Xem mẫu

  1. 2014/8/21 Chương 3: TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA 1. Cấu trúc tổ chức 2. Nhóm dự án 3. Lãnh đạo 4. Phương pháp giải quyết vấn đề 5. Quản lý xung đột GV: NGUYEN Thi Duc Nguyen, PhD 1 1. CẤU TRÚC TỔ CHỨC 2 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 1
  2. 2014/8/21 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1) Khái niệm  Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.  Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức. Caáu truùc Muïc tieâu Nhieàu ngöôøi B A 3 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)  Các dạng cấu trúc tổ chức Mục tiêu Phân chia bộ phận Cấu trúc tổ chức Nâng cao hiệu quả và phân quyền: • Chức năng • Dạng chức • Quyền hạn • Sản phẩm năng • Trách nhiệm • Khách hàng • Dạng dự án • Tính chịu trách • Lãnh thổ • Dạng ma trận nhiệm • Quá trình 4 4 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 2
  3. 2014/8/21 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3) Theo Chia xẻ dữ liệu Chức năng Chia xẻ nguồn lực Ít phức tạp 1 loại công nghệ Theo Dự án Theo Cần phản hồi nhanh Ma Trận Nhiều loại Công nghệ Phức tạp Công nghệ hỗn hợp Nguồn lực nhỏ Tổ chức không đặc biêt Ít ổn định Muốn giảm chi phí CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4) Cao Theo Theo Theo Chức năng Ma trận Dự án Thẩm quyền Nhà QLDA Thấp Phổ của các kiểu tổ chức Cty về các tiện ích (Utility) Công ty (Điện,nước) (vận hành thường xuyên) Xây dựng (Theo dự án) CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 3
  4. 2014/8/21 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật Khuyến mãi Sản xuất Kỹ thuật điện Bán hàng Kiểm tra chất lượng Kỹ thuật cơ … … … Nghiên cứu Quản lý tồn Thiết kế 7 7 thị trường kho CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung  Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát  Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất  Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực  Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất  Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên  Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà  Nhược điểm:  Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm cho dự án tổng thể.  Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án  Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn  Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng  Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất 8 8 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 4
  5. 2014/8/21 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức Chủ tịch / Giám đốc Kỹ thuật Sản xuất … Tiếp thị Phó GĐ Phó GĐ … Phó GĐ Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1 Kỹ thuật Kỹ thuật Kỹ thuật Sản xuất Sản xuất Sản xuất … … … Tiếp thị Tiếp thị Tiếp thị 9 9 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN  Ưu điểm:  Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án  Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng  Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí  Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án  Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác  Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Nhược điểm:  Sử dụng nguồn lực không hiệu quả  Không chuẩn bị những công việc trong tương lai  Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án  Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án  Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt 1010 đầu và kết thúc. CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 5
  6. 2014/8/21 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án. Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ QL Tài chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật các dự án GĐ dự án 1 GĐ dự án 2 GĐ dự án 3 11 11 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả nguồn lực  Tổng hợp dự án tốt  Luồng thông tin được cải thiện  Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng  Duy trì kỷ luật làm việc tốt  Động lực và cam kết được cải thiện  Nhược điểm:  Sự tranh chấp về quyền lực  Gia tăng các mâu thuẫn  Thời gian phản ứng lại chậm chạp  Khó khăn trong giám sát và kiểm soát  Quản lý phí tăng cao  12 Trải qua nhiều căng thẳng (stress) 12 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 6
  7. 2014/8/21 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5) Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức  Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án • Dự án có thường xuyên diễn ra? • Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?  Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án • Hệ thống kiểm soát phản hồi  Các dạng công nghệ được sử dụng • Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?  Mức độ phức tạp của dự án  Thời gian của dự án  Nguồn lực được sử dụng trong các dự án  Chi phí cố định  Các yêu cầu về dữ liệu 13 13 2. NHÓM DỰ ÁN 14 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 7
  8. 2014/8/21 NHÓM DỰ ÁN (1) Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)  Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung  Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là, đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ” Người lập Người kế hoạch Kỹ sư phác họa Người Nhà Kế toán thiết kế QLDA Người thực Người Thư ký hiện mua sắm 15 15 NHÓM DỰ ÁN (2)  Các hoạt động trong 1 nhóm dự án  Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin  đề xuất  Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ  Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên  “Nhóm” & “Tập thể”? Thành viên của một tập thể Thành viên của một nhóm - Có các mục tiêu chung - Chia sẻ các mục đích - Thực hiện những hành động cá nhân - Thực hiện những hành động hợp tác - Tạo ra những thành quả cá nhân - Tạo ra những thành quả tập thể - Sử dụng những ảnh hưởng - Hình thành những sản phẩm nhóm có thể xác định & đo được 16 16 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 8
  9. 2014/8/21 NHÓM DỰ ÁN (3) Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA – Để đạt được cam kết tiến độ, – Để thỏa mãn nhu cầu xã khối lượng công việc phải hội của cá nhân, muốn trở được phân công tới nhiều thành một cái gì đó hay một người. phần của nhóm. – Phạm vi của dự án đòi hỏi – Để chia sẻ rủi ro với các phải có nhiều kỹ năng mà một thành viên khác. người không có khả năng biết – Để củng cố lòng tự trọng. hết. Mọi người muốn giới thiệu – Động não nhóm và thảo luận chính họ. Theo cách này họ là một cách làm việc theo sẽ xác định được mối quan nhóm để đưa ra các ý kiến, ý hệ với người khác, như là tưởng và giải quyết vấn đề. một thành viên của nhóm hay công ty. 17 17 NHÓM DỰ ÁN (4) Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA – Mang mọi người trong nhóm – Đây là cách để nhận được lại với nhau để thực hiện quá sự ủng hộ trong việc thực trình ra quyết định. hiện các mục tiêu của họ. – Nhóm dự án thường đưa ra – Nhóm tạo một ngôi nhà tâm những quyết định nhiều rủi ro lý cho các cá nhân. hơn những quyết định của từng cá nhân. – Gia tăng động lực thúc đẩy – Hỗ trợ cho các thành viên nhóm khác khi họ yêu cầu giúp đỡ. 18 18 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 9
  10. 2014/8/21 NHÓM DỰ ÁN (5)  Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm LỢI ÍCH KHÓ KHĂN - Nâng cao được thành quả - Tốn thời gian và công sức - Xây dựng hiệu quả tổng hợp - Ra quyết định chậm - Nâng cao khả năng sáng tạo - Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ” - Giảm bớt căng thẳng và các mâu thuẫn - Hình thành bè phái - Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả - Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự tin tưởng - Đương đầu với thử thách 19 19 NHÓM DỰ ÁN (6) Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả  Kỹ năng của các thành viên trong nhóm  Cấu trúc tổ chức  Kiểu quản lý  Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm hiệu quả • Biết lắng nghe • Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong • Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác • Tập trung: nội dung, cảm xúc • Giải quyết mâu thuẫn 20 20 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 10
  11. 2014/8/21 NHÓM DỰ ÁN (7) Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mới về sự mâu thuẫn • Tìm cách tránh mâu thuẫn • Không thể tránh được mâu thuẫn  cần phải đương đầu với mâu thuẫn • Mâu thuẫn là do sai lầm của quản • Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân lý • khác nhau • Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu • Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt • Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ • Mâu thuẫn cần phải được quản lý • và kiểm soát Các thất bại khi làm việc theo nhóm - Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được) - Các thành viên đều lo lắng và nản lòng - Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người không có sự chấp nhận của những người khác. 21 21 3. LÃNH ĐẠO 22 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 11
  12. 2014/8/21 LÃNH ĐẠO (1)  Khoa học về Lãnh đạo  Nguồn gốc quyền lực (Power) • Quyền lực (Power) và Quyền hạn (Authorrity)  Lý thuyết lãnh đạo: giaỉ thích lý do lãnh đạo thành công • Cổ điển: Thành công do bẩm sinh • Hành vi: Thành công do học tập hành vi người thành công • Tình huống: Thành công do hiểu được tình huống phù hợp  Nghệ thuật về Lãnh đạo- Phong cách Lãnh đạo LÃNH ĐẠO (2)  Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực  Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức  Nguồn gốc của quyền lực • Quyền lực chính thức • Quyền lực do sự tưởng thưởng • Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt) • Quyền lực chuyên môn • Quyền lực tôn phục (uy tín) • Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…  Lý thuyết về lãnh đạo  Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển  Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi  Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống 24 24 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 12
  13. 2014/8/21 LÃNH ĐẠO (3) Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8 Mối quan hệ giữa nhà QL Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu và nhân viên Cấu trúc Rõ Rõ Không Không Rõ Rõ Không Không nhiệm vụ ràng ràng rõ rõ ràng ràng rõ rõ ràng ràng ràng ràng Quyền lực Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu chính thức Phong cách T T T R R R R T lãnh đạo hiệu quả 25 25 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO  Theo mức độ quan tâm: (con người hay công việc) 5 phong cách  Theo việc sử dụng quyền lực  Theo mức độ̣ dân chủ: 3 phong cách • Độc đoán • Hợp tác • Tự do  Theo mức độ phân quyền: (V.Vroom) 5 phong cách • Cá nhân—Tham vấn- Tập thể CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13
  14. 2014/8/21 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (1) Các phong cách lãnh đạo: Theo mức độ quan tâm Cao 9 1.9 1.9 9.9 9.9 8 Sự quan 7 tâm đến 6 con 5 5.5 5.5 người 4 3 2 1 1.1 1.1 9.1 9.1 Thấp 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Thấp Cao Sự quan tâm đến công việc 27 27 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (2) Ông/Bà ấy là nhà quản lý -Cương quyết thành công vì đã lãnh đạo theo -Độc đoán phong cách.. -Dân chủ -Tự do -… Nhận thức lại: Lãnh đạo một đối tượng (cá nhân, nhóm, tổ chức..) là một quá trình “tình huống” CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14
  15. 2014/8/21 LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG Cao HÀNH VI HỖ TRỢ Cao HÀNH VI CHỈ ĐẠO Thấp 29 HÀNH VI LÃNH ĐẠO Hành vi chỉ đạo: Hướng dẫn (chỉ+bảo) + Giám sát  Tổ chức  Kiểm soát  Giám sát Hành vi hỗ trợ:  Khen ngợi, khuyến khích  Lắng nghe  Tạo điều kiện/ Thuận tiện hóa/ Dễ dàng hóa 30 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15
  16. 2014/8/21 NĂNG LỰC VÀ TẬN TÂM  Năng lực (Competent):  phát triển nhờ rèn luyện, hướng dẫn, hỗ trợ đặc biệt  Khả năng (Ability):  là tại năng tự nhiên, giải thích vì sao một người có thể dễ đạt một kỹ năng nào đó  Tận tâm (Commitment)  = tự tin (Confidence) + động cơ (motivation)  Tự tin:  có thể thực hiện mà không cần giám sát  Động cơ:  thích thú và nhiệt tình 31 KIỂU LÃNH ĐẠO VÀ MỨC PHÁT TRIỂN Mức phát triển (M) Kiểu lãnh đạo (K) M1: Năng lực :Thấp K1:CHỈ ĐẠO Tận tâm : Cao Hoạch định, Kiểm soát & Giám sát M2: Năng lực :Vừa K2: GỢI Ý Tận tâm : Thấp Chỉ dẫn & Hỗ trợ M3: Năng lực :Cao K3: HỖ TRỢ-Khen Tận tâm : Biến đổi ngợi,Lắng nghe, Thuận tiện hóa M4: Năng lực :Cao K4: ỦY QUYỀN Trao trách Tận tâm : Cao nhiệm 32 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16
  17. 2014/8/21 LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG (Cao) Chỉ đạo cao& Hỗ trợ cao Chỉ đạo thấp Hỗ trợ cao & HÀNH VI HỖ TRỢ K2 K3 K1 K4 Chỉ đạo cao& Chỉ đạo thấp & Hỗ trợ thấp Hỗ trợ thấp (Cao) HÀNH VI CHỈ ĐẠO (Thấp) MỨC PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN NĂNG SUẤT TINH THẦN Cao Cao Hướng dẫn Kh.Kh. THỬ QUAN SÁT KH.KHÍCH (BẢO*CHỈ) M1 M2 M3 M4 Thấp Thấp CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN 34 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17
  18. 2014/8/21 5 BƯỚC PHÁT TRIỂN “NĂNG LỰC” VÀ “LÒNG TẬN TÂM”  Bước 1: BẢO  Bước 2 :CHỈ  HƯỚNG DẪN 3. Bước 3: Khuyến khích THỬ 4. Bước 4: QUAN SÁT 5. Bước 5: KHEN 35 MỨC PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM NĂNG SUẤT TINH THẦN Cao Định hướng Bất mãn Quyết tâm Năng suất Cao GĐ1 GĐ2 GĐ3 GĐ4 Thấp Thấp CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM 36 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 18
  19. 2014/8/21 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (3) 5 phong cách lãnh đạo theo mô hình V. Vroom AI AII CI CII GII Tập trung (Authoritarian: độc Tham khảo Phân quyền (Consultative) (Group) đoán, chuyên quyền) 37 37 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO Ba quy tắc bảo vệ chất lượng của quyết định Nếu thì Quy tắc thông - Chất lượng là quan trọng Loại bỏ kiểu tin - Nhà lãnh đạo không đủ thông tin AI - Chất lượng là quan trọng Không nên Quy tắc về phù - Những người nhân viên không rõ mục dùng GII hơp mục tiêu tiêu của tổ chức Chất lượng là quan trọng: AI, AII, CI, CII Quy tắc mà đều bị loại bỏ - Vấn đề không có cấu trúc vấn đề không - Người lãnh đạo không đủ thông tin và có cấu trúc không biết lấy thông tin ở đâu 38 38 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 19
  20. 2014/8/21 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO Bốn quy tắc bảo vệ sự chấp nhận của quyết định Nếu thì - Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực AI, AII bị Quy tắc hiện quyết định này hay không loại bỏ chấp nhận - Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của mình có được nhân viên chấp nhận hay khôn - Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực AI, AII, CI Quy tắc hiện quyết định này hay không đều bị loại mâu thuẫn - Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán bỏ của mình có được nhân viên chấp nhận hay không - Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên - Sự chấp nhận là quan trọng AI, AII, CI, CII Quy tắc - Chất lượng là không quan trọng đều bị loại công bằng bỏ Quy tắc - Sự chấp nhận là quan trọng AI, AII, CI, ưu tiên - Không đảm bảo được quyết định là độc đoán hay không CII đều bị chấp nhận - Tin tưởng vào nhân viên loại bỏ 39 39 4. PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 40 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 20
nguon tai.lieu . vn