Xem mẫu
- QUẢN TRỊ DỰ ÁN
CHƯƠNG 5:
LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1
- QUẢN TRỊ DỰ ÁN
NỘI DUNG
- PHẠM VI DỰ ÁN
- VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
- NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
- CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH
- KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN
2
- QUẢN TRỊ DỰ ÁN
5.1. Phạm vi dự án
- Khái niệm
- Quản trị phạm vi dự án
3
- 5.1. Phạm vi dự án
KHÁI NIỆM
• Phạm vi dự án (Project Scope) là một danh sách tất cả những
gì mà dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả
những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một
phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không dự án sẽ không bao
giờ kết thúc.
• Các kết quả chuyển giao (Deliverables) là những kết quả của
dự án sẽ chuyển giao: như là phần cứng, phần mềm (mua hoặc
đặt làm), bảo hành, tài liệu đào tạo và chuyển giao...
• Nhóm dự án và những người liên quan đều phải hiểu những
sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng
được tạo ra như thế nào.
4
- 5.1. Phạm vi dự án
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
• Quản lý phạm vi dự án (Project scope management):
• Bao gồm các quy trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát
những gì thuộc hoặc không thuộc dự án.
• Nó bảo đảm nhóm dự án và những người liên quan cùng hiểu biết
về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà nhóm dự án sẽ sử
dụng để tạo ra sản phẩm.
• Quy trình quản lý phạm vi dự án:
• Thiết lập các tiêu chí cho mục tiêu của dự án
• Phát triển kế hoạch quản trị cho dự án
• Thiết lập cấu trúc phân tách công việc (Work Breakdown Structure
– WBS)
• Tạo lập đường cơ sở phạm vi (scope baseline)
5
- QUẢN TRỊ DỰ ÁN
5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
- Khái niệm
- Đặc điểm
- Ý nghĩa và vai trò
6
- 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
KHÁI NIỆM
• Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của
quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
• Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục
tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi
tiết để đạt được mục tiêu đã định.
• Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao
gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định
chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.
7
- 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
ĐẶC ĐIỂM
• Mục đích chủ yếu của lập kế hoạch là thiết lập một loạt các chỉ
dẫn chi tiết để hướng dẫn nhóm dự án một cách chính xác về
những gì họ phải làm, khi nào làm, nguồn lực nào cần sử dụng
để tạo ra các thành quả của dự án một cách thành công.
• Kế hoạch phải chứa đựng các phương pháp bảo đảm tính toàn
vẹn (phương tiện kiểm soát).
• Lập kế hoạch là một quá trình lặp đi lặp lại để có kế hoạch tốt
hơn từ những kế hoạch chưa hoàn chỉnh.
8
- 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
Ý NGHĨA CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
• Là cơ sở quản lý tiến độ dự án;
• Là cơ sở để tuyển dụng, bố trí, điều phối nhân lực cho dự án;
• Là căn cứ để dự toán ngân sách và kiểm tra tài chính của dự án
• Là căn cứ để xác định thời gian, chi phí và các yêu cầu về chất
lượng;
• Là cơ sở giúp đảm bảo các mục tiêu dự án;
• Giúp tránh hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro.
9
- 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
• Lập kế hoạch nêu lên mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu
của dự án
• Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể
• Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn, tạo điều kiện
cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao
-> Chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát
điểm của mọi quá trình quản lý.
10
- 5.3. Nội dung cơ bản của lập kế hoạch dự án
• Lập kế hoạch dự án bao gồm 8 bước (Jack và Samuel, 2011):
1. Định nghĩa/xác định dự án
2. Phát triển một chiến lược quản trị rủi ro
3. Xây dựng cấu trúc phân chia công việc
4. Xác định mối quan hệ giữa các công việc
5. Dự toán chi phí
6. Xây dựng tiến độ
7. Phân bổ và điều phối nguồn lực
8. Báo cáo, kết thúc dự án
11
- QUẢN TRỊ DỰ ÁN
5.4. CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH
- Cấu trúc phân tách công việc (WBS)
- Cấu trúc thứ bậc tổ chức (OBS)
- Biểu đồ trách nhiệm (RAM)
12
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
• Khái niệm
Cấu trúc phân tách công việc (WBS – Work Breakdown
Structure) là một danh sách chi tiết các bước cần để hoàn thành
một dự án, là công cụ để phân nhỏ dự án thành các bộ phận.
WBS là một trong những công cụ quan trọng nhất trong quản
trị dự án (Phillips, Brantley và Phillips, 2012).
• WBS cung cấp các thông tin:
– Minh họa rõ nét hơn phạm vi dự án
– Theo dõi tiến triển dự án
– Ước lượng chính xác về thời gian và tiến độ
– Xây dựng nhóm dự án
13
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
Sơ đồ 5.1: WBS dạng sơ đồ (1)
Nghiên cứu khách hàng
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Lên ý tưởng
và lập kế Đề xuất ý tưởng và phê duyệt
hoạch
Lập đội ngũ nhân sự dự án
Thiết lập mục tiêu và kế hoạch sơ bộ
Cài đặt môi trường thiết lập
Setup
Cài đặt AVDs và thiết bị cho testing
Phác thảo các module chính
Thiết kế Phác thảo giao diện và cấu trúc liên kết
Thiết kế App Skins
Tạo content
Phầm mềm
Lập trình Viết code
Thiết lập back-end
Chạy thử ở chế độ debug
Kiểm tra và Kiểm tra
sửa lỗi
Sửa lỗi
Kiểm tra ở chế độ release
Hoàn thiện và Up sản phẩm lên Google Play
giới thiệu sản
phẩm Tiến hành các hoạt động marketing
Đo lường các chỉ số
Phát triển nội dung
Phát triển sản
phẩm Phát triển tính năng
14
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
Sơ đồ 5.2: WBS dạng sơ đồ (2)
Dự án
Công việc Công việc Công việc
1 2 3
Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc Công việc
1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 3.3
15
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
Sơ đồ 5.3: WBS dạng danh sách
1.1 Nghiên cứu tiền dự án 1.1.1 Nghiên cứu nguồn cung ứng
1.1.2 Nghiên cứu sản phẩm
1.1.3 Nghiên cứu thị trường
1.2 Khảo sát 1.2.1 Khảo sát cơ sở bán hàng
1.2.2 Khảo sát vùng sản xuất kinh doanh
1.3 Thủ tục hành chính 1.3.1 Đăng ký kinh doanh, giấy phép
1.3.2 Liên hệ với các bên cung cấp
1.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất 1.4.1 Chuẩn bị vật tư xây dựng
1.4.2 Chuẩn bị vật tư nông nghiệp
1.5 Đào tạo nhân lực 1.5.1 Tuyển chọn
1.5.2 Đào tạo
2.1 Gieo trồng thử nghiệm
2.2 Gieo trồng toàn bộ
2.3 Trang bị cửa hàng
2.4 Chế biến sản phẩm 2.4.1 Thu hoạch
2.4.2 Sơ chế, đóng gói
2.4.3 Vận chuyển, bảo quản
2.5 Quảng bá, xúc tiến 2.5.1 Marketing online
2.5.2 Marketing offline
2.6 Bán hàng và chăm sóc khách hàng
16
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
• Vai trò:
– WBS thiết lập nền tảng hệ thống hóa các công việc vững
chắc, làm cơ sở cho các ước lượng thời gian và chi phí
hiện thực
– WBS cho phép nhà quản trị dự án xây dựng việc giải trình
giữa các thành viên tổ dự án
– WBS dùng để xây dựng lịch biểu hữu dụng.
– WBS tốt sẽ giúp cho các vấn đề cơ bản sớm nảy sinh trong
dự án thay vì nảy sinh muộn.
17
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
• WBS được coi là đã phân tách khi:
– Các công việc cấu thành (component tasks) hoặc các gói công
việc phải là những việc duy nhất có thể phân biệt được với các
công việc khác và dễ xác định bởi những người sẽ thực hiện
công việc.
– Các công việc cấu thành hoặc các gói công việc phải có thời
gian xác định rõ ràng hoặc có thể lập lịch trình được.
– Các công việc cấu thành và các gói công việc phải đủ cụ thể để
thiết lập các giới hạn chi phí và lịch trình bằng các thước đo
chung.
– Trách nhiệm và thẩm quyển đối với các công việc cấu thành
hoặc gói công việc có thể được giao cho một người hoặc một
nhóm.
– Cần thiết phải phân tách một cấu trúc chi tiết công việc mức cao
thành những gói công việc có thể quản lý và phân công được.
18
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
• Các bước xây dựng WBS (Heldman, 2011):
– Bước 1: Bắt đầu từ công việc khái quát nhất
– Bước 2: Đặt tên các công việc
– Bước 3: Tổ chức WBS
• Lưu ý về quy mô của gói công việc:
• Quy luật 8/80
• Thời hạn báo cáo
• Quy luật “liệu điều đó có ích không”: Dễ ước tính công
việc hơn; dễ phân công nhiệm vụ hơn; dễ theo dõi công
việc hơn.
19
- 5.4. Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
1.0
Dự án tổng thể đang được
triển khai
1.2 1.3 1.4
Kết quả chuyển giao
1.2.1 1.3.1 (deliverables) –
Công việc chính của
dự án
1.2.2 1.3.2
Công việc hỗ trợ các kết quả
1.2.3 chuyển giao
(subdeliverables)
1.2.3.1
Gói công việc
1.2.3.2 (Work package)
20
nguon tai.lieu . vn
