Xem mẫu
- ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC
SỬ DỤNG VĂN BẢN
Xin kính chào
Anh Chị Em học
viên!
TS. Lưu Kiếm Thanh
Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính
Học viện Hành chính Quốc gia
77 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: (04)8357083; (04)8359290
NR: (04)8636227; DĐ: 0913045209
E-mail: luukiemthanh@yahoo.com
07/23/14 1
DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC
- Bài IV
Tổng quan về tổ chức sử dụng văn bản
trong hoạt động của các cơ quan
(10 tiết)
1.Khái niệm về tổ chức sử dụng
2.Các mục tiêu của tổ chức SD
3.Các nguyên tắc tổ chức SD
4.Các chủ thể tổ chức sử dụng
5.Các giai đoạn tổ chức sử dụng
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 2
- 1. Khái niệm về TCSDVB
1.1. Sử dụng và tổ chức SD là gì?
S ö dô ng lµ “dïng trong mét c«ng viÖc”
Tæ chøc sö dông lµ “® a vµo nÒn nÕp
viÖc dïng trong mét c«ng viÖc”
(Tõ ®iÓn V¨n T©n, 1977)
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 3
- 1. Khái niệm về TCSDVB
Sử dụng cần phân biệt với:
áp dụng (“đem dùng vào việc thích hợp” –
VT-77)
vận dụng (“dùng vào việc gì” – VT-77)
ứng dụng (“đem dùng vào việc thực tế” –
VT-77)
sung dụng, bổ dụng...
dùng = sử dụng
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 4
- 1. Khái niệm về TCSDVB
“áp dụng (application) – thực hiện một
nhiệm vụ, một nghị quyết, một văn
bản do cấp trên quyết định. Những
biện pháp áp dụng bao gồm: giải thích,
bổ sung, chính xác hoá một văn bản
hành chính mang tính cách chung về
một lĩnh vực hành chính nào đó” –
TđGTTNHC-2002; TđPVPLHC-1992.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 5
- 1. Khái niệm về TCSDVB
Tổ chức “được xem như là một chức
năng quản lý”, “thể hiện ở việc thực
hiện các chức năng nhất định, chủ yếu
là kế hoạch hoá, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra” – TđGTTNHC-2002.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 6
- 1. Khái niệm về TCSDVB
Văn bản là phương tiện và sản phẩm
của hoạt động quản lý, do đú tổ chức sử
dụng văn bản quản lý nhà nước được
hiểu theo nghĩa rộng và hẹp:
+ Theo nghĩa rộng là sử dụng văn bản như
một phương tiện quản lý.
+ Theo nghĩa hẹp là sử dụng văn bản như
một sản phẩm.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 7
- 1. Khái niệm về TCSDVB
Như vậy, tổ chức sử dụng
văn bản là một quá trình
thu thập, nghiên cứu, đánh giá và
áp dụng những nội dung
của chúng vào một mục đích quản
lý nhất định.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 8
- 1. Khái niệm về TCSDVB
1.2. Bản chất của TCSDVB
1.2.1. Tổ chức sử dụng văn bản là
một quá trình “giải mã” các tài liệu.
“Giải mã” là một giai đoạn quan trọng trong
hoạt động giao tiếp thông tin.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 9
- 1. Khái niệm về TCSDVB
Giao tiếp (communication) là quá trình trao
đổi dữ kiện, ý tưởng, ý kiến hoặc tình cảm
giữa hai hoặc nhiều người. Sự trao đổi đó chỉ
có kết quả khi các bên tham gia giao tiếp hiểu
được lẫn nhau. Có thể ai đó không chấp
thuận ý kiến người khác, song một trong các
bên đối giao hiểu được bên kia muốn truyền
đạt gì thì quá trình giao tiếp đã hoàn thành.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 10
- Giao tiếp là một hoạt động đa mục tiêu:
Thiết lập quan hệ (to establish rapprochement);
Thoả mãn bản tính hướng tập thể (to indulge the gregarious instinct);
Học tập (to learn);
Phản xạ và phản hồi (to elicit reaction an feedback);
Giảng giải và giáo dục (to explain and educate);
Quy định và /hoặc thay đổi chính kiến (to condition and/or convert);
Ra lệnh (to order); định hướng (to give directions);
Thuyết phục phục tùng (to win compliance);
Ngăn ngừa, bác bỏ hay (nói cách khác) phủ nhận sự phê phán bất lợi (to prevent,
refute or otherwise negate adverse criticism):
Phản công sự đối lập (to attack opposition);
để tránh né (to stall);
Kiềm chế hoặc thúc đẩy tư tưởng hay hành động (to slow down or speed up thought
or action);
Làm trệch hướng quan tâm đối với vấn đề (to divert consideration away from a
subject);
Gây chú ý đối với vấn đề mới (to turn attention onto new subject);
Gây bối rối (to confuse);
Gây chú ý đối với người đối giao (to call attention to the communicator); hoặc làm
nổi bật vai trò người đối giao (to spotlight the communicant).
07/23/14
(Theo Administrative strategy and Decision Making, tr. 373) 11
DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC
- 1. Khái niệm về TCSDVB
1.2.2. Giao tiếp văn bản là một
bộ phận của quá trình tư duy.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 12
- 1. Khái niệm về TCSDVB
1.2.3. Tổ chức sử dụng văn bản là
một trong những phương pháp (method) hay kỹ
thuật (technique) cơ bản, quan trọng nghiên cứu
vấn đề và đưa ra quyết định quản lý. Có những
phương pháp (= kỹ thuật) khác nhau như thử
nghiệm (experiment), nghiên cứu thực tế
(survey), thống kê (statistic), tình huống (case
study), v.v..
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 13
- Ra quyết định
Không quyết định có nghĩa
là quyết định.
Harvey Cox
Việc không quyết định tự bản thân nó là
một quyết định – thường là một quyết
định tồi.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 14
- 1. Khái niệm về TCSDVB
Các phương pháp nghiên cứu đều có ba giai đoạn:
Thu thập và lựa chọn thông tin phục vụ giải
quyết vấn đề.
Phân tích và hệ thống hoá theo trật tự lô-gic các
dữ liệu thông tin.
Giải mã thông tin tiến tới giả thuyết ban đầu
nhằm tiến tới kiểm tra và khẳng định nó.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 15
- 1. Khái niệm về TCSDVB
Vấn đề: Văn bản và
“khẩu lệnh”.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 16
- 1. Khái niệm về TCSDVB
1.2.4. Tổ chức sử dụng văn bản
là hoạt động nhận thức hành vi ngôn
ngữ từ phương diện
ngữ dụng học.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 17
- 1. Khái niệm về TCSDVB
1.2.5. Tổ chức sử dụng văn bản là một
nét đặc trưng của văn hoá quản lý,
mà việc hoàn thiện văn hoá quản lý
sẽ dẫn tới nâng cao hiệu quả quản lý.
Quy trỡnh ISO, tối ưu hoỏ tổ chức sử
dụng văn bản
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 18
- Tối ưu hoá cơ cấu tổ chức
Xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả;
TƯH điều hành các đơn vị, bộ phận;
TƯH các chức năng kế hoạch hoá và kiểm tra;
Mô hình hoá và hoàn thiện dòng thông tin;
TƯH công tác văn thư;
Xây dựng cơ chế quản lý hiệu quả và linh hoạt.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 19
- Tối ưu hoá
TƯH thành phần hệ thống văn bản bằng các quy chế;
Phân loại văn bản theo chức năng và nhiệm vụ quản lý
(hoặc theo cơ cấu tổ chức);
Thống nhất hoá thành phần và hình thức văn bản quản
lý, tối thiểu hoá hình thức, loại bỏ các chỉ số trùng lắp;
Thống nhất hoá và pháp điển hoá quy trình dự thảo
(hoặc những bước quan trọng nhất) văn bản quản lý;
Trật tự hoá việc đảm bảo văn bản nhằm nâng cao hiệu
quả sử dụng IT và TƯH chu trình văn bản.
07/23/14 DrLuuKiemThanh/HCQGVBHC 20
nguon tai.lieu . vn