Xem mẫu
- Câu hỏi ôn tập môn Giao tiếp và quan
hệ công chúng
- Câu1: Trong các kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe, nói, đọc, viết kỹ năng
nào quan trọng nhất ? tại sao ? ví dụ nơi công tác
Kỹ năng giao tiếp hánh chính là khả năng nhận biết cách mau bẹ những biểu
hiện bên ngoài của đối tượng giao tiếp mà suy luận ra tâm lý bên trong của họ.
Đồng thời biết sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ( cử chí, điệu
bộ, nét mắt, nụcười v.v…) biết cách định hướng, điều chỉnh và điều khiển quá
trình giao tiếp nhằm đạt được mục đích trước của giao tiếp. Như vậy, kỹ năng giao
tiếp hành chính: nghe, nói, đọc ,viết; kỹ năng nghe là quan trọng nhất có những
điểm sau:
- Kỹ nănng nghe: là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình giao
tiếp. Thực tế nghe là việc khó làm do có những trở ngại chủ quan và khách quan
khiến không tập trung tinh thần được. Để khắc phục những trở ngại đó, hãy xen xét
cách tăng cường khả năng nghe của mình bằng cách:
+ cải thiện dáng điệu như:
- Giữ tư thể cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khép
kín uể oải hay tư thế khiêu khích. Đồng thời cử chỉ cũng phải cởi mở làm cho
người nói cảm thấy dễ chịu, tránh những cử chỉ nóng nảy gây khó chịu.
- Nét mặt cũng quan trọng; hãy bày tỏ quan tâm như thỉnh thoảng
mỉm cười hoặc gất đầu.
- Tiếp xúc bằnng mắt là dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe,
tức là hãy nhìn thẳng vào mắt họ ( mắt của người nói ).
+ Cải thiện cách suy nghĩ của mình: như chúng ta đã biết:
- Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm
- tưởng lẫn tư tưởng của mình. Chúng ta hãy thông cảm với người nói, lắng nghe
trước đã, không nên chặn ngang hay phản đối trước khi diễn giả nói xong. Những
ý tưởng hay không nhất thiết được nói ra nhanh chóng và chính xác, thâm chí rõ
ràng.
- Hãy kiềm chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bế
tắc bằng cách tranh cãi, chỉ trích hay nổi giận quá sớm.
- Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích.
Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc những chứng cứ. Ngoài
việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy phân tích cảm tưởng của người nói, cách
người đó nói như thế nào ( giọng nói, âm lượng, nét mặt, cử chỉ ) vì đôi khi người
ta nói ra điều khác hẳn với điều muốn nói.
+ Mình muốn nói gì khi giao tiếp ( khi nghe người khác nói ): Bí quyết để
biết lằng nghe là biết chịu đựng sự im lặng, hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe
người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng. ậ đây có thể có 3 kỹ thuật như:
chăm chú quan tâm; suy luận không phê phán cho tới khi người nói hết; nói những
câu ngắn và giữ im lặng thay vì tranh luận có tác động lớn trong việc lắng nghe.
Chúng ta phải chú ý: Nghe gồm có khoa học kỹ thuật, nghe có công thức và
có dự luận. Muốn tác động có hiệu quả đến người khác thì có thể nghe có 4 mức độ
như: Lờ nghe, giả vờ nghe, nghe một cách chọn lọc, nghe thấu cảm và nghe chăm
chú. Nghe thấu cảm phải hy sinh nhiều an toàn để nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải
hết sức cởi mở để chịu tác động của người khác.
Câu2: Vì sao cần giao tiếp trong hành chính ?
- Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa
người với người hoặc giữa ng]ời với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu
cầu nhất định. Nói cách khác, giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều
giữa người nhận và người phát thông tin để nhận biết và tác động lẫn nhau trong
quan hệ người với người nhằn đạt được mục đích nhất định.
Lý do cấn giao tiếp trong hành chính
1. vai trò quan trọng của giao tiếp:
- Giao tiếp là quá trình truyền, nhận thông tin gắn liền với việc tìm hiểu những
đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp có tính đến
mục đích, tâm thế và ý định của nhau. Bởi vậy, quá trình giao tiếp là quá trình là
giàu thêm về kiến thức và kinh nghiệm của các bên tham gia giao tiếp.
- Giao tiếp là quá trình nhận thức lẫn nhau, là cơ sở nảy sinh tỉnh cảm, sự gắn
bó và phụ thuộc lẫn nhau, là sự tác động lẫn nhau giữa các bên có thể là hợp tác
hoặc cạnh tranh, tương ứng là sự động tình hay xung đột. Điều này giúp các nhà
quản lý hành chính biết các ứng xử có hiệu quả với vai trò là công bộc của dân.
- Giao tiếp là quá trình tác đông qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau có thể theo chiều
hướng tốt hoặc xấu. Giao tiếp hình thành hình ảnh về người khác, các định các
phẩm chất và đặc điểm hành vi của người đó.
2. Đặc điểm của quan hệ hành chính
- Hình chính là việc quản lý của cơ quan hành chính Nhà nước. Thực hiện quản
lý phải tuân theo các khâu: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đòi hỏi có giao tiếp
giữa mọi người với nhau. Mặt khác, hành chính có nghía là điều hành nên việc
truyền đạt những mệnh lệch, chỉ thị, văn bản là thường xuyên đòi hỏi phải có giao
tiếp.
- Tính thứ bậc trong quan hệ hành chính: cơ quan hành chính cấp dưới thực
hiện mệnh lệch và chịu sự kiểm tra của cơ quan hành chính cấp trên. Nhân viên
thực hiện mệnh lệch và chịu sự kiểm tra của thủ trưởng. Điều này đòi hỏi giao tiếp
- giữa cấp trên với cấp dưới và ngược lại ngoài việc tuân thủ những nguyên tắc
chung của giao tiếp còn phải tính đến quan hệ thứ bậc nhằm bảo đảm tính pháp
quyền của trong hoạt động hành chính là mọi công chức phải nắm vững quyền lực,
sử dụng đúng đắn quyền lực, bảo đảm đúng chức năng và thẩm quyền của mình
khi thực thi công vụ.
- Quan hệ trực tiếp với công dân: có khá nhiều hoạt động hành chính có quan hệ
trực tiếp với công dân đòi hỏi cán bộ thực thi hoạt động phải có quan hệ giao tiếp
phù hợp để bảo đảm hiệu quả công việc, bảo đảm thực thi nguyên tắc “ cán bộ là
công bộc của dân ”.
- Tính không vụ lợi: hoạt động hành chính phục vụ không theo đuổi mục tiêu
lợi nhuận, không đòi hỏi người phục vụ trả thù lao, hành chính nhà nước không
phục vụ riêng cho mình mà phục vụ toàn dân. Do đặc điểm tình hình về nhiều mặt
nên trong thực tế một số hoạt động hành chính công sẽ có sự đóng góp của nhân
dân tuỳ theo mức độ dịch vụ được cung cấp. Bởi vậy, rất cần thiết phải có giao tiếp
giữa những người thực thi công vụ với xã hội dân sinh.
- Tính nhân đạo: hành chính Nhà nước mang tính nhân đạo sâu sắc thể hiện ở
việc tôn trọng con người, phục vụ con người và lấy mục tiêu phát triển là động lực,
sự cưỡng chế hành chính trên thực tế là biện pháp cuối cùng và cần thiết để xử lý
vi phạm chứ không phảI chỉ mục tiêu trừng phát.
3. ý nghĩa quan trọng của giao tiếp trong hành chính
- Đối với cơ quan hành chính Nhà nước: thông qua giao tiếp có hiệu quả hoàn
thành sứ mệnh được giao phó, góp phần vào việc xây dựng Nhà nước pháp quyền
của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân.
- Đối với công dân: thông qua giao tiếp hành chính có hiệu quả, công dân thoả
mãn các nhu cầu của mình, hài lòng với cung cách phục vụ của các cơ quan hành
chính Nhà nước, từ đó niềm tin vào Đảng, Nhà nước ngày càng được củng cố, địa
vị làm chủ của Nhân dân được khẳng định.
- - Đối với xã hội: giao tiếp hành chính có hiệu quả hoặc thành công giúp cho các
họat đọng và các mối quan hệ xã hội được vận hành liên tục, dân liên hệ với cơ
quan hành chính Nhà nước chứ không riêng từng cán bộ, công chức trong cơ quan
hành chính Nhà nước một nền hành chính là bảo đảm tính chính quy, hiện đại của
một bộ máy hành chính có kỷ luật, kỷ cương.
Câu3: Những quy nào trong giao tiếp hành chính cần chú ý ? ví dụ chứng minh
1. Quy luật động cơ trong hành vi của cá nhân
* Động cơ là gì ? : Động cơ đóng vai trò quan trọng trong khi đánh giácác
động cơ của cá nhân vì mỗi cá nhân khi hoạt động đều có những nguyên do chứ
không hoạt động một cách vô cớ (cái gì thúc đẩy hành vi của con người). Vì vậy,
khi xem xét hành vi phải tìm hiểu, nắm bắt một cách kịp thời động cơ của người
đó.
Động cơ có thể được mô tả như là một lực nào đó thúc đẩy, điều khiển bên
trong của mỗi cá nhân để họ hành động đạt được một mục đích nào đó. Lực này
sản sinh ra bắt đầu từ sự trống rỗng do bị căng thẳng và nó tồn tại cho đến khi nhu
cầu đó được thoả mãn.
Khi nghiên cứu một hành vi của công dân đối với Nhà nước hoặc một hành
vi nào đó khi biết rõ động cơ nhưng không biết rõ tâm lý cũng có thể dẫn đến kết
quả sai.
Chú ý: các hành vi của công dân và công chức phải có nguyên nhân sau xa
xuất phát từ tâm lý về một nhu cầu trống rỗng: sự cay cú về vị trí trên dưới hoặc
một lý do nào khác.
* Nhu cầu là gì ?: là cái tất yếu, tự nhiên, là thuộc tính tâm lý của con người,
là sự đòi hỏi để con người tồn tại và phát triển một cách tất yếu. Nếu nhu cầu được
thoả mãn sẽ gây cảm xúc dương tính dễ chịu, ngược lại gây cản xúc âm tính, căng
thẳng.
- Nhu cầu thường trực trong mỗi con người từ những nhu cầu cơ bản nhất ăn,
ở, mặc, học hành, công việc v.v…
Nếu không nói được chính xác nhu cầu thì một số nhu cầu không được tính
đến nên không hiểu được hành vi của con người là gì. Nếu xem xét không thấu đáo
dẫn đến chồng chéo. Phải nhóm tất cả các nhu cầu phân theo từng loại.
Con người có các nhu cầu sau đây: sinh lý, an toàn, giao tiếp, địa vi xã hội
(cao nhất). Nhu cầu sinh lý còn được gọi là nhu cầu bản năng, thiết yếu, sơ cấp, vật
chất, nhu cầu thuộc phần con. Các nhu cầu khác là nhu cầu giành được. Nhu cầu
sinh lý( ăn, ở, mặc ) không thể thiếu được đối với sự tồn tại của mỗi cá nhân.
Nhóm nhu cầu giành được là sự cần thiểt để đáp ứng cho con người.
Tính thứ bậc của nhu cầu: nhiều người cho rằng nhu cầu thứ bậc thấp nếu
được thoả mãn m[si sinh ra nhu cầu bậc cao hơn. Nhu cầu bậc cao quyết định hành
vi của mỗi cá nhân.
Các đặc điểm của nhu cầu:
- Nhu cầu là cái gây nên nội lực của mỗi cá nhân, chính là động cơ hành
động của mỗi cá nhân, là mầm mống, nguyên nhân của các hành vi.
- Bất cứ nhu cầu nầo cũng có mục đích và các mục đích này luôn thay đổi.
Mục đích thay đổi phụ thuộc vào yếu tố như: tự nhiên, xã hội, kinh tế và phương
thức sinh hoạt cá nhân, trình độ tiếp thu văn minh của cá nhân.
- Nhu cầu cá nhân không bao giờ được thỏa mãn hoàn toàn, nhất là nhu cầu
về tinh thần. Nhu cầu vật chất chỉ thỏa mãn bằng vật chất, nhu cầu này luôn có tính
chu kỳ. Nhu cầu về tinh thần có thể thoả mãn bằng cả vật chất và tinh thần.
- Các nhóm nhu cầu về tâm lý rất khó đo lường, khó xác định và không theo
một quy luật tự nhiên, xã hội cụ thể.
- Nhu cầu được phản ánh trong ý thức của mỗi cá nhân ở các cấp độ khác
nhau: ý hướng ( thấy cần điều gì đó ), ý muốn ( muốn một cái cụ thể nhưng chưa
xác định được phương thức thực hiện được ), khát vọng ( thèm khát một cái gì đó
- mà chủ thể đã ý thực được phương thức hành động và sẵn sàng hành động ). Nhìn
chung ai cũng có tâm lý muốn một số thứ.
2. Quy luật đời sống tình cảm trong giao tiếp hành chính
Việc hiểu biết những quy luật giúp cho người giao tíep đúng.
*Quy luật lay lan: là cảm xúc, tình cảm của người này có thể lây
truyền sang người khác. Trong hành chính phải chú ý hiện tượng tâm lý xã hội
hoảng loạn vì lây lan là quá trình một người này tự đưa mình vào trạng thái tâm lý
của người khác: nếu không còn tin tưởng vào cách làm việc của cơ quan hành
chính Nhà nước thì những người khác cũng có thái độ tương tự như vậy. Có hai cơ
chế lây lan từ từ và bùng nổ cần phải được xem trọng để điều khiển nó có lợi cho
tập thể, cho xã hội. Ví dụ: trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dới trong buổi lễ
đơn vị đó đợc tặng danh hiệu suất sắc do cấp trên trao tặng. Sự lây lan cảm xúc vui
mừng này sẽ khiến cho thái độ làm việc của tất cả nhân viên của tổ chức này tích
cực với nhiệm vụ.
*Quy luật thích ứng: là một cảm xúc nào đó được lặp đi lặp lại nhiều lần một
cách không thay đổi đến một lúc nào đó lắng xuống không còn tác động nữa. ví dụ:
xa thương gần thường.
*Quy luật tương phản: là một cả nhận này có thể làm tăng một cảm
nhận khác, có thể xảy ra đồng thời hoặc nối tiếp. Đó là tác động qua lại giữa cảm
xúc, tình cảm, âm tính và dương tính thuộc cùng một loại. ví dụ: Nếu tố chức, công
nhân nào đó, từ cảm xúc vui với thành tích của cơ quan nhng sau đó, sẽ chuyển qua
thái độ không hài lòng vì thành tích đó thất ra cha đạt đợc vì họ cho là thái độ làm
việc của một nhân viên cha tốt.
*Quy luụat di chuyển: là cảm xúc, tình cảm của đối tương này được chuyển
sang một đối tương khác. Biểu hiện đặc trưng là “ giận cá chém thớt”
“ vơ đũa cả nắm ”.
3.Các kiểu người theo khí chất: Mỗi hành động, cảm xúc của một cá
- nhận được biểu hiện đa dạng, trên cơ sở đó có thể đoán qua tính khí như sau:
*Chia theo xếp hạng ( PAPLOP )
- Tính khí nóng: là người có hệ thần kinh thuộc kiểu mạnh nhưng
không cân bằng. Thường mạnh bạo, vội vàng, sôi nổi. Thường thiên hoạt động về
cơ bắp chứ không về trí tuệ, dễ nóng nảy, cục cằn trong quan hệ nhưng thường
không để bụng lâu. Thường thành công trong các công việc lúc đầu khởi sự thì khó
khăn, thường chóng chán nếu không vượt qua được khó khăn.
- Tính khí hoạt: Thần kinh mạnh, cân bằng, linh hoạt. Thường vui vẻ tự tin,
qua hệ rộng, dễ thích nghi với môi trường, nhiều sáng kiến, đa mưu mhưng nếu
không rèn luyện đạo đức thì rất nguy hiểm. Nừu có đạo đức thì rất tốt.
- Tính khí trầm: Thần kinh mạnh, cân bằng nhưng không linh hoạt. Thường
có tác phong khoan dung, điềm đạm, ít bị môi trường tác động, ít khi thể hiện niềm
vui, nổi buồn. Quan tâm có tính nguyên tắc, cắn cứ và thích nghi với hoàn cảnh
chậm, làm việc ngăn nắp, làm việc gì làm đến cùng, nhớ lâu, chính xác.
- Tính ưu tư: Có hệ thần kinh yếu, không cân bằng, không linh hoạt, phản
ứng rất chậm chạp, dễ bị môI trường kích động. Thường hay u sầu, buồn bã, ít
ngoại giao nhưng chu đáo.
*Chia theo dáng hình ( LEVY )
- Mảnh khảnh: Có đôI mắt tinh, nhanh nhưng giấc ngủ không sâu, hay chóng
mặt. Phản ứng nhanh nhưng cử chỉ lúng túng. Nhay cảm quá cao khi đâu đớn.
Không chịu đựng được tiếng ồn. Hay phân tích mổ xẻ nội tâm, thiên về hoạt động
trí óc. Thích cái mới, lạ, coi thường những truyền thống mang tính giáo điều.
Trong quan hệ với người khác đôi khi biểu hiện thiếu cởi mở, thái đọ khó đo lường
nếu gặp khó khăn. Có đặc thù thích giải sầu bừng rượu.
- Béo: Có giấc ngủ sâu, dài, da mịn màng, phản ứng chậm, thích ngao du,
giao tiếp thân thiện, tôn sùng những điều thuộc về ký ức, truyền thống. Không chịu
- được cảnh cô đơn. Là người tốt bụng, có tài quyết đoán, thích cái cụ thể, thức tế,
không ưa cái trừu tượng.
- Cơ bắp: Phản ứng nhanh, mạnh, gọn, có sức chịu đựng, thẩm mỹ cao, hoạt
động đa dạng, coi thường gian khó, hoạt bát, năng nổ, hóm hỉnh, thích quyền lực,
hay ghen.
*Quy luật tâm lý về phép dùng người
- Ngưu tầm ngưu, mã tầm mã: Giao tiếp mang tính dư luận là những ngườii
thường thích dùng người hợp với mình theo nghĩa rộng, là những người có cùng
ham lợi ( thu nhập ), tính nết ( quan điểm ), cùng suy nghĩ về công việc, cùng sở
thích( không tìm người hợp tất cả mà chỉ cần hợp một mặt).
- Khi dùng người: Muốn dùng người tốt thì bản thần người dùng không
được xấu. Muốn có được người tốt, kinh nghiệm lịch sử đưa ra nhiều phép thử
bằng lợi lộc, rượu hoặc yêu cầu hứa hẹn ( để xem xét độ tin cây ).
- Biến thiên tâm lý: Giả sử có một ê kịp đồng bộ ( không theo nghĩa phe phái
) nhưng không tồn tại bất biến vì trong ê kịp có sự biến thiên tâm lý do có người rất
giỏi nên không chấp nhận sự lặp đi lặp lại, họ ưa đổi mới nên tìm cách để thay đôei
môi trường. Những người giỏi thường tìm cách chuyển từ thụ động sang chủ động,
họ thường có đòi hỏi cao về tình thần và vật chất. Nếu người lãnh đạo không quan
tâm hoặc không biểu hiện sự quan tâm thì sẽ có biến thiên tâm lý.
- Dụng nhân như dụng mộc: Thông thường những người tài thường có tật
nên cần phải biết khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ. Biết bố trí đúng
người, đúng việc. Người muốn dùng được người có tài nhưng có tật phải là người
có đức độ cao, có khả năng thuyết phục, có mưu lược lớn.
# Một số điều cần tránh trong khi dùng người:
- Tránh cầu toàn: mạnh dạn sử dụng những người nào cảm thấy cótài
nhưng còn có nhược điểm; nên dũng cảm dưa họ vào vị trí mới để họ có điều kiện
rèn luyện mình và phát huy năng lực.
- - Tránh buông lỏng: mỗi vị trí có quyền lực nhất định nên cần tránh
sử dụng người quá đà. Kiểm tra là khâu quan trọng để tránh buông lỏng, nhưng
cũng phải có cách kiểm tra tốt để tránh trường hợp chỉ tốt khi có mặt người quản lý
khi không có thì ngược lại.
- Tránh không biệt người: nếu không biết thì sẽ sử dụng người sai.
- Tránh không biết khen, chê: không động viên kịp thời, không phê
bình kiên quyết sẽ không có hiệu quả trong việc dùng người.
- Tránh dùng người mà không biết kinh nghiêm dân gian: căn cứ vào kinh
nghiệm dân gian để đoán về diện mạo, trực giác.
Câu 4: Cách phân loại đối tượng giao tiếp
Trong quan hệ giao tiếp bao giờ cũng có ít nhất 2 đối tượng. Người ta có thể
có nhiều cách phân loại đối tượng giao tiếp sau:
1. Xét theo tính chất giao tiếp nội bộ trong cơ quan, tổ chức:
- Trong các cuộc họp: Có 4 đối tượng giao tiếp là người chủ toạ, thư
ký, thủ trưởng và toàn bộ những người tham gia khác. Mỗi người đều có vai trò
quan trò quan trọng như nhau để cụoc họp đạt được mục tiêu:
+ Chủ toạ giữ vai trò trung lập, kôi kéo, giúp đỡ mọi người tập trung phát biểu ý
kiến bằng việc gợi ý, khuyến khích và đảm bảo cho những người nhút nhát có cơ
hội để tham gia ý kiến đặt câu hỏi, ngăn chặn tình trạng một người nói quá nhiều,
làm sáng tỏ các ý kiến phát biểu, kết nối các ý kiến, lắng nghe và ghi chép, theo
dõi phản ứng, thái độ của mọi người, ngăn chặn những ý kiến mang tính công kích.
+ Thư ký ghi trung thực những ý kiến phát biểu, không công khai vào công việc
của chủ toạ, không ghi lời nhận xét chủ quan của mình nếu không phát biểu ý kiến.
+ Thủ trưởng phải luôn tôn trọng mọi thành viên và ý kiến phát biểu của họ, bình
tĩnh trước những ý kiến trái ngược với quan điểm của minh, không can thiệp công
khai vào việc điều hành của chủ toạ.
- + Nghiên cứu người tham gia khác: tham gia ý kiến tại cuộc họp và tổ chức thực
thi nên cần nói ngắn gọn, lịch sự, không chen ngang, không đả kích, phê phán. Đi
họp đúng giờ, chú ý và ghi chép, dũng cảm bảo vệ hoặc rút lui ý kiến của mình.
Để giao tiếp trong cuộc họp thành công đòi hỏi phải chú ý đến bầu không
khí thoải mái, thân tình, cởi mở tránh gượng gạo, hình thức, khách sáo v.v
- Giao tiếp cấp trên – cấp dưới: Trong giao tiếp này có hai đối tượng là
người lãnh đạo, quản lý và nhân viên của cơ quan, tổ chức:
*Người quản lý, lãnh đạo: Là người dành nhiều thời gian giao tiếp bằng lời
nói, có thể qua điện thoại hoặc các cuộc họp. Nghiên cứu của nước Anh đã chỉ ra
rằng người lãnh đạo thường dành 60 – 80% để giao tiếp bằng lời nói. Trong giao
tiếp với cấp dưới, người lãnh đạo, quả lý cần:
+ Tin và tín nhiệm nhân tài ( nhân tài được trọng dụng dẽ làm việc hết mình,
tạo điều kiện cho họ chủ động phát huy tài năng, dám nghĩ, dám làm ).
+ Dùng người như dùng mộc: Thông thường người tài thường có tật nên cần
phải biết khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ. Biết bố trí đúng người, đúng
việc. Người muốn dùng được người có tài nhưng có tật phải là người có đức độ
cao, có khả năng thuyết phục, có mưu lược lớn.
+ Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân tài: Tài năng được phát tiển và hoàn
thiện trong hoạt động và học tập.
+ Lắng nghe ý kiến cấp dưới: Để biết đợpc tình hình hoạt động có gì khó
khăn, thuận lợi, biết được tâm tư, nguyện vọng của quần chúng để có biện pháp
thỏa mãn, biết được mức độ chính xác và hợp lý của các quyết định, chính sách mà
mình đưa ra và lợi dụng được sức mạnh trí tuệ của tập thể, khuyến khích tính tích
cực, sáng tạo của mọi người.
+ Tôn trọng và quan tâm cấp dưới: Nhu cầu được tôn trọng là không thể
thiếu được của con người. Tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới để khuyến khích
cấp dưới làm việc hăng say, có hiệu quả “ Nừu chúng ta sốt sắng thành thực quan
- tâm đến người khác thì chỉ trong 2 tháng sẽ có nhiều bạn thân hơn là 2 năm gắng
công bắt người khác quan tâm đến mình ”( Dale cảnegie ), nghĩa là không chỉ thực
hiện mệnh lệnh mà còn phải quan tâm đến những mối quan hệ tâm lý, tình cảm.
+ Không quên lợi hứa để tránh xuất hiện tâm lý tiêu cực trong cơ quan, tổ
chức.
+ Khen, chê kịp thời: Khen để ghi nhận, kích thích, động việ sự cố gắng của
cấp dưới; chê để cấp dưới nhận ra được những sai sót của mình không tự ái, không
đau khổ, tức tối bằng sự chân tình, thân ái với động cơ trong sáng, không phê bình
trước mặt người thứ 3. Đồng thời cần bày tỏ sự tin tưởng vào việc khắc phục và
sửa chữa sai lầm của cấp dưới.
*Cán bộ – công chức – nhân viên cần:
+ Tuân thủ trật tự đẳng cấp. Không được vượt cấp mặt dù không hợp với cấp
trên trực tiếp.
+ Phản hồi thường xuyên việc thực hiện công việc của mình.
+ Tiếp nhận sự phê bình đúng mực.
+ Quý trọng thời gian của cấp trên, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể.
+ Cư xử khéo léo, không chê bai cấp trên, nói xấu sâu lưng họ.
+ Học hỏi phong cách và kinh nghiệm tốt của cấp trên.
- Giao tiếp đồng nghiệp: Trong giao tiếp này có đối tượng là cán bộ,
công chức, nhân viên của cơ quan, tổ chức với nhau. Giao tiếp này có ý nghĩa quan
trọng trong việc hoàn thành các nhiệm vui công tác được giao. Mỗi đối tượng trong
giao tiếp này cần:
+ Dùng hành vi của mình làm cho đồng nghiệp thấy rằng giao tiếp với mình là an
toàn: Không tò mò về đời tư, không bình luận người khác khi không có họ, không
có chấp sai lầm v.v….
+ Có đi có lại với đồng nghiệp những không nên trao đổi một cách thực dụng.
+ Cần có giao tiếp trực tiếp với tần số hợp lý.
- + Cạnh tranh lành mạnh vì mục đích chung.
+ Đối xử đồng nghiệp chân thành, khen ngợi đồng nghiệp vô tư, tự nhiên.
+ Phân biệt rõ việc công, việc tư.
2. Xét theo tính chất giao tiếp của cơ quan, tổ chức với bên ngoài
+ Giao tiếp với công nhân: Trong giao tiếp này đối tượng là cơ quan,
tổ chức và cá nhân công dân.
- Cơ quan, tổ chức có đại diện giao tiếp với cá nhân công dân bằng các
hình thức trực tiếp thông qua các giao dịch hàng ngày; qua các hội nghị, hội thảo
có sự tham gia của công dân hoặc sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng,
triển lãm giới thiệu v.v… Đòi hỏi phải có trách nhiệm với công dân, đáp ứng nhu
cầu khi công dân đã hoàn thành các nghĩa vụ của mình theo quy định; thông tin kịp
thời trong trường hợp chậm chễ; tôn trọng công dân; cầ giữ khoảng cách hợp lý với
công dân; tất cả mọi công dân đều có giá trị như nhau và khuyến khích công dân
phản hồi thông tin về phong cách, thái độ phục vụ.
- Công dân cũng cần tôn trọng những nguyên tắc trong giao tiếp. Các Bộ,
công chức hành chính là người thay mặt cho Nhân dân thực thi quyền lực Nhà
nước nhưng có địa vị pháp lý do pháp luật quy định nên công dân cũng cần tôn
trọng những quy định đó của pháp luật để có thái độ đúng mực trong giao tiếp.
+ Giao tiếp với cơ quan, tổ chức khác: Đối tượng giao tiếp này là các cơ
quan, tổ chức. Cũng có thể giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp. Các đối tượng cần
thực hiện đúng thời gian, tôn trọng những quy định của cơ quan, tổ chức mà mìmh
giao tiếp, tôn trọng người được cơ quan, tổ chức cử là đại dịên để thực hiện giao
tiếp, thông cảm nếu đối tượng giao tiếp tỏ ra quan trọng để đạt được muc tiêu giao
tiếp của mình.
Câu5: Giao tiếp là gì ?
- Giao tiếp là hoạt động xác lạp và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa
người với người hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu
cầu nhất định. Nói cách khác, giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều
giữa người nhận và người phát thông tin để nhận biết và tác động lẫn nhau trong
quan hệ người với người nhằm đạt được mục đích nhất định.
Giao tiếp trong hành chính là gì ?
Giao tiếp trong hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc
giữa con người với nhau trong phạm vi hành chính, nhằm thoả nãm những nhu cầu
nhất định.
Dưới góc độ của khoa học hành chính, hành chính được hiểu là hoạt đọng trong
lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi
những quy tắc nhất định do Nhà nước hạơc các chủ thể khác quy định hoặc thừa
nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh ( quyền lực – phục tùng ) nhằm
tới một mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã được xác định. Chính vì vậy, cũng
có thể hiểu giao tiếp trong hành chính là giao tiếp xuất hiện giữa các thành viên
trong cơ quan hành chính với nhau hoặc giữa họ với các cơ quan khác và với công
dân trong phạm vi hành chính.
Giao tiếp trong hành chính có chức năng chủ yếu là thu, nhận và trao đổi
thông tin giữa các bên giao tiếp có tính đến mục đích, tâm thế và ý định của nhau,
qua đó các bên xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi để cùng hiểu biết
về tình huống, có cùng tiếng nói đem lại nhiều lợi ích nhất.
Các loại giao tiếp hành chính:
- Theo nội dung tâm lý của giao tiếp : Có giao tiếp nhằm thông báo những
thông tin mới, nhằm thay đổi hệ thống động cơ và giá trị hoặc nhằm khích thích,
động viên hành động.
- Theo môi trường tổ chức của giao tiếp: (1) Giao tiếp bản thân: giao tiếp với
tư cách vừa là người giử, vừa là người xử lý thông tin.(2) giao tiếp liên nhân cách
- được tiến hành giữa hai cá nhân nằm mục tiêu hoàn thành công việc và duy trì kết
quả.(3) giao tiếp nhóm và giao tiếp xã hội ( giao tiếp tổ chức ).
- Theo tính chất tiếp xúc: (1) Trực tiếp là loại hình giao tiếp thông dụng nhất,
có hiệu quả nhất do mặt đối mặt, sử dụng phương tiện là lời nói, cử chỉ, hành động
nên những hiểu lầm, thông tin thiếu chính xác được điều chỉnh kịp thời trong quá
trình giao tiếp. (2) Gián tiếp là giao tiếp không đối mặt mà qua phương tiện trung
gian như ngôn ngữ hoặc chữ viết hoặc ký hiệu. Đây là giao tiếp kém hiệu quả hơn
vì không nhìn thấy cử chỉ, hình dáng, hành động của nhau nên sự phản hồi thông
tin rất chậm, đối tác có thể không hiểu hết các khía cạnh tế nhị của thông tin do
được hỗ trợ bởi các phương tiện phi ngôn ngữ.
Thực tế không phải lúc nào cũng sử dụng giao tiếp trực tiếp, người ta thường
kết hợp cả hai loại, nhất là đối với những vấn đề phức tạp vì giao tiếp bằng văn bản
bao giờ cũng có tính pháp lý cao hơn và cũng tiện cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Theo số lượng tham dự: Giao tiếp song phương, giao tiếp đa phương.
- Theo tính chất của giao tiếp:(1) Chính thức là giao tiếp mà các nguyên tắc
giao tiếp đã được ấn định theo pháp luật, theo một quy trình thể chế hoá như họp,
mít tinh, học tập v.v…(2) không chính thức là giao tiếp không có ràng buộc nghi
thức, mang nặng tính cá nhân theo thông lệ, tập quán của mỗi địa phương, dân tộc.
- Theo đặc điểm hoạt đọng: Có bao nhiều họat đọng thì có bấy nhiêu giao
tiếp.
- Theo khoảng cách của giao tiếp: Ngoại giao (trên 4 m), thân mật ( trên 1,2
m - dưới 4 m), tình cảm (0,45 m–1,2 m), giao tiếp ruột thịt (0 m – 0,45 m).
- Theo thế tâm lý giữa hai bên giao tiếp: Giao tiếp thế mạnh, thế yếu và thế
cân bằng ( ai cần ai, ai sợ ai v.v…). Mỗi thế tâm lý chi phối hành vi trong giao tiếp.
Tuy nhiên, mỗi bên trong quan hệ giao tiếp có nhiều mối quan hệ ràng buộc, có thể
ta mạnh hơn họ trong mối quan hệ này những lại yếu hơn trong mối quan hệ khác
vì vậy cần có sự điều chỉnh thế tâm lý cho phù hợp với từng tình huống.
- - Theo thái độ và sách lược: (1) giao tiếp kiểu thắng – thắng: mọi người cùng
tìm kiếm lợi ích chung, các bên tham gia giao tiếp đều thoả nãm nhu cầu của
mìmh.(2) giao tiếp kiểu thắng – thua là giao tiếp mà các bên đều muốn mình thắng,
đối tượng thua. Đây là kiểu giao tiếp không thích hợp với sự hợp tác. (3) giao tiếp
kiểu thua – thắng là kiểu giao tiếp mà các bên làm hài lòng và nâng nhượng vô
nguyn tắc, miễn sao giữ được mối quan hệ tốt đẹp. (4 ) giao tiếp kiểu thua – thua là
giao tiếp mà cả hai bên cùng thua do đã trở nên căng thẳng và kết quả của giao tiếp
không thành.
Câu6: Hãy phân loại giao tiếp ?
Giao tiếp là hoạt động xác lạp và vận hành các mối quan hệ xã hội
giữa người với người hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những
nhu cầu nhất định. Nói cách khác, giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều
giữa người nhận và người phát thông tin để nhận biết và tác động lẫn nhau trong
quan hệ người với người nhằm đạt được mục đích nhất định.
- Nếu xét theo hình thức chúng ta có thể chia thành 2 loại hình giao tiếp như
sau đây:
+ Giao tiếp chính thức là loại hình giao tiếp có ấn định về thời gian
trước, có kế hoạch và phù hợp với pháp luật. Ví dụ các cuộc họp, các cuộc mít
tinh, các cuộc tiếp xúc giữa các nguyên thủ quốc gia, v.v…
+ Giao tiếp không chính thức là loại giao tiếp không có quy định trước,
không theo một quy tắc nào, trong thực tế các cuộc giao tiếp không chính thức
thường giúp sức và hỗ trợ cho các cuộc giao tiếp chính thức tưởng chừng như đổ
vỡ lại thành công. Trong quản lý giao tiếp không chính thức đôi khi mang tính
quyết định, giao tiếp không chính thức thường diễn ra ở phong ăn, phòng chờ nơi
nghỉ mát v,v…
- - Nếu xét theo tính chất của giao tiếp chúng ta có thể chia thành hai loại giao
tiếp:
+ Giao tiếp trực tiếp là loại hình phổ biến nhất, giao tiếp trực tiếp làcác
bên trực tiếp gặp nhau để trao đổi bàn bạc, giao tiếp trực tiếp thường là cuộc giao
tiếp kết thúc cho mọi cuộc giao tiếp kéo dài nhiều ngày. Theo điều tra thì loại giao
tiếp trực tiếp thường chiếm 80% trong hoạt động giao tiếp cảu con người. Giao tiếp
trực tiếp có ưu điểm là nắm rõ tâm tư tình cảm của nhau một cách cụ thể đồng thời
dễ gây được thiện cảm. Trong quản lý hầu hết các cuộc giao tiếp đều kết thúc bằng
các cuộc giao tiếp trực tiếp.
+ Giao tiếp gián tiếp là dùng các công cụ như: thư từ, công văn, hoặc các
phương tiện kỹ thuật: điện thoại, telex, internet, hoặc thông qua người thứ ba để
truyền thông tin v,v… Loại hình giao tiếp này có ưu điểm là năng động, linh hoạt,
chớp được thời cơ, mặt khác cùng một lúc cũng có thể giao tiếp được với nhiều
người ở nhiều nơi khác nhau.
Xã hộicàng văn minh thì loại hình giao tiếp gián tiếp bằng các phương tiện kỹ
thuật càng phát triển. Ngày nay để đánh giá một nước có phát triển hay không cũng
phải xem các phương tiện giao tiếp có hiện đại và phổ biến hay không.
- Xét theo cực ly chúng ta có thể phân thành:
+ Theo khoảng cách của giao tiếp: Ngoại giao (trên 4 m), thân mật ( trên 1,2
m - dưới 4 m), tình cảm (0,45 m–1,2 m), giao tiếp ruột thịt (0 m – 0,45 m).
- Xét theo quy mô của cuộc giao tiếp chúng ta chia thành các loại
hình sau: + Giao tiếp vi mô. + Giao tiếp vĩ mô.
- Xét theo người tham dư trong giao tiếp thì chúng ta chia thành các
loại hình giao tiếp sau:
+ Giao tiếp song phương là chỉ có hai người hoặc hai bên giao tiếp với nhau.
Ví dụ hai bạn, hai vợ chồng hoặc hai đồng nghiệp trao đổi với nhau.
- + Giao tiếp nhóm là loại giao tiếp có từ trên hai người hoặc từ ba bên trở lên
giao tiếp với nhau. Ví dụ giao tiếp nhóm G7, giao tiếp khối ASEAN...
+ Giao tiếp xã hội hay còn gọi là quảng giao Ví dụ giao tiếp ở FESTIVAL
thế giới là những cuộc giao tiếp mang tầm quốc tế. Ngày nay phong trào hội nhập
quốc tế ngày một phát triển mạnh, việc giao lưu mang tầm quốc tế là một tất yếu
khách quan được nhiều nước quan tâm và ủng hộ.
- Xét theo mục đích nghiên cứu chúng ta có các loại giao tiếp sau:
+ Giao tiếp trong kinh doanh.
+ Giao tiếp tình cảm.
+ Giao tiếp trong quản lý.
+ giao tiếp trong chính trị.
+ Giao tiếp trong quân sự.
Câu7: Khi trao quyết định tinh giảm biên chế cần chú ý những điều gì ?
Giảm biên chế là một việc làm không ai muốn nhưng để bảo đảm hiệu quả
họat động của bộ máy Nhà nước, việc làm này là cần thiết. Khi trao một quyết định
tinh giảm biên chế cho một người cụ thể cần chú ý những vấn đề sau:
- Chọn thời điểm và nơi chuyển đạt thích hợp.
- Cho biết rõ lý do.
- Không nhắc đến những từ chạy cảm liên quan đến tuổi, giới tính và khiếm
khuyết của cơ thể.
- Sẵn sàng chịu đựng những phản ứng của người tiếp nhận.
- Không khuấy động những việc khác.
- Thông cảm, chia rẻ.
- Tránh đổ thừa cho cấp trên.
Câu8: Khi uỷ thác cho cấp dưới cần chú ý những điều gì ?
- Uỷ thác cho cấp dưới thực hiện công việc là xu hướng ngày càng được ứng
dụng rộng rãi nhằm tăng tíng chủ động, sáng tạo cho cấp dưới trong việc tổ chức,
thực hiện có hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị. Để uỷthác cần chú ý những
vấn đề sau đây:
- Khả năng hoàn thành công việc.
- Tinh thần, trách nhiệm, thái đọ của người được uỷ thác ( không
giao việc nếu người được giao có ý không muốn thực hiện hoặc sợ không thực hiện
được ).
- Mục tiêu, nội dung, thời gian hoàn thành công việc phảI rõ ràng, cụ thể
- Truyền đạt rõ để đối tượng nhận uỷ thác hiểu được.
- Có đủ điều kiện vật chất để họ thực hiện được uỷ thác.
- Đưa ra các tình huống giả định để xem tính sáng tạo và cách hiểu
của người nhận việc để có cơ sở cho việc điều chỉnh.
- Sãn sàng giúp đỡ khi gặp khó khăn. Động viên để họ xin giúp đỡ.
- Cần có kế hoạch dự phòng
Câu9: Hoà hợp với cấp dưới người lãnh đạo phải làm gì ?
Trong hoạt động của bất cứ cơ quan, tổ chức nào, vai trò của người lãnh đạo
là hết sức quan trọng, để hoàn thành sự mệnh của cơ quan, tổ chức đòi hỏi người
lãnh đạo phải có phương pháp, phải tạo được bầu không khí làm việc có hiệu quả.
Muốn vậy cần phải giữ được hoà hợp với cấp dưới. Để làm được điều này, người
lãnh đạo cần:
-Tin và tín nhiệm nhân tài ( nhân tài được trọng dụng dẽ làm việc hết mình,
tạo điều kiện cho họ chủ động phát huy tài năng, dám nghĩ, dám làm ).
- Dùng người như dùng mộc: thông thường người tài thường có tật nên cần
phải biết khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ. Biết bố trí đúng người, đúng
việc. Người muốn dùng được người có tài nhưng có tật nhưng có tật phải là người
có đức độ cao, có khả năng thuyết phục, có mưu lược lớn.
nguon tai.lieu . vn
