Xem mẫu
- KIỂM SOÁT DỰ ÁN
ThS. Nguyễn Khắc Quốc
IT Department – Tra Vinh Univ ersity
1
- Ba mảng công việc chính:
+ Giám sát tiến độ dự án so với kế hoạch đề ra;
+ Phát hiện và giải quyết các vấn đề nảy sinh;
+ Trường hợp vấn đề không giải quyết được, điều
chỉnh lại kế hoạch và thông báo tất cả các bên liên quan.
- Kiểm soát dự án tập trung xử lý những khâu vướng mắc, và
không để ý đến những khâu công việc trôi chảy.
- Chính vì vậy có thể coi đây là một dạng quản lý theo ngoại lệ.
2
- 12.1 Giám sát dự án
- Ở mỗi cấp quản lý, việc giám sát dự án đòi hỏi những yêu
cầu riêng và có thể tiến hành theo các cách khác nhau.
- Ta sẽ xét từ phía Ban chỉ đạo (Ban giám đốc) dự án và từ
phía khách hàng (người sử dụng).
Giám sát dự án từ phía Ban chỉ đạo dự án
Ban chỉ đạo dự án:
+ 01 Trưởng ban phụ trách chung (Giám đốc)
+ 01 Phó ban phụ trách điều hành (P.Giám đốc ĐH)
3
- 12.1 Giám sát dự án (tt)
PGĐ điều hành:
+ Theo dõi tiến độ
+ Trực tiếp giám sát các cán bộ chuyên môn
- Đối với việc lập trình, chỉ có hai số “0 và 100” là có thể dùng
để đo tiến độ thực hiện.
Vì vậy:
- Đi giám sát nhân viên và phản ứng kịp thời đối với mọi tình
huống có thể dẫn đến sự chậm trễ.
4
- 12.1 Giám sát dự án (tt)
* PGĐ điều hành cần tiến hành giám sát đến mức nào?
+ Phụ thuộc vào trình độ của các lập trình viên
+ Tăng cường giám sát sự trao đổi giữa các chương
trình.
+ Lúc bắt đầu là lúc đòi hỏi phải theo dõi nhiều hơn.
* PGĐ điều hành làm thế nào để giám sát được nhân viên mà
không gây "nhiễu", không cản trở công việc của họ?
+ Giám sát không chính thức như: ghé thăm, trò
chuyện
+ Giám sát chính thức: qua các cuộc họp hay hội ý
thường kỳ hàng tuần.
5
- 12.1 Giám sát dự án (tt)
GĐ dự án:
+ Dự án phát triển chậm hơn so với kế hoạch
+ Chi phí sử dụng vượt quá ngân sách.
+ Vấn đề con người. Mặc dù là mối tiếp xúc thường
- Có những vấn đề mà các thành viên muốn gặp trực tiếp GĐ
DA
- GĐ DA cần giữ liên hệ với đội ngũ nhân viên là người nhạy
bén, bằng trực cảm kịp thời phát hiện các vấn đề này.
- Các vấn đề về giao tiếp với lãnh đạo cấp trên với khách
hàng.
- Cần đặc biệt chú ý với các cuộc nói chuyện điện thoại các
công văn bắt đầu bằng câu “tại sao tôi lại không hay biết gì
về…"
6
- 12.1 Giám sát dự án (tt)
Giám sát dự án từ phía các cấp quản lý cao hơn
+ Các kết quả cuối cùng của dự án;
+ Dự án sẽ hoàn thành đúng thời hạn hay không?
+ Dự án sẽ đem lại lợi ích như dự tính hay không?
+ Khách hàng hoàn toàn thoả mãn?
- Các vấn đề về con người trong ê- kíp của chính GĐ dự án.
- Các cấp lãnh đạo trên cần giúp đỡ trong những vấn đề mà
GĐ dự án không thể tự mình giải quyết được.
- Và nếu bản thân GĐ dự án có vấn đề…
7
- 12.1 Giám sát dự án (tt)
Giám sát dự án từ phía khách hàng
Khách hàng cũng có thể giám sát dự án theo đường chính
thức:
+ Yêu cầu cung cấp các báo cáo định kỳ để nắm được
tiến độ dự án cũng như các khuynh hướng dự báo,
+ Tham dự phiên họp của ban chỉ đạo dự án hoặc dịp
kết thúc các giai đoạn lớn.
+ Khách hàng có thể thường xuyên gặp gỡ Ban chỉ
đạo dự án để nắm tình hình.
8
- 12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề
Các vấn đề thường hay gặp nhất trong quản lý dự án:
+ Các vấn đề về nhân sự 1-5% (nhưng được ưu tiên
cao nhất)
+ Các vấn đề về kinh phí 10-20%
+ Các vấn đề về lịch biểu 90-95%
9
- 12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Các vấn đề về lịch biểu
Vấn đề hay gặp nhất đối là kéo dài thời hạn.
Nguyên nhân:
+ Thứ tự ưu tiên thay đổi
+ Hàng đặt được đưa đến không đúng thời hạn
+ Ước lượng sai nhiều
Cần xem:
Những vấn đề có nằm trên đường găng không
Phản ứng thường gặp trong trường hợp này là "Thôi được,
chúng ta sẽ (bằng cách nào đấy) đẩy nhanh các công việc để
bù lại" . Nhưng phải chăng đây là một hình thức lảng tránh vấn
đề, vì trên thực tế rất hiếm khi chúng ta có thể kết thúc nhanh
các công việc sau để bù lại như chúng ta thường an ủi.
10
- 12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Xử lý khi một công việc kéo dài:
- Nếu là công việc đang thực hiện dở, có thể thử khắc phục
bằng cách tăng cường các biện pháp quản lý.
- Nếu là các vấn đề thuộc về kỹ thuật, hãy huy động sự giúp
đỡ của các chuyên gia.
- Nếu do cá nhân lập trình viên kỹ thuật gây ra, hãy tìm hiểu
xem hoàn cảnh, cuộc sống riêng tư của người đó có gặp khó
khăn gì không. Hãy trò chuyện cởi mở, khuyến khích động
viên, áp dụng các biện pháp thưởng phạt cần thiết.
Người quản lý cần cố gắng giải quyết các vấn đề nhân sự
bằng cách gặp gỡ, nói chuyện trực tiếp với nhân viên,
chứ không chỉ thông qua các nhóm trưởng.
11
- 12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Nếu các nỗ lực về quản lý không đem lại kết quả:
+ Xem xét phương án bổ sung nguồn lực, (Chú ý)
+ Phương tiện để thúc đẩy nhanh công việc.
+ Có thể huy động làm thêm giờ,
+ Những công việc nào có thể thực hiện song song,
+ Hãy dùng biện pháp quản lý, nói khéo hoặc ngược
lại, làm găng, thậm chí đe doạ nếu cần thiết.
- Nếu tất cả các giải pháp trên đều không có hiệu quả, hãy
dũng cảm chấp nhận và tuyên bố đẩy lùi thời hạn dự án.
- Đây là cách phổ biến nhất và trong chừng mực nào đó là tốt
nhất vì như vậy ít rủi ro nhất.
12
- 12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Phát hiện và giải quyết các vấn đề ngay từ trước khi
chúng xảy ra
Một số dấu hiệu "báo động” dự án có vấn đề:
+ Làm việc không có kế hoạch.
+ Các yêu cầu về chức năng không rõ ràng hoặc hoàn
toàn không được xác định.
+ Ước lượng đại khái hoặc tuỳ tiện, hoặc bị áp đặt.
13
- 12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Phát hiện và giải quyết các vấn đề trong khi triển khai
Trong quá trình triển khai các dự án thường gặp các vấn đề
sau đây:
+ Đề xuất hoặc đề nghị thay đổi hoặc đặc tả chức
năng.
+ Tài liệu chưa biên soạn xong.
+ Và thử nghiệm khi thiết kế chưa kết thúc.
+ Các báo cáo định kỳ.(báo cáo sau không có gì mới
so với báo cáo trước, thì chắc chắn dự án có vấn đề).
+ Các thay đổi về lịch biểu báo cáo trong định kỳ.
+ Người có trách nhiệm lâu không thấy xuất hiện.
+ Người sử dụng không thoả mãn.
14
- 12.2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề (tt)
Phát hiện và giải quyết các vấn đề ở giai đoạn cuối
Đặc biệt chú ý đến các vấn đề sau đây:
+ Thiếu giờ máy.
+ Làm ngoài giờ quá nhiều. (Một tuần, không nên để
nhân viên làm ngoài giờ quá hai buổi).
+ Các cấp quản lý phía trên "quan tâm".
Kết luận:
- Người làm quản lý dự án cần luôn giữ tay theo dõi mạch đập
của dự án, phản ứng kịp thời với mọi vấn đề phát hiện ra, và
bất kỳ trong tình huống nào cũng vẫn phải bình tĩnh, vững
vàng.
- Nếu như không có những vấn đề xảy ra như vậy, thì người ta
đã chẳng cần đến nhà quản lý dự án làm gì.
15
- 12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo
- Tổ dự án cần phải giao tiếp với nhau và thế giới bên ngoài.
Các cuộc họp và các báo cáo chính là nhằm mục đích này.
-Các cuộc họp có thể được phân ra làm ba loại:
+ Các cuộc họp định kỳ để thảo luận tình hình triển
khai dự án.
+ Các cuộc họp nhằm xem xét tổng quan sản phẩm,
phát hiện và chỉnh sửa các vấn đề thuộc về kỹ thuật.
+ Các cuộc họp về quản lý, báo cáo với các cấp có liên
quan về tiến độ dự án.
16
- 12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
* Các cuộc họp định kỳ
Mục đích và thành phần
+ Các cuộc họp định kỳ hàng tuần với sự tham gia của
tất cả các thành viên tổ dự án.
+ Là dịp để các bộ phận báo cáo với Ban chỉ đạo về
tiến độ dự án và những vấn đề nảy sinh.
+ Đối với các dự án lớn, bao gồm nhiều đơn vị, nhiều
nhóm làm việc, các cuộc họp định kỳ nên chia thành hai hay
ba phần (hai hay ba cuộc họp nhỏ).
Nên bố trí họp định kỳ vào ngày nào trong tuần?
+ Nên bố trí họp định kỳ vào cuối tuần- tốt nhất vào
chiều thứ 6 hay sáng thứ 7.
17
- 12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
Các báo cáo định kỳ
Mục đích và số trang
+ Hình thức giao tiếp chủ yếu của dự án với bên ngoài
là các báo cáo định kỳ,
+ Báo cáo phải ngắn gọn và theo mẫu quy định sẵn,
không quá hai ba trang giấy A4:
(phần tường thuật tối đa 01 trang, tiếp đến 01 hoặc 02
chỉ cần không quá 30 phút là có thể chuẩn bị xong).
Định kỳ ra báo cáo
- Báo cáo hàng tuần, hai tuần hay hàng tháng... là tuỳ thuộc
vào thời gian cần thiết để hoàn thành một khối lượng công
việc trung bình trong dự án.
18
- 12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
Nội dung báo cáo định kỳ
1. Các hoạt động và kết quả thu được từ báo cáo trước
2. Các vấn đề nảy sinh
3. Các vấn đề đã giải quyết
4. Các vấn đề còn tồn tại
5. Lịch biểu mới đối chiếu với kế hoạch
6. Đối chiếu chi phí thực tế với dự tính ngân sách
7. Kế hoạch tuần sau
19
- 12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan
kỹ thuật và các báo cáo (tt)
Các cuộc họp tổng quan kỹ thuật
- Các cuộc họp tổng quan là tốn kém và mất thời gian. Vì vậy,
cần biết tổ chức sao cho có hiệu quả.
+ Lên lịch họp, phân chia rõ thời gian để thảo luận
+ Gửi sớm lịch họp và các tài liệu cần thiết
+ Bố trí địa điểm họp sao cho không bị quấy nhiễu.
+Có người điều khiển phiên họp theo chương trình
+ Dành đủ thời gian để bàn các công việc đã ký kết;
kiên quyết yêu cầu giữ đúng tiến độ
20
nguon tai.lieu . vn
