Xem mẫu

  1. CHÖÔNG 7 : TOÅ CHÖÙC DÖÏ AÙN PROJECT ORGANIZATION I. TOÅNG QUAN: Toå chöùc: Nhoùm ngöôøi ñöôïc saép xeáp theo moät traät töï nhaát ñònh ñeå coù theå phoái hôïp nhau nhaèm ñaït muïc tieâu cuûa toå chöùc Caáu truùc toå chöùc: Kieåu maãu ñöôïc xaùc laäp nhaèm phoái hôïp caùc hoïat ñoäng giöõa caùc thaønh vieân trong toå chöùc Trong moãi caáu truùc toå chöùc, caùc thaønh vieân phaûi ñöôïc xaùc ñònh roõ veà: • Quyeàn haïn (authority): quyeàn caù nhaân coù theå ra quyeát ñònh ñeå caùc nhaân khaùc theo • Boån phaän (responsibility): caù nhaân coù nghóa vuï thöïc hieän toát coâng vieäc ñöôïc phaân coâng • Tính chòu traùch nhieäm (accountability): coù theå traû lôøi veà möùc hoøan thaønh coâng vieäc ñöôïc phaân coâng Accountability = Authority + Responsibility II. CAÁU TRUÙC COÅ ÑIEÅN (CAÁU TRUÙC CHÖÙC NAÊNG) FUNCTIONAL STRUCTURE Nhieàu caáu truùc quaûn lyù truyeàn thoáng ñaõ toàn taïi (hình 3.1) Trong moâi tröôøng kinh doanh hieän taïi (coâng ngheä thay ñoåi nhanh choùng, caïnh tranh gay gaét…) taïo söùc eùp leân caùc caáu truùc toå chöùc ñaõ coù. Ñaây laø moät hình thöùc toå chöùc coå ñieån, döï aùn ñöôïc phaân chia theo chöùc naêng chuyeân moân vaø laø moät boä phaän cuûa phoøng ban chöùc naêng. Döï aùn seõ ñöôïc toång hôïp bôûi nhaø quaûn lyù chöùc naêng caáp cao 1
  2. 1. Öu ñieåm: • Linh hoaït toái ña trong vieäc söû duïng nhaân vieân: chuyeân gia ñöôïc chæ ñònh tham gia caùc döï aùn theo lónh vöïc chuyeân moân. • Taäp trung caùc chuyeân gia thaønh caùc nhoùm roõ raøng => deã daøng chia seõ nhöõng kinh nghieäm vaø kieán thöùc, trong ñoù caùc chuyeân gia coù ñieàu kieän trao doài vaø phaùt trieån chuyeân moân. • Neáu döï aùn ñöa veà nhoùm chuyeân moân thì nhoùm / boä phaän ñoù coù khaû naêng theo döï aùn lieân tuïc vaø quaûn lyù toaøn boä döï aùn. • Caùc chuyeân gia ñöôïc söû duïng cho nhieàu döï aùn khaùc nhau.Caùc caùc nhaân chuyeån ñoåi qua laïi caùc döï aùn khaùc nhau 1 caùch deã daøng 2. Nhöôïc ñieåm: • Khoâng xem khaùch haøng laø ñoái töôïng taäp trung cho caùc hoaït ñoäng vaø quan taâm cuûa doanh nghieäp. • Caùc nhoùm chuyeân moân coù khuynh höôùng taäp trung vaøo caùc lónh vöïc chuyeân moân cuûa mình. • Khoâng coù caù nhaân cuï theå chòu traùch nhieäm toaøn boä cho döï aùn. • Nhieàu thöù baäc trong quaûn lyù giöõa döï aùn vaø khaùch haøng neân thieáu söï hôïp taùc phoái hôïp laøm vieäc, ñaùp öùng nhu caàu khaùch chaäm vaø raéc roái. • Caùc vaán ñeà cuûa döï aùn lieân quan ñeán lónh vöïc quan taâm cuûa nhoùm chuyeân moân coù theå ñöôïc xem xeùt caån thaän nhöng khi ngoaøi lónh vöïc thì thöôøng xem nheï vaø thaäm chí boû qua. • Söï ñoäng vieân khuyeán khích tham gia döï aùn cuûa khoâng cao. Döï aùn khoâng laø moái quan taâm vaø hoaït ñoäng chính. • Khoâng giuùp nhaø quaûn lyù coù taàm nhìn bao quaùt 2
  3. Hình 3.2: Caùc sô ñoà toå chöùc GIAÙM ÑOÁC P. Giaùm Ñoác P. Giaùm Ñoác P. Giaùm Ñoác P. Giaùm Ñoác Haønh chaùnh Hôïp taùc & phaùt trieån Tieáp thò Nhaân söï Hình 3.3: Caáu truùc chöùc naêng III. CAÁU TRUÙC DÖÏ AÙN: (PROJECT ORGANIZATION) Ñaây laø hình thöùc toå chöùc ñoái nghòch vôùi hình thöùc toå chöùc theo chöùc naêng: Giaùm Ñoác naém döôùi quyeàn mình caùc Phoù Giaùm Ñoác phuï traùch caùc döï aùn, döôùi moãi Phoù Giaùm Ñoác ( Chuû nhieäm ) döï aùn laïi coù caùc boä phaän chuyeân moân nhö trong kieåu coå ñieån ( taøl chính, nhaân söï ...). Toå chöùc theo döï aùn roõ laø hình thöùc toå chöùc theo nhu caàu khaùch haøng vaø thöôøng gaëp ôû caùc xí nghieäp coù döï aùn lôùn. 3
  4. GIAÙM ÑOÁC P. Giaùm Ñoác P. Giaùm Ñoác P. Giaùm Ñoác P. Giaùm Ñoác Döï aùn A Döï aùn B Döï aùn C Döï aùn D Taøi chính saûn xuaát Hình 3.4: Caáu truùc döï aùn 1. Öu ñieåm: • Chuû nhieäm ñeà aùn coù toaøn quyeàn veà döï aùn, seõ baùo caùo vaø chòu traùch nhieäm veà döï aùn tröôùc Ban Giaùm Ñoác. • Taát caû caùc thaønh vieân trong döï aùn chæ chòu söï chæ ñaïo ñieàu haønh cuûa PM, khoâng coù tröôûng nhoùm / boä phaän chuyeân moân ñöôïc ñieàu nhaân söï. • Do khoâng phaûi qua caáp trung gian neân giao tieáp giöõa döï aùn vaø BGÑ deã daøng vaø giöõa döï aùn vôùi khaùch haøng cuõng vaäy. • Nhaân söï döï aùn ñöôïc roõ raøng vaø ñieàu naøy kích thích maïnh meõ ñeán caùc thaønh vieân. • Do quyeàn haønh ñöôïc phaân taùn neân khaû naêng RQÑ nhanh hôn, khi gaëp caùc khoù khaên trong quaù trình thöïc hieän döï aùn cuõng nhö khi khaùch haøng coù nhu caàu thay ñoåi. • Toå chöùc döï aùn coù caáu truùc ñôn giaûn vaø uyeån chuyeån => deã hieåu vaø deã thöïc thi. 2. Nhöôïc ñieåm: 4
  5. • Khi coâng ty coù nhieàu döï aùn khaùc nhau vaø thöôøng söû duïng taát caû nhaân söï thì seõ daãn ñeán coâng vieäc gia taêng ñaùng keå, choàng cheùo vaø do ñoù chi phí vaø giaù thaønh seõ taêng. • Laõng phí lôùn neáu döï aùn lieân quan ñeán caùc hoã trôï chuyeân gia vaø thieát bò yeâu caáu coâng ngheä cao vaø phöùc taïp. • Söï caïnh tranh giöõa caùc döï aùn cuõng nhö giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn neân coù theå seõ khoâng gaén vôùi muïc tieâu chieán löôïc chung cuûa coâng ty. • Caùn boä trong döï aùn seõ lo aâu khi döï aùn keát thuùc. Hoï seõ bò ñuoåi hay thuyeân chuyeån ñi ñaâu? IV. CAÁU TRUÙC MA TRAÄN: (Matrix organization) Ñaây laø daïng phoái hôïp cuûa hai hình thöùc caáu chöùc döï aùn keå treân, vôùi caùc coät laø caùc chöùc naêng chuyeân moân vaø caùc haøng laø caùc döï aùn khaùc nhau. Caùc chuyeân gia chöùc naêng laøm vieäc cho moät hoaëc nhieàu döï aùn. Ñaëc ñieåm cuûa daïng toå chöùc naøy laø nhaân söï chòu cuøng moät luùc söï quaûn lyù cuûa hai thuû tröôûng theo chuyeân moân vaø theo döï aùn => phaùt sinh vaán ñeà phaân boá thôøi gian laøm vieäc vaø thöôøng seõ ñöôïc giaûi quyeát thoâng qua thöông löôïng. Daïng naøy thöôøng ñöôïc aùp duïng ôû caùc coâng ty coù nhieàu lónh vöïc hoaït ñoäng hoaït ñoäng khaùc nhau, saûn xuaát nhieàu maët haøng.... 1. Öu ñieåm: • Duy trì toái ña vieäc kieåm soùat döï aùn veà nguoàn löïc ( chi phí vaø nhaân söï). • Caùc chính saùch vaø qui ñònh ñöôïc xaây döïng moät caùch ñoäc laäp vôùi töøng döï aùn, khoâng ngöôïc vôùi chính saùch vaø qui ñònh cuûa caû coâng ty. • PM coù quyeàn tham gia vaøo caùc nguoàn löïc cuûa coâng ty maø khoâng gaây maâu thuaån vôùi caùc döï aùn khaùc • Ñaùp öùng nhanh vôùi caùc thay ñoåi coù theå xaûy ra • Ñoäng löïc vaø cam keát ñöôïc caûi thieän (yeân taâm hôn khi keát thuùc döï aùn, töøng caùc nhaân thaáy con ñöôøøng söï nghieäp cuûa mình 5
  6. • Quyeàn haïn vaø traùch nhieäm ñöôïc chia seõ • Coù söï caân ñoái toát hôn giöõa chi phí, thôøi gian vaø möùc ñoä hoøan thaønh GIAÙM ÑOÁC R&D Cheá taïo Tieáp thò Keá toaùn Nhaân söï DÖÏ AÙN Nhoùm Nhoùm Nhoùm Nhoùm Nhoùm A R&D cheá taïo tieáp thò keá toaùn nhaân söï DÖÏ AÙN Nhoùm Nhoùm Nhoùm Nhoùm Nhoùm B R&D cheá taïo tieáp thò keá toaùn nhaân söï DÖÏ AÙN Nhoùm Nhoùm Nhoùm Nhoùm Nhoùm C R&D cheá taïo tieáp thò keá toaùn nhaân söï Hình 3.5: Caáu truùc ma traän 2. Nhöôïc ñieåm: • Doøng thoâng tin vaø doøng coâng vieäc ña phöông • Thöù töï öu tieân thay ñoåi lieân tuïc • Khoù ñieàu haønh vaø kieåm tra • Baùo caùo keùp, baùo caùo lieân tuïc cho nhieàu nhaø quaûn lyù • Doøng thoâng tin vaø doøng coâng vieäc ña daïng => thôøi gian phaûn öùng chaäm chaïm • Khoù khaên trong giaùm saùt vaø kieåm tra • Quaûn lyù phí taêng cao do caàn nhieàu ngöôøi, ñaëc bieät laø boä phaän quaûn lyù 6
  7. • Maâu thuaån vaø giaûi quyeát maâu thuaån laø moät quùa trình lieân tuïc V. CAÙC HEÄ THOÁNG CAÁU TRUÙC HOÃN HÔÏP: Caùc daïng hoãn hôïp thöôøng linh hoaït hôn, noù giuùp coâng ty ñaùp öùng caùc vaán ñeà chuyeân bieät. Tuy nhieân cuõng coù vaøi nguy hieåm nhö vieäc nhoùm caùc nhaân söï khaùc nhau trong cuøng moät nôi laøm truøng laáp, xung doät do moái quan taâm khoâng nhö nhau. Sô ñoà döôùi ñaây minh hoïa lôøi giaûi khaùc: GIAÙMÑOÁC P. G mÑoác iaù P. G mÑoác iaù P. G mÑ c iaù oá Döï aùn M Döï aùn Z Taøi chính K thuaät yõ Saûn xuaát VI. CAÙC TIEÂU CHUAÅN XEÙT CHOÏN DAÏNG CAÁU TRUÙC: PM khoù khaên khi choïn caáu truùc toå chöùc döï aùn. Coù vaøi nguyeân taéc thieát keá, tuy nhieân khoâng coù qui trình cuï theå xaùc ñònh caáu truùc caàn thieát vaø baèng caùch naøo ñeå xaây döïng noù Xem xeùt baûn chaát döï aùn, caùc ñaëc ñieåm cuûa töøng caáu truùc, öu nhöôïc ñieåm cuûa töøng loïai vaø choïn löïa hôïp lyù nhaát ( coù thoûa hieäp) Ñaùnh giaù chung: • daïng chöùc naêng phuø hôïp döï aùn öùng duïng coâng ngheä cao hôn laø giaûm chi phí, ñaùp öùng nhanh söï thay ñoåi vaø thích hôïp cho döï aùn caàn tieàn ñaàu tö thieát bò lôùn • caáu truùc döï aùn phuø hôïp cho coâng ty coù nhieàu döï aùn töông töï ( ví duï caùc döï aùn veà xaây döïng) 7
  8. • caáu truùc ma traän phuø hôïp khi coâng ty coù nhieàu laõnh vöïc hoïat ñoäng khaùc nhau vaø ñoøi hoûi chia seõ caùc chuyeân gia kyõ thuaät. Daïng naày phöùc taïp vaø PM ñöông ñaàu vôùi nhieàu thöû thaùch, vì vaäy neân traùnh neáu caáu truùc ñôn giaûn hôn coù theå thöïc hieän ñöôïc 1.Tieâu chuaån: Caùc tieâu chuaån duøng ñeå choïn löïa caùc hình thöùc toå chöùc thöôøng theo tieán trình sau: a) Xaùc ñònh caùc muïc tieâu vaø caùc SAÛN PHAÅM (outcomes) mong muoán b) Xaùc ñònh caùc nhieäm vuï chính lieân quan ñeán töøng muïc tieâu vaø boá trí caùc nhoùm cho coâng vieäc naøy c) Saép xeáp caùc nhieäm vuï chính theo moät trình töï vaø taùch ra thaønh caùc maûng coâng vieäc d) Xaùc ñònh caùc nhoùm nhoû caàn thöïc hieän caùc maûng coâng vieäc e) Lieät keâ caùc yeâu caàu ñaëc bieät cuûa döï aùn. f) Döïa vaøo caùc tieâu chuaån treân, xem xeùt caùc thuaän lôïi vaø khoù khaên vaø töø ñoù choïn caáu truùc phuø hôïp. Caùc yeáu toá chính aûnh höôûng vieäc löïa choïn daïng caáu truùc: Qui mô döï aùn Thôøi gian thöïc hieän döï aùn Kinh nghieäm cuûa cô quan quaûn lyù döï aùn Trieát lyù hay taàm nhìn cuûa Nhaø quaûn lyù caáp cao hôn Vò trí döï aùn Caùc nguoàn löïc saün coø 2. Ví duï minh hoaï: Coâng ty maùy tính Microsoft TRINATRONIC Muïc tieâu döï aùn: Thieát keá, laép ñaët vaø baùn maùy tính caù nhaân ña chöùc naêng coù boä vi söû lyù 8,16 hoaëc 32 bit, 2MRam vaø oå cöùng ít nhaát laø 100Mbytes vaø baùn vôùi giaù 800 USD. Caùc nhieäm vuï chính Nhoùm/ Boä phaän thöïc 8
  9. hieän A. Vieát ra caùc ñaëc tính kyõ thuaät Marketing vaø R&D B. Thieát keá phaàn cöùng, test ban ñaàu R&D C. Saûn xuaát phaàn cöùng Kyõ thuaät vaø cheá taïo Xaây döïng daây döïng daây chuyeàn saûn xuaát Kyõ thuaät vaø cheá taïo E. Saûn xuaát löôïng nhoû ban ñaàu, kieåm tra Saûn xuaát, quaûn kyù chaát chaát löôïng vaø thöû ñoä tin caäy löôïng F. Vieát caùc heä thoáng vaän haønh Saûn xuaát phaàn meàm G. Thöû caùc heä thoáng vaän haønh Quaûn lyù chaát löôïng H. Vieát caùc phaàn meàm öùng duïng Saûn xuaát phaàn meàm I. Thöû caùc phaàn meàm öùng duïng Quaûn lyù chaát löôïng J. Chuaån bò ñaày ñuû taøi lieäu höôùng daãn vaø Kyõ thuaät, saûn xuaát phaàn caùc linh kieän rôøi meàm K. Xaùc laäp heä thoáng dòch vuï Marketing, dòch vuï L. Chuaån bò chöông trình tieáp thò Tieáp thò M. ÖÙng duïng trieån khai tieáp thò Tieáp thò Khoâng caàn phaûi coá gaéng xaùc ñònh trình töï cuï theå cho caùc coâng vieäc treân, ta coù theå thaáy coù 4 loaïi coâng vieäc: 1. Thieát keá, xaây döïng vaø thöû phaàn cöùng 2. Thieát keá, vieát vaø thöû phaàn meàm 3. Xaây döïng caùc heä thoáng saûn xuaát vaø dòch vuï söûa chöõa vôùi cacù soå tay höôùng daãn 4. Thieát keá vaø trieån khai chöông trình tieáp thò 9
  10. Döïa treân phaân tích naøy thì döï aùn caàn coù caùc nhoùm coâng taùc sau: • Nhoùm thieát keá phaàn cöùng vaø phaàn meàm • Nhoùm thöû phaàn cöùng vaø phaàn meàm • Nhoùm ñeå thieát laäp heä thoáng saûn xuaát cho phaàn cöùng • Nhoùm ñeå chuaån bò cho taát caû nhöõng taøi lieäu vaø soå tay • Nhoùm ñeå ñieàu haønh taát caû caùc nhoùm treân Chuùng ta coù theå chuaån bò sô ñoà traùch nhieäm cho caùc coâng vieäc treân nhö sau: Nhieäm Phoøng Phoøng Phoøng Phoøng Phoøng Phoøn vuï qlyù chaát tieáp thò saûn xuaát kyõ soaïn g löôïng thuaät thaûo R&D phaàn meàm Ñaûm boä boä Vieát Vieát baûo phaän phaän taøi taøi chaát dòch kyõ lieäu lieäu löôïng vuï thuaät 10
  11. A X X B X C X D X E X X F X G X H X I X J X X K X L X M X Coâng ty coù ñuû nhaân löïc thöïc hieän döï aùn. Döï aùn döï kieán thöïc hieän töø 18 ñeán 24 thaùng. Giaù baùn leû cho thieát keá phaàn cöùng vaø heä thoáng vaän haønh laø 3000 USD. Döïa vaøo caùc thoâng tin treân thì toå chöùc theo chöùc naêng laø chöa phuø hôïp vì quaù nhieàu töông taùc giöõa caùc nhoùm ñeå thöïc hieän chæ moät coâng vieäc. Phöông aùn toå chöùc theo döï aùn vaø theo ma traän laø coù theå phuø hôïp. Neáu chi phí theâm nhaân söï khoâng cao thì phöông aùn theo döï aùn phuø hôïp hôn. Chuù yù raèng neáu döï aùn chæ caàn caùc chuyeân gia chaát löôïng cao tham gia baùn thôøi gian hoaëc döï aùn naøy chæ laø 1 trong caùc döï aùn coù cuøng cô sôû ñoäi nguõ chuyeân vieân thì phöông aùn ma traän ñöôïc öa thích hôn. VII. ÑOÄI NGUÕ CAÙN BOÄ DÖÏ AÙN: (PROJECT TEAM) Caàn coù vaên phoøng döï aùn cho daàu raèng ñoù laø caùc döï aùn nhoû: phoøng hoïp, phoøng treo caùc sô ñoà, nôi thaûo luaän caùc thaønh vieân vaø caùc ñoái taùc lieân quan => war room. 11
  12. Ngoaøi PM, caùc nhoùm thaønh vieân chuû yeáu sau ñaây laø caàn thieát cho moät döï aùn ( vôùi soá löôïng caùc nhaø khoa hoïc, kyõ sö, kyõ thuaät vieân, thö kyù phuø hôïp): 1. Kyõ sö döï aùn: (Project Engineer) chòu traùch nhieäm thieát keá vaø phaùt trieån saûn phaåm, chòu traùch nhieäm phaân tích chuyeân moân, xaùc ñònh caùc ñaëc tính kyõ thuaät, veõ, ñaùnh giaù chi phí, ñaùnh giaù chaát löôïng, ñoä tin caäy vaø vieát taøi lieäu lieân quan. 2. Kyõ sö cheá taïo/saûn xuaát (Manufacture Engineer): nhieäm vuï cuûa ngöôøi kyõ sö laø thieát keá heä thoáng saûn xuaát hieäu quaû bao goàm vieäc chòu traùch nhieäm kyõ thuaät, thieát keá, laäp tieán ñoä saûn xuaát... 3. Nhaø quaûn lyù coâng tröôøng (Field Manager): chòu traùch nhieäm xaây döïng, thöû vaø hoã trôï saûn phaåm khi giao cho khaùch haøng 4. Nhaø quaûn lyù hôïp ñoàng (Contract Administrator): chòu traùch nhieäm moïi coâng vieäc giaáy tôø, theo doõi söï thay ñoåi va øthan phieàn, cuûa khaùch haøng, theo doõi chi phí, luaät phaùp lieân quan ñeán hôïp ñoàng 5. Ngöôøi kieåm tra döï aùn (Project controller): theo doõi caùc taøi khoûan ngaân saùch haøng ngaøy, caùc thay ñoåi veà chi phí, chi phí lao ñoäng, voán thieát bò. Nhaø kieåm tra baùo caùo thöôøng xuyeân vaø quan heä chaët vôùi PM vaø boä phaän kieåm tra cuûa coâng ty 6. Nhaø quaûn trò caùc dòch vuï hoã trôï (Support Services Manager): hoã trôï saûn phaåm, caùc nhaø thaàu phuï, xöû lyù döõ lieäu vaø caùc chöùc naêng hoã trôï chung cho ban quaûn lyù. Thöôøng kyõ sö döï aùn vaø kieåm tra döï aùn baùo caùo tröïc tieáp cho PM ( xem hình 3.6 ). Ñieàu naøy seõ thuùc ñaåy vieäc kieåm tra treân 2 muïc tieâu cuûa döï aùn: Möùc ñoä hoaøn thaønh kyõ thuaät vaø ngaân saùch. 12
  13. Nhaø QL Döï aùn Kyõ sö Thanh tra Döï aùn vieân döï aùn Kyõ sö Nhaø ñieàu cheá taïo haønh Kyõ sö Nhaø quaûn lyù coâng tröôøng dòch vuï hoå trôï Hình 3.6: Toå chöùc tieâu bieåu cho caùc döï aùn kyõ thuaät VIII. CAÙC YEÁU TOÁ CON NGÖÔØI: (HUMAN FACTORS) PM luoân chòu aùp löïc do taàm quan troïng cuûa thôøi haïn hoøan thaønh döï aùn Traùch nhieäm cuûa PM laø ñaûm baûo caùc coâng vieäc döï aùn phaûi ñöôïc caáu truùc saép xeáp theo phöông caùch ñeå nhaán maïnh caùc yeáu toá ñoäng vieân caùc thaønh vieân trong nhoùm döï aùn. Chöông trính quaûn lyù theo muïc tieâu (MBO- Management by Objectives) cho pheùp caùc thaønh vieân cô hoäi giaùm saùt tieán ñoä cuûa mình vaø coâng vieäc hoøan thaønh cuûa mình. Yeáu toá quan troïng khaùc trong yeáu toá con ngöôøi laø maâu thuaãn giöõa caùc caù nhaân (interpersonal conflict). Caùc maâu thuaãn xaûy ra theo caùc giai ñoïan cuûa chu kyø hoïat ñoäng cuûa döï aùn (xem baûng 3.1) trong ñoù cuõng ñeà nghò caùc giaûi phaùp ñeå xöû lyù. Hình 3.6 cho thaáy möùc ñoä xung ñoät theo chu kyø hoïat ñoäng cuûa döï aùn 13
  14. 14
nguon tai.lieu . vn