Xem mẫu
- 2014/8/21
Chương 3:
TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC
VẤN ĐỀ TRONG QLDA
1. Cấu trúc tổ chức
2. Nhóm dự án
3. Lãnh đạo
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
5. Quản lý xung đột
GV: NGUYEN Thi Duc Nguyen, PhD 1
1. CẤU TRÚC TỔ CHỨC
2
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 1
- 2014/8/21
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)
Khái niệm
Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo
một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt
động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.
Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để
phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.
Caáu truùc
Muïc tieâu Nhieàu ngöôøi
B
A
3
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)
Các dạng cấu trúc tổ chức
Mục tiêu Phân chia bộ
phận Cấu trúc tổ chức
Nâng cao hiệu quả và
phân quyền: • Chức năng • Dạng chức
• Quyền hạn • Sản phẩm năng
• Trách nhiệm • Khách hàng • Dạng dự án
• Tính chịu trách • Lãnh thổ • Dạng ma trận
nhiệm • Quá trình
4
4
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 2
- 2014/8/21
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)
Theo
Chia xẻ dữ liệu
Chức năng
Chia xẻ nguồn lực
Ít phức tạp
1 loại công nghệ
Theo
Dự án
Theo Cần phản hồi nhanh
Ma Trận Nhiều loại Công nghệ
Phức tạp
Công nghệ hỗn hợp Nguồn lực nhỏ
Tổ chức không đặc biêt Ít ổn định
Muốn giảm chi phí
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)
Cao Theo Theo Theo
Chức năng Ma trận Dự án
Thẩm
quyền
Nhà
QLDA
Thấp
Phổ của các kiểu tổ chức
Cty về các tiện ích (Utility) Công ty
(Điện,nước) (vận hành thường xuyên) Xây dựng
(Theo dự án)
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 3
- 2014/8/21
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG
Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ
phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự
án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ Tài Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ
chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật
Khuyến mãi Sản xuất Kỹ thuật điện
Bán hàng Kiểm tra
chất lượng Kỹ thuật cơ
… …
…
Nghiên cứu Quản lý tồn Thiết kế 7
7
thị trường kho
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG
Ưu điểm:
Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực
Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất
Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà
Nhược điểm:
Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm cho
dự án tổng thể.
Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án
Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất 8
8
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 4
- 2014/8/21
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN
Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những
thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau
trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng
không có sự tham gia chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Phó GĐ Phó GĐ … Phó GĐ
Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1
Kỹ thuật Kỹ thuật Kỹ thuật
Sản xuất Sản xuất Sản xuất
… … …
Tiếp thị Tiếp thị Tiếp thị 9
9
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN
Ưu điểm:
Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Nhược điểm:
Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt
1010
đầu và kết thúc.
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 5
- 2014/8/21
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN
Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ QL
Tài chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật các dự án
GĐ dự án 1
GĐ dự án 2
GĐ dự án 3
11
11
CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN
Ưu điểm:
Sử dụng hiệu quả nguồn lực
Tổng hợp dự án tốt
Luồng thông tin được cải thiện
Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
Duy trì kỷ luật làm việc tốt
Động lực và cam kết được cải thiện
Nhược điểm:
Sự tranh chấp về quyền lực
Gia tăng các mâu thuẫn
Thời gian phản ứng lại chậm chạp
Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
Quản lý phí tăng cao
12
Trải qua nhiều căng thẳng (stress) 12
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 6
- 2014/8/21
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)
Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức
Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án
• Dự án có thường xuyên diễn ra?
• Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?
Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án
• Hệ thống kiểm soát phản hồi
Các dạng công nghệ được sử dụng
• Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?
Mức độ phức tạp của dự án
Thời gian của dự án
Nguồn lực được sử dụng trong các dự án
Chi phí cố định
Các yêu cầu về dữ liệu 13
13
2. NHÓM DỰ ÁN
14
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 7
- 2014/8/21
NHÓM DỰ ÁN (1)
Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)
Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được
mục tiêu chung
Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa
là, đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục
bộ”
Người lập
Người kế hoạch Kỹ sư
phác họa
Người Nhà Kế toán
thiết kế QLDA
Người thực
Người
Thư ký
hiện
mua sắm 15
15
NHÓM DỰ ÁN (2)
Các hoạt động trong 1 nhóm dự án
Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin
đề xuất
Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ
Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên
“Nhóm” & “Tập thể”?
Thành viên của một tập thể Thành viên của một nhóm
- Có các mục tiêu chung - Chia sẻ các mục đích
- Thực hiện những hành động cá nhân - Thực hiện những hành động hợp tác
- Tạo ra những thành quả cá nhân - Tạo ra những thành quả tập thể
- Sử dụng những ảnh hưởng - Hình thành những sản phẩm nhóm
có thể xác định & đo được
16
16
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 8
- 2014/8/21
NHÓM DỰ ÁN (3)
Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA
– Để đạt được cam kết tiến độ, – Để thỏa mãn nhu cầu xã
khối lượng công việc phải hội của cá nhân, muốn trở
được phân công tới nhiều thành một cái gì đó hay một
người. phần của nhóm.
– Phạm vi của dự án đòi hỏi – Để chia sẻ rủi ro với các
phải có nhiều kỹ năng mà một thành viên khác.
người không có khả năng biết
– Để củng cố lòng tự trọng.
hết.
Mọi người muốn giới thiệu
– Động não nhóm và thảo luận chính họ. Theo cách này họ
là một cách làm việc theo sẽ xác định được mối quan
nhóm để đưa ra các ý kiến, ý hệ với người khác, như là
tưởng và giải quyết vấn đề. một thành viên của nhóm hay
công ty. 17
17
NHÓM DỰ ÁN (4)
Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm
DA
– Mang mọi người trong nhóm – Đây là cách để nhận được
lại với nhau để thực hiện quá sự ủng hộ trong việc thực
trình ra quyết định. hiện các mục tiêu của họ.
– Nhóm dự án thường đưa ra – Nhóm tạo một ngôi nhà tâm
những quyết định nhiều rủi ro lý cho các cá nhân.
hơn những quyết định của
từng cá nhân.
– Gia tăng động lực thúc đẩy
– Hỗ trợ cho các thành viên
nhóm khác khi họ yêu cầu
giúp đỡ.
18
18
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 9
- 2014/8/21
NHÓM DỰ ÁN (5)
Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm
LỢI ÍCH KHÓ KHĂN
- Nâng cao được thành quả - Tốn thời gian và công sức
- Xây dựng hiệu quả tổng hợp - Ra quyết định chậm
- Nâng cao khả năng sáng tạo - Dẫn đến xu hướng nhóm tách
rời khỏi tổ chức “Mẹ”
- Giảm bớt căng thẳng và các
mâu thuẫn - Hình thành bè phái
- Giải quyết vấn đề một cách hiệu
quả
- Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh
thần, sự quan tâm và sự tin tưởng
- Đương đầu với thử thách
19
19
NHÓM DỰ ÁN (6)
Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả
Kỹ năng của các thành viên trong nhóm
Cấu trúc tổ chức
Kiểu quản lý
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm
hiệu quả
• Biết lắng nghe
• Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
• Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác
• Tập trung: nội dung, cảm xúc
• Giải quyết mâu thuẫn
20
20
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 10
- 2014/8/21
NHÓM DỰ ÁN (7)
Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mới về sự mâu thuẫn
• Tìm cách tránh mâu thuẫn • Không thể tránh được mâu thuẫn
cần phải đương đầu với mâu thuẫn
• Mâu thuẫn là do sai lầm của quản • Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
lý • khác nhau
• Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu • Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt
• Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ • Mâu thuẫn cần phải được quản lý
• và kiểm soát
Các thất bại khi làm việc theo nhóm
- Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)
- Các thành viên đều lo lắng và nản lòng
- Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người
không có sự chấp nhận của những người khác.
21
21
3. LÃNH ĐẠO
22
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 11
- 2014/8/21
LÃNH ĐẠO (1)
Khoa học về Lãnh đạo
Nguồn gốc quyền lực (Power)
• Quyền lực (Power) và Quyền hạn (Authorrity)
Lý thuyết lãnh đạo: giaỉ thích lý do lãnh đạo thành
công
• Cổ điển: Thành công do bẩm sinh
• Hành vi: Thành công do học tập hành vi người thành công
• Tình huống: Thành công do hiểu được tình huống phù hợp
Nghệ thuật về Lãnh đạo- Phong cách Lãnh đạo
LÃNH ĐẠO (2)
Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực
Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo
người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức
Nguồn gốc của quyền lực
• Quyền lực chính thức
• Quyền lực do sự tưởng thưởng
• Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
• Quyền lực chuyên môn
• Quyền lực tôn phục (uy tín)
• Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…
Lý thuyết về lãnh đạo
Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển
Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi
Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống 24
24
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 12
- 2014/8/21
LÃNH ĐẠO (3)
Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8
Mối quan hệ
giữa nhà QL Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu
và nhân viên
Cấu trúc Rõ Rõ Không Không Rõ Rõ Không Không
nhiệm vụ ràng ràng rõ rõ ràng ràng rõ rõ
ràng ràng ràng ràng
Quyền lực Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu
chính thức
Phong cách T T T R R R R T
lãnh đạo hiệu
quả
25
25
PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
Theo mức độ quan tâm: (con người hay công
việc) 5 phong cách
Theo việc sử dụng quyền lực
Theo mức độ̣ dân chủ: 3 phong cách
• Độc đoán
• Hợp tác
• Tự do
Theo mức độ phân quyền: (V.Vroom) 5 phong
cách
• Cá nhân—Tham vấn- Tập thể
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13
- 2014/8/21
PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (1)
Các phong cách lãnh đạo: Theo mức độ quan tâm
Cao 9
1.9
1.9 9.9
9.9
8
Sự quan 7
tâm đến 6
con 5 5.5
5.5
người
4
3
2
1 1.1
1.1 9.1
9.1
Thấp 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Thấp Cao
Sự quan tâm đến công việc
27
27
PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (2)
Ông/Bà ấy là nhà quản lý -Cương quyết
thành công vì đã lãnh đạo theo -Độc đoán
phong cách.. -Dân chủ
-Tự do
-…
Nhận thức lại:
Lãnh đạo một đối tượng (cá nhân,
nhóm, tổ chức..) là một quá trình
“tình huống”
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14
- 2014/8/21
LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG
Cao
HÀNH VI HỖ TRỢ
Cao HÀNH VI CHỈ ĐẠO Thấp
29
HÀNH VI LÃNH ĐẠO
Hành vi chỉ đạo: Hướng dẫn (chỉ+bảo) + Giám
sát
Tổ chức
Kiểm soát
Giám sát
Hành vi hỗ trợ:
Khen ngợi, khuyến khích
Lắng nghe
Tạo điều kiện/ Thuận tiện hóa/ Dễ dàng hóa
30
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15
- 2014/8/21
NĂNG LỰC VÀ TẬN TÂM
Năng lực (Competent):
phát triển nhờ rèn luyện, hướng dẫn, hỗ trợ đặc biệt
Khả năng (Ability):
là tại năng tự nhiên, giải thích vì sao một người có thể
dễ đạt một kỹ năng nào đó
Tận tâm (Commitment)
= tự tin (Confidence) + động cơ (motivation)
Tự tin:
có thể thực hiện mà không cần giám sát
Động cơ:
thích thú và nhiệt tình
31
KIỂU LÃNH ĐẠO VÀ MỨC PHÁT TRIỂN
Mức phát triển (M) Kiểu lãnh đạo (K)
M1: Năng lực :Thấp K1:CHỈ ĐẠO
Tận tâm : Cao Hoạch định, Kiểm soát &
Giám sát
M2: Năng lực :Vừa K2: GỢI Ý
Tận tâm : Thấp Chỉ dẫn & Hỗ trợ
M3: Năng lực :Cao K3: HỖ TRỢ-Khen
Tận tâm : Biến đổi ngợi,Lắng nghe, Thuận tiện
hóa
M4: Năng lực :Cao K4: ỦY QUYỀN Trao trách
Tận tâm : Cao nhiệm
32
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16
- 2014/8/21
LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG
(Cao)
Chỉ đạo cao&
Hỗ trợ cao
Chỉ đạo thấp
Hỗ trợ cao &
HÀNH VI HỖ TRỢ
K2 K3
K1 K4
Chỉ đạo cao& Chỉ đạo thấp &
Hỗ trợ thấp Hỗ trợ thấp
(Cao) HÀNH VI CHỈ ĐẠO (Thấp)
MỨC PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN
NĂNG SUẤT TINH THẦN
Cao Cao
Hướng dẫn Kh.Kh. THỬ QUAN SÁT KH.KHÍCH
(BẢO*CHỈ)
M1 M2 M3 M4
Thấp Thấp
CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN
34
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17
- 2014/8/21
5 BƯỚC PHÁT TRIỂN “NĂNG LỰC” VÀ
“LÒNG TẬN TÂM”
Bước 1: BẢO
Bước 2 :CHỈ
HƯỚNG DẪN
3. Bước 3: Khuyến khích THỬ
4. Bước 4: QUAN SÁT
5. Bước 5: KHEN
35
MỨC PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM
NĂNG SUẤT TINH THẦN
Cao
Định hướng Bất mãn Quyết tâm Năng suất Cao
GĐ1 GĐ2 GĐ3 GĐ4
Thấp Thấp
CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM 36
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 18
- 2014/8/21
PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (3)
5 phong cách lãnh đạo theo mô hình V. Vroom
AI AII CI CII GII
Tập trung
(Authoritarian: độc
Tham khảo Phân quyền
(Consultative) (Group)
đoán, chuyên quyền)
37
37
PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
Ba quy tắc bảo vệ chất lượng của quyết định
Nếu thì
Quy tắc thông - Chất lượng là quan trọng Loại bỏ kiểu
tin - Nhà lãnh đạo không đủ thông tin AI
- Chất lượng là quan trọng Không nên
Quy tắc về phù
- Những người nhân viên không rõ mục dùng GII
hơp mục tiêu
tiêu của tổ chức
Chất lượng là quan trọng: AI, AII, CI, CII
Quy tắc mà đều bị loại bỏ
- Vấn đề không có cấu trúc
vấn đề không
- Người lãnh đạo không đủ thông tin và
có cấu trúc
không biết lấy thông tin ở đâu
38
38
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 19
- 2014/8/21
PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
Bốn quy tắc bảo vệ sự chấp nhận của quyết định
Nếu thì
- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực AI, AII bị
Quy tắc hiện quyết định này hay không loại bỏ
chấp nhận - Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán
của mình có được nhân viên chấp nhận hay khôn
- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực AI, AII, CI
Quy tắc hiện quyết định này hay không đều bị loại
mâu thuẫn - Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán bỏ
của mình có được nhân viên chấp nhận hay không
- Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên
- Sự chấp nhận là quan trọng AI, AII, CI, CII
Quy tắc
- Chất lượng là không quan trọng đều bị loại
công bằng
bỏ
Quy tắc - Sự chấp nhận là quan trọng AI, AII, CI,
ưu tiên - Không đảm bảo được quyết định là độc đoán hay không CII đều bị
chấp nhận - Tin tưởng vào nhân viên loại bỏ 39
39
4. PHƯƠNG PHÁP
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
40
CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 20
nguon tai.lieu . vn