1. Trang Chủ
  2. Quản lý dự án
  3. Bài giảng Quản trị dự án - ThS. Võ Ngàn Thơ

Bài giảng Quản trị dự án - ThS. Võ Ngàn Thơ

Bài giảng Quản trị dự án của ThS. Võ Ngàn Thơ nhằm giúp sinh viên nắm được cơ sở lý luận và nội dung cơ bản của vấn đề quản trị dự án, biết cách lựa chọn dự án, tổ chức dự án, biết cách lập kế hoạch, ước tính ngân sách, lập tiến độ, phân bổ nguồn lực thực hiện dự án, nắm được cách thức và nội dung kiểm soát dự án, quản trị rủi ro và kết thúc thành công dự án. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh Tài liệu tham khảo  Giáo trình chính:  Quản trị dự

Thể loại Tài liệu miễn phí Quản lý dự án

Số trang 59

Ngày tạo 8/30/2018 4:40:08 AM +00:00

Loại tệp PDF

Kích thước 2.91 M

Tên tệp

Tải Bài giảng Quản trị dự án - ThS. Võ Ngàn Thơ (.pdf)

Xem mẫu

  1. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh Tài liệu tham khảo  Giáo trình chính:  Quản trị dự án đầu tư – TS. Trịnh Thùy Anh, 2010.  Tham khảo:  Quản trị dự án đầu tư – TS. Nguyễn Xuân Thủy  Quản lý dự án – TS. Từ Quang Phương (chủ biên)  Quản trị dự án đầu tư - Nguyễn Xuân Thủy, Trần Việt Hoa và Nguyễn Việt Ánh  Quản lý dự án – Cao Hào Thi (Chủ biên) THS. VÕ NGÀN THƠ ngan.tho.2009@gmail.com  Microsoft Project 2007-2010 - Nguyễn Công Minh 2 Ho Chi Minh City Open University © 2011 by Faculty of Business Administration Mục tiêu môn học Nội dung  Nắm được CSLL và nội dung cơ bản của vấn 1. Những vấn đề chung về QTDA đề Quản trị dự án 2. Lựa chọn DA  Biết cách lựa chọn dự án, tổ chức dự án 3. Thiết kế tổ chức và xây dựng đội ngũ DA  Biết cách lập kế hoạch, ước tính ngân sách, 4. Lập kế hoạch và ngân sách DA lập tiến độ, phân bổ nguồn lực thực hiện dự 5. Lập tiến độ DA án 6. Phân bổ nguồn lực DA  Nắm được cách thức và nội dung kiểm soát 7. Kiểm soát DA dự án, quản trị rủi ro và kết thúc thành công 8. Quản trị rủi ro và hợp đồng DA dự án 9. Kết thúc DA 3 4 1. Những vấn đề chung về QTDA 1. Những vấn đề chung  Dự án  Quản trị dự án về QTDA  Khái niệm  Khái niệm, đặc  Đặc điểm trưng  Chu kì dự án  Mục tiêu  Các bên liên quan  Vai trò  Quá trình  Nội dung 6 1
  2. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 1.1 Dự án 1.1 Dự án Khái niệm Khái niệm  Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện Công việc A để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy Nguồn lực Mục tiêu Công việc B nhất Tài chính chung Con người Công việc C Tài nguyên  Được xác định bởi 3 phương diện: thiên nhiên Công việc ... Lợi ích  Chi phí Thời gian Công việc n cụ thể  Thời gian  Kết quả 7 8 Các câu hỏi 1. Mục tiêu?  SMART 2. Thời gian? Địa điểm?  Specific  Cụ thể 3. Nguồn lực cần thiết?  Measurable  Đo lường được  Achievable  Khả thi 4. Hoạt động?  Realistic  Thực tế 5. Sản phẩm, dịch vụ hay giá trị đầu ra?  Time  Có thời hạn 9 10 1.1 Dự án Đặc điểm Yêu cầu của một DA khả thi  DA là tạm thời và có chu kì sống  Tính khoa học  DA là một hoạt động có mục đích  Tính thực tiễn  Tính đặc thù  Tính pháp lý  Tính không chắc chắn  Tính đồng nhất  Tính phụ thuộc và xung đột 11 12 2
  3. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 1.1 Dự án 1.1 Dự án Chu kì Các bên liên quan Khách % hoàn thành của dự án Kết thúc hàng chậm Tăng CQ Người trưởng quản đc ủy nhanh lý NN DỰ quyền Bắt đầu ÁN chậm Thời gian Tài trợ Cung vốn ứng 13 14 1.2 Quản trị DA 1.2 Quản trị DA Khái niệm – Đặc trưng Vai trò  Tổ chức cơ cấu quản trị, lập KH, điều hành, Mục tiêu kiểm soát, ra quyết định...  chất lượng sp Nguồn chung và dv Các hoạt động DA lực Lợi ích  Liên kết hoạt động, công việc, liên kết các cụ thể bên liên quan  Phát hiện khó khăn, vướng mắc  điều chỉnh, giải quyết QUẢN TRỊ DỰ ÁN 9 lĩnh vực quản trị dự án 15 16 1.2 Quản trị DA Các giai đoạn của quá trình Mục tiêu quản trị dự án Lợi nhuận Các Khởi Hoạch mục tiêu xướng định đánh giá sự hài Mục tiêu lòng Các đích cấp 2 Sản phẩm/ của KH ban đầu dịch vụ Kiểm soát Thực hiện Chi phí Các mục tiêu Kết thúc thuộc về dự án Mục tiêu Thời gian cấp 1 Chất lượng Thực hiện Dự án 17 18 3
  4. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh Các giai đoạn của quá trình 1.2 Quản trị DA quản trị dự án Nội dung Khởi Nghiên cứu cơ hội Tìm kiếm đối tác Lựa chọn DA  Quản lý vĩ mô – quản lý nhà nước xướng đầu tư  Biện pháp: Theo dõi, Định hướng, Chi phối Hoạch Xây dựng mục tiêu Xác định công việc và Lập thành kế hoạch  Công cụ: Chính sách, kế hoạch, quy hoạch định nguồn lực cần thiết có tính hệ thống  Quản trị vi mô Thực Chi tiết hóa thời hạn hiện Phân phối nguồn lực thực hiện DA  Quản trị thời gian, chi phí, rủi ro, nhân sự...  Trong suốt các giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thực Kiểm Theo dõi, kiểm tra tiến Đưa ra giải pháp để soát trình Phân tích tình hình giải quyết vấn đề hiện đầu tư, vận hành kết quả dự án.  Gắn với 3 mục tiêu: Thời gian, chi phí, hoàn thiện Kết Hoàn thành và bàn thúc giao sản phẩm Đánh giá tổng kết Giải phóng nguồn lực (3 phương diện của dự án) 19 20 Kế Quản Quản Quản Quản Quản Quản Lĩnh vực QTDA hoạch trị trị Quản trị chi trị trị trị Quản trị rủi trị tổng phạm thời chất nhân thông cung phí ro quan vi gian lượng lực tin ứng Kế hoạch Xác Lập KH KH Phạm vi Thời gian Lập kế định Xác nguồn Lập KH Lập KH KH QT Xác cung tổng quan hoạch phạm định CV lực chất lượng nhân lực thông tin định rủi ro ứng vi Tính Lựa toán chọn Lập kế chi phí Đảm Phân Dự tính Thực hoạch bảo Tuyển phối CT QT thời Chi phí Chất lượng Nhân lực hiện phạm vi gian chất lượng dụng thông tin rủi ro Lập dự QT hợp toán đồng QT Phát Phản Quản thay QT triển Báo QT tiến QT tiến ứng trị thay đổi QT chi chất nhóm, cáo độ độ đ/v rủi Thông tin Rủi ro Cung ứng đổi phạm vi phí lượng xd đội ngũ tiến độ ro cung ứng 21 22 Lĩnh vực QTDA Lĩnh vực QTDA Kế hoạch tổng quan Quản trị phạm vi  Tổ chức dự án theo một trình tự logic  Xác định, giám sát thực hiện mục tiêu dự án  Chi tiết hóa các mục tiêu dự án thành những  Xác định công việc nào thuộc về dự án, cần công việc cụ thể, hoạch định chương trình phải thực hiện thực hiện  Xác định công việc nào ngoài phạm vi của dự  Đảm bảo các lĩnh vực quản trị khác nhau án được kết hợp chính xác và đầy đủ 23 24 4
  5. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh Lĩnh vực QTDA Lĩnh vực QTDA Quản trị thời gian Quản trị chi phí  Lập kế hoạch, phân phố và giám sát tiến độ,  Dự toán kinh phí đảm bảo thời gian:  Giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ  Mỗi công việc:  Tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo  Độ dài  Bắt đầu  Kết thúc  Toàn bộ dự án: khi nào hoàn thành 25 26 Lĩnh vực QTDA Lĩnh vực QTDA Quản trị chất lượng Quản trị nhân lực  Triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng  Hướng dẫn, phối hợp nỗ lực của các thành cho việc thực hiện dự án viên  hoàn thành mục tiêu dự án  Đảm bảo chất lượng sp theo yêu cầu của chủ đầu tư 27 28 Lĩnh vực QTDA Lĩnh vực QTDA Quản trị thông tin Quản trị rủi ro  Đảm bảo dòng thông tin thông suốt: nhanh,  Xác định các yếu tố rủi ro chính xác  Lượng hóa mức độ rủi ro  Các thành viên với nhau  Kế hoạch đối phó rủi ro  Các cấp quản lý khác nhau  Quản trị từng loại rủi ro 29 30 5
  6. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh Lĩnh vực QTDA Quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán Lựa chọn, thương lượng, quản trị hợp đồng   Điều hành mua bán NVL, TB, DV… 2. Lựa chọn Dự án  Giải quyết:  Cách thức  Tiến độ  Chất lượng  Số lượng 31 2.1 Vấn đề cơ bản 2. Lựa chọn dự án Khái niệm  Vấn đề cơ bản  Phân tích rủi ro DA –  Nghiên cứu, xem xét một cách khách quan,  Khái niệm lựa chọn DA trong điều khoa học và toàn diện các nội dung cơ bản Khung phân tích kiện bất trắc  ảnh hưởng trực tiếp tới tính khả thi, tính hiệu  Trong lĩnh vực tư/công  PP phân tích định tính PP phân tích định lượng quả của dự án  Các tiêu chí lựa chọn dự  án: định tính, định lượng  Đưa ra các quyết định đầu tư và cho phép đầu tư 33 34 2.1 Vấn đề cơ bản 2.1 Vấn đề cơ bản Khái niệm Khung phân tích Phân tích thị trường  Thực hiện trong giai đoạn lập dự án  Giúp lựa chọn thực hiện dự án mang lại hiệu Phân tích pháp lý Phân tích kỹ thuật Phân tích nguồn lực quả cao nhất cho (và/hoặc)  Chủ đầu tư Phân tích tài chính  Xã hội Phân tích KT-XH Phân tích môi trường 35 36 6
  7. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 2.1 Vấn đề cơ bản 2.1 Vấn đề cơ bản Khung phân tích – cụ thể Lựa chọn DA trong lĩnh vực tư/công Tình hình Chiến lược phát triển KTXH Mô tả nước và – giới yếu tố rủi ro Nhận dạng các Nhu cầu trongsản phẩmthếdịch vụ kinh tế xã hội Xác định công suất các yếu tố bị tác Nhận dạng và thị trường Tình hình cung cấp trong nước và thế giới động Tiềm năng sẵn cóđịnh ppsuất xuất toán – thời Công nghệvà cần sản và  Tư nhân  Công cộng Kỹ thuật tỷ có tính Xác Đo lường mức độ tác động Chọn máy móc thiết bị  Lợi nhuận tài  Lợiích kinh tế điểm tính toán Nguyên liệu đầu vào Tài chính quả Hiệu CSHT Xác định tổng mức vốn, doanh thu, chi phí Kinh tế động bảng giúp cáosuấtchínhtoán Lao Lập – Xác địnhKT trợ báo tỷ tài tính chính - xã hội Lựa chọn địa điểm thực hiệntiêu hiệu Xác định các chỉ DA XãTác động các chỉ tiêuhưởng tích cực hội lý Tính thải ôKT-XHHQTC Xử chất quả Ảnh nhiễm Môi trường ảnh hưởng tiêu cực Rủi ro chức giải quyết Phương án Tổ thực hiện nguồn lực 37 38 2.1 Vấn đề cơ bản Các chỉ tiêu định lượng Cơ sở tính chỉ tiêu HQTC 1. Giá trị hiện tại ròng NPV (Net Present Value)  Ngân lưu: 2. Suất hoàn vốn nội bộ IRR (Internal Rate of  Dòng tiền ròng/thuần Return)  Dòng tiền thực thu/chi 3. Tỷ suất lợi ích/chi phí BCR (Benefit over Cost Ratio) 4. Thời gian hoàn vốn PP (Payback Period) 39 40 Ví dụ Năm Đầu tư Tổng thu Tổng chi TN ròng NL ròng Ci Bi NCF  Bạn có nhận xét gì về dự án này? 2010 2.500 -2.500  Có nên thực hiện dự án không? 2011 2.000 500 700 -200 -2.200 2012 1.000 400 600 600 2013 1.500 600 900 900 2014 1.700 680 1.020 1.020 2015 2.300 920 1.380 1.380 2016 2.800 1.120 1.680 1.680 2017 3.000 1.200 1.800 1.800 2018 3.500 1.400 2.100 2.100 Tổng 4.500 16.300 7.020 9.280 4.780 41 42 7
  10. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 3. Tỷ suất lợi ích/chi phí BCR (Benefit over Cost Ratio) Ví dụ HSCK@14% PV(đầu tư) TN ròng PV(TNR)  Cho biết 1 đồng Năm n 14% PV(Ci ) Bi PV(Bi ) B vốn bỏ vào dự án thì mang lại bao  (1  tr )t 0 1 2010 2011 1,000 0,877 2.500 1.754 -200 -175,4 nhiêu đồng doanh BCR  t 0 n 2 2012 0,769 600 461,4 C  (1  tr )t thu 3 2013 0,675 900 607,5 4 2014 0,592 1.020 603,8  Dự án nào có BCR 5 2015 0,519 1.380 716,2 càng lớn thì càng t 0 6 2016 0,456 1.680 766,1 hiệu quả 7 2017 0,400 1.800 720,0 8 2018 0,351 2.100 737,1 Tổng 4.254 9.280 4.437 55 BCR 1,04295722 56 4. Thời gian hoàn vốn PP 4. Thời gian hoàn vốn PP (Payback Period) hoặc T (Payback Period)  Cho biết 1 thời gian cần thiết để hoàn lại tiền  Cách tính cụ thể PP: vốn đầu tư  Xác định ngân lưu ròng CFt  Lựa chọn DA có thời gian hoàn vốn ngắn  Quy đổi CFt về năm gốc (năm 0)  Tích lũy PV(CFt) T T B C Tìm thời điểm PV(CFt) tích lũy = 0  (1  tr )t   (1  tr )t  t 0 t 0 57 58 Ví dụ Ví dụ HSCK@14% NL ròng PV(NCF) Tích lũy HSCK@14% Đầu tư PV(đầu tư) TN ròng PV(TNR) Tích lũy Năm Năm 14% NCF @14% PV(NCF) 14% Ci PV(Ci ) Bi PV(Bi ) PV(TNR) 0 2010 1,000 -2.500 -2.500 -2.500 0 2010 1,000 2.500 2.500 1 2011 0,877 -2.200 -1.929,40 -4.429,40 1 2011 0,877 2.000 1.754 -200 -175,4 -175 2 2012 0,769 600 461,40 -3.968,00 2 2012 0,769 600 461,4 286 3 2013 0,675 900 607,5 894 3 2013 0,675 900 607,50 -3.360,50 4 2014 0,592 1.020 603,8 1.497 4 2014 0,592 1.020 603,84 -2.756,66 5 2015 0,519 1.380 716,2 2.214 5 2015 0,519 1.380 716,22 -2.040,44 6 2016 0,456 1.680 766,1 2.980 6 2016 0,456 1.680 766,08 -1.274,36 7 2017 0,400 1.800 720,0 3.700 7 2017 0,400 1.800 720,00 -554,36 8 2018 0,351 2.100 737,1 4.437 8 2018 0,351 2.100 737,10 182,74 Tổng 4.500 4.254 9.280 4.437 Tổng 4.780 182,74 PP 7,752082 PP 7,752082 59 60 10
  11. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 2.1 Vấn đề cơ bản Ví dụ. Cho điểm có trọng số Các chỉ tiêu định tính  Khi những lợi ích của DA không thể lượng Điểm đánh giá cho các Dự án hóa được Trọng Xây cao Kinh doanh Các tiêu chí lựa chọn Sản xuất số ốc văn khách sạn,  Thực hiện nhờ vào kinh nghiệm của nhà hạt nhựa phòng nhà hàng phân tích, phỏng vấn chuyên gia... A: Lợi nhuận 0,3 4 3 1  Phương pháp: Cho điểm có trọng số B: Sự thuận lợi 0,15 2 2 5 C: Trình độ chủ đầu tư 0,2 3 4 2  Ưu điểm: sử dụng nhiều tiêu chí, thích hợp với D: Ít rủi ro 0,15 2 2 4 nhiều dự án. E: Khai thác quản lý 0,1 3 4 3  Nhược điểm: dựa vào ý kiến chủ quan của người F: Lợi ích khác 0,1 3 4 5 đánh giá, độ tin cậy thấp Tổng 1 61 62 2.2 Phân tích rủi ro DA Ví dụ. Cho điểm có trọng số Điểm đánh giá cho các Dự án Điểm có trọng số  Khả năng xảy ra rủi ro (xác suất) Các tiêu chí lựa Trọng Xây cao Kinh doanh Xây cao Kinh doanh Sản chọn số ốc văn khách sạn, Sản xuất hạt nhựa ốc văn khách sạn, xuất hạt  Mức độ tác động đến mục tiêu DA phòng nhà hàng phòng nhà hàng nhựa A: Lợi nhuận 0,3 4 3 1 1,2 0,9 0,3 B: Sự thuận lợi 0,15 2 2 5 0,3 0,3 0,75 C: Trình độ chủ đầu 0,2 3 4 2 0,6 0,8 0,4 tư D: Ít rủi ro 0,15 2 2 4 0,3 0,3 0,6 E: Khai thác quản lý 0,1 3 4 3 0,3 0,4 0,3 F: Lợi ích khác 0,1 3 4 5 0,3 0,4 0,5 Tổng 1 3,00 3,10 2,85 63 64 2.2 Phân tích rủi ro DA 2.2 Phân tích rủi ro DA Phân tích định tính Phân tích định lượng  Dựa vào kinh nghiệm, nhận định, linh cảm, 1. Tỷ suất chiết khấu điều chỉnh sự may mắn 2. PP phân tích độ nhạy  Thường dựa vào ý kiến và nhận định của 3. Phương pháp xác suất chuyên gia để đánh giá 65 66 11
  13. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh Ví dụ - bảng lợi nhuận Ví dụ - bảng thiệt hại Kịch bản tốt Kịch bản xấu Kịch bản tốt Kịch bản xấu Thực hiện dự án A 200 -180 Thực hiện dự án A 0 180 Thực hiện dự án B 100 -20 Thực hiện dự án B 100 20 C: không làm gì 0 0 C: không làm gì 200 0 Xác suất 0,7 0,3 Xác suất 0,7 0,3  EMVA = 200x0,7 + (-180)x0,3 = 86  EOLA = 0x0,7 + 180x0,3 = 54  EMVB = 100x0,7 + (-20)x0,3 = 64  EOLB = 100x0,7 + 20x0,3 = 76  EMVC =0  EOLC = 200x0,7 + 0x0,3 = 140  Mô hình maxEMV  chọn A vì có EMVmax  Mô hình minEOL  chọn A vì có EOLmin 73 74 Trường hợp không có xác suất xảy ra các kịch bản 3. Thiết kế tổ chức DA Có 4 PP để xác định phương án tối ưu: Xây dựng đội ngũ DA   Maximax  Maximin  Laplace  Herwicz Kịch bản tốt Kịch bản xấu Thực hiện dự án A 200 -180 Thực hiện dự án B 100 -20 C: không làm gì 0 0 Xác suất 75 3. Thiết kế tổ chức DA – Xây dựng 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức đội ngũ DA Mô hình tổ chức theo chức năng  Thiết kế cơ cấu tổ chức (OBS: Operation Breakdown Structure)  Chia nhỏ dự án thành các hạng mục công  Tổ chức theo chức năng việc khác nhau  Tổ chức kiểu dự án  Tổ chức dạng ma trận  Giao các hạng mục công việc này cho các bộ  Giám đốc dự án phận chức năng phù hợp đảm nhiệm  Vị trí và trách nhiệm  Điều hành thông qua phân cấp quản trị  Tố chất  Xây dựng đội ngũ dự án  Đội ngũ DA  Phát triển và lãnh đạo 77 78 13
  14. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức Mô hình tổ chức theo chức năng Mô hình tổ chức theo chức năng Giám đốc  Ưu điểm:  Mang tính chuyên nghiệp cao vì được chia thành từng lĩnh vực chức năng Trưởng Phòng Trưởng Phòng Trưởng Phòng  Linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên, các thành viên tại ... kinh doanh kỹ thuật kế toán phòng ban chức năng được phân công chịu trách nhiệm cụ thể các phần việc của dự án Dự án 1  Sử dụng hiệu quả các tài nguyên của bộ phận chức năng. Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1 Hạng mục 1 Hạng mục 2 Hạng mục 3 Hạng mục 5  Phù hợp cho sản xuất đại trà Dự án 2 Dự án 2 Dự án 3 Dự án 3 Hạng mục 2 Hạng mục 1 Hạng mục 1 Hạng mục 4 79 80 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức Mô hình tổ chức theo chức năng Mô hình tổ chức kiểu dự án  Nhược điểm:  Tạo ra tổ chức độc lập hoàn chỉnh  Quyền lực không tập trung  Khó xử lý nếu có xung đột về sử dụng nhân sự  Do trưởng dự án (giám đốc/chủ nhiệm dự  Môi trường làm việc bất ổn và tổ chức nhóm lỏng lẻo, án) quản trị và điều hành thành viên dự án vẫn thuộc về các phòng ban chức năng khác nhau  Quan tâm nhiều đến công việc của phòng ban chức năng nhiều hơn là của dự án 81 82 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức Mô hình tổ chức kiểu dự án Mô hình tổ chức kiểu dự án  Ưu điểm:  Nhược điểm: Giám đốc  Đội ngũ dự án ổn định,  Sử dụng nguồn lực không quyền lực thống nhất hiệu quả Chủ nhiệm Trưởng Chủ nhiệm Trưởng  Bộ phận chức năng của dự  Không chuẩn bị những ... DA A phòng KD DA B phòng TC án chuyên trách thực hiện công việc trong tương lai công việc của dự án, trách  Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật nhiệm và quyền lợi rõ ràng giữa các dự án Tài chính Tài chính Tổ chức theo yêu cầu   Ít ổn định nghề nghiệp cho khách hàng những thành viên tham gia dự án Tiếp thị Tiếp thị Sản xuất Sản xuất 83 84 14
  15. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức Mô hình tổ chức dạng ma trận Mô hình tổ chức dạng ma trận Tæng gi¸m ®èc  Tổ chức quản lý theo kiểu ma trận  Kết hợp tổ chức theo chức năng và theo kiểu Ban qu¶n lý c¸c dù ¸n Phßng Phßng kinh doanh Phßng Phßng … s¶n xuÊt tµi chÝnh kü thuËt dự án Chñ nhiÖm ¤ Th¾ng ¤ng Hïng «ng Tµi ¤ng §Þnh … dù ¸n A Bµ Lan C« H¬ng ¤ng D©n Chñ nhiÖm C« Thanh ¤ng T©m ¤ng Dòng Bµ Hµ … dù ¸n B ¤ng Minh ¤ng Tµi Chñ nhiÖm ¤ Th¾ng ¤ng T©m ¤ng Dòng ¤ng Cêng … dù ¸n C ¤ng D©n 85 86 3.1 Thiết kế cơ cấu tổ chức 3.2 Giám đốc dự án Mô hình tổ chức dạng ma trận Vị trí và trách nhiệm  Ưu điểm:  Nhược điểm:  Vị trí:  Sử dụng hiệu quả nguồn  Sự tranh chấp về quyền lực lực  Là trung tâm, cầu nối, mấu chốt để phối hợp các  Tổng hợp dự án tốt  Gia tăng các mâu thuẫn bên liên quan  Luồng thông tin được cải  Thời gian phản ứng lại  Đại diện toàn quyền, chịu trách nhiệm hoàn toàn thiện chậm chạp về việc thực hiện mục tiêu dự án  Đáp ứng sự thích nghi  Khó khăn trong giám sát Thực hiện hợp đồng, thực hiện nhanh chóng và kiểm soát  Trách nhiệm dự án, đảm bảo mục tiêu  Duy trì kỷ luật làm việc  Quản lý phí tăng cao  Phục vụ KH Lập KH thực hiện, điều hành tổng tốt  Trải qua nhiều căng thể,  Động lực và cam kết thẳng (stress)  Toàn bộ quá trình DA Xây dựng đội ngũ DA được cải thiện Đưa ra quyết sách 87 88 3.2 Giám đốc dự án 3.3 Xây dựng đội ngũ DA Tố chất cần thiết Đội ngũ DA  Kiến thức  Năng lực  Khái niệm  Mức độ sâu rộng về kiến  Lãnh đạo  Là một tập thể các CBNV trực tiếp thực hiện các công việc thức chuyên môn  Ngoại giao DA được thành lập trong thời gian tồn tại của DA  Hiểu biết sâu rộng về  Quyết định  Có cùng mục tiêu, lý tưởng, ảnh hưởng, phối hợp lẫn nhau kiến thức tổng hợp  Phẩm cách  Nguyên tắc xây dựng đội ngũ DA  Kiến thức quản lý  Tính cách  Quyền lợi và trách nhiệm  Đạo đức  Khích lệ và ràng buộc  Chỉ đạo và giúp đỡ  Dung hòa các mối quan hệ bên ngoài 89 90 15
  16. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 3.3 Xây dựng đội ngũ DA Phát triển và lãnh đạo 4. Lập kế hoạch Phát triển Xây dựng văn hóa đội và ngân sách dự án    Đào tạo và bồi dưỡng ngũ DA  Đánh giá và khuyến  Quản trị xung đột khích  PP cơ cấu  Lãnh đạo  PP cá nhân  Theo hình thức giám sát  Theo hình thức tham gia  Theo hình thức đội ngũ 91 4. Lập kế hoạch và ngân sách 4.1 Lập kế hoạch DA DA Khái niệm  Các vấn đề chung về lập kế hoạch DA  Lập kế hoạch dự án là:  Cơ cấu phân chia công việc WBS  Xác định những công việc cần làm  Khái niệm  Sắp xếp theo thứ tự hợp lý  Phương pháp lập WBS  Xác định nguồn lực và thời gian thực hiện các  Trình tự lập WBS công việc nhằm hoàn thành mục tiêu  Ma trận trách nhiệm  Ngân sách DA  Khái niệm  Phương pháp lập ngân sách  Ước lượng các yếu tố CP 93 94 4.1 Lập kế hoạch DA 4.1 Lập kế hoạch DA Ý nghĩa Trình tự  Cơ sở đảm bảo mục tiêu dự án  Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất Xác lập mục Phát triển Sơ đồ lượng  dự toán ngân sách & kiểm tra tài tiêu dự án kế hoạch kế hoạch chính  Có sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực  Điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ Báo cáo, Dự toán chi phí, Lập tiến độ Kết thúc phân bổ nguồn lực thực hiện  Kiểm tra, theo dõi, giám sát, kiểm soát, đánh giá tiến trình  Giảm rủi ro 95 96 16
  17. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 4.1 Lập kế hoạch DA 4.1 Lập kế hoạch DA Trình tự Nội dung kế hoạch 1. Tổng quan chung về DA Xác lập mục tiêu • Tuyên bố mục tiêu Phát triển kế hoạch • Lập danh mục mã hóa CV Xây dựng sơ đồ kế hoạch 2. Các mục tiêu dự án • Liệt kê mốc TG quan trọng • Bổ nhiệm nhân lực • Xây dựng WBS • Xác định mối liên hệ công nghệ, thứ tự trước sau 3. Khía cạnh kỹ thuật và quản trị DA giữa các CV 4. Tiến độ 5. Nguồn lực và ngân sách Chuẩn bị báo cáo và Dự toán CP và phân Lập tiến độ thực hiện 6. Nhân sự kết thúc dự án • Báo cáo tiến độ TG-CP bổ nguồn lực • CP • TG bắt đầu – kết thúc • Độ dài từng CV 7. Vấn đề hợp đồng • Lao động • Máy móc, NVL… 8. Phương pháp kiểm tra – đánh giá 9. Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn 97 98 4.2 WBS và biểu đồ trách nhiệm 4.2 WBS và biểu đồ trách nhiệm Khái niệm Khái niệm  WBS = Work Breakdown Structure: Cấu trúc phân chia công việc Cấp 1 Dự án  Là việc phân chia một DA thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể Cấp 2 Công việc Công việc Công việc ... A B C  Cần phải xác định, liệt kê, lập bảng giải thích cho từng công việc A1 A2 A3 Cấp 3 Cấp n 99 100 4.2 WBS và biểu đồ trách nhiệm 4.2 WBS và biểu đồ trách nhiệm PP lập WSB Trình tự lập WSB  WSB phải phản ánh cách thức thực hiện DA  Phân tích CV  Thông thường:  Lập danh mục và mã hóa CV  3 cấp độ đầu  quản trị  3 cấp độ sau  yêu cầu kỹ thuật  Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi CV  Cấp độ cuối  chi tiết đủ để phân phối nguồn  Xác lập ma trận trách nhiệm lực và kinh phí  Đảm bảo y/c dễ quản trị, phân chia trách nhiệm theo từng CV  Các công việc độc lập tương đối nhưng có liên quan với nhau 101 102 17
  18. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 4.2 WBS và biểu đồ trách nhiệm 4.3 Ngân sách DA Ma trận trách nhiệm Khái niệm  Ma trận trách nhiệm (Responsible matrix) là  Ngân sách DA (ngân quỹ DA) là kế hoạch ma trận trong đó mô tả vai trò và trách nhiệm phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động DA của mỗi tổ chức, cá nhân tham gia dự án. nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi  Ma trận trách nhiệm mô tả và thống nhất cơ phí, tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của cấu trách nhiệm thực hiện các công việc/gói DA. công việc DA  Được xác định dựa trên cơ sở WBS.  Ma trận trách nhiệm được xây dựng dựa trên  Phụ thuộc vào ngân sách, chính sách, điều OBS và WBS kiện, khả năng của tổ chức. 103 104 4.3 Ngân sách DA 4.3 Ngân sách DA Phương pháp lập Dự toán NS từ trên xuống  Dự toán NS từ trên xuống Thứ Cấp bậc Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp tự quản lý  Dự toán NS từ dưới lên Các nhà Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu  Dự toán NS kết hợp 1 quản lý cấp của tổ chức, các chính sách và những điều kiện cao ràng buộc về nguồn lực Các nhà Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ 2 quản lý phận chức năng phụ trách chức năng Các nhà Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và 3 quản lý dự từng công việc cụ thể án 105 106 4.3 Ngân sách DA 4.3 Ngân sách DA Dự toán NS từ trên xuống Dự toán NS từ dưới lên  Ưu: Thứ Cấp bậc Nội dung chuẩnbị ngân sách ở từng cấp  phù hợp với tình hình chung tự quản lý  được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác Các nhà quản Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu  Giữa chỉ tiêu dự án với khả năng tài chính 1 lý cấp cao và lựa chọn dự án  Nhược  đòi hỏi phải có sự kết hợp để đạt hiệu quả  không dễ dàng. Các nhà quản Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn 2a  sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý lý chức năng cho từng bộ phận chức năng phụ trách chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Các nhà quản Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng  cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với 2b lý dự án công việc dự án gồm cả chi phí nhân công, quản lý chức năng trong đơn vị. nguyên vật liệu…  Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu nhiệm Các nhà quản Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách 3 vụ của dự án. lý cấp cao dài hạn 107 108 18
  19. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh 4.3 Ngân sách DA 4.3 Ngân sách DA Dự toán NS từ dưới lên Dự toán NS kết hợp  Ưu điểm:  Xây dựng khung kế hoạch cho mỗi năm tài chính  Cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn  dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần vị thiết.  quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất  là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp đến cấp cao hơn. trong việc dự toán ngân sách.  Ngân sách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh  Nhược điểm: nghiệp, đơn vị.  cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của  Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. dự án  khó có thể đạt được trong thực tế.  Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phòng chức năng và giám  Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới. cho đến khi đạt yêu cầu. 109 110 4.3 Ngân sách DA 4.3 Ngân sách DA Dự toán NS kết hợp Ước lượng chi phí  Ưu điểm:  Chi phí trực tiếp : NVL, lao động, máy móc  Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý  tạo cơ hội tốt cho các bộ  Chi phí chung : Quản lý và hành chính phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.  Lợi nhuận định mức và thuế  Nhược điểm:  Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian.  Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn. 111 112 4.3 Ngân sách DA Các bước lập ngân sách công việc Ước lượng chi phí Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) để lập dự toán chi phí.  Nên chuẩn bị 2 loại NS: Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc  CP trực tiếp + CP chung  ước lượng lợi nhuận Không bị giới hạn Hạn chế về nguồn lực Giới hạn về thời gian  CP trực tiếp  điều hành DA nguồn lực và thời gian B3. Xác định các nguồn B3. Xác định thời B3. Xác định lực cần thiết gian để thực định mức B4. Xác định định mức hiện. từng nguồn từng nguồn lực phù B4. Xác định mức lực phù hợp. nguồn lực và hợp cho B5. Xem xét những tác những đòi hỏi công việc. động có thể xảy ra kỹ thuật cần B4. Tính toán nếu kéo dài thêm thời thiết chi phí thực gian. B5. Tính toán chi hiện công B6. Tính toán chi phí thực phí thực hiện việc. 114 113 hiện công việc đó. công việc 19
  20. Bài giảng Quản trị dự án Trường ĐH Mở TPHCM ThS Võ Ngàn Thơ Khoa Quản trị kinh doanh Quy trình phân tích lập tiến độ dự án 5. Lập tiến độ dự án Đầu vào Xử lý Đầu ra • WBS • sơ đồ • Thời gian • Mối quan Gantt hoàn hệ trước • Sơ đồ thành sau giữa mạng • CV găng các CV CPM/PERT • TG dự trữ • Thời gian, • Nguồn lực nguồn lực điều hòa thực hiện • Tiến triển từng CV của DA 116 Trình tự lập tiến độ dự án Các công cụ hoạch định dự án • Dự kiến thời gian cần thiết cho mỗi CV  Sơ đồ thanh ngang – Sơ đồ GANTT 1  Phân tích sơ đồ mạng • Xđ TG bắt đầu-kết thúc cho mỗi CV 2 • Xđ các mốc quan trọng  Phương pháp CPM  Phương pháp PERT • Xđ trình tự cần thiết của các CV 3 • Xđ các CV quan trọng và dự kiến rủi ro 4 • Xđ sự cân đối giữa Thời gian và chi phí 5 117 118 5.1 Sơ đồ Gantt 5.1 Sơ đồ Gantt  Tác dụng  Biểu đồ Gantt = Biểu đồ thanh ngang  dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế  Thể hiện tiến trình thực tế, kế hoạch thực  dễ xây dựng, khá phổ biến hiện DA theo trình tự thời gian  thấy được tình hình nhanh chậm, tính liên tục  đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại để đảm  Cấu trúc: bảo tính liên tục, tái phân phối nguồn lực  Cột dọc : công tác cụ thể nhằm đảm bảo tính hợp lý.  Trục hoành : thời gian  thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những vấn đề liên quan đặc biệt đến công tác.  Đoạn thẳng : độ dài công tác  2 sơ đồ GANTT: một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất. 119 120 20
nguon tai.lieu . vn
Quản lý dự án Quản lý Nhà nước Tiêu chuẩn - Qui chuẩn Kinh tế học Luật học Quy hoạch - Đô thị Hoá học Quản trị kinh doanh Kiến trúc - Xây dựng