Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 2 - TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Hệ thống thông tin quản lý
Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Nội dung chính
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Khoa Kinh tế & Quản lý

Các dạng HTTT phân loại theo chức năng nghiệp vụ
Các dạng HTTT phân loại theo cấp ứng dụng
Các HTTT tích hợp trong doanh nghiệp: SCM, CRM, và
ERP
Những thách thức trong ứng dụng CNTT trong doanh
nghiệp

Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

2

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Hệ thống thông tin quản lý
Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Các dạng HTTT trong doanh nghiệp
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Khoa Kinh tế & Quản lý

HTTT ứng dụng trong doanh nghiệp
HTTT liên doanh nghiệp – Thương mại điện tử, kinh doanh
điện tử

3

1. Hệ thống thông tin trong
doanh nghiệp

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

1

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Các dạng HTTT trong doanh nghiệp

Các HTTT chính trong doanh nghiệp
Các hệ thống ở mức chiến lược

Hệ thống
trợ giúp lãnh đạo
(ESS)

• Dự báo xu hướng bán hàng 5 năm tới
• Dự báo ngân sách 5 năm tới

KH lợi nhuận
KH nhân sự

Các hệ thống ở mức chiến thuật
HTTT phục vụ quản lý
(MIS)
HT trợ giúp quyết định
(DSS)

• Quản lý bán hàng
• Kiểm soát hàng tồn kho

Phân tích vốn đầu tư
Phân tích vị trí kinh doanh

• Phân tích thị trường tiêu thụ
• Lập KH SX

Phân tích chi phí
Phân tích giá/lợi nhuận

Các hệ thống ở mức kiến thức
HT chuyên môn
(KWS)
HT văn phòng
(OAS)

• HT thiết kế

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Lịch điện tử

Các hệ thống ở mức tác nghiệp

HT xử lý giao dịch
(TPS)

5

HT đồ họa

• HT xử lý tài liệu
• HT lập ảnh tài liệu

• Theo dõi đơn đặt hàng
• Kiểm soát máy móc
• Thanh toán lương
• Đào tạo & phát triển

Mua bán chứng khoán
Quản lý tiền mặt
Quản lý khoản phải thu/ phải trả
Quản lý KH SX
© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

6

Hệ thống thông tin quản lý
Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

2.1 Hệ thống xử lý giao dịch
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) = hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu
thố
giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định được tạo ra như một phần
trong giao dịch

Khoa Kinh tế & Quản lý

Giao dịch = một sự kiện tạo hoặc mã hóa dữ liệu

Một số TPSs bỏ qua những người thư ký và thực hiện các giao dịch
hoàn toàn tự động

1.1. Hệ thống xử lý giao dịch
(TPS)

Quyết toán: lương

Dữ liệu về nhân viên (từ nhiều phòng ban)
Tệp
bảng
trả
lương

Báo cáo
Quản lý

Hệ thống
Trả lương

Quản lý tài liệu
Kiểm tra của nhân viên

Các dữ liệu trong
tệp bảng trả lương
Nhân viên

8

Số hiệu
Tên
Địa chỉ
Phòng
Vị trí công tác
Mức lương
Thời gian nghỉ
Tổng lương
Thu nhập
Các số liệu đi kèm
Thuế thu nhập
Khác

Truy
vấn
trực
tuyến:
thu
nhập

Bảng lương
Số hiệu
Nhân viên

Tên
Nhân viên

Tổng
lương

Thuế
thu nhập

Thu nhập

45848

Nguyễn Văn A

2000000

400000

6000000

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

2

Hệ thống thông tin quản lý
Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Hoạt động trong một văn phòng
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

T ỷ lệ

CNTT hỗ trợ
trợ

1. Quản lý tài liệu

Khoa Kinh tế & Quản lý

Các hoạt động chính trong văn phòng
hoạ
chí

40%

Các phần cứng và phần mềm xử lý văn
bản, in ấn văn phòng, xử lý tài liệu số

10%

Lịch số
Tạo lịch điện tử
Thư điện tử
Các phần mềm làm việc theo nhóm

30%

Liên lạc
Điện thoại
Thư thoại
Các phần mềm làm việc theo nhóm

10%

CSDL khách hàng
Theo dõi dự án
Quản lý thông tin cá nhân

10%

Các công cụ quản lý dự án: PERT, CPM,
MS Project

Tạo tệp tin, lưu trữ, khôi phục, liên kết hình ảnh, và các tài
liệu dưới dạng số hóa

2. Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và các nhóm làm
việc

1.2. HTTT tự động hóa văn phòng
(OAS)

Thiết kế, quản lý, và liên kết các tài liệu, các KH và lịch
hoạt động

3. Liên kết các cá nhân và các nhóm
Thiết lập, nhận, và quản lý các cuộc liên lạc giữa các cá
nhân và các nhóm

4. Quản lý dữ liệu về các cá nhân và các nhóm
Lập và quản lý dữ liệu về các khách hàng, nhà cung cấp &
các tổ chức bên ngoài & bên trong DN

5. Quản lý dự án
Lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá, và điều khiển các dự
án
Phân phối các nguồn lực
Các quyết định cá nhân

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

10

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

HTTT tự động hóa văn phòng

Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
iện
ưđ
Th

Xử lý v
ăn bản

HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên
máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo,
tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá
nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau

Hệ thống
sao chụp

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

12

Phòng họp
viễn thông
Fax

ng
thố
Hệ lý VP
n
quả

Q
nh uản
iệm lý
vụ
g
Hệ thốn
trao đổi DL

11

ng
Hệ thố ng
thô
truyền

Hệ thốn
g
xử lý ản
h

Qu
ản
l
Xử

ng
t hố i a
Hệ timed
l
mu

m
h là t ử
Lịc điện
c
việ

Hệ th
ố
ấn điệ ng in
n tử

tử

lý
ả

ýv
ăn

bả

n

nh

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

3

Hệ thống thông tin quản lý
Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Ưu và nhược điểm của tự động hóa công việc văn phòng
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Khoa Kinh tế & Quản lý

Ưu điểm
Truyền thông hiệu quả hơn
Truyền thông trong thời gian ngắn hơn
Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa
sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)
Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi

1.3. HTTT quản lý tri thức
(KWS)

Nhược điểm
Chi phí cho phần cứng khá lớn
Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công việc
An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được
những thông tin không mong muốn, gây gián đoạn công việc

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

13

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Khối lượng thông tin

Quản lý tri thức

HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống được thiết kế
quả
thứ (KWS)
để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là chia sẻ thông tin
Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế,
lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác
nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp
Tri thức để hiểu – hiểu và ứng dụng một cách vô thức
thứ
hiể
Tri thức để trình bày – được thu thập một cách chính thức,
thứ
trì
và mã hóa trong các CSDL

Số lượng thông tin mà ta có thể thu được trong một ngày tìm
kiếm nhiều hơn một người có học vấn trung bình tích lũy
suốt cả đời trong thế kỷ 17.
Wright, Hodgson, và Craner trong cuốn The Future of
Leadership chỉ rõ
Những nhà quản trị tìm thấy mình trong một đường hầm lộng gió với
hàng tá giấy tờ đang được thổi tới tấp về phía họ. Họ chỉ nhặt được
một và bước đi vội vã giả vờ như đã biết hết câu trả lời. Tất cả
những gì mà họ phát hiện chỉ là một phần mạt cưa nhỏ.

Thông tin phong phú = thông tin quá tải
Làm thế nào để biến thông tin sang tri thức hữu dụng và xử
lý chúng như thế nào?

15

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

16

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

4

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Quản lý tri thức

Cơ sở CNTT cho việc cung cấp tri thức
Chia sẻ
tri thức

Hệ thống hỗ
trợ nhóm
• Phần mềm
hỗ trợ nhóm
• Intranet

Tri thức

Thông tin
Thu thập
& mã hóa
tri thức

Dữ liệu

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

19

Phân phối
tri thức

20

Cơ sở hạ tầng
CNTT cho việc
cung cấp tri thức

Hệ thống văn
phòng
• Xử lý văn bản
• In ảnh & trang
mạng
• Lịch điện tử

Hệ thống trí
tuệ nhân tạo
• Hệ thống
chuyên gia
• Văn phòng
thông minh

Hệ thống công
việc kiến thức
• CAD
• Hệ thống ảo

Mạng

Tạo tri
thức

CSDL

Vi xử lý

Phần
mềm

Công cụ
Internet
© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Chương 2: Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

So sánh việc xử lý kiến thức và xử lý thông tin thông thường

Quá trình xử lý tri thức

Vai trò của HTTT quản lý tri thức trong doanh nghiệp

Xử lý thông tin

Dữ liệu
Khái niệm

HTTT quản lý tri thức trong doanh nghiệp

Dữ liệu

Cơ sở tri thức
(khái niệm)
Truy cập vào CSDL

Đầu vào

•
•
•

Đặc điểm trong quản lý tri thức
Cơ sở lưu trữ

CSDL

•
•
•

Xử lý không
dùng thuật toán

Xử lý

Thuật toán

•
•

Hướng dẫn/Giải thích
các giải pháp

Đầu ra

•

Số liệu

•
•

21

Diễn đạt các tri thức ngoài doanh nghiệp
Người cố vấn nội bộ của mỗi doanh nghiệp
Nhân công tri thức là những tác nhân thay đổi tổ chức

© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

22

Quản lý tri thức là công việc tốn kém
Quản lý tri thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lai
ghép giữa con người và công nghệ
Quản lý tri thức cần phải có những người quản lý có kiến thức
Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mô
hình, được xây dựng từ thị trường hơn là từ hệ thống cấp bậc
Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một hành động tự nhiên
Quản lý tri thức có ý nghĩa là phát triển quá trình xử lý tri thức
Truy cập dữ liệu mới là bước đầu tiên
Quản lý tri thức không bao giờ có điểm dừng
© 2007, TS. Phạm Thị Thanh Hồng

5