Xem mẫu
- CHÖÔNG 9:
KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN
(PROJECT CONTROL)
_________________________________________________________________
I. TOÅNG QUAN:
Kieåm soùat döï aùn laø hoïat ñoäng cuoái cuûa giai ñoïan trieån
khai trong chu kyø hoïat ñoäng cuûa döï aùn.
Kieåm soùat taäp trung chính leân 3 laõnh vöïc chính:
• Möùc ñoä thöïc hieän (Performance)
• Chi phí (Cost)
• Thôøi gian (Time)
VÌ SAO CAÀN KIEÅM TRA MÖÙC ÑOÄ THÖÏC HIEÄN?
• Caùc vaán ñeà kyõ thuaät phaùt sinh
• Khoâng ñuû nguoàn löïc khi caàn ñeán
• Caùc vaán ñeà veà chaát löôïng xuaát hieän
• Khaùch haøng yeâu caàu thay ñoåi ñaëc tính kyõ thuaät
• Söï phöùc taïp xuaát hieän
• Caùc phaùt minh môùi aûnh höôûng ñeán döï aùn
VÌ SAO CAÀN KIEÅM TRA CHI PHÍ?
____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 1
- • Caùc khoù khaên kyõ thuaät yeâu caàu nhieàu nguoàn löïc hôn
• Qui moâ coâng vieäc gia taêng
• Giaù thaàu ban ñaàu quaù thaáp
• Caùc baùo caùo keùm hoaëc khoâng ñuùng haïn
• Hoïach ñònh ngaân saùch khoâng phuø hôïp
• Coâng taùc kieåm tra chænh söaû khoâng thöïc hieän ñuùng luùc
• Chi phí ñaàu vaøo thay ñoåi
VÌ SAO CAÀN KIEÅM TRA TIEÁN ÑOÄ THÖÏC HIEÄN DÖÏ AÙN?
• Caùc khoù khaên kyõ thuaät caàn nhieàu thôøi gian hôn ñeå xöû
lyù so vôi khi hoïach ñònh
• Thôøi gian öôc löôïng ban ñaàu laø quaù laïc quan
• Trình töï coâng vieäc laø sai
• Caùc ñaàu vaøo ñöôïc yeâu caàu (vaät tö, nhaân söï, thieát bò)
khoâng coù khi caàn ñeán
• Caùc coâng vieäc caàn thieát phía tröôùc ñaõ khoâng hoøan
thaønh
• Khaùch haøng thay ñoåi yeâu caàu => laøm laïi
• Luaät leä chính phuû thay ñoåi
______________________________________________________________________________
2
- Kieåm soaùt döï aùn = giaùm saùt + so saùnh + hieäu chænh
Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting
A Good thing, not domination !
Giaùm saùt: Thu thaäp, ghi cheùp vaø baùo caùo thoâng tin
lieân quan ñeán taát caû caùc laõnh vöïc döï aùn => kieán
nghò caàn thieát nhaèm caøi tieán hoaït ñoäng cuûa döï aùn
So saùnh: caùc thoâng tin naày vôùi keá hoaïch vaø caùc yeâu
caàu ñeà ra
Hieäu chænh: Thöïc hieän caùc bieän phaùp hieäu chænh
nhaèm ñaït muïc tieâu döï aùn
Coù nhieàu phaàn meàm giuùp ñôû PM taêng toác ñoä
vaø hieäu quaû giaùm saùt döï aùn, eg: MS Project
2002 (Gantt Chart) Giuùp so saùnh hieän traïng
döï aùn vôùi keá hoaïch
____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 3
- QUAÙ TRÌNH KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN
Establish
baseline plan
(schedule,
budget)
Start project
Wait
until
next
report During each
report period
Collect data on Incorporate changes
actual performance into project plan
(schedule, costs) (scope, schedule,
budget)
Calculate updated project
schedule,
budget, and forecasts
Analyze current status
compared to plan
(schedule, budget)
“Project Management
is a proactive
approach to
controlling a No
project”. Are
corrective
actions
Yes
Identify corrective
actions
and incorporate
associated changes
______________________________________________________________________________
4
- Söû duïng keá hoaïch DA ban ñaàu laø cô sôû chính ñeå ñieàu
phoái döï aùn
Giaùm saùt vaø caäp nhaät thöôøng xuyeân keá hoaïch ban ñaàu
phaûn aûnh hieän traïng cuûa döï aùn
Chaát löôïng giao tieáp laø yeáu toá then choát. Möùc ñoä thoâng
tin tuyø thuoäc caáp quaûn lyù
PM phaûi tham gia vaùo quaù trình kieåm tra ñaûm baûo caùc
thay ñoåi laø phuø hôïp, vaø ñöôïc pheâ chuaån
Chaát löôïng vaø möùc ñoä baùo caùo phaûi ñaùng tin caäy, thoáng
nhaát vaø phuø hôïp vôùi töøng caáp trong nhoùm döï aùn
CAÙC THOÂNG TIN CAÀN PHAÛI GIAÙM SAÙT
• Tình hình coâng vieäc so vôùi keá hoaïch
• Khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc hoaøn thaønh
• Chaát löôïng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän
• Caùc chi phí so vôùi keá hoaïch
• Thaùi ñoä cuûa nhaân söï tham gia trong döï aùn
• Söï hôïp taùc giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn
Ngoaøi coâng vieäc, tieán ñoä vaø chi phí:
______________________________________________________________________________
5
- Laõnh vöïc caàn quan taâm: Möùc ñoä giao tieáp vaø hôïp taùc
giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn
• Möùc ñoä söû duïng trang thieát bò maùy moùc
Döï aùn caøng phöùc taïp => toán nhieàu thôøi gian ñeå giaùm saùt
vaø kieåm tra Khaéc phuïc: Baùo caùo ñôn giaûn
Muïc ñích cuûa heä thoáng giaùm saùt laø thu thaäp vaø baùo
caùo döõ lieäu
Muïc ñích cuûa heä thoáng kieåm tra laø xem xeùt sai leäch
giöõa thöïc teá vaø keá hoaïch
CAÙC DAÏNG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN
3 daïng:
• Kieåm soaùt thôøi gian (Time)
• Kieåm soaùt chi phí (Cost)
• Kieåm soaùt caùc yeâu caàu veà chaát löôïng
Heä thoáng kieåm soaùt chi phí/ tieán ñoä – C/SCSC
(Cost/Schedule Control System Criteria)
______________________________________________________________________________
6
- Kieåm soaùt beân trong (Internal control)
Kieåm soaùt beân ngoaøi (External control): Audit
thöôøng döï aùn lôùn, döï aùn chính phuû
______________________________________________________________________________
7
- MOÂ HÌNH HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT
Heä thoáng ñôn giaûn (simple system)
Heä thoáng phöùc taïp cao caáp (high level system)
Ñaàu vaøo Ñaàu ra
Quùa trình
Thoâng tin phaûn hoài
ÑAËC ÑIEÅM CUÛA HEÄTHOÁNG KIEÅM SOÙAT TOÁT
• Neân linh hoïat (flexible)
• Neân coù chi phí hieäu quaû (cost effective)
• Phaûi höõu ích thaät söï
• Phaûi thoûa maõn caùc yeâu caàu thöïc teá cuûa DA
• Phaûi vaän haønh theo ñuùng thôøi gian
______________________________________________________________________________
8
- • Heä thoáng hoïat ñoäng chính xaùc
VÌ SAO CAÀN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOÙAT?
• Ñaûm baûo tieán ñoä – chi phí – chaát löôïng coâng vieäc
• Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà ñang tieán trieån vaø söï
chaäm treå cuûa döï aùn xöû lyù vaán ñeà
• Deå daøng trao ñoåi thoâng tin giöõa caùc nhoùm vaø
thaønh vieân trong döï aùn
• Phaûn öùng nhanh hôn vôùi caùc coâng vieäc khoâng
phuø hôïp
• Taùi khaúng ñònh nhöõng cam keát
• Ruùt ra baøi hoïc cho nhöõng döï aùn khaùc
KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN CAÀN ÑÖÔÏC THÖÏC HIEÄN NHÖ
THEÁ NAØO?
Caàn phaûi thöïc hieän thöôøng xuyeân trong suoát
chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn
______________________________________________________________________________
9
- Caàn phaûi ñöa vaøo trong keá hoaïch döï aùn
Caàn phaûi ñöôïc hieåu vaø coù söï tham gia cuûa taát
caû caùc thaønh vieân cuûa döï aùn
Caàn phaûi goàm:
• Xem xeùt laïi keá hoaïch coâng vieäc
• Trao ñoåi thoâng tin vaø baùo caùo thöôøng xuyeân
giöõa Ban QLDA vaø nhaân vieân
• Thaêm hieän tröôøng döï aùn
• Heä thoáng giaùm saùt vaø ñieàu tra maãu
CAÙC DAÏNG BAÙO CAÙO
a) Daïng thöôøng xuyeân (routine):
• Ñònh kyø (haøng tuaàn, haøng thaùng…) hoaëc theo caùc coät
moác thôøi gian
• Chính xaùc hôn: bao goàm tieán ñoä, chi phí, chaát löôïng
caùc coâng vieäc
b) Daïng ngoaïi leä (exception): 2 tröôøng hôïp:
• Thöù nhaát, baùo caùo söï coá tröïc tieáp cho nhöõng thaønh
vieân coù traùch nhieäm chính trong vieäc RQÑ
______________________________________________________________________________
10
- • Thöù hai, khi moät quyeát ñònh ñöôïc thöïc hieän treân cô sôû
ngoaïi leä vaø muoán thoâng baùo cho caùc nhaø quaûn lyù
khaùc bieát
caàn nhanh hôi thieáu chính xaùc khoâng chính
thöùc
c) Daïng phaân tích ñaëc bieät (special analysis):
• Phoå bieán caùc keát quaû nghieân cöùu ñaëc bieät ñöôïc thöïc
hieän trong döï aùn.
• Ví duï: vieäc söû duïng vaät lieäu thay theá, ñaùnh giaù quaù
trình saûn xuaát, naêng löïc caùc phaàn meàm môùi ...
CAÙC VAÁN ÑEÀ KHOÙ KHAÊN TRONG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN
Chæ nhaán maïnh ñeán 1 yeáu toá (nhö chi phí, boû qua tieán ñoä
hoaëc chaát löôïng)
Qui trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hoaëc söï khoâng
ñoàng yù
Thoâng tin ñöôïc baùo caùo khoâng chính xaùc hoaëc khoâng
ñaày ñuû
Thaùi ñoä baûo thuû thoâng tin bò thieân leäch, thaønh kieán
______________________________________________________________________________
11
- Quan ñieåm khaùc nhau giöõa caùc nhaø quaûn lyù veà caùc vaán
ñeà coøn tranh caûi
Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin vaø keá toaùn bò sai leäch
II. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ CUÛA DÖÏ AÙN
Caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng
leõ cho moãi nhoùm coâng vieäc
Moãi baùo caoù chi phí goàm:
Moâ taû coâng vieäc
Tieán ñoä thöïc hieän
Ngöôøi chòu traùch nhieäm
Phaân boå chi phí theo thôøi gian
Yeâu caàu veà nguoàn löïc (nhaân löïc, thieát bò…)
Vôùi moãi baùo caùo chi phí: xem xeùt söï khaùc bieät giöõa
chi phí thöïc teá vaø chi phí ñaõ ñöôïc döï truø
phaân tích khaùc bieät veà chi phí laø chöa ñuû (khoâng
bieát % khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc hoaøn thaønh & chi
phí trong töông lai caàn ñeå hoaøn thaønh döï aùn).
______________________________________________________________________________
12
- Ki m soát- i u ch nh chi phí:
- Giám sát ho t ng chi phí.
- B o m có s thay i h p lý.
- Thông báo nh ng thay i, bi n ng n ngư i có
th m quy n.
- Công c ki m soát chi phí: EV (Earned Value):
+ EV là m t k thu t o lư ng s th c hi n d án thông
qua tích h p các d li u v ph m vi, th i gian và chi phí.
+ Cho ra m t ư ng chi phí (Cost Base Line).
+ Các thu t ng trong EV:
Thu t ng nh nghĩa Cách tính
Giá tr trù tính Chi phí d trù cho
(PV-Planned công vi c s ư c
Value) th c hi n trong m t
th i gian nh
trư c
Chi phí th c s Chi phí th c t
(AC-Actual Cost) th c hi n công vi c
Giá tr thu ư c Giá tr công vi c ã PV x X% ngày hoàn
(EV) ư c hoàn thành thành
Bi n ng chi phí - CV0: không
phát sinh
Bi n ng l ch - SV0: nhanh hơn
______________________________________________________________________________
13
- Variance)
Ch s th c hi n - CPI1: không
Index) vư t
Ch s th c hi n - SPI1: hoàn
Performance thành trư c l ch
Index)
Ư c tính chi phí EAC = BAC/CPI
t i th i i m hoàn
t t
Ư c tính th i gian Ư c tính th i gian
hoàn t t ban u/SPI
Ví d :
Công vi c Tu n 1 Ý nghĩa
EV 7.500
PV 10.000
AC 15.000
CV CV = EV – AC = -7.500
SV SV = EV – PV = -2.500
CPI CPI = EV/AC = 0.5
SPI SPI = EV/PV = 0.75
III. Rút ng n th i gian th c hi n d án:
1. Chi n lư c y nhanh ti n th c hi n d án:
- Tăng ngu n l c: nhân l c, máy móc thi t b .
______________________________________________________________________________
14
- - Outsourcing (mua t bên ngoài).
- Làm thêm gi
- Làm vi c năng n hơn
- Làm song song nhi u công vi c.
2. Lý do rút ng n th i gian th c hi n d án:
- B n nh th i gian b i doanh nghi p/th trư ng
- ư c ng viên b i các l i ích
- Nh ng ch m tr gây ra b i các nguyên nhân ngoài t m
ki m soát c a doanh nghi p
- Vư t m c t ng chi phí d ki n
3. Bi u th i gian-chi phí:
______________________________________________________________________________
15
- - Chi phí gián ti p:
+ Overhead cost (qu n lý, ti p th ,…).
+ Lo i chí phí này không liên quan n t ng gói
công vi c c th .
+ Thay i c l p v i th i gian th c hi n d án.
- Chi phí tr c ti p:
+ Liên quan tr c ti p n t ng gói công vi c.
+ Vi c n nh th i gian th c hi n t ng công vi c
s làm tăng chi phí.
4. Xây d ng bi u th i gian-chi phí:
- Tìm t ng chi phí tr c ti p và chi phí gián ti p cho d
án.
- Các khó khăn g p ph i khi xác nh chi phí tr c ti p:
+ Ch n l a nh ng công vi c/s ki n có th ư c rút
ng n v i chi phí tăng lên nh nh t.
+ Th i gian bình thư ng: có chi phí tương i th p,
kh thi.
+ Th i gian ng n nh t (crash time): th i gian ng n
nh t có th hoàn thành công vi c.
______________________________________________________________________________
16
- Slope = (crash cost – normal cost)/(normal time – crash
time)
Cost-Time Trade-Off Example
______________________________________________________________________________
17
- ______________________________________________________________________________
18
- ______________________________________________________________________________
19
- * Chú ý:
- i v i bi u th i gian chi phí:
+ Ch nên s d ng trong giai o n chu n b d án.
+ Không nên s d ng sau khi ã b t u th c hi n công
vi c.
- Th i gian rút ng n::
+ Vi c xác nh th i gian mang tính quy t nh (rút ng n
quá nhi u có th gây l ng phí).
+ Vi c rút ng n th i gian có th gây nh hư ng n tinh
th n c a nhóm d án.
+ Chú ý y u t r i ro trong quá trình rút ng n th i gian
th c hi n d án.
______________________________________________________________________________
20
nguon tai.lieu . vn
