Xem mẫu
- Chương 3
Tổ chức dự án và
các vấn đề trong QLDA
GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN
03/09/2008 1
- Nội dung
1. Cấu trúc tổ chức
1. Cấu trúc tổ chức
2. Nhóm dự án
2. Nhóm dự án
3. Lãnh đạo
3. Lãnh đạo
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
5. Quản lý xung đột
5. Quản lý xung đột
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 2
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)
Khái niệm
– Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một
trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với
nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.
– Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối
hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.
Caáu truùc
Caáu truùc
Muïc tieâu
Muïc tieâu Nhieàu ngöôøi i
Nhieàu ngöôø
B
B
A
A
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 3
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)
Các dạng cấu trúc tổ chức
Mục tiêu
Mục tiêu Phân chia bộ phận
Phân chia bộ phận
Cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức
Nâng cao hiệu quả và
Nâng cao hiệu quả và ••Chức năng
Chức năng
phân quyền:
phân quyền: ••Sản phẩm
Sản phẩm ••Dạng chức năng
Dạng chức năng
••Quyền hạn
Quyền hạn ••Khách hàng
Khách hàng ••Dạng dự án
Dạng dự án
••Trách nhiệm
Trách nhiệm ••Lãnh thổ
Lãnh thổ ••Dạng ma trận
Dạng ma trận
••Tính chịu trách nhiệm
Tính chịu trách nhiệm ••Quá trình
Quá trình
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 4
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)
Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều
phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong
bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức
năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ
Tài chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật
Khuyến mãi Sản xuất Kỹ thuật điện
Bán hàng Kiểm tra
chất lượng Kỹ thuật cơ
… …
…
Nghiên cứu Quản lý tồn Thiết kế
thị trường kho
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 5
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)
• Ưu điểm:
– Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
– Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
– Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
– Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực
– Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất
– Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
– Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà
• Nhược điểm:
– Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm
cho dự án tổng thể.
– Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án
– Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
– Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
– Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
– Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 6
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)
Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách
nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được
chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc
toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham
gia chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Phó GĐ Phó GĐ … Phó GĐ
Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1
Kỹ thuật Kỹ thuật Kỹ thuật
Sản xuất Sản xuất Sản xuất
… … …
Tiếp thị Tiếp thị Tiếp thị
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 7
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)
• Ưu điểm:
– Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
– Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
– Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
– Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
– Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
– Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
• Nhược điểm:
– Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
– Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
– Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
– Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
– Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt
đầu và kết thúc.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 8
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7)
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là sự kết hợp của hai dạng cấu
trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ QL
Tài chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật các dự án
GĐ dự án 1
GĐ dự án 2
GĐ dự án 3
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 9
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)
• Ưu điểm:
– Sử dụng hiệu quả nguồn lực
– Tổng hợp dự án tốt
– Luồng thông tin được cải thiện
– Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
– Duy trì kỷ luật làm việc tốt
– Động lực và cam kết được cải thiện
• Nhược điểm:
– Sự tranh chấp về quyền lực
– Gia tăng các mâu thuẫn
– Thời gian phản ứng lại chậm chạp
– Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
– Quản lý phí tăng cao
– Trải qua nhiều căng thẳng (stress)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)
• Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức
– Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án.
– Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án.
– Các dạng công nghệ được sử dụng.
– Mức độ phức tạp của dự án.
– Thời gian của dự án.
– Nguồn lực được sử dụng trong các dự án.
– Chi phí cố định.
– Các yêu cầu về dữ liệu.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 11
- NHÓM DỰ ÁN (1)
• Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)
– Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc vơi nhau để đạt
được mục tiêu chung
– Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hơp (Synergy),
nghĩa là, đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lơn hơn “tổng
các tối ưu cục bộ”.
Người lập
Người Kỹ sư
kế hoạch
phác họa
Người Nhà Kế toán
thiết kế QLDA
Người Thư ký
Người
thực hiện
mua sắm
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 12
- NHÓM DỰ ÁN (2)
Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA
– Để đạt được cam kết tiến – Để thỏa mãn nhu cầu xã hội
độ, khối lượng công việc của cá nhân, muốn trở thành
phải được phân công tới một cái gì đó hay một phần
nhiều người. của nhóm.
– Phạm vi của dự án đòi hỏi – Để chia sẻ rủi ro với các
phải có nhiều kỹ năng mà thành viên khác.
một người không có khả – Để củng cố lòng tự trọng.
năng biết hết. Mọi người muốn giới thiệu
– Động não nhóm và thảo chính họ. Theo cách này họ sẽ
luận là một cách làm việc xác định được mối quan hệ
theo nhóm để đưa ra các ý với người khác, như là một
kiến, ý tưởng và giải quyết thành viên của nhóm hay
vấn đề. công ty.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 13
- NHÓM DỰ ÁN (3)
Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA
– Mang mọi người trong – Đây là cách để nhận được
nhóm lại với nhau để thực sự ủng hộ trong việc thực
hiện quá trình ra quyết định. hiện các mục tiêu của họ.
– Nhóm dự án thường đưa – Nhóm tạo một ngôi nhà tâm
ra những quyết định nhiều lý cho các cá nhân.
rủi ro hơn những quyết định
của từng cá nhân.
– Gia tăng động lực thúc
đẩy
– Hỗ trợ cho các thành viên
nhóm khác khi họ yêu cầu
giúp đỡ.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14
- NHÓM DỰ ÁN (4)
• Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm
• Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả
– Kỹ năng của các thành viên trong nhom
– Cấu trúc tổ chức
– Kiểu quản lý
– Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm
hiệu
• Biết lắng nghe
– Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
– Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác
– Tập trung: nội dung, cảm xúc
• Giải quyết mâu thuẫn
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 15
- NHÓM DỰ ÁN (5)
Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mơi về sự mâu thuẫn
Tìm cách tránh mâu thuẫn Không thể tránh được mâu thuẫn
cần phải đương đầu với mâu thuẫn
Mâu thuẫn là do sai lầm của quản Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
lý khác nhau
Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt
Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ Mâu thuẫn cần phải được quản lý
và kiểm soát
Các thất bại khi làm việc theo nhóm
- Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)
- Các thành viên đều lo lắng và nản lòng
- Các quyết định tùy tiện được ra bơi một người hay một số người
không có sự chấp nhận của những người khác.
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 16
- LÃNH ĐẠO (1)
• Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực
– Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy,
hướng dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một
nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức.
– Nguồn gốc của quyền lực
• Quyền lực chính thức
• Quyền lực do sự tưởng thưởng
• Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
• Quyền lực chuyên môn
• Quyền lực tôn phuc (uy tín)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17
- LÃNH ĐẠO (2)
• Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8
Mối quan hệ
giữa nhà QL Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu
và nhân viên
Cấu trúc Rõ Rõ Không Không Rõ Rõ Không Không
nhiệm vụ ràng ràng rõ rõ ràng ràng rõ rõ
ràng ràng ràng ràng
Quyền lực Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu
chính thức
Phong cách T T T R R R R T
lãnh đạo hiệu
quả
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18
- LÃNH ĐẠO (3)
• Các phong cách lãnh đạo
Cao 9 1.9 9.9
8
Sự 7
quan 6
tâm 5 5.5
đến
4
con
người 3
2
1 1.1 9.1
Thấp 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Thấp Cao
Sự quan tâm đến
công việc
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19
- LÃNH ĐẠO (4)
• 5 phong cách lãnh đạo theo mô hình V. Vroom
AI AII CI CII GII
Tập trung
(Authoritarian: độc
Tham khảo
Tham khảo Phân quyền
Phân quyền
(Consultative)
(Consultative) (Group)
(Group)
đoán, chuyên quyền)
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20
nguon tai.lieu . vn
