Xem mẫu
- Chương 4
Hoạch định và lập tiến độ dự án
GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN
03/09/2008 1
- Nội dung
1. Hoạch định dự án
1. Hoạch định dự án
2. Các kỹ thuật lập tiến độ dự án
2. Các kỹ thuật lập tiến độ dự án
3. Điều chỉnh tiến độ dự án
3. Điều chỉnh tiến độ dự án
4. Điều hòa nguồn lực
4. Điều hòa nguồn lực
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 2
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (1)
• Tại sao phải lập kế hoạch?
– Đảm bảo đạt được mục tiêu
– Đảm bảo trình tự công việc
– Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng
– Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
– Giúp việc kiểm soát và theo dõi
– Tăng cường giao tiếp/ phối hợp
– Khuyến khích, động viên
– Huy động vốn
– Cung cấp dữ liệu
Hầu hết các khó khăn của dự án gặp phải là do thiếu kế
hoạch hoặc lập kế hoạch không đúng
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 3
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (2)
Xác định
Xác định Làm chi tiết
mục tiêu
mục tiêu thiết kế dự án
Xác định
công việc
Tổ chức
Kế hoạch
tài chính
Lập
tiến độ
Các bước lập kế hoạch dự án Kế hoạch
Kế hoạch
kiểm soát
kiểm soát
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 4
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (3)
(1) Xác định mục tiêu
• Tiêu chuẩn SMART:
– Cụ thể (Specific)
– Đo được (Measurable)
– Phân công được (Assignable)
– Thực tiễn (Realistic)
– Hạn chế thời gian (Time-Bound)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 5
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (4)
(2) Xác định công việc
– Xác định phạm vi dự án
– Xác định và mô tả mọi hoạt động chính của dự án
– Mô tả kết quả của dự án (các chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể)
– Xác định các tiêu chuẩn nghiệm thu dự án
– Dự tính thời gian, ngân sách và các nguồn lực cần thiết
khác
– Công cụ: cấu trúc phân tích công việc hay cấu trúc
phân việc - WBS (Work Breakdown Structure).
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 6
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (5)
• Cấu trúc phân việc (WBS)
– WBS là công cụ QLDA quan trọng nhất và là cơ sở cho
tất cả các bước lập kế hoạch và kiểm soát.
– WBS là phương pháp xác định có hệ thống các công
việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành
các công việc nhỏ dần với mục đích:
• Tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể
hơn.
• Xác định tất cả các công việc.
• Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật
khác 1 cách hệ thống.
• Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 7
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (6)
WBS dạng sơ đồ khối
Cấp 1 Ngôi nhà
Ngôi nhà
Cấp 2 Xây dựng
Xây dựng HT nước
HT nước HT điện
HT điện
Cấp 3 Móng
Móng Tường,
Tường, Ống
Ống Cống
Cống Dây
Dây Thiết
Thiết
mái
mái nước
nước thoát
thoát dẫn
dẫn bị
bị
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 8
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (7)
WBS dạng liệt kê
1.0.0 DA THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG PHẦN MỀM
1.1.0 Hệ thống được cài đặt
1.1.1 Phân tích các yêu cầu
1.1.2 Thiết kế sơ bộ
1.1.3 Thiết kế chi tiết
1.1.4 Tổng hợp hệ thống
1.1.5 Chạy thử hệ thống
1.1.6 Phân phối hệ thống
1.1.7 Người sử dụng chạy thử
1.2.0 Các thành phần software
1.2.1 Xem xét lại các yêu cầu
1.2.2 Thiết kế sơ bộ
1.2.3 Thiết kế chi tiết
1.2.4 Mã hóa software
1.2.5 Chạy thử sotfware
1.3.0 Sổ tay hướng dẫn sử dụng
1.3.1 Phân tích cac yêu cau
1.3.2 …
1.4.0 Các khóa đào tạo
1.4.1 Phân tích cac yêu cau
1.4.2 …
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 9
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (8)
Nhận dạng một WBS tốt
Một gói công việc được xác định rõ ràng có các đặc điểm sau:
– Chất lượng và mức độ hoàn thành của nó có thể đo
được một cách dễ dàng.
– Nó có sự kiện bắt đầu và kết thúc.
– Nó quen thuộc đối với nhóm dự án; thời gian, chi phí và
các nguồn nhân lực có thể được dự tính một cách dễ
dàng.
– Nó bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo
được và các công việc này độc lập với các công việc
của hoạt động khác.
– Nó thường gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi
bắt đầu đến khi kết thúc.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (9)
(3) Tổ chức
– Xác định nhu cầu nhân sự.
– Tuyển chọn giám đốc và cán bộ dự án.
– Tổ chức Ban QLDA.
– Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực cho các
thành viên trong Ban QLDA.
– Kế hoạch tổ chức để phối hợp và giao tiếp với các bên
liên quan khác.
– Công cụ: Biểu đồ trách nhiệm, biểu đồ tổ chức, sơ đồ
dòng thông tin (biểu đồ báo cáo).
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 11
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (10)
BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM
G Đ marketing
GĐ phần mềm
GĐ điều hành
Phó chủ tịch
GĐ sản xuất
GĐ kỹ thuật
GĐ dự án
Thiết lập kế hoạch dự án 6 2 1 3 3 3 3
Xây dựng cấu trúc phân việc 5 1 3 3 3 3
Thiết kế phần cứng 2 3 1 4 4 4
Thiết kế phần mềm 2 3 4 1 4
Thiết kế giao diện 2 3 1 4 4 4
Thiết kế kỹ thuật sản xuất 2 3 4 4 1 4
Định rõ các tài liệu liên quan 2 1 4 4 4 4
Thiết lập kế hoạch sản xuất sản phẩm 5 3 5 4 4 4 1
Chuẩn bị nhân sự 3 1 1 1
Chuẩn bị chi phí cho thiết bị 3 1 1 1
Chuẩn bị chi phí cho NVL 3 1 1 1
Phân công công việc 3 1 1 1
Thiết lập tiến độ thực hiện 5 3 1 1 1 3
1 Trách nhiệm thực hiện chính 4 Có thể được tham khảo
2 Giám sát chung 5 Phải được thông báo
3 Phải được tham khảo 6 Thông qua cuối cùng
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 12
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (11)
(4) Lập kế hoạch tài chính
– Dự kiến nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động và lồng
ghép vào ngân sách dự án.
– Lập hệ thống kiểm soát tài chính (nguyên tắc, trách
nhiệm,…) dựa vào quy định của nhà nước/ công ty/
nhà tài trợ.
– Lập kế hoạch tài chính (ở đâu, khi nào, bao nhiêu, và
cho việc gì)
– Chuẩn bị dự toán về dòng tiền kể cả những chi tiêu bất
ngờ.
– Công cụ: phân tích dòng tiền, phân tích rủi ro.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 13
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (12)
(5) Lập tiến độ dự án
– Dự kiến thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động.
– Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động.
Kiểm tra liệu các nguồn lực có đủ để kết thúc công việc
như đã lập kế hoạch không? Xác định các mốc quan trọng
cho dự án.
– Xácđịnh trình tự cần thiết của các hoạt động.
– Xác định các hoạt động quan trọng và dự kiến các rủi ro.
– Xác định sự cân đối giữa thời gian và chi phí.
– Công cụ: biểu đồ thanh ngang (sơ đồ Gantt), CPM, PERT.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (13)
(6) Lập kế hoạch kiểm soát
– Xác định các cách đo tiến độ theo giai đoạn.
– Xác định cơ chế kiểm soát: ai, khi nào và làm thế nào
để kiểm soát tiến độ thực hiện.
– Xác định các tiêu chuẩn chất lượng.
– Thực hiện việc quản lý rủi ro: xác định, phân tích các
rủi ro liên quan và phác thảo đối sách các rủi ro.
– Đây là phần hay bị thiếu trong kế hoạch dự án, do đó
sẽ gây ra nhiều “cơn đau đầu” cho các giám đốc dự án
ở giai đoạn thực hiện sau này.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 15
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (14)
Mục Các mức đánh giá ảnh hưởng rủi ro đối với các mục tiêu DA
tiêu
DA Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao
(0,05) (0,10) (0,20) (0,40) (0,80)
Chi CP tăng 0 CP tăng 20%
Tiến Trễ tiến độ Tiến độ trễ Tiến độ trễ 5- Tiến độ trễ Tổng thể tiến
độ 0 đáng kể 20%
P.Vi giảm P.Vi của P.Vi của Việc giảm p.vi Hạng mục kết
Phạm 0 đáng kể những khu những khu DA có thể 0 thúc DA 0 sử
vi vực phụ bị vực chính bị được KH dụng hiệu quả
ảnh hưởng ảnh hưởng chấp nhận
CL giảm 0 1 số đặc tính Việc giảm CL Việc giảm CL Hạng mục kết
Chất đáng kể 0 quan trọng đòi hỏi phải 0 được KH thúc DA 0 sử
lượng bị ảnh được KH chấp nhận dụng hiệu quả
hưởng thông qua
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 16
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (15)
Ma trận xác suất xảy ra - mức ảnh hưởng của rủi ro
XS xảy ra (P) Điểm số rủi ro = P x I
0,9 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72
0,7 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56
0,5 0,03 0,05 0,10 0,20 0,40
0,3 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24
0,1 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08
0,05 0,10 0,20 0,40 0,80
Mức ảnh hưởng của rủi ro đối với mục tiêu của DA (I)
• Các đối sách
- Chấp nhận - Phân bổ rủi ro
- Ngăn ngừa - Thay đổi giải pháp, công nghệ
- Giảm thiểu hậu quả - Dừng dự án
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17
- HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN (16)
• Tại sao kế hoạch thất bại?
– Kế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu không
đầy đủ.
– Mục đích, mục tiêu và các chỉ số kỹ thuật của dự án
không được hiểu (hoặc không nhất trí ở các cấp).
– Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi
người khác.
– Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều
chỉnh.
– Kế hoạch thiếu những chỉ số đo tiến độ đặc biệt, hoặc
có nhưng sai.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18
- CÁC KỸ THUẬT LẬP TIẾN ĐỘ DA
Đầu Đầu
vào
Xử lý ra
Những thông Những thông tin
tin cần thiết nhận được
- Danh sách các - Thời gian hoàn
công tác (WBS) thành dự án
Xử lý - Xác định các công
- Mối quan hệ trước bằng tác găng
sau giữa các công sơ đồ - Thời gian dự trữ của
tác Gantt, các công tác không
CPM, găng
- Thời gian, nguồn PERT - Nguồn lực được
lực thực hiện của điều hoà
các công tác - Tiến triển của dự án
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19
- Sơ đồ thanh ngang (1)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
A- XD bộ phân bên
trong
B-Sửa chữa mái
và sàn
C-Xây ống gom
khói
D-Đổ bê tông và
xây khung
E-Xây cửa lò chịu
nhiệt
F-Lắp đặt HT kiểm
soát
G-Lắp đặt thiết bị
lọc khí
H-Kiểm tra và thử
nghiệm
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20
nguon tai.lieu . vn
