Xem mẫu
- CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC
VẤN ĐỀ TRONG QLDA
1. Cấu trúc tổ chức
2. Nhóm dự án
3. Lãnh đạo
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
5. Quản lý xung đột
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)
Khái niệm
Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một
trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động
với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.
Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để
phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.
Caáu truùc
Caáu truùc
Muïc tieâu
Muïc tieâu Nhieàu ngöôøi
Nhieàu ngöôøi
BB
AA
2
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)
Các dạng cấu trúc tổ chức
Mụục tiêu
M c tiêu Phân chia bộộ
Phân chia b
phậậnn
ph CCấấu trúc t
u trúc tổổ ch
chứứcc
Nâng cao hiệệu qu
Nâng cao hi u quảả và
và
phân quyềền:
phân quy n: •• Ch
Chứức năng
c năng •• D
Dạạng ch
ng chứức c
•• Quy
Quyềền h
n hạạnn năng
•• S
Sảản ph
n phẩẩm
m năng
•• Trách nhi
Trách nhiệệm m •• Khách hàng
Khách hàng •• D
Dạạng d
ng dựự án
án
•• Tính ch
Tính chịu trách
ịu trách •• Lãnh thổ
Lãnh thổ •• D
Dạạng ma tr
ng ma trậậnn
nhiệệm
nhi m •• Quá trình
Quá trình
3
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)
Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều
phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong
bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức
năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ
Tài chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật
Khuyến Sản xuất Kỹ thuật điện
mãi
Bán hàng Kiểm tra
chất lượng Kỹ thuật
…
… cơ
…
Nghiên Quản lý Thiết kế
cứu thị tồn kho 4
trường
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)
Ưu điểm:
Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực
Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất
Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà
Nhược điểm:
Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm
cho dự án tổng thể.
Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án
Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế
nhất
5
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)
Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách
nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được
chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn
phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia
chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Phó GĐ Phó GĐ … Phó GĐ
Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1
Kỹ thuật Kỹ thuật Kỹ thuật
Sản xuất Sản xuất Sản xuất
… … …
Tiếp thị Tiếp thị Tiếp thị 6
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)
Ưu điểm:
Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Nhược điểm:
Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt
đầu và kết thúc.
7
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7)
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là sự kết hợp của hai dạng cấu
trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ
Tài Marketin Sản Kỹ QL các dự
chính g xuất thuật án
GĐ dự án 1
GĐ dự án 2
GĐ dự án 3
8
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)
Ưu điểm:
Sử dụng hiệu quả nguồn lực
Tổng hợp dự án tốt
Luồng thông tin được cải thiện
Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
Duy trì kỷ luật làm việc tốt
Động lực và cam kết được cải thiện
Nhược điểm:
Sự tranh chấp về quyền lực
Gia tăng các mâu thuẫn
Thời gian phản ứng lại chậm chạp
Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
Quản lý phí tăng cao
Trải qua nhiều căng thẳng (stress)
9
- CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)
Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức
Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án
Dự án có thường xuyên diễn ra?
Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?
Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án
Hệ thống kiểm soát phản hồi
Các dạng công nghệ được sử dụng
Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?
Mức độ phức tạp của dự án
Thời gian của dự án
Nguồn lực được sử dụng trong các dự án
Chi phí cố định
Các yêu cầu về dữ liệu
10
- NHÓM DỰ ÁN (1)
Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)
Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục
tiêu chung
Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là,
đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ”
Người lập
Người kế hoạch Kỹ sư
phác
họa
Người Nhà Kế
thiết QLDA toán
kế
Người
Người
Thư ký
thực
mua sắm
hiện
11
- NHÓM DỰ ÁN (2)
Các hoạt động trong 1 nhóm dự án
Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin
đề xuất
Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ
Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên
“Nhóm” & “Tập thể”?
Thành viên của một tập Thành viên của một
thể nhóm
Có các mục tiêu chung Chia sẻ các mục đích
Thực hiện những hành động cá Thực hiện những hành động
nhân hợp tác
Tạo ra những thành quả cá Tạo ra những thành quả tập
nhân thể
Sử dụng những ảnh hưởng Hình thành những sản phẩm
12
nhóm có thể xác định & đo được
- NHÓM DỰ ÁN (3)
Mục đích của thành viên
Mục đích của nhóm DA
nhóm DA
– Để đạt được cam kết tiến – Để thỏa mãn nhu cầu xã
độ, khối lượng công việc hội của cá nhân, muốn trở
phải được phân công tới thành một cái gì đó hay
nhiều người. một phần của nhóm.
– Phạm vi của dự án đòi hỏi – Để chia sẻ rủi ro với các
phải có nhiều kỹ năng mà thành viên khác.
một người không có khả – Để củng cố lòng tự trọng.
năng biết hết. Mọi người muốn giới thiệu
– Động não nhóm và thảo chính họ. Theo cách này họ
luận là một cách làm việc sẽ xác định được mối quan
theo nhóm để đưa ra các ý hệ với người khác, như là
kiến, ý tưởng và giải quyết một thành viên của nhóm
vấn đề. hay công ty.
13
- NHÓM DỰ ÁN (4)
Mục đích của nhóm Mục đích của thành viên
DA nhóm DA
– Mang mọi người trong – Đây là cách để nhận được
nhóm lại với nhau để thực sự ủng hộ trong việc thực
hiện quá trình ra quyết hiện các mục tiêu của họ.
định. – Nhóm tạo một ngôi nhà
– Nhóm dự án thường đưa ra tâm lý cho các cá nhân.
những quyết định nhiều rủi
ro hơn những quyết định của
từng cá nhân.
– Gia tăng động lực thúc đẩy
– Hỗ trợ cho các thành viên
nhóm khác khi họ yêu cầu
giúp đỡ.
14
- NHÓM DỰ ÁN (5)
Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm
LỢI ÍCH KHÓ KHĂN
Nâng cao được thành quả Tốn thời gian và công sức
Xây dựng hiệu quả tổng hợp Ra quyết định chậm
Nâng cao khả năng sáng tạo Dẫn đến xu hướng nhóm tách
Giảm bớt căng thẳng và các rời khỏi tổ chức “Mẹ”
mâu thuẫn Hình thành bè phái
Giải quyết vấn đề một cách
hiệu quả
Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh
thần, sự quan tâm và sự tin
tưởng
Đương đầu với thử thách
15
- NHÓM DỰ ÁN (6)
Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả
Kỹ năng của các thành viên trong nhóm
Cấu trúc tổ chức
Kiểu quản lý
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm
hiệu quả
Biết lắng nghe
Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác
Tập trung: nội dung, cảm xúc
Giải quyết mâu thuẫn
16
- 16/03/21
NHÓM DỰ ÁN (7)
Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mới về sự mâu thuẫn
Tìm cách tránh mâu thuẫn Không thể tránh được mâu thuẫn
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
cần phải đương đầu với mâu thuẫn
Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
khác nhau
Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt
Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ Mâu thuẫn cần phải được quản lý
và kiểm soát
Các thất bại khi làm việc theo nhóm
Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)
Các thành viên đều lo lắng và nản lòng
Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người
không có sự chấp nhận của những người khác.
17
- LÃNH ĐẠO (1)
Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực
Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng
dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để
đạt tới mục tiêu của tổ chức
Nguồn gốc của quyền lực
Quyền lực chính thức
Quyền lực do sự tưởng thưởng
Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
Quyền lực chuyên môn
Quyền lực tôn phục (uy tín)
Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…
Lý thuyết về lãnh đạo
Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển
Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi
Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
18
- LÃNH ĐẠO (2)
Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8
Mối quan hệ
giữa nhà QL T ốt Tốt Tốt T ốt Xấu X ấu Xấu Xấu
và nhân viên
Cấu trúc Rõ Rõ Không Không Rõ Rõ Không Không
nhiệm vụ ràng ràng rõ rõ ràng ràng rõ rõ
ràng ràng ràng ràng
Quyền lực Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu
chính thức
Phong cách T T T R R R R T
lãnh đạo
hiệu quả
19
- LÃNH ĐẠO (3)
Các phong cách lãnh đạo
Cao 9
1.9 9.9
8
Sự 7
quan 6
tâm 5 5.5
đến
4
con
ngườ 3
i 2
1 1.1 9.1
Thấp 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Thấp Cao
Sự quan tâm đến
công việc 20
nguon tai.lieu . vn
