Xem mẫu
- Chương 3 bis
TUYÊN BỐ NỘI DUNG HOẠT
ĐỘNG DỰ ÁN
Từ tình huống thực tiễn đến khái
quát khung lý thuyết
- Các buổi học trước
• Đã xây dựng được đội dự án
• Buổi học hôm nay chúng ta thảo luận về
tuyên bố nội dung dự án
- Tình huống 1
Dự án Tin học hoá hệ thống quản lý
• Ông Tuấn là Tổng giám đốc công ty X nhận thấy
có quá nhiều văn bản giấy tờ thực hiện giao dịch
nội bộ, ông cho rằng nên đơn giản hoá thông
qua mạng máy tính nội bộ
• Ông Tuấn giao cho ông Hùng là một kỹ sư tin
học ở bộ phận kỹ thuật thực dự án này.
- Ông Hùng làm gì?
• Ông Hùng không biết rõ là ông Tuấn muốn thực hiện tin
học hoá hệ thống quản lý của công ty nh ư th ế nào?
• Ông Hùng cố khai thác thông tin này nhưng vẫn không
đạt được vì ông Tuấn rất bận.
• Ông Hùng chỉ nghe ông Tuấn thường phàn nàn rằng
quá nhiều hồ sơ, giấy tờ nội bộ. Còn mong muốn cụ thể
thì cũng chưa biết là như thế nào?
• Các đơn vị phòng ban khác thì không quan tâm và
không ông Hùng đang làm gì (chỉ biết ông đang th ực
hiện dự án gì đó?)
- Ông Hùng thực hiện dự án
• Ông Hùng cùng tổ tin học bắt tay thực
hiện dự án và báo cáo tiến độ dự án sau
một thời gian ngắn.
• Tuy nhiên ông Hùng lại gặp khó khăn về
nguồn lực, ông không biết nguồn lực cho
phép của dự án là bao nhiêu. Mọi trường
hợp cụ thể đều phải bàn bạc với ông
Tuấn
- Kết quả đạt được của ông Hùng và
sự kỳ vọng của ông Tuấn
• Cuối cùng Ông Hùng vui vì mình đã thực hiện
được mục tiêu là các văn bản nôi bộ đều thực
hiện thông qua mạng.
• Tuy nhiên, ông Tuấn lại không hài lòng vì ông
cần một hệ thống làm việc hoàn hảo hơn như
họp từ xa, phê duyệt điện tử và những kỹ thuật
hiện đại khác… chứ không chỉ việc chỉ chuyển đi
các văn bản thông qua hệ thống máy tính.
• Ông Hùng bất ngờ...!? Phải chi ông ấy nói từ
trước
- Câu hỏi thảo luận
• Theo bạn nguyên nhân vì sao ông Hùng
không đáp ứng được sự kỳ vọng của Ông
Tuấn
• Nếu bạn là ông Hùng thì bạn sẽ triển khai
dự án này như thế nào?
- Mục tiêu
• Ông Hùng còn mơ hồ về mục tiêu của dự án
• Ông Tuấn yêu cầu: “đơn giản hoá thông qua mạng máy tính n ội
bộ”. Là cách nhà tài trợ mô tả mục tiêu của dự án
• Ông Hùng nên mô tả chi tiết mục tiêu và ph ương pháp th ực hi ện
của ông Tuấn trước khi thực hiện dự án
• Việc chi tiết hoá các mục tiêu và phương pháp th ực hiện là công
việc của nhóm chứ không phải là của nhà tài trợ. N ếu nhà tài tr ợ
làm điều này thì sẽ triệt tiêu tính sáng tạo của đội dự án (Hackman)
- Thiếu sự tuyên bố
• Mọi người trong công ty không hiểu đều ông Hùng làm
phục vụ cho mục đích gì của Công ty.
• Họ chưa được thống báo để biết.
• Ông Hùng chưa được giao quyền sử dụng nguồn lực để
thực hiện dự án (mọi thứ đều bàn bạc với ông Tuấn)
• Ông Hùng chưa danh chính, ngôn thuận huy động các
đơn vị khác trong tổ chức để lấy ý kiên hay sự giúp đ ỡ.
- Tình huống 2
Dự án bảo tồn đồng cỏ Bàn
• Ông Trần đại diện cho nhà tài trợ là Hội
Sếu Quốc tế ở Việt Nam để triển khai dự
án bảo tồn Đồng cỏ bàn.
• Ông cho tìm đến ông Mạnh để triển khai
dự án và cung cấp cho cho Mạnh về mục
tiêu của dự án:
- Mục tiêu dự án của ông Trần
(Đã nêu trong báo cáo nghiên cứu khả thi)
– Bảo tồn đồng cỏ bàn thông qua nâng cao đời
sống cho người dân từ cây cỏ bàn.
– Ba nhóm mục tiêu cụ thể:
• Nâng cao năng lực cộng đồng sản xuất hàng th ủ
công mỹ;
• Bảo tồn đồng cỏ bàn;
• Tư vấn chính sách bảo tồn đồng cỏ cho chính quyền
địa phương;
- Từ mục tiêu đến kế hoạch
• Các nhóm công việc cụ thể được xác định
– Nhóm công việc nâng cao năng lực cộng đồng
– Nhóm công việc bảo tồn
– Nhóm công việc tham mưu xây dựng chính sách bảo t ồn đ ồng
cỏ ở địa phương.
• Các nhóm công việc được mô tả khá chi tiết các nội
dung: tiến độ, chi phí, trách nhiệm thành viên, nhà t ừ t ư
vấn…
- Ông Trần và bản kế hoạch của ông Mạnh
• Sau khi lên kế hoạch chi tiết, ông Mạnh gửi đến ông Trần đ ể phê
duyệt.
• Tuy nhiên ông Trần không có ý kiến về bản k ế ho ạch của Ông
Mạnh, Ông Mạnh không có bản kế hoạch nhà tài trợ phê duyệt.
• Ông Mạnh cứ theo bản kế hoạch của mình th ực hiện. Các bên có
liên quan đến dự án biết được ý đồ của bản kế hoạch này (chính
quyền địa phương, cộng đồng, các thành viên trong đội).
- Khó khăn khi giải ngân
• Ông Mạnh không hiểu gì sao ông Trần không góp ý cho b ản k ế
hoạch.
• Nhưng mỗi lần ông Mạnh yêu cầu ông Trần giải ngân cho d ự án thì
ông Trần lại yêu cầu ông Mạnh báo cáo công việc triển khai và
những công việc tiếp theo cần ngân sách.
• Ông Mạnh thật sự đau đầu với những lần tranh luận với ông Trần
về các khoản sắp chi cho dự án vì các thành viên trong đ ội đang
cần nguồn lực để thực hiện
- Vấn đề tuyển dụng nhân sự
• Trong kế bản kế hoạch ông Mạnh có đề
cập đến nhân sự thực hiện công tác quản
lý địa bàn, am hiểu tiếng Campuchia.
• Tuy nhiên khi ông Mạnh tuyển dụng nhân
sự thì ông Trần lại phàn nàn rằng Ông
Mạnh không xin ý kiến của ông.
- Tranh luận điều chỉnh mục tiêu
• Trong mục tiêu nâng cao năng lực cộng đồng từ
sản xuất các mặt hàng thủ công khi tập trung
sản xuất vào hợp tác xã.
• Ông Mạnh đề xuất nên phát triển thêm loại
nguyên liệu khác không phải là cây bàn nhưng
ông cho rằng ông Mạnh đã đi sai mục tiêu
- Thảo luận
• Những tồn tại trên là do đâu?
• Nếu bạn là ông Mạnh bạn sẽ làm gì trong
những ngày đầu khi triển khai dự án?
- Thiếu sự cam kết của nhà tài trợ
• Ông Trần không có ý kiến về bản tuyên bố và kế hoạch
triển khai dự án. Đó là sự thiếu cam kết của nhà tài tr ợ.
• Ông không giải ngân theo kế hoạch là do ông chưa phê
duyệt ngân sách (có thể ông không hiểu về tầm quan
trọng của bản kế hoạch)
• Khi các công việc trong kế hoạch được thực hiện thì
ông Trần phản đối là do ông chưa hiểu nội dung của
bản kế hoạch (tuyển dụng, điều chỉnh mục tiêu)
• Không phê duyệt bản kế hoạch đồng nghĩa với chưa
giao quyền cho nhà quản lý cụ thể (tuyển dụng)
- Nội dung của bản tuyên bố dự án
• Tên nhà tài trợ
• Mối liên hệ giữa mục tiêu dự án và mục tiêu tổ chức
• Những lợi ích của dự án đối với tổ chức
• Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc
• Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của dự án
• Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực dành
cho nhóm dự án
• Quyền hạn của nhà quản lý dự án
• Chữ ký của nhà tài trợ
- • Ông Tuân ko nói rõ mục đích
• Ko cho ông Hùng biết rõ quyền hạn
• Kô có sự hỗ trợ
– Tại ông tuấn: ko nói rõ
– Hùng: ko đề xuất mục
Yêu cầu rõ
Quyền và trách nhiệm
Hỗ trợ của các PBan
nguon tai.lieu . vn
