t ng kinh phí cho d án. Giám ÿ c d án nên làm gì?
A. Không thay ÿ i kinh phí.
B. Ti p c n các ÿ i t ng liên quan d án ÿ t ng kinh phí.
C. Gi m các chi phí ph m vi ÿ không v t quá kinh phí.
D. i u ch nh các m c kinh phí ÿ thu hút các chi phí v t quá.
2. Quy trình ÿ thay ÿ i ÿi u kho n h p ÿ ng ………….h th ng qu n lý thay ÿ i d án.
A. Không liên quan t i
B. Là ÿ u vào
C. T ng t nh
D. Tích h p v i
3. Các ÿánh giá sau h p ÿ ng quan tr ng b i vì:
A. Chúng ÿ c yêu c u v m t pháp lý trong nhi u quy n h n xét x .
B. Thù lao g n li n v i hi u qu c a nhà th u.
C. Chúng xác l p c s l ch s cho s l a ch n c a nhà th u.
D. H u h t các h p ÿ ng ÿ u yêu c u chúng.
4. Các gói công vi c ÿ c mô t trong:
A. C u trúc chi ti t công vi c.
B. Quy ÿ nh công vi c.
C. B ng kê công vi c.
D. K ho ch d án công vi c.
5. Chi phí thuê phòng s ÿ c dùng cho cu c h p d án là ví d minh ho cho lo i chi phí
nào?
A. Chi phí t t y u
B. Chi phí c ÿ nh
C. Chi phí bi n ÿ ng
D. Chi phí không ÿ c d ki n
6. B n nh n ÿ c hoá ÿ n t nhà th u c a mình trong h p ÿ ng giá c ÿ nh v i l ch trình
ph i tr g n li n v i vi c hoàn t t các m c quan tr ng. i u gì là quan tr ng nh t ÿ duy t.
A. Các ho t ÿ ng ÿang ti p di n.
181
- B. S gi ÿã dùng h t.
C. Công vi c ÿã ÿ c hoàn t t.
D. Theo ÿúng l ch trình.
7. S t ng ng, nh ng thay ÿ i h p ÿ ng và các yêu c u ph i tr là ………c a qu n lý
h p ÿ ng.
A. S n ph m
B. Công c
C. Ch c n ng
D. u vào
8. M t trong s nhà cung c p trong d án c a b n c g ng tham gia cu c ki m tra ch p
thu n c a b n. Giám ÿ c ki m tra ch p thu n t ch i th c hi n mã cho bi t là không th c hi n
ch c n ng ÿ y ÿ ÿ ki m tra. i u gì có th góp ph n vào khó kh n này? (Ch n 3)
A. H p ÿ ng không rõ ràng v tiêu chí hoàn t t.
B. K ho ch c a nhà cung c p không ÿ c duy t ÿ y ÿ .
C. Ti n trình c a nhà cung c p không ÿ c giám sát ÿ y ÿ .
D. Nhà cung c p tuân theo m t quy trình xây d ng khác.
9. Giám ÿ c d án ÿang tr i qua b t ÿ ng gi a nhà cung c p và ÿ i d án. B ng vi c ÿi u
tra tình hình, giám ÿ c d án ÿã th y r ng nhà tài tr ÿã t ng giá c ban ÿ u ÿã ÿ c nh t trí trong
h p ÿ ng do nhu c u th tr ng. Ph ng h ng hành ÿ ng nào là t t nh t ÿ gi i quy t xung ÿ t
này?
A. Gi i thích s tho thu n v giá c trong h p ÿ ng và nh h ng s gây ra trong d
án, ÿ ng th i thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án.
B. Gi i thích v i nhà cung c p r ng h ÿang vi ph m h p ÿ ng và b n l p k ho ch
tìm ki m nh ng hành ÿ ng pháp lý.
C. Th o lu n v i nhà cung c p quy trình th c hi n tr t t thay ÿ i ÿ t ng giá c .
D. Th o lu n v i nhà cung c p v s tho thu n giá c và nh h ng ÿ i v i d án,
yêu c u trình t thay ÿ i ÿ ng th i thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án.
10. M t công ty quy t ÿ nh không c nh tranh trong m t gói th u. Lý do ÿ c giám ÿ c ÿ a
ra là c h i hoàn t t d án trong khung th i gian d ÿ nh là r t mong manh. ây là chi n l c gi i
quy t r i ro nào?
A. Ch p thu n r i ro.
B. Tránh r i ro.
C. Chuy n giao r i ro.
D. Gi m thi u r i ro.
182
nguon tai.lieu . vn
