Xem mẫu
- Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT Đại học Kinh doanh và Công
nghệ Hà Nội
- Lộ trình môn học
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
Bài 7: Quản lý chi phí dự án
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
- BÀI 5
PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH
- Nội dung chính
Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường găng Xác định số ngày làm việc để hoàn thành
Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng dự án
Xác định rủi ro trên đường Găng Tính ngày kết thúc dự án
Quét các nguồn rủi ro Nhập ngày tháng trong MSP
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro Các loại lịch MSP
Tính giá trị rủi ro Thử nghiệm 3 loại lịch chuẩn: Standard, 24
Xác định chiến lược phòng chống rủi ro Hours, Night Shifts
Xây dựng file quản lý rủi ro Tự định nghĩa lịch
Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro
Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án
Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro
Đánh dấu rủi ro trọng yếu
Đăng ký ngày nghỉ
Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro Các thiết đặt lịch của MSP
Giám sát rủi ro
- Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc
và tìm đường găng
ID Công việc Thời gian (h) Trình tự
A Làm cọc tre 5 Làm ngay
B Vót nan tre 6 Làm ngay
C Chọn mặt bằng 1 Làm ngay
D Trồng cọc chuồng thỏ 4 Sau A, C
E Đan rào ch. thỏ 8 Sau B
F Lót chuồng thỏ 4 Sau D, E
G Mua thỏ 8 Sau C
H Thả thỏ vào chuồng 2 Sau F, G
I Làm máng thức ăn 2 Sau F
K Phục vụ khách 3 Sau I
- Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng
Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án công việc
trên đường găng bị ảnh hưởng tổng thời gian hoàn thành dự
án bị ảnh hưởng theo
Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án
đảm bảo thành công các công việc trên đường găng giúp dự
án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất
Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút ngắn thời
gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời gian tổng thể của
dự án và tối ưu hóa các nguồn lực.
Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm đảm bảo
các công việc trên đường găng được thành công
Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu hóa các
công việc trên đường găng
- Quy trình phòng chống rủi ro
- Xác định rủi ro trên đường găng
Thiết lập ma trận các công việc trên # Công việc Thời gian Làm sau
đường găng và nguồn rủi ro
1 Xin cấp đất 1 tuần
Tiến hành xác định rủi ro với từng 2 Chuẩn bị mặt bằng 4 tuần 1
nguồn trên mọi công việc thuộc
đường găng 3 Xây phân xưởng 8 tuần 2
Lập danh sách các rủi ro 4 Xây nhà làm việc 10 tuần 2
Tiến hành đánh giá và cập nhật các 5 Lắp đặt thiết bị 6 tuần 3
thuộc tính rủi ro 6 Lắp đặt hệ thống điện 2 tuần 4, 5
Tính toán phương án phòng chống rủi 7 Lắp hệ xử lý nước thải 3 tuần 6
ro
8 Chạy thử 2 tuần 6
Tính toán chi phí phòng chống rủi ro 9 Băt đầu sản xuất 2 tuần 8
- Ma trận xác định rủi ro
Công việc Con người Máy móc Vật tư / Tài chính Phối hợp / Khác
Xin cấp đất Sai thủ tục
Chuẩn bị mặt bằng Thiếu máy ủi
Xây phân xưởng Tai nạn lao động Thiếu xi măng
Lắp đặt thiết bị Sai quy trình
Lắp đặt hệ thống điện Thiếu vật tư
Chạy thử Chưa quen hệ thống Quá tải do sai Thiếu nhiên liệu
công suất
Băt đầu sản xuất Mất điện
- Đánh giá rủi ro
Đánh giá khả năng xảy ra
Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo tình
hình dự án và các biện pháp phòng chống
đã thực hiện
Thường tính bằng giá trị % hoặc mức độ:
Cao, Trung bình, Thấp
Đánh giá mức độ ảnh hưởng
Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi phí,
thời gian, chất lượng khi rủi ro xảy ra
Thường sử dụng thang mức độ 15 hoặc
giá trị: Cao, Trung bình, Thấp
- Tính giá trị rủi ro
- Chiến lược xử lý rủi ro
1. Giảm thiểu
Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng
1. Né tránh
Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình bằng
các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro
1. Chuyển
Chuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác thực
hiện
1. Chấp nhận
Chấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà không chủ động giảm
thiểu do chi phí “quá lớn” hoặc không có khả năng giảm
thiểu
Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn rủi
ro.
- Lập danh sách rủi ro
ID Rủi ro Khả năng Mức độ Giá trị Chiến lược
1 Thiếu xi măng 50% 4 2.0 Giảm thiểu
Phòng chống: Mua dư 20%
Khắc phục: Vay bên cạnh
2 Hỏng máy ủi
- Tính chi phí phòng chống rủi ro
Khai báo thời gian thực hiện các công việc phòng
chống
Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro
Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí
Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí
In báo cáo chi phí
- Xác định số ngày làm việc để hoàn thành
dự án
1. Vẽ sơ đồ mạng công việc
2. Liệt kê các chuỗi công việc từ
khi bắt đầu đến khi kết thúc
dự án
3. Tìm đường găng – chuỗi công
việc có số ngày dài nhất
4. Độ dài đường găng chính là
thời gian làm việc để hoàn
thành dự án
- Tính ngày kết thúc dự án
MSP tính ngày kết thúc từng công
việc hay dự án dựa vào ngày bắt
đầu, cộng thêm thời gian làm việc
theo từng loại lịch khác nhau và
có tính đến ngày nghỉ (thứ 7, chủ
nhật) cũng như ngày lễ (giỗ Tổ,
Quốc khánh…)
- Chức năng đăng ký lịch trong MSP
Người quản lý dự án có
thể đăng ký lịch nghỉ và
các ngày lễ theo thực tế
dự án
Các thiết đặt lịch sẽ được
sử dụng làm cơ sở cho
các tính toán thời gian
trong dự án
Các loại lịch cơ bản bao
gồm lịch làm việc thông
thường 8h/ngày, làm suốt
24h hoặc làm đêm
- Loại lịch
Tạo lịch mới tùy
Ngày làm việc
chọn
Lịch tuần làm
việc thông
thường
Danh sách
ngày lễ
Ngày nghỉ Ngày lễ
- Các loại lịch trong Microsoft Project
Loại lịch Diễn giải
Standard chuẩn truyền thống, bắt đầu từ thứ
2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h
chiều
và mỗi ngày nghỉ 1h.
Night Shift được tính bắt đầu từ đêm thứ 2
cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm
đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h.
24 Hours không có thời gian nghỉ.
- Tạo lịch riêng cho dự án
Chế độ làm việc / nghỉ
Chọn ngày làm việc
Đăng ký khung giờ
(thứ mấy?)
nguon tai.lieu . vn
