Xem mẫu
- Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT Đại học Kinh doanh và Công
nghệ Hà Nội
- Lộ trình môn học
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
Bài 7: Quản lý chi phí dự án
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
- BÀI 2
Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)
- Nội dung chính
Các thành phần cần quản lý trong dự Gantt Chart
án Task Usage
Mục tiêu quản lý công việc Team Planner
Mục tiêu quản lý nguồn lực Resource Sheet
Network Diagram
Mục tiêu quản lý thời gian
Calendar
Mục tiêu quản lý chi phí Timeline
Thuật ngữ tiếng Anh cho MSP Resource Graph
Tổng quan lợi ích/tác dụng công cụ Resource Usage
MSP Resource Form
Thiết lập hệ điều hành để chạy MSP Task Form
Khái niệm Task, Duration, Date, Task Sheet
Resource, Cost Tracking Gantt
- Các thành phần cần quản lý
Công việc Thời gian
Tổ chức phân rã công việc Thời gian kế hoạch
Tình trạng hoàn thành Thời gian thực tế
Thứ tự ưu tiên
Độ sai lệch thời gian
Mối quan hệ với các công việc
Lịch làm việc chung dự án
khác Lịch làm việc từng cá nhân, nhóm
Lịch làm việc của máy móc thiết bị
Nguồn lực
Chi phí
Danh sách các loại nguồn lực Chi phí kế hoạch
Tình trạng từng nguồn lực Chi phí thực tế
Số lượng, phân bố nguồn lực Các hạng mục chi phí
Tải công việc Sai lệch chi phí
Bảng phân công nhiệm vụ Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ
Bảng theo dõi thời gian Chi phí vật tư theo sản phẩm
Các khoản điện, nước, vận chuyển….
- Mục tiêu quản lý công việc
1. Trình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ thuật
2. Đảm bảo các công việc được liệt kê đầy đủ
3. Đảm bảo nắm tình trạng công việc đã hoàn
thành, còn dở dang
4. Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến chi
tiết, việc mẹviệc con
5. Quản lý được mối quan hệ giữa các công việc
6. Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc
7. Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với công
việc
- Mục tiêu quản lý nguồn lực
1. Quản lý các loại nguồn lực con người, máy móc,
vật tư…
2. Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực
3. Quản lý tải và thời gian hoạt động
4. Quản lý lịch làm việc
5. Quản lý phân công nguồn lực
6. Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực
7. Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các thay đổi
- Mục tiêu quản lý thời gian
1. Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch
2. Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian
3. Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc
4. Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án
5. Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công việc,
từng nguồn lực
6. Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá nhân, nhóm
7. Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về thời
gian trong dự án
- Mục tiêu quản lý chi phí
1. Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực
2. Quản lý chi phí gắn với từng công việc
3. Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát sinh
thực tế, sai lệch chi phí
4. Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ, chi
phí theo lần sử dụng
5. Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo công
suất sử dụng
6. Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án
7. Quản lý giới hạn chi phí
- Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft Project
Thuật ngữ Giải thích Thuật ngữ Giải thích
Project Dự án Ribbon Nhóm thanh công cụ
Task Công việc Tab Mục trên nhóm thanh công cụ
Resource Nguồn lực Chart Bảng, biểu đồ
Duration Khoảng thời gian Sheet Bảng dữ liệu
Calendar Lịch Form Màn hình nhập liệu
Cost Chi phí Planner Công cụ lập kế hoạch
Usage Mức độ sử dụng Tracking Theo dõi
Team Đội ngũ Gantt Henry Gantt
Schedule Lịch trình View Màn hình hiển thị
Network Mạng Format Định dạng
Diagram Biểu đồ, đồ thị Entire Toàn bộ
Timeline Trục thời gian Selected Được chọn
- Giới thiệu công cụ MS Project
Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ người
quản trị dự án trong công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn
lực cho các công việc, theo dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ
và phân tích tải công việc dự án.
Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển bởi
Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và Professional
Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project
Professional 2010
- Tổng quan lợi ích MS Project
Hỗ trợ lập kế hoạch
Quản lý công việc
Phân công nguồn lực theo công việc
Xác định lịch và thời gian cho từng công việc
Hỗ trợ điều phối nguồn lực
Quản lý danh sách nguồn lực
Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực
Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực
In các bảng phân công công việc
In lộ trình tiến độ giải ngân
Hỗ trợ giám sát dự án
Ghi lại các điểm chốt
Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí, tiến độ
hoàn thành
Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực
Cập nhật tự động các thay đổi liên quan
- Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project
Công tác lập lịch, khai báo chi phí và in
ấn báo cáo là đặc biệt quan trọng đối với
quản lý dự án
Cần thiết đặt hệ điều hành để đảm bảo
sử dụng lịch, tiền tệ và in ấn báo cáo
thuận lợi
Các thiết đặt bao gồm
Thiết đặt ngày tháng
Thiết đặt tiền tệ
Cài đặt máy in
- Thiết đặt ngày tháng
Mở Start\Control Panel
Chọn thiết đặt Region and Language
Chọn Customize hoặc Additional
Settings
Chọn tab Date
Đặt lại ngày tháng trong Sort Date
theo khuôn dạng: dd/MM/yyyy
- Thiết đặt tiền tệ
Mở Start\Control Panel
Chọn thiết đặt Region and Language
Chọn Customize hoặc Additional
Settings
Chọn tab Currency và thiết đặt các mục
Currency symbol = đ
Positive currency format = 1.1 $
Negative currency format = (1.1$)
No. of digits after decimal = 0
Bấm Apply OK
- Cài đặt máy in
Mở Start\Devices and Printers
Chọn Add Printer và theo các
bước để cài đặt 1 máy in HP
Laserjet bất kỳ
- Bắt đầu sử dụng MS Project
Thiết lập ngày tháng cho hệ điều
hành
Cài đặt máy in
Chọn Start\Programs
Chọn Microsoft Office \ Microsoft
Project 2010
- Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost
Task là đối tượng để quản lý công Resource là đối tượng để quản lý
việc, điểm mốc trong dự án. nguồn lực trong dự án
Task có thể chứa các task nhỏ Có 3 loại: Work, Material, Cost
hơn Có thể có lịch làm việc và thời gian
Có 3 loại: Task thường, Summary, khả dụng riêng
Milestone Được gắn với từng task cụ thể để
Duration là khoảng thời gian thực tính toán chi phí, thời gian
hiện task Cost là đối tượng quản lý chi phí
Tính theo nhiều đơn vị trong dự án, là một dạng Resource
d – ngày Tồn tại dưới dạng danh mục giá trị
h – giờ sẽ được nhập theo từng công việc
w – tuần
mo – tháng
- Gantt Chart
Do Henry Gantt phát minh vào những
năm 1910
Liệt kê các công việc trong dự án và
biểu thị mối quan hệ giữa các công
việc một cách trực quan.
Độ dài thời gian và lịch trình cũng được
biểu diễn trực quan cho từng công việc.
Được hiển thị mặc định cho các dự án
mới
- Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt Chart
Danh sách Biểu diễn quan
công việc hệ và lịch trình
nguon tai.lieu . vn
