Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 - ĐH Công nghiệp TP.HCM

08/09/2012 TRƯỜNGĐẠI HỌC CÔNGNGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOACÔNG NGHỆ Quản lý giao tiếp trong dự án QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHƯƠNG9: QUẢN LÝ TRUYỀNTHÔNGDỰ ÁN 1 Mục tiêu của bài học Hiểu được tầm quan trọng của truyền thông tốt khi làm việc với dự án và mô tả các thành phần chính của một kế hoạch quản lý giao tiếp Hiểu được qui trình Quản lý truyền thông Cung cấp một số phương pháp cải tiến truyền thông Mô tả cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý truyền thông 2 9.1 Tầm Quan trọng của Truyền thông tốt Nỗi sợ hãi lớn nhất đối với dự án là thất bại (kém) truyền thông. Các nhà chuyên môn về CNTT không phải là người truyền thông tốt Các nghiên cứucho thấy nhà chuyên mônCNTT phải cókhả năng truyền thông hiệu quả để có thể thăng tiến trong nghề nghiệp Kỹ năng nói là yếu tố chủ yếu để thăng tiến nghề nghiệp đối với các nhà chuyên mônCNTT 3 4 9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông Các quá trình bao gồm: Lập kế hoạch truyền thông: xác định thông tin và nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan. Phân phối thông tin: có thể dùng thông tin cần thiết đúng lúc. Báo cáo hiệu suất: thu thập và phổ biến thông tin về hiệu suất Kết thúc hành chính: tạo, thu thập, và thông tin để hợp thức hóa kết thúc dự án / giai đoạn 9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông Project Communications Management Summary 5 6 1 08/09/2012 a. Lập kế hoạch Mỗi dựán cần có kếhoạch quản lý truyền thông, là tài liệu hướng dẫn truyền thông trong dựán. Phân tíchcác bên liênquan trong truyền thông dự án cũng như hỗ trợ qui trình lập kế hoạch truyền thông. Nội dung của kếhoạch quản lý Truyền thông: Mô tả việc thu thập cácloại thông tin khác nhau Cấu trúc phân phốimô tả thông tin đến với ai, khi nào và bằng cách nào Định dạng thông tin để truyền thông. Lịch biểu tạo thông tin Các phương pháp truy cập để nhận thông tin Phươngpháp cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông theo tiến độ của dự án Phân tích truyền thông với cácbên liên quan 7 a. Lập kế hoạch (tt) Sample StakeholderAnalysis for ProjectCommunications 8 b. Phân phối thông tin Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm và đúng định dạng cũng quan trọng như tạo thông tin Các yếu tố quan trọng cần xét: Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin Các phương pháp hình thức và không hình thức để phân bố thông tin hóa kết thúc dự án / giai đoạn 9 Importanceof Face-to-Face Communication Tầm quan trọng của truyền thông mặt đối mặt (Importance of Face-to-Face Communication) Nghiên cứu về tương tác mặt đối mặt nói rằng: 58% của truyền thông là thông qua ngôn ngữ cơ thể 35% của truyền thông là thông qua những lời nói như thế nào 7% của truyền thông là thông qua các nội dung hoặc các từ được nói 11 Phân phối thông tin một cách hiệu quả và kịp thời Phân phối thông tin một cách hiệu quả và kịp thời (Distributing Information in an Effective and Timely Manner) Đừng che dấu thông tin quan trọng Đừng lo sợ về một báo cáo thông tin xấu Thông qua truyền thông trong những cuộc họp và các cuộc đàm phán chính thức thì những thông tin quan trọng và xấu sẽ được phơi bày 10 Importanceof Face-to-Face Communication Hãy chú ý nhiều hơn những từ thực tế của một người nói Ngữ điệu của giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của một người nói nhiều hơn những gì mà anh ta hoặc cô ta nói 12 2 08/09/2012 Encouraging More Face-to-Face Interactions Media Choice Table Khuyến khích nhiều tương tác mặt đối mặt (Encouraging More Face-to-Face Interactions) Thường xuyên tổ chức cáccuộc họp “ngắn”sẽ rất hiệu quả trong các dựán CNTT Tổ chứcnhững cuộc hộp giữa mọi người đểchỉ ra rằng cái họ thật sự cần thiếtvề vấn đề truyền thông là gì Một số công ty có chính sách ngăn chặn việcsử dụng e-mail giữanhững giờ nhất định hoặc thậm chí toàn bộ ngày trong tuần 13 14 Determining the Number of Communications Channels Determining the Number of Communications Channels (xác định số kênh truyền thông) Khi số lượng người thamgia tăng, sự phức tạp của thông tin liên lạc tăng lên bởi vì thôngtin liên lạc nhiều kênh, nhiều đường mà qua đó mọi người có thể giao tiếp Numberof communicationschannels= n(n-1)/2,wheren is the numberof people involved Example The Impact of the Number of People on Communications 15 16 c. Báo cáo hiệu suất Báo cáo hiệu suất giúp các bên tham gia biết thông tin về sử dụng tài nguyên để đạt các mục tiêu của dự án Báo cáo tình trạng mô tả dựán đang ở giai đoạn nào Báo cáo tiến độ mô tả nhóm dự án đã đạt những gì trong một khoảng thời gian. Dự báo dự án: tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển Các buổi họp đánh giá tình trạng thường có báo cáo hiệu suất d. Kết thúc hành chính Dự án đòi hỏi phải có giai đoạn kết thúc Kết thúc hành chính (Administrative closure) tạo ra: Tài liệu lưu trữ về dự án Chấp nhận chính thức Các bài học rút ra 17 18 3 08/09/2012 Expectations ManagementMatrix Expectations Management Matrix (Kỳ vọng Quản lý Matrix) 9.3 Cải tiến truyền thông Tìm hiểu các nội dung sau Quản lý xung đột hiệu quả Phát triển kỹ năng truyền thông tốt hơn Họp hiệu quả hơn Dùng email hiệu quả Dùng các mẫu trong truyền thông dự án 19 20 a. Quản lý xung đột hiệu quả Giải quyết vấn đề: trực tiếp đối mặt với xung đột; Xung đột có thể là tốt hoặc xấu. Nghiên cứu của Karen Jehn cho rằng xung đột liên quan đến công việc thường cải tiến hiệu suất làm việc của nhóm, nhưng xung đột về tình cảm thường làm giảm hiệu suất làm việc. Sau đây là một số phương thức giải quyết xung đột: Thỏa hiệp: dùng tiếp cận cho và nhận. Làm trơn (Smoothing): nhấn mạnh những điểm đồng tình và bỏ qua những khác biệt. Áp đặt (Forcing): dùng tiếp cận thắng-thua. Rút lui: rút lui do không đồng tình. b. Phát triển kỹ năng truyền thông tốt hơn Các công ty thường không chú ý đến tầm quan trọng của phát triển kỹ năng nói, viết, và nghe. Khi công ty ngày càng mang tính toàn cầu, họ ý thức rằng cần phải đầu tư để cải tiến truyền thông với những người có ngôn ngữ và văn hóa khác nhau. Để cải tiến truyền thông cần có sự lãnh đạo 21 22 c. Họp hiệu quả hơn Xác định có nên tránh được buổi họp nào không Xác định mục đích và kết quả đạt được của buổi họp Xác định những người tham gia cuộc họp Cung cấp chương trình họp cho người tham gia trước buổi họp Chuẩn bị tài liệu và các hỗ trợ trực quan Tiến hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp Xây dựng quan hệ d. Dùng email hiệu quả Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả Bảo đảm gởi e-mail đến đúng người Giới hạn nội dung cho một chủ đề chính, càng rõ ràng và súc tích càng tốt Giới hạn số lượng và kích thước các tập tin đính kèm Xóa các email không cần thiết, và không đọc email nếu lo ngại có vấn đề Bảo đảm luôn cập nhật phần mềm chống virút (virus) Trả lời nhanh các email Học cách sử dụng các tính năng hữu ích 23 24 4 08/09/2012 ... - tailieumienphi.vn