Xem mẫu
- CHƯƠNG 6:
KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT
- Kiểm soát dự án
Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin
một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm
soát và ra quyết định quản lý.
Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:
Thu thập thông tin:
+ Tiến độ
+ Chi phí
+ Thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)
So sánh các thông tin này với kế hoạch và yêu cầu đã
đề ra.
Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục
đích đạt được yêu cầu đã đề ra
- Sự cần thiết kiểm soát dự án
Đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra
của dự án
Động viên nhân viên
Có những hành động đối phó sớm với
những sai lệch
Rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự
án khác
- Các dạng của kiểm soát dự án
Kiểm soát tiến độ
Kiểm soát phạm vi và
chất lượng
Kiểm soát chi phí
- Các loại kiểm soát
Có 2 loại kiểm soát:
Kiểm soát bên trong (internal control): là hệ thống và
quy trình giám sát do phía thực hiện dự án ấn định
Kiểm soát bên ngoài (external control): là các quy trình
và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn định bởi khách hàng
- Mô hình của hệ thống kiểm soát
Đầu vào Đầu ra
Quá trình
Phản hồi
- Các vấn đề khó khăn thường gặp
Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó trong chi
phí, thời gian và chất lượng
Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ
nhất là không được sự đồng ý.
Thông tin thường không chính xác hoặc không
được báo cáo đầy đủ.
Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến
hay thông tin thiên lệch.
Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn
đề còn tranh cãi.
- KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
Kiểm soát tiến độ là quá
trình so sánh hiệu suất
lịch trình thực tế với lịch
trình cơ bản để xác định
phương sai, đánh giá các
thay thế có thể, và có
hành động thích hợp.
- KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA
- Tiến độ dự án - Hệ thống KS thay đổi - Tiến độ được cập nhật
- Báo cáo kết quả HĐ tiến độ - Các HĐ điều chỉnh
- Các yêu cầu thay đổi - Đo lường kết quả - Bài học kinh nghiệm
- KH quản lý tiến độ - Lập KH bổ sung
- Phần mềm QLDA
- KIỂM SOÁT PHẠM VI VÀ
CHẤT LƯỢNG
Kiểm soát phạm vi và chất
lượng là quá trình so sánh
hiệu suất thực tế với tuyên
bố phạm vi để xác định
phương sai, đánh giá lựa
chọn thay thế có thể, và có
hành động thích hợp.
- KIỂM SOÁT PHẠM VI VÀ
CHẤT LƯỢNG
ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA
- Cải thiện chất lượng
- Kết quả công việc - Giám định
- Các quyết định chấp
- KH quản lý chất lượng - Biểu đồ kiểm soát
thuận
- Những định nghĩa vận - Biểu đồ pareto
- Làm lại
hành - Phân tích xu hướng
- Danh mục hoàn
- Danh mục kiểm tra - Lấy mẫu thống kê
thành kiểm tra
- KIỂM SOÁT CHI PHÍ
Kiểm soát chi phí là quá trình
so sánh chi phí thực tế với
chi phí kế hoạch cơ bản để
xác định phương sai, đánh
giá các thay thế có thể, và
thực hiện hành động thích
hợp
- KIỂM SOÁT CHI PHÍ
ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA
- Hệ thống kiểm soát - Ước tính CP điều chỉnh
- Đường chi phí cơ bản thay đổi chi phí
- Cập nhật ngân sách
- Các báo cáo kết quả HĐ - Đo lường kết quả HĐ
- HĐ điều chỉnh
- Các yêu cầu thay đổi - Lập KH bổ sung
- Ước tính khi hoàn thành
- KH quản lý chi phí - Các công cụ vi tính
- Bài học kinh nghiệm
- Phương
Phương pháp kiểm soát chi phí
kiể
Phương pháp truyền thống:
Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ
cho mỗi nhóm công việc.
Mỗi báo cáo chi phí gồm:
+ Mô tả công việc
+ Tiến độ theo thời gian
+ Ai là người chịu trách nhiệm
+ Ngân sách theo thời gian
+ Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu
Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác
biệt để xem số tiền chi ra nhiều hay ít hơn ngân sách đã dự
trù.
- Ví dụ
dụ
Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000
USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày, chi phí
phải trả là 200 USD/1m.
Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngày
Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m.
Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi
theo kế hoạch là:
18 x 25 x 200 = 90.000 USD
Thực chi cuối ngày 18 là:
400 x 200 = 80.000 USD
- Nhược điểm của phương
pháp truyền thống
Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân
tích khác biệt về chi phí (cost variance
analysis) thì không đủ bởi vì:
Không cho biết bao nhiêu khối lượng công
việc đã được hoàn thành
Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là
bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án.
- Phương pháp C/SCSC
(Cost / Schedule Control System Criteria)
Năm 1962, phương pháp này được áp dụng trong:
+ Bộ quốc phòng Mỹ
+ NASA (National Aerautic Space Adiministration)
Khắc phục các nhược điểm của phương pháp truyền
thống
- Một số công cụ sử dụng trong kiểm
soát các mục tiêu dự án
Biểu đồ Biểu đồ
tiến trình kiểm soát
Biểu đồ
pareto
Biểu đồ Phân tích giá
nhân quả trị thu được
- Biểu đồ tiến trình
Là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện các công
việc và toàn bộ dự án, là cơ sở để phân tích đánh giá
quá trình và các nhân tố tác động đến chất lượng công
việc và dự án.
Một lưu đồ quá trình chung có dạng như sau:
Phương pháp Thiết bị
Thiế bị
Đầu vào Quá trình Đầu ra
Nhà cung Người tiêu
ứng dùng
Nhân lực
lự Đo lường
lườ
Môi trường
trườ
- Biể đồ tiế
Biểu đồ tiến trình
Trong mỗi giai đoạn có yêu cầu quản lý chất lượng khác
nhau:
Giai đoạn thiết kế: thỏa mãn yêu cầu khách hàng và các
mục tiêu dự án
Giai đoạn thực hiện: quản lý tiến độ thi công, giám sát
các nguyên liệu đầu vào theo đúng những tiêu chuẩn
thiết kế được duyệt
nguon tai.lieu . vn
