Xem mẫu
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Mođun KH3: CẤU TRÚC SẢN PHẨM VÀ PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
DỰ ÁN ODA
Kết thúc mođun này học viên có khả năng:
Xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình trong việc thực hiện dự
án ODA
Xây dựng cấu trúc phân chia công việc của dự án ODA
Xây dựng ma trận mô tả nhiệm vụ và lịch trình tóm tắt (tổng thể)
của dự án ODA
Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”,
Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc tổ chức dự án ODA”
Người học tự nghiên cứu tài liệu .
Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá
trình học.
Thực hành theo nhóm dưới sự hỗ trợ của giáo viên.
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá.
Tài liệu Mođun KH3: “Cấu trúc sản phẩm và phân chia công
việc dự án ODA”
1. Tự tìm hiểu các loại cấu trúc sản phẩm và
cấu trúc phân chia công việc của dự án
ODA
2. Thực hành các kỹ năng đã học
3. Tự kiểm tra đánh giá
Trang số: 1/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Việc lập kế hoạch được tiến hành qua nhiều bước. Hãy xem hình 1 và
ghi nhận khung tổng thể cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án.
Hình 1. Khung tổng thể trong việc lập kế hoạch thực hiện
dự án ODA
Báo cáo, văn kiện của dự án
(đã được thông qua, xét duyệt)
Cấu trúc sản Cấu trúc quy Các thông số
phẩm trình thực hiện khác của dự án
Cấu trúc phân chia công Ma trận về trách
việc nhiệm
Lịch trình tóm tắt tổng thể (tổng tiến độ)
Lịch trình dựa trên cơ sở các hoạt động
Kế hoạch thực hiện dự án
Hãy đọc và ghi nhận vai trò của Giám đốc dự án trong việc lập kế
hoạch dự án:
Hướng dẫn nhóm dự án xem xét văn kiện dự án
Tạo hiểu biết chung về mục tiêu, chuyển giao sản phẩm, cấu trúc
tổ chức và các thông số khác của dự án
Thiết lập việc kiểm soát theo định kỳ và mức độ chi tiết
Xây dựng cấu trúc sản phẩm bằng cách lên danh sách các hạng
mục chính và các hạng mục nhỏ hơn
Xem xét tổng kinh phí
Xem xét việc phân phối nguồn lực cho mỗi sản phẩm
Làm rõ cấu trúc quy trình thực hiện cho mỗi giai đoạn/bước thực
hiện dự án
Xác định rủi ro và giải quyết vấn đề
Kiến nghị phương thức giải quyết vấn đề đối với quản lý dự án
Trang số: 2/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
1. Xem xét, phân tích các văn kiện dự án ODA
Tìm hiểu, phân tích văn kiện dự án ODA sẽ:
Cung cấp định hướng về dự án
Cung cấp cơ sở cho việc thực hiện dự án ban đầu
Cung cấp điều khoản tham chiếu cho việc đánh giá
Một số mục chính trong tài liệu dự án ODA bao gồm:
1. Các chữ viết tắt
2. Mục lục
3. Tóm tắt
4. Giới thiệu chung về bối cảnh hình thành và tầm quan trọng của dự án
5. Mô tả dự án và mục tiêu dự án
6. Đánh giá về tính kinh tế và tài chính của dự án
7. Thoả thuận và kiến nghị
8. Các phụ lục
Sau khi nhóm làm việc cho dự án (ban quản lý dự án) được tuyển
chọn, nhiệm vụ đầu tiên của nhóm trong quá trình chuẩn bị dự án là
xem xét, phân tích các tài liệu, văn kiện dự án với các mục đích sau:
Định hướng cho các thành viên mới
Tạo hiểu biết chung về mục đích của dự án
Tạo điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án, kế hoạch
thực hiện các hoạt động của dự án
Nâng cao mức độ rõ ràng và đặc trưng của văn kiện dự án
Phát triển hiểu biết đã được chia sẻ về sản phẩm, quy trình
Xác định các vấn đề tiềm ẩn có thê ảnh hưởng đến tiến độ của dự án
và hướng giải quyết
Bắt đầu văn bản hoá việc thực hiện dự án
Đọc và ghi nhận các điểm chính cần lưu ý trong khi nghiên cứu, phân
tích Văn kiện dự án ODA, Văn kiện dự án hỗ trợ kỹ thuật (nếu có)
1. Bối cảnh và sự cần thiết của dự án trong khuôn khổ quy hoạch, kế
hoạch dài hạn phát triển của đơn vị thụ hưởng ODA (cơ quan,
ngành, lĩnh vực, địa phương).
2. Các đặc tính khả thi của dự án
3. Cơ chế tài chính trong nước đối với dự án ODA, tính đến các ràng
buộc theo quy định của nhà tài trợ.
4. Dự kiến kế hoạch tổng thể và kế hoạch thực hiện dự án trong năm
đầu tiên (bao gồm cả kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực, nếu có).
Trang số: 3/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
5. Phương thức tổ chức quản lý dự án. Năng lực tổ chức, quản lý thực
hiện dự án. Kế hoạch theo dõi và đánh giá dự án.
6. Đánh giá các rủi ro và đề ra những biện pháp để khắc phục.
7. Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn của hỗ trợ kỹ thuật. Những
hoạt động chủ yếu của hỗ trợ kỹ thuật. Những kết quả chủ yếu của
hỗ trợ kỹ thuật và đánh giá khả năng vận dụng vào thực tế.
Phân tích văn kiện dự án gồm ba bước: phân tích, phát triển các vấn
đề và tài liệu hoá kết quả phân tích (Hình 2).
Hình 2. Các bước phân tích văn kiện dự án ODA
Phân tích
- Xem xét các lĩnh vực
- Tìm kiếm vấn đề tiềm ẩn
- Xác định xem lĩnh vực nào, phần
nào cần phải chi tiết hơn
- Đọc nhiều lần, kỹ lưỡng
Xem xét, phân
Phát triển vấn đề và đề xuất
tích văn kiện dự Thảo luận các vấn đề có thể ảnh
án ODA? hưởng nghiêm trọng tới dự án và
kiến nghị các giải pháp
Tài liệu hoá
- Trích các vấn đề
- Trình bày dưới dạng văn bản
- Bắt đầu kế hoạch thực hiện dự án
Việc phân tích văn kiện dự án phải có sự chuẩn bị trước và thảo luận
tập thể về các linh vực đã được nêu ở trên. Các điểm cần lưu ý khi tổ
chức một buổi họp phân tích văn kiện dự án bao gồm:
Xem xét văn kiện dự án dưới góc độ nhóm dự án
Lên lịch thời gian cần thiết và dự kiến những buổi họp tiếp theo
Có sự có mặt của các thành viên chính của ban quản lý dự án.
Xây dựng chương trình nghị sự và chia sẻ trước cuộc họp
Xem xét các mục chính trong chương trình nghị sự và phát triển
những hiểu biết về nhiệm vụ của dự án được các thành viên của
nhóm chia sẻ.
Có sự đồng thuận về phương pháp phân tích văn kiện dự án
Nên xem xét nhanh toàn bộ văn kiện dự án, sau đó quay trở lại từng
mục cụ thể.
Trong quá trình thảo luận, việc đặt ra các câu hỏi cho từng mục là
công cụ hữu ích.
Trang số: 4/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Hãy đọc và ghi nhận những câu hỏi sử dụng trong quá trình xem xét
văn kiện, tài liệu dự án.
Vấn đề xem xét Câu hỏi
• Dự án giải quyết vấn đề gì và mức độ quan trọng của nó?
• Kết quả mong đợi của dư án là gì?
• Mục tiêu có rõ ràng không?
Mục đích
• Mục tiêu có cụ thể không?
• Mục tiêu có phù hợp không?
• Mục tiêu có chi tiết một cách hợp lý không?
• Những yếu tố nào tạo dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu?
• Những loại sản phẩm hay hạng mục cuối mà chúng xác
định phạm vi dự án là gì?
• Có cái gì bị bỏ qua hay không? Ví dụ như khoá đào tạo,vv?
• Thành phần chính của mỗi sản phẩm là gì? Đã được đưa ra
Phạm vi
trong văn kiện dự án chưa? Có thiếu gì không?
• Cần chi tiết hơn ở đâu?
• Tiêu chuẩn chất lượng áp dụng cho mỗi thầnh phần chính?
• Xác định và sắp xếp các hoạt động
Huy động nguồn lực Thực hiện Kết thúc
Cấu trúc quy
trình • Văn bản hoá cấu trúc quy trình sẽ sử dụng, mốc hoàn
thành, mốc kiểm tra?
• Chu trình cho dự án đã được mô tả trong văn kiện dự án là
gì?
• Căn cứ vào sản phẩm, đấy có phải là mô hình chu trình
thích hợp? Có dẫn đến việc tạo ra sản phẩm đòi hỏi?
• Bây giờ dự án nằm ở đâu trong chu trình?
• Chu trình cần phải sửa đổi thế nào để đáp ứng được những
yêu cầu của dự án?
• Cấu trúc tổ chức nào dự kiến cho dự án?
• Cấu trúc thích hợp là thế nào?
Cấu trúc tổ • Vai trò, chức năng, quyền hạn của Giám đốc dự án?
chức • Ai đại diện cho: các bên tham gia, các thành viên nhóm dự
án, người sử dụng, nhân viên, chủ hợp đồng, các cơ quan
chức năng của chính phủ?
• Tổ chức thích hợp cho dự án?
Trang số: 5/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Hãy đọc và ghi nhận những câu hỏi sử dụng trong quá trình xem xét
văn kiện, tài liệu dự án.
Vấn đề xem xét Câu hỏi
• Tổng kinh phí ước lượng?
• Phân phối cho mỗi sản phẩm như thế nào?
• Việc ước lượng đã được tiến hành như thế nào? Có hiện
Kinh phí thực không?
• Việc phân phối cho mỗi sản phẩm có hiện thực không?
• Có phân phối nào sử dụng cho các biến cố không?
• Cần làm cái gì nếu kinh phí không cân xứng?
Đòi hỏi về • Văn kiện dự án có cung cấp thông tin về các nguồn lực
nguồn lực khác khác không? Đó là các thông tin gì?
(dịch vụ, nhân • Việc ước lượng đã được tiến hành như thế nào? Có hiện
lực, hàng hoá, thực không?
• Có cần sửa đổi không? Có gì đã bị bỏ qua không?
thiết bị)
Lịch trình • Có hay không lịch trình tóm tắt tổng thể? Giai đoạn? bắt
(khoảng thời đầu và kết thúc khi nào?
gian ước lượng • Khi nào thì kế hoạch thực hiện dự án bắt đầu? Kết thúc?
cho việc bắt đầu • Lịch trình dự kiến cho mỗi hạng mục của dự án?
và kết thúc các • Việc ước lượng có thực tế không?
• Đã qua một mốc nào đó trong lịch trình chưa?
giai đoạn phụ)
• Cần sửa đổi mốc nào đó trong lịch trình?
• Có loại rủi ro kỹ thuật nào không?
• Có loại rủi ro về chi phí nào không (ví dụ lạm phát)?
Rủi ro • Có loại rủi ro về lịch trình nào không (ví dụ thời điểm giao
(Những cái gì tiền?
diễn biến sai, • Có loại rủi ro về nguồn lực nào không (ví dụ thiếu lao
gây nên chậm động)?
trễ, vượt quá chi • Có loại rủi ro do ngoại cảnh nào không (ví dụ như lụt
bão)?
phí, thất bại)
• Có loại rủi ro tiềm ẩn chưa xác định nào không?
• Có thể làm gì để giảm rủi ro?
Trang số: 6/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Việc đưa ra các đề xuất được tiến hành như sau:
Sau khi thảo luận các hạng mục, cần tiếp tục xác định các
vấn đề chính được cho là có ảnh hưởng nghiêm trọng, tập
trung vào các vấn đề chính sau:.
Các mâu thuẫn chính giữa mục tiêu và kinh phí
Các rủi ro chưa xác định chính
Lịch trình không thực tế
Thiếu nguồn lực
Tác động tiêu cực của môi trường
Lên kế hoạch và chiến lược
Người ra quyết định: Cần chuyển vấn đề cho ai?
Luận điểm: Giải thích các vấn đề như thế nào?
Thời gian: Khi nào thì trình bày vấn đề?
Phương pháp: Loại thông tin, liên lạc nào sẽ được sử
dụng?
Người chuyển tin: Ai là người trình bày các vấn đề
này?
Chuyển các phân tích về rủi ro và các kiến nghị lên cấp
quản lý cao hơn để có được giải pháp
Chuẩn bị văn bản tóm tắt của cuộc họp với các mục chính sau:
Thoả thuận
Nhiệm vụ
Vấn đề
Kiến nghị
Quyết định
Cần chuẩn bị tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án
với các nội dung sau:
Cấu trúc tổ chức
Sản phẩm (cấu trúc sản phẩm sơ bộ)
Quy trình thực hiện (cấu trúc quy trình thực hiện sơ bộ)
Trang số: 7/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Lịch trình tổng thể
Lịch trình chi tiết
Tuyên bố của Giám đốc/quản lý dự án (quyền hạn và trách nhiệm)
Các vấn đề nổi bật, rủi ro
Sau khi phân tích cần trích dẫn và văn bản hoá các vấn đề đã xem xét
ở trên. Việc văn bản hoá giúp cho quá trình quản lý của Giám đốc dự
án và tránh những hiểu nhầm của các thành viên dự án.
Kế hoạch cần được coi như một văn bản làm việc. Kế hoạch thực hiện
dự án cần được điều chỉnh, sửa đổi trong suốt quá trình thực hiện dự
án.
Sửa đổi sau khi được xem xét về mặt quản lý hay các thành viên dự
án xem xét.
Sửa đổi khi lịch trình cụ thể được xây dựng hoặc sửa đổi
Sửa đổi khi tình hình thay đổi
Cập nhật kế hoạch thực hiện dự án, thậm chí ngay trong khi tiến
hành ở các giai đoạn phụ (subphase).
Cần tiến hành phân tích để nắm
vững văn kiện dự án đồng thời là
bước chuẩn bị đầu tiên cho việc lập
kế hoạch một cách hiệu quả nhất.
GHI NHỚ
(Thực hành dành cho học viên)
Tên: “Phân tích văn kiện dự án”
Mục tiêu: Thực hành khả năng Phân tích văn kiện dự án
Thời gian : 30 phút.
Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên và được giao
một ví dụ về văn kiện dự án. Tiến hành phân tích văn kiện
dự án với sự hướng dẫn của giáo viên
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá
học về kết quả của nhóm
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Trang số: 8/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)
2. Cấu trúc sản phẩm
Cấu trúc sản phẩm là việc mô tả một cách thứ bậc các thành phần
chính của mỗi sản phẩm giao nộp/hạng mục cuối cùng của dự án.
Lợi ích của việc xây dựng cấu trúc sản phẩm
Làm rõ phạm vi (sản phẩm): có ích cho tất cả các loại dự án, cần
thiết cho các loại dự án có nhiều hoặc sản phẩm phức tạp
Nâng cao hiểu biết về thực hiện dự án
Giảm các lỗi do việc bỏ sót sản phẩm
Cung cấp khung đa mục tiêu chung và từ vựng cho các giai đoạn,
giai đoạn phụ, các thành phần của sản phẩm, và thời điểm ra quyết
định
Tạo ra kế hoạch mà nó làm rõ được các mong muốn cũng như xúc
tiến phối hợp
Thống nhất các hoạt động trong quá trình lên lịch trình chi tiết
Hãy đọc và ghi nhận đặc tính của cấu trúc sản phẩm:
Cấu trúc thứ bậc (trên xuống)
Mỗi bậc mô tả hợp phần chính của bậc ngay trước đó (Hình 3)
Mỗi “mẩu” sản phẩm có 1 và chỉ một vị trí
Hầu hết có từ 3 đến 6 bậc chi tiết
Chỉ có danh từ xuất hiện trong cấu trúc sản phẩm
Hình 3. Cấu trúc sản phẩm
Cấu trúc sản phẩm
(Mô tả thứ bậc các thành phần chính của mỗi sản phẩm)
Thành phần Thành phần
Thành phần Thành phần Thành phần Thành phần
phụ phụ phụ phụ
Trang số: 9/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Hãy xem một ví dụ cấu trúc sản phẩm đơn giản của dự án xây nhà
0 Dự án xây
nhà
1.1. Nhà (cấu
trúc)
1.1.1 Vị trí
1.1.2 Móng
1.1.3 Khung
1.1.4 Mái
1.1.5. Các hệ 1.1.5.1. Điện
thống 1.1.5.2. Nước
1.1.5.3. Điện
thoại
1.2. Xây dựng
khuôn viên
Mức 0 1 2 3
Tên mức Tên dự án Sản phẩm Thành phần Thành phần phụ
3. Cấu trúc quy trình thực hiện
Cấu trúc quy trình thực hiện là trật tự các hành động mà qua đó,
chúng ta có được sản phẩm của dự án. Trật tự này có thể là quy luật
đương nhiên hoặc chúng ta phải sắp xếp một cách cẩn thận.
Trật tự của cấu trúc quy trình thực hiện có thể được hình dung qua ví
dụ về các giai đoạn thực hiện trong dự án xây nhà như sau:
Thiết kế Xây dựng Kiểm tra Kết thúc
Tập hợp các Mua
phương tiện, nguyên vật Xây nhà Dọn dẹp
nguồn lực liệu
Điểm kiếm tra
Duyệt thiết Lắp đặt xong các
kế trang thiết bị
Trang số: 10/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Việc hiểu rõ quy trình thực hiện dự án sẽ nâng cao hiệu quả và chất
lượng quản lý thực hiện dự án. Bên cạnh việc mô tả các giai đoạn, giai
đoạn phụ, thông thường sẽ có thêm các mô tả về:
Mốc (sự kiện chính) cần đạt được qua mỗi giai đoạn hoặc ở các giai
đoạn chuyển tiếp
Định rõ các điểm kiểm tra để giám sát tiến trình và chất lượng công
việc
Văn bản hoá cần được thể hiện ở mỗi điểm kiểm tra
Xác định những người tham gia vào từng giai đoạn, người ra quyết
định và các tổ chức/cá nhân tham gia vào quá trình ra quyết định ở
mỗi điểm kiểm tra.
Tiêu chí để xác định có nên chuyển từ giai đoạn này sang các giai
đoạn tiếp theo hay không?
Lợi ích của việc xây dựng cấu trúc quy trình
Làm rõ phạm vi (sản phẩm)
Nâng cao hiểu biết về thực hiện dự án
Lên kế hoạch các bước thực hiện cơ bản và giảm các lỗi vì bỏ sót
một số hoạt động nào đó.
Cung cấp khung đa mục tiêu chung
Tạo ra kế hoạch mà nó làm rõ được các mong muốn, yêu cầu cũng
như xúc tiến phối hợp
Thống nhất các hoạt động trong quá trình lên lịch trình chi tiết
Xây dựng, tìm hiểu cấu trúc sản
phẩm và cấu trúc quy trình sẽ giúp
quản lý dự án một cách hiệu quả hơn
GHI NHỚ
4. Mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm và quy trình
Trong việc xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình dự án cần cân
nhắc mức độ chi tiết và giai đoạn kiểm soát (khoảng thời gian giữa
các lần kiểm tra, xác định tiến trình dự án).
Trang số: 11/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm là mức độ phân chia sản
phẩm ra thành các đơn vị nhỏ hơn
Mức độ chi tiết của cấu trúc quy trình là mức độ mà các giai đoạn
trong chu trình thực hiện dự án cần được chia nhỏ ra thành giai
nhỏ hơn. Khi cân nhắc mức độ chi tiết của quy trình, cần chú ý đến
thời gian, thời gian nhỏ nhất được sử dụng cho mỗi khâu trong quy
trình.
Mức độ chi tiết quá thấp thì việc kiểm soát sẽ khó xác định. Mức
độ chi tiết quá lớn sẽ gây lãng phí và cản trở cho việc kiểm soát.
Hình 4. Ví dụ về mức độ chi tiết và khoảng thời gian
đánh giá tiến trình
Cấp quản lý Khoảng thời gian
đánh giá tiến trình Kế hoạch tóm tắt
Cao nhất Tháng
Tháng
Trung bình Tuần
Tuần
Điều hành Ngày Kế hoạch chi tiết
Hãy xem ví dụ về cấu trúc sản phẩm và quy trình Ngày
Cấu trúc sản phẩm Cấu trúc quy trình
Nhà Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn
1 2 3
…. Mái
Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn
phụ 1 phụ 2 phụ 3
Khung Tấm lợp
Quy trình Quy trình Quy trình
1 2 3
Thời gian
Trang số: 12/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Các kế hoạch, sơ đồ, lịch trình có thể biến động từ tổng quát đến chi
tiết hay rất chi tiết. Hầu hết các dự án đều có nhiều kế hoạch dự án với
các mức độ chi tiết khác nhau, phù hợp với đòi hỏi về mặt quản lý.
Khi xác định mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm hay quy trình, cần
phải suy nghĩ về giai đoạn kiểm soát (hay nhà quản lý muốn xác định
tiến độ dự án thường xuyên đến mức nào?)
A) Giai đoạn kiểm soát
- Mức độ thường xuyên của
việc đánh giá tiến độ dự án? C) Cấu trúc sản
- Khoảng thời gian B) Mức phẩm
độ chi tiết
Cấu trúc quy trình
E) Lịch trình chi tiết
- Đơn vị thời gian cho kế hoạch
hoá mức độ hoạt động?
- Những “hạng mục” công việc
nào cần đo lường, đánhgiá
D) Phân chia
Giai đoạn kiểm soát, thời gian diễn ra hoạt động thường có quan hệ,
ảnh hưởng qua lại lẫn nhau; và chúng tác động đến hiệu quả quản lý
dự án.
Tác động đến quản lý
• Không th kiểm soát
Giai đoạn kiểm soát nhỏ hơn thời • Không đủ chi tiết
gian cho một hoạt động • Không rõ ràng về tiến trình,
cho đến khi hoạt động kết thúc
Giai đoạn kiểm soát trùng với thời • Kiểm soát yếu
gian cho một hoạt động
Giai đoạn kiểm soát lớn hơn thời gian • Kiểm soát mạnh
cho một hoạt động • Đủ chi tiết
Trang số: 13/25
Giai đoạn kiểm soát lớn hơn thời gian • Kiểm soát yếu
cho một hoạt động rất nhiều • Chi tiết quá
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Khi khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá (giai đoạn kiểm soát) lớn
hơn thời gian cần dành cho 1 hoạt động một cách hợp lý, thì nó sẽ
nâng cao hiệu quả quản lý thực hiện dự án.
Những yếu tố ảnh hưởng đến độ dài của khoảng thời gian kiểm soát:
1) Cấp độ quản lý: khoảng thời gian kiểm soát là khái niệm tương đối,
phụ thuộc vào từng cấp độ quản lý, thường tỷ lệ thuận với cấp độ quản
lý. Càng gần với công việc, giai đoạn kiểm soát càng ngắn hơn.
Giai đoạn kiểm soát Quản lý cấp độ cao nhất
Thời gian
Điều hành
2) Độ dài của dự án: khoảng thời gian kiểm soát cũng bị ảnh hưởng bởi
thời gian tiến hành dự án. Thông thường, dự án càng ngắn càng thì càng
cần phải tiến hành kiểm soát nhiều hơn.
3) Mức độ rủi ro: Dự án càng co nhiều rủi ro, giai đoạn kiểm soát càng
ngắn hơn. Các vấn đề mới xuất hiện có thể dẫn đến việc thiết lập lại
khoảng thời gian kiểm soát.
4) Mức độ kinh nghiệm của nhân viên: kinh nghiệm, kỹ năng của nhân
viên cũng là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn khoảng thời gian
kiểm soát.
Nhân viên giàu Ít cần giám Giai đoạn kiểm Ít chi
kinh nghiệm sát hơn soát dài hơn tiết
Trang số: 14/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Các yếu tố ảnh hưởng đến giai đoạn kiểm soát và mức độ chi tiết được
thể hiện ở hình 5.
Hình 5. Các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ chi tiết và giai
đoạn kiểm soát
Cấp độ quản lý Giai đoạn Mức độ chi tiết
Độ dài kiểm soát
Rủi ro
Kinh nghiệm Cấu trúc sản
phẩm
ấ
Đơn vị thời Khung kế hoạch
gian cho 1
hoạt động
Lịch trình trên cơ
sở hoạt động
Kế hoạch thực
hiên dự án
(Thực hành dành cho học viên)
Tên: “Xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình”
Mục tiêu: Thực hành khả năng xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy
trình
Thời gian : 30 phút.
Trang số: 15/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên.
• Mỗi nhóm tiến hành xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy
trình của 1 dự án xây dưng nhà chung cư.
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá
học về kết quả xây dựng và các phân tích kem theo.
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)
5. Phân chia công việc
Cấu trúc phân chia công việc là một “cây” có thứ bậc, định hướng sản
phẩm, bao gồm tất cả các công việc trong phạm vi của dự án, nó chia
dự án lần lượt thành nhiều gói công việc nhỏ hơn cho đến khi
Tất cả các công việc có ý nghĩa đều được xác định mà không có sự
chồng chéo lên nhau;
Mỗi công việc đều có thể lên kế hoạch riêng, tính toán chi phí,
theo dõi và kiểm soát được.
Hãy đọc và ghi nhận tầm quan trọng của việc phân chia công việc
trong quản lý thực hiện dự án ODA:
Là một bước chính trong quá trình xây dựng kế hoạch
Minh họa được vai trò của mỗi phần dự án đối với toàn bộ dự án về
các mặt thực thi, trách nhiệm, ngân sách và lịch trình
Cung cấp cấu trúc chung cho việc sắp xếp công việc, giao trách
nhiệm, phát triển lịch trình thực hiện sơ bộ, kiểm soát chi phí
Cung cấp thông tin cần thiết cho phương pháp đường tới hạn (được
sử dụng trong việc lập kế hoạch), tổng hợp các hoạt động, lịch trình,
nguồn lực và trách nhiệm
Liên kết các hợp phần công việc với nhau và gắn với sản phẩm cuối
cùng
Nâng cao khả năng quản lý thực hiện dự án
Các bước cần tiến hành khi phân chia công việc:
Xác định các giai đoạn kiểm soát cần thiết (thiết lập đơn vị thời
gian)
Chuyển cấu trúc sản phẩm sang dạng cây
Trang số: 16/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Xem xét lại cấu trúc quy trình của giai đoạn thực hiện dự án trong
chu trình dự án để đảm bảo không có lọt ra ngoài cấu trúc phân
chia công việc
Xem xét lại cấu trúc tổ chức để đảm bảo không có lọt ra ngoài cấu
trúc phân chia công việc
Xác định mức độ chi tiết cần thiết
Mã hoá cấu trúc công việc
Xác định nếu cấu trúc công việc có thể sửa đổi cho hợp với sơ đồ
tài chính hoặc hệ thống tài chính đặc thù cho dự án ODA
Xây dựng ma trận trách nhiệm
Tạo lịch trình tóm tắt tổng thể
Hãy đọc các lý do cần định hướng theo sản phẩm trong quá trình xây
dựng cấu trúc phân chia công việc:
Sản phẩm/hạng mục cuối là mục đích cuối cùng dự án cần đạt được
Mỗi giai đoạn của chu trình dự án có thể có những sản phẩm khác
nhau
Cần thiết đối với dự án có nhiều sản phẩm/hạng mục cuối
Phục vụ tốt hơn cho việc lập kế hoạch bằng phương pháp đường tới
hạn
Cấu trúc phân chia công việc có thể được thể hiện ở dạng sơ đồ hay
đề mục.
Xây dựng cấu trúc phân chia công việc có thể sử dụng cách tiếp cận từ
trên xuống (thường đối với các dự án phức tạp) và dưới lên.
Tiếp cận trên xuống: kết hợp và phân loại thông tin từ cấu trúc sản
phẩm, cấu trúc quy trình và cấu trúc tổ chức
Dự án
Từ Sơ đồ tổ chức Từ cấu trúc sản phẩm Từ cấu trúc quy trình
Tiếp cận dưới lên: cần xây dụng danh sách các hoạt động của dự
án, sản phẩm (thành phần cấu thành sản phẩm, ở cấp độ nhỏ hơn)
Khi xây dựng cấu trúc phân chia công việc, cần chú ý đến các loại sản
phẩm “cứng” (ví dụ trường học) và “mềm” (ví dụ nghiên cứu khả thi)
Trang số: 17/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
và bất cứ công việc nào cần phải tiến hành nhưng không liên quan
trực tiếp đến các sản phẩm chính cần giao nộp của dự án.
Cấu trúc công việc không đưa thông tin về thời gian thực hiện vào khi
xây dựng cấu trúc.
Cấu Được cấu trúc từ trên xuống
trúc
phân Chi tiết hơn ở mỗi mức kế tiếp
chia
công
Dừng lại trước khi đạt tới các
việc
hoạt động riêng rẽ
Hình 6. Quy ước về đặt tên
Bậc Tên
Bậc 0 Dự án
Bậc 1 - Sản phẩm giao nộp
- Giai đoạn phụ
- Công việc tổ chức
Bậc 2 - Thành phần
- Các hợp phần của quy trình
Bậc 3 - …..
- …..
Bậc cuối cùng = Gói công việc
Quy ước về đặt tên ở các mức khác nhau trong cấu trúc công việc
có thể khác nhau.
Bậc 1 thường được sử dụng để xây dựng danh sách các sản phẩm
dự án, công việc tổ chức
Bậc 2, 3, vv sẽ được chi tiết
Gói công việc là hợp phần nhỏ nhất của cấu trúc phân chia công việc.
Đặc tính của gói công việc bao gồm:
Hoàn thành, thực hiện rõ ràng: Kết quả trong những thành tựu của
mỗi sản phẩm đơn lẻ
Một chủ: Một tổ chức hoặc một cá nhân chịu trách nhiệm về việc
hoàn thành
Dễ dàng trong việc xác định chi phí
Trang số: 18/25
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Khởi đầu và kết thúc rõ ràng
Độc nhất: mỗi gói công việc phải có sự khác biệt rõ ràng với các gói
công việc khác và không chia sẻ với bất cứ gói công việc nào khác
Thuận tiện trong việc giao công việc cho các tổ chức, cá nhân
Mã hoá là một việc rất cần thiết nhằm cung cấp cấu trúc cho việc thiết
lập hệ thống tài chính và các hệ thống khác. Nó cũng cung cấp cơ sở
cho việc lập kế hoạch các báo cáo quản lý ở các mức chi tiết khác
nhau.
Khi tiến hành mã hoá, sử dụng hệ thống số hoá và cần chú ý các điểm
sau:
Gán cho mỗi mục một con số đặc trưng duy nhất
Cung cấp cấu trúc cho việc lập kế hoạch kinh phí và hệ thống theo
dõi, đánh giá
Chỉ ra mối quan hệ giữa việc lên kế hoạch và báo cáo
Liên kết với sơ đồ tổ chức tài chính
Tính đến hàng loạt điều cần thiết của dự án
Xây dựng cấu trúc phân chia công việc cho mỗi giai đoạn
Bao gồm cả các mục “mềm” (ví dụ như văn bản hoá và đào tạo)
Kiểm tra mức độ thích hợp
Không bao gồm các hoạt động về phân chia cấu trúc sản phẩm
Sử dụng sự thành thạo của nhóm
Khi chuẩn bị cấu trúc phân chia công việc, cần kiểm tra cấu trúc tổ
chức và cấu trúc quy trình
Kiểm tra cấu trúc quy trình, tránh bỏ qua công việc trong cấu trúc
phân chia công việc: kiểm tra/xem xét/thử nghiệm; tập hợp, kế
hoạch hoá ban đầu
Bổ sung công việc vào mức độ thích hợp của cấu trúc phân chia
công việc
Xác định xem có cần phân chia tiếp hay không
Xem xét lại sơ đồ tổ chức, tránh bỏ qua công việc trong cấu trúc
phân chia sản phẩm. Tìm kiếm các mục sau: quản lý dự án, hỗ trợ về
luật và kế toán, hợp đồng, đảm bảo chất lượng
Nhắc nhở: mức độ chi tiết sẽ biến động từ nhánh này qua nhánh
khác
Mã hoá cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc quy trình Từ cấu trúc sản phẩm Từ sơ đồ tổ chức
Trang số: 19/25
Bổ sung Bổ sung
vào sơ đồ vào sơ đồ
- BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch
(CCBP) Mođun KH3: Cấu trúc sản phẩm và phân
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
chia công việc dự án ODA
Trong phân chia công việc, không cần mô tả trình tự thực hiện công
việc (trình tự này được xác định khi xây dựng lịch trình), hay nhất
thiết phải phân chia mọi gói công việc tới cùng một mức. Dự án chỉ
được phân chia một mức độ đủ để có thể dự tính các yếu tố cần thiết
cho công việc (kinh phí, nhân lực, thời gian và các nguồn lực khác)
với mức độ chính xác đạt yêu cầu
Các lỗi thường gặp trong quá trình xây dựng cấu trúc phân chia công
việc:
Bỏ qua cấu trúc phân chia công việc
Không tập trung vào các sản phẩm chuyển giao
Bỏ qua một số công việc của dự án
Quên các giai đoạn đầu và cuối như kế hoạch và hội họp/lắp ráp
Bỏ qua các mục “mềm” khi kết thúc dự án như dịch vụ, thông tin
hay phần mềm
Quên rằng các nhóm cần phải độc lập với nhau (Công việc chỉ có thể
xuất hiện ở một nơi)
Có quá nhiều hoặc quá ít chi tiết
6. Ma trận trách nhiệm
Ma trận trách nhiệm là công cụ để làm rõ vai trò và trách nhiệm tổ
chức dự án:
Mỗi vai trò trong tổ chức thực hiện dự án phải rõ ràng
Mỗi gói công việc có “chủ” xác định
Không có hai nhóm nghĩ rằng họ chịu trách nhiệm cùng một gói
công việc
Tại sao ma trận trách nhiệm lại quan trọng?
Thúc đẩy thảo luận và thoả thuận về vai trò, trách nhiệm, mối quan
hệ trong việc tổ chức thực hiện dự án
Làm rõ xem ai chịu trách nhiệm về gói công việc nào
Trang số: 20/25
nguon tai.lieu . vn
