Xem mẫu
- 1
HỌC PHẦN
XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
MSHP: 16091008
CHƯƠNG 7: THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN
GV. Đặng Xuân Trường
Tiến sĩ, Kĩ sư Asean
E: dxtruong@hcmunre.edu.vn
W: www.dangxuantruong.edu.vn
B: www.dxtruong.blogspot.com ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG
F: www.facebook.com/bkdxtruong Thành phố Hồ Chí Minh
- KIỂM SOÁT CHI PHÍ
Nội dung
1. Tổng quan hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án
2. Phương pháp giá trị đạt được (EVM)
3. Kiểm soát dự án bằng đường cong S
4. Dự báo tình trạng dự án
2
- XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. TỔNG QUAN
3
- 1. TỔNG QUAN
Tổng quan về hệ thống QLDA
4
- 1. TỔNG QUAN
Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và
kiểm soát dự án (1/3)
Hoạch định – Theo dõi – Kiểm soát là một chu trình
liên tục cho đến khi dự án hoàn thành
5
- 1. TỔNG QUAN
Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và
kiểm soát dự án (2/3)
Các thông tin cần phải thu thập: số liệu kế toán,
cung ứng vật liệu, phản hồi từ khách hàng, các thay
đổi về yêu cầu kỹ thuật
6
- 1. TỔNG QUAN
Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và
kiểm soát dự án (3/3)
Các khó khăn thường gặp
• Báo cáo và số liệu quá chi tiết
• Không có mối liên hệ giữa hệ thống thông tin của dự án
và công ty
• Không có mối liên hệ giữa hệ thống lập kế hoạch và theo
dõi dự án
Phải xây dựng một hệ thống thông tin giúp chủ
nhiệm DA nắm bắt được vấn đề và đưa ra quyết
định kịp thời:
Đối với DA lớn thì có hẳn 1 nhóm chịu trách nhiệm theo
dõi và kiểm soát DA
Đối với DA nhỏ thì người theo dõi cũng chính là người
kiểm soát và cũng chính là chủ nhiệm DA
7
- 1. TỔNG QUAN
Theo dõi và kiểm soát dự án (1/2)
Theo dõi (monitoring): thu thập, lưu và báo cáo
thông tin liên quan đến việc thực hiện DA (project
performance)
Tại sao phải theo dõi?
Theo dõi cái gì?
Khi nào thì theo dõi?
Theo dõi như thế nào?
Kiểm soát (controlling): dùng dữ liệu từ việc theo dõi
để đưa sự thực hiện thực tế đạt tới sự thực hiện theo
kế hoạch
8
- 1. TỔNG QUAN
Theo dõi và kiểm soát dự án (2/2)
Đo lường và theo dõi
• Xác định và theo dõi các tham số liên quan đến thực
hiện dự án
So sánh và đánh giá
• Phân tích nguyên nhân gây ra các vấn đề và đưa ra các
giải pháp khắc phục.
Kiểm soát
• Thực thi các giải pháp khắc phục để đưa việc thực hiện
dự án đúng với các mục đích đặt ra
9
- 1. TỔNG QUAN
Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (1/2)
Tiến độ; Chi phí; Tài nguyên (4Ms: men, machines,
materials, money); Sự thực hiện (performance)
10
- 1. TỔNG QUAN
Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (2/2)
11
- 1. TỔNG QUAN
Các phương pháp theo dõi và kiểm soát
Đo lường tiến trình thực hiện dự án bằng đồ thị thời
gian - công việc
Đánh giá trạng thái của DA bằng đồ thị hợp nhất thời
gian - chi phí - khối lượng công việc
Đánh giá trạng thái dự án bằng phương pháp giá trị
đạt được
Đánh giá trạng thái DA có nhiều hạng mục hay nhiều
thành phần bằng phương pháp ma trận xác định phần
trăm hoàn thành
12
- 1. TỔNG QUAN
Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (1/2)
Để QLDA có hiệu quả phải lập kế hoạch và kiểm soát các
mặt của dự án: chất lượng, khối lượng, chi phí và tiến độ
Phải lập kế hoạch hoàn chỉnh trước khi bắt đầu DA để có
cơ sở kiểm soát → không thể theo dõi DA được nếu không
có kế hoạch, tiến độ và dự toán rõ ràng
Kế hoạch DA được lập dựa trên thông tin do những người
thực hiện DA cung cấp
Chi phí và thời gian dự trù thực hiện công việc là thước đo
giữa kế hoạch và thực tế: Vào thời điểm M dự án dự định
phải xong phần việc X với mức chất lượng Q và mức chi
phí dự trù C.
13
- 1. TỔNG QUAN
Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (2/2)
Hệ thống theo dõi dự án phải đơn giản, dễ hiểu và
điều hành được
Số liệu của hệ thống kiểm soát phải thường xuyên
được thu thập, hiệu chỉnh và đánh giá
Có thể hình thành 1 hệ thống kiểm soát với sự trợ
giúp của máy tính
14
- XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ
ĐẠT ĐƯỢC (EVM)
15
- 2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Chúng ta đã làm như những gì chúng ta
đã nói chúng ta sẽ làm?
Bạn đang ở đâu trên tiến độ?
Bạn đang ở đâu trong ngân sách?
Bạn đang ở đâu về công việc đã
hoàn thành?
→ Sử dụng phương pháp giá trị đạt
được EVM (Earned Value Method) để
trả lời.
16
- 2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Phương pháp EVM
EVM có khả năng:
• Đo lường tiến trình tiến độ và chi phí của dự án (project’s
progress)
• Dự báo ngày hoàn thành và chi phí cuối cùng
• Cung cấp những sai khác (variances) về tiến độ và ngân
sách
EVM cung cấp những chỉ số tin cậy để chúng ta có thể
đánh giá các dự án
Nhiều phần mềm hỗ trợ phương pháp EVM
17
- 2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Sơ đồ hệ thống EVM
18
- 2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
EVM có thể trả lời các câu hỏi
1. Liệu chúng ta đang chậm trễ hay vượt tiến độ?
2. Chúng ta đang sử dụng thời gian hiệu quả như thế nào?
3. Khi nào thì dự án có thể kết thúc?
4. Liệu chúng ta có vượt hay chưa sử dụng hết chi phí?
5. Tài nguyên đang được sử dụng hiệu quả như thế nào?
6. Cần chi phí bao nhiêu để hoàn thành các công việc còn
lại?
7. Chi phí hoàn thành toàn bộ dự án dự trù là bao nhiêu?
8. Đến khi kết thúc dự án thì sẽ vượt hay dưới kinh phí bao
nhiêu?
19
- 2. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC
Hiểu về EVM
EV như là một sự đo lường thể hiện chi phí đáng lẽ
phải trả so với chi phí thực tế đã trả cho khối lượng
công việc đã làm
EVM được coi là một công cụ có thể tích hợp cả quy
mô, tiến độ và chi phí của dự án
Khi dự án đang chậm tiến độ hay vượt chi phí thì EVM
sẽ giúp chúng ta thấy:
• Vấn đề đang xảy ra ở đâu?
• Liệu vấn đề có nghiêm trọng hay không?
• Cần làm những gì để dự án quay lại đúng kế hoạch?
20
nguon tai.lieu . vn
